Отчетную документацию можно разделить на следующие комплексы документов:
государственная статистическая отчетность;
Госкомстат России разрабатывает для всех организаций, учреждений и предприятий формы документов государственной статистической отчетности. Правила составления этих документов установлены в Положении о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации (утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 года под № 130). Министерствами и ведомствами разрабатываются формы документов ведомственной отчетности. Федеральные органы исполнительной власти разрабатывают формы ведомственной отчетности, которые являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий (отрасли и межотраслевые). Например, Центральный банк Российской Федерации, Государственная налоговая служба Российской Федерации, Министерство финансов Российской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности и т. д.
Кроме того, в каждой организации составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений или поручений вышестоящей организации. Такие документы составляются специалистами соответствующих структурных подразделений и передаются на рассмотрение руководству данной (или вышестоящей) организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут составляться в виде отчета или справки отчетного характера.
Отчетные документы составляются на все направления деятельности организации: результаты функциональной деятельности организации (подразделений); результаты научно-исследовательской и рекламной деятельности и т. д.
Отчет – документ, который содержит сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.
Для создания государственной статистической и ведомственной отчетности используют утвержденные унифицированные формы. Порядок составления и оформления внутриучрежденческой отчетности аналогичен составлению других управленческих документов.
Внутренние отчеты составляются на общем бланке и содержат следующие реквизиты: наименование организации (наименование подразделения); название вида документа; дату; номер документа; место составления; заголовок к тексту; подпись; гриф утверждения на отчетах или резолюцию руководителя на справке отчетного характера.
Название вида документаприводится заглавными буквами посередине, отступив 3 – 5 строк от верхней границы листа (ниже логотипа), без разрядки. Например: ОТЧЕТ
В заголовке отчета указывается наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе, или краткие указания о тематике содержания и отчетном периоде в творительном падеже. Указывается заголовок ниже наименования вида документа также посередине листа. Например: «Отчет о работе приемной комиссии…»; «Отчет о работе вечернего факультета.». Далее следует указать отчетный период. Например: «…за 2001 г., за период с января по июнь 2002 г., за 1-й квартал 2002 г.»
Техническая документация на многоквартирный дом
Основной текст отчета структурируется по разделам (главам, пунктам, подпунктам). Разделы отделяются друг от друга пустыми строками.
В отчете описывается выполненная работа, анализируются итоги, делаются выводы и предложения. В том случае, если в отчете содержатся результаты работы, которая планировалась, то последовательность изложения материала должна соответствовать последовательности изложения заданий в плановом документе организации (плане).
Заключительные выводы и предложения формулируются в виде отдельного раздела.
Таблицы, схемы, графики и т. п. оформляются в тексте в соответствии с ведомственными указаниями на подготовку отчетности. Если размер таблиц превышает размеры стандартного листа А4, целесообразнее оформить его в виде приложения к документу на отдельных листах.
Подписываются отчеты о работе организации в целом руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета. Отчет о работе структурного подразделения подписывается руководителем подразделения. Отчет о работе сотрудника организации подписывается самим составителем.
Утверждается отчет о работе организации руководителем организации или вышестоящим органом.
Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции.
К отчету могут прилагаться справочные материалы или пояснительная записка.
Оформление технической документации
Технические документы — комплекс документации технического характера, в которых содержится различная информация о деталях, принципах, а также методах производственного процесса, характеристики изготовляемой продукции, принципы и правила использования данной продукции, и другая важная информация о конкретном предприятии (организации).
Под понятием «оформление технических документов» подразумевают оформление следующих документов:
Источник: studopedia.ru
8.2 Обложка
8.1.1 Каждый технический отчет (часть, книгу) оформляют обложкой, выполняемой по форме 1 (приложение В) на листе формата А4 по ГОСТ 2.301.
8.1.2 Обложка может быть цветной или черно-белой. Обложку не нумеруют и не включают в общее количество листов (страниц).
8.3 Титульный лист
8.3.1 Первым листом технического отчета (части, книги) является титульный лист, выполняемый по форме 2 (приложение Д) на листе формата А4 по ГОСТ 2.301.
По согласованию с застройщиком (техническим заказчиком) допускается использовать другое оформление титульного листа.
8.3.2 Титульный лист технического отчета оформляют подписями руководителя организации-исполнителя и ответственного исполнителя и заверяют печатью организации.
8.4 Список исполнителей
8.4.1 Список исполнителей оформляется как продолжение титульного листа и, как правило, приводится в томе технического отчета, содержащем текстовую часть отчета.
Список лиц, принимавших участие в работах по объекту (в т.ч. полевых, лабораторных и камеральных), с указанием характера выполненной работы может быть приведен после списка авторов (без подписей).
8.5 Содержание (опись)
— в графе «Наименование» — наименование документа в полном соответствии с наименованием, указанным в основной надписи или на титульном листе;
— в графе «Примечание» — сведения об изменениях, вносимых в записанные документы, а также номер листа тома по сквозной нумерации листов тома.
Если сквозную нумерацию не выполняют, то в графе «Примечание» приводят общее количество листов каждого документа. В конце содержания приводят общее количество листов, включенных в том (книгу).
8.5.3 Первый лист содержания тома (книги) оформляют основной надписью по форме 5 ГОСТ 21.101, последующие — по форме 6 ГОСТ 21.101.
В графе 5 основной надписи указывают «Содержание тома» или, «Содержание книги» и далее — номер соответствующего тома или книги (при наличии).
8.6 Состав отчетной технической документации
8.6.1 Состав отчетной технической документации выполняют на листах формата А4 по форме ведомости, установленной ГОСТ 21.101 применительно к составу проекта.
8.6.2 Первый лист ведомости оформляют основной надписью по форме 5 ГОСТ 21.101, последующие — по форме 6.
Если текстовую часть отчета выполняют согласно 5.2.3. без рамок и основных надписей, то ведомость также выполняют на листе (листах) без рамок и основных надписей. В этом случае обозначение документа приводят в верхнем колонтитуле.
8.6.3 Составу отчетной технической документации по инженерным изысканиям присваивают обозначение, состоящее из базового обозначения и через дефис шифра «СД».
8.6.4 В ведомости приводят последовательный перечень томов отчетной технической документации по видам инженерных изысканий.
— в графе «Обозначение» — обозначение отчета (его части, книги), указанное на титульном листе, и, при необходимости, различительный индекс организации, выпустившей отчет;
— в графе «Наименование» — наименование отчета (его части, книги) в точном соответствии с наименованием, указанным на титульным листе;
Источник: www.dokipedia.ru