Первичная документация в строительстве формы

Поскольку первичные документы и правильная организация их – основа здоровой хозяйственной жизни любой фирмы (см. ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон о бухучете), то вполне объяснимы постоянно задаваемые вопросы о том, как осуществлять ввод первичных документов в «1С 8.3 Бухгалтерия», как наладить обмен первичкой? На эти и многие другие темы поговорим прямо сейчас.

Первичные документы. Главное

Первичные документы — в «1С Бухгалтерия», — это, в частности, чек, накладная, бухгалтерская справка, РКО, ПКО, авансовый отчет – в общем, любые документы, которые являются основой для осуществления проводки в бухучете или основанием для признания дохода (расхода) в налоговом учете.

В зависимости от того, что указано в учетной политике, используются унифицированные или самостоятельно разработанных формы первичной учетной документации. На обязательность применения формы унифицированного первичного документа должно быть указано в нормативно-правовом акте. В частности, обязательны для применения формы кассовых, банковских документов и транспортной накладной (см. письмо Минфина от 25 января 2017 г. № 03-01-15/3482). Формы самостоятельно разработанных первичных документов должны быть приложены к учетной политике организации (см. информацию Минфина № ПЗ-10/2012).

Первичная документация в бухгалтерском учете

На иллюстрации отмечены семь обязательных реквизитов первичного учетного документа на примере конкретной формы.

Правом подписывать первичку наделяют, в частности:

• руководителя;
• главбуха;
• кассиров (иных работников, в чью зону ответственности входит та или иная операция). Право подписи передается приказом, или доверенностью (в последнем случае рядом с подписью должны быть указаны этой доверенности). Вот как может выглядеть формулировка приказа о предоставлении права подписи:

«Предоставить бухгалтеру Романовой Екатерине Федоровне право подписывать за главного бухгалтера следующие документы:

1. Счет.
2. Товарная накладная.
3. Товарно-транспортная накладная.
4. Счет-фактура.
5. Универсальный передаточный документ»

Обязательный подпись генерального директора, и сведения об ознакомлении, в данном случае ознакомлены должны быть бухгалтер Е.Ф. Романова и главный бухгалтер. Подписи должны быть собственноручными, использовать факсимиле на первичке запрещено (на это указывал, в частности, Минфин в письме от 13 апреля 2015 г. № 03-03-06/20808), если речь не идет о цифровом документе, когда применяется электронная подпись (ЭП).

Внесение первичных документов в 1С 8.3 при приобретении товара

Товары, как правило, приобретаются для последующей реализации (перепродажи), материалы – для покрытия собственных нужд. Приобретая товар у поставщика, покупатель несет дополнительные расходы (в т.ч. на тарирование и упаковку, на доставку транспортом, командировочные сотрудникам и т.п.). Все операции, связанные с приобретением товарно-материальных ценностей (ТМЦ), отражаются в учете.

Что входит в исполнительную документацию в строительстве

Ввод первичных документов в «1С 8.3 Бухгалтерия» делается так. Сначала отражаем поступление, открыв в панели разделов «Покупки» и нажав «Поступление (акты, накладные, УПД)». Создаем новое поступление: «Поступление» — «Товары, услуги, комиссия», — формируя первичный документ на основании счета-фактуры и накладной (оригиналов).

Указываем номер и дату, выбираем подходящий склад (розничный или оптовый). Заполняем данные по хозяйствующему субъекту — поставщику. Поступившие товары отражаем в табличной части. Если данные уже присутствуют в справочнике номенклатуры, то внесение упрощается, используем кнопку «Подбор», новые данные вносятся посредством кнопки «Добавить».

Дополнительные расходы – если таковые были понесены, — отражаются в соответствующих вкладках:

• «Услуги»;
• «Агентские услуги»;
• «Возвратная тара»;
• «Дополнительно».

Наполняя данные по накладным, УПД, вводим дату предъявленного документа, номер. Не забываем:

• нажать на кнопку «Зарегистрировать»;
• нажать на кнопку «Зарегистрировать»;
• обязательно сверить поступивший объем товаров и итоговые суммы.

По последнему моменту: вообще работнику необходимо проводить каждый раз сверку поступившего количества товара и итоговых сумм с оригиналами, и, при выявлении расхождений и разногласий выяснить и устранить причины. Оригиналы подшиваем в установленном порядке, формируем в папки, обеспечиваем хранение в течение минимум пяти лет (ст. 29 закона о бухучете).

Ввод первичных документов в «1С 8.3 Бухгалтерия» при оплате поставщику производится следующим образом: выделяем созданную накладную по поступлению, подлежащую оплате, нажимаем «Создать на основании» — далее «Платежное поручение».

Заполняем документ, устанавливаем назначение платежа как: «Оплата за поставленный товар по Счету-фактуре № … от … », нажимаем «Провести и закрыть». Платежка отправляется в банк, по итогам оплаты кредитная организации отправляет выписку о снятии средств со счета (оригинал), на основании которого создается один документ, подтверждающий факт списания средств. Он создается автоматически на основании платежки, т.е. выделяем документ и жмем «Создать на основании», а далее — «Списание с расчетного счета».

Не забываем по заполнении провести, закрыть и подшить бумажные оригиналы для хранения. «1С Бухгалтерия» позволяет в любой момент посмотреть движение документа по регистрам.

Первичные документы в программе 1С Бухгалтерия при оптовой продаже

Отражение бухгалтерского учета оптовой торговли предполагает:

• выписку счета оптовому покупателю;
• отражение факта реализации, перехода права собственности;
• регистрацию оплаты, т.е. зачисления денег на расчетный счет.

Чтобы выставить счет, идем в раздел «Продажи», вкладка «Счета покупателям» — «Создать». Открывается форма нужного документа.

Указываем дату, заполняем «шапку» (верхняя часть). Табличную часть заполняем с помощью кнопок «Подбор» или «Добавить», если есть возможность выбрать уже внесенные товары, из справочника. Выставляем нужное количество. Обязательно следует проверять оптовые цены. Проводим и закрываем (одноименная кнопка), при необходимости выводим оригинал на печать (соответствующая кнопка «Печать»).

Реализация товара (отгрузка)

Порядок формирования документа отгрузки следующий. Он обычно создается на основании документации по оплате. Выделяем ранее созданный счет на оплату и нажимаем «Создать на основании» — «Реализация (Товары, услуги, комиссия)».

Заполнив все поля (дата, поставщик, склад отгрузки) выписываем (нажав одноименную кнопку). Затем провести, сохранить, убедиться в отсутствии расхождений.

Поступила оплата от покупателя – оформляем документально и этот факт, либо на основании уже созданного счета на оплату, или основываясь на документах реализации. Ориентируемся на способ оплаты. При оплате по безналу создаем документ «Поступление на расчетный счет».

При оплате наличными создается документ «Поступление наличных».

Заполняем все поля, указывая в том числе дату поступления средств, реквизиты платежки. Назначение платежа: «Оплата за товары от покупателя». Далее действуем аналогично вышеизложенному.

Ввод первичных документов в 1С 8.3 при возвратах от покупателя

Вернуть товар покупатель может как в случае выявления ненадлежащего качества, так и тогда, когда товар не подошел (зависит от условий сделки, договора). Следовательно, в учете надо отразить прием своего товара и возврат денег покупателю. Возврат выполняется на основании представленных покупателем оригиналов. Входим в ИБ, раздел

«Продажи», вкладка «Возвраты о покупателей».

Создадим новый документ на возврат (одноименная кнопка). Если покупатель произвел оплату товара, то выбираем операцию «Товары», если товары отгружены заранее, еще до того, как счет был выписан покупателю, то следует выбрать «Товары отгруженные».

Заполняем все поля документа (обязательны дата, наименование покупателя, склад, реквизиты договора), указанию подлежат реквизиты документа на реализацию, на основании которой была произведена отгрузка. Для заполнения табличной части автоматически достаточно щелкнуть по кнопке «Заполнить», и тогда надо будет подправить данные по возвращаемому товару, указать правильные сумму и количество. Не забываем провести, закрыть, сохранить оригиналы. Первичные документы в «1С Бухгалтерия» на возврат покупателю денег создаются на основании документа на возврат, который создается просто: найти нужный документ, выделить, щелкнуть «Создать на основании» — «Платежное поручение».

После заполнения реквизитов, проходим по гиперссылке «Ввести документ списания с расчетного счета» — как правило, это оригинал банковской выписки, которая подтверждает, что средства перечислены на счет, указанный покупателем. Проверяем корректность, отражаем, закрываем.

Осталось провести и закрыть.

Складские первичные документы в программе 1С Бухгалтерия

В рамках одной статьи мы не сможем рассмотреть все нюансы и типичные ситуации, но обрисовать работу по отражению товародвижения в целом вполне возможно. Первичные документы в «1С Бухгалтерия», отражая реальные перемещения товаров, позволяют отследить из потоки внутри склада, с одного на другой, а также отразить итоги такой процедуры, как инвентаризация (проверка фактического количества товаров для обеспечения сохранности и контроля)

Чтобы отразить перемещение товара, отправляемся в раздел «Склад», нажимаем на ссылку «Перемещение товаров», выбираем отправителя (скажем, «Оптовый склад») и получателя (например, «Розничный склад»). Теперь, нажав на кнопку «Подбор», указываем название и количество нужных товаров, нажимаем «Провести и закрыть».

Чтобы выполнить ввод первичных документов в «1С 8.3 Бухгалтерия» на инвентаризацию переходим по ссылке «Инвентаризация товаров» — «Создать».

Здесь заполняются данные по датам проведения, проверяемому объекту, указываются ответственные лица. Автоматическое заполнение осуществляется нажатием кнопки «Заполнить» — тогда в таблице отразятся остатки по всем складам. По итогам можно распечатать готовую инвентаризационную опись. По итогам инвентаризации могут быть выявлены как недостачи, так и излишки.

Оформление списания недостачи делается в документе на инвентаризацию, где щелчком по кнопке «Создать на основании» открываем форму «Списание товаров, материалов». Осталось указать дату, нажать «Провести и закрыть».

Оприходование излишков не представляет труда, также достаточно из формы документа на списание создать новый документ «Оприходование товаров», заполнить поля, указать дату, сформировать табличную часть, провести и закрыть.

Учет основных средств. Ввод первичных документов в 1С 8.3 Бухгалтерия

Основные средства – это материально-вещественное имущество хозяйствующего субъекта, используемое как средство труда при выполнении работ, оказании услуг, производства продукции. Срок использования ОС – более года.

Не могут быть ОС:

• инвентарь, стоимость которого менее лимитов, установленных для целей бухучета и налогового учета;
• сырье, материалы, которые используются однократно;
• товары, готовая продукция для продажи.

Основные критерии ОС:

• срок полезного использования превышает год;
• первоначальная стоимость превышает лимиты: 100 тыс. руб. – для налогового учета, любая величина, установленная в учетной политики – для целей бухучета.

Для учета движения ОС используют счет 01 (дебет — поступление, кредит – списание), амортизация и обесценение отражают по кредиту 02 (п. 39 ФСБУ 6/2020).

Чтобы отразить в учете приобретение объекта ОС, идем в раздел «Покупки» — закладка «Поступление (акт, накладная)» — «Оборудование». Заполняем открывшуюся форму учеными данными, в т.ч. указывается наименование ОС, количество и стоимость. Ввод – на основании оригинала накладной.

Чтобы отразить ввод в эксплуатацию ОС, надо после его оприходования пройти в раздел меню «ОС и НМА» — «Принятие к учету ОС».

• дату создания первичного документа;
• место, где будет использоваться ОС;
• во вкладке «Событие» — «Принятие к учету с вводом в эксплуатацию».

Для корректного начисления амортизации (износа) необходимо включить ОС в правильную амортизационную группу, для чего в закладке «Основные средства» зайти в «Группа учета ОС» и, ориентируясь на наименование, присвоить номер группы амортизации. Вкладка «Бухгалтерский учет» предназначена для того, чтобы определить способ поступления ОС (приобретен, получен безвозмездно). Нажимаем «Порядок учета» чтобы выбрать «Начисление амортизации» (как правило, это «Линейный способ»). Осталось провести и закрыть.

При продаже ОС ввод первичных документов в «1С 8.3 Бухгалтерия» осуществляется по адресу: раздел «ОС и НМА» — кнопка «Передача ОС». Далее заполнить дату, реквизиты, сформировать табличную часть (указав наименование ОС, стоимость, количество), по гиперссылке создаем счет-фактуру, проводим и закрываем.

Обмен электронными документами в «1С 8.3 Бухгалтерия»: какие варианты

Следует сказать несколько слов о возможностях передавать цифровые первичные документы в «1С Бухгалтерия». Напомним, что, согласно Закону о бухучете (ст. 9), допускается использовать не только бумажную первичку, но и электронную, цифровую, подписанную электронной подписью. Бумажная первичка – традиционные вариант, но не лишенный недостатков, в частности, документы:

• теряются;
• поступают с опозданием;
• вообще не поступают;
• теряют читабельность (выцветают и т.п.).

Бумажная первичка нередко оформляется ненадлежащим образом или вообще представляется в сканах (особенно документы от поставщиков). Игнорировать эти недостатки нельзя (под угрозой штрафов, снятия расходов и т.п.) в итоге приходится их изыскивать, затрачивая время. ЭДО в «1С» позволяет наладить эффективный, быстрый, безошибочный обмен электронными документами, сокращая время информационного обмена с контрагентами. К тому же отказ от ручного труда по вводу данных сокращает (а то и вовсе исключает) ошибки, вызванные человеческим фактором: ввод первичных документов в «1С 8.3 Бухгалтерия» строго формализирован, многие документы создаются на основании, автоматически на основе входящих. Отметим также:

• временную экономию на ввод первички в ИС, на подготовку и представление документов по требованиям ИФНС;
• экономию на бумаге, картриджах папках и т.п.;
• формирование удобного архива (достаточно простого бэкапа);
• удобный контроль статусов – с помощью фильтров можно быстро получить корректную информацию о том, на какой стадии тот или иной документ.

Руководителю более не надо подписывать документы от руки: используя ЭП, можно подписать сразу группу нужных документов.

Для того, чтобы начать обмен электронными документами, достаточно отправить приглашение (как это сделать – см. тут) и получить подтверждение.

Подробнее о преимуществах и условиях использования ЭДО можно почитать здесь.

Если контрагент не желает пока работать на ЭДО (или, что совсем уже невероятно, но все еще возможно, не имеет ЭП), то можно воспользоваться продуктом «1С:Бизнес-сеть», который позволяет отправлять и получать документы в программах «1С» без настройки обмена, криптографии и даже ЭП. Достаточно лишь интернет-доступа. В любом случае обмен первичными документами упрощается (хотя это не полноценные документы, они не имеют одинаковой силы с бумажными оригиналами). Подробнее об условиях использования сервиса ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть

Если необходима помощь в настройке, доработке, обновлению, обслуживанию, сопровождению программ «1С» то обращайтесь к нашим специалистам!

Источник: center-comptech.ru

Основные требования к типовым формам документов

С 2013 года субъектам хозяйствования предоставлена возможность отказаться от использования большинства унифицированных типовых форм документов и применять вместо них самостоятельно разработанные бланки. Важно, чтобы такие формы были утверждены на уровне организации приказом ее руководителя. Также необходимо проконтролировать, чтобы при их разработке были соблюдены основные требования к типовым формам, приведенные в соответствующих нормативных актах.

Нужно отметить, что немалая часть типовых бланков, разработанных государственными ведомствами, сегодня носит рекомендательный характер. Но остались и те формы, которые по-прежнему обязательны для использования. Они также будут рассмотрены в данной статье.

Какие бывают типовые формы документов, и в каких случаях они применяются

Среди множества видов типовых документов, которые в своей деятельности используют предприятия, можно выделить следующие:

• Для учета кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. К ним относятся: приказы о приеме на работу, штатное расписание, расчетная ведомость, график отпусков, личная карточка работника и др.
• Для учета кассовых операций: приходный и расходный кассовый ордера, кассовая книга, журнал регистрации кассовых ордеров и др.
• Для учета торговых операций: акт о приемке товаров, акт о списании товаров, унифицированные формы № ТОРГ-1, № ТОРГ-2, № ТОРГ-3, № ТОРГ-4 и т.д.
• Для учета ОС и нематериальных активов: акты о приеме-передаче объекта ОС, о приеме-передаче здания, накладная на внутреннее перемещение объектов ОС и др.
• Для учета материалов: акт о приемке материалов, лимитно-заборная карта, накладная на отпуск материалов, карточка учета материалов и др.
• Для учета продукции и ТМЦ в местах хранения: акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение, журнал учета поступающих грузов, акт о расходе товаров по партии, отчет о движении ТМЦ в местах хранения и др.
• Для оформления результатов инвентаризации: инвентаризационные описи, сличительная ведомость результатов инвентаризации и др.

Это далеко не полный перечень типовых форм документов, которые используются в работе компаниями.

Унифицированные формы первичной документации, установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов, остаются обязательными для применения и сегодня (Письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Перечень таких типовых форм в т.ч. включает:

• Первичные кассовые документы — кассовые ордера КО-1 и КО-2, кассовая книга формы КО-4, книга учета принятых/выданных денежных средств КО-5 (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
• Первичные документы для оформления перевозки груза – транспортные, товарно-транспортные накладные, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272, Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Требования к типовым формам документов

Какие данные должна содержать типовая форма, разработанная самим предприятием? Перечень обязательных реквизитов для первичных документов приведен в ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011. К ним относятся:

• название документа;
• дата составления;
• наименование субъекта хозяйствования, составившего документ;
• отображение факта хозяйственной жизни;
• величина натурального или денежного измерения;
• единицы измерения;
• должность лица, оформившего документ;
• подпись и Ф.И.О. лица, оформившего документ.

Субъекты могут создавать как полностью свои типовые бланки, так и на основе унифицированных форм, добавляя в них необходимые поля либо убирая лишние. Отсутствие вышеуказанных обязательных реквизитов в них не позволит принять такие документы к учету при налогообложении.

Основные требования к типовым формам, содержащим персональные данные

Под персональными данными подразумевается любая информация, прямо или косвенно относящаяся к конкретному физлицу (Ф.И.О., паспортные данные и пр.). Такое определение дано в п. 1 ст. 3 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». С обработкой персональных данных сталкивается практически каждая организация. Требования к типовым формам документов, включающим персональные данные, утверждены на законодательном уровне.

Типовые формы могут храниться в электронном формате или быть распечатанными на бумажных носителях. Бланки типовых форм могут изготавливаться при помощи средств вычислительной техники. Личные данные вносятся рукописным способом или с помощью компьютера. После внесения информации документы подлежат учету в специальном журнале с присвоением им учетного номера. При этом обязательно должны быть соблюдены основные требования к типовым формам документов, содержащим личные данные.

К типовым формам таких документов, в т.ч. относятся:

• анкеты, биографии;
• личная карточка № Т-2;
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• подлинники и копии приказов по личному составу;
• документы об обучении, оценке, аттестации работников.

Основные требования к типовым формам документов, включающим личные данные, приведены в п. 7 Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 № 687:

• Типовая форма или связанные документы должны содержать информацию о том, с какой целью собираются и обрабатываются личные данные. Также нужно указать:

• адрес организации или физлица, осуществляющего обработку информации;
• Ф.И.О. и адрес гражданина, чьи данные обрабатываются;
• источник, из которого была получена информация;
• сроки обработки сведений;
• какие действия будут производиться с данными;
• способы обработки информации.

• В документе должно быть поле, в котором гражданин сможет поставить отметку о своем согласии на обработку.
• Недопустимо, чтобы в документе были объединены поля, предназначенные для введения информации, цели обработки которой заведомо не совместимы.
• Документ необходимо составить таким образом, чтобы каждый гражданин смог ознакомиться со своими личными данными, не нарушая при этом интересы иных граждан, упоминаемых в документе.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник: spmag.ru