Заявление на выдачу пропуска — официальное письменное обращение работника за документом, позволяющим беспрепятственно проходить на территорию организации. Форма такой заявки и правила ее подачи утверждаются в локальных нормативных актах предприятия.
Заявление: кто пишет и по какой форме
Если на предприятии введен пропускной режим, администрации следует оформлять сотрудникам и посетителям документы, позволяющие проходить на территорию организации. Но для начала компания разрабатывает типы и формы самих разрешений и заявок. Бланков может быть несколько либо один — по желанию и необходимости. К примеру, для разового визита в отдельное производственное здание у компании утверждено одно заявление на получение пропуска в пограничную зону, а для регулярного посещения того же блока — другое.
Обращаем внимание, что на законодательном уровне не установлены требования к форме заявки на пропуск, ее разрабатывают сами организации. Более того, закон не требует утверждать образец, а работники и посетители вправе обращаться в администрацию в свободной форме. Но для удобства учета перемещения и работников, и посетителей все-таки рекомендуем формы заявок разрабатывать и утверждать.
КАК НАПИСАТЬ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО. Разбираю образец письма
Чтобы написать заявление о выдаче пропуска на работу, сотруднику необходимо обратиться в службу безопасности, отдел кадров или иное подразделение, которое отвечает за эту сферу деятельности. Получить разрешение вправе:
- новые работники, у которых пока нет разрешительных документов;
- сотрудники, которые потеряли ранее выданные бумаги либо у них изменились какие-то персональные данные;
- представители организаций или ИП, которым необходимо получить разрешение на посещение территории для выполнения каких-то работ или оказания услуг;
- работники предприятия, отвечающие за проведение различных публичных мероприятий, визитов, делегаций, — в этом случае письмо о предоставлении пропуска на территорию компании считают одной из разновидностей служебной записки;
- посетители, которым требуется решить личные вопросы с руководством компании;
- прочие заявители.
В некоторых государственных структурах оговорено, как и по какой форме обращаться, и этим правилам необходимо следовать безоговорочно. К примеру, такие правила установлены инструкцией о пропускном режиме на объектах (территориях) Министерства юстиции РФ.
Обязательные требования к заявлению
Если руководство предприятия приняло решение ввести пропускной или внутриобъектный режимы и необходимо разработать шаблон заявления, предлагаем набор основных данных, которые должны содержаться в нем:
- Ф.И.О. заявителя;
- данные о транспортном средстве, если на территорию компании въезжает машина;
- объект (подразделение), на территории которого действует разрешение;
- срок действия (временный, постоянный);
- дата написания заявления.
Кроме этого, обязательно в ходатайство о выдаче пропуска вписывают цели посещения объектов.
Диалог с юристом: Как получить разрешение на строительство жилого дома
Если обращается не работник, а, к примеру, представитель подрядной организации, то при обращении ему следует уточнить список граждан, которые пройдут на охраняемые объекты. Иногда сообщают данные о договоре, на основании которого проводятся работы или оказываются услуги. Само обращение следует готовить и направлять с учетом общих требований деловой переписки — на фирменном бланке, с мокрой печатью (при наличии).
Образцы заявок
С учетом представленных правил предлагаем несколько вариантов, как выглядит письмо о выдаче пропуска в администрацию, заявление или обращение в 2022 году. Для начала пример для заявителя — работника организации, которому необходимо получить разрешение для въезда на территорию работодателя на личном авто.
Отдела службы безопасности
Петрову Василию Семеновичу
Прошу Вас выдать мне, Вербину Сергею Олеговичу, младшему инженеру отдела механики ООО «Clubtk.ru», разрешение для въезда на территорию ООО «Clubtk.ru» на личном автомобиле.
ВАЗ-2110, гос. номер А 111 СП 78, цвет черный, принадлежит мне.
Контактный телефон: + 7 (921) 1234567
Вербин Вербин Сергей Олегович
30 сентября 2021 г.
Вот еще один вариант. Подобная форма утверждена властями для посещения объектов Министерства юстиции РФ, но мы ее адаптировали под нужды бизнеса — для подготовки разрешений на посещение организации представителями иностранной делегации.
Следующий пример — заявление в администрацию на пропуска для посетителей. В нашем случае это работники строительной организации, которые пришли выполнить ремонтно-строительные работы по договору.
Отдела службы безопасности
ООО «Clubtk.ru»
Петрову Василию Семеновичу
О допуске на объекты ООО «Clubtk.ru» строительной бригады ООО «Пион»
Прошу Вас разрешить доступ сотрудников ООО «Пион» на объекты ООО «Clubtk.ru» для проведения ремонтно-строительных работ в корпусе Г в период с 11 октября по 10 декабря 2021 года в соответствии с Договором № 11 от 30 сентября 2021 г.
Прошу Вас также разрешить оформление пропусков на автомобильную и специальную технику, задействованную в проводимых работах.
- Список сотрудников ООО «Пион», которым понадобится разрешение на въезд.
- Данные об автомобильной и специальной технике, задействованной в ремонтно-строительных работах.
Генеральный директор ООО «Пион»
Карташов Карташов Н.Г.
01 октября 2021 г.
В период пандемии коронавируса не забудьте, что пропускной режим введен не только в организациях, но и в некоторых регионах. Если к вам приедут из других городов или вы собираетесь направить сотрудников в командировку в другой город, решите все вопросы заранее и при необходимости подготовьте разрешения вовремя.
Источник: clubtk.ru