Первичные документы в строительстве это какие документы перечень

Складские документы — это специализированные шаблоны и формуляры, в которых фиксируется информация о фактическом наличии и движении материальных ценностей на складах организации.

Что относят к складским документам

Организация складского учета на предприятии направлена на достижение конкретных целей. Это обеспечение сохранности материальных ценностей и формирование достоверной и полной информации о наличии и передвижении материальных активов.

Вот что относится к складским документам:

• накладные;
• ведомости;
• акты;
• описи;
• журналы;
• другие документы, которые помогают вести учет материалов на всех этапах движения и позволяют проконтролировать перемещение активов на складах с момента их поступления до фактического выбытия, использования или списания.

Один из самых распространенных бланков — накладная ТОРГ-12.

Как организовать учет

Шаг 1. Организовать склад. Это особенно важно, если в учреждении большое количество товарно-материальных ценностей для их учета и хранения.

Что такое первичные документы? Ответы на вопросы

Шаг 2. Назначить ответственного работника или даже несколько лиц, уполномоченных на ведение складского дела.

Шаг 3. Утвердить перечень складских документов, которые будут использоваться в компании. НКО и представители бизнеса вправе разработать собственные бланки и формуляры. Все шаблоны следует закрепить в учетной политике. Бюджетникам следует руководствоваться положениями Приказа Минфина № 52н.

Документооборот на складе

Представим складской документооборот для чайников в виде таблицы с пояснениями к каждому формуляру. Все унифицированные формы можно скачать для работы. Бланки применять не обязательно, организация вправе разработать собственные шаблоны. Вот список основных складских документов:

Этап учета ТМЦ на складах

Образцы складских документов

Рекомендации по заполнению

Заполняются при покупке материальных ценностей у поставщика. Представляют собой товарные накладные, в которых детализирована информация о поступающих ТМЦ.

Так как документы поступают от внешних источников, заполнением бланков занимается поставщик (продавец, передающая сторона).

Приходный ордер заполняется ответственным лицом по ведению складского учета. Допускается отказаться от заполнения М-4, заменив формуляр специальным штампом. Штамп о получении проставляется на накладных. В структуре штампа должны быть предусмотрены все обязательные реквизиты М-4.

Это акт о наличии расхождений. Его требуется составить, если фактический объем, характеристики или качество поставки отличается от заявленных позиций в накладной.

Товарный чек или накладная

Используется при закупке ТМЦ через подотчетных лиц.

С 01.07.2019 изменились правила ведения подотчета. Теперь принять материалы только по накладной или товарному чеку нельзя. Обязательно требуется фискальный чек.

Справки, акты, ведомости и иные бланки

Используются при иных способах поступления ТМЦ. Например, при безвозмездной передаче придется подготовить акт о приемке-передаче. Либо использовать иной документ, предусмотренный в учетной политике.

Занятие № 6. Первичные документы

Например, складская справка об остатках в произвольной форме потребуется при сверке остатков с бухгалтерией.

Используется при условии, что организация осуществляет партионный способ учета ТМЦ. То есть каждая партия товара хранится отдельно. На каждую поставку заводится партионная карта.

Партия — это однородные товары, ценности, материалы, которые поступили в учреждение по одному первичному документу.

Бланк партионной карты разрабатывается фирмой самостоятельно.

Карточка учета материалов

Этот метод учета называется сортовым. Карточка заводится на каждую учетную единицу ТМЦ. Учет в таком случае ведется по видам материалов, сортам, наименованиям. Причем вне зависимости от даты и объема поставки.

Требование-накладная оформляется при необходимости передать ТМЦ от одного материально-ответственного лица другому. Например, при передаче материалов между складами или структурными подразделениями учреждения.

М-11 заполняет ответственный работник отправляющей стороны. Составляется 2 экземпляра. Первый хранится по месту выбытия актива, второй — по месту учета при поступлении.

Приказ о проведении инвентаризации

Локальный распорядительный акт — основание для проведения контрольных мероприятий. В приказе следует обозначить:

• цель инвентаризации;
• причину проведения;
• подконтрольные объекты;
• сроки проведения;
• членов и председателя комиссии.

С готовым приказом должны быть ознакомлены все заинтересованные лица.

Это фактическое наличие активов и ТМЦ на складе предприятия. То есть уполномоченная комиссия фиксирует данные в опись в соответствии с фактическими показателями и объемами ТМЦ.

Инвентаризация может проводиться только в присутствии материально ответственных лиц (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

Одна из обозначенных ведомостей заполняется при наличии расхождений фактических и учетных данных. Если бухгалтерский учет, складской учет не совпали, то расхождение фиксируется в документе.

Какой именно документ будет использоваться в работе, закрепите в учетной политике.

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

При получении материалов на хранение ответственное лицо заполняет акт приема-передачи ТМЦ по форме МХ-1. В нем фиксируется информация об активах, передаваемых на ответственное хранение на склад.

По истечению срока хранения либо по требованию передавшей стороны МОЛ возвращает товары. Оформляется акт о возврате ТМЦ в форме МХ-2.

Используется при списании материалов в производство либо для передачи активов на сторону. Заводится только на одну номенклатуру и на один отчетный месяц. По истечению отчетного периода передается в бухгалтерию.

Накладная об отпуске материалов на сторону

Заполняется при отпуске товаров или материалов на сторону. Используется редко, в большинстве случаев применяется форма М-15.

Оформляется разово. То есть один отпуск ТМЦ — один документ. Подготовьте сразу два экземпляра для каждой стороны.

Используется при реализации товарных ценностей. Если отгрузка товаров покупателям производится через транспортные компании, то следует оформить и товарно-транспортную накладную.

Накладные в складском учете

Несмотря на многообразие учетных и первичных форм учета, складская накладная является основным документом. Формуляр используется для отражения поступления активов на склад и для регистрации выбытия ТМЦ при реализации или на сторону.

Оформлением накладных занимается та сторона, которая осуществляет передачу товара: продавец или поставщик. Например, при покупке товара компания получает уже готовую форму ТОРГ-12. На основании этого документа в складском учете организации фиксируется отгрузка товара.

Уже при реализации актива, например при продаже собственной продукции, компания самостоятельно заполняет ТОРГ-12, так как сама компания выступает в роли продавца. Заполняется вся необходимая информация о сторонах сделки (покупатель, продавец и транспортная компания при необходимости). Затем регистрируется детальная информация о ТМЦ.

Образец товарной накладной ТОРГ-12

Инвентаризационные ведомости

Контроль над сохранностью ценностей и материальных активов — ключевая цель складского учета. Для реализации этой цели предусмотрена специальная процедура — инвентаризация. По сути, инвентаризационные проверки — это выверка фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.

Оснований для проведения инвентаризации несколько:

1. Перед составлением годовой финансовой отчетности.
2. При смене материально ответственного лица.
3. При выявлении фактов хищения активов.
4. При передаче активов в аренду или на ответственное хранение.
5. При ликвидации экономического субъекта.
6. При стихийных бедствиях, пожарах, наводнениях.

При выявлении расхождений составляется инвентаризационная складская ведомость.

Образец заполнения ведомости по форме ИНВ-19

Ценные бумаги в складском учете

Обеспечить сохранность ТМЦ можно не только на собственном складе. Нередко организации передают активы на сохранение сторонним торговым складам. При оформлении операции получающая сторона, то есть торговый склад, должна оформить соответствующую документацию. В вопросе следует руководствоваться статьей 912 ГК РФ, она подскажет, какие складские документы являются ценными бумагами.

Торговый склад, принимая на ответственное хранение ТМЦ, обязуется выдать:

1. Складскую квитанцию.
2. Простое складское свидетельство.
3. Двойное складское свидетельство.

Простое и двойное складское свидетельство признано ценными бумагами, так как эти документы выступают в роли залоговой документации. То есть товар в течение срока хранения является залогом путем залога соответствующего свидетельства. А вот унифицированная квитанция ценной бумагой не является.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Источник: gosuchetnik.ru

Первичные учетные документы

Первичные учетные документы призваны отражать происходящие в учреждении хозяйственные операции. Систематизированные данные из них переносятся в регистры и журналы бухгалтерского учета, которые составляют основу для формирования отчетности. Используются в практике те первичные бухгалтерские документы, перечень которых утверждается учетной политикой. Рекомендуемые для применения на практике бланки приведены в постановлениях Государственного комитета статистики:

• № 1 от 05.01.2004;
• № 71-а от 30 октября 1997;
• № 88 от 18 августа 1998;
• № 132 от 25 декабря 1998;
• № 100 от 11 ноября 1999;
• № 7 от 21 января.2003.

Первичные бухгалтерские документы кассового типа должны быть идентичны унифицированным формам, остальные бланки предприятиям разрешается видоизменять.

Виды первичных документов в бухгалтерском учете

Первичные документы могут быть внешними и внутренними. В первую категорию входят счета от контрагентов с платежными требованиями, ко второй группе причисляются авансовые отчеты, накладные и кассовые ордера.

Формы первичных учетных документов могут классифицироваться как:

• распорядительный тип (доверенность, приказ);
• исполнительные (акт);
• бухгалтерского оформления (талоны, справки).

Виды первичных документов по критерию объема содержащихся в них сведений подразделяются на сводные первичные и простые первичные.

Что относится к первичной бухгалтерской документации?

С 2013 года большая часть унифицированных бланков стала носить рекомендательный характер. Их разрешается использовать на практике в исходном виде или дорабатывать с учетом специфики бухгалтерского и управленческого учета. Что относится к первичным документам для отражения операций с активами из числа основных средств:

, представляющая собой Акт приемки-передачи.
1. Форма ОС-1а, применяемая для фиксации факта поступления и выбытия активов в виде зданий и капитального типа сооружений. , без которой невозможно показать списание актива. .
2. Инвентаризационные описи двух разновидностей – для основных средств (ИНВ-1) с нематериальными активами (ИНВ-1а).

Что относится к первичным документам бухгалтерского учета в кадровом делопроизводстве:

• в момент оформления начала трудовых отношений с конкретным сотрудником главным первичным бланком будет приказ, фиксирующий прием на работу, по форме Т-1;
• обязательно ведутся личные карточки работников формы Т-2;
• трудоустройство работников ведется в соответствии с сеткой должностей, установленной штатным расписанием по форме Т-3;
• первичные учетные документы в виде графиков отпусков (бланк Т-7);
• приказы о том, что конкретному сотруднику предоставляется отпуск с указанием точных сроков и дат отдыха, составляются на основе бланка Т-6;
• при увольнении составляются такие первичные учетные документы бухгалтерского учета, как приказы по формам Т-8 или Т-8а.

Список первичных документов в сфере начисления и выплаты заработка персоналу состоит из:

• бланков для табелированного учета отработанного времени (формы для ручного и автоматизированного заполнения Т-12 и Т-13);
• несколько видов зарплатных ведомостей (Т-49 и Т-53);
• лицевых счетов (бланк документа Т-54).

Первичные документы бухгалтерского учета – перечень обязательных к применению в исходном виде кассовых бланков:

1. Форма КО-1, именуемая приходным кассовым ордером. Бланк заполняется на листе бумаги формата А5.
2. Форма КО-2, представляющая собой расходный кассовый ордер, который распечатывается на бумажном носителе размера А5.
3. Форма КО-3, в которой регистрируются приходная и расходная документация.
4. Первичные документы в бухгалтерии форм КО-4 (пронумерованная, прошитая нитками и скрепленная оттиском печати кассовая книга) и КО-5 (книга для отражения денежных ресурсов, принятых и выданных кассиром).

К первичной документации можно отнести договоры, накладные, счета, акты, доверенности, товарные чеки, лимитно-заборные карты (бланки форм М-8), требования-накладные (М-11). Счет-фактура, вопреки распространенному мнению, не относится к разряду первичных документов – такой вывод содержится в письме Минфина № 03-03-06/1/392, датированном 25 июня 2007 г.

Первичные бухгалтерские документы – перечень обязательных реквизитов

В утверждаемый учетной политикой перечень первичных документов могут входить только те бланки, которые содержат обязательные реквизиты:

• полное наименование документа;
• дата оформления специалистом;
• сведения о фирме, создающей данный документ;
• первичка должна отражать суть содержания произведенной операции;
• измерители натуральной и денежной разновидности для оценки события в хозяйственной жизни организации;
• все первичные учетные документы имеют числовые характеристики для товарной продукции;
• информация о том, кто из сотрудников компании составил документ, кто несет ответственность за достоверность указанных в нем данных;
• первичные учетные документов бухгалтерского учета, перечень которых используется в компании, в обязательном порядке должны подписывать ответственные лица.

Важная особенность – если бланк документа заполняется в электронном формате, он подкрепляется электронной подписью должностных лиц, за которыми закреплена обязанность ведения первички. Все первичные документы бухгалтерского учета, перечень которых сформирован главным бухгалтером и утвержден руководством компании, обладают юридической силой.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник: spmag.ru

Первичные документы

Персонал компании, ее контрагенты, контролирующие инстанции, а также ряд иных хозяйствующих субъектов обязаны грамотно организовывать документооборот в рамках своего образования. Это позволят отслеживать производственные процессы, осуществлять контроль за ними и в результате сокращать затраты, увеличивая прибыль. Особое место в данном вопросе занимают первичные документы, с которых начинается любая производственная операция.

Сущность и назначение первичных документов

Первичные документы – это основа, на базе которой происходит учет. Это именно та категория документов, в которой содержится информация о каком-либо хозяйственном действии. Они могут составляться в электронной или письменной форме. В свою очередь, хозяйственное действие или операция – это мероприятие, которое определяет факт изменения в составе имущества, его размещения, перемещения или источник его появления. Первичные документы – это те бумаги, которые должны составляться во время операции или же сразу после окончания действия отмеченной процедуры.

Организации обязаны вести контроль затрат и поступлений с помощью рассматриваемых документов. На их основании определяется налогооблагаемая база, объем обязательных платежей и сборов к уплате, поэтому и ведение первичных документов обязательно. Из этого следует, что налогоплательщики не могут сформировать налоговые декларации без первичной документации, заверенной их визой и печатью (при ее наличии).

В жизни фирмы значение первичных документов довольно велико. Их данные важны для составления статистической, управленческой и налоговой отчетности. Указанные сведения также могут помочь в решении судебных конфликтов. Однако первичные документы так же, как и другие, имеют силу только при условии, что определенный хозяйственный процесс на самом деле осуществлялся.

Общие требования и реквизиты первичных документов

К общим требованиям относительно первичного документа относятся:

Дата, когда бумага была составлена. Так как любая документация должна быть подкреплена фактом совершения действия, то первичный документ должен быть составлен сразу после операции или на протяжении ее реализации;
• Наличие неотъемлемых реквизитов: название документа, дата создания, название организации, составляющей его (наименование контрагента, для которого сформирован документ), суть операции, единицы измерения, сотрудники, ответственные за оформление бумаги и совершение хозяйственной операции, визы приведенных субъектов, а также печать при наличии. Все, вышеуказанные данные наделяют документ юридической силой;
• Дополнительные сведения: ОГРН фирмы, номер документа, банковские реквизиты и т. д.;
• Вид документа: электронный или заполненный от руки;
• Определенная форма (бланк). Некоторые предприятия имеют особую, разработанную самостоятельно форму документа;
• Исполнение всех правил оформления документа. Записи делают черным цветом и, если документ заполняется от руки, то только такой пастой, которая бы могла сохранить документы в должном виде на весь период их хранения;

Отдельно стоит рассмотреть процесс визирования документов. Бумаги подписываются непосредственно управленцем предприятия или субъектами, обладающими правом подписи. Виза также должна быть подкреплена печатью при ее наличии, а электронная подпись накладывается в соответствии с действующим законодательством.

Обработка и хранение первичных документов

Любые бумаги требуют проверки, и первичные бумаги не исключение. Контролирующие инстанции обращают внимание на особенности оформления следующих реквизитов:

• Форма составления. Проверяется точность наполнения документа, отсутствие ошибок, пробелов в заполнении, наличие всех обязательных реквизитов, контролируется наличие подписей и печатей (при их актуальности для конкретной компании);
• Смысловое наполнение. Проверяется легитимность хозяйственного мероприятия, ее целесообразность, логичная связь и соответствие показателей в данном документе другим сопроводительным бумагам;
• Арифметика. Проверка вычислений, подсчетов, надбавок, наценок и т. д.

Если обнаружено, что документ составлен неверно, то его отдают для исправления ошибок. Если же документы составлены верно, то их передают руководству для дальнейшей обработки.

С первичной документацией уместно проводить следующие действия:

• Оценка стоимостей в документе. Это определение стоимости хозяйственной операции, которые зафиксированы в документе;
• Группировка. Документы объединяются по типам хозяйственной деятельности, операции и виду учета. Сама по себе группировка – это так называемая систематизация документов по схожим признакам для получения каких-либо более обширных данных для отчетов;
• Распределение по счетам. В документе указывается корреспондентский счет, которому он соответствует и заносится в программу.

Все документы, касательно которых завершили проверку и обработку, должны быть отмечены, для того чтобы их не использовали в следующий раз. Такой признак может быть разным, например, установка даты, которой документ был введен в программу, соответствующая пометка в виде штампа или подпись лица, который обработал бумагу.

Важно помнить, что если к документу, такому как приходный или расходный кассовый ордер, прилагаются наличные средства, то в обязательном порядке на документах должна быть печать, штамп или подпись о получении финансовых средств с указанием даты.

Для сбережения документов следует составить их реестр. Он нужен для того, чтобы все документы хранились в едином порядке, а также для обеспечения правильного учета и скорого поиска информации. Документы чаще всего группируются в хронологическом порядке и хранятся по месту их формирования. Минфин РФ определил сроки хранения такой документации.

Например, счета-фактуры, регистры фискального учета, книги учета покупок и продаж, а также все документы, которые требуются для расчета налогов, должны храниться, как минимум, 5 лет. Начало отсчета определяется с момента последнего упоминания документа в отчетности, в соответствии с Письмами Минфина РФ № 03-07-11/45829 от 19.07.2017г., а также № 03-11-11/104 от 30.03.2012г. Такие бухгалтерские документы как накладные, акты, оборотно-сальдовые ведомости хранятся также 5 лет.

Если фирма списывает убытки за прошлые года, то такие документы должны храниться дольше настолько, насколько будут переноситься убытки.

Если предприятие избавится от документов раньше положенного срока, то инспектор по проверке может снять расходы или НДС, так как они не будут подтверждены документально. После этого на фирму будут дополнительно начислены санкции, пени, штрафы. Также предприятие могут оштрафовать от 10.000 руб. до 30.000 руб. за отсутствие первичных документов, исходя из ст. 120 НК РФ.

После того, как срок хранения документов истечет, они подвергаются утилизации. Для этого руководитель предприятия собирает комиссию, которая в начале каждого года проверяет, какие документы подлежат уничтожению. Комиссия составляет акт, в котором указан перечень первичных документов или любых иных бумаг, срок хранения которых истек, акт визирует директор и после этого документы правомерно уничтожить. Большие компании иногда пользуются услугами специальных организаций, которой передают документы на утилизацию по накладной, а та составляет акт об их уничтожении.

Классификация первичных документов

Стоит обратить внимание на классификацию первичных документов. В частности, такие документы следует классифицировать:

От качества документов зависит и качество всего документооборота и учета предприятия. Основой построения бухгалтерского, управленческого и налогового учетов являются первичные документы. Грамотно, корректно и своевременно зарегистрированные распорядительные и исполнительные документы вносят плановость и дисциплинированность системы бухгалтерского учета.

Таким образом, первичные документы помогают глобально проанализировать деятельность организации с целью обнаружения скрытых резервов, выявления ошибок, нахождения потерь и недостач. В процессе обработки документов также контролируется правильное соблюдение расчетной кредитной и кассовой дисциплины, осуществляется контроль за рациональным и обоснованным расходом ресурсов предприятия, как материальных, так и трудовых.

Источник: delatdelo.com

Первичные документы при производстве готовой продукции

Оформление итоговых результатов производственного процесса зависят от качества и полноты составляемых первичных документов учета.

Этот процесс подлежит документальному оформлению на всем протяжении процесса изготовления готовой продукции начиная с отпуска материала в производство на основании утвержденных документооборотом предприятия первичных документов.

Так, к числу значимых форм относятся доверенности (ф. № № М-2 и М-2а) на право представления интересов организации при получении материальных ценностей, поставляемых для возможности обеспечения материальной основы производства.

Приходным ордером (ф. № М-4) оформляется поступление сырья от поставщика или после переработки. Составляется в одном экземпляре и выписывается на фактически поступившее количество материальных ценностей. Аналогичные функции выполняет акт о приемке материалов (ф. № М-7), отражающих принятые материалы, различные по количеству, качеству и ассортименту.

При наличии ограничений по отпуску материалов оформляется лимитно-заборная карта (ф. № М-8), которая учитывает потребляемые на постоянной основе материалы, а также в целях контроля за соблюдением действующих лимитов на отпуск сырья или материалов соответствующей категории. Важной особенностью при оформлении этого документа является то, что отпуск сверх лимита допускается только по решению руководителя организации или уполномоченного им лица.

После завершения процесса производства и готовности продукции к дальнейшему хранению и реализации достаточно распространенным является такой первичный документ как требование-накладная (ф. № М-11). Она используется для учета движения ценностей (в данном случае произведенной готовой продукции) между подразделениями организации либо между материально-ответственными лицами (например, представителя производственного цеха, выпустившего готовый продукт, и заведующий складом готовой продукции.

Данный документ составляется в двух экземплярах и подписывается материально-ответственным лицом подразделения, которое передает продукцию на склад. Необходимость составления двух экземпляров связана с тем, что для структурного подразделения, передавшего продукцию, он является основанием для списания, в то время как заведующий складом (или аналогичное лицо) использует его для оприходования поступивших ценностей для их дальнейшей подготовки к реализации.

К числу основных первичных документов при производстве готовой продукции можно в некоторых случаях отнести и накладную на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15). Она применяется в случае отпуска ценностей хозяйствам, входящих в организацию, но территориально расположенным за пределами ее основной территории.

Совокупность составляемых на этапах производства первичных документов используется при обобщении общих результатов работы и оценки эффективности производства готовой продукции как основной цели организации, осуществляющей производственную деятельность.

Источник: youarex.ru