Успешность любой компании зависит от результативной и слаженной работы персонала. То есть быстрого, эффективного выполнения поставленных задач в установленные сроки каждым участником команды. Но, часто их исполнение оставляет желать лучшего. Из-за невнимательности сотрудников к деталям, не соблюдения срока исполнения заданий или неравномерного распределения поручений исполнителям работа тормозится, выполняется некачественно.
Контроль выполнения задач с помощью ЛидерТаск
Составляйте списки дел на каждый день и поручайте задачи вашим сотрудникам прямо в планировщике ЛидерТаск чтобы освободить свое время для более важных дел. Статусы задач позволят вам быстро оценить, что в работе, что готово, а к каким задачам еще не приступили.
Распространённой причиной споров с руководством является отсутствие понимания, на какой стадии выполнения находится каждая задача, какие коррективы нужно внести, чтобы выполнить её точно в срок. Решить эту проблему поможет систематический контроль выполнения задач. Он поможет грамотно организовать работу сотрудников, повысить их заинтересованность и вовлечённость в рабочий процесс.
Лабецкий Владислав: «Строительный контроль»
Для чего нужен контроль выполнения задач
Чёткий, грамотный контроль персонала выгоден руководству и самим исполнителям. Компания выполняет поставленные цели, работает успешно и плодотворно. Сотрудники получают большую зарплату, возможность спокойно выполнять свою работу без лишней нагрузки и суеты.
Рациональная постановка задач сотрудникам и контроль их выполнения помогают:
- своевременно обнаружить «слабые места» в рабочем процессе и быстро их устранить;
- сформировать благоприятную обстановку в коллективе;
- улучшить производительность труда сотрудников;
- стабилизировать финансовое положение компании;
- предотвратить возможные потери и убытки из-за несоблюдения сроков, других проблем.
Контроль над сотрудниками не должен превращаться в тоталитарную слежку, ставящую перед собой цель выявления и наказания виновных. Любые нововведения, касающиеся организации труда и планирования, должны восприниматься как сотрудничество. Участники рабочей команды должны понимать, что они приведут к успешному развитию компании и улучшению благосостояния её персонала.
Контролируя работу исполнителей, можно:
- Своевременно выявить снижение мотивации, разобраться в причинах этого явления.
- Избежать неравномерной нагрузки сотрудников.
- Выявить нарушителей трудовой дисциплины, демотивирующих команду.
- Вычислить посторонних лиц, проникших в компанию с целью шпионажа.
- Вскрыть факты воровства среди сотрудников.
Например, при установке систем GPS или трекинга персонал не должен воспринимать это как факт наказания или унижения. Важно объяснить необходимость этой меры для своевременного отслеживания результатов поставленных задач, так как срыв их сроков, некачественное исполнение может негативно сказаться на репутации компании.
Как технадзор поможет сэкономить на строительстве [16+]
Виды управленческого контроля
Управленческий контроль бывает:
- Выборочным. Руководитель сам решает, когда необходимо обратить внимание на сотрудника.
- Периодическим. Мониторинг деятельности персонала выполняется с определённой периодичностью (например, раз в неделю или каждый день).
- Поэтапным. Применяется по ходу выполнения отдельных задач в рамках общего проекта. Помогает избежать многих ошибок, мешающих реализации поставленных целей.
- Предварительным. С поэтапной проверкой сотрудников.
- Итоговым. Помогает оценить труд работника, исходя из результатов поставленной ему задачи. Применение данного способа оценки способствует улучшению мотивации, стимулирует персонал к саморазвитию.
Многие современные бизнес процессы базируются на методологии управления Agile, основанной на контроле с сохранением гибкости в планировании и выполнении проектов. Гибкий подход к ведению бизнеса подразумевает ориентацию на заказчика. Изменения в ходе выполнения работы в данном случае считаются естественным явлением.
Мотивация персонала является ключевым фактором развития компании. Обмен информацией производится в ходе естественного общения между сотрудниками. Результатом плодотворной и эффективной работы в этом случае становится качественный, работающий продукт.
Перечисленные тезисы противоречат консервативному способу управления, практикующемуся в некоторых компаниях. Но, использование гибкого, комплексного подхода позволяет бизнесу оперативно и быстро реагировать на любые изменения, происходящие на рынке.
Результат внедрения данной методологии – самоорганизующиеся, активные команды, выполняющие поставленные задачи качественно и результативно, отсутствие бюрократии.
К чему приведет отсутствие систематического контроля
Какой бы высокооплачиваемой и интересной не была работа, при отсутствии дисциплины со временем её выполнение становится рутиной. Зная, что никто не проконтролирует выполнение поставленной задачи, сотрудники «расслабляются», выполняют свои обязанности «спустя рукава», отвлекаясь на личные дела или несущественные проблемы.
Отсутствие регулярного контроля приведёт к следующим последствиям:
- деградации бизнес-процессов;
- несоблюдению договорённостей;
- ухудшению отношений с партнёрами и покупателями;
- неспособности конкурировать на рынке с другими компаниями.
Без контроля над сотрудниками невозможно обнаружить, насколько успешно нанятые специалисты справляются с поставленными задачами. Даже если сотрудник положительно проявил себя при приёме на работу на стадии собеседования, ему может недоставать квалификации или знаний для участия в более сложных проектах.
Это касается и управляющего персонала. Как известно, на некоторых руководителей власть действует отрицательно, превращая их в настоящих «монстров», не способных адекватно оценивать работу подчинённых из-за личной антипатии или других причин, приводящих к потере ценных кадров компанией.
Предупредить эти и другие проблемы поможет контроль деятельности персонала компании. Работники будут стараться выполнить свою работу быстро и качественно, зная о том, что их действия контролируются, рассчитывая на соответствующее вознаграждение за свой труд. А руководитель будет заинтересован в получении лучшего для компании результата и сохранении ценных кадров.
Основные принципы контроля
Полноценный анализ качества исполнения поставленных задач возможен при соблюдении следующих принципов контроля:
- Соблюдение сроков. Если сотрудник не успевает выполнить работу до утверждённого дедлайна, он должен своевременно сообщить об этом руководителю.
- Мониторинг процессов. Многоэтапные процессы делят на чек-поинты или точки риска, в которые существует большой риск убытков или неблагоприятных последствий для компании. Работу отслеживают до наступления этих моментов.
- Анализ полученных результатов. Для этого составляется перечень задач, нуждающихся в регулярном или периодическом отслеживании, на основании их выполнения делаются соответствующие выводы. Если обнаруживается, что на одном и том же этапе постоянно возникают ошибки по вине одного из сотрудников, руководитель принимает решение о делегировании его полномочий или внесении изменений в рабочий процесс.
- Автоматизация контролирующих процессов с использованием современных IT систем.
- Отложенный мониторинг с фиксацией данных. Позволяет вернуться к решению задачи через некоторое время для внесения изменений и корректировок.
Способы контроля
Контроль работы персонала осуществляется в открытой форме, с налаживанием обратной связи между подчинёнными и руководством. Для этого используются различные мероприятия, включая:
- Собрания и планёрки. Лучший эффект дают короткие совещания продолжительностью до часа, проводимые ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
- Методику «Тайный покупатель». Используется в организациях торговли и услуг. Оценивает компетенцию, профессионализм обслуживающего персонала. Проверяется соблюдение стандартов компании.
- Технический контроль через системы видео или аудио наблюдения. Применяя этот способ наблюдения, можно узнать, чем занимается персонал на рабочих местах. Насколько ответственно сотрудники относятся к своим обязанностям. Как ведут себя по отношению к клиентам.
- Применение KPI для оценки труда сотрудников. Установленные показатели должны быть реалистичными и достижимыми, мотивирующими на развитие для достижения лучшего результата.
- Контроль в режиме реального времени. Применяется для оценки эффективности использования рабочего времени. Позволяет выявить случаи недобросовестного отношения к работе. Избежать нерационального расходования рабочего времени на просмотр развлекательного контента или «зависание» в соцсетях.
Для контроля выполнения задач в коллективах из 20 и более человек важно использовать специальные системы управления, которые не позволят отдельным поручениям затеряться в общем потоке. Таких как популярный планировщик LeaderTask, подходящий для небольших команд или творческих коллективов, корпоративный портал Битрикс24, система операционного менеджмента Asana и другие программы, упрощающие работу с индивидуальными и групповыми задачами.
Ошибки в организации контроля
Даже опытные и грамотные руководители не застрахованы от ошибок в организации контроля деятельности сотрудников. К ним относят:
- Нечёткую формулировку целей и поручений.
- Недопонимание сути рабочего процесса.
- Неравномерное распределение обязанностей.
- «Перебор» с надзирающей функцией, приводящий к негативу со стороны персонала.
- Пренебрежение к промежуточным результатам, обесценивание труда рядовых исполнителей.
- Отсутствие адекватной реакции на выявленные проблемы, несвоевременное устранение обнаруженных недостатков.
- Неправильное использование системы поощрений и наказаний. Постоянная критика персонала, приводящая к постепенному «выгоранию» работников.
- Стремление угодить всем подчинённым.
- «Скрытый» контроль с высказыванием резких замечаний при выявлении ошибок сотрудника, из-за чего он теряет уверенность, чувствует себя некомфортно.
Не допустить совершения этих и многих других ошибок в управлении компанией поможет внедрение программ автоматизации контроля. Использование данных систем позволяет контролировать выполнение задач в режиме реального времени. Участники команды могут своевременно вносить изменения, прикреплять к задачам файлы, документы, отчёты, делегировать задания.
Автоматизация контроля персонала упрощает постановку задач руководителям и членам команды, работающим над совместными проектами. Задуматься об использовании таск менеджера стоит в случаях, если:
- Срок исполнения задач удлинился без видимой причины.
- Часть поручений остаётся незамеченными.
- Сотрудники перегружены лишней работой.
- На контроль их работы тратится большая часть времени.
- В штате присутствует персонал, работающий дистанционно.
Используя автоматизированные средства для контроля над задачами, можно выстроить их в порядке приоритетности, отслеживая сроки, степень выполнения. При этом все файлы, документы и отчёты будут храниться в одном месте. Исполнитель наглядно увидит свой алгоритм действий. Ему будет проще понять, что, когда и как он должен выполнить. А руководитель получит представление о том, насколько загружен сотрудник, по силам ли ему выданное поручение или его нужно перенаправить другому исполнителю.
ЛидерТаск, инструмент для контроля выполнения задач сотрудниками
Программа ЛидерТаск содержит набор инструментов, позволяющих управлять сотрудниками в полном объёме. В приложении присутствует система контроля поручений, предназначенная для распределения заданий. Для организации правильной командной работы в таск менеджере предусмотрен электронный органайзер.
Используя электронный планировщик ЛидерТаск, можно объединить весь штат сотрудников в одной программе, своевременно просматривая задачи каждого члена команды. Для персонала в приложении предусмотрены следующие функции:
- перенос просроченных заданий на «Сегодня» в автоматическом режиме.
- Задачи с пометкой имени исполнителя.
- Статусы: «Отложено», «В работе», «Отменено», «Готово к сдаче».
Руководитель может воспользоваться такими функциями, как:
- Персональное назначение поручения конкретному сотруднику с невозможностью его корректировки или изменения посторонними лицами. После создания поручения вносить в него правки может только руководитель.
- Проверка выполненных задач с установкой статусов: «Завершено» или «Доработка».
- Предоставление доступа к заданиям.
- Совместные совещания с сотрудниками в групповом чате.
При помощи органайзера ЛидерТаск легко навести порядок в задачах, распределяя их на категории: «Неразобранное», «Непрочитанное» или «Просроченное». Поручения можно сортировать при помощи встроенного фильтра.
Через «статусы задач» можно отслеживать выполнение задания сотрудником. Руководитель всегда будет в курсе, чем он занимается в данный момент, к каким задачам ещё не приступал.
Использование программы упрощает присутствие функции голосового ввода и синхронизации на любых устройствах. Создавать поручения и работать в приложении можно в автономном режиме, без доступа к интернету.
ЛидерТаск – полноценная система управления сотрудниками, включающая все инструменты для контроля и функции для самостоятельного развития персонала. Каждый участник команды всегда будет в курсе заданий, которые ему нужно сделать к определённому сроку. А руководитель сможет легко проконтролировать качество их исполнения. Завершённые задачи можно просматривать в режиме реального времени.
Заключение
Эффективное управление компанией невозможно без контроля деятельности сотрудников. Упростить этот процесс, организовав полноценный документооборот в компании, равномерно распределив нагрузку на персонал, контролируя степень и качество порученных заданий, можно при помощи автоматизированных программ – планировщиков и систем управления.
Все файлы, важные документы, данные о задаче, будут сфокусированы в одной системе. Их можно открыть в нужное время. При необходимости внести коррективы. Используя данные о выполненной работе, провести её анализ для принятия новых управленческих решений.
Рациональный, грамотный контроль даст точное представление о работе персонала, его компетентности, отношения к своим обязанностям. Используя эту информацию, возможно значительно улучшить общие показатели компании, выведя её на качественно новый уровень в будущем.
Источник: www.leadertask.ru
Организация контроля за ходом строительства
Оперативный контроль за ходом строительства по сетевым графикам.
В процессе оперативного управления ходом строительства: сбор от ответственных исполнителей очередной информации о ходе работ и передачи ее в вычислительный центр; приемка и расшифровка результатов очередной машинной обработки графика; разработка совместно с ответственными исполнителями мероприятий по сокращению продолжительности сетевого графика.
Планирование строительного производства по сетевым графикам учитывает ряд факторов и прежде всего размер возводимых зданий и сорружений или их комплексов, особенности конструктивных решений, условия строительства. Для осуществления строительства по сетевым графикам управляющий трестом издает приказ, которым назначаются руководитель разработки и исполнители.
Руководителем разработки может быть главный инженер треста (начальник строительства) или начальник комплекса. Руководитель разработки создает оперативную группу из инженерно-технических работников генподрядной и субподрядной организаций, участвующих в строительстве. Количественный состав этой группы зависит от числа строительных организаций и объема выполняемых работ. Руководитель разработки него оперативная группа осуществляют контроль за выполнением сетевых графиков, поэтому они должны хорошо знать технологию и организацию работ данного объекта или комплекса, в совершенстве владеть методами построения и анализа сетевых моделей, знать основы машинной информации и расчета- параметров сетевого графика.
В процессе составления и корректирования исходного сетевого графика они обязаны: уточнить перечень работ и их технологическую последовательность; составить соответствующий участок графика; определить продолжительность выполнения каждой работы;
Ответственными исполнителями являются начальники, или главные инженеры строительно-монтажных управлений и участков, или старшие производители работ.
В процессе оперативного управления ходом строительства ответственные исполнители обязаны: составлять очередную информацию о ходе работ; участвовать совместно с оперативной группой в разработке мероприятий по сокращению продолжительности критического пути.
принимать участие в корректировании исходного сетевого графика.
Информация о ходе выполнения сетевой разработки должна поступать каждую неделю или декаду. Очередная информация готовится ответственным исполнителем по каждой группе работ за два дня до окончания текущей недели или декады. В информации должны быть сведения о состоянии выполненных работ и непосредственно следующих за ними, о предполагаемых изменениях в характере и ходе работ, а также о наиболее часто встречающихся причинах невыполнения сетевого графика. Информация дается в закодированном или открытом виде.
Начальник строительства обязан обеспечить выполнение сетевого графика на всех участках, контролировать своевременность и точность полученной информации, обосновать причины, по которым производится изменение продолжительности работ.
Полученная от всех ответственных исполнителей информация обобщается оперативной группой в сводную ведомость и передается на ЭВМ. Передача информации на ЭВМ призводится в четыре стадии в следующем порядке: сначала сообщается о всех выполненных работах; затем о работах, подлежащих исключению; потом о новых работах и событиях; о новых временных оценках на выполнении тех или иных работ. На основе результатов машинной обработки сетевой график характеризуют и передают на объект следующие данные: новые критические пути и пути, близкие к ним, резервы времени и сведения по работам за две недели. В зависимости от обстоятельств исполнители принимают соответствующие решения, направленные на сокращение длительности работ, находящихся на критическом пути.
В открытой информации в графах 3 и 4 отмечается продолжительность работы по текущей сетевой модели и фактическое выполнение. Знак (+) обозначает: в графе 5 завершенные работы за истекший отчетный период; в графе 6 —работы, которые исключены; в графе 7 —вновь вводимые работы. В графах 9 и 10 указаны новое нормальное и минимальное время по тем работам, которые по каким-либо причинам меняются (см. графы 7 и 8). В графе 11 указываются новые события, которые возникают при изменении структуры на отдельных участках сетевого графика; им присваивают номера, следующие за номером конечного события сетевого графика.
Набор информационных карточек имеет двоякую цель: во-первых, представляет собой ценный материал, характеризующий развитие сетевого графика данного объекта строительства; во-вторых, является материалом для последующего анализа и обработки в целях Создания различных нормативов для будущих аналогичных работ. Кроме того, информационные карточки освобождают ответственных исполнителей от составления другой отчетной документации.
Для своевременной передачи информации в оперативную группу и вычислительный центр, а также на строительство необходимо создать надежную систему связи. Выбор способа и технических средств связи зависит от количества работ и событий сетевой модели, количества участников разработки, ответственных исполнителей и территориального их расположения. Если строительство, оперативная группа разработки и вычислительный центр находятся в одном населенном пункте, то передача информации может быть организована по телефону или с нарочным. Если вычислительный центр находится в другом городе, то информация передается по междугороднему телефону, телеграфу, фототелеграфу, телетайпу, радио и авиапочтой. Наиболее совершенной системой организации и управления строительством-является диспетчерская служба с совершенной связью во всех подразделениях.
Для оперативного планирования, управления и контроля за ходом строительства очень удобно пользоваться оперативно-диспетчерской службой.
Для контроля за ходом строительного производства на объекте рекомендуется на сетевом графике отмечать фактическое состояние работ после каждой очередной информации. С этой целью на первоначальный сетевой график наносится линия фронта работ а—а, b—b, с—с, d—d. Для наглядности выполненную часть работ заштриховывают цветными линиями. Иногда заштриховывают только выполненные события, а на работах проставляют рядом с плановым временем фактическое время (в скобках).
Сущность диспетчерской системы управления заключается в том, что весь ход строительства, перемещение рабочих, машин, материалов и изделий оперативно регулируется лицами, которые пользуются для этой цели технически передовыми средствами связи.
Диспетчерская система управления строительным производством. Современное строительство зданий и сооружений, особенно строительство крупных объектов, является сложным производством. В строительстве таких объектов участвует большое число рабочих различных профессий и организаций, применяется много разнообразных машин и механизмов, на строящийся объект непрерывно поступает большое количество материалов, полуфабрикатов и изделий, постоянно меняется обстановка строительства. В таких условиях руководство строительством должно быть четким, гибким и оперативным. В целях повышения оперативности руководства на строительстве крупных объектов применяется диспетчерская система управления производством.
Во всех случаях на крупных стройках должны быть: главный диспетчер строительства, обладающий правами заместителя главного инженера треста, участковые диспетчеры и диспетчеры по снабжению.
Число и местонахождение диспетчеров определяется характером и объемом строительства. Так, на строительстве высотных зданий гостиниц «Украина» и «Россия» в Москве в свое время были организованы несколько диспетчерских пунктов. На менее крупных объектах обычно организуется один диспетчерский пункт.
20.1 Схема организации диспетчерского управления в тресте
Каждый диспетчер должен иметь возможность в любое время связываться с нужным ему работником, чтобы получить необходимые сведения и оперативно согласовывать принимаемые решения, не отрывая работников от работы. Для этой цели используют телефон, радио, телевизоры и другие средства связи.
Диспетчеры осуществляют: непрерывный учет хода строительства объекта и выполнения графика; оперативное регулирование хода строительства и необходимые переброски рабочих, машин и- материалов с целью выполнения сменных графиков; оперативную связь и координирование деятельности генподряднои и субподрядных строительно-монтажных организаций; мероприятия по предупреждению и устранению возникающих в процессе производства перебоев, неполадок и аварий.
УКВ радиостанции массой 500—700 г, радиусом действия до 5 км в обычном и северном исполнениях для бригадиров и машинистов, работающих в пределах строительной площадки;
Вопросам разработки и применения средств диспетчерской связи как в нашей, так и в других странах уделяют большое внимание. Для этого кроме использования существующих средств связи будут созданы и внедрены: новые ультракоротковолновые (УКВ) и коротковолновые (KB) радиостанции с установкой их на машинах, транспортных средствах, передвижных объектах и в диспетчерских пунктах строительных организаций:
передвижные диспетчерские пункты, оборудованные современными средствами проволочной и беспроволочной связи;
специальные портативные УКВ радиостанции радиусом действия до 200—300 м для радиотелеуправления строительно-монтажными кранами;
Система диспетчерской связи позволяет быстро и оперативно установить контакты с любым подразделением и произвести необходимый обмен информацией.
автоматизированные системы диспетчерского управления с применением типовых блоков и устройств.
Диспетчерский персонал должен хорошо знать технологию и организацию строительства, оперативное планирование, сетевое планирование, технические средства связи.
Эта же система позволяет включать в сеть группу абонентов и проводить с ними совещания, обсуждать производственные вопросы ( 2 19).
Все распоряжения главного диспетчера, а в его отсутствие сменного диспетчера треста в пределах утвержденного оперативного плана являются обязательными для производственного персонала треста и субподрядных организаций, ведущих работы на объектах треста.
Главный диспетчер треста назначается приказом по тресту и наделяется правами заместителя управляющего трестом и главного инженера по оперативному управлению.
В диспетчерском управлении используется плановая и отчетная документация. Плановая документация разрабатывается планирующими отделами треста и службой СПУ на определенный период времени — месяц, декаду, неделю, сутки — и содержит конкретные задания по строительству объектов.
Главный диспетчер треста входит в состав центральной службы СПУ и участвует в составлении и утверждении всех документов оперативного планирования.
график обеспечения строительства материально-техническими ресурсами;
Плановая документация включает в себя:
Отчетная документация ведется диспетчерским персоналом в виде исполнительных графиков по производству работ, выпуску деталей и изделий промышленными предприятиями треста, по работе строительных машин. Исполнительные графики составляются ежедневно или раз в неделю, в декаду или в месяц в зависимости от вида учета. К отчетной документации также относится журнал диспетчера.
недельно-суточные графики для строительных управлений и строительных участков по всем объектам строительства.
Технические средства. Диспетчерское управление строительством в общестроительном тресте может осуществляться при помощи двухсторонней громкоговорящей и телефонной связи, предназначенной для оперативной двухсторонней связи главного диспетчера с производственными предприятиями треста и объектами строительства, отделами и службами треста. Она позволяет проводить диспетчерские совещания одновременно с несколькими абонентами.
Кроме вышеуказанной документации, диспетчер должен иметь: ситуационный план района с обозначенными объектами строительства; стройгенпланы жилых комплексов и других объектов строительства треста; структурные схемы строительных организаций; схемы транспортных перевозок; схему диспетчерской связи; инструкции и положения по диспетчерской службе; инструкция о действиях при пожарах, авариях, несчастных случаях и стихийных бедствиях; телефонный справочник и адреса руководящего состава строительных организаций.
Усилительное устройство коммутатора обеспечивает усиление сигналов при связи между абонентами, громкоговорящий прием сигналов абонента на кромкогово-ритель диспетчера. При помощи коммутатора можно вести переговоры с одним абонентом, одновременную работу с группой абонентов или со всеми абонентами.
Техническим средством для осуществления такого вида связи может служить диспетчерский коммутатор ДКЗ-40-2М, который может работать от сети постоянного и переменного тока, предназначенный для организации диспетчерской связи с 40 абонентами. Кроме того, он имеет две линии для соединения с районными телефонными станциями ЦБ и АТС.
Телефонная связь предназначена для приема и, пе-, редачи документальной диспетчерской информации. Такая связь устанавливается с вышестоящей организацией, диспетчерскими субподрядных трестов, с вычислительным центром. Она может быть осуществлена при помощи телеграфных буквопечатающих аппаратов типа Т-51, СТА-2м, «Риони», позволяющих передавать и принимать печатный текст со скоростью 400—600 знаков в 1 мин.
Телефонная связь предназначена для обмена информацией с производственными предприятиями треста, строительными управлениями и объектами строительства, а также диспетчерскими субподрядных организаций. Такая связь осуществляется через городские и районные АТС.
Радиосвязь может осуществляться при помощи стационарных или передвижных ультракоротковолновых радиостанций типа ЦРС и АРС-1, работающих в диапазоне частот 36—46 МГц с радиусом действия 15— 45 км. Кроме того, могут быть применены радиостанции типа «Марс». К ним относятся стационарная станция 42-Р1 и мобильная — 33-Р1, работающие в диапазоне частот 33—46 МГц с радиусом действия 10—14 км.
Радио- и радиотелефонная связь применяется для связи диспетчера с объектами, не имеющими телефона, а также для связи со строительными машинами, монтажными кранами, специальным автотранспортом.
Экономическая эффективность сетевого планирования в строительстве. Экономический эффект от внедрения методов сетевого планирования и управления определяется в соответствии с «Временным положением по определению экономической эффективности внедрения комплексных систем сетевого планирования и управления строительством», утвержденным Госстроем СССР 5 сентября 1967 г.
Радиотелефонная связь может осуществляться системой «Алтай».
Экономический эффект может определяться по объекту в целом или на годовой объем работ.
Источник: stroylib.narod.ru
Контроллинг на предприятии: инструменты, цели и задачи
Те, кто впервые слышит слово “контроллинг”, как правило, представляют себе контроль за чем-либо, но на самом деле это совершенно не так. Контроллинг на предприятии – это сложная система, которая направлена на усовершенствование финансовых, кадровых, технологических процессов с целью достижения эффективного функционирования организации в целом. В отличие от контроля, который предназначен для выявления проблем и ошибок, допущенных в прошлом, контроллинг стремится к построению системы управления процессами в фирме, которые фокусируются на текущих и будущих делах. Почему это так важно?
Методика разработки финансовой структуры – скачать
Служба контроллинга на предприятии является важным элементом, так как его работники могут минимизировать потери ресурсов, сделать анализ текущих и будущих планов, а также выявить возможные ошибки, то есть те, которые могут быть допущены в ходе деятельности компании. Однако для того, чтобы понять, что представляет собой этот вид деятельности, важно подробнее изучить его особенности и ключевые моменты. В данной статье будут рассмотрены основные понятия, цели и задачи контроллинга, а также его концепции, инструментарий и функции.
Понятия и определения
Контроллинг – это новое направление в системе менеджмента, поэтому сегодня нет однозначного определения данного понятия. Однако существует несколько определений, которые пользуются наибольшей популярностью и отображают суть данного термина.
Его происхождение связано с английским глаголом to control. В переводе “контроллинг” – это “руководство, наблюдение, контроль, управление, регулирование”. Однако такого описания мало для того, чтобы понять суть данного явления, поэтому стоит рассмотреть два следующих более точных определения.
Контроллинг является обособленным направлением деятельности в организациях, которое связано с осуществлением экономической функции и направлено на принятие правильных стратегических и оперативных решений руководящим персоналом.
Контроллинг – это комплекс действий, направленных на сопровождение всех процессов необходимым информационно-аналитическим обеспечением для принятия правильных управленческих решений. Чаще всего они нацелены на увеличение прибыли в организации.
Современный контроллинг на предприятии обязательно должен включать в себя систему менеджмента качества, управление рисками и системой ключевых показателей, а также управление процессами при реализации любого вида планирования.
Цели и задачи
Исходя из основных понятий, можно сделать вывод, что главной целью контроллинга на предприятии является ориентация всех процессов управления на достижение определенных поставленных целей, которые могут выражаться в усовершенствовании продукции, достижение должного уровня конкурентоспособности и так далее. Другими словами, цель – это поддержание эффективного управления организацией. Каково же его назначение?
Исходя из цели, выделяют следующие основные задачи контроллинга при управлении компанией:
- разработка методологии планирования и его организация;
- учет, включающий сбор информации и ее обработку;
- контроль;
- организация мероприятий по специальной системе наблюдений.
Данные задачи, изложенные в кратком виде, имеют своеобразные подзадачи, которые должны выполняться службой или отделом, на который возложена функция контроллинга. Разработка методологии планирования и его организации включает в себя следующее:
- обеспечение создания нормативной базы, которая поможет осуществлять прогнозы развития компании;
- оказание консультативной помощи лицам, которые разрабатывают стратегические планы;
- выполнение координационной работы при составлении различных планов, при определении главных целей фирмы и составлении бюджетов;
- принятие участия в обсуждениях и определениях параметров (качественных и количественных) работы.
Задача учета включает в себя следующее:
- разработка структуры передачи и получения информации;
- создание системы информационного обеспечения для предоставления справок, сведений и отчетов лицам, ответственным за определенный процесс в управлении компанией;
- определение потребности в снабжении необходимой информацией менеджеров или других ответственных лиц;
- сопоставление планов и отчетов и составление промежуточной отчетной документации, которая отображает ход выполнения планов;
- анализ отклонений от планов, выявление возможных причин и разработка предложений по предотвращению влияния негативных факторов, которые повлекли сбои в работе.
Задача контроля включает в себя:
- отслеживание выполнения планов, направленных на достижение стратегических целей;
- отслеживание состояния условий внешней среды, взаимосвязанных с отработкой стратегических планов;
- контроль за слабыми местами, которые были выявлены при планировании или анализе хода выполнения программ.
Задача по организации мероприятий по специальной системе наблюдений предусматривает следующее:
- разработка нормативной базы для получения и предоставления информации внутри организации;
- разработка мероприятий, предусматривающих дополнительное информационное и аналитическое обеспечение.
Особое место в системе контроллинга финансов, персонала и ресурсов занимает ведение отчетности. Как правило, традиционная отчетность подразумевает ориентацию на прошлое и изложение фактических данных о прошедших процессах и явлениях, а отчетность в контроллинге ориентирована в будущее.
Таким образом, можно увидеть, что организация контроллинга на предприятии способствует созданию текущего контроля за процессами с целью определения последствий тех или иных управленческих решений. А также можно сказать, что внедрение контроллинга позволяет уберечь руководство компании от принятия необдуманных или нерентабельных решений, влекущих за собой расход ресурсов.
Методы
Для выполнения всех поставленных задач при управлении организацией контроллинг предусматривает применение следующих общенаучных методов:
Методика разработки финансовой структуры – скачать
- анализ;
- дедукция;
- индукция;
- конкретизация;
- абстрагирование;
- синтез;
- аналогия;
- моделирование.
После того как были рассмотрены цели, задачи и методы данного направления деятельности, крайне важно остановиться и на его функциях.
Функции
Система контроллинга на предприятии включает в себя такие основные функции, как:
- информационная;
- учетно-контрольная;
- аналитическая;
- функция планирования.
А также условно можно выделить три функции, которые будут являться совокупностью вышеперечисленных – сервисную, комментирующую и управленческую.
Причины возникновения контроллинга
На стыке девятнадцатого и двадцатого веков многие американские руководители в процессе управления организациями столкнулись с острой необходимостью улучшения методов хозяйственного учета и финансового контроля. Первые попытки улучшения учетной системы выглядели таким образом – руководители предприятий возлагали на главного финансиста и секретаря фирмы задачи по предоставлению аналитической информации по вопросам экономической и хозяйственной части. Таким образом формировалась тесная рабочая взаимосвязь между финансовой службой и человеком, который ассистирует главному руководителю. Впоследствии было установлено, что из-за многообразия информации и потребности ее детализации целесообразнее возложить данную задачу на отдельных должностных лиц. Таким образом и произошло внедрение контроллинга на предприятии.
Можно выделить следующие предпосылки возникновения контроллинга:
- всемирный экономический кризис;
- усложнение и ужесточение для предпринимателей системы налогообложения;
- усложнение форм финансирования.
Развитие контроллинга как отрасли экономической науки обусловлено следующими причинами:
- интернационализации и дифференциации компаний;
- сменой технологий, задействованных в производственных сферах;
- усложнение системы управления предприятием; осложнение внешней среды;
- усложнение коммуникативных процессов для принятия управленческих решений, что повлекло за собой острую потребность в компетентных кадрах в сфере системотехники и организации.
Сегодня многие руководители зарубежных предприятий отмечают, что после создания отделов контроллинга на предприятии, к примеру, увеличились доходы фирмы, использование финансовых, человеческих и других видов ресурсов стало более правильным и удалось значительным образом сократить издержки.
Перед службой контроллинга в организации стоит очень серьезная задача – обеспечивать оперативный сбор и составление детального анализа информации по всем имеющимся затратам в целях управления предприятием. Директор предприятия, начальник финансовой службы и начальники производственных отделов должны своевременно и регулярно получать информацию, чтобы в случае возможных отклонений успеть принять правильные меры и скорректировать работу всего предприятия.
Концепции
На сегодняшний день в экономической литературе выделяют немецкую и американскую концепцию контроллинга. В целом данные концепции очень похожи друг на друга, однако основным их отличием является то, что первая более ориентирована на рассмотрение проблем внутреннего учета и анализа внутренней среды организации, а вторая – проблем внешней среды, с которой тесно взаимосвязана компания.
Стоит отметить, что немецкая концепция получила более широкое признание. Согласно данной концепции, центральной задачей является решение проблем внутреннего учета в плановой, контрольной и документальной форме.
Американская концепция также ставит на передний план решение вопросов, связанных с плановой, контрольной и документальной формой внутреннего учета, однако здесь центральное место отведено еще и решению задач оценки внешней среды и ее детального анализа.
Инструменты
Инструменты контроллинга – это некоторый набор действий, который позволяет выполнять определенные функции и задачи. Данный инструментарий можно классифицировать по таким критериям:
- период действия (стратегический или оперативный);
- область применения (зависит от поставленных задач).
Для того чтобы четко понять, какие основные инструменты используются в контроллинге и при каких обстоятельствах их лучше всего применять, следует рассмотреть нижеприведенную таблицу.
Анализ точки безубыточности ABC-анализ
Анализ слабых мест фирмы
Анализ инвестиционных проектов Анализ скидок
Анализ сбыта и структуры потребления
Оценка рентабельности запуска производства сырья для изготовления собственной продукции
Оценка кривой обучаемости
Оценка потенциала фирмы SWOT-анализ
Оценка качества обслуживания График Гантта
Расчет уровня запасов Планирование работы мощностей Ценообразование
Анализ барьеров входа
Анализ соответствия показателей (плановых и фактических)
К вопросу выбора инструментария в контроллинге необходимо подходить крайне осторожно. К примеру, организации, которая ведет свою деятельность в условиях рынка олигополии или монополии, абсолютно нет смысла использовать анализ конкурентов.
Методика разработки финансовой структуры – скачать
Вышеперечисленные инструменты в контроллинге финансов позволяют значительно упростить процедуру экономического развития и составления плановой и отчетной документации.
Стратегический и оперативный контроллинг
Существует два вида контроллинга, которые отличаются периодом своего действия, а также задачами и способами их решения.
Стратегический контроллинг направлен на выполнение долгосрочных программ, стратегий. Его цель – формирование четкой системы планирования, которая позволит надежно управлять компанией, что приведет к увеличению прибыли.
А. Гэльвайтер (ученый-экономист) в своих трудах выделил восемь направлений, которые должен охватывать стратегический контроллинг, а именно:
Можно выделить такие задачи этого вида контроллинга:
- определение количественных и качественных целей;
- ответственность за планирование;
- проработка системы альтернативных стратегий;
- определение критических точек во внутренней и внешней среде для системы альтернативных стратегий;
- определение слабых мест организации и управление ими;
- формирование системы показателей;
- управление отклонением и их показателями;
- управление мотивацией в учреждении;
- управление экономическим потенциалом.
Оперативный контроллинг на предприятии отличается от стратегического тем, что он направлен на оказание помощи управляющим в достижении результатов краткосрочных целей. Стоит отметить, что его главная задача состоит в том, чтобы не допустить кризисного состояния в организации и отследить текущий процесс выполнения запланированных мероприятий.
Для того чтобы понять отличительные черты этих двух видов, следует рассмотреть нижеприведенную таблицу.
| Признаки | Стратегический контроллинг | Оперативный контроллинг |
| Ориентация | Внутренняя среда Внешняя среда | Рентабельность Экономическая эффективность |
| Уровень управления | Стратегический (долгосрочный) | Тактический и оперативный |
| Цели | Создание условий для выживания Проведение антикризисных мероприятий Поддержание успешного потенциала |
Обеспечение ликвидности и прибыльности |
| Главные задачи | Определение количественных и качественных целей Ответственность за планирование Проработка системы альтернативных стратегий Определение критических точек во внутренней и внешней среде для системы альтернативных стратегий Определение слабых мест организации и управление ими Анализ экономической эффективности |
Методическая помощь при разработке бюджета Поиск слабых мест для осуществления тактического управления Определение совокупности подконтрольных показателей в соответствии с текущими целями Сравнение плановых и фактических показателей Определение влияния отклонений на исполнение текущих планов Мотивация |
Взаимосвязь оперативного и стратегического контроллинга
Данные два вида контроллинга являются неотъемлемыми частями друг друга. Самой главной задачей стратегического контроллинга является обеспечение длительного существования конкретного предприятия, а оперативного – текущее планирование и реализация определенных планов для получения прибыли.
Взаимосвязь этих двух видов можно представить в виде таких изречений:
- “делать правильное дело” – это стратегический контроллинг;
- “делать дело правильно” – это оперативный.
Таким образом, можно сделать вывод, что оперативный контроллинг является составной частью реализации стратегического.
Внедрение и организация работы службы
Если руководитель предприятия принял решение о внедрении системы контроллинга, то ему понадобится в первую очередь внести изменения в организационную структуру и создать службу (отдел), которая обязательно должна быть в прямом подчинении у генерального директора или главного руководителя. Служба контроллинга может включать в себя следующих специалистов:
- начальник службы;
- контроллер-куратор цехов (подразделений/участков/отделов);
- специалист по управленческому учету;
- специалист по информационным системам.
Если объемы производства или размер организации небольшой, то можно объединить функции данных направлений и исключить одну должность.
Для надлежащей организации работы при внедрении такой системы следует прописать каждому специалисту должностные инструкции, функционал которых будет определен исходя из потребностей предприятия.
Каждый руководитель, особенно тех предприятий, которые расположены на постсоветских территориях, должен помнить, что внедрение инновационных методов управления может вызвать у персонала критику, а в некоторых случаях и полное отторжение. Поэтому перед запуском работы службы контроллинга необходимо презентовать нововведения и донести до сведения всех сотрудников главные задачи, цели и основные функции, которые будет выполнять данное структурное подразделение.
Также стоит отметить, что внедрение такой службы должно быть поэтапным и включать в себя подготовительную стадию, на которой изучается состояние предприятия, затем само внедрение, и в заключение осуществляется этап автоматизации, если в этом есть необходимость.
Заключение
В целом контроллинг отображает в себе огромнейший спектр научных экономических и управленческих дисциплин — менеджмент, стратегическое планирование, кибернетика, экономическая теория и так далее. Благодаря этому профессиональный менеджер или команда из нескольких специалистов, на которых возложена функция контроллинга, способны решать производственно-экономические и кадровые вопросы, учитывая многоплановость и широкий спектр проблематики данной деятельности. Именно поэтому наличие налаженной системы контроллинга на предприятии позволяет решать, а зачастую и предвидеть проблемы, что, в свою очередь, приводит к своевременному реагированию и минимизации различных издержек и серьезных финансовых потерь.
Источник: blog.iteam.ru