В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.
Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.
Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.
Разделение первичных документов по стадиям бизнеса
Все сделки можно разделить на 3 этапа:
Первичная документация в бухгалтерском учете
Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки
- договор;
- счет на оплату.
Этап 2. Происходит оплата по сделке
выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
Этап 3. Получение товара или услуги
Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:
- товарная накладная — для товаров;
- товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
- акт выполненных работ/оказанных услуг.
Обязательные первичные документы
Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:
- договор;
- счёт;
- бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
- накладная;
- акт выполненных работ (оказанных услуг).
Договор
С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.
В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.
Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.
Что такое первичные документы? Ответы на вопросы
Счет на оплату
.png)
Счет на оплату — это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.
Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.
В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.
Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.
К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.
Товарная накладная или товарный чек
Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.
Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.
Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.
Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
— это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.
Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.
Счет-фактура
Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.
Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:
- информацию о суммах денежных средств;
- фактурную часть.
Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.
В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.
Ведите бизнес в — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.
ИД (исполнительная документация) в строительстве фиксирует процесс работ и их условия. Проще говоря, в ней отражаются сведения об исполнителях, последовательность мероприятий, время их проведения, технологические и погодные условия.
Кроме того, документация содержит информацию о состоянии объекта. В ней присутствуют сведения об установленном оборудовании, инженерных системах, качестве использования материалов и пр. Рассмотрим далее .
Общие сведения
В входят графические и текстовые материалы. Они отражают фактическую реализацию проектных решений, положение объектов капстроительства и их конструктивных элементов в ходе реконструкции, строительства, капремонта по мере окончания работ, определенных проектом.
Порядок ведения исполнительной документации регламентируется законодательством.
ИД, составленная по установленным правилам, является документом на возведенное сооружение/здание. В строительстве исполнительная документация имеет большое практическое значение. Она облегчает процесс эксплуатации объекта, отражает его техническое состояние, дает представление об ответственных исполнителях любого вида работ.
Разделы документации
ИД включает в себя первичные документы о соответствии и исполнительные чертежи.
К первым относят в ходе строительных работ. Они фиксируют процесс, отражают техническое состояние объекта. Перечень исполнительной документации определяется СНиП и проектом.
Первичные акты комплектуются генподрядчиком. Контроль правильности их составления осуществляется технадзором заказчика.
В включается комплект чертежей. В них присутствуют надписи о соответствии произведенных в натуре работ составленным схемам либо о внесенных изменениях (согласованных с заказчиком), сделанных ответственными лицами.
Сдача и хранение ИД
По общим правилам чертежи выполняются в 3-4 экземплярах:
- один предназначен для заказчика;
- 1-2 — для эксплуатационной организации;
- один остается на предприятии, выполнявшем работы.
Хранение всех чертежей и актов, входящих в , осуществляется заказчиком или застройщиком до проведения итоговой проверки органом гостройнадзора. После выдачи заключения о соответствии реконструированного, построенного, отремонтированного объекта капстроительства положениям техрегламентов, прочих нормативных актов, проектной документации ИД передается заказчику/застройщику на постоянное хранение.
Исполнительная документация: РД
Структура и правила ведения ИД определяются специальными нормативными документами. Основные предписания содержатся в РД-11-02-2006. В соответствии с его положениями и осуществляется , актов освидетельствования конструкций, работ, участков инженерно-технических сетей.
ИД может подготавливаться как в электронном виде, так и на бумажных носителях. При этом сдача исполнительной документации органам госстройнадзора осуществляется только на бумаге.
Виды документов
- Исполнительные схемы, профили подземных сооружений и инженерных сетей.
- Геодезические чертежи возведенных сооружений, частей и элементов зданий, конструкций.
- Общий журнал строительно-монтажных работ.
- Схемы расположения сооружений, зданий на местности. Они являются архитектурной исполнительной документацией.
- Журнал
Перечень внутренних нормативных документов организации это необходимый пакет бумаг, благодаря которому возможно регулирование многих аспектов ее каждодневной работы. Такая система обеспечивает все необходимые процессы управления, регулирует порядок, условия, реализации решений административного толка.
Вне зависимости от области деятельности, количества служащих в компании, документооборот составляет немалую часть ее функционала. Потому особо важна организация быстрой учёности, регистрирования, исключающих потерю важной документации.
Перечень внутренних документов компании
Итак, вышеозначенная документация фирмы – это важный пакет бумаг, регулирующий как ее работу изнутри, так и, собственно, деятельность подразделений по отдельности.
Основные внутренние документы предприятия это создаются в соответствии с предписаниями нормативных актов извне. Однако, за пределы компании, создавшей эту документацию, не выходят. При этом осуществляется классификация таких официальных бумаг по разным параметрическим показателям:
Виды внутренних документов
Различают такие виды официальных бумаг для внутреннего задействования в компании:
- по уровню гласности;
- с ограниченностью в доступе;
- по срокам хранения.
Также внутренние положения организации подразделяются по: кругу лиц (учитываются филиалы, отделы, так далее), на которые может распространяться вышеозначенная документация, и волевому признаку.
Документация для внутреннего задействования не может противоречить друг другу. Помимо прочего, важно, чтобы на фирме существовала единая система упорядочивания документов, а также оформления их, согласования.
Внутренние документы организации: перечень
Итак, внутренняя документация бывает:
- открытой (несекретного типа); с доступом, который ограничивается; секретной; для служебного задействования; «конфиденциальной»;
- персональной, общей (например, отпускное положение предприятия, утверждаемое по уставу, обязательно для служащих всей фирмы, и оно остается неизменным и с прибытием новых работников. Положение о директорском совете может касаться лишь данного органа. Приказ же о том, что человек принят на работу, носит характер персональный. Составляют документ по единой форме, что утверждена соответствующим государственным постановлением);
- постоянного срока сохранности и временного (подразумевается документация со сроком более десяти лет и до десятка лет);
- распорядительная; организационного характера и информативно-справочного;
- договорные и служебные бумаги.
Также среди внутренних документов компании примеры выделяют такие: финансово-бухгалтерские бумаги и договоренности по труду.
Оформление внутренних документов организации
Много документов внутреннего пользования юридически значимы, и по существу являют собой акты-нормативы. Потому оформляют такую документацию, строго следуя ГОСТ-стандарту.
Как следует оформлять вышеозначенный документационный пакет? Для этого существует определенный алгоритм.
Сначала составляют проект первичный. Затем его согласовывают, при необходимости дорабатывают, «отталкиваясь» от предлагаемых замечаний, рекомендаций. Далее проект выдвигается на согласование повторно, оформляется с ориентированием на законодательные требования и «местные» акты-нормативы. Затем следует утверждение, проект подписывают и регистрируют.
Структурированность документации внутреннего пользования зависит от разновидности либо категории, к которой определенная документационная бумага относится. Обычно описание структуры разно видовых внутренних нормативных документов предприятия, что участвуют в документообороте фирмы, устанавливают «местным» актом-нормативом: так, это может быть инструктаж по производству дел либо положение, соответственно ГОСТ-стандарту. Разрабатывают документацию внутреннего пользования в несколько этапов. Это следующее: передают непосредственно исполнителю; исполняют, контролируют исполнение и, наконец, подшивают в дело.
Регистрация внутренних документов
Документация внутреннего пользования упорядочивает деятельность фирмы, ее организационную и производственную части. Потому, когда организовывают работу с вышеозначенными документами, это подразумевает необходимость строгого ведения учетности, осуществления регистрации, которые могут обеспечивать возможность быстрого доступа.
Регистрационный порядок внутренней нормативной документации организации определяется с учетом принадлежности ее к определенной категории. В частности, решения, указы, постановления, прочее регистрируют в таком же порядке, что и непосредственно приказы.
Документационные бумаги с принадлежностью к прочим категориями обычно регистрируют идентично документации исходящей. Объектам дается уникальный индекс на регистрацию. В него включен шифр структурного подразделения, номенклатурный и порядковый номера за год осуществления делопроизводства.
По словам преподавателей курсов менеджеров по продажам https://volgograd.videoforme.ru/business_school/personnel-manager-courses регистрируют документацию внутреннего пользования зачастую в децентрализованном порядке по тем группам подразделений структуры, где происходило ее оформление. Так, это могут быть документы бухгалтерии, канцелярского отдела либо кадровиков. Все акты компании следует регистрировать в тот день, когда они непосредственно подписывались либо были утверждены руководством.
Формы регистрации внутренних документов
Мы выяснили, что относят к основным внутренним документам организации. Теперь узнаем об их регистрационных формах. Так, фирма вольна сама избирать (в зависимости от собственных потребностей) ту регистрационную форму документов внутреннего пользования, которую ей желательно задействовать.
Журнальная
Ее предпочитают, когда объемы документооборота малы. Должен быть в наличии специально предназначенный журнал для всех категорий «местных» документов. Форма удобна, если документационный учет – на первом месте при ориентировании на специализацию деятельности фирмы.
Времени такая форма занимает немало, результатом ее применения становится дубляж операций. Также усложняется работа со справочным материалом, контролирование исполнительских сроков.
Для упрощения поиска вводят специальные регистрационные журналы под каждую разновидность документов внутреннего пользования, например, журнал, где регистрируют дополнительные приказы, договора, соглашения, записки по службе, иное.
Карточная
Какие внутренние документы должны быть в организации, понятно. Разбираем форму их регистрирования.
При карточной форме регистрируют посредством соответствующих карточек, их форму, в свою очередь, конкретизируют внутри фирмы, затем закрепляют в делопроизводственном инструктаже. При задействовании такого способа в процессе допускаются участвовать несколько служащих, документацию не нужно еще раз регистрировать, упрощается систематизирование картотеки, как и работа со справочным материалом, и сам процесс контролирования за исполнением также становится гораздо упрощенным.
Учет внутренних документов
Такой учет немаловажен при общем документационном учете. Главные цели последнего:
- выбор средства технического плана, в полной мере отвечающим потребностям фирмы;
- получение данных для численного расчета служащих отдела делопроизводства;
- корректирование загруженности исполнителей.
Учет, который организован верным образом, помогает в оценке объема документооборота. Также можно без труда конкретизировать месторасположение любого объекта, порядок работы с ним.
Используют при учете локальных документов их базовую атрибутику, позволяющую точно произвести идентификацию любого объекта. И независимо от того, какова регистрационная форма, объектам нередко присваивают атрибуты в дополнение: число листов, например, так далее.
Порядок создания внутренних документов
Над разработкой списка документов организации работают сотрудники разных подразделений, основываясь на решениях руководителя, соответственно утвержденным на фирме правилам разработки документации.
Как для формирования, так и для исполнения документации внутреннего пользования, без юридических знаний не обойтись. Также юрист документационный пакет, который был подготовлен специалистами отделов фирмы.
Работа юриста с внутренними документами компании
Далее изучают внутренний сопутствующий документационный пакет. Собирают реквизиты, личную информацию, когда все это необходимо если для того, чтобы создать документ.
Документационный текст согласовывают с заинтересованными должностными лицами фирмы.
По итогам согласования документ подвергается корректировке и оформляется.
Далее документацию тиражируют, регистрируют, передают для исполнения.
Если есть предписание, осуществляется контроль за исполнением.
Использование СЭД для организации управления внутренней документацией
Благодаря распространенности е-документооборота, обрабатывать внушительные информационные объемы стало гораздо проще. Бумажные журналы, как и таблицы сменили аналоги в цифре, а перемены в базе нормативов полномерно закрепляют юридическую значимость е-дубликатов все большего количества разновидностей документации.
Не прекращается разработка инициатив, упорядочивающих реформатирование документации продолжительного хранения в е-вид. Поэтому управление документами внутреннего пользования – один из векторов автоматизации документооборота, а также бизнес-процессов фирмы внутреннего толка.
Составные части процесса управления внутренней документацией
Управление документами внутреннего пользования включает:
- утверждение процедур руководящего толка;
- разработку, установление, задействование стандартов, политики в сфере управления документационным пакетом внутри фирмы;
- создание перечня ответственных лиц, определение полномочий по служащим в связи с реализацией документооборота внутри компании;
- подборка, тестирование, претворение в жизнь, администрирование, а также – задействование устраивающих СЭД.
Важно также решить вопросы в деле совершенствования файлового управления в пределах системы е-документооборота.
Использование Docsvision для управления внутренней документацией
Данная платформа помогает в деле автоматизации документации внутреннего пользования. Преимущества использования Docsvision очевидны. Это:
- снижение объемов бумажных документов;
- поддержка оперативного ввода способом автоматическим либо вручную;
- конфиденциальность данных
- внушительный набор атрибутики, которую приписывают определенному документу.
В целом, преимуществ еще немало.
Обучение управлению внутренней документацией
Мы выяснили важность наличия перечня внутренних документов организации. Управление такой документацией с СЭД-задействованием дает максимум выгоду организации, если руководство и служащие хорошо знают функционал системы и могут применять ее в текущих процессах деятельности. Поэтому так важно обучение, например, в форме очных семинаров либо вебинаров по Docsvision платформе, применению ее, настройке.
Источник: giport.ru