Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью). С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.
Сроки хранения документов — OSG
Материалы проектной документации являются одними из ключевых документов, предоставляемых для получения разрешения на строительство объекта в орган, уполномоченный на выдачу такого разрешения в случаях, когда законом предусмотрена необходимость получения такого разрешения ст. В течение 5 лет хранят приказы о привлечении сотрудников к работе в выходные и нерабочие дни. Ханты-Мансийска соответствующие материалы, предоставленные ранее в уполномоченные органы, либо разъяснения о наличии такой документации возможно запросить, обратившись за предоставлением сведений, содержащихся в ИСОГД. проектно-планировочная документация в области капитального строительства;.
Техническая документация на многоквартирный дом
Организация архивного хранения документов • Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок. Сроки хранения бухгалтерской, налоговой отчетности и других бумаг мы привели в сводной таблице. Документация накапливаются с годами, что затрудняет поиск нужных сведений в последующем. Для получения бесплатной консультации смело обращайтесь ко мне!
Особенности архива в строительных организациях
Сроки хранения отчетности — рн
Если изымаются недооформленные тома документов не подшитые, не пронумерованные и т.
финансовые сметы строительства, закупки материалов и расходов.
Особенности организации хранения технической документации в современной организации | Статья в журнале «Молодой ученый»
Сроки хранения электронных документов в архиве организации: как определяются, когда не предусмотрены, сколько составляют и как хранить данные по правилам в информационной системе, в какой должны быть форме – все об информация, хранящейся в цифровом виде
Бумаги с истекшим сроком хранения уничтожают. Руководитель создает приказом экспертную комиссию из сотрудников организации, которая отбирает такие бумаги и составляет об этом протокол с повесткой и решением. Протокол подписывают все участники. Материалы проектной документации являются одними из ключевых документов, предоставляемых для получения разрешения на строительство объекта в орган, уполномоченный на выдачу такого разрешения в случаях, когда законом предусмотрена необходимость получения такого разрешения ст. проектно-планировочная документация в области капитального строительства;.
Разработка проектной документации в Москве Строительная проектная документация
Вопрос — ответ
Электронным файлам, подписанным цифровой подписью, тоже нужно обеспечить режим хранения, исключающий утрату или уничтожение информации и перезаписывать данные на новые носители по мере устаревания прежних. а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда 75 лет и т.
- позволяет распределить обязанности и дает право подписания определенным отделам и их сотрудникам;
- переданные через Диадок сведения имеют юридическую силу, не вызывая сомнений у контролирующих органов и партнеров сомнений;
- есть функция простого и расширенного поиск с использованием фильтров;
- сохраняет в трех экземплярах на разных серверах;
- предоставляет возможность отправлять файлы непосредственно контрагентам для согласования;
- обеспечивает бессрочную сохранность документов.
Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации автоматизации. Пополнение архива организации происходит регулярно по заданной схеме.
Архивирование в цифре: плюсы и минусы
Как комплектуется архив строительной компании?
Ресурс предоставляет следующие возможности хранения документов в электронной форме.
В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии.
Бумаги с истекшим сроком хранения уничтожают. Руководитель создает приказом экспертную комиссию из сотрудников организации, которая отбирает такие бумаги и составляет об этом протокол с повесткой и решением. Протокол подписывают все участники. Материалы проектной документации являются одними из ключевых документов, предоставляемых для получения разрешения на строительство объекта в орган, уполномоченный на выдачу такого разрешения в случаях, когда законом предусмотрена необходимость получения такого разрешения ст. Попробуем разобраться какие отличия в хранении управленческой и технической документации.
Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг
Электронным файлам, подписанным цифровой подписью, тоже нужно обеспечить режим хранения, исключающий утрату или уничтожение информации и перезаписывать данные на новые носители по мере устаревания прежних. а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда 75 лет и т.
- научно-исследовательская документация;
- проектно-планировочная документация в области капитального строительства;
- конструкторская документация;
- технологическая документация;
- документация по изобретательству и рационализации;
- специальная документация. [1].
Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации автоматизации. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.
Уничтожение архивных данных
Помощь профессионалов
есть функция простого и расширенного поиск с использованием фильтров;.
Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, 1, 2, 5 и10 лет.
6.2. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации автоматизации. 75 лет реестры доходов физ лиц; постоянно передаточные акты, пояснительные записки.
Ответственность за сохранность документов организации
Уполномоченные органы, в свою очередь, обязаны передавать определенные сведения об объекте капитального строительства в единую информационную систему обеспечения градостроительной деятельности далее ИСОГД , которую ведут органы местного самоуправления городского округа или муниципального района. Обеспечивает быстрый доступ к нужному файлу и его приложениям.
- управленческие документы, к которым относятся приказы, распоряжения по должностям, личные дела сотрудников, зарплатные ведомости, устав;
- технические документы – сметы, акты, схемы, графики, данные исследований и т. д.
Кроме того форматом создаваемых технических документов не всегда является привычный для управленческих документов формат А4, поскольку рабочие графики, чертежи могут создаваться в формате А1 и меньше. Пополнение архива организации происходит регулярно по заданной схеме.
Готовые решения для всех направлений • Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Организация архивного хранения электронных документов. Для получения бесплатной консультации смело обращайтесь ко мне!
Как подготовиться к хранению документов
Сроки хранения данных в организации
Также должен быть отработан алгоритм выдачи материалов из хранилища, их уничтожение.
Сдавайте отчетность по актуальным формам и без ошибок.
Особенности сохранности в цифровом варианте
В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов. Ответственный сотрудник или целый отдел, если это крупная организация с определенной периодичностью выполняет проверку текущей документации, формирует дела, оформляет номенклатуру дел и помещает их в соответствующие разделы архива. свидетельства об освобождении от налогов, льготах, отсрочках в уплате или отказе в них;.
Долгосрочная сохранность в Диадоке
При консультировании в письменной форме, в том числе электронной форме, ответ на обращение заявителя направляется на указанный им адрес по письменному запросу заявителей на почтовый адрес или адрес электронной почты, указанный в запросе в срок, не превышающий 30 тридцати календарных дней с даты поступления регистрации обращения в Департамент. Затем составляют акт с перечисление бумаг для уничтожения.
- Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
- Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
- Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
- Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.
Электронным файлам, подписанным цифровой подписью, тоже нужно обеспечить режим хранения, исключающий утрату или уничтожение информации и перезаписывать данные на новые носители по мере устаревания прежних. Пополнение архива организации происходит регулярно по заданной схеме.
Срок хранения первичных документов • Если не предоставить отчет по требованию, налоговые инспекторы вправе оштрафовать, а также доначислить налоги и взносы. На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Для получения бесплатной консультации смело обращайтесь ко мне!
Сколько хранить налоговые документы
Бухгалтерские документы: зачем хранить
Основной договор должен быть в связке со своими приложениями.
Срок хранения не зависит от формы электронной или бумажной п.
Источник: emarkethelp.ru
Хранение проектной документации
Хранение проектной документации производится в архиве предприятия до момента передачи в муниципальный (государственный) архив или до ее уничтожения. Хранению подлежат проекты на строительство и реконструкцию зданий, типовые проекты на конструкции, отдельные узлы, механизмы и т.д.
- комплектность сдаваемого проекта, согласно ведомости чертежей, содержанию альбомов, и других документов, в которых описана вся прилагаемая документация,
- наличия всех дат и необходимых подписей,
- оформление титульного листа,
- пригодность для хранения и снятия копий.
На обложке дела пишется наименование предприятия разработавшего проект, наименование объекта, узла, конструкции и т.д., год создания проектной документации.
Сроки хранения проектной документации, договоров подряда, протоколы совещаний экспертных комиссий и т.д. установлены перечнем типовых архивных документов, образующихся в деятельности организаций.
Передача дел на хранение или выделение на уничтожение производится постоянно действующей комиссий, которую назначает руководитель предприятия.
В комиссию включаются специалисты предприятия, работающие в различных областях деятельности. В их обязанности входит провести оценку ценности документов, с целью выделения документов на хранение или уничтожение.
Составление описи
Комиссия составляет опись, передаваемых на хранение в архив предприятия документов, в которой находится информация о наименовании, номенклатурном номере, количестве и сроках хранения дела. Опись согласовывается с экспертной комиссий и утверждается руководителем предприятия.
Опись дел для постоянного хранения отличается от описи дел долговременного хранения тем, что в ней отсутствует информация о сроке хранения.
Все металлические предметы (скобки, скрепки) удаляются, во избежание появления ржавчины.
Документы оформленные на листах формата 24 хранят в развернутом виде, документы большего формата хранятся в свернутом состоянии на скалках.
Типовые проекты хранят сформированными в книги 11 формата с жесткой обложкой. В них могут входить рабочие чертежи, экспертные заключения и т.д.
Требования к помещению
Хранение проектной документации производится в помещении архива, к которому предъявляются требования:
- помещение должно быть сухим,
- иметь вентиляцию,
- оборудовано стеллажами,
- множительной техникой,
- и т.д.
Доступ в архив строго ограничен. Выдача документов из архива производится архивным работником по письменному запросу. Выдачу документов из архива и их возврат регистрируют в специальном журнале.
Проектные документы подлежат архивации также, как и другие документы предприятия законченные делопроизводством.
Хранение проектной и прочей документации является обязанностью предприятия разработчика, заказчика, т.к. она несет важную информацию, которая может быть затребована в процессе эксплуатации объекта проектирования.
Поэтому работу по формированию и передаче дел (ПСД) на хранение, а также обеспечение сохранности документов доверяйте квалифицированным специалистам.
Источник: www.yurist-online.net
ГОСТ Р 21.1003-2009
1 РАЗРАБОТАН Открытым Акционерным обществом «Центр методологии нормирования и стандартизации в строительстве» (ОАО «ЦНС») и Открытым акционерным обществом «ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ» по проектированию, изысканиям и научным исследованиям в области морского транспорта (ОАО «ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ») при участии специалистов других организаций
2 ВНЕСЕН Управлением технического регулирования и стандартизации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июнь 2020 г.
Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций-разработчиков.
Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на строительство зданий и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения.
Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны.
На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота организации.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 2.004 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения
ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комп лектность конструкторских документов
ГОСТ 2.301 Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения*
ГОСТ 2.503 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений
ГОСТ Р 21.1101 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3 Термины и определения
3.1 В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 21.1101, ГОСТ 2.051, а также следующие термины с соответствующими определениями:
электронный документ: Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством.
проектный документ: Составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение.
В бумажной форме — документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.
В электронной форме — электронные документы, оформленные установленными электронными цифровыми подписями и предназначенные для получения с них копий.
3.1.4 единица хранения документации: Учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько проектных или иных технических документов, имеющих разные обозначения.
Примечание — К иным техническим документам, не входящим в состав проектной и рабочей документации, отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, предпроектная документация, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений; расчеты, полученные от заказчика исходные данные, другие виды документации, подлежащей учету и хранению.
единица учета архивных документов: Единица измерения количества зарегистрированных документов в архивной службе.
инвентарный номер: Номер регистрации документа в службе хранения.
4 Общие положения
4.1 В соответствии с Федеральным законом [1] организации должны обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.
Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание архивов в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Право собственника архива независимо от форм собственности охраняется в соответствии с Федеральным законом [1].
4.2 Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учетом подлинников документов, находящихся на временном хранении в архивах организаций, а также их отбор на постоянное хранение осуществляется в соответствии с Федеральным законом [1].
4.3 Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии со сроками хранения, установленными федеральным органом исполнительной власти в перечне [2].
4.4 Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее — подлинники) подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) документации.
4.5 В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:
— подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами;
— копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение;
— копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями;
— разрешения на внесение изменений;
— документацию повторного применения (типовую).
4.6 В соответствии с ГОСТ 2.102 бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии.
Учет и хранение документов в бумажной и/или электронной форме является частью процесса управления документацией организации. Перечень функций, организационную структуру, порядок и условия документооборота устанавливает организация.
Учет и хранение подлинников документов, выполненных в бумажной и/или электронной формах, ведется в соответствии с требованиями раздела 5.
4.7 В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил:
— проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
— документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004;
— снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронно-цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
— документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц;
— преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);
— документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
— документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;
— взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.
Примечание — Порядок оформления электронных документов электронно-цифровыми подписями (ЭЦП), информационно-удостоверяющими листами или иными аналогами собственноручных подписей устанавливает организация-разработчик.
4.8 При выпуске новых подлинников и передаче их другой организации следует учитывать требования новых, пересмотренных и измененных стандартов Системы проектной документации для строительства (СПДС) и Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).
5 Учет и хранение подлинников
5.1 Прием подлинников
5.1.1 Принимаемые на хранение подлинники документов, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест; нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.
Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.
5.1.2 При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:
— наличие установленных подписей и дат, в том числе подписей специалистов, осуществляющих нормоконтроль проектной и рабочей документации;
— правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов по ГОСТ Р 21.1101;
— правильность заполнения информационно-удостоверяющих листов одного или нескольких электронных документов, наличие электронных цифровых подписей или иных аналогов собственноручных подписей.
Примечание — Решение по выбору вида носителя документа, характера его использования, оформления и удостоверения подлинными подписями, электронно-цифровыми подписями, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей принимает разработчик документации.
5.2 Регистрация и учет подлинников
5.2.1 Все подлинники документов, принятые на хранение, регистрируют (учитывают) автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную).
Источник: star-pro.ru
Срок хранения смет
Сроки хранения документов в организации в 2019 году: таблица
Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2020 году
- Актуально
- Анонсы
- Архивное хранение
- Больничные
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
- Воинский учет
- Гарантии и компенсации
- Госслужба
- Делопроизводство
- Договоры
- Документооборот
- Должностные инструкции
- Законодательство
- Инвалиды
- Иностранные работники
- Инструкции по охране труда
- Интервью
Сроки хранения документов
1. Налогоплательщики обязаны:
8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;
. При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов.
Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).
1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.
Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.
2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.
3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.
До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.
4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.
При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.
5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.
6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.
7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.
8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.
При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.
9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.
Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.
10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.
Сроки хранения документов в организации 2020
Как было до 18.02.2020
С 18 февраля 2020 года
Новые сроки хранения бухгалтерских документов
Учетная политика и рабочий план счетов, годовая бухгалтерская и финансовая отчетность
Постоянно – для годовой бухотчетности
5 лет – для учетной политики
Главная книга, журналы-ордера, операций по счетам, оборотки, карточки, ведомости, инвентарные списки, кассовые книги и авансовые отчеты, банковские выписки
Справки, акты, переписка о недостачах, присвоениях и растратах
5 лет, часть документов нужно хранить постоянно
10 лет после возмещения ущерба
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы по зарплате и другим выплатам
5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)
6 лет, при отсутствии лицевых счетов работников – 50/75 лет
Новые сроки хранения налоговых документов
Налоговые декларации, счета-фактуры
5 лет – для налоговых деклараций
4 года – для счетов-фактур
Книги учета доходов и расходов на упрощенке
В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя
Переписка с налоговой о разногласиях по вопросам уплаты и начисления налогов
Переписка о реструктуризации налоговой задолженности
Расчеты по страховым взносам
5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)
Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ
5 лет, а если нет лицевых счетов:
– 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года
– 75 лет, если оформлены до 2003 года
5 лет, при отсутствии лицевых счетов работников или зарплатных ведомостей – 50/75 лет
Новые сроки хранения кадровых документов
Трудовые договоры, личные карточки работников
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
При окончании делопроизводства до 01.01.2003 срок хранения — 75 лет.
При окончании делопроизводства после 01.01.2003 срок хранения — 50 лет.
Приказы о кадровых перемещениях
На руководителей – постоянно
На сотрудников – 75 лет** либо
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже
Лицевые счета работников
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Зачем хранить бухгалтерские документы
Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ
Разбираемся со сроками на примере
Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации
Иные случаи увеличения срока хранения первички
Зачем хранить бухгалтерские документы
Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.
Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения.
О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ
Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:
- перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
- закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
- в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.
Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.
Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст.
29 закона № 402-ФЗ).
Разбираемся со сроками на примере
ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.
За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.
Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.
Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье.
Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.
Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.
Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.
Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
Документ ООО «Ландшафтный дизайн»
Срок хранения согласно перечню
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности
В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним
В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в конкретных статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ
Не менее 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат
Не менее 6 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 5 лет)
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Реестр сведений о доходах физлиц
Не менее 5 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 75 лет)
Трудовые договоры и личные карточки работников
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Табели, журналы учета рабочего времени
Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)
Сведения о доходах физлиц
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.
Карточки учета основных средств
Не менее 5 лет после выбытия объекта
Декларации (расчеты) по всем видам налогов
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)
Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета
Не менее 5 лет, в электронной форме — 75 лет
Отчетность в статистику:
– годовая и с большей периодичностью, единовременная;
– полугодовая и квартальная;
– Постоянно*.
– 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых.
– 3 года или постоянно* при отсутствии годовых, полугодовы, квартальных.
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах
Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.
Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.
Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.
См. также «Минфин напомнил, сколько нужно хранить первичку».
Более подробно о сроках хранения налоговой документации, документов по страховым взносам, в том числе по взносам от несчастных случаев, смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс.
Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации
В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.
Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.
ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.
Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале.
Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.
Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.
Иные случаи увеличения срока хранения первички
Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.
Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2019 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2033 года.
Подробнее о нюансах учета убытка читайте в статье «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?».
Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2019 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2023 года.
Итоги
Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен
разработка и хранение. В помощь сметчику. Электронный бератор. Сметное дело.
Проектная документация на возведение, реконструкцию, реставрацию, капитальный ремонт, благоустройство объекта представляет собой взаимоувязанные проектные документы. Они служат основой для выполнения работ. Это регламентировано ст. 1 Закона Республики Беларусь от 05.07.2004 № 300-З «Об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности в Республике Беларусь», в редакции от 31.12.2014 № 229-З.
Стадии разработки проектной документации
Проектная документация на объект строительства разрабатывается в одну или две стадии по выбору заказчика, застройщика, если иное не определено законодательством или инвестиционным договором, заключенным с Республикой Беларусь (подп. 1.5 п. 1 Указа Президента Республики Беларусь от 14.01.2014 № 26 «О мерах по совершенствованию строительной деятельности», в редакции от 10.08.2015 № 350).
При одностадийном проектировании разрабатывается строительный проект, при двухстадийном проектировании – архитектурный и строительный проекты.
Решение о разработке проектной документации в одну или две стадии указывается в задании на проектирование. В случае применения при строительстве объектов типовых или рекомендованных для повторного применения проектов осуществляется одностадийное проектирование с разработкой строительного проекта.
Порядок разработки, утверждения, а также состав предпроектной (предынвестиционной) документации для строительства установлены ТКП 45-1.02-298-2014 «Строительство. Предпроектная (предынвестиционная) документация. Состав, порядок разработки и утверждения», утвержденным приказом Минстройархитектуры от 14.07.2014 № 196 (далее – ТКП 45-1.02-298-2014).
В соответствии с ТКП 45-1.02-298-2014 для архитектурной и инженерной подготовки к реализации предынвестиционного проекта в строительстве необходимо разработать предпроектные документы, дать финансовую и экономическую оценку инвестиционного проекта, подготовить к выдаче комплект разрешительной документации на проектирование, возведение, реконструкцию и (или) реставрацию объектов строительства.
Порядок и сроки представления проектной документации
Как на заказчика, так и на подрядчика договором строительного подряда может быть возложена обязанность по обеспечению проектной документацией (п. 32 Правил заключения и исполнения договоров строительного подряда, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.09.1998 № 1450, в редакции от 01.04.2014 № 301 (далее – Правила № 1450)).
Сторона, которая обеспечивает разработку проектной документации, обязана передать ее другой стороне. Срок и количество экземпляров должны быть предусмотрены в договоре. Проектная документация, в свою очередь, должна быть согласована и пройти в установленном порядке государственную экспертизу.
Если обеспечение проектной документацией осуществляется заказчиком, он обязан до начала строительства объекта (выполнения строительных работ) передать проектную документацию подрядчику, а подрядчик в согласованный с заказчиком срок, но не более 30 календарных дней, проверить ее комплектность, ознакомиться с ней и при необходимости внести свои предложения (п. 33 Правил № 1450).
Если разработку проектной документации осуществляет иностранная организация, проектная документация оформляется на соответствующем иностранном и белорусском или русском языках.
В договоре строительного подряда сроки представления проектно-сметной документации должны быть согласованы сторонами договора, так как нарушение заказчиком срока ее представления (если он указан в договоре) дает право подрядчику приостановить работы или отказаться от договора по основаниям, предусмотренным ст. 670–672 Гражданского кодекса Республики Беларусь.
Срок хранения проектно-сметной документации
Проектная документация передается заказчику в 6 экземплярах (копии) на бумажных носителях (заказчик один экземпляр проектной документации передает в республиканский фонд проектной документации) и (или) архитектурный проект в электронном виде с электронной подписью, если иное не оговорено в договоре (п. 4.8 ТКП 45-1.02-295-2014).
Комплект подлинников разработанной проектной документации хранится в течение срока, установленного законодательными актами, у разработчика. Впоследствии она передается на хранение в государственные архивные учреждения республики или подлежит списанию в соответствии с законодательством (п. 4.9 ТКП 45-1.02-295-2014).
Проектная документация в области архитектурной, градостроительной и строительной деятельности, в т.ч. заключения экспертизы по ней, относится к научно-технической документации (далее – НТД) согласно пункту 14 Правил работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь, утвержденных постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.11.2003 № 38, в редакции от 24.05.2012 № 144 (далее – Правила № 38). Срок временного хранения НТД составляет 25 лет. Это установлено п. 161 Правил № 38 и ст. 20 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». После истечения срока временного хранения НТД передается на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.
Передача НТД на постоянное хранение согласовывается с государственным архивом и включается в план работы архива организации (объединенного архива). Деятельность архивов в сфере управления архивным делом регулирует отношения, связанные с государственными органами, иными организациями.
Подрядчик не вправе передавать проектно-сметную документацию третьим лицам без согласия заказчика.
Анастасия Быковская, юрист
Хранение исполнительной документации
Вопрос:
Установлен ли срок хранения исполнительной документации?
Ответ:
Согласно п.3 РД-11-02-2006 «Требования к составу и порядку ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства и требований, предъявляемых к актам освидетельствования работ, конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения». Исполнительная документация представляет собой текстовые и графические материалы, отражающие фактическое исполнение проектных решений и фактическое положение объектов капитального строительства и их элементов в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства по мере завершения определенных в проектной документации работ.
Исполнительная документация, паспорта и сертификаты на материалы, подлежат хранению в архиве службы эксплуатации здания.
Срок постоянного хранения не должен быть менее 10 лет.
Документация на оборудование подлежит хранению на протяжении срока эксплуатации оборудования и в течение 5 лет после списания оборудования.
Согласно п. п. «г», «д» п. 6 РД-11-02-2006, в состав исполнительной документации включаются:
— результаты экспертиз, обследований, лабораторных и иных испытаний выполненных работ, проведенных в процессе строительного контроля;
— документы, подтверждающие проведение контроля за качеством применяемых строительных материалов (изделий).
Согласно п.4 РД-11-02-2006, после выдачи заключения о соответствии построенного, реконструированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов, иных нормативных правовых актов и проектной документации, исполнительная документация передается застройщику на постоянное хранение.
Согласно п.6.3 СП 48.13330.2011, исполнительная документация подлежит постоянному хранению у застройщика (технического заказчика).
Согласно п.18.1 СП 255.1325800.2016 Здания и сооружения. Правила эксплуатации. Основные положения, п. 6.3.8 СП 347.1325800.2017 Внутренние системы отопления, горячего и холодного водоснабжения. Правила эксплуатации, п.14 СП 336.1325800.2017 Системы вентиляции и кондиционирования воздуха. Правила эксплуатации.
Техническая документация относится к документации длительного хранения.
Согалсно п.12.2 ПОТ Р О-14000-004-98, В техническом архиве cслужбы эксплуатации здания должна храниться следующая проектная и производственная техническая документация на здания и сооружения:
— акты на скрытые работы;
— заводские сертификаты на поставленные стальные конструкции;
— документы, удостоверяющие качество примененных конструкций, узлов, деталей, метизов, электродов и др.;
— акты на испытание отдельных узлов (видов) инженерных систем.
Соголасно п.6 Порядка ведения общего и (или) специального журнала учета выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства, утвержденного Приказом Ростехнадзора от 12.01.2007 N 7. После выдачи заключения о соответствии построенного, реконструированного, отремонтированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов и проектной документации, застройщику (заказчику) передаются на постоянное хранение также журналы работ
Согласно п. 10.2 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Паспорта на оборудование подлежат хранению в течение 5 лет после списания такого оборудования.
Источник: smetconsult.ru