Проект в Microsoft project строительства

Системы управления проектами в повседневной жизни нужны не каждому человеку. Да, с их помощью вы можете контролировать процесс и оптимизировать строительство дома, но необходимость в этом возникает не очень часто. Другое дело – бизнес.

Управляющему персоналу требуется следить за большим количеством параметров в ходе работы над проектами: эффективным развитием проекта, денежными затратами, загруженностью исполнителей, причинами задержек и т.д. Можно попробовать удержать всё в голове, но это весьма непросто. Специально для менеджеров и создаются разнообразные системы управления проектами. Основы работы в одной из них – Microsoft Project 2010 – мы рассмотрим в рамках данной статьи.

Постановка задачи

Для облегчения понимания базовые возможности программы будут описываться по ходу работы над некоторым проектом. Я возьму наиболее близкую для себя тематику разработки сайтов.

Предположим, вы являетесь руководителем небольшой команды разработчиков, в которую входят помимо вас ещё четыре человека: дизайнер, верстальщик, программист и человек, занимающийся наполнением и раскруткой сайтов (в дальнейшем я буду называть его модным словосочетанием «контент-менеджер»).

MS Project Pro для строителей за 30 минут

К вам приходит заказчик и просит разработать сайт невысокой сложности, который будет включать в себя несколько страниц, описывающих его компанию, каталог товаров и форму обратной связи, через которую посетители могли бы оставлять заказы или отзывы. При этом сайт должен включать в себя версии для стационарных компьютеров и мобильных устройств. В дальнейшем заказчик планирует время от времени изменять дизайн сайта.

Давайте посмотрим, что какие работы нам предстоит проделать:

1. Продумать идею сайта, определить основные его элементы.
2. Нарисовать дизайн-макет. Это будут картинки, описывающие взаимное расположение элементов, цветовую гамму, логотипы, атрибуты шрифта и т.д.
3. По дизайн-макету нужно будет сверстать HTML-страницы с использованием таблиц стилей CSS.
4. Поскольку на сайте будет регулярно обновляемый каталог товаров с возможностью поиска, потребуется применять скрипты. В нашем примере язык программирования не важен. Для работы скриптов потребуется некая база данных, где будет храниться вся информация. Значит, нужно грамотно спроектировать базу данных и написать скрипты.
5. Заказчик желает иметь две версии сайта – для компьютеров и мобильных устройств, а также планирует время от времени обновлять дизайн. Облегчить нашу задачу поможет применение языка XML для вывода данных (скрипт на все случаи будет один, и он будет собирать XML-файл с данными единой структуры) и таблиц стилей XSL, с помощью которых единый файл данных будет преобразовываться в нужный формат. Таким образом, при изменении логики сайта нам не потребуется переписывать несколько скриптов, равно как и при изменении дизайна основного сайта.

Наверное, требуется дать небольшое пояснение по данной части, чтобы внести ясность для людей, далёких от веб-разработки. Когда пользователь заходит на сайт, скрипт на сервере выполняет следующие операции:

1. Запрашивает сведения из базы данных.
2. Собирает данные в файл XML.
3. Берёт нужную таблицу стилей XSL и применяет её к файлу XML.
4. Выдаёт полученный в результате преобразования файл HTML.
5. Когда программная часть сайта будет готова, его можно будет наполнять содержимым.
6. Последний этап перед сдачей заказчику – регистрация в поисковых машинах и раскрутка.

Задачи не очень сложные и управлять ими можно вручную, но на таком примере мы попробуем разобраться с Microsoft Project 2010, чтобы в дальнейшем начать работу над более сложными проектами (которых может быть и более одного в конкретный момент времени).

Загрузка и установка

Первое, что нужно сделать – скачать и установить Project 2010. Программа выпускается в версиях для 32- и 64-разрядных систем. Загрузить бета-версии соответствующих дистрибутивов вы можете по следующим ссылкам (потребуется авторизация в службе LiveID):

(234 МБ), (271 МБ).

На странице загрузки вам выпишут ключ, с помощью которого вы активируете продукт.

Установка Project 2010 ничего неожиданного не несёт. Если вы устанавливали Office 2010, то и с данным приложением справитесь. При первом запуске программа попросит активацию. При подключенном Интернет-соединении сложностей не возникнет никаких, достаточно нажать на кнопку Далее.

Базовые возможности Project 2010

Project, как и все остальные приложения, связанные с пакетом Microsoft Office 2010, использует ленточный интерфейс. Думаю, вы в нём уже достаточно уверенно ориентируетесь.

При первом запуске создаётся новый проект, и вы видите на экране окно, разделённое на две большие части (см. рис. 1). Слева отображается таблица, похожая на лист Excel, справа – поле с календарём. Также Project 2010 отображает всплывающее окошко с информацией, что по умолчанию планирование осуществляется в ручном режиме.

Рисунок 1 – Окно Project 2010

Для первого знакомства с программой лучше переключиться в автоматический режим, выбрав соответствующий пункт в раскрывающемся из строки состояния меню (см. рис. 2)

Рисунок 2 – Переключаемся в автоматический режим планирования

Проект (в нашем случае – разработка сайта) состоит из множества небольших задач, которые необходимо выполнить для успешного завершения. Все они вводятся в столбец таблицы Название задачи. После ввода каждой задачи, нажимайте клавишу или переходите на новую строку любым другим удобным вам способом. Не нужно писать в названии длинных текстов. Чем короче, тем лучше, лишь бы потом было понятно.

Рисунок 3 – Первичный ввод задач

Итак, я ввёл 8 задач (см. рис. 3), не указывая никаких подробностей. В таком виде это не несёт никакой пользы, однако Project уже сейчас пытается задать продолжительность работ. На «календаре» при этом показываются небольшие отрезки – это зачатки диаграммы Ганта.

Давайте возьмём управление в свои руки и укажем предполагаемую длительность работ. Можно сделать это в явном виде, введя даты начала и окончания каждой задачи, но тогда вы лишите себя гибкости в управлении. Лучше указывать предполагаемую длительность в соответствующем столбце.

По умолчанию цифры интерпретируются как рабочие дни, но вы можете указать и другие временные отрезки (недели, месяцы, годы, часы, минуты и т.д.). Просто вписывайте рядом с цифрой нужную единицу времени полностью или сокращённо, например, «2нед» для двухнедельного срока. Знак вопроса в этом столбце означает предполагаемую длительность, но мы пока не будет пользоваться этой возможностью.

Рисунок 4 – Проект после ввода длительности задач

На рисунке 4 видно увеличение длины временных отрезков. Обратите внимание, что по умолчанию Project 2010 пользуется календарём пятидневной рабочей недели и на выходные ничего не намечает.

В настоящий момент мы имеем не совсем корректную картину, т.к. задачи не должны начинаться в одно время – между ними имеются определённые зависимости. Так, программирование следует начинать после разработки проекта базы данных, XSL-вёрстка осуществляется на основе HTML-шаблона, а раскрутку незавершённого сайта делать невозможно. Давайте зададим зависимости между нашими задачами.

Самый простой способ установления связей – перетаскивание одного временного отрезка на другой. При этом курсор принимает вид небольшой цепочки, а за ним тянется прямая линия (см. рис. 5).

Рисунок 5 – Делаем задачу «Продумывание идей» главной для «Создание дизайн-макета»

После того, как вы отпустите левую кнопку мыши, отрезки расположатся таким образом, чтобы вторая задача начиналась по окончании первой. Между ними также будет визуальная связь в виде стрелки (см. рис. 6). Вы можете задавать зависимость от нескольких процессов. В нашем примере наполнение сайта производится по завершении программировании и вёрстки, а по окончании этапа продумывания идей параллельно начинается создание дизайн-макета и проектирование базы данных.

Поскольку все интервалы диаграммы Ганта не помещались на экране без прокрутки, я уменьшил масштаб отображения с помощью кнопки «минус» в нижнем правом углу окна.

Рисунок 6 – Проект после определения связей между задачами

Если вы ошиблись при создании зависимости, дважды щёлкните по стрелке и в открывшемся окошке нажмите кнопку Удалить (см. рис. 7).

Рисунок 7 – Управление зависимостями

В списке задач Project 2010 также указывает даты начала и окончания каждой части проекта. Если всё пойдёт по нашему плану, то проект будет завершён 11 июня (при условии, что процесс начнётся 12 апреля). Итого – 2 месяца. Это хорошо видно по временной шкале в верхней части рисунка 6.

Также весьма удобным может быть отображение так называемой суммарной задачи проекта. Чтобы включить её, отметьте флажком соответствующий пункт на вкладке Формат (см. рис. 8-1).

Рисунок 8 – Суммарная задача, критический путь проекта и временной резерв

Суммарная задача отображает статистику проекта. Пока у нас настроено мало параметров, поэтому мы видим только общую длительность (в рабочих днях), а также даты начала и окончания.

Другая полезная функция Project 2010 – поиск критических задач. Отметьте флажком пункт Критические задачи на вкладке Формат, чтобы увидеть этапы, которые определяют продолжительность всего проекта (см. рис. 8-2). Поставив дополнительно флажок Временной резерв, вы, как руководитель команды разработки сайта, заметите (см. рис.

8-3), что программисту можно будет безболезненно выделить пару дней для более качественного выполнения работы. На диаграмме Ганта запас по времени отображается небольшой чёрной линией на правой стороне отрезка.

Удобно также привязать проект к некоторым точкам отсчёта, так называемым вехам проекта. С точки зрения Project 2010 веха – это задача нулевой длительности. На диаграмме Ганта она будет отображаться небольшим ромбиком с датой (см. рис. 9).

Чтобы вставить новую задачу-веху не в конец списка, а где-нибудь в середину или в начало, щёлкните по занятой строке и нажмите клавишу для вставки. Можно также воспользоваться контекстным меню или кнопками ленточного интерфейса. Способов много, все описывать нет смысла.

Рисунок 9 – Веха «Начало работ»

Теперь, если мы изменим дату вехи Начало работ, Project 2010 автоматически пересчитает даты всех этапов и обновит диаграмму Ганта.

Предположим, мы начали работу над сайтом 14 апреля, а 16 числа выяснилось, что программист заболел и до 27 выйти на работу не сможет. Отразим это в нашем проекте. После корректировки даты вехи весь проект сдвигается на несколько дней. Но когда мы попытаемся передвинуть дату начала этапа Проектирование базы данных (этим тоже у нас занимается программист), Project 2010 выдаст предупреждение о возможном нарушении связей (см. рис. 10).

Рисунок 10 – Предупреждение о возможном нарушении связи

Давайте всё-таки связь сохраним. Мало ли что в дальнейшем может случиться. Отметьте второй пункт и нажмите кнопку ОК.

Рисунок 11 – Проект после корректировки

Смотрите, Project 2010 построил новый критический путь (см. рис. 11). Теперь на продолжительность проекта влияет работа программиста, а не верстальщика.

Также в столбце информации появились значки, оповещающие об установки даты начала этапа не ранее определённого числа. Наведите на них курсор, чтобы увидеть всплывающие подсказки.

Последнее, что хотелось бы рассмотреть в рамках данной статьи – группировка задач. Мы возьмём этап Программирование, и детализируем его. Для этого вставьте несколько пустых строк ниже и распишите выполняемые действия более подробно (см. рис. 12).

Рисунок 12 – Детализация этапа «Программирование»

Поскольку программист у нас один, можно задать последовательную связь для всех частей его работы. Заметьте, что хотя наше техзадание и требует две версии сайта – «стационарную» и «мобильную», – мы пишем скрипты только один раз. Формированием конечного результата будет заниматься XSL-шаблон.

Но, согласитесь, наша детализация выглядит несколько неуместно в общем плане. Было бы неплохо иметь возможность свернуть её в один этап Программирование. Для этого нам потребуется всего лишь изменить уровень задач. Здесь прослеживается чёткая аналогия с многоуровневыми списками Word.

Есть два основных способа изменения уровней. Думаю, следует упомянуть оба. Во-первых, вы можете перетащить заголовок задачи вправо, ухватившись мышью за его левую часть, как показано на рисунке 13 (при наведении курсор принимает вид двунаправленной стрелки)

Рисунок 13 – Изменяем уровень задачи перетаскиванием

Во-вторых, вы можете выделить несколько задач и нажать кнопку изменения уровня на вкладке Задача (см. рис. 14).

Рисунок 14 – Изменяем уровень задач кнопкой

При этом все наши небольшие части автоматически будут сгруппированы в этап Программирование (см. рис. 15).

Рисунок 15 – Вид проекта после группировки подзадач

Какие изменения произошли в проекте после проделанной работы?

1. Мы получили детализацию этапа Программирование, чтобы иметь возможность более чётко контролировать работу программиста.
2. Мы выяснили, что 12 дней программисту недостаточно (суммарное время этапа отображается в соответствующей строке).
3. Мы обнаружили, что начинать наполнение сайта можно не по окончании написания всех скриптов, а немного раньше (поисковая система и административная панель влияют на наполнение сайта незначительно). Надо только отметить это изменением связей. Удалите стрелку, идущую от этапа Программирование, способом, описанным выше (ищите рис. 7), и добавьте зависимость наполнения сайта от подготовки каталога.

Закончив детализацию и связывание данного этапа, вы можете свернуть его, щёлкнув по кнопке «минус» в соответствующей строке (см. рис. 16).

Рисунок 16 – Детализированный этап можно свернуть в одну строку

Заключение

В этой статье мы рассмотрели только базовые возможности Project 2010. Этого достаточно, чтобы вы могли в нём более-менее свободно ориентироваться. Не исключено, что руководствуясь уже полученным минимумом знаний, вы сможете немного увеличить эффективность работы своей команды. Впрочем, никто не запретит вам руководить и «домашними» проектами вроде постройки дачи.

В следующей статье будет рассмотрено управление ресурсами.

Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».

Источник: www.oszone.net

СТО. Регламент работы с информационной системой управления проектами Microsoft Project Server 2013

Настоящий Стандарт организации «Регламент работы с информационной системой управления проектами Microsoft Project Server 2013» (далее – СТО) устанавливает требования к управлению инвестиционно-строительными проектами в информационной системой управления проектами (далее – ИСУП) Microsoft Project Server 2013 с целью контроля и аналитики по реализуемым инвестиционно-строительными проектами (далее – ИСП, проект).

СТО является обязательным для всех лиц, участвующих в реализации ИСП.

Роли участников процесса

• Инженер-программистMSProject
• Управляющий инвестиционно-строительным проектом(Управляющий ИСП)
• Менеджерпо управлению инвестированием(Менеджер)
• Инвестор
• Администратор
• Специалист по информационнойподдержке проектов

Определения

Единица назначения – загрузка или количество ресурса на конкретной задаче, можно задавать в процентах или единице. Например, если нужно, чтобы на задаче «Задача» ресурс работал только половину рабочего дня календаря задачи, нужно указывать его единицу назначения в зависимости от настроек равную 0.5 или 50% соответственно.

Пиковая загрузка – максимальная загрузка ресурса в проекте.

Структура декомпозиции ресурсов (СДрес) – иерархическая структура ресурсов, необходимая для формирования в дальнейшем необходимых представлений по ресурсам, в соответствии с которой производиться сортировка и группировка ресурсов, направленных на реализацию ИСП.

Корпоративный пул ресурсов – совокупность информации о всех ресурсах организации, задействованных в реализации ИСП.

Представление – набор информационных данных, сгруппированных и отображенных по заранее обусловленному параметру.

Веха – это факт наступления какого-либо события, контрольная точка.

Материальные ресурсы – совокупность предметов труда, предназначенных для производства объекта инвестиционного проекта (продукции).

Трудовые ресурсы – все физические и юридические лица, участвующие в ИСП.

Шаблон – Расписание ИСП унифицированное и разработанное для каждого вида объектов недвижимости из СТО Классификация инвестиционно-строительных проектов реализуемых командой ИСП с определенным набором пакетов работ без привязки к календарным срокам, но с выдержанной технологической длительностью и последовательностью выполнения работ.

Процесс взаимодействия команды ИСП по управлению ИСП

Инженер-программист MS Project:

— Разрабатывает шаблон по каждому типу Объекта в соответствии с СТО «Классификация инвестиционно-строительных проектов» (далее – Классификация) (обязательно сохранять шаблон через кнопку «сохранить как» и выбрать тип файла «шаблон Project»)

— Отправляет шаблон на согласование управляющему ИСП.

— После согласования шаблонов производится разработка расписания инвестиционно-строительного проекта согласно типу Объекта из Классификации.

— Инженер-программист MS Project отправляет расписание инвестиционно-строительного проекта на согласование команде ИСП.

Специалист по информационной поддержке проектов:

— Проверяет соблюдение сроков реализации ИСП и фактические трудозатраты команды ИСП по проекту , является контролирующим органом со стороны офиса управления проектами.

— Осуществляет контроль реализации всех ИСП.

Управляющий ИСП:

— Согласовывает конечную версию расписания ИСП перед публикацией на сайте;

— Контролирует ход реализации ИСП;

— Контролирует заполнение менеджерами еженедельной отчетности;

— Еженедельно согласовывает и отправляет конечные данные по реализации ИСП Офису управления проектами.

Менеджер:

— Предоставляет данные по выполненным задачам управляющему ИСП;

— Является ответственным за все ресурсы, назначенные ему, соответственно отчитывается за данные ресурсы;

— Прикладывает к вехам все необходимые документы (договоры, промежуточные отчеты, акты выполненных работ);

— Добавляет документы в библиотеку сайта ИСП, выстраивая структуру документов, аналогичную в Lotus Notes;

— Контролирует работу подрядных организаций.

Администратор сервера MS Project:

— Регистрирует пользователей в системе MS Project (с присвоением роли СДРес);

— Обеспечивает бесперебойную работу сервера MS Project, и оповещает всех пользователей о возможных неисправностях на сервере MS Project.

Раздел 1. Методология формирования проектов в локальной версии MS Project планировщиками-аналитиками

1.1. Формирование расписания ИСП (графика, диаграммы Ганта).

Расписание ИСП формируется исходя из опыта ранее реализованных аналогичных ИСП, а именно из их параметров, таких как затраты на строительно-монтажные работы (СМР), на материалы, расходы команды ИСП на работы, трудозатраты Менеджера на пакеты работ 2 уровня, длительность пакетов работ верхнего уровня и т.д. Согласно СТО «Классификатор пакетов верхнего уровня» редактирование наименований пакетов работ не допускается, допускается только редактирование количества пакетов работ исходя из специфики реализуемого ИСП. Пакеты работ 2 уровня формируются управляющими ИСП и направляются инженерам-программистам MS Project для занесения в расписание ИСП. После занесения пакетов работ и пакетов работ 2 уровня в расписание ИСП назначаются исходные данные (длительность пакетов работ, трудозатраты ресурсов, назначенных на задачи, и т.д.). После этого пакеты работ не подлежат редактированию. Далее в ходе реализации ИСП, в рамках пакетов работ 2 уровня будет производиться:

— закрытие трудозатрат менеджеров;

— расчеты с подрядными организациями за выполненные работы;

Поэтому, подход к формированию структуры декомпозиции пакетов работ 2 уровня у управляющего ИСП должен быть на профессиональном уровне.

На основе пакетов работ верхнего уровня составляется расписание ИСП, пакеты работ верхнего уровня подразделяются в графике на пакеты работ 2 уровня. Материальные и трудовые ресурсы прикрепляются к пакетам работ 2 уровня, с обязательным указанием количества таких ресурсов.

Принцип построения расписания ИСП в локальной версии MS Project:

1. Выстраивается перечень задач.
2. Проставляется длительность задач.
3. Проставляются связи между задачами.
4. Проставляются трудовые ресурсы на задачи (трудозатраты менеджеров).
5. Проставляются материальные ресурсы на задачи (ед. измерения – шт., м 3 и т.д.).
6. Проставляются ресурсы подрядчиков и машин и механизмов (трудозатраты).

Договоры на общестроительные работы заключаются за 2 недели до начала работ. Поэтому веха с договором должна планироваться за 2 недели до начала самой работы, за исключением некоторых специализированных работ, таких как ИТП (индивидуальный тепловой пункт). На специализированные работы договор должен заключаться не позднее, чем за 1 месяц до начала работы.

Шаблон каждого ИСП должен называться согласно СТО М07/01-ИСвД-03-2013 Классификация инвестиционно-строительных проектов. И храниться на сервере в виде файла с расширением – «шаблон».

1.2. Привязка всех элементов материальных ресурсов в ПО Revit к пакетам работ 2 уровня.

Настоящий пункт является неотъемлемой частью реализации ИСП. Обязанности за корректное выполнение настоящего пункта возложены на организацию-проектировщика реализуемого ИСП. При проектировании с помощью СТО Регламент создания ресурсной ведомости осуществляется планирование материальных ресурсов, которые в дальнейшем выгружаются в расписание ИСП в MS Project, тем самым происходит планирование бюджета ИСП по материальным ресурсам.

1.3. Выгрузка материальных ресурсов из ПО Revit.

Материальные ресурсы выгружаются в расписание ИСП через механизм выгрузки ресурсов из ПО Revit в расписание ИСП . За данный механизм ответственным является администратор сервера.

1.4. Назначение материальных ресурсов.

Материальные ресурсы назначаются на задачи с параметрами: дата использования ресурса выбирается — на весь срок задачи, профиль загрузки выбирается – «загрузка в начале». Данные параметры изображены на рис. 2

1.5.Обязательная выгрузка ресурсов в корпоративный пул ресурсов.

Выгрузка осуществляется посредством помощника импорта ресурсов в корпоративный пул в локальной версии MS Project, данную выгрузку производит планировщик после того как будут определены и добавлены в расписание ИСП все виды ресурсов. Выгрузка необходима для: отслеживания загрузки ресурсов, назначения ответственных за ресурсы (еженедельная отчетность по расходованию материалов, нормо-часам подрядных организаций и основных механизмов). Выгрузка производится в представлении «Лист ресурсов» через помощника импорта ресурсов в корпоративный пул (рис. 3) путем осуществления несколько последовательных шагов, по завершению которых все ресурсы выгружаются в корпоративный пул.

Шаг 1 (рис. 4). На данном шаге необходимо сопоставить поля ресурсов, у нас нет необходимости в сопоставлении, мы переходим к шагу 2.

Шаг 2 (рис. 5). В колонке необходимо проставить параметр «ДА» для импорта всех новых ресурсов в корпоративный пул, после чего необходимо нажать кнопку «сохранить и завершить», которая находится в левом нижнем углу программы.

1.6. Назначение «Владельца назначения» ресурсов.

Данная операция предназначена для назначения ответственных за ресурсы менеджеров, которые посредством сайта Project Web Access (PWA) будут отчитываться по ресурсам (трудовым, МиМ, МиО). Добавить столбец «Заметки» для пояснений. Каждый менеджер является «Владельцем назначения» для себя.

При разработке расписания ИСП, планировщик — аналитик назначает на каждый вид ресурса ответственного менеджера, на материальный ресурс — менеджера по МиО, на ресурс подрядной организации назначает менеджера по строительству, на все машины и механизмы, участвующие в строительстве назначается менеджера по МиМ.

1.7. Замена ресурсов.

Ресурсы заменяются на этапе разработки расписания ИСП, либо реализации ИСП. Внесение корректировок фиксируется в заметках задачи, производит данную замену инженер-программист MS Project. Решение о замене ресурса принимает управляющий ИСП. При смене ресурса необходима обязательная проверка всех назначений на ресурсы (Например: заменили менеджера по материалам, то необходимо на всех материалах поставить его ответственным за них, а именно поставить нового менеджера «владельцем назначения»).

Замена ресурса во всем расписании ИСП производится в локальной версии в закладке ресурс – добавить ресурсы – создать корпоративную группу.

1.8. Бюджетные ресурсы

Бюджетные ресурсы (трудовые, материальные и затратные) используются для моделирования общего выделенного на ИСП бюджета.

При планировании ИСП имеется возможным составлять бюджет ИСП в разрезе статей затрат. Использование в MS Project бюджетных ресурсов позволяет сравнить планируемые бюджетные статьи затрат с реальными потребностями ИСП, определенными в процессе планирования и назначения ресурсов.

1.9. Методология назначения трудовых ресурсов на работы в расписании ИСП.

Методология расчета для многоэтажных объектов строительства:

— управляющий ИСП, менеджер МиМ, менеджер МиО, менеджер по ВиК, менеджер по подрядным работам, менеджер по ЭМ и менеджер по проектированию участвуют одновременно в реализации 4 объектов;

— менеджер по строительству участвует одновременно в реализации 2 объектов.

Трудовые ресурсы назначаются на пакет работ второго уровня, причем указывается профиль загрузки – плоский.

Планирование назначений трудовых ресурсов осуществляют инженеры-программисты MS Project.

Принятые сокращения для планирования шаблонов проектов:

Управляющий ИСП – УП

Менеджер по управлению инвестированием в строительство – по строительству

Менеджер по управлению инвестированием в подрядные работы – по подряду

Менеджер по управлению инвестированием в электромонтажные работы – ЭМ

Менеджер по управлению инвестированием в работы по ВиК – ВиК

Менеджер по управлению инвестированием в материалы и оборудование – МиО

Менеджер по управлению инвестированием в машины и механизмы – МиМ

Менеджер по управлению инвестированием в проектно-сметную документацию – ПСД.

1.10. Базовый план.

Базовым планом называется комплекс информации о планируемых сроках, планируемой стоимости и планируемой загрузки в ИСП.

Базовый план применяется планировщиком-аналитиком 1 раз в начале разработки расписания ИСП, данный процесс происходит в локальной версии MS Project. Второй раз базовый план применяется после завершения стадии проектирования, для всех строительных пакетов работ.

Базовый план необходим для отслеживания отклонения фактических данных от запланированных в ИСП.

Базовый план допускается применять только после согласования всех данных в проекте всеми ответственными лицами.

1.11. Создание сайта проекта

Сайт ИСП создается автоматически при публикации его на сервере, которое осуществляется инженером-программистом MS Project. При публикации проекта, необходимо заполнить обязательные поля (наименование организации, наименование проекта, портфель проектов, ссылка на договор с командой, статус проекта, управляющий проектом) информацией, по которой в дальнейшем будет происходить группировка данных.

На сайте проекта отображается:

Сводка по проекту – веб-часть на странице сайта проекта, в которой собирается информация о всех задачах по проекту, исполненных, просроченных и находящихся в процессе исполнения. Еще в сводке отображаются данные в соответствии с СТО «Правила построения системы управления инвестиционными проектами».

Данные по проекту – веб-часть на странице проекта, содержащая информацию о бюджете проекта (аналогично как на сайте http://investproj.ru/ ) и основные данные по проекту (наименование проекта, наименование организации, управляющий проектом, площадь возводимого объекта и т.д.).

Индивидуальные данные по проекту – веб-часть на странице сайта проекта, в которой собирается информация, непосредственно определенная пользователем (с помощью администратора сайта).

1.12. Ответственный за пакет работ

Ответственным за пакет работ является менеджер, который заключает договор на основную работу. Основной работой является работа, совпадающая с названием пакета работ или самая длительная по продолжительности работа, входящая в пакет работ. Уточнить ход реализации пакета работ можно у менеджера, назначенного на веху — заключение договора.

1.13. Название шаблонов проектов

Название проектов шаблонов должно быть единообразным и содержать основные характеристики в соответствии с СТО «Классификация инвестиционно-строительных проектов», например: «Многоквартирный жилой дом со сборно-монолитным железо–бетонным каркасом многоэтажный 1 категории». Название может быть ограничено количеством вводимых символов, то допускаются общепринятые сокращения, например: «Многоквартирный ж/д со сборно-монолитным ж/б каркасом многоэтажный 1 категории»

1.14. Наименование подрядных организаций, машин и механизмов

Наименование подрядных организаций присваивается с помощью названий фирм подрядчиков.

1.15. Закрытие вех как работ (если на веху назначена работа менеджеров)

Для закрытия вехи, менеджеру необходимо, во-первых, прикрепить документ, обозначающий наступление данной вехи (например: если веха «заключение договора», то отсканированный договор, если веха «акт выполненных работ» – то акт выполненных работ, либо гарантийное письмо с дальнейшим предоставлением акта выполненных работ) путем прикрепления документа к данной вехе, во вторых, менеджер обязан отправить на согласование управляющему ИСП трудозатраты по выполнению данной работы. После всех пройденных этапов согласования, веха считается наступившей и по ней закрываются часы менеджера.

Ответственность за наличие отчетного документа на вехе несет управляющий ИСП, согласовавший данную работу-веху как завершенную.

1.16. Ресурсы не планируемые в ПО Revit

Все ресурсы (трудовые и материальные), которые не планируются в ПО Revit (например: устройство временных зданий и сооружений, трудозатраты подрядных организаций, машино-часы механизмов, задействованных в ходе всей реализации проекта), назначаются на задачи посредством ведомостей подсчета трудозатрат, которые являются исходными данными для планирования бюджета проекта. ВПТ формируются до проектирования объекта в ПО Revit.

1.17. Тип задачи при планировании проектов в MS Project

Выбор типа задачи производит инженер-прогарммист MS Project в свойствах задачи на закладке «Дополнительно» с помощью поля «Тип задачи», или с помощью встроенных полей «Тип» и «Фиксированный объем работ».

Для планирования задач в инвестиционно-строительных проектах необходимо выбрать тип затрат «фиксированная длительность».

Фиксированная длительность – длительность задачи, остающейся постоянной независимо от количества назначенных трудовых ресурсов (единиц назначения) или объема трудозатрат, в частности:

— При изменении количества назначенных трудовых ресурсов пересчитываются трудозатраты, а длительность неизменна.

— При изменении общего объема трудозатрат, назначенных на работу трудовых ресурсов, пересчитываются пиковая загрузка и единица назначения в период выполнения задачи, а длительность неизменна.

Для задач данного типа сначала определяется длительность работ, потом объем работ (трудозатраты) и в конце происходит назначение ресурсов.

При назначении трудовых ресурсов на задачу с фиксированной длительностью и заданными объемом и трудозатратами MS Project рассчитает единицы назначения (количество) ресурсов под заданные условия.

При назначении трудовых ресурсов на задачу с фиксированной длительностью и заданными трудозатратами для ресурса MS Project рассчитает единицы назначения конкретного ресурса на конкретной задаче.

При назначении трудовых ресурсов на задачу с фиксированной длительностью MS Project рассчитает общий объем работ (трудозатраты) ресурсов в соответствии с календарем рабочего времени каждого назначенного ресурса.

Тип задач «Фиксированная длительность» может быть с фиксированным объемом работ. Под термином «фиксированный объем работ» в MS Project понимается фиксация значения трудозатрат на задаче, то есть, длительность задачи типа «Фиксированный объем ресурсов» не изменяется (галочка стоит) или уменьшается (галочка стоит) по мере добавления или удаления ресурсов на задаче, тогда как объем работ (трудозатраты) по задаче при снятой галочке увеличивается, а при стоящей остается неизменным.

1.18. Структурная декомпозиция ресурсов СДРес

Структурная декомпозиция ресурсов (СДРес) необходима для удобства отображения информации в представлениях посредством группировки информации по параметру структурной декомпозиции ресурсов.

Для реализации каждого инвестиционно-строительного проекта задействована команда ИСП, в которую входят :

— Менеджер по управлению инвестированием в проектирование и согласование ПСД

— Менеджер по управлению инвестированием в строительство

— Менеджер по управлению инвестированием в электромонтажные работы

— Менеджер по управлению инвестированием в поставку материалов и оборудования

— Менеджер по управлению инвестированием в обеспечение машинами и механизмами

— Менеджер по управлению инвестированием в подрядные работы

— Менеджер по управлению инвестированием в ВиК

Для ресурсов таких как подрядчики, машины и механизмы созданы 2 роли в СДРес:

— Машины и механизмы

При занесении ресурса в корпоративный пул ресурсов, необходимо указывать каждому ресурсу свою роль в СДРес.

В MS Project создана структура СДРес, аналогичная структуре команды ИСП.

Таким образом, при создании ресурса, инженер-программист MS Project каждому ресурсу присваивает свой код СДРес, по которому в дальнейшем происходит сортировка в представлении «ресурсы по ролям».

1.19. Группы безопасности для пользователей сайта PWA

— Инженер-программист MS Project

— Специалист по информационной поддержке проектов (СИПП)

— Руководитель организации (Инвестор)

— Руководитель проекта (Управляющий ИСП)

Группа безопасности необходима для разграничения уровней доступа к информации пользователей сайта PWA.

В группу безопасности добавляют пользователя. При добавлении пользователя в такую группу ему предоставляются соответствующие разрешения и права доступа к проектам и ресурсам, а также, возможно, отменяются определенные разрешения и права доступа.

Ответственный за распределение по группам безопасности – администратор сервера.

Права доступа и глобальные разрешения определяются в данной таблице:

1.20. Структурная декомпозиция работ (СДР)

Структурная декомпозиция работ (СДР) – иерархическая структура, используемая для организации задач в ИСП по календарному плану и при отслеживании затрат по пакетам работ. MS Project позволяет представить СДР с помощью идентификаторов задач, или с помощью кодов СДР, назначаемых каждой задаче.

Для того, чтобы увидеть коды СДР в проекте необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке любой колонки и выпадающем меню выбрать пункт «Вставить столбец» и (или) прокрутить список до поля «СДР» или ввести «СДР» (т.е. все имя поля проекта). Также можно вводить только первую (-ые) букву.

Коды СДР аналогичны номерам в структуре пакетов работ, но эти коды можно изменять или использовать определенный формат СДР. Коды СДР являются уникальными, т. е. у задачи может быть только один код СДР.

1.21. Планирование ставок стоимости работ подрядчика.

Один подрядчик может выполнять несколько различных работ с различной ставкой стоимости нормо-часа, поэтому при планировании необходимо предусматривать универсальный ресурс «подрядчик на пакет работ» с различными ставками нормо-часа (возможно на одного подрядчика навесить 5 различных стоимостей нормо-часа). В дальнейшем при замене универсального ресурса «подрядчик на пакет работ», необходимо внимательно назначать ставки одноименного подрядчика.

Также в свойствах ресурса во вкладке заметки необходимо указать ставки, применяемые к различным работам, для наглядности и быстрого понимания затрат одного подрядчика на данных работах.

Для выбора таблицы затрат (рис. 6), необходимо переключиться в представление «лист ресурсов» и во вкладке ресурс выбрать кнопку «сведения», после чего откроется окно «сведения о ресурсе». В данном окне отражаются все ставки ресурса (A,B,C,D,E) в данных вкладках можно заполнить каждую ставку своим значением.

Для того чтобы ставка начала действовать в проекте на задаче, на которую назначен ресурс, необходимо переключиться в представление «назначение задач», выбрать интересующую вас задачу и дважды щелкнуть мышкой на назначенный задаче ресурс, после данных действий вам откроется окно «сведения о назначении», в котором выбирается таблица норм затрат (рис. 7).

1.22. Работа на сайте проекта:

Инженер-программист MS Project:

После всех необходимых процедур, предшествующих публикации проекта на сайте PWA, планировщик производит публикацию проекта. При публикации проекта на сайте всем кто участвует в реализации данного проекта приходит оповещение по электронной почте, а также все задачи, за которые необходимо будет отчитываться на протяжении всего хода реализации опубликованного инвестиционно-строительного проекта.

Менеджер ИСП:

Еженедельно менеджер ИСП должен отчитываться в задачах за свои отработанные часы, за часы подрядчиков, если он является владельцем назначения подрядчика, и за поставленные материалы, если он является владельцем назначения материальных ресурсов.

Управляющий ИСП:

Еженедельно управляющий утверждает трудозатраты менеджеров, проверяя прикрепление необходимых документов к работам, контролирует процесс реализации ИСП, публикует обновления по выполнению задач в проекте.

С помощью данного сайта, который является одним из инструментов управления проектами, Инвестор отслеживает ход реализации проекта, стоимость реализации проекта и отклонение от базовых показателей, все данные отображаются в настроенных представлениях.

1.23. Управляющий назначениями

Данное назначение выполняет инженер-программист MS Project, в локальной версии MS Project, путем вывода дополнительного столбца «управляющий назначениями». Заполнение столбца «Управляющий назначениями» является активным только для задач, так как «управляющему назначениями» приходят на утверждение отчеты по выполненным задачам.

Поэтому заполнение данного столбца необходимо осуществлять по принципу: «управляющий проектом = управляющий назначениями». Чтобы управляющий проектом появился в списке «управляющий назначениями». Ему необходимо открыть данный проект на сервере, сохранить и опубликовать его. После данных действий его можно будет выбрать в списке «управляющих назначениями».

1.24. Преждевременная выборка всех запланированных трудозатрат менеджеров по проекту.

Часы трудозатрат каждой роли в команде ИСП строго определены договором.

Если в ходе реализации ИСП часы трудозатрат менеджера закончились (выбраны менеджером), менеджер обязан завершить все свои работы, за которые получил вознаграждение, и не покидать проект до полной сдачи его принимающей стороной по договору, а также выполнять работы, по которым уже оплачены трудозатраты.

1.25. Использование календарей при планировании ресурсов и задач

Использование календарей в проекте необходимо для определения реального графика работы. В MS Project 2013 могут быть календари проекта, задач и ресурсов.

Календарь проекта, по умолчанию имеющий название «Стандартный», определяет:

1. Рабочие дни и нерабочие (выходные) дни в неделях;

2. Рабочее время в рабочие дни;

3. Государственные и корпоративные праздники, называемые исключениями в MS Project 2013.

Исключения – это периоды, отличные от рабочих периодов данного календаря. Это значит, что в рамках календаря в выбранный промежуток времени работа будет производиться в часы, отличные от часов основного календаря, либо не будет производиться вообще.

Календари задач позволят определить периоды, когда те или иные задачи могут исполняться. Например, задачи выполняющимися офисными работниками, могут выполняться с 9:00 до 18:00, задачи рабочих, занятых на строительстве объекта могут выполняться с 7:00 до 19:00, а прием документов на утверждении в администрации муниципального образования возможно только по вторникам.

Календари ресурсов определяют график работы каждого ресурса, включая время работы и нерабочее время (отпуска, отгулы).

Календари позволяют определять возможную загрузку ресурса. Пересечение календарей задач и ресурсов, назначенных на ее исполнение, определит время возможного исполнения задачи. Так если задача выполняется по календарю с рабочим временем с 9:00 до 18:00, а ресурс может работать по календарю с 8:00 до 19:00, то работа будет выполняться с 9:00 до 18:00. Если же ресурс может работать с 10:00 до 16:00, то работа на задаче в данном случае будет выполняться с 10:00 до 16:00

Все характеристики календаря проекта и его изменения автоматически попадают в календари задач и ресурсов.

При планировании проектов, в «сведениях о задаче» выбирается необходимый календарь, и проставляется галочка – «не учитывать календари ресурсов при планировании».

1.26. Формирование отчетности

Данная функция доступна в локальной версии MS Project.

Раздел 2. Основы работы с веб приложением PWA (MS Project)

Веб-приложение является основным инструментом работы команды ИСП при реализации инвестиционно-строительного проекта. Данная глава посвящена работе в веб-приложении PWA.

2.1. Основные вкладки сайта PWA

2.1.1. На сайт PWA можно зайти 2 способами:

1. Если вы зарегистрированы и находитесь в системе SK/ и вам предоставлен доступ к сайту PWA.
2. Либо зайти для просмотра сайта PWA под логином и паролем демо пользователя, информация расположена на главной странице входа http://www.investproj.com/

Для входа на сайт PWA необходимо перейти по ссылке: http://mps13/PWA/default.aspx либо http://www.investproj.com/

Далее вам откроется главная страница сайта (рис.9):

Отображаемые данные могут различаться в зависимости от уровня доступа к информации

Для просмотра проектов кликаем на кнопку проекты, далее для перехода в другие вкладки (задачи, и т.п.) действуем в аналогичном направлении.

После перехода на вкладку проекты нам открывается окно (рис. 10), в котором можно посмотреть все проекты, в которых пользователь принимает непосредственное участие, а также соответственно информацию по ним.

Для перехода на сайт проекта необходимо провалиться в любой проект и выбрать ссылку «сайт проекта» (рис. 11)

Для перехода к интересующим Вас данным необходимо нажать на вкладки, расположенные слева.

2.2. Для прикрепления документа к задаче проекта необходимо:

Вернутся с сайта проекта в проект находящийся непосредственно на сервере, путем нажатия кнопки «сведения о проекте» и выбора «календарного плана» (рис.13)

Выделить задачу, к которой необходимо прикрепить документ (клик мышкой в самый левый столбец задачи) (рис. 14).

Выбрать вкладку «параметры» и кликнуть кнопку «связанные элементы» (рис. 15)

Нажав кнопку «связанные элементы» попадаем в контент задачи. Нажимаем «добавить связанный элемент» (рис. 16).

Во вкладке «выбор актива» выбираем элемент и добавляем его к задаче (рис. 17).

Если все предыдущие шаги были выполнены безошибочно, то документ отобразится в данной вкладке (рис. 18).

2.3. Представления на сайте PWA.

Для просмотра календарного плана проекта необходимо выбрать представление «календарный план». Для того, чтобы просмотреть все назначенные на задачи ресурсы выбираем представление «назначение задач». Для просмотра загрузки команды ИСП по ролям выбираем представление «ресурсы по ролям». Для того, чтобы просмотреть сводную информацию по проектам переходим в представление «сводка», «затраты». Для просмотра информации по освоенному объему, переходим в представление «освоенный объем»

Для удобства пользования информацией по проекту на сайте настроены представления данных:

2.3.1. календарный план (настроенное представление) (рис. 19) – представление, в котором отображены основные показатели по проекту (длительность выполнения работ, дата начала и окончания работ, %завершения, базовые и фактические затраты + диаграмма Ганта);

2.3.2. назначение задач (рис. 20) – представление, в котором отображены задачи, отсортированные по Идентификатору задачи (от «а» до «я»), в каждой из которых отображены все ресурсы (материальные, трудовые), назначенные на данную задачу. В данном представлении отображаются такие показатели, как: базовые трудозатраты, фактические трудозатраты, базовые затраты, фактические затраты, оставшиеся затраты, отклонение по стоимости на каждый ресурс.

2.3.3. ресурсы по ролям (рис. 21) – представление, в котором отображена сводка по ресурсам, освещены такие показатели, как СДРес, базовые, фактические, оставшиеся затраты, базовые, фактические, оставшиеся трудозатраты, а также ссылка на CGC, если данный ресурс не является менеджером ИСП.

2.3.4. сводка (рис. 22) – представление центра проектов (что за центр проектов. Может его добавить в предыдущие три понятия??), в котором отображены такие показатели, как название проекта, дата начала и окончания проекта, % завершения по проекту, длительность проекта, и управляющий проекта(столбец «владелец»).

2.3.5. затраты (рис. 23) – представление центра проектов, в котором отображены данные по затратам проекта, а точнее дата начала и окончания проекта, затраты базовые, фактические, оставшиеся и отклонение по стоимости.

2.3.6. освоенный объем (рис. 24)– представление центра проектов, в котором отображаются данные по освоенному объему, такие как, дата начала и окончания проекта, базовые затраты, БСВР, БСЗР, ОКП, ОПС, ФСВР, ОПЗ.

Таблица. Расшифровка полей освоенного объема

Сокращенное название	Полное название	Описание
БСЗР	Базовая стоимость запланированных работ	Показывает, какая сумма должна быть израсходована на задачу (или ресурс) на дату отчета. Microsoft Project определяет эту величину, суммируя повременные значения на момент даты отчета.
БСВР	Базовая стоимость выполненных работ	Показывает, какая сумма должна быть израсходована на задачу (или ресурс), исходя из фактических работ, выполненных на дату отчета о состоянии. Поскольку это соответствует объему выполненных работ, данный показатель еще называют освоенным объемом.
ФСВР	Фактическая стоимость выполненных работ	Показывает, какая сумма была фактически затрачена на выполнение задачи на дату отчета о состоянии, включая стоимость ресурсов, фиксированные затраты и затраты на использование.
ОКП	Отклонение от календарного плана	Вычисляется как разница между освоенным объемом и базовой стоимостью запланированных работ: ОКП=БСВР-БСЗР Хотя в названии используется «календарный план», отклонение вычисляется как разница затрат. Данный показатель не означает, что бюджет превышен, а показывает, как отставание от графика или увеличение длительности задач влияет на затраты.
ООКП	Относительное отклонение от календарного плана	Значение отображается в %. Вычисляется по формуле: ООКП=ОКП/БСЗР*100 Положительное значение указывает на опережение календарного плана, а отрицательное – на отставание.
ИОКП	Индекс отклонения от календарного плана	Вычисляется как отношение освоенного объема к запланированному: ИОКП= БСВР/БСЗР Этот показатель также называется освоенный объем для календарного плана.
ОПС	Отклонение по стоимости	Вычисляется как разница между фактической и базовой стоимостью выполненных работ: ОПС=БСВР-ФСВР Положительное отклонение указывает, что затраты задачи превышают бюджет, отрицательное – экономия затрат бюджета, 0 – затраты соответствуют бюджету.
ООПС	Относительное отклонение по стоимости	Значение отображается в %. Вычисляется по формуле: ООПС=((БСВР-ФСВР)/БСВР)*100 Положительное значение указывает на недовыполнение бюджета, а отрицательное – на превышение бюджета.
ИОС	Индекс отклонения стоимости	Вычисляется как отношение базовой стоимости выполненных работ к фактическим затратам: ИОС= БСВР/ФСВР Этот показатель также называется освоенный объем для затрат.
ПОПЗ	Предварительная оценка по завершению	Значение представляет собой предполагаемую стоимость задачи к моменту ее завершения, исходя из фактических затрат и текущей производительности проекта. Рассчитывается на основе показателей ФСВР, БСВР и ИОС.
БПЗ	Бюджет по завершению	Значение совпадает с базовыми затратами задачи, которые включают стоимость назначенных ресурсов и фиксированные затраты задачи.
ОПЗ	Отклонение по завершению	Вычисляется как разница между базовыми и ожидаемыми затратами задачи: ОПЗ=БПЗ-ПОПЗ Отрицательное значение указывает, что ожидаемые затраты превышают запланированные, положительное – что ожидаемые затраты меньше запланированных, 0 – задача выполняется в соответствии с бюджетом.
ПЭВ	Показатель эффективности выполнения	Вычисляется по формуле: ПЭВ=((БПЗ-БСВР)/(БПЗ-ФСВР)) Позволяет судить о недостатке или излишках бюджетных средств. Значение меньше 1 указывают на возможную нехватку средств.

2.3.7. отслеживание (рис. 25)– представление центра проектов, в котором отображены основные данные по реализации проекта: % завершения, фактические затраты и трудозатраты, фактическая длительность, фактические даты начала и окончания проекта, базовые даты начала и окончания проекта, длительность и оставшаяся длительность.

2.3.8. назначение задач по ролям (рис. 26)– представление центра проектов, в котором отображены основные данные по задачам в проекте, назначенным каждой роли, с помощью столбцов: имя задачи, название ресурса, рабочий (трудозатраты), начало, окончание и затраты.

2.4. Согласование проектов между офисом управления и командой ИСП

Расписание ИСП создается инженером-программистом MS Project на основе утвержденного ранее шаблона. После создания расписания ИСП в локальной версии MS Project инженер-программист MS Project отправляет его на согласование команде ИСП. Команда ИСП и инженер-программист MS Project согласовывают проект. После внесения последних корректировок проект переходит в статус «действующий».

Согласование проектов, происходит только в веб версии MS Project.

Команда ИСП проверяет все свои трудозатраты по проекту посредством просмотра веб-версии MS Project. Для просмотра своих трудозатрат необходимо перейти в представление «затраты назначений» (рис. 27), в котором все сгруппировано по 3 уровням: 1 – тип ресурса, 2 – имя ресурса и 3 – имя задачи.

2.5. Просмотр загрузки трудовых ресурсов на сайте PWA.

Для просмотра загрузки трудовых ресурсов на сайте PWA, необходимо перейти в «центр проектов» и выбрать в меню слева вкладку «ресурсы» (рис. 28).

Во вкладке «ресурсы» (рис. 29) открывается представление, в котором отображены все ресурсы, входящие в корпоративный пул. Ресурсы сгруппированы по типу затрат на: материальные и трудовые. Необходимо выбрать соответствующий ресурс, поставив галочку напротив фамилии трудового ресурса.

Для просмотра назначений ресурса необходимо выбрать интересующий ресурс, поставив галочку напротив соответствующей фамилии и нажать на кнопку в верхней панели «Назначения ресурсов» (рис. 30).

Страница назначений ресурсов (рис. 31) отображает задачи проекта, назначенные выбранным ресурсам. Представленные данные сгруппированы по названию ресурса и проектам, в которых участвует ресурс. Справа отображена ежедневная загрузка ресурса по назначенным ему задачам в проектах. В данном представлении, можно отследить, в каких проектах занят ресурс, какие задачи он выполняет в проекте, а также трудозатраты (плановые, фактические) ресурса на каждую задачу.

Сайт PWA представляет возможность отследить занятость ресурса по его доступности. Чтобы перейти на данную страницу аналитики необходимо выбрать кнопку в верхней панели «Доступность ресурса» (рис. 32).

Откроется страница (рис. 33), на которой представлена информация по доступности выбранного ресурса.

Для выхода из данных аналитических страниц необходимо нажать на любую вкладку в меню слева (проекты, утверждения, задачи, и т.д.)

2.6. Просмотр задач в проектах

Для просмотра задач необходимо перейти на вкладку «задачи», которая находится в меню слева, и выбрать представление «мои назначения (настроенное)» (рис. 34). В данном представлении отображаются все назначенные задачи, сгруппированные по проектам.

2.7. Отчетность по задачам посредством PWA.

Каждый менеджер ИСП обязан еженедельно в определенный управляющим день недели отчитываться по ходу реализации ИСП в своих задачах, которые расположены на сайте проекта во вкладке Задачи (Расписание).

(Для менеджеров должно войти в привычку отчитываться по задачам в назначенный день недели, для построения качественного отслеживания реализации проекта, с целью принятия необходимых решений, если пойдет какое-либо отклонение в реализации проекта. Причем, в регламенте работы менеджера указано, что он должен еженедельно отчитываться по работам в ИС управления проектами).

Способ отчетности: по фактическим и оставшимся часам.

Пользователь вводит фактическое начало задачи, фактические затраты задачи, фактическую дату окончания задачи, либо оставшиеся трудозатраты по задаче, если она не окончена. После данных процедур пользователь отправляет информацию на утверждение руководителю. После ознакомления руководитель обновляет и опубликовывает изменения. Ответственным за корректное внесение информации и актуальность представленной на сайте информации по проекту является управляющий ИСП.

Заполнение отчетности происходит в несколько этапов.

На сайте PWA выбирается вкладка «задачи», отображающая все назначенные задачи, по которым необходимо отчитываться еженедельно (находятся на исполнении в данный момент).

Выбирается представление – мои назначения (настроенное). Группировка в данном представлении упорядочивает информацию пошагово, 1 шаг – имя проекта, 2 шаг – имя задачи (рис. 35).

Далее вводится фактическое начало задачи;

Вводятся фактические трудозатраты по задаче; (Если вы введете в столбец «Фактические трудозатраты» сразу потраченные на задачу часы, то система автоматически введет дату фактического начала, равную дате начала)

Если задача не окончена, то вводится количество оставшихся трудозатрат;

Если задача выполнена, то вводится фактическая дата окончания задачи.

Выбирается галочка слева напротив задачи (рис. 36), и нажимаем «сохранить»;

Выбирается вкладка «Отправить состояние – выбранные задачи» на утверждение управляющему ИСП (рис. 37).

После данных шагов все заполненные задачи автоматически отправляются управляющему ИСП.

Управляющий ИСП заходит во вкладку утверждения (рис. 38) :

Управляющий ИСП просматривает от кого, какие задачи, с какими данными ему пришли на согласование и если он соглашается с ними, то проставляет галочки напротив задач и нажимает на кнопку «принять» (рис. 39).

Приняв данные задачи управляющему ИСП необходимо перейти на вкладку «Обновление состояния» (рис. 40)

Вкладка «обновление состояния» (рис. 41), на данной вкладке представлена информация о состоянии утвержденных ранее работ.

На вкладке «обновления состояния» (рис. 42) управляющему ИСП необходимо выбрать все утвержденные ранее задачи и нажать кнопку «Опубликовать», публикация нужна для внесения утвержденных данных в проект.

Если все действия были выполнены правильно, то на вкладке «обновления состояния» отобразится, что утвержденные задачи опубликованы (рис. 43). Перейдя в проект, можно убедиться, что задачи обновлены.

2.8. Механизм создания обсуждения документов

Добавить документ на сайт проекта:

Необходимо прикрепить документ на сайт проекта, нажав в разделе «документы» (рис. 44) ссылку: «создайте документ».

Откроется меню «Добавление документа» (рис. 45)

Через кнопку «обзор» необходимо добавить документ и выбрать необходимую папку для размещения документа.

Для создания обсуждения (рис. 46) следует нажать ссылку «новое обсуждение».

Ввести необходимые данные (рис. 47):1) тему обсуждения; 2) текст обсуждения;

Добавить документ с компьютера (рис. 48):

Или ссылку на документ с сайта проекта (рис. 49):

Ввести ответственное лицо и нажать сохранить.

В хронике обсуждения возможно установить оповещения об изменении каких-либо параметров данного обсуждения (рис. 50).

Добавление обсуждения к задаче.

Необходимо нажать на задачу на сайте проекта (рис. 51) и выбрать «добавить связанный элемент»:

После открытия меню (рис. 52) выбрать необходимое обсуждение:

Дописать название необходимой беседы в адресную строку и нажать «вставить» (рис. 53).

Проверить в «связанных элементах» к задаче, что обсуждение прикрепилось к задаче:

Ограничения: на сайте проекта нет запрета на редактирование и удаление своих комментариев.

2.9. Оповещения по MS Outlook.

Для настройки оповещений по MS Outlook необходимо настроить такие параметры, как функция оповестить меня, в которой указываются параметры настройки оповещений. Данное меню вызывается 2 способами:

1 способ: На сайте проекта перейти во вкладку оповестить меня (рис. 55) и настроить необходимые параметры.

2 способ: На сайте проекта в разделе «Обсуждения» можно перейти во вкладку «элементы», и выбрав там кнопку «оповестить меня» (рис. 56), можно настроить оповещения об изменении данных на странице.

После нажатия кнопки «установить оповещения на этой странице», появится меню (рис. 57). В котором необходимо заполнить такие данные как, кто должен получать уведомления, как регулярно их должны получать, каким образом должны получать (e-mail,outlook, SMS), после выбора необходимых параметров нажимаем кнопку «ок».

Также имеется возможность оповещать ресурсы о назначенных им задачах посредством MS Outlook.

Данную настройку включает администратор сервера (рис. 58).

2.10. Структура формирования папок документов на сайте проекта

Данная структура размещается в шаблоне сайта, создаваемого при публикации проекта, либо после публикации подтягивается набор папок уже структурированных для размещения документов.

Структуру папок допускается выдержать:

— только в пакетах работ верхнего уровня;

— в пакетах работ второго уровня;

— в структуре выдержанной в Lotus Notes;

Наименование прикрепляемых документов должно содержать в названии:

— тип документа (договор, акт, промежуточный отчет и т.д.);

— наименование объекта (ЖД 2 в 34 м-не, ОТК 17 в 34 м-не и т.д.);

— наименование работы (устройство котлована, получение ТУ, и т.д.);

— возможно вид ресурса (материалы, механизмы или ручной труд, и т.д.);

Например: договор на земляные работы в ЖД 2 в 34 м-не, машины и механизмы.

Источник: www.dokipedia.ru

Создание проекта в MS Project Pro

Видео материала «Создание проекта в MS Project Pro»

Создание, открытие и сохранение плана-графика проекта в MS Project Pro

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Создание нового проекта в MS Project Pro

Для создания файла проекта зайдите на страницу «Файл» и далее на закладку «Создать». На открывшейся странице Вы можете создать проект:

Сохранение проекта в MS Project Pro

Предположим, что Вы уже внесли какие-то изменения в Ваш проект и Вам необходимо сохранить результаты Вашей работы. Для хранения своих проектов MS Project использует файлы с расширением *.mpp (по умолчанию).

Чтобы сохранить новый проект:

1. На панели инструментов нажмите на кнопку «Сохранить».
2. На странице «Файл» выберите пункт «Сохранить».
3. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S.
4. Для того что бы сохранить и отправить план-график проекта зайдите на страницу «Файл» выберите пункт «Сохранить и отправить».

На открывшейся странице возможно:

1. Отправить файл, вложенным в электронное письмо. Для этого нажмите на кнопку «Отправить как вложение».
2. Синхронизировать задачи проекта с задачами MS SharePoint. Для этого выберите закладку «Синхронизировать со списком задач». В открывшемся окне укажите адрес узла в поле «URL-адрес сайта» и название списка задач после чего нажмите на кнопку «Синхронизация».
3. Сохранить как отдельный список задач на сервере MS SharePoint. Для этого выберите закладку «Сохранить вMSSharePoint». На открывшейся странице нажмите кнопку «Поиск расположения» и после нахождения системой сервера нажать кнопку «Сохранить как».
4. Сохранить данные проекта в файле другого типа. Для этого выберите закладку «Сохранить проект как файл». На открывшейся странице возможно: сохранить файл в старых форматах MS Project, сохранить текущий проект как шаблон, сохранить данные проект в файлах MS Excel и XML. Для этого выберите формат и нажмите кнопку «Сохранить как».
5. Сохранить проект как картинку в формате PDF. Для этого выберите закладку «Создать документ PDF/XPS» и нажмите кнопку «Создать PDF/XPS».

В появившемся диалоговом окне выберите место (диск, папка), в которое Вы будете сохранять файл, укажите имя файла, и нажмите кнопку «Сохранить».

Чтобы сохранить рабочий проект под тем же именем:

1. На панели инструментов нажмите на кнопку .
2. На странице «Файл» выберите пункт «Сохранить».
3. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S.

Чтобы сохранить рабочий проект под другим именем, на странице «Файл» выберите пункт «Сохранить как». В появившемся диалоговом окне выберите место, в которое Вы будете сохранять файл, укажите новое имя файла и нажмите кнопку «Сохранить».

Открытие существующего проекта в MS Project Pro

Предположим, что у Вас уже имеется проект, который Вы сохранили на диске. Для того, чтобы открыть существующий проект:

1. На панели инструментов нажмите на кнопку .
2. На странице «Файл» выберите пункт «Открыть».
3. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+O.

В появившемся диалоговом окне выберите файл проекта и нажмите кнопку «Открыть».
Для открытия файла, с которым Вы недавно работали, зайдите на страницу «Файл» и выберите пункт «Последние».
Есть и другой способ открыть файл проекта. Для этого надо два раза щёлкнуть мышью на файл в Проводнике Windows.

Указание даты начала и окончания проекта в MS Project Pro

Указать дату начала или завершения проекта можно при помощи окна «Сведения о проекте». Вызвать его можно через закладку «Проект». Там нажмите на кнопку «Сведения о проекте».

В открывшемся окне Вы можете ввести следующие параметры проекта:

• Дата начала. Введите информацию в поле «Дата начала» и оставьте остальные поля без изменений. Дату окончания проекта Project рассчитает сам. Если по какой либо причине дата старта проекта сдвинулась просто поменяйте дату в данном поле. При планировании от даты окончания Вы не сможете изменять дату начал так как рассчитывается автоматически в зависимости от введенных данных.
• Дата окончания. При планировании с начала данное поле рассчитывается автоматически. При планировании с конца Вы должны ввести точную дату окончания. Если Вы хотите самостоятельно указать дату окончания проекта, то в поле «Планирование от» укажите «Дата окончания проекта», а затем введите дату окончания Вашего проекта.
• Планирование от. Данное поле имеет два значения «дата начала проекта» и «дата окончания проекта». Вы можете планировать проект как с даты начала так и даты окончания проекта.
• Текущая дата. Вы можете изменить текущую дату смоделировав таким образом ситуацию в проекте в любой момент времени.
• Дата отчета. Дата отчета это дата когда руководство ждет результаты проекта за текущий период реализации. Если Ваш период реализации неделя (что мы рекомендуем) устанавливайте дату отчета на воскресение текущей недели. Такие образом каждую неделю к понедельнику фактические результаты проекта за период.
• Календарь. Поле «Календарь» используется для того, чтобы задать используемый календарь проекта. В данном поле указывается календарь проекта, который будет использоваться при планировании всех задач и ресурсов проекта (если для них не внесены календари). Об использовании календарей в MS Project см. «Календарь проекта».
• Приоритет. Поле «Приоритет» используется при работе с консолидированными проектами и влияет на автоматическое распределение ресурсов. Вы можете установить приоритет от 0 да 1000. Если Вы работаете только с одним проектом, то можете оставить это поле без изменений.
• Отдел. В данном поле указывается название подразделения компании, которому принадлежит данный проект. В локальной версии MS Project Professional данное поле не активно. Значение данного поля указывается в корпоративных полях сервера MS EPM. При подключении MS Project Professional к серверу данное поле становится активным.
• Настраиваемые поля. Все корпоративные поля проектов указанные на сервере MS EPM выводятся в виде списка в нижней части окна. В данных полях указывается общая информация о проекте в рамках общего портфеля проектов компании.

Укажите в своем файле проекта следующие параметры:

• Дату старта проекта : 01.04.2015.
• Календарь : «Стандартный».
• Приоритет: 5

Данный материал рассматривается на практическом тренинге «Разработка планов-графиков проектов».

Источник: pm-way.com

Бизнес план в ms project

Инструменты для планирования в digital — вечная тема для споров. Не весь софт одинаково полезен, а нужный бывает сложным. MS Project как раз такой.

Знакомьтесь, это Microsoft Project, сложное ПО для управления проектами. Помогает менеджеру в текущих задачах: планировать, распределять ресурсы, анализировать сложность проекта. Автоматически делает отчеты и считает сметы. Если в нем разобраться, может стать незаменимым.

Программа похожа на MS Excel, но содержит больше функций. Визуально выглядит так: в левой части — таблица с данными: задачи, время и трудозатраты. В правой — графики, например, диаграмма Ганта.

В программе есть разные шаблоны, например, Простой план проекта, Запуск нового продукта или Гибкое управление проектами. Выберите подходящую структуру или откройте Новый проект.

Новый проект до внесения данных

Они зависят от типа проекта. Сначала пропишите общие этапы, а потом разделите на конкретные. Для примера будем делать простой интернет-магазин. Этапы могут быть такими: аналитика, главная страница, каталог товаров, интеграция с сервисами оплаты и доставки, личный кабинет.

На верхней панели выберите блок Задача и найдите кнопку Суммарная задача. С ее помощью создайте все общие этапы. Позже добавьте подробностей.

Общие этапы проекта

Подумайте, какие войдут в каждый этап. Добавьте их в таблицу с помощью кнопки + Задача. Или дважды кликните мышкой по пустой графе, куда хотите вставить задачу. Откроется такое окно.

Сведения о задаче

В этом окне отредактируйте сведения о задаче. Например, название или длительность, если она уже известна. Когда нет точных данных, ставьте галочку в графе Предварительная оценка. Примерная длительность задачи отобразится в таблице со знаком вопроса.

Сведения о задаче Агрегация требований

Добавьте задачи в таблицу. У нашего интернет-магазина они будут следующие.

Для аналитики:

1. агрегация требований;
2. прототипирование;
3. техническое задание;
4. проектирование базы данных.

Для главной страницы и каталога товаров:

Для оплаты и доставки:

1. подключение PayPal;
2. подключение СДЭК.

Для личного кабинета:

1. авторизация;
2. регистрация;
3. восстановление пароля;
4. бонусная система;
5. отложенные заказы;
6. персонализация;
7. интеграция с Axapta.

Для этого слева от каждой из них есть графа, в которой можно выбрать тип планирования. При автоматическом программа определяет длительность задачи, при ручном вы сами меняете даты. Выберите подходящий.

Пока вы вносите начальные данные о проекте в таблицу слева, справа автоматически строится диаграмма Ганта. Чтобы она отображалась корректно, установите зависимости между задачами. Например, чтобы сделать прототип интернет-магазина, сначала нужно собрать требования. То есть, третья задача списка зависит от второй. Все задачи программа нумерует автоматически по мере их появления.

Проставьте зависимости в графе Предшественники. Получится так.

Зависимости между задачами

Теперь раздайте задачи команде и отразите это в таблице. В правом нижнем углу есть пять разных вкладок. Диаграмма Ганта (большую часть времени вы будете проводить в ней), Использование задач, Визуальный оптимизатор ресурсов, Лист ресурсов и Отчет.

Выберите Лист ресурсов. В него внесите всех сотрудников, которые работают на проекте, их ставки за час работы и график. Укажите должности или фамилии, если в команде несколько сотрудников занимают одинаковую позицию. Так вы сможете избежать путаницы.

Допустим, что в команде по одному сотруднику на каждую должность. Вот, что получится.

Вернитесь во вкладку Диаграмма Ганта. Найдите графу Ресурсы и проставьте должности исполнителей напротив каждой задачи.

В проекте по созданию интернет-магазина аналитик отвечает за все задачи по аналитике, дизайнер — за дизайн, верстальщик — за вестку, программист — за разработку.

Задачи с проставленными ресурсами

Если какой-то ресурс перегружен, программа это покажет: слева от задачи появятся красные человечки.

Для этого перейдите в Визуальный оптимизатор ресурсов. Он выглядит так.

Визуальный оптимизатор ресурсов

Видно, что перегружен программист. Вернитесь назад в Диаграмму Ганта. На верхней панели выберите вкладку Ресурс, а потом кнопку Автоматическое выравнивание ресурсов. Программа сама перераспределит задачи так, чтобы разгрузить программиста. Но учитывайте, что время работы над проектом при этом увеличится.

Программа автоматически выровняла ресурсы

Мы немного познакомились с MS Project. Теперь с ее помощью вы можете планировать, распределять задачи и анализировать работу. Это только базовые навыки. Программа сложная, в ней много разных функций, некоторые никогда не пригодятся. Другие здорово упрощают жизнь, но не так просто их найти и научиться ими пользоваться.

Начинающему менеджеру проектов не обойтись без опытного наставника. На курсе Skillbox вас научат правильно работать с программой MS Project. Покажут, как ее использовать, чтобы упростить не только планирование, но и весь контроль над проектом.

Курс «Управление Digital-проектами»

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

• Живая обратная связь с преподавателями
• Неограниченный доступ к материалам курса
• Стажировка в компаниях-партнёрах
• Дипломный проект от реального заказчика
• Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы

Я хочу поделиться своим опытом использования MS Project для управления проектами по разработке программного обеспечения. Я уже лет 10 занимаюсь управлением проектами,
и в результате у меня родилась некоторая методология использования MS Project, которая позволяет получить от него немалую пользу и при этом меньше зависеть от его недостатков.

Небольшое введение

Вся методология — это просто набор простых методов и рекомендаций по использованию MS Project для решения прикладных задач руководителя проекта. Сразу оговорюсь, что методология не претендует на универсальность, и применима только при некоторых ограничениях, которые я буду упоминать по ходу повествования.

Для начала, давайте вспомним, что обычно требуется от руководителя проекта. Для опытных руководителей это очевидно, а начинающим (или только собирающимся стать руководителями) будет полезно лишний раз вспомнить. Итак, проект по разработке программного обеспечения — это создание некоторое уникального продукта. На разных этапах жизненного цикла проекта от РП требуется решать различные задачи.

Перед началом проекта

Перед началом проекта от руководителя проекта обычно требуется ответить на два вопроса:

1. сколько проект займет времени
2. сколько проект будет стоить

При этом важно понимать, что никого не интересует ответ вида «не раньше чем через полгода». Требуется как раз оценка сверху.

Примечание. Мне никогда не приходилось иметь дела с явными денежными оценками проекта, и, как я сейчас понимаю, это серьезное упущение. Все проекты, которыми я руководил, исполнялись сотрудниками компании. Команда проекта формировалась на всё время проекта, некоторые специалисты привлекались на определенное время.

Фактически, от меня требуется оценка количества требуемых исполнителей, а также сроки их привлечения. Как мне кажется, это достаточно типичная ситуация для компаний, занимающихся разработкой ПО. В итоге все сводится к оценке трудозатрат, которая, с использованием эмпирических формул, превращается в оценку стоимости проекта. Как видим, присутствует прямая зависимость стоимости проекта от его сроков.

В процессе выполнения проекта

В условиях упомянутых ограничений, основной задачей руководителя проекта является обеспечить выполнение проекта в заявленный срок, а это непосредственно
влияет на его стоимость. Непредвиденные обстоятельства, которые обязательно сопутствуют любому проекту, могут привести к срыву сроков. Строго говоря, сроки проекта могут неожиданно и сократиться, но, честно говоря, я такого никогда не видел. От руководителя требуется своевременно реагировать на такие события, чтобы уменьшить негативные последствия. Единственный известный мне способ решения этой задачи — это аккуратное планирование, регулярное отслеживание надвигающихся проблем и корректирование планов.

При завершении проекта

При завершении проекта руководитель обычно оглядывается назад и подводит итоги проекта. Чаще всего требуется оценить насколько проект выбился из плановых графиков и почему это произошло.

Что умеет MS Project

Несмотря на внешнюю сложность, MS Project очень прост в идейном плане. Он оперирует тремя сущностями — задачи, ресурсы, календарь и связи между ними. По сути — это база данных, пользовательский интерфейс для создания и редактирования сущностей и минимальная, довольно простая автоматизация (то, что Project делает сам, в ответ на введенные данные).

Разберем вкратце свойства сущностей.

Задача имеет длительность, объем, назначенный ресурс и еще чертову уйму различных свойств. Если встроенных свойств не хватает, можно добавить свои — этим мы потом воспользуемся. Задачи могут быть связаны между собой различными отношениями (предшественники, последователи и т.п.).

Ресурс имеет много описательных свойств, но самое главное — для него можно
задать доступность во времени, для этого используется календарь. Ресурс может быть
назначен на задачу.

На основе этих данных Project умеет делать различные представления с использованием
фильтров, группировок, сортировок и т.п. Кроме этого он умеет по некоторому алгоритму
вычислять сроки начала и окончания задач с учетом доступности назначенных ресурсов
и связей между задачами. Вот, собственно, и почти все что он умеет.
Давайте посмотрим, какую пользу можно из этого извлечь

Как это использовать

Примечание Чтобы было понятнее, я уточню некоторые общие свойства проектов,
с которыми я работал. Итак, речь идет о проектах по разработке программного обеспечения,
которые состоят из нескольких этапов. В конце каждого этапа мы должны получить некоторый
осязаемый результат, который будет предъявлен заказчику, поэтому для нас важно оценить
срок не только проекта в целом, но и каждого этапа. Повторяю, единственный вид ресурсов
который требуется — это люди, причем мы не нанимаем специалистов со стороны, а используем
возможности уже работающих сотрудников.

Подготовка плана

Итак, перед нами лежит техническое задание, и требуется дать ответ на три вопроса:

1. Сколько времени займет этот проект?
2. Сколько (и каких) специалистов для этого потребуется?
3. Какие примерно трудозатраты ожидаются по этому проекту?

Для этого мы готовим прикидочный план выполнения проекта в MS Project. Т.е. просто последовательно выписываем задачи, которые необходимо выполнить. Методика превращения техзадания в набор задач — это отдельная история, я не буду на ней сейчас останавливаться.
Подготовка плана выполняется в несколько этапов:

1. Готовим список задач
2. Выставляем зависимости между задачами
   (результат какой задачи необходим для перехода к следующей?).
3. Назначаем исполнителей задач
4. Выравниваем загрузку ресурсов
5. Балансируем то, что получилось

Общие рекомендации

При подготовке плана придерживаемся следующих рекомендаций:

1. Не используем суммарные задачи для декомпозиции.
   Все задачи помещаем в один линейный список. Сначала это может показаться неудобным,
   но зато избавляет от многих проблем в дальнейшем. Для управления структурой задач
   используем настраиваемые поля (см.ниже).
2. Очень часто для управления зависимостями задач используют Draghttps://oroalbero.ru/biznes-plan-v-ms-project/» target=»_blank»]oroalbero.ru[/mask_link]