Письмо на предоставление услуг по строительству

Задача: Написать письмо с просьбой о скидке и получить эту самую скидку.

Предположим, наша компания занимается организацией выставок. И большую долю их расходов составляет оплата услуг типографии. Буклеты, брошюры, пакеты, стенды, биллборды, плакаты. Всё это заказывается тоннами и стоит не малых денег. На волне кризиса рождается разумная идея — запросить у типографии скидку.

Нужно составить руководителю типографии такое письмо о скидке, которое:

• не выбросят в мусорную корзину,
• прочитают до конца,
• обсудят внутри коллектива.

И благодаря которому:

• согласятся пойти вам на встречу,
• дадут скидку.

Первый подход

Пишем так, как нас учили писать деловые письма — сухо, строго, по делу, с использованием привычных слов и оборотов.

Генеральному директору ООО«Супертипография»
Гуттенбергу И.

В связи с тяжелой экономической ситуацией в бизнесе вынуждены обратиться в компанию «Супертипография» с просьбой о предоставлении скидки на услуги типографии.

Пишем рекомендательное письмо для поступления в зарубежный университет

Наши компании давно работают вместе. За годы сложилось взаимовыгодное продуктивное сотрудничество. Поэтому рассчитываем на адекватное рассмотрение нашей просьбы с вашей стороны.

С уважением и надеждой на понимание,
Экспоцентров Сергей.

Что получилось? Правильно, хлам. Такое письмо летит в корзину на десятой секунде чтения с с примерно такими словами — «А мне что с того? Будто у нас нет кризиса? На всех скидок не напасешься…».

Второй подход

Пишем письмо с пользой и выгодами для типографии, ответами на вопросы и снятием страхов.

1. Упоминание о кризисе меняем на точные цифры падения объемов компании — «Только в апреле текущего года количество заключенных договоров уменьшилось у нас на 40%». Типография становится немножко сопричастной нашим неудачам, да и со своими сможет сверить. Если у них также плохо, появится сочувствие, если лучше — возможно проснется великодушие.
2. Пишем, что сами уже подвинулись в ценах для своих клиентов — «чтобы поддержать наших клиентов, мы снизили все позиции по прайсу на 25%». Так в типографии увидят, что даже в кризис мы остаемся развернуты лицом к клиентам.
3. Просьбу о скидке предельно конкретизируем — «просим предоставить скидку 16%» (некруглые цифры только усилят эффект вовлеченности адресата — «почему не 10 или 20%, а прям 16%?»). И немного завышаем ожидаемый результат, чтобы оставить себе и типографии пространство для маневра.
4. Указывает точный срок, на который нам нужна скидка — «на оставшиеся восемь месяцев по текущему договору о сотрудничестве». Большой начальник в типографии увидит, что вы не просите халяву до скончания времен, и немного успокоится, потому что скоро всё вернется обратно.
5. Описываем выгоду типографии от согласия на скидку – «сохранение в портфеле заказчиков проверенной платежеспособной компании». А между строк в типографии прочитают —«в случае отказа от скидки мы вынуждены будем искать типографию подешевле».
6. Даем ответ на очевидный вопрос адресата «Ну, и как скидка в 16% поможет им?» — «Мы разослали запрос о предоставлении скидки всем нашим текущим поставщикам. Если все они ответят положительно, то мы получим экономию на расходах, которая позволит пережить кризис и не закрыть бизнес».
7. Немного сластим горькую пилюлю и показываем, что типографии не придется быть пионером в предоставлении скидки — «Телефонная компания уже поддержала нас и скинула 16% со стоимости связи. А наш текущий арендодатель нашел возможности снизить аренду на 20%».
8. И завершаем безо всяких заискиваний лаконичным «С уважением, компания М».

Генеральному директору ООО«Супертипография»

Как написать деловое письмо, чтобы ответили | Советы по написанию письма с предложением чего-либо

Гуттенбергу И.

2016 год начался с большого количества вызовов для всех сфер бизнеса.

Наша компания не стала исключением. Только в апреле текущего года количество заключенных договоров уменьшилось у нас на 40%. Год только начинается, и предпосылок к улучшению пока не наблюдается.

Мы со своей стороны, понимая трудности наших клиентов, поддерживаем их в силу своих возможностей. С января мы снизили свои расценки на 25%.

С аналогичной просьбой о взаимной поддержке обращаемся мы и к вам. И просим рассмотреть возможность предоставления скидки в размере 16% к текущей цене на типографские услуги на оставшиеся восемь месяцев по текущему договору о сотрудничестве.

Подобный шаг выгоден обеим сторонам. Вы сохраняете в портфеле заказчиков проверенную платежеспособную компанию. Мы — за счет оптимизации расходов, сохраняем бизнес и продолжаем обеспечивать вас заказами.

У вас может возникнуть резонный вопрос – как скидка в 16% поможет нам? Тут всё просто. Мы разослали запрос о предоставлении скидки всем нашим текущим поставщикам. Если все они ответят положительно, то мы получим экономию на расходах, которая позволит пережить кризис и не закрыть бизнес.

Телефонная компания уже поддержала нас и скинула 16% со стоимости связи. А наш текущий арендодатель нашел возможность снизить аренду на 20%.

Жду вашего решения и ответа.
С уважением, Экспоцентров Сергей.

Готово! Совсем другое дело. Можно отправлять адресату.

В указанном письме компании и размер скидки можно смело заменять, шаблон универсальный.

Реальный факт: Аналогичное письмо было использовано юридической компанией в 2015 году и позволило получить скидку от арендодателя в размере 5% к текущей ставке арендной платы.

Источник: evpopkov.ru

Жалоба на отделение «Почты России»

Почта России — одна из самых распространенных организаций в РФ. Она признана стратегически важной. Потому все серьезные государственные структуры и частные лица пользуются её услугами. Курьерские службы охватывают далеко не все города. Потому у многих граждан не остается выбора.

Всё это отражается на качестве услуг отделений «Почты России».

Зная, что клиенты всё равно продолжат обращаться в «Почту России», сотрудники этой организации не всегда добросовестно выполняют свои обязанности. Однако закон позволяет частным лицам написать претензию на работников данной структуры. Чтобы выполнить действие, необходимо заранее ознакомиться со всеми особенностями жалобы на отделение «Почты России».

Причины жалобу на отделение

Жалоба на «Почту России» может быть составлена в соответствии с действующим законодательством. Организация функционирует в соответствии с нормами ФЗ о почтовой связи и ФЗ о связи. Как только человек обратился в отделение организации, он становится её клиентом. Права покупателя защищает Закон о защите прав потребителей.

Внутри самой «Почты России» существует претензионная организация, призванная реагировать на обращения клиентов. Потому человек имеет право сообщить о ненадлежащем выполнении обязанностей сотрудниками «Почты России» и составить жалобу.

Внимание! Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефонам: +7 (499) 938-45-06 Москва; +7 (812) 467-35-49 Санкт-Петербург; +7 (800) 350-10-92 Бесплатный звонок для всей России.

Список причин, способных стать поводом для обращения в соответствующие инстанции, строго регламентирован. Человек имеет право пожаловаться на отделение «Почты России», если:

• в офисе организации образовалась длинная очередь;
• персонал «Почты России» неуважительно относится к клиенту;
• учреждение работает слишком медленно;
• нарушены сроки осуществления перевода или доставки отправлений;
• человек получил или отправил посылку и груз был повреждён;
• человеку необоснованно отказали в предоставлении услуг;
• посылка или письмо были утеряны.

Куда писать жалобу?

Сегодня существует много организаций, готовых принять жалобу на отделение «Почты России». Пользователь может обратиться:

1. В центральный офис организации. Документ можно передать в письменном виде или в режиме онлайн.
2. В Роскомнадзор. Жалобы отправляются через официальный сайт государственного органа. Обратиться можно и письменно, отправив заполненный документ по почте на адрес московского офиса организации.
3. Конкурс консультантов учреждения.
4. Начальнику отделения почты. Гражданину предстоит записаться на личный приём. Жалоба может быть изложена в письменной или устной форме.
5. Воспользовавшись официальным мобильным приложением, позвонив на телефон горячей линии или отправив сообщение на электронную почту организации.
6. Обратившись в Минкомсвязь или прокуратуру.
7. Подав заявление в суд.

Изначально необходимо обратиться с претензией на отделение «Почты России» в саму организацию. Для этого нужно выбрать один из наиболее удобных способов из вышеперечисленного списка. Если подача заявки результатов не дала, стоит обратиться в надзорные органы, а затем в суд.

Бюро жалоб «Почты России»

За ненадлежащее исполнение обязанностей «Почта России» несет ответственность перед клиентами. Потому компания стремится улучшить качество оказываемых услуг. Внутри организации действует так называемое бюро жалоб. Клиент может обратиться в него, если по каким-либо причинам не удовлетворён качеством работы отделения. Заявка может быть подана:

Горячая линия «Почты России» работает круглосуточно 8 800 200-58-88

Срок рассмотрения жалобы составляет от 5 дней до 2-3 месяцев в зависимости от причины, из-за которой человек недоволен работой компании.

Претензия на отделение «Почты России» онлайн

Пожаловаться на отделение»Почты России» можно в режиме онлайн. Способ позволяет сэкономить время. Его не придется тратить на личный визит в организацию. Чтобы воспользоваться методом, необходимо зайти на официальный сайт учреждения. Затем потребуется внести информацию в онлайн форму и отправить жалобу на рассмотрение.

Аналогичным способом заявление может быть подано в любой уполномоченный орган, принимающий интернет-заявления.

Составлять заявку нужно правильно. Оформляя бланк документа, стоит принять во внимание следующие советы:

• жалобы можно писать только на русском языке;
• к заявке можно приложить файлы, подтверждающие правоту заявителя, однако их общий вес не должен превышать 5 Мб;
• если к заявлению прикладываются документы, они должны быть отсканированы и вся информация, содержащаяся в жалобе, должна быть достоверной;
• стиль изложения должен быть официально деловым;
• в тексте документа не должны присутствовать нецензурные выражения или эмоциональные отступления.

Если жалоба на отделение «Почты России» была отправлена в режиме онлайн, ответ поступит аналогичным образом. Он будет отправлен на тот же электронный адрес, с которого поступила претензия. Срок рассмотрения заявки напрямую зависит от того, с каким вопросом человек обращается в уполномоченный орган.

Пошаговая инструкция предъявления претензии

Если человек уверен, что его права были нарушены, он может подать жалобу на «Почту России». Для этого потребуется выполнить следующие действия:

1. Попробовать решить проблему на уровне начальства отделения, предоставившего некачественную услугу. Для этого потребуется составить заявку или оставить запись в книге отзывов и предложений. Она должна иметься в каждой организации. Если предпринятые действия результата не возымели, необходимо обратиться к вышестоящему руководству почты.
2. Подготовить письменную жалобу о ненадлежащем выполнении обязательств сотрудников отделения «Почты России». Документ должен быть оформлен правильно. Лучше использовать готовый образец. Бумага может быть направлена при помощи почты или передана в режиме онлайн. Выбор зависит от удобство гражданина.
3. Дождаться принятого решения. Процесс ожидания может занять от 5 дней до нескольких месяцев. Точный период зависит от сложности сложившейся ситуации. Ответ будет сообщен тем же способом, при помощи которого осуществлялось обращение.
4. Решить, что делать далее. Если вердикт человека не удовлетворяет, он может подать заявку в вышестоящие органы или обратиться в суд.

Образец жалобы на «Почту России»

Чтобы жалобу на отделение согласились принять, она должна быть составлена правильно. В документе предстоит указать:

• личные данные;
• сведения для оперативной связи;
• суть обращения в уполномоченный орган.

Ряд ситуаций позволяет гражданину требовать компенсацию. Чтобы претендовать на её получение, нужно детально изучить действующее законодательство. Запрашивать стоит только ту сумму, которую позволяет установленная норма. Денежное возмещение положено за нарушение временной рамки или причиненные неудобства. Почта обязана предоставить оплату за каждый день просрочки.

При этом сумма не должна быть больше уплаченной гражданином при оформлении заказа. Если человек укажет правильную сумму, получить её удастся быстрее.

Впервые столкнувшись с потребностью в оформлении жалобы на отделение «Почты России», не все граждане знают, как правильно оформить документ. Чтобы избежать проблем, эксперты рекомендуют использовать готовый образец. Скачать бумагу можно здесь.

«Почта России» телефон для жалоб

Подать жалобу на «Почту России» можно по телефону. Это позволяет оперативно реагировать на сложившуюся ситуацию. С помощью метода человек сможет обратиться в уполномоченный орган сразу же, едва произошло ненадлежащее оказание услуги.

Подача заявки осуществляется при помощи звонка на горячую линию «Почты России». Человек имеет право не только задать интересующий вопрос или изложить недовольство, но и высказать предложения по улучшению сервиса. Звонить необходимо на номер 8-800-2005-888.

Связаться с оператором можно в следующих ситуациях:

1. В почтовом отделении образовалась очередь больше 5 человек. Гражданину предстоит указать номер филиала организации. Как только действие будет осуществлено, информация незамедлительно поступит начальнику отделения.
2. Уточнить сведения о графике работы.
3. Получить данные о денежных переводах.
4. Уточнить информацию о движении письма или посылки.
5. Получить иную консультацию.

Плата за звонок не взимается.

Можно ли подать жалобу на очередь?

Обычно визит в отделение Почты у граждан ассоциируется с длительным периодом ожидания. Выполнение ряда операций занимает длительное время, что приводит к образованию очереди. Однако подобное нормой не является.

Правила функционирования отделения «Почты России» позволяют пожаловаться, если образовалась слишком длинная очередь. Обратиться можно, если количество ожидающих превысило 5 человек.

Подача жалобы осуществляется по телефону. Чтобы выполнить действие, потребуется обратиться на горячую линию по номеру 8-800-2005-888. Звонок бесплатный. В процессе обращения предстоит указать номер отделения, в котором образовалась очередь. Сведения незамедлительно будут переданы начальнику отделения.

Обычно реакция на жалобу, поступившую на образовавшуюся очередь, происходит незамедлительно.

Ответ на претензию

Когда жалоба написана, потребуется дождаться решения. Оно будет сообщено тем же способом, при помощи которого человек обращался в организацию. Сроки ответа четко регламентированы. Решение по жалобе должно быть предоставлено в течение 5-90 дней. Время ответа зависит от следующих факторов:

• учреждение, в которое осуществляется обращение;
• причина подачи жалобы;
• наличие потребности в предоставлении выплаты.

Если заявка подается в саму «Почту России», у сотрудников есть 15 суток на выполнение внутренней проверки и наказания виновных или отказа в рассмотрении жалобы. Последнее решение может быть принято только при наличии веских причин для отказа. В исключительных случаях период рассмотрения может быть продлен еще на 15 дней. При этом сотрудники организации должны предупредить заявителя и сообщить о причинах принятого решения.

Если обращение осуществлялось в прокуратуру, Роспотребнадзор или Роскомнадзор, ответ должен быть дан в течение 30 дней. За первые 10 суток государственный орган должен сообщить заявителю, будет ли осуществляться проверка по жалобе, или документ оставили без движения.

За это время сотрудники учреждения запросят необходимые бумаги и свяжутся с отделением «Почты России», с которым возник конфликт. За оставшийся промежуток времени уполномоченный орган должен окончательно разобраться в ситуации и дать ответ заявителю. Если случай сложный и требует большого количества времени для рассмотрения, период могут продлить еще на 30 дней. Заявителя обязаны уведомить о пролонгации срока рассмотрения заявки и причинах подобного.

Виды компенсаций

Далеко не все граждане знают, что Федеральный закон о почтовой связи и иные нормативно-правовые акты, на основании которых осуществляется работа «Почты России», подразумевают возможность получения компенсаций. Они делятся на два вида — имущественные и моральные.

В первой ситуации денежные средства предоставляются из-за нарушения сроков почтовых отправлений или денежных переводов. Размер компенсации строго фиксирован. Величина составляет 3% от платы, взимаемой за предоставление услуги. Компенсация выплачивается за каждый день.

Получить выплату за моральный ущерб можно в случае, если были нарушены правила обслуживания, или сотрудники отделения «Почты России» отнеслись к клиенту по-хамски. Выплата не имеет фиксированного размера. Она назначается в зависимости от индивидуальных нюансов в сложившейся ситуации. Получить компенсацию за моральный ущерб можно только обратившись в суд. В ходе разбирательства будет определено, имеет ли право человек претендовать на получение компенсации, и в каком размере она будет предоставлена.

Требования о выплате денежного возмещения за моральный ущерб удовлетворяются не всегда. Человеку предстоит доказать, что действия сотрудников «Почты России» нанесли вред клиенту.

Обращение в суд

Если иные способы воздействия на «Почту России» результата не возымели, человек имеет право обратиться в суд. Для этого потребуется собрать доказательную базу и написать исковое заявление. Документ должен быть заполнен в соответствии с установленными правилами. В иске должна присутствовать следующая информация:

• информация об истце и ответчике;
• причины обращения в суд;
• требования заявителя.

Особое внимание стоит уделить сбору доказательной базы. К жалобе на отделение «Почты России» необходимо приложить документы, подтверждающие правоту заявителя. Если человек подает иск из-за того, что посылка была вскрыта, вместе с документами можно приложить фото и видео доказательства. Съемку нужно проводить, не покидая отделение «Почты России». Итоговое решение во многом зависит от полноты доказательной базы.

Нюансы

• ФИО лица, нарушившего права гражданина;
• должность сотрудника;
• дата и время происшествия;
• суть допущенного нарушения;
• требования гражданина.

Начинать добиваться справедливости необходимо с подачи заявки к непосредственному руководству филиала, в котором было допущено нарушение. Если действие эффекта не возымело, нужно обратиться в Роспотребнадзор. Затем предстоит подать жалобу на отделение «Почты России» в прокуратуру. Обращение в суд осуществляется в крайнем случае.

Это связано с тем, что конфликт обычно можно решить мирным путем. Кроме того, судебное разбирательство обычно осуществляется очень долго. Однако если права человека были нарушены, а обращение в иные инстанции эффекта не возымело, не стоит отказываться от подачи искового заявления в суд. Только так человек сможет добиться справедливости.

Источник: potrebitel-expert.ru

Письмо контрагенту о предоставлении документов

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

Письмо-запрос о предоставлении информации

Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

• разъяснение мотива письменного обращения;
• ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
• суть обращения;
• конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
• стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
• регистрация в качестве исходящей документации.

ООО «Преодоление»
Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46
Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91
Генеральному директору
ООО «Настурция»
А.Р. Леонтовичу

25.10.2016 года, исх. № 78

Об ассортименте и ценах на расходные материалы

Уважаемая Анна Ростиславовна!

Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) .

Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением,
генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов

Письмо-запрос о предоставлении документов

Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

• «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
• дата, исходящий номер;
• название запроса, отражающее характер просьбы;
• личное обращение (кроме запросов в госорганы);
• суть просьбы;
• вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
• завершение документа (подпись, печать).

ООО «Персефона»
г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19
Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20
ИНН 2192847361, КПП 50010007
Директору АКБ «Финресурс»
А.П. Реутову

10.02.2016 года, исх. № 12

Запрос на предоставление копий документов

Уважаемый Анатолий Петрович!

Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.

Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В. Клубниченко

Письмо-запрос в налоговую

Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

• название;
• ИНН;
• адрес;
• ФИО и подпись руководителя;
• печать (если применяется организацией).

Желательно использование фирменного бланка.

ООО «Затура»
г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16
Тел. (495) 222-67-10, факс (495) 222-67-11
ИНН 6173849076
В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ
№1 по г. Москве

Исх. № 157 от 4 мая 2017 года

Запрос о счетах должника

По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

• наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
• номера расчетных счетов, открытых должником.

К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко

Письмо-запрос в банк

Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

• правильное указание реквизитов автора письма;
• ясное изложение проблемы;
• по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
• по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.

О реструктуризации задолженности

12.03.15 г. между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от 12.03.15 г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита 12.03.2017 года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля.

Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.

С 10.05.2016 года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285.

В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.

О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.

15.01.2017 г. /Линчевский/ Д. Я. Линчевский

Обоснование причины, по которой запрашиваются бумаги

Составляя запрос о предоставлении какой-либо информации, в том числе и документов, необходимо в обязательном порядке указать причину обращения.

ВАЖНО. Требование документов без объяснения причин, считается признаком дурного тона. Вторая сторона вполне имеет право не отвечать на подобный запрос.

Обосновать причину представления документов можно следующим образом, например:

1. в случае если запрос делает одна из сторон сделки, то тут можно сослаться на договор, который был заключен ранее;
2. государственные органы в своем запросе могут ссылаться на соответствующие нормы законодательства, согласно которым организация обязана представить ту или иную документацию;
3. судебные органы могут сослаться на исковое заявление и т.д.

Следует отметить, что не указывать причину обращения можно только в том случае, если она является очевидной (например, составление запроса коммерческого предложения, согласно образцу). В иных ситуациях необходимо подробно расписать мотивы, направленного запроса, чтобы у адресата не оставалось вопросов.

Как составить — пошаговая инструкция

Составление письма-запроса о предоставлении документов, можно представить в виде пошаговой инструкции:

Необходимо составить «шапку» документу.

Как правило, в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, составляющей запрос, а в правом верхнем углу указывается адресат.

К обязательным реквизитам отправителя, относятся:

• его полное наименование;
• адрес;
• контактный телефон.

Некоторые организации также указывают тему письма (например, о получении архивной справки).

В случае если вопрос срочный, то имеет смысл тактично упомянуть о том, что ответ на данный запрос должен быть предоставлен в короткие сроки.

Кроме того, в самом конце запроса необходимо указать исполнителя документа, а также контактный номер телефона, по которому с ним можно будет связаться, в случае возникновения вопросов.

Как оформить ответ?

Любой запрос предполагает получение ответа на него. Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:

1. положительный;
2. отрицательный.

Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:

1. «Шапка» ответа — составляется по аналогии с письмом-запросом. Необходимо указать все реквизиты организации отправителя, а также ФИО должностного лица организации, в которую направляется документ.
2. Регистрационные данные – дата и номер регистрации ответа на запрос.
3. Обращение к представителю организации, для которой готовится ответ.
4. «Тело» документа – будет отличаться в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной ответ.

В случае положительного ответа:

• необходимо сослаться на ранее полученный запрос (указываются его реквизиты, а также кратко излагается суть);
• дается ответ о согласии представить запрашиваемые документы;
• к письму-ответу прилагается соответствующая документация.

При отрицательном ответе указывается:

• ссылка на ранее полученный запрос;
• причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
• констатация отказа.

Вариант положительного ответа

ООО «Акварель» Генеральному директору

г. Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель»

тел. (095) 961-11-58, факс. (095) 967-13-55 Алексееву И.И.

ОКПО 2835478, ОГРН 1123543647567

На № 01-11/323 от 25.11.16

Уважаемый Игорь Иванович!

В ответ на Ваш запрос от 25 ноября 2016 года № 01-11/323 о представлении прейскуранта на новую линию декоративной косметики, направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается).

Приложение на __8__ л.

Генеральный директор ООО «Акварель» Иордан С.Н.

Вариант отказа контрагенту

ООО «Виктория» Генеральному директору

г. Санкт-Петербург, ул. Пушкина, д. 12 ООО «Эклат»

тел. (095) 966-15-67, факс. (095) 467-19-11 Погожему С.И.

ОКПО 245637, ОГРН 112734748595

На № 01-20/21 от 15.09.17

Уважаемый Степан Игоревич!

В ответ на Ваш запрос от 15 сентября 2017 года № 01-20/21 о предоставлении технологической карты производства мебели, сообщаю, что ООО «Виктория» отказывает Вам в представлении данной документации в связи с тем, что она является коммерческой тайной.

Генеральный директор ООО «Виктория» Иванов С.А.

В заключение следует подчеркнуть, что при написании письма-запроса необходимо соблюдать все правила деловой переписки, а также следить за тем, чтобы текст был изложен максимально понятно и без грамматических ошибок.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Предоставление счет-фактуры заказчика

Нет, неправомерно. НК РФ вообще не обязывает подрядчика передавать счет-фактуру заказчика. НК РФ обязывает выставить документ в течение 5 дней со дня отгрузки, но не передать, с чем согласны судьи в материале ниже. При этом в договоре можно установить обязанность передать и санкции за нарушение условий договора.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

Ситуация: Что делать, если поставщик отказывается передать выставленный счет-фактуру

Чтобы обязать поставщика вовремя выставлять счета-фактуры, пропишите соответствующее условие в договоре. Иначе получить счет-фактуру не удастся даже через суд.

Продавец должен предъявить покупателю НДС и выставить счет-фактуру в течение пяти календарных дней с отгрузки (п. 1–3 ст. 168 НК РФ). Однако на практике это правило соблюдают не всегда. Некоторые продавцы считают, что «выставить» счет-фактуру и «передать» его покупателю – это разные требования.

А ответственность за то, что счет-фактуру не передали покупателю, не предусмотрена ни Налоговым кодексом РФ, ни постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.

Вы можете попытаться обязать продавца выставить счет-фактуру через суд. Однако судебная практика по этому вопросу неоднородна. Некоторые суды поддерживают покупателей.

Например, в постановлении от 10 февраля 2012 № А40-24857/11-62-213 ФАС Московского округа пришел к выводу, что отказ продавца предоставить правильно оформленный счет-фактуру – это нарушение, которое лишает покупателя законного права на вычет НДС. Но есть и другие решения, когда суды отказывают покупателям.

Такие решения судьи мотивируют тем, что в Налоговом кодексе РФ есть положения, которые обязывают продавцов выставлять счета-фактуры, но нет положений, на основании которых счета-фактуры нужно передавать покупателям. Кроме того, счет-фактура не является товаросопроводительным документом, который продавец должен выдать покупателю при исполнении договора (п. 2 ст. 456 ГК РФ). А значит, и эта норма не поможет покупателю получить счет-фактуру.

Получается, что в законе нет механизма, который бы принудил продавцов предоставлять счета-фактуры. Даже иск в суд – не гарантия. Такой вывод содержат определение ВАС РФ от 15 января 2008 № 17818/07, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 24 сентября 2008 № А11-11888/2007-К1-9/605-40, Восточно-Сибирского от 26 сентября 2006 № А19-9546/06-16.

Главбух советует: чтобы обязать поставщика выставить счет-фактуру, пропишите это условие и меры ответственности в договоре. Тогда и вероятность выиграть суд будет больше.

В разделе договора «Обязанности продавца» зафиксируйте, какие документы обязан предоставить продавец и в какие сроки. Например, сформулировать можно так: «В течение пяти календарных дней с даты отгрузки товара Продавец обязан предоставить Покупателю счет-фактуру, оформленный в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137. Если в установленный срок счет-фактура не предоставлен, а также если в счете-фактуре допущены ошибки, препятствующие вычету НДС, продавец обязан выплатить покупателю неустойку в размере _____. Получение счетов-фактур покупатель подтверждает письменно по форме и в сроки, согласованные сторонами».

Арбитражная практика подтверждает правомерность включения такой нормы в договор. Так, в постановлении от 25 апреля 2007 № А65-20121/2006 ФАС Поволжского округа признал, что счет-фактура – это документ, который продавец обязан предоставить покупателю после передачи товара в силу закона (ст. 464 ГК РФ). Если продавец не исполнил эту обязанность, покупатель вправе потребовать счет-фактуру, в том числе установить разумный срок для передачи документа.

Кроме того, в договор можно внести условие, что покупатель оплачивает товар только после предоставления всех предусмотренных договором документов. Есть примеры судебных решений в пользу такого подхода (постановление ФАС Московского округа от 12 марта 2010 № А40-31216/09-151-132). Однако такая позиция не бесспорна. Есть и противоположные решения: основанием для оплаты поставленного товара является факт поставки и приемка товара покупателем без замечаний. Отсутствие счета-фактуры суд может не признать основанием для отказа от оплаты принятого товара (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 19 марта 2014 № А81-784/2013, Поволжского округа от 15 августа 2013 № А06-8025/2012).

Раньше, если покупателю не удавалось получить счет-фактуру от поставщика, через суд он мог доказать право на вычет НДС даже без этого документа. Положительные решения в пользу организаций по данной проблеме были (см., например, постановление ФАС Московского округа от 12 ноября 2012 № А40-38882/12-20-201). Однако с появлением электронной системы контроля за соответствием счетов-фактур, выставленных продавцами и полученных покупателями (разделы 8 и 9 деклараций по НДС), такой вариант представляется бесперспективным.

Ольга Цибизова, заместитель директора департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

Как бороться с покупателем, который не возвращает документы?

Поставщик может обезопасить себя включением в договор условия об ответственности Покупателя за несвоевременную передачу экземпляра отгрузочных документов.
Наличие в договоре условия о том, что при невозврате отгрузочных документов товар считается акцептированным, является законным, при условии дополнения данного пункта положением о том, что при этом факт поставки не оспаривается, и при отсутствии мотивированного отказа Покупателя от подписания документов.

Согласно п. 3 ст. 513 ГК РФ в случае получения поставленных товаров от транспортной организации покупатель (получатель) обязан проверить соответствие товаров сведениям, указанным в транспортных и сопроводительных документах, а также принять эти товары от транспортной организации с соблюдением правил, предусмотренных законами и иными правовыми актами, регулирующими деятельность транспорта.

В случаях, когда из договора купли-продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное (п. 2 ст. 458 ГК РФ).

Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 23.09.2013 по делу № А41-39564/12 судами был отклонен довод ответчика о том, что им не подписана товарная накладная, так как договором предусмотрена обязанность покупателя возвращать поставщику один экземпляр товарной накладной с подписями уполномоченного лица и печатью покупателя; если экземпляр товарной накладной, переданный покупателю, не будет возвращен поставщику, покупатель считается получившим товары на условиях, содержащихся в экземпляре товарной накладной. Суды признают подобные формулировки не противоречащими законодательству.

Таким образом, в случае, если в срок, установленный для направления документов, покупатель не направил мотивированного отказа от подписания документов, риски у поставщика не возникают. Следовательно, когда товар поставлен поставщиком и принят и оплачен покупателем, а факт поставки товара не оспаривается, а также при наличии в договоре условия о том, что при невозврате отгрузочных документов товар считается акцептированным (принятым), действия Поставщика будут являться законными.

О.И. Есипёнок,
ведущий юрист-консультант консультационно-
правового отдела Группы компаний «Ю-Софт»

Требовать ли подписанный акт назад?

Предположим, компания выполнила работы или оказала услуги, их стоимость была оплачена, и претензий ни одна из сторон не предъявляет. Исполнитель передал акты на подпись, но свой экземпляр назад так и не получил. Казалось бы, на возврате документа можно и не настаивать. Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально.

Но, с другой стороны, проверяющие могут усомниться в том, правильно ли отражена сумма выручка. Может быть, она была занижена.

Также возникают и другие риски. Во-первых, в отсутствие подписанного заказчиком акта исполнитель не может быть уверен, что работа или услуга им принята полностью, и претензий у контрагента нет. Ведь исполнителю будет сложно подтвердить в дальнейшем выполнение своих обязательств без акта (ст. 720 ГК РФ).

Во-вторых, акт – первичный документ, а потому организация должна обеспечить его наличие как доказательство того, что операция действительно была совершена. Отсутствие первичных учетных документов расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. А это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ). За отсутствие первичного документа, в т.ч. акта, налоговая ответственность может грозить и организации (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ). Это штраф в размере 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода – 30 000 рублей.

А если акты будут запрошены в рамках налоговой проверки, но у компании их нет? Если проверяют самого налогоплательщика, то непредставление акта грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). А если документ затребован в рамках встречной проверки и не был предоставлен, штраф на организацию или ИП составит 10 000 рублей (п.

2 ст. 126 НК РФ).

Таким образом, с любой точки зрения вопрос «как вернуть подписанный контрагентом акт» – далеко не праздный.

Договариваться или требовать?

Прямой законодательной нормы, к которой могла бы обратиться одна из сторон при возникновении конфликта и истребовать документы, не существует. Чтобы разобраться, какие практические шаги необходимо предпринять, рассмотрим такую ситуацию: поставщик не отдает покупателю его экземпляры, при этом требует оплатить поставку, ссылаясь на положения договора. В противном случае поставщик угрожает арестом груза, разрывом договорных обязательств.

Обратите внимание на важный момент: поставщик апеллирует к двустороннему договору, в котором прописана своевременная оплата поставки, а покупатель аналогично поступить не может, поскольку положения, касающиеся обмена документами между организациями, в нем отсутствуют.

Из этого следует очевидный вывод: механизм и сроки обмена документацией обязательно должны быть зафиксированы в договоре. Необходимо прописать и санкции за нарушение документооборота. В случае если он был подписан ранее, а проблема невозврата документов возникла только сейчас, требуйте заключения допсоглашения к договору. Не играет роли, какую из сторон представляет ваша компания, поставщика или покупателя. В обоих случаях урегулирование вопроса возврата документов другой стороной официально возможно только посредством договора.

На заметку! При подписании основного договора или допсоглашения не забудьте отдельным пунктом зафиксировать, кто из контрагентов оплачивает пересылку документов. Это особенно актуально при наличии больших расстояний между двумя компаниями. Почтовые расходы на пересылку могут быть весьма существенными.

В договоре ни слова о возврате первичных документов, а контрагент в очередной раз игнорирует все сроки подписания и передачи «первички»? Придется договариваться. Свяжитесь с ним и попросите прислать по факсу либо электронно подписанные копии.

Таким способом можно ускорить процесс подписания, если ваши экземпляры находятся «в долгом ящике» у партнеров, либо убедиться, что подписи уже поставлены и задержка связана с временем пересылки (передачи) пакета. В отдельных случаях, если стало ясно, что документы утеряны, необходимо оформление дубликатов. Однако следует помнить, что сканирование копий – вынужденная полумера. Поясним далее, почему.

С позиции поставщика

Поставщик признает доходы в НУ в периоде подписания им документов (когда была поставка или оказание услуг по договору). Об этом сказано:

• в письме №03-03-06/1/750 от 13/11/09 г. Минфина;
• в документе-определении №15640/10 от 08/12/10 г. ВАС.

Из текстов указанных документов следует, что поставщику не обязательно ждать, когда покупатель подпишет пакет и вернет его.

В целях НУ поставщик отражает НДС сразу как только выписал счет-фактуру (по правилам ст. 167 НК РФ). В данном случае тоже не требуется ждать ответной реакции контрагента.

Вместе с тем возможна ситуация, при которой покупатель имеет претензии к поставщику и в связи с этим не подписывает документы. Например, его может не устраивать качество поставленного товара или услуги, либо он может не признать поставку как таковую.

Последствия для поставщика могут наступить на основании ГК РФ (ст. 395, ст. 15) в виде требований о возмещении убытков и уплаты процентов.

Кроме того, расчет налоговой базы придется корректировать. Другие последствия при отсутствии оформленных оригиналов «первички» могут наступить, согласно ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов (расходов). Штраф предусмотрен в размере 10-30 тыс. руб. При этом для налоговиков не важен факт признания дохода компанией.

С позиции покупателя

Налоговая служба не признает законными расходы, подтвержденные копиями документов. Необходимо иметь на руках оригиналы, на основании которых рассчитывается налоговая база. Кроме того, и к покупателю могут быть применены санкции, согласно ст. 120 НК РФ, по тем же основаниям, что и к продавцу.

Контрагент, несмотря на просьбы, затягивает передачу оригиналов, или отвечает отказом — обратитесь к нему с официальным письмом.

Текст обращения может быть таким:

Руководителю (наименование компании-контрагента)

Настоящим письмом сообщаем Вам, что на основании договора (реквизиты договора) Вашей организации были оказаны услуги (наименование услуг) на сумму (стоимость услуг). Одновременно сотруднику Вашей организации (ФИО) был передан пакет документов на подпись – вторые экземпляры (перечисляются переданные документы). До настоящего времени подписанные экземпляры документов в наш адрес не поступили.

Имеет место нарушение условий двустороннего договора (указать, какие пункты договора нарушены).

Исходя из вышеизложенного, просим Вас в течение (…) рабочих дней с момента получения письма подписать документы и предоставить их в адрес нашей компании, во избежание применения санкций по двустороннему договору.

Приложение: (дубликаты переданных на подпись документов).

Письмо подписывается руководителем, указываются контактные данные ответственных лиц организации. Отправляется почтой, с описью вложения, курьером, по ЭКС — с использованием цифровой подписи, т.е. любым способом, подтверждающим факт получения его контрагентом.

Кто отвечает за документы

Обсуждая вопрос, как наладить эффективный документооборот компании, чтобы все документы контрагентов попадали вовремя к конечному лицу — бухгалтеру, нельзя не сказать об ответственности служб: бухгалтерской и службы менеджмента.

Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.

Выход кроется в исполнении положений ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.). Согласно ему, утверждая учетную политику предприятия, необходимо утвердить и правила документооборота на ней (п. 4). В них целесообразно детально прописать прохождение документов, ответственность сотрудников, в том числе и в части истребования документов, удерживаемых контрагентами: кто обязан составлять письменные требования о возврате и отслеживать их, кто будет вести при необходимости телефонные переговоры, осуществлять личные контакты с представителями контрагента.

Подводя итоги

Основным документом, регламентирующим документооборот между двумя контрагентами, в том числе и возврат подписанных экземпляров другой стороне, является двусторонний договор. На основании его фирма может законным порядком требовать возврата «первички». В иных случаях придется договариваться с представителями компании-партнера о добровольной передаче.

Локальными нормативными актами хозяйствующего субъекта должны определяться ответственные сотрудники, которые будут вести переговоры, составлять письменные требования и отслеживать поступление подписанных документов от партнеров.

Источник: raydget.ru

Как заключить договор по электронной почте

Современный мир немыслим без электронных коммуникаций. По электронным каналам обсуждаются бизнес-планы, представляется отчетность, ведутся переговоры с контрагентами. А еще по электронной почте часто заключаются хозяйственные договоры.

Правда, далеко не всегда их подписывают квалифицированной электронной подписью (только она является полноценным аналогом собственноручного «автографа»). В результате спор о наличии (или об отсутствии) договоренностей может дойти до суда. Узнаем, как правильно заключать договоры по «электронке».

Э лектронные коммуникации медленно, но верно вытесняют из нашей жизни бумажную переписку. И договорная работа – не исключение. Широкое распространение получила практика заключения соглашений путем обмена сканированными копиями подписанных экземпляров. Благодаря этому можно оперативно перечислить (получить) оплату и начать работу.

Впоследствии контрагенты обмениваются подлинниками подписанных договоров. Но иногда на каком-то этапе что-то начинает идти не так, как задумано. Например, исполнитель получив деньги, так и не приступил к работе, заявив, что никакие документы к нему не приходили. Конечно, идеальным вариантом было бы подписание сообщений электронными подписями. Но так бывает далеко не всегда, и с запутанными ситуациями приходится разбираться судам.

Электронные подписи

Обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, с юридической точки зрения приравнивается к обмену документами (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Есть три вида электронных подписей (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):

• простая – подтверждает факт подписания определенным лицом документа посредством использования кодов, паролей или иных подобных средств;
• неквалифицированная – позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
• квалифицированная – отличается от неквалифицированной тем, что при ее формировании используются криптографические программы, сертифицированные ФСБ РФ. Сертификаты ключа такой подписи выдаются удостоверяющими центрами, аккредитованными Минкомсвязи России.

Перечень аккредитованных удостоверяющих центров опубликован на официальном сайте министерства (http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/).

Но только квалифицированная электронная подпись признается полноценным аналогом собственноручной подписи. Если для договора предусмотрена простая письменная форма, то он может быть заключен путем обмена электронными документами, подписанными квалифицированными подписями.

• о (об) отчуждении доли в уставном капитале ООО (п. 11 ст. 21 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»);
• инвестиционном товариществе (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 28.11.2011 № 335-ФЗ «Об инвестиционном товариществе»);
• управлении партнерством и отчуждении доли в складочном капитале партнерства (ч. 2 ст. 6 и ч. 3 ст. 12 Федерального закона от 03.12.2011 № 380-ФЗ «О хозяйственных партнерствах»);
• ренте (ст. 584 ГКРФ).

Также есть договоры, которые должны быть зарегистрированы. Это, например, долгосрочная аренда (п. 2 ст. 651 ГК РФ) и договор участия в долевом строительстве (ч. 3 ст.

4 Федерального закона от 30.12.2004 № 214-ФЗ «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации»).

Все эти договоры нельзя заключить простым обменом по «электронке».

Отправка же документа, подписанного простой или неквалифицированной электронной подписью, приравнивается к отправке обычного электронного сообщения.

Двухуровневая система

Разумеется, документы, подписанные простыми или неквалифицированными электронными подписями, будут иметь большую доказательственную силу, чем простой обмен скан-копиями, даже если он заранее оговорен. Любая из сторон может заявить, что ее почта была взломана. Поэтому чем выше степень технической защиты переписки, тем меньше рисков возникновения споров.

Чтобы установить порядок заключения договоров посредством обмена электронными сообщениями, не подписанными квалифицированными подписями, стороны должны заключить соответствующее соглашение – договор первого уровня. Он должен быть подписан в бумажном варианте, а последующие соглашения (второго уровня) можно будет заключать с помощью электронного обмена.

Необязательно подписывать отдельный договор об электронном обмене. Соответствующие положения можно включить и в обычное соглашение. Например, в договоре подряда можно указать, что все остальные сделки стороны могут заключить путем обмена электронными сообщениями. Главное, чтобы этот договор (первого уровня), действовал к моменту заключения договора в электронном виде (договора второго уровня). Сформулировать условие об электронном обмене в договоре первого уровня можно, например, так:

11. Стороны допускают заключение дополнительных соглашений к настоящему договору, соглашений о расторжении, а также заключение других договоров путем обмена сканированными копиями подписанных и скрепленных печатями экземпляров соответствующего документа (дополнительного соглашения, соглашения о расторжении или договора) по адресам электронных почт, указанным в разделе 12 настоящего договора, признавая тем самым юридическую силу названных документов. Сканированная копия соответствующего документа, направленного другой стороной, считается полученной по истечении двух календарных дней с момента ее направления.

Если же договор, содержащий положения об электронном обмене, необходимо расторгнуть, то в соглашении о расторжении можно указать, что условие о порядке заключения договоров сохраняет силу:

Стороны пришли к соглашению считать договор расторгнутым в части п. 1–10 и 12 с момента подписания настоящего Соглашения.

Содержащееся в п. 11 договора условие о заключении договоров путем обмена сканированными копиями сохраняет силу.

Иногда стороны не заключают договор первого уровня и просто договариваются обменяться экземплярами договоров сначала по электронной почте, а потом на бумаге. Такой порядок взаимодействия лучше отразить в договоре. Например, можно использовать следующую формулировку:

Стороны признают юридическую силу направленных по электронной почте сканированных копий экземпляров настоящего договора до момента обмена подлинниками данных экземпляров.

Некоторые сложности могут возникнуть при заключении многосторонних договоров, когда сторонами являются не два, а большее количество участников. В этом случае удобнее всего сразу указать в рассылке все адреса, чем рассылать каждой стороне отдельное письмо. При использовании последнего варианта может возникнуть необходимость доказывать идентичность всех отправленных сообщений.

Следует отметить, что факт заключения договора по электронной переписке может свидетельствовать и о возможности передачи результатов работ данным способом. К примеру, ФАС Московского округа указал, что раз условия договора подбора персонала были согласованы по «электронке», то и передача списка кандидатов на ранее использованный электронный адрес является правомерной. Использование электронной почты без соответствующего указания в договоре суд расценил как обычай делового оборота (постановление от 17.05.2013 по делу № А40-102005/12-57-977). Несмотря на положительную судебную практику, все же лучше заранее прописать в договоре порядок передачи результатов работ по «электронке» или, наоборот, запретить такие действия.

Судебные споры

Часто стороны не подписывают соглашение квалифицированной электронной подписью, заранее не согласовывают порядок электронного взаимодействия, а достигают договоренностей в ходе обычной электронной переписки. Признать подобное соглашение заключенным тоже можно. Еще Президиум ВАС РФ указывал, что такой порядок взаимодействия не противоречит закону.

Постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 по делу № А47-7950/2011

Получение или отправка сообщения с использованием адреса электронной почты, известного как почта самого лица или служебная почта его компетентного сотрудника, свидетельствует о совершении этих действий самим лицом, пока им не доказано обратное.

Гражданский кодекс РФ приравнивает обмен электронными документами к письменной форме договора (п. 2 ст. 434). Но есть одно условие – сообщения должны передаваться по каналам связи, позволяющим достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Судебная практика выработала ряд признаков, подтверждающих, что переписка на самом деле велась с контрагентом:

• указание в договоре электронных адресов сторон;
• использование корпоративной электронной почты (в т.ч. указанной на сайте компании);
• взаимное направление сканов договоров с подписями и печатями;
• приложение к сообщениям сканов доверенностей.

Свидетельствовать о заключении договора по электронной почте может не только обмен сканами, но и переписка о соблюдении договорных отношений. Рассматривая спор о взыскании по договору подряда, ВС РФ обратил внимание на указание в электронной переписке на конкретные работы, совпадающие с работами, отраженными в проекте договора (определение от 03.08.2017 по делу № А51-2996/2016).

Доказательством заключения договора может стать даже скан уведомления о его расторжении. Ведь если участник процесса уведомил о расторжении договора, значит, ранее он был заключен. В одном из дел Арбитражный суд Московского округа проанализировал уведомление о расторжении и обратил внимание, что оно содержало предмет договора, срок окончания работ, а также пункт, регулирующий порядок его расторжения. Следовательно, сторона, направившая уведомление, знала о существовании договора и о его точном содержании (постановление от 05.10.2016 по делу № А40-160239/2015).

Но в каждом конкретном случае необходимо находить доказательства того, что письмо было направлено надлежащему адресату.

Ответчик, пытаясь оспорить переписку, настаивал, что она не содержит электронной подписи. Однако доказать наличие у него таковой и внутреннего порядка, по которому все исходящие документы должны были ею подписываться, он не смог (постановление от 27.07.2015 по делу № А32-19429/2014).

В другом деле арбитры также признали наличие договорных отношений.

Суд установил, что условия договора обсуждались «путем обмена документами по электронной почте, в числе которых был текст договора и письмо, содержащее реквизиты» заказчика.

Факт заключения договора со стороны исполнителя подтверждался «платежкой», по которой он и внес предоплату по выставленному счету.

Доводы ответчика о том, что он не мог заключить договор «в связи с нахождением в другом городе», были отвергнуты. Очевидно, что при обмене электронной корреспонденцией место нахождения отправителя не важно (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.02.2013 по делу № А19-1050/2012).

Еще в одном деле суд установил, что между сторонами сложились деловые отношения по обмену электронными письмами. Арбитры обратили внимание на то, что одна из сторон направила файл с электронным документом «финансовый анализ». Также по «электронке» был направлен файл в формате PDF с электронным документом – доверенностью на право представления интересов (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 13.02.2018 по делу № А60-23408/2015).

Однако суд не признает наличие договорных отношений, если переписка велась с неуполномоченным лицом.

Арбитражный суд Северо-Западного округа установил, что от имени компании электронную переписку вели руководитель департамента наружной рекламы с одной стороны и начальник юридического управления с другой. По мнению суда, они не были уполномочены на заключение договора, т.к. в их переписке не упоминались доверенности или другие обстоятельства, в силу которых у них были полномочия действовать от имени сторон.

Суд также решил, что частичная оплата по договору не может расцениваться как признание условий, указанных в переписке. В связи с этим во взыскании суммы, указанной в переписке, а также процентов за пользование чужими деньгами было отказано (постановление от 05.12.2016 по делу № А56-8103/2016).

Приведем еще несколько дел.

Оценивая представленную переписку, Арбитражный суд Северо-Кавказского округа обратил внимание, что от имени ответчика переписка велась менеджером, полномочия которого (по должностной инструкции) ограничивались поиском оптимальных площадей для открытия магазинов. Права подписывать договоры аренды от имени компании у него не имелось (постановление от 18.01.2018 по делу № А32-41814/2016).

Арбитражный суд Московского округа пришел к выводу, что переписка о заключении договора на выполнение пусконаладочных работ велась не между должностными лицами организаций, а между гражданами в частном порядке. Дополнительно суд сослался на то, что сообщения не были подписаны электронными подписями (постановление от 29.06.2016 по делу № А40-159798/2015).

Аналогичная практика есть у Московского областного суда (апелляционное определение от 20.01.2016 по делу № 33-1675/2016).

Следует отметить, что направлять лучше подписанный и скрепленный печатью скан договора.

Арбитражный суд Западно-Сибирского округа установил, что истец направил на электронную почту ответчика бланк договора поставки без подписи со своей стороны. Этот факт суд расценил как отсутствие волеизъявления на заключение соглашения, а отправку бланка договора квалифицировал как этап переговорного процесса (постановление от 24.06.2016 по делу № А67-7236/2015).

Арбитражный суд Северо-Кавказского округа также пришел к выводу, что раз направленный проект договора не был подписан, то его нельзя признать офертой (предложением совершить сделку – постановление от 18.01.2018 по делу № А32-41814/2016).

Доказательства отправки

Доказательством факта переписки может быть распечатка электронной почты с информацией о том, что компания подтверждает заключение договора на конкретных согласованных условиях (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 27.07.2015 по делу № А32-19429/2014).

Впрочем, иногда суды не доверяют распечаткам и назначают (по ходатайству сторон или с их согласия) экспертизу.

Определение Арбитражного суда Московской области от 29.09.2009 по делу № А41-17774/09

Судом определено поставить перед экспертом следующие вопросы:

3. подвергались ли указанные в первом вопросе электронные письма (документы) редактированию?

5. имеются ли в памяти ПК доказательства, свидетельствующие о получении ответчиком электронных писем, указанных в первом вопросе, и если да, то какие доказательства свидетельствуют о получении ответчиком указанных электронных писем?

Также серьезный вес имеет такое доказательство, как протокол осмотра почты, составленный нотариусом. Он составляется в соответствии ст. 103 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным Советом РФ 11.02.1993 № 4462-1). Там сказано, что в порядке обеспечения доказательств нотариус может производить осмотр письменных и вещественных доказательств.

На рассмотрение Арбитражного суда Дальневосточного округа истец представил протокол осмотра нотариусом письменных доказательств – страниц в сети Интернет на сайте «https://yandex.ru». Нотариус зафиксировал, что в разделе «почта» во входящей корреспонденции имеется переписка, касающаяся выполнения спорных работ. В качестве приложений к письмам истцу отправлялись протоколы собраний с участием генерального директора ответчика. На этих собраниях решались вопросы пошагового выполнения работ, перечисленных в представленных истцом проекте договора и дополнительных соглашениях (постановление от 27.03.2017 по делу № А51-2996/2016).

Между сторонами возник спор о цене договора купли-продажи сруба. Истец представил нотариальный протокол осмотра электронной почты, а также своего смартфона. Из протокола следовало, что в ходе переписки стороны согласовали стоимость – 1 895 000 руб.

Суды первой и апелляционной инстанции не обратили внимания на этот протокол, решив, что договор был заключен по цене, которую ответчик заплатил, – 1 000 050 руб.

Верховный Суд РФ не согласился с такой логикой – нотариальный протокол являлся ключевым доказательством. Именно из его данных и следовало исходить (определение от 19.09.2017 № 78-КГ-17-56).

Фактическое исполнение и электронная переписка

Только что рассмотренное определение ВС РФ поставило и другой вопрос – может ли электронная переписка изменить фактически сложившиеся отношения сторон? Ведь большинство договоров можно заключить не только путем составления какого-то документа или обмена письмами, но и простым фактом исполнения (конклюдентными действиями).

Конклюдентные действия – фактические действия (поведение) лица, которые выражают его волю установить правоотношения.

В рассмотренном деле суд обратил внимание на два момента.

Во-первых, покупатель может оплатить товар не только до или после его передачи (п. 1 ст. 486 ГК РФ). Поэтому внесенную заранее сумму предоплаты нельзя считать окончательной ценой договора.

Во-вторых, условие о цене товара не является существенным. Следовательно, нельзя говорить о том, что самим фактом оплаты стороны согласовали цену товара. В данном случае оплата подтверждает только наличие договорных отношений, а не согласованные условия.

В пользу заключенности соглашения будет свидетельствовать совпадение информации в «платежке» (выставление которой будет фактическим исполнением) и в скан-копии договора.

Существенные условия договора: перевозка, экспедиция, заем, агентирование, поручение, комиссия, фран.

Ответчик оплатил истцу (IT-компании) выполненные работы. При этом в графе «Назначение платежа» платежного поручения было указано, что оплата произведена за разработку программного обеспечения по договору с номером и датой, совпадающими с тем, что фигурировали в электронной переписке. Основываясь на этом факте, ответчика обязали оплатить всю сумму, указанную в скан-копии договора (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 08.12.2015 по делу № А43-6912/2015).

К аналогичным выводам пришли ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 21.02.2013 по делу № А19-1050/2012 и ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 06.05.2013 по делу № А56-37916/2012.

Фактическое выполнение обязанностей также будет свидетельствовать в пользу достоверности договора, заключенного по переписке.

Арбитражный суд Московского округа признал правомерным иск продавца о взыскании с покупателя задолженности за товар.

Суд первой инстанции отказал в иске, посчитав, что стороны не заключали договор. Более того, в проекте договора было написано, что продавец должен поставить товар только после оплаты.

Суды вышестоящих инстанций изменили решение. Поскольку товар был фактически поставлен, договор, отправленный по «электронке», арбитры признали заключенным (постановление от 17.07.2017 по делу № А40-29932/16-156-266).

Таким образом, фактические действия являются не «врагом», а «союзником» договоренностей, достигнутых в электронной переписке. Исполнение (даже частичное) подтверждает наличие отношений, детали которых можно узнать из электронной переписки.

С 1 июня 2015 г. действует новая редакция ГК РФ, согласно которой сторона, подтвердившая действие договора (например, принявшая полное или частичное исполнение), не может недобросовестно требовать признания его незаключенным (п. 3 ст. 432).

Источник: delo-press.ru