Строительство любого объекта, будь это загородный коттедж или промышленное предприятие, сопровождается работой с технической и управленческой документацией. В пакет документов входят договора, контракты, сметы, чертежи, данные по проектно изыскательским мероприятиям, всевозможные справки, информация по строителям и другим сотрудникам. Только профессионально организованный архив строительных организаций поможет систематизировать проектно-сметную, эксплуатационную и другую документацию, при необходимости обеспечить беспрепятственный доступ к ней и сохранить на необходимый срок (например, для технических документов – от 25 лет).
Кому и когда необходим архив строительных фирм?
Архив в строительных компаниях используется, как сотрудниками фирмы, так и другими участниками рынка: подрядчиками и субподрядчиками, поставщиками материалов и оборудования, пусконаладочными организациями. Архив строительных фирм необходим и в работе органов государственного экологического надзора, государственного пожарного надзора, государственной экспертизы и строительного надзора.
Архив организации. Понятие. Виды архивов I Алхутова М.М.
Архив поможет осуществлять контроль:
- над реализацией проекта любого уровня сложности;
- над процессом хранения документации и управления ею;
- над взаимодействием с контролирующими органами.
Для еще большего удобства и надежности рекомендуем работать с электронными базами данных. Это позволит автоматизироваться большинство процессов, провести успешную интеграцию одного архива с другим.
Несколько секретов успешного сотрудничества с нами
Прежде всего, отметим, что архив в строительных компаниях создается исключительно профессионалами. Вам не нужно будет задумываться о работе собственного отдела, занимающегося решением вопросов архивирования документации. Второй важный момент – мы гарантируем 100% сохранность каждого документа, который попадает нам в руки.
Вместе с этим обязательно соблюдаются требования по конфиденциальности. В большинстве случаев мы советуем клиентам делать гибридный архив строительных организаций. Часть вашей документации будет заархивирована в бумажном виде, часть же мы переведем в электронный формат. Гибридные дела достаточно распространены в современном делопроизводстве.
Компания «Архивный Эксперт» много лет успешно занимается организацией архива строительных фирм, оказывая профессиональную поддержку клиентам. Подробности – по телефону +7 (495) 226-16-67.
Источник: archivexpert.ru
Архивное хранение документов в строительных организациях
В соответствии с требованиями законодательства, предприятия, зарегистрированные на территории Российской федерации, обязаны хранить ряд документов в течение установленного срока. Для строительных организаций к обязательному перечню (учредительные документы, бухгалтерская отчётность и т.д.) добавлена отдельная категория материалов – техническая документация.
Памятка по подготовке и передаче документов в архив
Для удобства хранения и облегчения поиска нужных бумаг документарная база строительных организаций должна быть разделена на две категории.
- Внутренняя документация: устав предприятия, приказы, штатное расписание, должностные инструкции, личные дела работников, зарплатные ведомости.
- Техническая документация: проекты, сметы, журналы производства работ и др.
Технические документы в архиве строительной организации
Деятельность строительных организаций строго регламентирована законодательством. Документация, связанная с согласованием и проведением работ, проходит многочисленные проверки различными контролирующими структурами. Для ряда документов предусмотрен длительный срок хранения. В архив должна быть передана следующая техническая документация:
- проектная – предварительные и итоговые расчёты, схемы строительства, конструктивные, объёмно-планировочные и архитектурные решения, данные об инженерном оборудовании;
- исполнительная – разрешительные документы, ведомость изменений проекта, сертификаты и паспорта применяемых стройматериалов, акты выполненных работ;
- финансовая – сметы работ, документы о приобретении материалов, контракты с подрядными организациями.
Порядок комплектации архива строительной организации
Порядок передачи документации на архивное хранение устанавливается распоряжением руководителя. В штатное расписание должна быть введена должность сотрудника, в обязанности которого входит проведение регулярных проверок текущей документации, оформление номенклатуры, формирование дел для последующей передачи в архив.
Если организация не имеет возможности организовать архив своими силами, законодательство допускает передачу дел на архивное хранение в специализированную организацию. Такие компании обязаны обладать лицензией на данный вид деятельности.
Услуги специализированных организаций
Формирование, комплектация и ведение архива проводится с учётом особенностей работ строительных организаций. Перед передачей дел в архив производится экспертиза с целью определения ценности бумаг. По её результатам для каждого документа определяется срок и категория хранения.
При хранении материалов в помещении сторонней организации гарантируется безопасность, защита от пожара и подтопления, предотвращение несанкционированного доступа, конфиденциальность документации.
Источник: sferar.ru
Грамотная работа с архивом строительной компании компании
Для того, чтобы в документах строительной компании был порядок, очень важно с первого дня внимательно относиться к созданию и ведению архива. Глобально все вопросы, связанные с документами, можно свести к трем пунктам:
- Как организовать архив компании?
- Как поддерживать архив в рабочем состоянии?
- Где уничтожить конфиденциальные документы?
Как организовать архив компании?
Многие люди думают, что серьезная профессиональная архивная обработка требуется только тогда, когда компании нужна подготовка документов к архивному хранению и передача их в государственных фонды.
На самом деле даже обыкновенное создание архива требует глубоких профессиональных знаний и наработанных методик, которые помогут быстро и аккуратно привести дела в порядок. Обязательно нужно знать законодательство, понимать, какие из бумаг требуют хранения, а какие нет, насколько долго их нужно сохранять и как распоряжаться ими в дальнейшем.
Самый простой способ создать архив — доверить это профессионалам. Если же вы планируете справляться своими силами, то правильнее сначала либо пройти обучение, либо внимательно изучить законодательство, особенно «Основные правила работы архивов организаций, утвержденные Решением Коллегии Росархива 06.02.2002.
Как поддерживать работу архива?
Важнейшим этапом при создании архива становится разработка каталога, который создают как в электронном, так и в бумажном виде.
Для того, чтобы ваш правильно созданный и грамотно сформированный архив продолжать работать и приносить пользу, очень важно поддерживать его состояние. Для этого необходимо понять принцип функционирования и организации архива, а также неукоснительно соблюдать определенные правила:
- все вновь поступающие документы должны быть зарегистрированы и незамедлительно определены в соответствующий раздел архива;
- параллельно данные вносятся в каталог;
- необходимо сделать копию документа и хранить ее в электронном и бумажном виде, чтобы в случае необходимости работать с копией и не изнашивать оригинал;
- если по работе нужно доставать из архива бумаги, по ее окончании очень важно вернуть документ на место, а на время работы сделать соответствующую пометку, касающуюся того, кто именно, когда и с какими целями изъял единицу хранения.
Где уничтожить конфиденциальные документы?
В процессе работы нередко требуется уничтожать документы. Это могут быть бумаги, срок действия которых истек, черновики, содержащие важные сведения и другие листы.
Просто вынести их в мусорный бак — не вариант, так как такой способ утилизации нельзя назвать конфиденциальным. И к тому же, такой напрасный расход бумаги наносит урон природе.
Правильнее сдать бумагу в переработку, но сделать это нужно в закрытом месте, где к содержимому гарантированно не получат доступ посторонние. Такие услуги чаще всего оказывают компании, предоставляющие услуги архивного дела. Они тщательно измельчают листы в присутствии клиента, а затем отправляют их на переработку на целлюлозно-бумажные комбинаты.
Источник: www.stcrim.com