Project Expert заслуженно является самой популярной в своей нише программой. Наличие многих функциональных возможностей позволило ей стать на всём постсоветском пространстве эталоном аналитической системы, с помощью которой можно оценивать инвестиционные проекты (ИП) и разрабатывать бизнес-планы (БП).
Платформа PE — это программное обеспечение, посредством которого возможно:
- Проведение анализа планируемых инвестиционных решений на всех стадиях жизни проекта без денежных потерь;
- Предоставление необходимой финансовой отчётности заинтересованным лицам, включая тех, кто способен предоставить кредит или иным способом вложиться в проект;
- Обоснование для этих лиц выгодности вложений.
Project Expert — незаменимый ресурс, при помощи которого можно создавать и выбирать наилучший план действий компании, оценивать ИП, прорабатывать финансовый раздел БП.
Софт даёт возможность проводить моделирование деятельности применительно к разным размерам предприятий и сферам их деятельности — и к маленьким венчурным фирмам, и к холдинговым организациям. ПО применяется в финмоделировании и планировании деловых процессов в таких секторах экономики, как банковская сфера, телекоммуникации, нефтяная отрасль, девелопмент недвижимости, транспорт, лёгкая, энергетическая и химическая индустрия, машиностроительная и космическая отрасль.
График производства работ. Автоматическое построение по смете.
Бизнес-планирование, анализ и внедрение инвестпроектов
Алгоритм действий следующий:
- Строится финансовая модель (ФМ) инвестпроекта фирмы, создаётся прогнозная финансовая отчётность.
- На базе этой модели определяется объём капвложений и оборотных средств, чтобы знать, какие финансовые ресурсы потребуются для обеспечения ИП.
- Формируется стратегия финансового обеспечения проекта.
- Проведение проектного анализа. На этом этапе инвестиционный проект оценивается по нескольким параметрам, в том числе проводится количественная оценка его возможных рисков, анализируется возможное изменение цены бизнеса в разных ситуациях.
- Формируется БП, инвестиционный тизер, меморандум и иные отчёты — разрабатывается задание, структурированное определённым образом, готовится текстовая часть.
- При необходимости осуществляется корректировка первоначальных данных ИП, оцениваются его результаты — на промежуточных этапах и окончательные.
Процесс бизнес-планирования в организации
В процессе своей деятельности фирма формирует бизнес-планы, оценивает разные альтернативы своего развития, планирует расширять производство либо создавать новое, развивать сеть сбыта, завоёвывать новые рыночные ниши, проводить изменения оргструктуры и даже потенциальную продажу бизнеса. Для каждого из этих вопросов необходимо готовить финплан и итоговые отчёты.
MS Project 2016 за 30 минут. (Microsoft Project) — календарное планирование проекта
Project Expert значительно упрощает процедуру разработки БП. Исходная информация, связанная с планированием основной деятельности и обеспечивающая её проведение, с создаваемым имуществом и привлекаемыми для его финансового обеспечения средствами — всё это при помощи этой программы в авторежиме преобразуется в определённые рабочие документы. Это могут быть:
- Таблицы с прогнозируемыми финпоказателями и показателями результативности вложений;
- Прогнозные финотчёты — прогнозирование всех форм бухгалтерской отчётности;
- Итоговая отчётность бизнес-планирования.
Прогнозные управленческие и экономические отчёты
Каким образом происходит прогнозирование финансовых результатов компании в PE? Итоги моделирования работы организации влияют на финотчёты: отчёт о финрезультатах, баланс, отчёт о кэш-флоу. Опираясь на финмодель, Project Expert в автоматическом режиме осуществляет формирование отчётов, соответствующих МСФО. Благодаря этому с результатами расчётов могут знакомиться даже зарубежные инвесторы.
Финансовая отчётность показывает успешность работы предприятия, и вам она предоставляется в «Эксперте» в авторежиме после того, как расчёты выполнены. Бухгалтерские операции и отчётная финдокументация — всё это делается по международным стандартам бухучёта.
О финансовых показателях и показателях инвестиционной эффективности
Помимо указанных возможностей, Project Expert осуществляет формирование таблиц с показателями эффективности вложений и финансовыми показателями:
- Устойчивость. Предназначение этих показателей (коэффициента покрытия процентных выплат, коэффициента автономии и т.д.) — давать характеристику финансовой независимости и платёжеспособности предприятия. Они показывают соотношение одного источника финансирования к другому.
- Деловая активность. С помощью входящих в эту категорию показателей можно оценить, с какой эффективностью компания пользуется своими финансовыми средствами. Сюда относятся различные коэффициенты оборачиваемости — активов, текущих активов, собственного и инвестированного капиталов, кредиторки и дебиторки, запасов, денег и т.д.
- Рентабельность. Посредством данных показателей можно выяснить, с какой прибыльностью работает коммерческая организация и с какой эффективностью использует разные виды ресурсов. Здесь можно отметить рентабельность собственного капитала, активов, продаж, персонала, основных средств, себестоимости и т.д.
- Ликвидность. Сюда входят такие коэффициенты: текущей ликвидности (покрытия), срочной ликвидности, абсолютной ликвидности и т.д. Они отражают возможности предприятия погашать краткосрочные долги.
О детализации результатов, денежном потоке и совокупных издержках
Критериями вложений служат такие показатели, как цена и прибыльность ценных бумаг корпорации. Это, например, коэффициент «цена/прибыль», коэффициент выплаты дивидендов, прибыль на одну акцию и прочее.
К показателям эффективности ИП относятся: дисконтированная текущая стоимость, внутренняя ставка прибыльности, время окупаемости вложений и иные параметры, применяемые при комплексном анализе инвестпроекта.
С помощью модуля «Детализация результатов» можно провести конкретизацию результатов расчёта ИП. Программа располагает тридцатью стандартными таблицами, которые отображают, в каком состоянии находится проект. Пользователи, которым потребуются отчёты в ином формате, смогут без труда сформировать их в модуле «Таблицы пользователя».
Чтобы оформить и просмотреть выходные данные, подготовленные Project Expert , надо воспользоваться разделом «Результаты». Эта информация и пояснительный текст к ней являются частью БП, который формирует программа.
Как сформировать качественный БП
Раздел «Текстовое описание» предназначен для создания структуры и текста БП, при этом используется продуманная система с комментариями и подсказками. В ПО можно подключать и создавать базы данных, чтобы затем пользоваться ими в процессе подготовки инвестпроектов. Текстовые описания можно включать в создаваемые на ресурсе отчёты, которые могут дополняться результатами расчётов из любых разделов сервиса.
С помощью динамических обновлений отчётов, передающихся в Microsoft Word, вы избавите себя от рутинной работы, связанной с переформатированием документа после каждой корректировки данных ИП. В процессе обновления результатов сформированная в «Ворде» отчётность не потеряет ни одного параметра оформления. При корректировке информации достаточно нажатия одной кнопки в документе, и новая информация появляется в отчётах.
Готовя отчёты, любые сформированные в программе графики и диаграммы можно не только передать в Worf, но и заняться их редактированием как объектами Microsoft Graph. Эти задачи труднореализуемы, если отсутствует адекватная планируемой деятельности финмодель. На платформе PE вы с лёгкостью и удобством создадите такую модель.
О финансовой модели организации и инвестпроекта
Не так-то просто построить ФМ конкретного инвестпроекта либо всего бизнеса коммерческой организации. Дело это трудоёмкое, ведь сначала нужно собрать и проанализировать исходные данные. С программой PE вам не нужно ни глубоко знать математику, ни владеть программированием — надо лишь разбираться в описываемом бизнесе.
Project Expert даст вам возможность в короткие сроки создать финмодель организации. Чтобы описать проект и фирму целиком, понадобится введение следующих исходных данных: даты старта ИП и его продолжительности, списка планируемой к производству продукции, многоуровневой структуры предприятия, включая самое мелкое подразделение и самый незначительный продукт.
Разработка сбытового плана
Стратегию продаж предприятия, которое реализует инвестпроект, необходимо в деталях проработать ещё при его планировании. Для моделирования этой стратегии в программе понадобится ввести перечень товаров и услуг, указать цены по каждой товарной единице и предполагаемого объёма выручки.
Project Expert предоставляет возможность учитывать, помимо прочего, сведения о зависимости цен от сезональности и задавать алгоритм, в соответствии с которым будут определяться цены всех товаров в течение реализации ИП.
При формировании плана развития продаж в «Проджект Эксперте» принимаются во внимание временные факторы. В частности, сколько требуется времени на заключение договора и поставку продукции, сколько пройдёт времени между поставкой товара и его оплатой, на каких вообще условиях оплачивается услуга либо продукт (по предоплате, сразу либо в рассрочку).
В процессе моделирования сбытовой деятельности необходимо учитывать, каковы запасы готовых изделий на складе, сколько они могут храниться, большие ли ожидаются потери при продаже товара и т.д. Кроме того, программа даёт возможность отражать расходы на маркетинговые коммуникации. Можно проанализировать плюсы и минусы любой стратегии продаж, оценивая выбранные условия сбытового плана.
Можно создать математические зависимости объёма продаж товаров от каких-либо условий, допустим, от величины спроса. Функция «Формула» даёт возможность рассчитывать объёмы сбыта автоматически и описывать индивидуальный план развития сбытовой деятельности.
Моделирование плана производства
Если вы используете PE для построения модели производства в компании, потребуется лишь внести в сервис информацию о товаре, объёме его выпуска, объёме необходимых материалов, сырья, комплектующих в штуках и рублях, расходах на зарплату производственного персонала и прочих расходах — управленческих, маркетинговых и т.д.
В программе можно описывать производственные графики и разные типы затрат, используя глубокие математические зависимости для выбранных параметров финмодели организации. Допустим, формировать модель объёма выпуска продукции в соответствии с возможностями компании и предполагаемым объёмом рынка.
Планы производства можно формировать в программе в автоматическом режиме, исходя из прогнозируемых продаж. Project Expert предоставляет возможность устанавливать математические зависимости планов и от многих других условий, к примеру, от производительности применяемых станков.
Моделирование инвестиционного плана
При планировании основной деятельности предприятия надо учитывать то, что потребуются капитальные вложения, предназначенные для замены основных фондов либо создания новых направлений.
Предынвестиционный и инвестиционный этапы всех проектов вызывают необходимость тщательно продумывать рабочий график и сумму требующихся вложений. С этой целью в «Проджект Эксперте» можно планировать первоначальные капвложения и подготовительные работы через построение графика Ганта.
Project Expert предоставляет довольно гибкий подход к отражению информации о ИП, давая возможность или связывать воедино всю инвестиционную и дальнейшую основную деятельность, или представлять каждый этап жизни проекта отдельно.
Вид интерфейса модуля покажется знакомым людям, которые использовали такие платформы проект-менеджмента, как Primavera SureTrack или MS Project. Программа Project Expert по многим параметрам лучше упомянутых платформ сетевого анализа. Причём осуществляется оценка именно финансовых параметров инвестплана — затрат на подготовительные работы, объёма применяемых ресурсов, формируемых активов и нюансов учёта вложений.
С помощью ПО вы определите стадии работ и взаимозависимости между этими работами, выясните, какая нужна ресурсная база для реализации каждой из стадий, будете знать, в каком порядке их оплачивать и как осуществить капитализацию сделанных вложений.
Если подготовительные работы требуют строительства зданий и сооружений, покупки станков, земельных участков или вложений в другие основные фонды, программа поможет вам определиться с тем, с помощью каких методов и сроков их выгоднее всего амортизировать. В PEможно учитывать переоценку имущества, его реализацию, а также дополнительные вложения.
Учёт факторов экономической среды
При финмоделировании работы фирмы и инвестпроекта нужно учитывать то, как на них влияют окружающие факторы: налоги, инфляция, валютные колебания и т.д. Аналитическая система Project Expert упростит для вас описание финансовой среды, в которой будет реализовываться ИП, а также облегчит прогнозирование изменений в этой среде.
Планируя инвестиционные проекты, зачастую требуется учитывать движение денег как в рублях, так и в зарубежных валютах, к примеру, если компания проводит внешнеэкономические операции.
Для таких случаев на платформе можно выбрать главную и дополнительные валюты инвестпроекта. Вам надо задать валютные курсы на дату начала инвестиционной программы и их прогнозные значения. Project Expert на автомате сделает преобразование результатов расчётов ИП в российской валюте, заменив её на более стабильную инвалюту. Это даст возможность в процессе анализа учитывать курсовую неустойчивость рубля.
Ещё одна валюта инвестпроекта — необходимое условие для того, чтобы корректно рассчитать показатели инвестиционной эффективности. Программа позволяет сформировать описание сложной схемы курсовых колебаний и связать формулами курсовые изменения главной и вспомогательной валют ИП с разными базами.
Программа поможет создать картину инфляции инвестпроекта. С вашей стороны необходимо лишь внесение индивидуальных инфляционных показателей и направлений их динамики, выраженных ежемесячными и годовыми параметрами применительно к конкретным категориям (статьям расходов) и конкретным продуктам.
Софт позволяет вам учитывать все нюансы системы налогообложения. В нём заложен перечень главных налогов в России и действующие по ним ставки. Кроме того, в Project Expert вы можете, во-первых, сделать выбор налогооблагаемой базы из имеющегося списка, во-вторых, сами определить эту базу для конкретного налога, используя формулу.
Как финансируется проект и оценивается потребность в капвложениях и оборотных средствах
Никакой БП или инвестпроект нельзя осуществить, не решив проблему финансового обеспечения. В PE можно моделировать и выбирать варианты привлечения финансов. Сколько денег понадобится на разных стадиях воплощения инвестпроекта в жизнь? На этот вопрос помогут ответить цифры из отчёта о денежном потоке (кэш-флоу).
В общем-то, кэш-флоу — это ключевой показатель, с помощью которого выявляют потребность в деньгах, вырабатывают план привлечения финансовых средств, оценивают, насколько продуктивно их использовали.
Величина сальдо по расчётному счёту компании показана в самом низу таблички «Кэш-флоу». Это прогнозный показатель, демонстрирующий то, сколько денег будет на р/с организации в конкретный момент времени реализации инвестиционного плана. Если сальдо минусовое, это значит, что у компании отсутствует нужная сумма денег.
Проект должен быть настолько обеспечен капиталом, чтобы сальдо по счёту ни на каком временном отрезке не было минусовым. Причём рекомендуется соблюдать следующее важное правило: финансирование нужно привлекать именно тогда, когда оно на самом деле потребуется — не раньше и, тем более, не позже.
Надо учитывать и то, на каких условиях привлекается финансирование. Аналитический ресурс Project Expert способен в авторежиме рассчитать, сколько денег необходимо, чтобы не испытывать недостатка в капитале на каждом этапе развития ИП.
Планирование разных альтернатив привлечения финансовых ресурсов
Для создания плана финансового обеспечения ИП используется лизинг, акционерный и заёмный капитал, госфинансирование. После того как вы определились с объёмами, предстоит выбор параметров и условий привлечения финансов.
Можно применять сразу несколько вариантов финансирования. Плюсом программы PE является то, что сумма необходимого капитала учитывает инфляционные процессы, её можно в любой момент скорректировать. Это исключит возможные ошибки в процессе планирования.
Программа даёт возможность эффективно управлять временно свободными деньгами, которые генерирует проект. Для этого нужно выбрать параметры политики выплаты дивидендов, и система рассчитает все цифры. Вы можете построить и свою модель внесения денег на разных условиях на банковские вклады либо в другие инвестпроекты.
В программе можно с успехом решить так называемую «задачу инвестора». Вы можете определить, будут ли удовлетворены прогнозируемыми финансовыми результатами все прямые и косвенные участники ИП (собственники компании, инвесторы, кредиторы и государственные структуры). Для этого необходимо осуществить анализ рассчитанных «Проджект Экспертом» ключевых финансовых показателей.
Как оцениваются инвестпроекты
Когда Project Expert создаст всю необходимую прогнозную финотчётность (баланс, ОДДС и другие), в авторежиме рассчитываются планируемые инвестиционные и финансовые показатели ИП. Софт помогает проводить полноценный проектный анализ, предлагая доказавшую свою эффективность методику.
Наряду с оценкой результатов инвестпроектов программный продукт использует и интегральные показатели, позволяющие анализировать безубыточность, чувствительность и сценарные риски, когда сравниваются варианты развития. Кроме того, в программе можно заняться построением своих аналитических таблиц, внесением дополнительных показателей и применением к ним любых аналитических методик.
Об анализе безубыточности
В программе можно анализировать то, как взаимосвязаны расходы и прибыли при разных объёмах выпуска продукции. Вы сможете определить критическую точку для конкретного товара в любой момент и сделать расчёт того, сколько нужно продать продукции, чтобы покрыть все затраты на её изготовление и сбыт.
Проанализировав данные об обособленных структурах (цехах, филиалах и т.п.) предприятия и его товарах, распределение расходов можно произвести по этим обособленным структурам либо по типам товаров. Это можно сделать не только пропорционально оборотам или использовать фиксированный процент в суммарных расходах, но и задействовав более сложные схемы, применив разные базы распределения. В программе это можно выполнить при помощи механизма «Формула».
Рассчитывая в Project Expert критическую точку, применяют методику, базирующуюся на коэффициенте вклада на покрытие. Наряду с определением значений критической точки в штуках и рублях, в PE можно сделать расчёт запаса финансовой устойчивости и оценить воздействие применяемого метода распределения расходов на прибыльность ИП — путём вычисления операционного рычага. Так вы выявите запас прочности и величину рисков — как по определённому временному отрезку, так и по нескольким отрезкам сразу, получив информацию в виде чисел и графиков.
Наличие сводных таблиц, которые формирует программа, помогает анализировать безубыточность на конкретный день и по конкретным группам товаров, рассчитывать средневзвешенный показатель вклада на покрытие, оценивать финансовую устойчивость и операционный рычаг — по всему предприятию и по каждой товарной единице. Этот вид анализа пригодится и для прогнозирования динамики прибыльности при колебаниях объёмов сбыта, и для внесения корректирующих значений в производственный план.
Если вы сделали описание своей фирмы в Project Expert , то в программе имеется её оргструктура. После этого у вас есть возможность делать прогнозы касательно экономических результатов каждой обособленной структуры, а также анализировать их работу, чтобы понимать, рентабельно ли функционируют эти структуры или приносят убытки.
Об анализе чувствительности
Проектный анализ может использоваться, чтобы рассчитывать чувствительность финмодели компании к тому, как меняются разные параметры. Необходимо добиться того, чтобы экономические показатели никогда не выходили за приемлемые рамки, независимо от изменения различных факторов внешней среды, влияющих на итоговое состояние инвестпроекта. Если подобного удаётся добиться, это свидетельствует о том, что ИП обладает большим запасом прочности.
Project Expert поможет вам понять, как будет происходить изменение экономических показателей инвестпроекта, исходя из того, как меняются налоговые ставки, инфляция, расходы на зарплату, объёмы продаж и иные исходные цифры, заложенные в ИП.
Если проанализировать чувствительность экономических показателей к тому, как может меняться ставка дисконтирования, то можно понять, насколько инвестпроект устойчив к конъюнктуре макроэкономических факторов и рынка финансов.
О сценарном анализе
Пакет «Профессионал» снабжён допмодулем, который даёт возможность проводить многовариантные сценарные анализы и отвечать на вопросы типа «Если сделать то-то, то что произойдёт?».
При разработке инвестпроекта предназначение аналитики — искать оптимальный вариант развития событий. В ПО можно быстро создавать несколько альтернатив развития компании, чтобы сравнивать их и выбирать самый лучший сценарий. Чтобы сформировать новую альтернативу, требуется ввести определённый процент отклонения от первоначальных цифр ИП. Это могут быть отклонения в объёмах реализации разных товаров, их стоимости, налоговых ставках и т.д.
Можно сформировать сколько угодно альтернатив и подвергнуть их сравнительному анализу как по экономическим показателям, так и по всем пользовательским таблицам, финансовым отчётам, оценкам альтернатив и детализациям результатов. Итоги такой аналитической работы можно будет представить графически.
Как анализировать сразу несколько инвестпроектов
Исходя из размера и оргструктуры предприятия, оно может реализовывать не один, а одновременно несколько проектов, создав для их финансирования консолидированный бюджет. Здесь может понадобиться проведение совместного анализа всей совокупности имеющихся у предприятия ИП, учитывая их потенциальный синергетический эффект и формируя займовую мощность.
Применяя широкие кооперационные хозяйственные и финансовые связи, предприятию может потребоваться провести совместный анализ нескольких инвестпроектов различных подразделений или фирм, которые чем-то связаны.
Чтобы объединить ИП в единую группу, пакет PE Professional оснащён разделом — Project Integrator. В Project Integrator можно определить продуктивность вложений в несколько инвестпроектов, используя интегральные показатели, которые рассчитываются на базе общей прогнозной экономической отчётности.
Работая с несколькими проектами, программное обеспечение даёт возможность не просто складывать их числовые значения, но и, применяя математические зависимости, формировать разнообразные консолидированные отчёты в пользовательских таблицах. Формируя отчёты в «Интеграторе», вы можете брать информацию из имеющихся в программе таблиц. Кроме того, можно воспользоваться детальными результатами расчётов, сделанных в PE для какого-либо ИП.
Группа инвестпроектов в Project Integrator — это какое-то количество связанных между собой инвестиционных программ, которые созданы с использованием Project Expert. Пользователи сами определяют требования, в соответствии с которыми инвестпроекты включаются в одну группу.
Надо заметить, что группировать ИП можно, если только у них одна и та же основная денежная единица и одна и та же дополнительная валюта, используемая для внешнеэкономических операций. Общая продолжительность инвестиционных программ ограничена сотней лет.
Как оцениваются риски инвестпроектов
Применение статистического анализа
Можно ли дать оценку воздействию таким факторам неопределённости, как уровень инфляции, валютные котировки, цены на сырьё и материалы и т.д.? Использование имитационной модели потока платежей позволяет проанализировать проект, учитывая его риски и неопределённости при реализации.
Программа обладает мощным, апробированным вычислительным ядром и может осуществлять огромное количество пересчётов ИП, применяя для выстраивания моделей методы Монте-Карло. Они более эффективны в сравнении с простым однопараметрическим методом, который традиционно применяют при анализе чувствительности инвестпроекта.
В Project Expert происходит оценка степени влияния неопределённостей на экономические показатели реализации проекта. Вы сами выбираете эти неопределённости, устанавливаете максимально возможные отклонения от заданных величин для каждой из них, решаете, сколько раз надо пересчитать ИП, используя случайные значения выбранных неопределённостей.
Выбирайте такие факторы неопределённости, которые не коррелируют друг с другом. Допустим, либо стоимость какого-либо товара, либо его объём сбыта, налоговые ставки, виды расходов, суммы капвложений и прочие параметры инвестпроекта.
Также ПО помогает проводить анализ всех полученных цифр, используя методы статистики, чтобы вы могли понять, велики ли риски реализации инвестиционной программы. Применяя неопределённости, вы можете не просто оценивать результаты инвестпроекта, но и просчитать, в каком диапазоне они будут колебаться, какими количественными параметрами прочности и неопределённости обладает ИП.
Риски и ставка дисконтирования
Функциональность программы даёт возможность учитывать величину рисков инвестпроекта и в отношении ставки дисконтирования. Этот параметр можно высчитать одним из 3-х методов — CAPM, WACC и CCM.
Как оценить стоимость предприятия
Один из вариантов обосновать участие потенциальных инвесторов и кредиторов в ИП — это наличие возможностей выйти из него на этапе планирования инвестпроекта или тогда, когда он уже реализуется. Каким образом в данной ситуации поменяется цена одной акции либо доли акционеров? Ответ можно найти в «Оценке стоимости бизнеса».
Использование доходных подходов при оценке стоимости предприятия
В программе Project Expert возможно применение доходных подходов, например, метода дисконтирования кэш-флоу, позволяющего оценить бизнес на разных фазах инвестпроекта — и на этапах планирования, и на стадиях реализации. Чтобы рассчитать цену бизнеса на этапе реализации, в Project Expert можно воспользоваться пятью разными методами, допустим, моделью Гордона.
Применение сравнительного метода при оценке предприятия
Он тоже предусмотрен в программе. С его помощью можно определить будущие доходы участников проекта. Речь может идти о дивидендах и предполагаемой цене продажи ценных бумаг.
Прогнозируемую цену предприятия можно рассчитать благодаря большому количеству имеющихся в сервисе мультипликаторов. Можно формировать свои доходные, натуральные и балансовые показатели. В программе есть возможность подобрать акционерам размеры пакетов ценных бумаг, принимая во внимание время владения акциями и необходимую доходность инвестиций.
Как контролировать финансовые показатели ИП на разных его этапах
PE позволяет вовремя корректировать инвестпроект, актуализируя информацию. Надо принимать во внимание то, каким образом на результатах ИП скажутся изменения сроков реализации и объёмов расходов. Сопоставляя запланированные и фактические показатели инвестпроекта, можно более эффективно принимать последующие инвестиционные решения.
Как отслеживать текущую динамику и корректировать план
Программа помогает пользователю держать под контролем процесс реализации инвестпроекта через актуализацию информации. Вы можете вводить в Project Expert свежие цифры, касающиеся реальных поступлений денег и выплат, а также ознакомиться с обновлённым отчётом о кэш-флоу.
ПО помогает отслеживать и контролировать, соответствуют ли запланированные затраты, объёмы сбыта, налоги, прибыль и другие показатели фактическим цифрам. Сравнивая первоначальные и получившиеся цифры, Project Expert создаёт таблицу рассогласования потоков денег, и у вас появляется возможность своевременно делать корректировку проекта.
Интерфейс и функциональность
Множество сервисных опций, хорошая структурированность и дружелюбность интерфейса программы — всё это позволяет удобно вводить информацию, что особенно важно для новичков.
Как анализировать изменения
Наличие раздела «Анализ изменений» позволяет оценивать, каким образом корректировка исходной информации изменит эффективность инвестпроекта. Если возникнет необходимость, всегда можно вернуть предыдущую версию расчётов.
Автосоздание таблиц
Программа предусматривает возможность удобного формирования больших таблиц, использующих данные всей совокупности ранее созданных таблиц. Реализуется это благодаря применению прототипов математических формул. Автосозданные таблицы дают возможность для быстрого ввода шаблонов формул в различные строчки пользовательской таблицы, после чего их можно трансформировать в стандартные таблички с разными формулами для любой строчки.
Создавая таблицы пользователей, вы получаете возможность применять цифры бухгалтерской отчётности, которая характеризует положение компании на тот момент, когда проект только начался.
О мастере инвестпроектов
В программу встроен «Мастер проектов», дающий возможность оперативно формировать новый ИП, отталкиваясь от особенностей компании, сферы деятельности и поставленных целей. В соответствии с выбором пользователя программа осуществляет подключение заготовок перечней налогов, наборов сводных табличек и графиков.
Возможность быстро менять параметры исходной информации обеспечивается сервисной опцией «Редактировать по шаблону». Благодаря ей пользователю не нужно совершать рутинные операции на стадии внесения и редактирования каких-либо данных инвестпроекта, например номенклатуры товаров компании.
Пользователь имеет возможность оперативно начать работу в Project Expert. Благодаря электронной регистрации вы можете непосредственно из программы по электронной почте или интернету отправить по адресу фирмы анкету с вашими регистрационными данными. После регистрации вы можете рассчитывать на разного рода преференции, в том числе на помощь саппорта.
Вы быстрее овладеете всеми необходимыми функциями ресурса с помощью электронного учебника. Его создавали на основе материалов курса сертификации для работы с ]Project Expert . В учебнике есть вся необходимая теория и практика использования программы.
Вы получите в своё распоряжение продвинутый инструмент, с которым можно эффективно работать с любыми инвестпроектами. Вам станет намного легче привлекать инвесторов, получать банковские кредиты, выбирать бизнес-партнёров и разрабатывать стратегии развития своей компании.
Источник: blog.themarfa.name
Тема Создание задач, подзадач, вычисление суммарной задачи проекта (на примере Microsoft Project)
Цель работы : формирование умений работать с программным продуктом Microsoft Project, а также создавать план предложенного в задании проекта.
Время выполнения 8 часов
Теоретический материал
Microsoft Project – программный продукт компании Microsoft, призванный помочь менеджерам и руководителям в планированнии и управлении проектами.
При планировании проекта нужно составить список задач, требующих решения, и список ресурсов, которые могут в этом помочь, а затем назначить ресурсы задачам. На этапе осуществления проекта необходимо следить за ходом работы, сроками и затраченными средствами. Microsoft Project автоматизирует эти процессы – процессы планирования и управления проектами.
Проект подразумевает выполнение ряда связанных между собой задач. Для выполнения проекта можно выделить строго определенные ресурсы (человеко-часы, материалы). У проектов существуют даты начала и окончания, а также другие различные ограничения (например, графики работы).
Так как проект разрабатывается для достижения некоторых результатов за определенный срок и за определенную стоимость, то удобно составить план, какие нужно провести работы, кем, в какое время и какие средства могут понадобиться для этого.
Все проекты содержат три основных элемента – задачи, ресурсы и назначения.
Задача – это некоторая работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Задачи можно объединить в фазы.
Фаза проекта включает в себя одну или несколько задач, при выполнении которых достигается один из основных результатов проекта. Например, при подготовке журнального номера фазой проекта является верстка.
Проект должен быть разбит на задачи как можно более детально. Это позволит лучше им управлять. Целесообразность деления задачи на подзадачи зависит от ее длительности. Как правило, если длительность составляет больше трех дней, то ее можно разделить на более мелкие задачи.
Не всегда задачи в проекте выполняются последовательно одна за другой. Иногда выполнение следующей задачи можно начать раньше, чем закончится предыдущая. Такое планирование называется быстрым путем.
Например, для выпуска журнала нужны статьи (материалы) и обложка. Обычно не обязательно выполнять фазы создания статей и обложки последовательно. Microsoft Project учитывает, заняты ли работники выполнением какой-либо задачи или свободны и могут выполнять новую.
Однако существуют задачи, которые следует обязательно завершить, прежде чем перейти к следующим. Например, нельзя составить оглавление, пока окончательно не решено, какие именно материалы войдут в номер. Такие задачи называются завершающими.
Длительность – это период рабочего времени, который необходим для выполнения задачи. При планировании Microsoft Project не учитывает выходные дни. Например, если длительность выполнения задачи составляет три дня, а выполнение начинается в пятницу, и при этом используется стандартный график, то окончание выполнения задачи будет запланировано на вторник, а не на воскресенье. При этом длительность все равно будет равна трем дням, а не пяти.
Вехи – это наиболее важные задачи в проекте. Например, окончание подготовки всех статей для журнала может быть вехой.
Ресурсы в Microsoft Project – это сотрудники и оборудование. Каждый сотрудник, участвующий в проекте, выполняет определенную функцию. Один сотрудник может быть, например, фотографом в одной задаче и дизайнером в другой.
В Project используются два типа стоимости ресурсов: повременная ставка и стоимость за использование. В случае повременной ставки стоимость участия ресурса в проекте рассчитывается в зависимости от времени, которые было затрачено при работе ресурса над задачей (ставка умножается на количество часов). В случае стоимости за использование затраты вычисляются умножением стоимости использования на количество задач, в которых задействован ресурс. Для каждого ресурса можно указать как повременную ставку, так и стоимость за использование.
Бюджет – это оценочные затраты на проект, заданные в плане.
Область охвата – это комбинация всех целей и задач проекта, а также работ, необходимых для их выполнения.
Назначения – это связи между ресурсами и задачами. Для выполнения одной задачи может быть назначено несколько ресурсов.
Треугольник проекта
Многие проекты имеют строго определенные дату окончания, доступный бюджет и область охвата. Это сочетание данных о времени, стоимости и области охвата называют треугольником проекта (рисунок 1).
Рисунок 1 — Треугольник проекта
Изменение одного из этих трех элементов обязательно повлияет на два других. Несмотря на то что важны все три элемента, чаще всего наиболее критичным является только один из них. Например, если необходимо изменить план проекта так, чтобы приблизить дату окончания, то возможно увеличение затрат (в этом случае следует задействовать дополнительных сотрудников) или сокращение области охвата (удаление из проекта каких-либо второстепенных задач).
Не всегда сокращение времени выполнения проекта увеличивает затраты. В некоторых случаях, напротив, сокращение времени выполнения уменьшает и затраты, необходимые для реализации проекта.
Создание проекта
Новый проект можно создать с помощью пункта меню File > New (Файл > Создать). Как правило, при запуске Microsoft Project эта команда выполняется автоматически.
Проще всего при создании проекта воспользоваться консультантом. Окно консультанта открывается в левой части экрана (рисунок 2) при запуске Microsoft Project. Если этого окна на экране нет, то открыть его можно, нажав кнопку Tasks (Задачи) на панели инструментов консультанта.
Рисунок 2 – Окно Tasks (Задачи) консультанта
Для создания нового проекта нужно щелкнуть на надписи Define the project (Определение проекта) в окне консультанта. После этого можно будет вводить сведения о проекте. Все сведения будут запрашиваться автоматически, поэтому не придется запоминать, что еще нужно ввести для полного и правильного определения нового проекта.
В первую очередь следует ввести дату начала проекта и щелкнуть мышью на надписи Save and go to Step 2 (Сохранить и перейти к шагу 2) в нижней части окна консультанта (рисунок 3).
Рисунок 3 – Ввод даты начала проекта
Для задания и при необходимости изменения основных параметров проекта можно также воспользоваться командой Project > Project Information (Проект > Сведения о проекте). В результате откроется одноименное окно (рисунок 4).
В нем нужно указать дату начала проекта в поле Start date (Дата начала) или дату окончания проекта в поле Finish date (Дата окончания). Указывать следует только одну дату из двух, так как в Microsoft Project проекты можно планировать двумя способами: от даты начала или от даты окончания. Первый способ применяется, если у проекта нет жесткой даты окончания. В этом случае дата завершения проекта определяется во время планирования. Метод планирования следует указать в списке Schedule from (Планирование от).
Следующим шагом будет определение того, планируется ли совместная работа над проектом или нет. Если предполагается работать над небольшим проектом и планировать все самостоятельно, то следует выбрать вариант No (Нет). Если же необходимо публиковать проект на сервере, чтобы он был доступен другим сотрудникам, то следует выбрать Yes (Да) и щелкнуть на надписи Set connection information for the Project Server (Ввести данные для подключения к серверу Microsoft Project Server), после чего заполнить все поля. Что именно указывать в этих полях, необходимо узнать у администратора сети организации.
Рисунок 4 – Окно Project Information (Сведения о проекте)
Эту же операцию можно выполнить, воспользовавшись командой Tools > Options (Сервис > Параметры). В открывшемся окне на вкладке Collaborate (Совместная работа) указывают параметры совместной работы.
Третьим шагом будет сохранение проекта на диск. Для этого нужно выбрать в меню File > Save (Файл > Сохранить), задать имя проекта и нажать кнопку Save (Сохранить). К примеру, назовем проект Журнал. После сохранения следует щелкнуть на надписи Save and Finish (Сохранить и закончить работу) в нижней части окна и перейти к этапу Define general working times (Определение рабочего времени проекта).
График проекта
Прежде чем приступить к планированию рабочего времени, следует сказать несколько слов о том, что такое календари (применительно к Microsoft Project).
Календари определяют порядок планирования ресурсов, назначаемых задачам, и, соответственно, порядок планирования самих задач.
Основным является базовый календарь. Его используют календари проекта, ресурса и задачи, но у каждого ресурса может быть собственный календарь, отличающийся от остальных. Например, если большинство сотрудников работают по календарю со стандартным рабочим временем, то некоторые сотрудники могут работать по особому графику, поэтому для них нужен отдельный календарь.
Календари создаются для трудовых ресурсов (сотрудников), но не для материальных, то есть считается, что, например, копировальный аппарат доступен всегда, а сотрудник, работающий с этим аппаратом, имеет свой рабочий график.
Не следует путать календарь в качестве рабочего графика (календарь проекта, календарь ресурса, календарь задачи) и представление Calendar (Календарь). Во втором случае это просто один из вариантов отображения информации.
Существует возможность создать календарь с помощью шаблонов, которые содержит Microsoft Project. Можно также использовать другие шаблоны, например используемые в вашей организации.
После создания проекта следует перейти к этапу Define general working times (Определение рабочего времени проекта) (рисунок 5).
Рисунок 5 – Определение рабочего времени проекта
Сначала нужно выбрать шаблон календаря: Standard (Стандартный), 24 Hours (24 часа) или Night shift (Ночная смена). Для проекта Журнал, который взят в качестве примера, выберем шаблон Standard (Стандартный).
Затем следует щелкнуть на надписи Save and go to Step2 (Сохранить и перейти к шагу 2). На этом шаге будет предложено определить рабочие дни и рабочие часы проекта (рисунок 6). Это позволит настроить календарь на основе стандартного шаблона так, как требуется в каждом конкретном случае.
Рисунок 6 – Настройка рабочих дней и часов
На календаре, представленном в правой части экрана, рабочее время выделено темным цветом.
Чтобы настроить рабочие дни, следует установить соответствующие флажки. Для проекта Журнал флажки установлены по умолчанию, то есть рабочие дни – с понедельника по пятницу, а выходные – суббота и воскресенье.
Рабочие часы можно оставить стандартные (которые отображены в правой части экрана). В этом случае нужно оставить без изменения переключатель I’ll use the hours shown in the preview on the right (Использовать рабочие часы, показанные в области просмотра справа).
Для изменения рабочих часов нужно установить переключатель в положение I want to adjust the working hours shown for one or more days of the week (Изменить рабочие часы для одного или нескольких дней недели). При этом в окне консультанта появятся дополнительные элементы (рисунок 7).
Рисунок 7 – Изменение рабочих часов
В поле Hours for (День) выбирают день, для которого нужно настроить рабочее время. В полях From (С) и То (До) указывают рабочие часы.
Четыре поля предназначены для того, чтобы можно было указать рабочее время до обеденного перерыва и после него. Например, для проекта Журнал заданы рабочие часы с 10 до 14 и с 15 до 19.
Как правило, во все дни недели рабочие часы одинаковые, поэтому указывать одни и те же часы для каждого дня необязательно. В Microsoft Project можно указать рабочее время для одного из дней и нажать кнопку Apply to All Days (Применить для всех дней).
Если не хватает двух смен, то следует щелкнуть на надписи Specify additional shifts (Указать дополнительные смены), тогда можно будет создавать до пяти смен в сутки.
Следующим шагом задают дополнительные праздничные и выходные дни. Для этого следует щелкнуть на надписи Change Working Time (Изменить рабочее время). В результате откроется окно Change Working Time (Изменение рабочего времени) (рисунок 8), в котором можно установить для каждого дня переключатель в одно из следующих положений: Use default (Стандартное время), Nonworking time (Нерабочее время) или Nondefault working time (Нестандартное рабочее время).
Рисунок 8 – Окно Change Working Time (Изменение рабочего времени)
При установке переключателя в положение Use default (Стандартное время) задают рабочее время в соответствии с календарем (те часы, которые были выбраны на предыдущем шаге). При установке переключателя в положение Nondefault working time (Нестандартное рабочее время) день считается полностью нерабочим (выходным). С его помощью можно также установить сокращенный рабочий день.
Чтобы задать рабочее время для нескольких определенных рабочих дней, следует выделить их мышью, удерживая клавишу Ctrl. Тогда изменения будут касаться всех выделенных дней и распространяться на другие месяцы. Кроме того, можно не только изменять рабочее время обычных дней, но и делать выходные дни рабочими.
Для создания нового календаря следует выполнить команду Tools > Change Working Time (Сервис > Изменить рабочее время). При нажатии кнопки New (Создать) появится окно Create Base Calendar (Создание базового календаря). В нем следует установить переключатель Create new base calendar (Создать новый базовый календарь), задать имя нового календаря и нажать ОК. Созданный календарь можно изменять так же, как стандартные календари.
На четвертом шаге определяют такие параметры, как количество часов в рабочем дне, количество рабочих часов в неделе и количество рабочих дней в месяце. При этом нужно иметь в виду график, который был указан на предыдущих шагах. Эти параметры будут использоваться для вычисления, сколько часов требуется для выполнения задачи, если длительность задана, например, в днях. Microsoft Project при планировании изменяет все единицы времени на часы.
После задания этих параметров переходим к пятому шагу – сохранению и завершению установки рабочего времени проекта.
Ввод задач проекта
Следующим шагом в создании проекта и следующей строкой в окне консультанта является List the tasks in the project (Ввод задач проекта). Эту операцию уже нужно выполнять в таблице в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) (рисунок 9).
Рисунок 9 – Ввод задач в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)
В Microsoft Project существует иерархия задач. Задачи можно делать подзадачами (перемещаясь на уровень ниже, задача становится вложенной по отношению к другой задаче, а перемещаясь на уровень выше – перестает быть вложенной). Допускается несколько уровней вложенности.
Чтобы ввести задачу, следует установить табличный курсор на первую Строку таблицы Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и ввести с клавиатуры название задачи, затем необходимо нажать Enter или перейти к другой ячейке таблицы с помощью мыши или клавиш управления курсором.
После ввода новой задачи ее длительность принимается равной одному рабочему дню. Чтобы изменить длительность, следует подвести указатель мыши к правому краю отрезка в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо. Затем нужно нажать левую кнопку мыши и двигать мышь вправо или влево, чтобы увеличить или уменьшить длительность выполнения задачи. При перемещении появляется всплывающее окно, в котором отображается время окончания задачи и ее длительность. Выходные дни не учитываются (когда вы перемещаете мышь на диаграмме над выходным днем, длительность задачи не увеличивается).
Длительность можно также задать в окне Task Information (Сведения о задаче) (рисунок 10). Это окно вызывается, если щелкнуть на задаче правой кнопкой мыши и в меню выбрать пункт Task Information (Сведения о задаче).
Рисунок 10 – Окно Task Information (Сведения о задаче)
На вкладке General (Общие) сведений о задаче расположены поля Name (Название) и Duration (Длительность).
Флажок Estimated (Предварительная оценка) говорит о том, что длительность установлена приблизительно или вообще не установлена (по умолчанию этот флажок установлен). Если вручную изменить длительность задачи, то флажок автоматически снимается.
В поле Percent complete (Процент завершения) показано, какая часть задачи выполнена на текущий момент.
В поле Priority (Приоритет) можно изменять приоритет задачи. Этот параметр используется при выравнивании ресурсов.
Типы зависимостей
Одни задачи должны выполняться непосредственно после других, а третьи должны быть совершенно независимыми. Все это можно устроить при помощи создания зависимостей между задачами.
Зависимость задач – это отношение между двумя задачами, при котором начало или завершение одной из них должно определять начало или завершение другой. Существуют следующие типы связей между задачами:
— «окончание – начало» (ОН) (рисунок 11) – используется чаще всего. Задача В не может начаться, пока не будет завершена задача А. Наглядный пример: задача А – построить стену, задача В – покрасить стену. Пока стена не будет построена, ее нельзя покрасить;
Рисунок 11 – Связь «окончание – начало»
— «начало – начало» (НН) (рисунок 12) – используется для задач, которые должны начинаться одновременно. Задача В не может начаться, пока не начнется задача А;
Рисунок 12 – Связь «начало – начало»
— «окончание – окончание» (ОО) (рисунок 13) – используется для задач, которые должны завершаться одновременно. Задача В не может завершиться, пока не завершится задача А;
Рисунок 13 – Связь «окончание – окончание»
— «начало – окончание» (НО) (рисунок 14) – задача В не может завершиться, пока не начнется задача А.
Рисунок 14 – Связь «начало – окончание»
Создание зависимостей
Зависимости между задачами можно создавать мышью в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта). Для этого следует поместить указатель мыши на полосу, обозначающую задачу так, чтобы он принял вид четырехсторонней черной стрелки. Затем необходимо нажать левую кнопку и перемещать мышь к другой задаче (к ее началу или окончанию). Когда вы отпустите кнопку мыши, будет создана связь между задачами, которая на диаграмме будет показана в виде стрелки (рисунок 15).
Рисунок 15 – Gantt Chart (Диаграмма Ганта) с зависимостями между задачами
Стрелки наглядно показывают, какая именно зависимость установлена между задачами.
При необходимости можно переназначить зависимость или удалить ее. Для этого нужно дважды щелкнуть мышью на стрелке, обозначающей зависимость. При этом откроется окно Task Dependency (Зависимость задач) (рисунок 16), в котором указывают, от какой задачи к какой установлена зависимость, а в раскрывающемся списке задают значение параметра Туре (Тип). При помощи списка Туре (Тип) можно изменить зависимость. После нажатия кнопки ОК изменение типа зависимости отобразится на диаграмме.
Рисунок 16 – Окно Task Dependency (Зависимость задач)
Кроме обычных зависимостей можно создать зависимости с запаздыванием. Это означает, что следующая задача должна начинаться не сразу после завершения предыдущей, а с некоторым запаздыванием.
Запаздывание указывается в окне Task Dependency (Зависимость задач) в поле Lag (Запаздывание). По умолчанию запаздывание равно нулю. При отрицательном запаздывании (например, -1 день) выполнение следующей задачи начнется раньше, чем завершится предыдущая.
При указывании запаздывания можно вводить значения как в днях (в поле вводится число и буква d (д)), так и в часах (буква h (ч)).
Удалить зависимость можно, выбрав в списке Туре (Тип) вариант None (Нет) или нажав клавишу Delete (Удалить).
Другие действия с задачами
Диаграмма Ганта позволяет выполнять также другие действия с задачами. Задачу можно прервать (например, если сотрудник, выполняющий задачу, заболел). Для прерывания задачи следует щелкнуть правой кнопкой мыши на отрезке задачи и выбрать в контекстном меню пункт Split Task (Прервать задачу), а затем указать мышью, где именно следует прервать задачу. Отрезок задачи разделится на два (рисунок 17).
Рисунок 17 – Задача с прерыванием
Чтобы отменить прерывание задачи, нужно перетащить один отрезок к другому мышью. Тогда отрезки соединятся.
Можно также указывать для задачи процент завершения. Для этого следует поместить указатель мыши на начало отрезка (при этом курсор примет форму стрелки со значком процента), после чего нужно нажать левую кнопку и двигать мышь вправо.
Чтобы точно указать процент выполнения задачи, необходимо открыть окно Task Information (Сведения о задаче) и на вкладке General (Общие) в поле Percent complete (Процент завершения) указать, насколько задача выполнена.
Ввод ресурсов проекта
После ввода задач проекта необходимо ввести ресурсы. Можно сделать и наоборот, но так как мы пользуемся консультантом, вводить будем в том порядке, в котором пункты следуют один за другим на панели консультанта.
Для ввода ресурсов при помощи консультанта следует нажать кнопку Resources (Ресурсы) на панели консультанта, после чего в окне слева откроется список действий (рисунок 18), которые можно выполнять с ресурсами.
Рисунок 18 – Действия с ресурсами
Первый пункт в окне консультанта – Specify people and equipment for the project (Выбор людей и оборудования для проекта). Этот пункт предназначен для добавления ресурсов из адресной книги, с сервера Microsoft Project или вручную. Для ввода ресурсов вручную служит переключатель Enter resources manually (Ввести ресурсы вручную) (рисунок 19). Microsoft Project откроет окно Resource Sheet (Лист ресурсов), которое также доступно через меню View > Resource Sheet ( Вид > Лист ресурсов ).
Рисунок 19 – Ввод ресурсов
Ввод ресурсов очень напоминает ввод данных в таблицу Excel. Нужно поставить табличный курсор в первую строку поля Resource Name (Название ресурса) таблицы и ввести название с клавиатуры. Для трудовых ресурсов, как правило, название – это фамилия и инициалы. После ввода значения следует нажать Enter или клавишу управления табличным курсором, чтобы перейти к другой ячейке таблицы.
После ввода всех ресурсов следует щелкнуть на надписи Done (Готово) в окне консультанта и перейти к пункту Define working times for resources (Определение рабочих часов ресурсов).
Для назначения рабочего времени ресурсу следует выделить его и щелкнуть на надписи Define additional calendars (Определите дополнительные календари) в окне консультанта (она выделена еиним цветом, так же как и другие ссылки). Этой ссылки не будет, если на предыдущем шаге в таблицу не был введен ни один ресурс.
На следующем шаге необходимо установить переключатель в положение Edit an existing calendar (Изменить существующий календарь) или Define a new base calendar (Определение нового базового календаря). Последний переключатель установлен по умолчанию. Календарь ресурса создается и изменяется так же, как календарь проекта (см. выше).
Редактирование сведений о ресурсе
После ввода ресурса бывает необходимо ввести или отредактировать дополнительные сведения о нем. Для этого существует окно Resource Information (Сведения о ресурсе) (рисунок 20), которое вызывается, если щелкнуть на ресурсе в таблице правой кнопкой мыши, и в появившемся меню выбрать одноименный пункт.
Данное окно также откроется, если дважды щелкнуть мышью на строке с этим ресурсом.
Рисунок 20 – Окно Resource Information (Сведения о ресурсе)
В этом окне несколько вкладок. На вкладке General (Общие) можно ввести и отредактировать те же данные, что и в таблице.
На вкладке Working Time (Рабочее время) можно сменить календарь, который будет использоваться ресурсом для определения рабочих часов, а также задать нестандартное рабочее время для выбранного ресурса.
Вкладка Costs (Затраты) позволяет ввести стоимость использования ресурсов в проекте (рисунок 21). Для каждого ресурса допускается заполнять до пяти различных вариантов стоимости и при необходимости переключаться между ними.
Рисунок 21 – Вкладка Costs (Затраты)
В нижней части вкладки в раскрывающемся списке Cost accural (Начисление затрат) выбирают способ начисления затрат: Start (В начале), End (По окончании) или Prorated (Пропорциональное).
В последнем случае затраты будут вычисляться по ходу выполнения задачи, пропорционально времени.
Вкладка Notes (Заметки) нужна лишь для того, чтобы хранить заметки пользователя о ресурсе. Эти заметки не участвуют в вычислениях и отчетах проекта.
Что касается вкладки Custom Fields (Настраиваемые поля), то при создании настраиваемого поля фактически изменяется существующее поле Microsoft Project, то есть ячейка, которая содержит определенный тип данных проекта. Можно настроить поле, щелкнув правой кнопкой мыши на столбце и выбрав строку Customize Fields (Настройка полей).
На практике настраиваемые поля удобно использовать, например, задав несколько возможных значений затрат (30р., 50р., 100р.), а потом просто выбирая их из списка.
Назначение ресурсов задачам
В небольшом проекте назначать ресурсы задачам можно вручную. В простейшем случае, когда одной задаче назначается один ресурс, это делается прямо в таблице в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта).
Для этого следует переместить табличный курсор в столбец Resource Names (Названия ресурсов) (обычно этот столбец крайний справа) и в раскрывающемся списке назначить выбранной задаче один из доступных ресурсов (рисунок 22).
Рисунок 22 – Назначение ресурса задаче прямо в таблице
Несколько ресурсов одной задаче также можно назначить прямо в таблице. Для этого ресурсы следует ввести в соответствующую строку столбца Resource Names (Названия ресурсов) через точку с запятой. Если один из перечисленных ресурсов не существует, то он автоматически будет создан и появится среди ресурсов в таблице окна Resource Sheet (Лист ресурсов).
Удобно также назначать ресурсы с помощью команды меню Tools > Assign Resources (Сервис > Назначить ресурсы), которая дублируется сочетанием клавиш Att+F10.
В открывшемся окне Assign Resources (Назначение ресурсов) (рисунок 23) для назначения ресурса выделенной задаче следует нажать кнопку Assign (Назначить). Чтобы снять ресурс с задачи, следует нажать кнопку Remove (Удалить). При этом ресурс перестанет быть назначенным задаче, хотя из списка ресурсов удален не будет.
Можно выделять сразу несколько ресурсов в списке, для чего следует удерживать клавишу Ctrl.
Рисунок 23 – Окно Assign Resources (Назначение ресурсов)
При необходимости можно отфильтровать список ресурсов. Для этого следует нажать кнопку с изображением знака «+» рядом с надписью Resource list options ( Параметрысписка ресурсов ). Появится возможность установить фильтр с помощью флажка Filter by (Фильтр), где в раскрывающемся списке следует выбрать нужное условие. Флажок Available to work (Доступные не менее) предназначен для того, чтобы отображать только ресурсы, доступные не менее указанного количества часов (рисунок 24).
Рисунок 24 – Настройка фильтра в области Resource list options (Параметры списка ресурсов)
Например, если нужно отобразить в списке только ресурсы, относящиеся к группе Журналисты и при этом доступные не менее шести часов, то следует установить флажок Filter by (Фильтр), выбрать из списка фильтр Group (Группа) и в поле Group name (Имя группы) ввести Журналисты. Затем следует установить флажок Available to work (Доступные не менее) и указать в поле 6h (6ч) (рисунок 25).
Рисунок 25 – Задание фильтра по группе
Тогда в списке останутся только те журналисты, которые достаточно свободны. Если установить фильтр, то гораздо проще назначать ресурсы задачам. При назначении ресурсов следует упомянуть такое понятие, как типы задач. В Microsoft Project задачи бывают трех типов: Fixed Duration (С фиксированной длительностью), Fixed Work (С фиксированными трудозатратами) и Fixed Units (С фиксированным объемом ресурсов).
Тип задачи выбирается на вкладке Advanced (Дополнительно) окна Task Information (Сведения о задаче), которое открывается двойным щелчком мышью на задаче. При выборе определенного типа одно из трех свойств задачи фиксируется. Например, если задать тип Fixed Duration (С фиксированной длительностью), то изменение количества сотрудников не повлияет на длительность задачи.
Задачи типа Fixed Work (С фиксированными трудозатратами), наоборот, используются в плане проекта, когда для выполнения задачи нужно затратить строго определенное количество часов. Тогда при увеличении количества сотрудников, работающих над задачей, ее длительность будет пропорционально уменьшаться.
Если увеличить длительность задачи с фиксированными трудозатратами, то Microsoft Project уменьшит ежедневную нагрузку каждого сотрудника.
Сортировка, фильтрация и группировка данных в таблицах
Сортировка предназначена для упорядочивания записей в таблице так, чтобы их было проще воспринимать. Она позволяет изменять порядок записей в таблице по возрастанию или по убыванию значений в одном или нескольких ее полях. Сортировать таблицы можно также по тем полям, которые в данный момент не отображаются на экране.
Сортировка осуществляется с помощью команды Project > Sort (Проект > Сортировка), после выполнения которой необходимо выбрать поле, по которому следует сортировать. Задачи сортируются по следующим полям: by Start Date (По дате начала), by Finish Date (По дате окончания), by Priority (По приоритету), by Cost (По затратам) и by ID (По идентификатору). Ресурсы могут быть отсортированы по полям by Cost (По затратам), by Name (По названию) и by ID (По идентификатору). Если выбрать пункт Sort by (Сортировать по), то откроется окно, в котором можно более детально задать параметры сортировки (рисунок 26).
Рисунок 26 – Окно Sort (Сортировка)
Если требуется отсортировать еще по одному или двум полям, то их нужно выбрать из списков Then by (Затем по). Предоставляется возможность выбрать поле, по которому следует сортировать (включая невидимые на данный момент), и направление сортировки (по возрастанию или по убыванию).
Сортировка выполняется в алфавитном порядке для буквенных данных (например, для наименований) и в порядке возрастания/убывания чисел для числовых и денежных данных. Если установить флажок Permanently renumber resources (Перенумеровать задачи), то задачи будут перенумерованы в соответствии с новым расположением в таблице. Вернуть старую нумерацию можно будет, отменив сортировку.
Если при сортировке нужно сохранить структуру, то следует установить флажок Sort resources by project (Сохранить структуру). Тогда подзадачи останутся в составе соответствующих суммарных задач, а не будут разбросаны по всей таблице.
Фильтрация, как и сортировка, предназначена для облегчения восприятия больших объемов информации, но данные не упорядочиваются, а становятся невидимыми. Строки, которые не удовлетворяют условию фильтра, перестают отображаться на экране и становятся видимыми только тогда, когда фильтр отменяется.
Самой простой и быстро устанавливаемой фильтрацией является структурная. Показать или скрыть вложенные задачи можно с помощью команды Project > Outline > Show/Hide Subtasks (Проект > Структура > Показать/Скрыть подзадачи).
Команда дублируется щелчком мыши на значках «+» и «-» слева от названия задачи. По умолчанию в таблице отображаются все задачи, в том числе вложенные.
Рисунок 27 – Таблица с включенным автофильтром
Упомянутая выше команда работает, если выделить конкретную задачу. Когда требуется показать или скрыть все подзадачи в таблице, то следует выбрать команду Project > Outline > Show > All Subtasks (Проект > Структура > Показать > Все подзадачи). Здесь же можно включить отображение только подзадач до определенного уровня включительно. Например, команда Project > Outline > Show > Outline Level2 (Проект > Структура > Показать > Уровень 2) отобразит задачи и подзадачи первого и второго уровней, а задачи третьего, четвертого и следующих уровней показаны не будут.
Еще одной методикой фильтрации является автофильтр, который включается командой Project > Filtered for > Autofilter (Проект > Фильтр > Автофильтр). При выполнении данной команды в заголовках столбцов появляются кнопки, с помощью которых фильтруются строки таблицы. Нажатием кнопки вызывается меню, позволяющее определить значение, которое должен содержать столбец (рисунок 27).
После выбора значения в таблице отображаются только строки, в которых столбец содержит определенное значение.
Автофильтр полезен в случаях, когда таблица содержит строки с одинаковыми значениями.
Группировка
В Microsoft Project существует возможность группировать ресурсы и задачи по определенному признаку. После группировки сходные строки таблиц объединяются в группы, в результате чего данные в таблице проще воспринимать (рисунок 28).
Рисунок 28 – Сгруппированные ресурсы
Чтобы сгруппировать ресурсы или задачи, нужно в меню Project > Group by (Проект > Группировка) выбрать нужный тип группировки.
Отслеживание
Составление плана проекта заключается в том, чтобы ввести задачи и ресурсы и связать их между собой. После того как составлен план проекта, начинается выполнение запланированных действий.
Главной целью отслеживания проекта является своевременное обнаружение отклонения фактических работ от запланированных. Чтобы получить возможность сравнивать и обнаруживать такие отклонения, необходимо зафиксировать базовый план.
В Microsoft Project это возможно благодаря наличию команды сохранения базового плана. После сохранения базового плана его нельзя будет редактировать.
Все изменения, которые будут внесены в дальнейшем, повлияют лишь на текущий план, но не на базовый. Можно также сохранять несколько базовых планов (до 11). Первый базовый план называется Baseline (Базовый план), а последующие нумеруются от 1 до 10.
Помимо базового плана в Microsoft Project существует возможность сохранять промежуточные планы. Они не содержат информацию о задачах, ресурсах и назначениях, а только даты начала и окончания задач.
Сохранение планов
Сохранение базового плана выполняется в окне Save Baseline (Сохранение базового плана) (рисунок 29), вызываемом командой Tools > Tracking > Save Baseline (Сервис > Отслеживание > Сохранить базовый план).
Рисунок 29 – Окно Save Baseline (Сохранение базового плана)
В этом окне можно выбирать одно из двух действий: Save baseline (Сохранить базовый план) или Save interim plan (Сохранить промежуточный план). При сохранении базового плана в раскрывающемся списке нужно выбрать, какой именно базовый план сохранять.
Можно выбирать сохранение плана для всего проекта или только для выбранных задач. Для этого используются переключатели Entire project (Для всего проекта) и Selected tasks (Для выбранных задач).
Удаление планов
Для удаления базового плана предназначена команда Tools > Tracking > Clear Baseline (Сервис > Отслеживание > Очистить базовый план). Выбор этой команды приведет к появлению на экране окна Clear Baseline (Очистка базового плана) (рисунок 30).
Рисунок 30 – Окно Clear Baseline (Очистка базового плана)
В раскрывающемся списке Clear baseline plan (Очистить базовый план) или Clear interim plan (Очистить промежуточный план) следует выбрать, какой именно из базовых или промежуточных планов нужно очистить.
После выбора плана, из которого нужно удалить учетные данные, необходимо определить, для всего проекта или только для выбранных задач следует удалять данные. Для этого служат переключатели Entire project (Для всего проекта) и Selected tasks (Для выбранных задач).
После нажатия кнопки О К выбранный план будет очищен (удален).
Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием)
Для отслеживания выполнения плана используется представление Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием), вызываемое на экран с помощью меню View (Вид).
Использование Tracking Gantt (Диаграммы Ганта с отслеживанием) имеет смысл только в случае, если предварительно был сохранен базовый план. Тогда на диаграмме для каждой задачи отображаются сразу два отрезка – то, что запланировано, и то, что действительно выполнено.
Так как отрезки размещены рядом, сразу становится заметно, когда выполнение задачи отстает от плана (рисунок 31). Кроме того, если выполнение задачи отстает от запланированного, то отрезок отображается красным цветом, а если со сроками выполнения все в порядке, то синим. Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник не успевает уложиться в срок на примере проекта Журнал (рисунки 32-34). В этом случае потребуется увеличить длительность задачи, что повлечет за собой увеличение стоимости ее выполнения.
Рисунок 31 – Задачи 1, 2, 3 и 5 завершены полностью, а задача 4 только частично
Рисунок 32 – Таблица в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)
Рисунок 33 – Диаграмма в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)
Рисунок 34 – Представление Resource Sheet (Лист ресурсов)
При составлении плана данного проекта сначала был определен только один художник. После того как каждой задаче был назначен сотрудник, оказалось, что художник загружен почти 22 часа в сутки. Microsoft Project заставил обратить на это внимание, выделив строку ресурса красным цветом. Тогда в проект был добавлен еще один художник. Другим решением являлась бы оптимизация проекта без добавления еще одного сотрудника, но это все равно повлекло бы увеличение сроков выполнения.
После создания проекта следует сохранить базовый план с помощью команды Tools > Tracking > Save Baseline (Сервис > Отслеживание > Сохранить базовый план).
Допустим, сотрудник, который не успевает завершить свою задачу, сообщает об этом руководителю. В связи с этим следует увеличить время выполнения задачи на два дня (в окне Task Informarion (Сведения о задаче) на вкладке General (Общие) требуется изменить параметр Duration (Длительность)). Для задачи Подготовка статьи 1 длительность увеличена с семи до девяти рабочих дней (рисунок 35).
Рисунок 35 – Изменение длительности задачи
Теперь следует открыть представление Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием). Поскольку по умолчанию в таблице нет столбцов, в которых отображаются базовые и фактические затраты, их необходимо добавить. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выбрать в контекстном меню пункт Insert Column (Вставить столбец).
В открывшемся окне Column Definition (Определение столбца) (рисунок 36) в раскрывающемся списке Field name (Имя поля) сначала выбираем наименование Cost (Затраты), а затем, повторив операцию, – Baseline Cost (Базовые затраты). Теперь в таблице в представлении Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием) появились данные о стоимости выполнения задач – базовые и фактические.
Рисунок 36 – Вставка столбца в таблицу
Теперь можно сравнить, насколько отличается базовая стоимость выполнения от фактической для задачи, длительность которой была увеличена (рисунок 37). Если бы длительность задачи не увеличилась на два дня, то стоимость выполнения задачи была бы на 800 руб. меньше. Но увеличения стоимости не произошло бы, если бы вместо использования почасовой оплаты сотрудников задавалась стоимость выполнения задачи.
Отслеживание проекта требует постоянного ввода фактических значений о выполнении задач. Для этого нужно открывать сведения о задаче (двойным щелчком мышью на строке задачи в таблице) и устанавливать, сколько процентов задачи выполнено в данный момент. Эту операцию следует выполнять последовательно для каждой незавершенной задачи. Чем чаще обновлять информацию о выполнении задач, тем достовернее и точнее будет информация в отчетах и на диаграмме с отслеживанием.
Вполне допустимо вносить информацию не раз в день, а, например, раз в неделю, но это скажется на точности – узнать о запаздывании можно будет не через день, а только через неделю. В этом случае удобно будет изменить масштаб диаграммы. Для изменения масштаба следует щелкнуть правой кнопкой мыши на линейке диаграммы (полоса в верхней части с изображением дней недели, чисел и т. д.) и выбрать пункт Zoom (Масштаб) или выполнить команду View > Zoom (Вид > Масштаб).
Рисунок 37 – Сравнение фактической и запланированной изначально стоимости
Процесс отслеживания проекта заключается не только в сборе фактических данных и сравнении их с базовыми. Во время отслеживания постоянно изменяется текущий план проекта. Если сотрудник не успевает выполнить задачу в срок, то нужно запланировать ее выполнение на более поздний срок. При этом базовый план изменяется.
Использование ресурсов в разных проектах
Практически во всех современных программах компании Microsoft очень большое внимание уделено интеграции. Ресурсы одного проекта можно свободно использовать в другом. Для этого следует одновременно открыть два проекта (переключаться между ними можно с помощью сочетания клавиш Alt+Tab).
Чтобы пользоваться ресурсами другого проекта, нужно выполнить команду Tools > Resources Sharing К Share Resources (Сервис > Общие ресурсы > Доступ к ресурсам). В результате откроется окно Share Resources (Общий доступ к ресурсам) (рисунок 38).
Для использования ресурсов другого проекта нужно установить переключатель в положение Use resources (Использовать ресурсы) и выбрать в раскрывающемся списке From (Из) проект, ресурсы которого требуется использовать. По умолчанию переключатель установлен в положение Use own resources (Использовать собственные ресурсы), и проект использует только собственные ресурсы.
Рисунок 38 — Окно Share Resources (Общий доступ к ресурсам)
Нижняя пара переключателей – Pool takes precedence (Преимущество имеет пул) и Sharer takes precedence (Преимущество имеет клиент пула) – определяет, кто имеет преимущество при конфликте (несовпадении данных). Рекомендуется оставить этот параметр без изменений.
Использование ресурсов других проектов не так надежно, как исключительно собственных ресурсов. Поэтому рекомендуется использовать общие ресурсы только тогда, когда это действительно нужно.
Совместная работа
Средства совместной работы предназначены для обмена информацией между сотрудниками, работающими над проектом. С помощью этих средств можно автоматизировать сбор данных о трудозатратах и обеспечить более точное отслеживание выполнения проекта. Особенно это важно при отслеживании крупных проектов. Перед использованием средств совместной работы их необходимо настроить (см. гл. 1).
Когда для совместной работы используется электронная почта, обмен данными между людьми, работающими над проектом (например, руководителем проекта и сотрудниками), происходит посредством писем с вложенными файлами в специальном формате.
Для организации совместной работы необходимо установить программу для чтения электронной почты, совместимую с интерфейсом MAPI. Такие программы, как Microsoft Outlook и Outlook Express, поддерживают MAPI. Microsoft Outlook Express поставляется вместе с системой Windows, a Microsoft Outlook есть в пакете Office.
Кроме того, необходимо установить специальную программу Microsoft Workgroup Message Handler, которая поставляется вместе с Microsoft Project. Для установки этой программы необходимо запустить файл FilesSupportWgsetup.exe, расположенный на компакт-диске, с которого устанавливается Microsoft Project. Установка этой программы выполняется без указания каких-либо настроек (кроме папки на диске, в которую следует устанавливать программу).
Для отправки данных проекта получателям следует выбрать в меню Collaborate > Publish (Совместная работа > Опубликовать) пункт All Information (Все данные) для отправки всех введенных данных, пункт New and Changed Assignment (Новые и измененные назначения) для опубликования только новых и измененных назначений ресурсов задачам, пункт Project Plan (План проекта) для опубликования плана проекта или Republish Assignments (Опубликовать назначения) для отправки назначений. Проект следует предварительно сохранить.
Каждый ресурс, входящий в рабочую группу, при опубликовании проекта получает письмо, к которому прикреплен файл с данными проекта. Если попытаться открыть этот файл, то запустится программа Microsoft Workgroup Message Handler, которая отобразит присланные данные на экране.
Экспорт проекта
В Microsoft Project существует возможность экспортировать данные в файлы форматов других программ. Для экспорта проекта в файлы различных форматов следует воспользоваться командой меню File > Save As (Файл > Сохранить как). В раскрывающемся списке Save as type (Тип файла), расположенном в нижней части окна Save As (Сохранение документа) (рисунок 39), можно выбрать один из форматов, поддерживаемых Microsoft Project.
Ниже приведен список форматов, в которых можно сохранить файл проекта (в скобках указаны расширения файлов).
— Проект (МРР) – обычный файл проекта. По умолчанию сохранение происходит именно в этом формате.
— Шаблон (МРТ) – шаблон проекта может содержать представления, календари, формы, отчеты, таблицы, фильтры, панели инструментов, строки меню, макросы и параметры настройки. Полезно сохранять проект в качестве шаблона, когда нужно использовать созданные представления, календари и другие элементы в дальнейшем в других проектах. Файл шаблона Global. mpt содержит настройки проектов по умолчанию.
— База данных проекта (MPD) – позволяет хранить данные о проекте в структуре, доступной в Microsoft Access.
— Web-страница (HTML, HTM) – страница, предназначенная для опубликования данных в Интернете. Если необходимо разместить проект в Интернете, то сохранение в виде web-страницы может избавить от утомительного форматирования.
Рисунок 39 – Список доступных форматов в окне Save As (Сохранение документа)
— Microsoft Project 98 (МРР) – если требуется, чтобы проект можно было открыть на компьютерах, где установлена старая версия Project, то следует сохранить проект в этом формате.
— База данных Microsoft Access (MDB) – формат баз данных, который предназначен для СУБД Access.
Задание
1.Создать план предложенного ниже проекта.
«Конференция «Новые информационные технологии в промышленности»»
«Проведение конференции, посвященной использованию новых информационных технологий в промышленности. Конференция должна привлечь внимание новых потенциальных заказчиков к услугам фирмы»
Укажите свое имя
«Центр Новых Информационных Технологий»
«Место проведения – актовый зал Государственного Университета г. N . Конференция будет проводится 4–5 июня 2012 г.»
Список задач с указанием длительностей:
1.Разработка концепции конференции
1.1.Выработка предложений по темам докладов и участникам
1.2.Разработка начального расписания докладов
1.4.Создание окончательного списка докладов и участников
1.5.Приглашение докладчиков из других организаций
1.6. Создание окончательного варианта расписания
2. Проведение рекламной кампании
2.1. Организация почтовой рассылки
2.2.Организация рекламы в средствах массовой информации и Интернет
2.3.Регистрация участников конференции
3.Создание информационных материалов
3.1.Материалы от докладчиков получены
3.2.Разработка информационной брошюры
3.3.Разработка анкет участников конференции
4.Договор об аренде актового зала
4.1.Разработка своего варианта договора с Университетом
4.2.Согласование договора с представителями Университета
4.4.Проплата по договору
5.Договор об аренде презентационного оборудования
5.1.Заключение договора с фирмой «Экраны и проекторы»
5.2.Проплата по договору
5.3.Получение от фирмы «Экраны и проекторы» презентационного оборудования
6.Установка презентационного оборудования
6.1.Обеспечение электропитания в актовом зале Университета
6.2.Монтирование сети в актовом зале
6.3.Установка экрана и проектора
7.Организация питания участников
7.1.Заключение договора с Кафе «Росинка»
7.2.Проплата по договору
8.Организация проживания иногородних участников
8.1.Бронирование мест в гостинице
8.2.Оповещение иногородних участников о месте проживания
9.Конференция
10.Демонтаж и возврат оборудования
11.Анализ отзывов и анкет участников
Ход выполнения работы:
1. Откройте MS Project;
2. Создайте новый файл. Для учебного проекта ;
3. Задайте способ планирования (от даты начала или от даты окончания);
4. Укажите ключевую дату;
5. Выберите календарь, задайте 2 нерабочих периода;
6. Сохраните файл.
Контрольные вопросы:
1. Что такое проект?
2. Основные критерии, по которым проект отличается от повседневных операций ?
3. Как называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата?
4. Что такое фаза или суммарная задача?
5. Может ли фаза состоять из задач?
6. Может ли фаза включать в себя другую фазу?
7. Как называется задача, в результате выполнения которой достигаются промежуточные цели?
8. Что такое ресурсы?
9. Чем отличается длительность от трудозатрат?
10. Верно ли, что длительность всегда равна трудозатратам?
11. Что такое назначение?
12. Какие два способа планирования существуют в MS Project?
13. Как в MS Project устанавливается способ планирования?
14. Можно ли при планировании зафиксировать и дату начала проекта, и дату окончания проекта?
Источник: znanio.ru