Организация проектирования управления в строительстве

Что такое управление проектами? Основные методологии управления и задачи project manager в организации.

Проектом называется мероприятие, результатом деятельности которого является получение уникального продукта (услуги, товара, результата).

Управление проектами — применение знаний, усилий, инструментов, опыта, методик и методологий к работам внутри проекта для достижения предъявляемых требований.

Основными факторами успешного управления являются:

• наличие проработанного четкого плана;
• осуществление минимизации рисков;
• управление изменениями.

Методологии управления проектами

Методология – это стандартная последовательность шагов для проведения проекта. Это план, согласно которому под управлением менеджера проект постепенно придет к результату Методологии имеют как плюсы, так и минусы, что является результатам разной направленности каждой из них (какие-то нацелены на результат, какие-то – на скорость).

Наиболее распространенными являются 7 методологий:

Магеррамов Вагиф: «Организация работы по управлению и контролю строительства на объекте»

• Водопадная модель;
• SCRUM;
• Agile;
• Lean;
• 3 «М»;
• Six Sigma;
• Prince2;
• Kanban.

Выбор конкретной стратегии зависит от особенностей проекта и команды, которая будет над ним работать.

1. Водопадная (каскадная) модель

Водопадная – наиболее старая из существующих. Представлена впервые была в 1970 г. Уинстоном У. Ройсом. Изобретена как ответ на активное развитие области ПО. Является наиболее простой и распространенной. Активно используется в сфере ИТ, а также во многих отраслях (на производстве или строительстве).

Основа модели – поэтапное планирование работы с разбивкой на конкретные задачи. Согласно методике началом считается сбор условий и формирование резолюций, подходов и этапов решения.

Этапы работы последовательны. Начало следующего этапа невозможно, пока не будет завершен предыдущий. Максимально хорошо подходит для отраслей, результатом решения в которых должен быть продукт, предполагающий точные и подробные инструкции.

Сильные и слабые стороны

Главное преимущество – универсальность плана. Почти любой план из реализованных ранее проектов может быть с небольшими корректировками применен к новой задаче.

Для реализации требуется унифированная документация, что облегчает работу сотрудникам. В случае увольнения новый персонал может продолжать работать с поддержкой имеющейся документации. Важным преимуществом является усиленный надзор за качеством каждого этапа.

Недостаток — «узкость». Требуется. чтобы после утверждения этапы оставались без изменений. В случае расширения масштабов проекта план не способен адаптироваться.

Применение

Водопадная модель делает реализацию схожих проектов более простой. Подходит для промышленности, строительства, производства; применима к проектам с четкими сроками и малым количеством ошибок.

2. Agile

Agile – это способ обхода недостатков водопадной модели. Концепции используются уже давно, но полноценно методика представлена в 2001 г. “Agile Manifesto”. Разрабатывалась как альтернатива тяжелым, опирающимся на большой объем документации, моделям.

Основной фокус – на требующих скорости и гибкости проектах. Гибкость основана на краткосрочных рывках по достижению конкретной цели. а также на высокой стеепени сотрудничества.

Основной принцип: люди, работающий продукт, взаимодействие с заказчиком и гибкость важнее, чем процессы, документация, согласование условий контракта и следование плану.

Сильные и слабые стороны

Обеспечивает высокую гибкость. Но реализация сильно зависит от нужд проекта.

Основной плюс – позволяет проводить переоценку в процессе работы, а также осуществлять сотрудничество. Поддерживая постоянные изменения, Agile свободна для экспериментов. Хорошо подходит для креативных и инновационных проектов из-за быстрого цикла, постоянной обратной связи и высокой производительности.

Недостатки: отсутствие зафиксированного плана, сложности финансового контроля, перебои в планировании.

Применение

Используется в маркетинге, строительстве, разработке и производстве, автомобильной промышленности. Внимательно относится к росту и развитию рынка.

3. Scrum

Основана на двухнедельных – тридцатидневных спринтах. Акцент – на команде. Во время спринта участники в течение 15 минут общаются для пересмотра результатов.

Цель подхода – не допустить переутомления и снижения креативности.

Сильные и слабые стороны

Управление таким проектом и коммуникации в нем облегчены. Подход базируется на совершенствовании и постоянной оптимизации.

Применение

Scrum подходит небольшим командам, работающим в условиях меняющегося окружения. Полезен в юриспруденции, дизайне продукта. Отрасли, ориентирующиеся на стабильность и повторение, метод использовать не смогут.

4. Lean

На производстве Toyota в 1950-х гг. был использован принцип экономного производства. Цель: максимально увеличить ценность путем устранения и улучшения сторонних процессов и операций.

Подходит как для управления проектами, так и для оптимизации бизнес процессов.

5. ТРИ “M”

Методика касается ценностей и принципов, а не строгих методологий.

• Muda (потери) – определяется 7 потерь, нуждающихся в устранении. Это может быть как перепроизводство, так и чрезмерные затраты на транспортировку продукции;
• Mura (нерегулярность) – это оптимизация процессов путем уменьшения накладных расходов и устранения отклонений;
• Muri (напряжение) – устранение стресса и переутомления сотрудников.

Сильные и слабые стороны

Ориентация на потребителя, снижение перепроизводства и перегрузки, повышение качества, планирование и сотрудничество требуют тщательного пересмотра рабочего процесса. Компаниям в состоянии глобальных изменений стоит его избегать, так как потребуются большие финансовые вложения.

Применение

Подходит для долгосрочных проектов, где четко рассчитаны сроки и низкие риски. Применим в пищевой промышленности, здравоохранении, производстве.

6. Kanban

Большой акцент делается на визуальную часть процесса разработки. Путём визуализации сигналами выявляются узкие места, мешающие повышению выработки:

1. Доска, отображающая этапы управления и разработки.
2. Карты каждого объекта и задания, отражающие сотрудничество, и предоставляющие максимальные данные (статусы, сроки).
3. Дорожки – способ классификации поставленных задач. Имеют горизонтальный вид и потоки.

Сильные и слабые стороны

Метод помогает повышению производительности и дает руководителю возможность расставлять приоритеты и контролировать нагрузку.

Простая для понимания, Канбан позволяет командам быстрее подстраиваться под изменения.

Недостатком являются сложности в обслуживании доски и инструментов. Плохая обратная связь может усложнить рабочий процесс.

Применение

Подходит для реализации проектов с известными этапами работы, мониторинга срочных задач. Будет полезна организациям, зависимым от выполнения разноплановых заданий.

7. PRINCE2

PRINCE2 путают с PMBOK PMI (Project Management Body of Knowledge), но это – отдельный метод, созданный в правительстве Великобритании.

Основана на водопадной модели. Делит проект на части, с четко определенными входами и выходами. Каждый этап детально спланирован, любая неопределенность устраняется подробным описанием ролей, обязанностей, поставок.

Состоит из 7 процессов с четкой детализацией: старт, руководство, инициация, контроль, координация, управление границами, закрытие проекта.

Сильные и слабые стороны

Позволяет руководству и команде глубже контролировать персонал, производство, затраты, расход ресурсов. Четко устанавливает роли, облегчая управление. Адаптируется под разные проекты.

Недостатком является отсутствие гибкости.

Применение

Обеспечивая четкую организацию и тщательное планирование, применима для масштабных мероприятий. Для маленьких компаний, работающих в среде постоянных изменений, будет недостаточно гибкой.

8. Six Sigma

Появилась как результат сокращения бракованной продукции на производстве Моторолла в 1980-х гг. Основана на данных. Требует высокого инженерного опыта, статистики, эмпирического анализа.

Сильные и слабые стороны

Детализированное описание процессов может устранять или снижать ошибки. Позволяет достигать высокого уровня удовлетворенности, снижения отходов, гибкого ценообразования.

Недостатком является широкий охват деятельности. Любые просрочки негативно сказываются на производительности, а бюрократические вопросы ведут к нарушению временных рамок.

Применение

Применима в крупных организациях. Boeing, General Electriс и Toshiba повышают таким способом качество продукции. Мелкие компании от большого объема данных могут пострадать.

Цели управления проектами

Ключевые цели, преследуемые управлением проектами, неизменны для любого вида компаний.

1. Осуществление эффективного управления человеческими, материальными и финансовыми ресурсами при ограниченном времени и стоимости.
2. Оптимизация затрат для снижения себестоимости продукции;
3. Уменьшение сроков разработки и производства путем рационализации выполнения проекта.
4. Привлечение сторонних инвестиций.
5. Развитие и активное использование научно-технической базы компании.
6. Увеличение оплаты труда и вовлеченности сотрудников для получения высококачественного продукта.
7. Сокращение управленческого аппарата компании путем увеличения его гибкости и оперативности.
8. Использование современных технологий и решений для повышения стратегического, тактического, оперативного управления.
9. Внедрение современных технологий для увеличения конкурентоспособности.

Project Manager: профессиональное управление проектами

Project Manager, менеджер проекта или продакт менеджер – это руководитель, основной задачей которого является контроль всех этапов реализации проекта.

Основная обязанность – реализовать проект в срок с использованием выделенных ресурсов. Организация работы, подбор команды, разработка плана, обеспечение обратной связи, контроль качества – обязанности PMa.

Задачи делятся на стратегические и тактические.

Тактические – решение ежедневных вопросов и устранение сложностей.

Стратегические – координация работы команды для достижения цели проекта.

Плюсы работы проектного менеджмента

В результате того, что вся работа разбита на четкие этапы, следить за выполнением которых проще и удобнее, проектный менеджмент имеет ряд преимуществ.

1. Увеличение качества предоставления услуг и сервисов.
2. Рост удовлетворенности клиентов.
3. Повышение квалификации команды.
4. Приобретение конкурентных преимуществ.
5. Появление возможности расширения сервиса.
6. Рост гибкости.
7. Увеличение производства товаров и услуг за единицу времени.

Используя проектный подход компания имеет возможность отслеживать изменения, которые необходимо совершить для улучшения показателей нового проекта, что ведет к повышению эффективности о очевидной финансовой выгоде.

Недостатки работы проектного менеджмента

Несмотря на очевидные преимущества, такой подход имеет ряд недостатков.

1. Высокая стоимость, отсутствие ROI.
2. Усложнение простых проектов (в случае, когда выбрана неверная методология).
3. Отсутствие реальных результатов из-за смещения акцента к статусу этапов.

Выбор верной стратегии

Для понимания необходимости выбора той или другой методологии необходимо сформулировать требования. В зависимости от требований, характеристик, необходимого функционала и сценариев проектное решение может либо навредить организации, либо решить поставленные перед командой задачи.

Источник: synergy.ru

Структура управления проектом: понятие, возможности, типы

Грамотно организованная структура управления проектами значительно облегчает компании или предприятию работу по решению узконаправленной задачи. Назначив исполнителей и наделив их определенным кругом обязанностей, можно спать спокойно. Главное получить конечный результат, отвечающий всем заявленным требованиям на старте.

Но создание эффективной проектной организационной структуры управления – процесс не из легких. Следует не только описать множество элементов всей системы, но и определить взаимосвязи между ними, а также расписать задачи по уровням компетенции. Впрочем, давайте обо всем по порядку.

Суть управления проектами

Проектом называют совокупность определенных действий, которые ограничены по времени и направлены на разработку нового товара либо услуги, а также достижение планируемых результатов.

Управление проектами предполагает контроль за выполнением работы. Одна из составляющих успеха при реализации идеи — соблюдение сроков. Помимо этого, трудящимся над осуществлением проекта важно уложиться в бюджет, использовать технические знания и навыки администрирования, умение сглаживать конфликты.

Утверждать, что «проектное управление» и «традиционный менеджмент» — одно и то же, было бы ошибкой. В традиционном менеджменте проект не ограничивается сроками, в приоритете ход работы. Речь идет о спланированной деятельности сотрудников, находящихся на разных уровнях в организации. В управлении проектами профессионалам важно осуществить задуманное и получить результат за определенное время.

Решить массу задач намного легче, когда работает команда специалистов при четком разграничении ответственности. Поэтому для воплощения сложных замыслов используется управление проектами. Чтобы достичь успеха, профессионалам важно контролировать ресурсы и грамотно применять их в ходе работы. Для реализации проекта необходимы как система администрирования, так и поэтапный план действий вместе с организованной коммуникацией.

Понятие структуры управления проектом

Организационные структуры управления проектами — системы, благодаря которым координируется деятельность сотрудников в рамках ограниченных затрат и времени.

При организационной структуре в виде иерархии человек, руководящий подразделением крупной компании, чаще всего имеет множество обязанностей. На него возлагается и ответственность за работу подчиненных, из-за чего порой и профессиональные управленцы упускают важное. Конечно, проконтролировать все особенности проекта невозможно. Есть риск, что это негативно отразится на итоговых результатах.

Чтобы грамотно организовать работу сотрудников над сложной идеей, администрация использует особую проектную организационную структуру управления. Примером таковой является внедрение нового вида товаров или услуг либо технологий, предполагающее полный цикл разработки.

В ходе создания структуры выполняется несколько действий: описание множества частей, из которых состоит система; определение взаимосвязи, существующей между ними; разделение задач в соответствии с иерархией. Сотрудникам необходимо понять, какие методы использовать в работе для достижения успеха.

Возможность управлять каким-либо проектом зависит от качества проведения декомпозиции. То есть весь комплекс действий в рамках проекта разделяется на иерархические блоки и прочие составляющие, которыми можно адекватно управлять.

Задача структуры проекта – определить итоговый продукт, который нужно произвести, установить необходимые для этого действия и интегрировать элементы деятельности в единую систему, включив в нее и конечную цель.

Благодаря структуризации происходит:

• оценивание различных издержек проекта (финансовых, временных и т. д.);
• разделение замысла на элементы, которые можно контролировать;
• разграничение ответственности за блоки проекта в соответствии с возможностями и общей системой;
• создание единой базы для планирования, осуществления документооборота, управления издержками;
• связь работ по проекту с системой анализа хозяйственной деятельности предприятия;
• определение целей для каждого подразделения компании;
• определение подрядов.

Проектная организационная структура управления — это непостоянная система, с помощью которой сотрудники достигают цели на каждом крупном этапе проекта, например в планировании или осуществлении идеи. В рамках данной структуры предполагается в первую очередь интеграция специалистов для того, чтобы за определенное время успешно реализовать сложный проект с имеющимися ресурсами (финансовыми, трудовыми и т. д.).

3 базовых типа структур управления проектами

Руководителю важно знать, что не существует общей структуры управления проектами, которая была бы эффективна для воплощения любой идеи. В рассматриваемой теме стоит упомянуть две основные разновидности структур: матричная, функциональная и проектная. Различия кроются в том, насколько в каждой из систем развиты ответственность и полномочия руководителей. Иными словами, в разных видах структур у администрации и рядовых работников отличается степень свободы.

1. Матричная структура управления проектом

Матричная структура построена на принципе двойного подчинения исполнителей. Процесс координируют центральная администрация и менеджеры проекта, которые есть в каждой временной команде. Функциональные отделы горизонтально связаны со своими руководителями проекта и вертикально — с центральным руководством. Таким образом, формируется матрица взаимодействия сотрудников в организации.

Руководитель проекта опосредованно влияет на участников группы, трудящихся над общей идеей. Он несет ответственность за все результаты работников.

Матричная структура может быть трех видов:

• Слабая матричная структура управления проектом. Управление доверяют сотруднику функционального подразделения в то время, когда он не занят другой деятельностью. То есть занятость у руководителя проекта частичная.
• Сбалансированная матричная структура. При данной структуре управление реализуют сотрудники, для которых это единственная обязанность. От других они освобождены.
• Сильная матричная структура. Функцию контроля ресурсов выполняет специально созданный отдел, объединяющий менеджеров проекта.

2. Проектная структура управления

У руководителя проекта полная занятость. В организации создается временное подразделение, обязанности которого – добиваться решения задач. Руководители проектов в первую очередь работают для достижения конкретных целей на каждом этапе.

В проектной структуре управления нерегулярная команда расформировывается после того, как проект завершится. В функциональные отделы направляются сотрудники и ресурсы временного рабочего коллектива.

3. Функциональная структура управления проектом

В данной системе главенствует принцип полного распорядительства. Координирование осуществляет линейный руководитель вместе с функциональными менеджерами (руководителями отдела). Когда на предприятии управление проектами происходит согласно этой системе, чаще всего назначаются ответственные лица (или один координатор) для коммуникации между подразделениями, чтобы сотрудники работали быстро и продуктивно.

В настоящее время многие компании формируют именно матричную структуру. Если проекты повторяются с определенной периодичностью, чаще всего руководство организации выбирает данный вид координирования. Успешный выбор структуры управления конкретным проектом зависит от нескольких условий.

Среди них можно выделить: временные рамки, в которых должен находиться проект; используемые в деятельности методы; степень важности проекта для предприятия; численность работников, трудящихся над реализацией идеи; коммуникацию функциональных подразделений.

Процесс разработки организационной структуры управления проектом

Каждая структура управления разрабатывается с учетом определенных особенностей. Не существует единого алгоритма. Но для всех проектов характерны схожие проблемы, от решения которых зависит как конечный результат, так и процесс его достижения.

Главы компаний выбирают наиболее успешную систему координирования, руководствуясь в первую очередь общими принципами разработки структур управления проектами. Должно быть соответствие:

• структуры управления проектом тому, как налажена коммуникация в рабочем коллективе;
• структуры управления проектом содержанию идеи;
• организационной структуры тем требованиям, которые предъявляет внешняя среда проекта.

Данные принципы связаны между собой. Чаще всего необходимо соблюдать все три в одно время. В связи с этим стоит выбирать наиболее подходящую структуру для успешной реализации идеи с учетом названных принципов.

Сначала руководители осуществляют принципиальный выбор организационной структуры, а затем начинается ее тщательная разработка. Одним их этапов планирования является создание функциональной структуры. В рамках данной системы каждый руководящий орган действует исходя из отдельных функций на каком-либо уровне управления в соответствии с целью проекта и методами его реализации.

Структура, отвечающая за выполнение проекта, создается следующим образом: определяется квалификация и численность исполнителей задач; выявляется совокупность показателей каждой составляющей целевой модели, например временные характеристики, объемные и прочие. Совокупность действий, направленных на реализацию целей, можно назвать в некоторых ситуациях структурой проекта, представленной как целевая программа.

Заключительным этапом разработки организационной структуры является создание документов, которые регулируют способы осуществления проекта, содержат справочную информацию. Документация чаще всего включает следующую отчетность:

• организационная структура проекта. В ней наглядно представлены элементы системы;
• штатное расписание, содержащее перечисление должностей и размер оплаты труда в соответствии с тем, какую позицию занимает сотрудник;
• положения о структурных подразделениях и документы, регламентирующие производственные полномочия и обязанности работников;
• требования, предъявляемые к сотрудникам. Например, психологические характеристики, прогнозирующие поведение персонала;
• методические инструкции и описания алгоритмов, необходимых для создания продукции;
• бюджет и сроки реализации проекта.

После составления документации происходит подбор кадров. Сотрудники обучаются, затем приступают к воплощению идеи. Этапы разработки организационной структуры управления меняются в зависимости от особенностей каждого проекта. Иногда в работе используются особые технологии.

Преимущества и недостатки проектной организационной структуры

Стоит выделить положительные стороны проектной организационной структуры:

• Всестороннее изучается объект управления, то есть набирается штат профессионалов, привлекаются ресурсы, планируются задачи и итоги проекта.
• Специалисты полностью вовлечены в работу. Таким образом, соблюдаются все требования, сильно снижаются риски неудач, сотрудники выполняют свои функции.
• Так как в команде существуют стойкие взаимосвязи, можно внести изменения в проект без потери времени, ресурсов и т.д. Проектный менеджер оперативно решает возникающие проблемы.
• Каждый работник чувствует персональную ответственность за итоговый результат. В том числе и исполнители. Этот фактор влияет на качество выполняемой работы.

Секреты продаж от Сергея Азимова и Бориса Жалило

Но существуют и отрицательные моменты, без которых не обходится ни одна структура управления.

В ситуации, когда в работе у компании более одного проекта, сотрудникам сложно реализовать их все качественно и в срок. Происходит разделение ресурсов, численность персонала невелика, поэтому один работник может задействоваться в разных проектах. При таких условиях увеличивается нагрузка на персонал. Есть риск, что сотрудники не смогут эффективно выполнять свои обязанности, а это негативно повлияет на итоговый результат проекта.

Для достижения успеха важно четко понимать свою позицию и функции в иерархии предприятия. Из-за разноплановой работы и массы обязанностей сотрудники могут запутаться. В итоге пропадет желание работать для достижения общей цели.

Уменьшить влияние недостатков, имеющихся у проектной организации, помогут следующие советы: применять данную структуру, только если нет выбора (такое управление подойдет лишь для решения некоторых задач). Кроме того, необходимо заранее разграничить ответственность и распределить обязанности, а также полномочия менеджера проекта и исполнителей. И, наконец, следует оценить будущие издержки и найти способ их сокращения, не ухудшающий качество результатов.

Полезные материалы
для руководителей от
Елены Койгородовой

Сейчас все борются за выживание бизнеса. Мы знаем, как руководителям непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить продажи ваших менеджеров на 60%. Особое внимание обратите на 3 чек-лист, его важно знать каждому!

Коммерческий директор
ООО “Генератор продаж”
ТОП-10 digital-агентств РФ

Сейчас все борются за выживание бизнеса. Мы знаем, как руководителям непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить продажи ваших менеджеров на 60%. Особое внимание обратите на 3 чек-лист, его важно знать каждому!

Как оптимизировать маркетинг и продажи в условиях кризиса

Где необходимо сократить расходы

10 способов контроля менеджеров продаж

Как оценить менеджеров по точкам контроля

Как сделать KPI маркетологу от результатов его работы?

Актуальный шаблон расчета KPI маркетолога

Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?

Пошаговый шаблон расчета KPI менеджеров ОП

Сейчас непростительно тратить деньги на рекламу, особенно если отдел продаж сливает заявки. Чтобы такого не происходило, нужно контролировать 5 ключевых показателей маркетинга и продаж.

Только опираясь на полученные данные можно принимать решения в компании и выявлять слабые места или непродуктивных сотрудников.

Коммерческий директор
ООО “Генератор продаж”
ТОП-10 digital-агентств РФ

Мы успели поработать более чем с 300 интернет-проектами и я могу со 100% уверенностью заявить — будете следить за этими показателями хотя бы в еженедельном формате — сохраните компанию и увеличите прибыль в 10 раз!

Просто заберите этот проверенный шаблон расчета с примерами для вашего удобства:

Источник: academy-of-capital.ru

ТОП инструментов для управления проектами

Бизнес, который до сих пор не перешел к проектному менеджменту, сильно рискует. Будет проект реализован или «провалится»? Справится команда с поставленными задачами или нет? Получится избежать финансовых потерь в процессе работы над проектом или отсутствие контроля, систематизации и отчетности заведет в тупик?

70% IT-проектов так и не были реализованы из-за отсутствия систематизации рабочих процессов и контроля ресурса (бюджета и времени).

Что такое проектный менеджмент?

Проектный менеджмент — это набор инструментов для планирования, организации и реализации проектной деятельности.

• Систематизация. Все проекты и задачи собраны в одной системе. Ничего не теряется и не забывается.
• Эффективность. Инструменты, о которых мы будем писать подробно ниже, в разы повышают эффективность. Контролируются рабочие процессы, расход ресурса (времени и денег), каждый участник команды сосредоточен на выполнении поставленных на него задач.
• Работа на результат. Системный подход в работе над проектами и задачами позволяет финишировать с готовым продуктом в срок.

В проектном менеджмента (PM) каждый участник команды выполняет свою роль. Одна из ключевых фигур — project manager. Этот человек ведет проект от стадии планирования до готового результата. На его плечах: организация, координация, контроль и результат. Project manager может работать на аутсорсе или в штате.

Многие компании сегодня отдают предпочтение аутсорсу, как удобному варианту привлечения специалиста под конкретный проект.

5 причин немедленно внедрить проектный менеджмент для бизнеса:

1. Команда работает над проектом дольше сроков, обозначенных на старте.
2. В процессе работы несколько раз менялись условия: бюджет, количество затрачиваемого времени, количество сотрудников и т.д.
3. Нет отчетности, которая дала бы понимание эффективности рабочего процесса в целом, «узких» мест и проблемных вопросов.
4. В коммуникации команды хаос (что-то написано в мессенджер, что-то на электронную почту и все это куда-то пропало и забылось).
5. Задачи не фиксируются в единой системе, а участники команды не понимают, на каком этапе реализации находится та или иная задача.

С чего начать переход к проектному менеджменту?

Один из подходов — Waterfall , но в условия постоянного потока информации, внезапных изменений и потребности в гибкости рабочих процессов, этот подход все менее популярен.

Второй подход — Agile. Это история о гибкости рабочих процессов, где в приоритете максимальная эффективность, контроль ресурсов и минимизация потерь.

Waterfall (каскадная модель или модель «водопада») — это классика.

При таком подходе к проектному менеджменту важно планирование и составление договора. Планирование автоматически означает, что любые изменения в ходе рабочего процесса воспринимаются негативно. Каскадная модель не предусматривает остановок в процессе работы над проектом, чтобы внести изменения. Если это случилось — вина ложится на плечи команды, а сам процесс разработки сильно тормозится.

Современный подход к проектному менеджменту — это Agile

Еще этот подход называют гибким за возможность быстро внести любые изменения в разработку в процессе работы. Например: если в ходе работы над проектом выяснилось, что бюджет и сроки нужно увеличивать — изменения делаются безболезненно для команды, самого процесса и финального результата.

Самые популярные методики гибкого подхода к проектному менеджменту: SCRUM и KANBAN. Первыми, кто облюбовал Скрам и Канбан были IT-компании. Позже к ним присоединились сотни других сфер, которые четко понимают ценность денег, времени, человеческого ресурса и абсолютной зависимости результата от перечисленного выше. Больше о ТОП-методах управления проектами читайте в нашей статье (и ссылка).

Что дальше?

После того, как вы выбрали подход к проектному менеджменту, который подходит вашей компании — время выбирать единую систему. Система управления проектами (таск-менеджер) станет единым местом для всех рабочих проектов и задач, для коммуникации внутри команды и с клиентами, для контроля времени, бюджета и загрузки команды.

Инструменты планирования, которые находятся внутри системы, приведут компанию к достижению трех главных принципов проектного менеджмента. Напомним эти 3 принципа: систематизация, эффективность, работа на результат. Worksection — как одна из систем управления проектами, которая идеально подходит для реализации гибкого подхода к проектному менеджменту, рекомендует присмотреться именно к Agile методике.

При выборе гибкого подхода, в ваших руках окажутся такие инструменты как: Канбан, Диаграмма Ганта, Календарь и многое другое, что делает работу над проектами и задачами более эффективной.

5 инструментов для управления проектами. Что сделает процесс разработки гибким?

Канбан. Заслуженно ставим на первое место, так как именно Канбан является одним из гибких методов программного обеспечения и приводит команду к результату в разы быстрее, чем, например, при использовании Waterfall модели. Канбан появился на заводе Toyota.

От нового подхода к изготовлению запчастей для автомобилей ожидали минимизации брака и финансовых потерь. Если раньше запчасти изготовлялись разными отделами, не связанными друг с другом, и часто сборка автомобиля заканчивалась выявлением брака деталей, то с появлением Канбан все изменилось: задача передавалась из отдела в отдел и если что-то пошло не так — это обнаруживалось мгновенно и устранялось.

Как выглядит Канбан

Это визуальная доска с однотипными задачами и статусами. До появления систем управления проектами, статусы задач отображались на физической доске цветными стикерами. Канбан сегодня — это визуальная доска с отображением статусов для однотипных задач.

В крайнюю левую колонку бэклог попадают те задачи, которые еще не взяты в работу и не запущены по Канбан. Как только задача была принята в работу и получила статус «В работе» — стартует рабочий процесс и задача будет перемещаться по Канбан до финального завершения.

В статье ТОП методов управления проектами мы подробно описали плюсы и минусы Канбан. Если коротко: Канбан идеален для коротких проектов и однотипных задач, но может оказаться неподходящим решением для крупных проектов. Чтобы протестировать Канбан на деле, вы можете прямо сейчас зарегистрироваться ссылка и начать работу над проектами и задачами по Канбан.

Диаграмма Ганта

ТОП-инструмент проектного менеджмента, который также относится к визуальным и применимым для проектов любого масштаба.

Диаграмма Ганта — дорожная карта проекта, на которой отслеживаются связи между задачами, критичные точки, даты начала и завершения работы над задачей.

Для руководителя или проектного менеджера Диаграмма Ганта позволяет держать под контролем рабочий процесс, отслеживать задержки по срокам выполнение задач, создавать связи между задачами и двигаться к завершению с минимальными потерями. Если сроки по задаче смещаются или задача была выполнена с задержкой — это отобразится цветными индикаторами на Диаграмме Ганта.

На Диаграмме отображаются проекты, задачи и подзадачи. Можно определить или изменить сроки выполнения задачи, не переходя к редактированию самой задачи. Также вы сможете устанавливать связи между задачами.

Например: нужно презентовать готовый прототип проекта клиенту, но перед этим команда обсуждает и утверждает его. В таком случае, даты финиша задачи с обсуждением и утверждением прототипа можно связать на Диаграмме Ганта с датой старта новой задачи — презентации готового прототипа клиенту.

Диаграмма Ганта в Worksection продумана до мелочей. Дни отпуска, больничных или рабочих дней в выходные по каждому отдельному сотруднику отображаются на Диаграмме и это дает возможность скорректировать рабочий процесс вовремя, чтобы не было пауз и смещенных сроков.

Календарь

Как Канбан и Диаграмма Ганта, Календарь относится к визуальным инструментам управления проектами и очень удобен в использовании.

1. Все задачи, открытые или закрытые
2. Задачи, в которых вы выполняете разные роли: Ответственный, Автор или Подписчик
3. Задачи других участников команды
4. Задачи по статусам
5. Задачи по срокам
6. Задачи по приоритетности, с запущенным таймером, с загруженными файлами и т.д.

Дополнительные возможности Календаря: прямо на Календаре легко создавайте новые задачи. Для этого выберите дату старта задачи и заполните информацию по ней.

Все, что невозможно держать в голове одновременно, отображается на Календаре и исключает вероятность забытых задач или сорванных сроков.

Ретроспектива

После того, как проект завершен — команда собирается для обсуждения результата: Что удалось, а что — нет? Какие были допущены ошибки? После того, как обсуждение проведено, создается отчет по проекту. Там, где не ведется отчетность — теряется время и деньги. Отчет — как ключевой инструмент менеджмента, который в системе управления проектами генерируется автоматически в разном виде:

Благодаря регулярной отчетности, можно избежать финансовых рисков и потерь. Например: если для задачи были указаны предположительные затраты времени и денег — это отобразится в отчеты. Если плановые затраты отличаются от фактических — это также можно просмотреть в отчете и скорректировать рабочий процесс так, чтобы ресурс был использован правильно.

Тайм-трекинг

Если работа по проекту оплачивается почасово — фиксируйте время с помощью таймера. С тайм-трекингом (фиксацией времени, затраченного на работу) выигрывают все: руководитель видит загрузку команды, клиент получает прозрачный отчет, сотрудник может аргументировать необходимость в увеличении бюджета, если предполагаемые затраты отличаются от реальных.

Функция тайм-трекинга позволяет корректировать предполагаемые затраты. Это о гибкости, когда изменения в процессе работы над проектом исключают перерасход ресурса.

• Систематизация рабочих процессов: все проекты и задачи заведены в одну систему и ничего не теряется
• Гибкость работы над проектом и однотипными задачами по Канбан
• Визуализация рабочих процессов на Диаграмме Ганта
• Отслеживание затрат по таймеру: время/деньги
• Понимание нагрузки на команду в целом и по каждому отдельному участнику
• Слаженная коммуникация: вся переписка и обсуждение проектов/задач ведется в одной системе
• Максимум эффективности и минимум рисков
• Автоматическая генерация отчетности по выбранным параметрам
• Четкое распределение ролей и ответственности за результат между участниками команды
• Планирование задача наперед
• Начните ссылка регистрации прямо сейчас и убедитесь в преимуществах проектного менеджмента на практике.

Что такое инструмент управления?

Инструменты управления — набор вспомогательных средств, чаще всего представленных программным обеспечением, применение которых способствует облегчению работы менеджеров проекта, ее стандартизации, а также повышению эффективности в вопросах организации рабочего процесса и управления задачами проекта. К помощи инструментов управления прибегают, как отдельные сотрудники, так и команда управления.

Как правильно управлять несколькими проектами?

Эффективным инструментом для грамотного управления одновременно несколькими проектами выступает специальное программное обеспечение для управления задачами, предусматривающее множество различных функций. Это и возможность назначения ответственного лица отдельно для каждой из задач, и отслеживание текущего состояния выполнения на каждом из этапов и т.д. Worksection — система управления проектами, легко адаптируемая под индивидуальные запросы компаний разного масштаба и направленности.

Что такое управление проектами?

Управление проектами — деятельность, направленная на реализацию всех поставленных перед проектом задач и целей, для осуществления которых прикладывается максимум знаний, навыков, опыта, методик и инструментов. Благодаря грамотному управлению проектами удается повысить процент успеха, добиться максимальной прозрачности и наглядности, в совокупности с оптимизацией коммуникации и оптимальным распределением человеческих, временных и материальных ресурсов.

Что такое система управления задачами?

Система управления задачами представляет собой комплексное решение, направленное на эффективное решение обширного круга различных задач управления бизнесом, легко адаптируемое под потребности компаний любого масштаба и направлений деятельности. Благодаря ее применению удается качественно контролировать ответственных лиц и временные сроки выполнения работ, а также своевременно предотвращать возможные сбои либо ошибки на каждом этапе выполнения проекта.

Какие бывают управленческие инструменты?

Цель использования управленческих инструментов ­— эффективное распределение имеющихся ресурсов, грамотная оценка поставленных задач, соблюдение временных сроков, стимуляция команды, получение прибыли. К инструментам управления, с помощью которых удастся управлять любым проектом, можно отнести: облачные сервисы для совместной работы над задачей, таск-менеджеры, календари, решения для хранилища графиков, текстов, кода.

Какие инструменты управления имеет руководитель?

В круг обязанностей руководителя проекта входит множество разных задач: планирование и сбор данных, мониторинг и анализ, контроль, составление отчетов по выполненным задачам и исполнителям. Эффективным инструментом для качественного достижения поставленных целей выступает специальное программное обеспечение, обладающее обширным функционалом возможностей. Такой софт удастся легко адаптировать под конкретные запросы бизнеса любой направленности.

Что подразумевается под выполнением проекта?

Выполнение (реализация) проекта представляет собой один из этапов стандартного жизненного цикла любого проекта, следующего после его инициации и планирования, и предшествующего его завершению. По сути, выполнение является последовательностью событий, обеспечивающих успешное завершение поставленных задач, в максимально кратчайшие сроки.

Источник: worksection.com