Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема и т.д. Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ.
Республиканские планы, программы, генеральные схемы разрабатываются по решению Правительства Республики Беларусь одним или несколькими министерствами или ведомствами. Проекты, до их представления в Правительство Республики Беларусь на утверждение, в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверждаются республиканские программы, планы и генеральные схемы постановлениями Правительства Республики Беларусь.
Отраслевые планы и программы разрабатываются органом исполнительной власти для подведомственных учреждений и организаций. Утверждаются руководителем органа исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим органом исполнительной власти.
Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями областей, районов, городов и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий.
Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется.
Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов и обязательно проходят стадию согласования и утверждения.
Программа — плановый документ, определяющий основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Кроме текстовой части программы содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, которые оформляются в виде таблиц, графиков, схем. Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются:
- · наименование организации;
- · название вида документа;
- · дата, регистрационный номер документа;
- · место составления;
- · заголовок к тексту, подпись;
- · грифы согласования (или визы);
- · гриф утверждения.
Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.).
План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Планы организаций оформляются на общем бланке.
Обязательными реквизитами плана являются:
- · наименование организации;
- · название вида документа;
- · дата;
- · номер документа;
- · место составления плана;
- · заголовок к тексту;
- · подпись;
- · гриф утверждения.
Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.
Источник: studwood.net
5.2. система плановой документации
5.2. система плановой документации: Организация работы с документами, Кудряев В.А, 1999 читать онлайн, скачать pdf, djvu, fb2 скачать на телефон Рассмотрены история развития системы государственного делопроизводства, норма-тивно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с доку-ментами, информационные технологии обеспечения управленческой деятельности.
5.2. система плановой документации
5.2.1. Назначение и состав плановой документации
Планирование деятельности учреждения важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поставленные цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом.
Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок, например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором.
Плановые документы разрабатываются на федеральном уровне, отраслевом, территориальном, в отдельной организации. Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности.
Федеральные планы, программы, генеральные схемы разрабатываются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами или ведомствами. При разработке федеральной программы, плана или генеральной схемы несколькими органами исполнительной власти одно из них выступает ответственным за разработку. Проекты федеральных программ, планов и генеральных схем до их представления в Правительство Российской Федерации на утверждение в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверждаются федеральные программы, планы и генеральные схемы постановлениями Правительства Российской Федерации.
Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти, они рассчитаны на выполнение подведомственными учреждениями и организациями. При наличии федеральных планов, программ и генеральных схем их положения конкретизируются в отраслевых планах и программах. Отраслевые планы и программы разрабатываются управлениями и отделами федеральных органов исполнительной власти с привлечением специалистов и заинтересованных организаций, в том числе и подведомственных. Они утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти.
Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, районов, городов и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий.
Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.
Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, групп, служб, в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных специализированных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности организации. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссии (временных или постоянных) их деятельность также планируется.
Источниками для составления планов являются: федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы учреждения, распорядительная документация, решения коллегиальных и совещательных органов, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от других подразделений и служб.
Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом — ее руководителем. Планы работы коллегиальных и совещательных органов утверждаются председателем коллегиального или совещательного органа.
5.2.2. Составление и оформление плановых документов
Программа может быть достаточно объемным, многостраничным документом. Программы, как правило, кроме текстовой части содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, объясняющим или раскрывающим отдельные положения программы. Приложения к программе, как правило, оформляются в виде таблиц, графиков, схем, позволяющих наглядно представить сводный аналитический материал. Ссылки на приложения в основном тексте программы и обозначение самих приложений оформляются так же, как приложения к проектам правовых актов (указов, постановлений, приказов, распоряжений).
Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения.
Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.). До утверждения программы проходят стадию согласования со всеми заинтересованными организациями и должностными лицами. Согласование программы с заинтересованными организациями и должностными лицами оформляется грифами согласования на титульном листе программы или на листе согласований, прилагаемом к программе.
Федеральные программы представляются на утверждение в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Программы, разрабатываемые органами исполнительной власти территорий Российской Федерации, утверждаются представительными органами власти (законодательными собраниями, думами и т.п.).
Программы командировок подписываются составителем (командируемым работником), утверждаются руководителем или заместителем организации.
Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы подразделений и другие внутренние планы оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.
Некоторые виды работ требуют составления календарных планов или графиков.
Порядок составления и форма конкретных разновидностей планов регламентируется инструкциями и указаниями соответствующих министерств, ведомств или вышестоящих органов. Образец оформления плана:
Источник: uchebnik.biz
Планово-отчетная документация
Планирование деятельности организации является одной из основных функций управленческой деятельности, позволяющей достигать поставленных целей с наиболее рациональным использованием ресурсов организации.
Планы организации отражаются в плановых документах, различающихся как по форме, так и по содержанию. Обычно к плановым документам относят: программы, планы, графики, схемы и т. п.
Особенности плановых документов заключаются в том, что:
?S планы составляются на определенный срок;
S разрабатываются на различных уровнях (федеральном, отраслевом, территориальном, в отдельной организации);
S разрабатываются как для решения комплексных проблем, так и для организации текущей деятельности.
Плановые документы в организации составляются на основе:
- 1) планов (программ) федеральных или отраслевых ведомств;
- 2) решений коллегиальных и совещательных органов;
- 3) организационно-правовых документов самой организации;
- 4) информационно-аналитических документов структурных подразделений организации.
Плановые документы разрабатываются с привлечением специалистов отделов и служб организации, при этом планы структурных подразделений и планы организации утверждаются ее руководителем. Планы работы коллегиальных и совещательных органов утверждаются председателем коллегиального или совещательного органа.
Программа, представляя разновидность плановых документов, обычно содержит обоснования и направления развития функциональной области управления или вида управленческой деятельности. Текст программы представляется в виде разделов и подразделов (нумеруются арабскими цифрами), соответствующих содержанию и имеющих самостоятельные заголовки.
Для оформления программы используется общий бланк организации. Обязательные реквизиты: гриф утверждения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, грифы согласования (или визы).
Программа, как правило, может быть достаточно объемным, многостраничным документом, поскольку кроме текстовой части содержит информацию справочно-аналитического характера, оформленную в виде приложений — графиков, схем, таблиц — для упрощения восприятия аналитического материала.
Планом называется документ, в котором установлены:
•S мероприятия, намеченные к выполнению;
S этапы (последовательность) выполнения мероприятий;
S сроки выполнения этапов;
S ответственные исполнители.
Для оформления планов в графической форме, как правило, применяют табличное оформление текста (рис. 3.2).
Наименование мероприятия
Содержание этапа
Ответственный исполнитель/ исполнитель
Отметка об исполнении
Отчет о работе структурного подразделения
Рис. 3.2. Пример варианта оформления плана
В таблице графами являются:
Особенности составления и оформления планов:
S изготавливаются на общем бланке организации с обязательным составом реквизитов: наименование вида документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения;
S внутренние планы (планы структурных подразделений) оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов;
S план мероприятий подписывает руководитель подразделения-разработчика;
S утверждает план мероприятий руководитель организации или вышестоящего органа.
Некоторые виды работ требуют составления календарных планов или графиков, порядок составления которых определен в инструкциях и указаниях соответствующих министерств, ведомств или вышестоящих органов.
Документы, содержащие информацию об итогах деятельности организации за конкретный отрезок времени (месяц, квартал, полугодие, год и т.п.), входят в группу отчетной документации, состоящую из нескольких комплексов документов — государственной статистической отчетности, ведомственной отчетности и внутриорганизационной отчетности.
Функция отчетной документации, по сути представляя собой форму обратной связи, заключается в том, что на основе содержащейся в ней информации становится возможным сопоставить реальное (фактическое) положение дел с запланированными показателями функционирования организации, отрасли, ведомства или государства.
Анализ отчетной документации позволяет руководству:
- 1) осуществлять корректирующие воздействия;
- 2) совершенствовать каждое из направлений деятельности организации (организационное построение, функциональное разделение труда, кадровое обеспечение организации, финансовое и материальное обеспечение).
Документы государственной статистической отчетности обязательны для ведения во всех учреждениях, организациях и предприятиях по формам, разрабатываемым Госкомстатом России.
Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции органов межотраслевой координации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений, организаций и предприятий.
Первый экземпляр и электронная копия документов государственной и ведомственной статистической отчетности должны предоставляться территориальным органам в строго установленные сроки (декада, месяц, квартал, полугодие, год).
Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления.
Внутриорганизационная отчетная документация, подготавливаемая специалистами структурных подразделений и предоставляемая на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации, составляется по различным направлениям деятельности организации, например:
?S отчеты о результатах деятельности структурных подразделений организации;
S о результатах научно-исследовательской деятельности;
- •S о результатах конкретных мероприятий;
- •S о выполнении заданий руководства.
Внутриорганизационная отчетность не имеет строго определенных форм составления, но порядок составления и оформления аналогичен другим управленческим документам.
Таким образом, отчет представляет собой документ, в котором содержится информация о результатах деятельности, выполнении мероприятий, заданий за определенный период времени и который представляется руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.
При составлении внутренних отчетов учитывается их назначение и круг рассматриваемых вопросов.
В отчете дается описание выполненной работы в последовательности, соответствующей плановому заданию, если таковое имелось, и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения.
Следует обратить внимание на то, что:
- 1) руководители структурных подразделений подписывают отчеты о работе своих подразделений;
- 2) руководитель подразделения, назначенный ответственным за подготовку отчета, подписывает отчет о работе организации в целом;
- 3) составитель отчета (сотрудник) подписывает лично отчет о своей работе.
Отчет о работе организации утверждается руководителем организации или вышестоящим органом.
Источник: bstudy.net