Организация договорной работы в строительстве

Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.

Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.

Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.

Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.

Зачем создавать регламент?

СЭД — система электронного документооборота , которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров.

Вебинар на тему: «Договорная работа для «не юристов»: что должен знать каждый»

Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.

Если все сделано правильно, то в организации:

• Оптимизируются сроки каждой процедуры;
• Юридически договоры будут более грамотно составленными;
• Снизятся риски;
• Повыситься качество претензионной работы;
• Легко выявлять, кто и за какое решение отвечает..

При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.

Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.

Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.

Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.

Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.

Юрист по договорной работе. Для чего нужен?

Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.

С чего начать?

В Положении предусмотрите несколько разделов:

• Формирование проектов, образцов договоров для различных видов сделок;
• Проверка контрагента, с которым будет заключаться сделка и предоставление собственных подтверждающих документов (что можно и нельзя передавать);
• Согласование;
• Порядок подписи;
• Контроль за сделкой;
• Хранение и архивирование .

По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.

Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.

В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.

Не забудьте о деталях

Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.

Рассчитайте ориентировочные сроки согласований , но не давайте на каждый этап слишком много времени, если сотрудники будут загружены, то станут тянуть до дедлайна — период согласования будет сильно затягиваться.

Уточните информацию, относящуюся к коммерческой тайне , которую нельзя раскрывать.

Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.

Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:

• Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству . Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
• Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
• В первую очередь делайте упор на собственные интересы . Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
• Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты . Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
• На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.

Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать

Самый распространенный риск — выбор проблемного контрагента . Проверять бизнес-партнеров необходимо тщательно, т.к. здесь речь не только о прямых возможных потерях — отсутствие оплаты, задержка поставок, отказ возврата аванса и т.п., но и налоговый ущерб — снятие НДС и расходов. ФНС сейчас активно использует электронные сервисы, межотчетную сверку, встречные проверки.

Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.

Второй риск в нашем ТОПе — отсутствие у лиц, подписывающих договор, соответствующих полномочий . По умолчанию только директор имеет право бесспорно подписывать документы от имени компании. Другие сотрудники получают такое право путем выдачи соответствующей доверенности или на основании приказа. В договоре необходимо указать основание, по которому то или иное лицо его пописывает.

Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.

У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.

Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.

Очень часто документы, связанные со сделкой — соглашения, протоколы разногласий, переписка и другие, теряются или дублируются . Чтобы этого избежать необходимо создать удобный архив документации .

Снизить риски работы с договорам позволяет СЭД .

В чем же плюсы СЭД?

Первый этап автоматизации — подготовка договора . Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания.

Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.

На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.

После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.

Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива , модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно.

Для этого подойдет СЭД EnDocs Cloud . Вот только несколько ее преимуществ:

• Информация удобно систематизирована — на каждый договор существует своя карточка со всеми основными данными;
• Сроки согласований контролируются, а о дедлайне вам напомнить оповещение на e-mail;
• Перемещение документа фиксируется — ответственное лицо всегда в курсе, у кого находится договор;
• Можно настроить маршруты согласования, по которым должен пройти договор;
• Вы сможете формировать аналитические отчеты о проведенных согласованиях;
• Вы можете подписывать договоры электронной подписью, в т.ч. через Диадок;
• Благодаря интеграции с 1С, все согласованные договоры передаются в вашу программу 1С.

EnDocs Cloud — это не только сервис для работы с договорами, но и электронный архив . В нем все документы хранятся в виде сканов или в электронном формате. Их можно удобно группировать, собирать в подборки, распечатывать, пересылать, скачивать и т.д.

С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.

Источник: www.klerk.ru

Положение о договорной работе на предприятии

Положение о договорной работе на предприятии – документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании. Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Что вкладывается в понятие «договор»

Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора.

По сути дела договор – это универсальный инструмент любого предприятия для регулирования внутренних и внешних связей.

Роль документа

Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами. Обычно оно разрабатывается в крупных компаниях, где большой поток документации, проходящей через разные отделы.

Документ нужен для того, чтобы каждый работник, в чьи обязанности входит работа с контрагентами, знал о том, как, в какие сроки и при соблюдении каких условий нужно заключать договоры, как их исполнять и что делать после их подписания.

Положение указывает на конкретных лиц, которые несут ответственность за разработку и ведение договоров, а также на подразделения предприятия (обычно это юридический и бухгалтерский отделы), специалисты которых обязаны проверять и анализировать данные документы.

Положение регулирует порядок заключения договоров, в том числе по части визирования и подписания, устанавливает правила и нормы их учета, а также общие и индивидуальные условия, соблюдение которых является обязательным в том или ином случае.

Положение может касаться самых разных договоров: трудовых, подрядных, арендных, купли-продажи и т.д.

Срок действия Положения обычно не ограничен и заканчивается только с выпуском отдельного приказа со стороны руководства компании.

При этом вносить в него поправки можно в любое время по мере необходимости.

Кто разрабатывает Положение

Обязанность по разработке Положения обычно возлагается на юрисконсульта организации или стороннего юриста. В некоторых случаях эту работу проделывает сам руководитель предприятия. Однако, вне зависимости от того, кто окажется непосредственным разработчиком Положения, это должен быть человек, знакомый с Гражданским и Трудовым кодексом РФ, а также имеющий представление о должностных обязанностях того или иного работника организации.

Основные моменты Положения, особенности документа

Единого, унифицированного бланка Положения нет, так что работники организаций и предприятий могут писать его в произвольном виде или по шаблону, который действует внутри компании. Главное, соблюсти некоторые, обязательные для подобного рода документов, требования.

Положение должно иметь определенную структуру. В начале отводится место для резолюции главного лица компании. Далее идет основная часть, разделенная на несколько разделов. Основные из них:

• преддоговорные отношения с контрагентами;
• порядок разработки договора;
• урегулирование разногласий и условия подписания договоров;
• порядок текущей работы с контрагентами;
• назначение ответственных лиц.

При необходимости основная часть может быть дополнена любыми другими пунктами (например, о процедуре расторжении или внесения изменений в ранее заключенный договор или об анализе эффективности исполненных договоров и отчетности по ним) – в зависимости от индивидуальных особенностей предприятия.

В некоторых случаях к Положению могут быть приложены унифицированные формы тех или иных договоров, действующих в компании.

Положение обязательно должно быть заверено оригинальной подписью директора организации или работника, уполномоченного действовать от его лица.

Удостоверять положение при помощи печати надо только в том случае, если использование клише для подобного рода бумаг прописано в учетной политике фирмы.

Образец положения о договорной работе на предприятии

В начале документа (слева или справа), как уже говорилось выше, обязательно должно быть отведено место под резолюцию руководства организации. Оформить ее можно двумя способами:

1. указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;
2. внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;

Также обязательно надо поставить дату визирования.

Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:

• в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;
• во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
• в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.

Ознакомление с положением

После того, как Положение будет разработано и подписано у директора предприятия, его исполнение становится обязательным. Поэтому, каждый работник, имеющий отношение к работе с договорами, должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Нарушение какого-либо из пунктов Положения навлекает дисциплинарную ответственность, которая может быть выражена как в простом письменном замечании, так и в выговоре (с внесением в личное дело), особенно, если оно приводит к срыву договора или материальному ущербу для компании.

Источник: assistentus.ru

Договорная работа

Для многих договор – это незначительная формальность, а заключение сделки строится на взаимном доверии. Но практика показывает, что даже самый надежный партнер может воспользоваться неточностью формулировок и буквально разорить вашу компанию. Именно поэтому залог успешного бизнеса – это грамотная договорная и претензионная работа.

Что такое договорная работа

Договор – это четкий план действий при сотрудничестве с другими организациями. Правильно составленный текст – это основа выгодной сделки. Но также необходимо отслеживать качество выполнения его пунктов и оценить итоговый результат. Для контроля над всеми этапами и требуется ведение договорной работы.

Необходимость договорной работы в организации

Главная цель любого бизнеса – извлечение максимальной прибыли при минимальных затратах. За ее обеспечение отвечает множество специалистов разных направлений. Одним из них является договорной юрист. Его задача – проследить за тем, чтобы каждая сделка клиента:

• была оформлена с учетом всех поставленных задач и пожеланий;
• не противоречила действующим законодательным нормам;
• проводилась строго в соответствии с оговоренными пунктами;
• не расторгалась по причине двусмысленно составленного текста соглашения.

Чем четче прописаны пункты соглашения, тем прозрачнее схема его реализации для обеих сторон. И только квалифицированный юрист по договорной работе может учесть все детали дела с уклоном на выгоду заказчика.

Чем грозит неграмотная договорно-правовая работа

Заключение соглашений сопряжено с рядом рисков, игнорирование которых чревато весьма неприятными последствиями. Вот только некоторые из них:

• ничтожность сделки и как следствие – потеря не только прибыли, но и вложенных средств;
• нарушение соглашения со стороны партнера, где потери ждут только вашу организацию;
• отсутствие ответственных лиц;
• увеличение итоговых затрат на реализацию соглашения.

Это значит, что в лучшем случае непрофессиональный подход к составлению и ведению договора судит колоссальные финансовые потери, в худшем – к банкротству и потери компании.

В чем заключается договорная работа юриста

Организация договорной работы на предприятии строится в двух направлениях. Первое – составление и контроль за соблюдением исходящих соглашений, второе – анализ предложений, которые поступают от имени всех контрагентов. Например, договорная работа с поставщиками состоит в том, чтобы подписанное соглашение стало для клиента страховкой на случай сорванных сроков доставки, получения некачественного товара или некорректно укомплектованного груза. При наличии сомнительных моментов юрист по договорному праву предоставит перечень поправок, внесение которых гарантирует соблюдение интересов клиента. Также он проследит за соблюдением прав клиента независимо от того, с чьей стороны поступило предложение о сотрудничестве.

Этапы договорной работы

Договорно-претензионная работа – это не единичная услуга, а целый комплекс мероприятий, направленных на успешное заключение и течение сделки. В их число включают:

• выявление потребностей клиента в отношении предстоящего сотрудничества с другим юридическим лицом;
• переговоры с контрагентами;
• составление предварительного текста соглашения и его последующая отправка обеим сторонам на согласование;
• подписание договора;
• контроль за исполнением условий соглашения;
• оценка полученных результатов.

Порядок выполнения договорной работы регламентируется положением о договорной работе, которое составляется в соответствии с законодательными нормами и внутренней политикой компании. Это является гарантом четкого исполнения каждого этапа оформления и ведения договора, а также выявляет круг лиц, ответственных за качество выполнения работы.

Почему вам нужны именно мы

Специалисты по договорной работе в нашем центре – это целый штат сотрудников с огромным опытом в решении задач по сопровождению сделок юридических лиц.

Наш отдел договорной работы:

• детально изучит потенциальную выгоду и риски вашего сотрудничества с партнером;
• определит перечень мер, которые необходимо отразить в тексте;
• проследит за соблюдением каждого из выставленных условий, а в случае их нарушения – за исполнением штрафных обязательств.

Штатный юрист не способен предусмотреть все нюансы договорной работы на предприятии, поскольку в охват одного специалиста входят сразу все сферы деятельности юридического лица. Именно поэтому лучше обратиться к команде профессионалов, которая гарантирует качество своей работы. Наши сотрудники не только наизусть знают основы договорной работы, но и имеют многоплановый практический опыт по сопровождению сделок любой сложности.

Сколько стоит ведение договорной работы

Цена услуги по договорной работе формируется индивидуально. На нее влияет общий объем и характер поддержки. Стартовая стоимость составляет 10000 руб. в месяц. За эту сумму вы получите составление и ведение до 4 входящих или исходящих договоров, принятых в работу.

Несерьезное отношение к договорному оформлению однозначно негативно отразится на успехе и развитии предприятия. Кроме того, если вторая сторона сделки воспользуется юридической помощью, а вы решите обойтись собственными силами, то вероятность того, что документ будет составлен с исключительной пользой для контрагента, максимально высока.

Прибегая к услугам юристов в сфере работы по договорному праву, вы полностью предостерегаете свой бизнес от всех возможных рисков. Соглашение, составленное профессионалами, станет гарантом безопасности, потому что знание и опыт – это лучшее вложение в развитие вашего бизнеса.

Московский юридический центр «Закон и Право» — профессиональная юридическая помощь в Москве и Московской области

Источник: xn—-7sbbivtvhehl.xn--p1ai

Договорная система в строительстве

Проектной документацией являются графические и текстовые материалы, определяющие объемно-планировочные, конструктивные и технические решения для строительства, реконструкции и капитального ремонта зданий, сооружений и их частей, а также благоустройство их земельных участков.

Обязанность по обеспечению строительства материалами, в том числе деталями и конструкциями или оборудованием, несет подрядчик, если договором строительного подряда не предусмотрено, что обеспечение строительства в целом или в определенной части осуществляет заказчик. А вот риск случайной гибели или случайного повреждения объекта строительства до приемки этого объекта заказчиком несет подрядчик независимо от условий договора (ст. 741 ГК РФ).

Оплата выполненных подрядчиком работ производится заказчиком в размере, предусмотренном сметой, в сроки и в порядке, установленные договором строительного подряда.

Подрядчик вправе привлечь к исполнению своих обязательств по выполнению работ других лиц (субподрядчиков). В этом случае подрядчик выступает в роли генерального подрядчика. Генеральным подрядчиком является организация с правами юридического лица, принявшая на себя выполнение работ по договору подряда и привлекшая к их выполнению других лиц (субподрядчиков).

Генподрядчик может передать субподрядчикам вообще весь объем работ, сохраняя за собой общие функции по руководству и организации выполняемых работ, но несет перед заказчиком ответственность за последствия неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств субподрядчиком, а перед субподрядчиком — ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение заказчиком обязательств по договору подряда.

Субподрядчиком является организация с правами юридического лица, привлеченная генподрядчиком по субподрядному договору для выполнения работ, предусмотренных договором подряда. Субподрядный договор аналогичен договору подряда, к нему применяются обычные требования гражданского законодательства о договоре подряда.

На крупных стройках генподрядчик, как правило, привлекает для осуществления работ две и более субподрядные организации. Кроме этого, встречаются также случаи заключения субподрядчиком нового субподрядного договора (так называемый двойной субподряд), что законодательством не запрещается.

В договоре подряда должны быть обязательно указаны начальный и конечный сроки выполнения работы. По согласованию между заказчиком и подрядчиком в договоре могут быть предусмотрены также сроки завершения отдельных этапов работы или иные промежуточные сроки. Начальный и конечный сроки выполнения работ являются существенными условиями договора подряда. Таким образом, при их отсутствии договор считается незаключенным.

Подрядчик несет финансовую ответственность за нарушение сроков выполнения работы -как начального и конечного, так и промежуточных.
В стоимость договора подряда включаются издержки подрядчика и его вознаграждение, т. е. прибыль. Она может определяться несколькими способами.

Во-первых, стоимость работ может быть четко определена в тексте договора, что практикуется при незначительном объеме подрядных работ.
Во-вторых, в договоре может быть указан способ определения цены (например, котировки определенного рынка или биржи), что на практике бывает редко.
В-третьих, стоимость работ может определяться сметой. Смета с постатейным перечнем затрат по выполнению работ прилагается к договору и является его частью.

Источник: www.vneshmarket.ru

Ведение договорной работы

Важность грамотной организации договорной работы в компании не подлежит сомнению. Четко отлаженная договорная работа позволит избежать не только финансовых потерь, но и возможных судебных споров.

В чем заключается ведение договорной работы на предприятии?

Договорная работа на предприятии заключается в подготовке проекта, согласовании и контроле исполнения условий договора.

Как правило, в средних и крупных компаниях разрабатывается Положение о ведении договорной работы (далее по тексту – Положение). Положение устанавливает порядок подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров, а также обеспечения контроля за их исполнением.

Основные этапы договорной работы в организации

Ведение договорной работы в организации включает в себя множество аспектов и нюансов, необходимых для грамотного ведения деятельности и работы с контрагентами. В работе с договорами выделяют ряд основных этапов.

1 этап. Подготовка проекта договора

Проект договора должен содержать, как правило, следующие положения: преамбула, предмет договора, права и обязанности сторон, сроки действия договора и исполнения обязательств, цена и порядок расчетов (при наличии расчетов), ответственность, порядок урегулирования споров, другие условия, которые являются необходимыми по данному договору, юридические адреса и реквизиты сторон.

Проект договора должен в обязательном порядке включать в себя условия, являющиеся существенными для такого вида договоров.

На этапе разработки проекта договора должны быть запрошены следующие документы:

учредительные документы, с учетом всех изменений и дополнений к ним, свидетельств о государственной регистрации учредительных документов и внесенных в них изменений и дополнений;

свидетельство о государственной регистрации контрагента, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

выписка из ЕГРЮЛ, выданная регистрирующим органом не ранее чем за один месяц до предоставления проекта договора на согласование;

документы, подтверждающие полномочия лица на подписание договора, оформленные надлежащим образом;

для физических лиц — паспорт;

согласие контролирующих органов на совершение сделки или подтверждение уведомления соответствующих органов о совершении сделки в случаях, когда такое согласие или уведомление предусмотрено законодательством РФ;

лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит лицензированию.

бухгалтерский баланс контрагента на последнюю отчетную дату;

банковская карточка с образцами подписей и оттиском печати контрагента.

На этом этапе важно оценить риски работы с данным контрагентом, поэтому на данном этапе также проводится анализ его арбитражных дел, финансового состояния, исполнительного производства и т.п.

2 этап. Согласование и визирование проекта договора

Этот этап очень важен, ведь на каждую службу либо подразделение в компании возлагаются определенные задачи. В противном случае, получится как у Райкина:

К пуговицам претензии есть? – Нет!

Пришиты насмерть, не оторвешь!

Например, виза подразделения-исполнителя означает, что заключение договора является необходимым и целесообразным для компании, а выбор контрагента является оптимальным. Виза главного бухгалтера означает, что проект договора соответствует учетной политике компании и его условия позволяют обеспечить минимальное налогообложение, а также условия перехода права собственности и риска случайной гибели наиболее приемлемы для компании.

При визировании проекта юристы компании проводят проверку договора по форме и по существу.

Согласование и визирование проекта договора осуществляется путем проставления на оборотной стороне последнего листа проекта договора, подписи визирующего лица с расшифровкой и даты визирования.

3 этап. Подписание договора, его регистрация и хранение

Завершающей процедурой согласования является подпись документа уполномоченными лицами, после чего договор вступает в силу и передается на исполнение.

Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, подразделение-исполнитель обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае, если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет контрагент по договору.

Оригинал визового экземпляра договора вместе со всеми приложениями и другими документами, как правило, хранится в юридическом отделе компании в течение 5 лет с даты окончания действия договора.

Для регистрации и учета договоров используется Журнал учета, который может вестись вручную, а также с помощью специальных программ, то есть быть автоматизированным.

Заключение

Договорная работа в организации – это трудоемкий процесс, требующий максимального внимания к каждому его этапу. При этом у компаний всегда есть возможность доверить данную работу профессионалам. В период пандемии коронавируса удаленное ведение и анализ договорной работы предприятия, как правило, обходится дешевле, а уровень профессионализма в большинстве случаев гораздо выше.

Источник: rosco.su