Распорядительные документы для строительства

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы – это документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. Они оформляют административную деятельность организации (предприятия) и могут издаваться на правах коллегиального управления либо на правах единоначалия.

Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры организации, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации различными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

Распорядительные документы: приказы, распоряжения — много юридических тонкостей, оформление

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам, выражающим конкретные юридически властные предписания субъектам управления. Конкретность этих предписаний проявляется в том, что:

1) с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

2) их адресатом являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники;

3) они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1) правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации и их территориальных образований;

3) правовые акты организаций.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их подразделяют на:

1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

2) акты межведомственного характера;

3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.

Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органов исполнительной власти, утвержденной приказом Министра культуры и массовых коммуникаций 8 ноября 2005 г. № 536.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

1) необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

Урок 17. Организация работы с распорядительными документами.

2) необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы, с точки зрения принятия решений, могут издаваться коллегиальными органами управления, органами управления, действующими на основе единоначалия и совместно несколькими органами управления.

В условиях коллегиальности распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых коллегиальным органом при обсуждении вопросов на своих заседаниях. Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.

На основе коллегиальности действуют федеральные и региональные органы исполнительной власти, комитеты и комиссии, коллегии министерств, органы местного самоуправления, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов управления особое место занимают совещательные по своему статусу органы управления. Решения совещательных органов управления носят рекомендательный характер. Это значит, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа управления.

К распорядительным документам, принимаемым коллегиальными и совещательными органами управления, относят постановление и решение.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решения включает следующие этапы:

1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

2) внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;

3) обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа;

4) принятие решения по рассмотренным материалам;

5) оформление протокола заседания;

6) издание распорядительного документа;

7) доведение решения до исполнителей.

На первом этапе происходит сбор информации по вопросу, ее анализ и оформление аналитической справки. Эта работа проводится в соответствии с планом работы коллегиального органа специалистами соответствующих структурных подразделений.

Аналитическая справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы, быть согласованной со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписанной руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение.

Наряду с аналитической справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения должен содержать обоснование решения и распорядительную часть.

На втором этапе подготовленные аналитическая справка и проект решения за 10–15 дней до заседания коллегиального органа управления передаются секретарю коллегиального органа управления. Секретарь размножает представленные материалы и рассылает их членам коллегиального органа для предварительного изучения.

На третьем этапе председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами и проводит организационные мероприятия по подготовке заседания коллегиального органа управления.

Четвертый этап реализует обсуждение представленных материалов на заседании коллегиального органа и принятие его членами коллегиального органа в представленном виде либо с изменениями, внесенными в ходе предварительного рассмотрения и обсуждения.

Пятый этап отражает специфику деятельности коллегиального органа управления и заключается в фиксации хода заседания путем оформления протокола заседания коллегиального органа управления. Протокол проходит стадию согласования с докладчиками и выступавшими и подписывается председателем и секретарем заседания коллегиального органа управления.

Шестой этап – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа в виде постановления или решения. При этом, решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа а фиксируются только в протоколе заседания коллегиального органа. Такие решения называются протокольными и доводятся до исполнителей выписками из протокола заседания коллегиального органа.

Распорядительный документ подписывается либо всеми членами коллегиального органа, либо председателем коллегиального органа и доводится до исполнителей. Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления и повышает персональную ответственность руководителя за принятое решение.

На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, руководители организаций.

Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, также наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации.

В условиях единоличного принятия решений распорядительными документами являются приказы, распоряжения, указания.

Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений включает следующие стадии:

1) инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);

2) сбор и анализ информации для принятия решения;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) доработка проекта распорядительного документа по результатам согласования;

6) принятие решения (подпись распорядительного документа);

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с планом или программой деятельности), по поручению руководства организацией, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений (либо группой специалистов разных структурных подразделений, либо временной комиссией) на основе сбора и анализа объективной, достаточной и своевременной информации для выработки управленческого решения.

Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения.

Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке организации, а на стандартном листе бумаги по правилам оформления распорядительного документа. При этом, на верхнем поле справа проставляется слово «Проект».

Согласование проекта документа подразумевает визирование или внешнее согласование документа с заинтересованными лицами или организациями. Если согласующих инстанций много, то внешнее согласование документа проводится на отдельном листе – «Листе согласования». Визирование документа (внутреннее согласование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений, главными и ведущими специалистами организации, юридической службой и с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования (визирования) распорядительного документа могут быть высказаны замечания или дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В этом случае при согласовании (визировании) на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты поставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прилагается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта документа для доработки документа.

Доработанный проект документа оформляется на бланке организации и вместе листом согласования, особыми мнениями и замечаниями передается руководителю для принятия управленческого решения (на подпись).

Если проект документа готовился по поручению вышестоящей организации, то его оформление производится на стандартных листах бумаги, направляемых в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решения – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.

Постановление – это акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.

Постановлением называется также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа.

Для оформления постановления используются следующие реквизиты: наименование коллегиального органа – автора документа; наименование вида документа, дата, номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись.

Датой постановления является дата заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Образец оформления постановления приведен в приложении 12, 13.

Решение – это акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами управления организаций и предприятий для разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями именуются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.

Текст постановления или решения состоит из констатирующей и распорядительной частей, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», а в решениях – «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.

Образец оформления решения приведен в приложении 16, 17.

Приказ– это акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом управления.

В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.

По назначению и правилам оформления различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждения и изменения структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при регулировании вопросов финансирования, материально-технического, научно-технического и других обеспечений, организации выполнения задач, стоящих перед органом управления организацией.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений, оформление командировок и другие вопросы управления персоналом.

Приказы оформляются на бланке приказа и имеют следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий или основание и цель издания документа. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, то в констатирующей части указывается его название, дата и номер.

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, т. е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, то в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа. Каждое поручение распорядительной части оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Каждый пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания или поручения они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с указанием конкретного срока исполнения. Если предписываемое действие носит постоянный характер, то срок исполнения этого действия не указывается.

Последним пунктом приказа является пункт, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за контроль исполнения приказа, его инициалы и фамилия.

Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие.

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением правил оформления официальных документов. В тексте проекта приказа необходимо:

1) увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

2) излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

3) указывать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

4) обеспечить юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем организаций;

5) указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу к какой-либо своей части.

Проекты приказов визируются всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются в нижней части последнего листа приказа либо на его обороте.

Согласованный и завизированный проект приказа оформляется на бланке организации и представляется на подпись руководителю организации, или лицу, официально исполняющего его обязанности в случае длительного отсутствия руководителя.

Если к приказу имеются приложения, в соответствующих пунктах приказа даются ссылки на них.

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» и указывается к какому пункту приказа оно относится.

Образец оформления приказа приведен в приложении 18, 19.

Распоряжение – это акт, издаваемый единолично руководителем органа коллегиального управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части указывается причина или цель издания распоряжения, а в распорядительной – предписываемые действия.

Образец оформления распоряжения приведен в приложении 14, 15.

Указание – это акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте, разделяющими констатирующую и распорядительные части являются «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, то указывается адресат или оформляется список рассылки документа.

Образец оформления указания приведен в приложении 22, 23.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Официальные документы

Официальные документы Налоговый кодекс Российской ФедерацииЧасть втораяот 05.08.2000 № 117-ФЗИзвлеченияГлава 21. Налог на добавленную стоимость<…> Статья 171. Налоговые вычеты<….> 7. Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по

Официальные документы

Официальные документы Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации от 24.07.2002 № 95-ФЗИзвлеченияГлава 1. Основные положенияСтатья 1. Осуществление правосудия арбитражными судамиПравосудие в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности

Официальные документы

Официальные документы Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая от 30.11.1994 № 51-ФЗ Извлечения Глава 4. Юридические лица Статья 113. Унитарное предприятие 1. Унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности на

Требуемые документы

Требуемые документы Строгость российских законов компенсируется необязательностью их исполнения. Народная мудрость Для открытия счета в брокерской фирме клиенту – физическому лицу необходимо заполнить анкеты, с помощью которых брокер хочет узнать финансовые

4.4. Документы

4.4. Документы Документ любого вида, как правило, имеет номер и дату. Документ также имеет реквизиты и табличные части. Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных (например, список работников организации в документе начисления заработной

3.3. Документы

3.3. Документы Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в «1С: Предприятие» могут использоваться документы. Как правило, набор документов в «1С: Предприятие» совпадает с набором реальных первичных документов,

ДОКУМЕНТЫ

ДОКУМЕНТЫ Вообще говоря, документ – это деловая бумага. С точки зрения бухгалтерии документ – это лист бумаги с таким текстом, который подтверждает или хотя бы предвещает какое-либо событие хозяйственной жизни организации. Документ можно изготовить разными способами,

Кассовые документы

Кассовые документы Кассовые операции оформляются документами, имеющими типовые формы.Приходный кассовый ордерПрием денег в кассу организации осуществляется на основании приходного кассового ордера. При мерный вид приходного кассового ордера, подготовленный

5.1. Готовим документы

5.1. Готовим документы В заключение нашей книги поговорим об обеспечении безопасности инвестиционных сделок. После того, как вы получили согласие инвестора и начали переговоры по предмету инвестиционного договора, надо как минимум понимать и знать инструменты

1. ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

1. ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Учет и оформление операции приема, хранения и отпуска товаров в торговых организациях осуществляются в соответствии с правилами отпуска и отражения товарных операций в бухгалтерском учете и отчетности. Материальная ответственность

РАЗДЕЛ 3 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

РАЗДЕЛ 3 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД

Платежные документы

Платежные документы Еще предпринимателю придется иметь дело с некоторыми платежными документами. Вообще говоря, я в этом разделе пишу о разных документах, не все из них можно назвать платежными. Но с точки зрения некоторых типовых операций смысл у них один – все они

14. Товаро-распорядительные документы

14. Товаро-распорядительные документы К товаро-распорядительным документам относятся:1) складские свидетельства;2) коносамент;3) накладные на перевозку грузов.Складские документы бывают трех видов:1) двойное складское свидетельство;2) простое складское

3.2. Распорядительные документы

3.2. Распорядительные документы Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных

Источник: econ.wikireading.ru

Распорядительные документы

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности.

Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-расспорядительной документации — распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.

Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:

• нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;
• конкретные поручения вышестоящих органов;
• осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;
• потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

• постановления;
• решения;
• приказы;
• распоряжения;
• указания.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения[1].

Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:

1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;

2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

Рассмотрим эти отличия более подробно.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия). Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:

• единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);
• коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа (например, правление (дирекция)).

В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами. Для примера приведем следующую формулировку из Устава:

8.5. Генеральный директор Общества:

издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества…

Кроме того, право подписи организационно-распорядительных документов, изданных единоличным исполнительным органом, находит отражение и в законах о соответствующих организационно-правовых формах юридических лиц.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.2005 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 69. Руководитель акционерного общества

2. […] Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 02.07.2010)

Статья 21. Руководитель унитарного предприятия

1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия. […]

Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством. […]

Общая схема классификации распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых в них вопросов.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации (п. 2.1.4 ГСДОУ[2]). К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов (п. 2.1.4 ГСДОУ). К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.

Как же обстоят дела с распорядительными документами на практике?

В деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановление как акт управления, издаваемый высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует учитывать, что постановления могут приниматься не только на государственном уровне, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.

Когда издается приказ?

Если президент компании, генеральный директор, директор предприятия или иной единоличный исполнительный орган организации решит издать правовой акт по основному направлению деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа – решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.

Приказом утверждаются локальные нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право пользоваться мобильной связью, с указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных объектов, прайс-листы, отчеты, организационные структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые формы документов.

Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» предусмотрено утверждение общим собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.

В практической деятельности имеют место два вида утверждения (приказом и исполнительными органами), но чаще используется утверждение приказом, так как он позволяет не только утвердить какой-либо документ, но и указать, когда этот документ вводится в действие[3].

Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия).

Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др. (Примеры 1, 2).

Когда издается распоряжение?

Если руководитель предприятия решит издать правовой акт по оперативным и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить распоряжение. Распоряжение, в отличие от приказа, издается с целью решения отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден план ремонта производственных цехов предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия) (см. Пример 2), то в распоряжении решается вопрос о подготовке цеха № 2 к проведению ремонта (Пример 3), т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия.

Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия.

Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д.

Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Когда нужно подготовить указание?

Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний.

Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (Пример 4).

Когда используется решение?

При необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой документ, как решение (Пример 5). Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, в нашем примере – выпуска оборудования.

Необходимо учитывать следующую особенность оформления решения: текст решения, также как и других распорядительных документов, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.

Обратите внимание

На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов, регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации в коммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.

Например, мэр Москвы не может издавать приказы, а только указы и распоряжения.

Извлечение

из Регламента Правительства Москвы

3.1.2. Указы и распоряжения Мэра Москвы

Мэр Москвы по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает указы и распоряжения, которые обязательны для исполнения на всей территории города Москвы. […]

В свою очередь, приказы могут издавать руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министры Правительства Москвы (п. 3.1.1 Регламента Правительства Москвы).

Особенности подготовки и оформления распорядительных документов

■ Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган – генеральный директор (директор, президент) в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий (Пример 6).

Обратите внимание: подготовка доверенности связана только с теми документами, которые будут направляться в сторонние организации, на подписание внутренних документы доверенность не выдается. Так, в нашем примере доверенность будет подготовлена на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с правом подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества. Распорядительный документ коллегиального органа власти – решение – подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

■ Распорядительные документы могут быть совместными, т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.

■ Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительной частей, последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делает и в какой срок, например:

3. Коммерческому директору Абрамову П.Е. подготовить план продаж на 2012 год и представить на рассмотрение Совета директоров к 01 октября 2011 года.

4. Заместителю коммерческого директора Епифанову А.К. подготовить отчет о реализации продукции по заключенным государственным контрактам в III квартале 2011 года и представить генеральному директору к 15 октября 2011 года.

5. Заместителю генерального директора по экономике и финансам Прошкину В.В. предоставить отчет о дебиторской задолженности по договорам поставки продукции предприятия, заключенным в период с 11.01.2011 по 30.06.2011, в срок до 1 октября 2011 года.

■ Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты, указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждении регламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующую формулировку:

2.1. Утвердить Регламент по списанию дебиторской задолженности в ОАО «Синтез» и ввести его в действие с 1 июля 2011 года.

Сам приказ будет датирован 20 июня 2011 года, он вступит в действие с этой даты, а вот регламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть длительного действия или носить характер разового поручения, т.е. касаться исполнения отдельных вопросов.

■ Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данного документа до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довести распорядительный документ. Например, что касается распорядительных документов длительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключается в том, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет (например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядок доведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом. Вот и получается иногда так, что сотрудник является членом комиссии, подписывает документы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год после подписания приказа.

Поэтому можно рекомендовать включать в распорядительные документы длительного действия такую формулировку:

6. Начальнику службы делопроизводства Авдеевой А.К. довести данный приказ до всех членов комиссии в течение трех рабочих дней с даты его подписания и доводить данный приказ до сведения вновь принимаемых сотрудников, которые являются членами комиссии по списанию основных средств, в течение трех рабочих дней с даты приема их на работу.

Обычно в организации формируется отдельная папка с распорядительными документами длительного действия, с которыми должны быть ознакомлены вновь принимаемые сотрудники. Кроме того, в приказах длительного действия можно рекомендовать указывать только должности сотрудников без указания фамилии, имени, отчества. Если распорядительный документ доводится до ограниченного круга сотрудников, то их можно приводить непосредственно в самом приказе; если же перечень включает много сотрудников, то можно рекомендовать составлять реестр рассылки, причем на предприятии они могут быть стандартными (например, реестр рассылки для руководителей структурных подразделений, директоров филиалов и т.д.) или индивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного документа).

■ Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) может быть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такой документ может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется на документы длительного действия. Возможны следующие формулировки:

3. Начальнику юридической службы подготовить доверенность на заместителя генерального директора Иванова А.В. в срок до 1 августа 2011 года.

Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.

4. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, то довести его до исполнителей необходимо по 21 июня 2011 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока выходные дни – 18 и 19 июня.

5. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, довести его до исполнителей необходимо с 17 июня по 19 июня 2011 года, т.е. в течение трех календарных дней, но учитывая, что 18 и 19 июня – выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одного дня – 17 июня 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть отменен (изменен) другим распорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказ осуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то в соответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, с какой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование, например:

1. Отменить приказ ОАО «Синтез» «О создании комиссии по списанию основных средств» от 20 июня 2010 года № 365 с 1 июля 2011 года.

Следует учитывать, что действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

■ Для учета и четкой организации работы с распорядительными документами их необходимо регистрировать.Регистрационным номером является порядковый номер, присвоенный в пределах календарного года, который иногда может быть дополнен буквенными или цифровыми обозначениями. Так, приказы разделяются на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Для каждой группы могут использоваться свои буквенные обозначения: номер приказа по личному составу – № 267 л/с, по основной деятельности – № 534 о/д.

[1]Здесь и далее за основу взяты определения из «Краткого словаря видов и разновидностей документов» (Главное архивное управление при Совете министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центральный государственный архив древних актов. М., 1974).

[2]Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

[3]Документ, утверждаемый единоличным исполнительным органом, вводится в действие с даты его утверждения. Но если организация достаточно большая, с сетью филиалов, то потребуется время, чтобы довести данный документ до исполнителей. Кроме того, исполнителям потребуется время для ознакомления с данным документом, а если этот документ касается какого-либо направления деятельности, то еще потребуется время и для перестройки работы. Время на ознакомление с документом появится, если его утвердить приказом, так как именно в приказе можно указать дату ввода документа в действие, которая будет отличаться от даты приказа. Кроме того, приказ об утверждении документа позволит назначить ответственного за доведение приказа до исполнителей, указать, в какой срок это необходимо сделать.

Источник: www.profiz.ru

Что такое распорядительные документы, как оформляются и когда вступают в силу?

cУправленческие решения, которые принимаются руководящими работниками организаций, оформляются распорядительной документацией. Юридическую силу они приобретают при условии их корректного составления.

Приказы, решения и другие виды распорядительных документов, издаваемых руководством организации, действуют в рамках этой организации и являются её внутренними (локальными) нормативными актами.

Что такое распорядительные документы и для чего нужны?

Управленческие процессы в организациях и учреждениях не обходятся без документального сопровождения.

Официальные документы, которые непосредственно касаются управленческой деятельности в компании, считаются организационно-распорядительной документацией.

В современном менеджменте организационно-распорядительные документы подразделяются на следующие типичные категории:

1. Информационно-справочная документация. Как правило, её применяют для обоснования, выработки и принятия всевозможных управленческих решений. Это могут быть, например, различные справки, аналитические обзоры, экспертные заключения, договоры, акты, деловая переписка, а также прочие подобные документы.
2. Организационная документация. Её целевое назначение – установление юридического статуса организации, определение правового положения отдельных структурных подразделений компании, обозначение важных стратегических приоритетов в работе конкретного предприятия, а также регламентация организационно-управленческих структур учреждения. Такими документами обычно являются устав компании, всевозможные правила, положения об отделах, внутренний распорядок, инструкции, положения о порядке осуществления тех или иных процедур, штатные расписания, прочие локальные регламенты данной компании.
3. Распорядительная документация. Она играет ключевую роль в системе организационно-распорядительных документов любого предприятия. Распорядительными документами (актами) оформляют управленческие решения, которые принимаются руководством конкретной компании, обладают юридической силой исключительно в рамках этой компании и, соответственно, являются обязательными для её персонала.

Таким образом, распорядительная документация выполняет в организациях следующие функции:

1. Обеспечивает официальный статус принятых управленческих решений.
2. Позволяет ставить четкие задачи перед определенными исполнителями в самых разных сферах (кадровая, административная, производственная, организационная, управленческая и другие сферы).
3. Создает необходимый формат для деловых отношений, существующих между руководством компании и её персоналом. При данном формате руководство вправе требовать, чтобы сотрудники, упомянутые в приказе или ином распорядительном акте, выполняли поставленные задачи.

Какие бывают — виды

Всё многообразие распорядительных документов делится на две укрупненные группы:

1. Единолично издаваемая распорядительная документация. К ней можно отнести приказы и указания (как вариант, указы) лица, занимающего в организации позицию высшего руководителя (например, генерального директора). Заместители высшего руководителя компании и начальники её структурных подразделений могут оформлять свои управленческие решения соответствующими указаниями и распоряжениями.
2. Коллегиально издаваемые распорядительные документы. Так, решения, которые выносятся в организации коллегиально (например, собранием лиц, обладающих управленческими полномочиями), могут оформляться соответствующими постановлениями (как вариант, решениями).

Приказ

Приказ руководителя небезосновательно считается самым распространенным видом распорядительной документации.

Как правило, приказы руководителя затрагивают вопросы, касающиеся производственной деятельности компании, работы с её персоналом (личным составом), а также целый ряд управленческих решений, принимаемых в сфере создания, реорганизации и ликвидации самой компании и её отдельных структурных подразделений.

Кроме того, приказами генерального директора могут утверждаться инструкции, положения, правила и иные подобные документы, являющиеся для персонала общеобязательными.

Ещё одной областью применения приказов являются всевозможные кадровые вопросы – прием гражданина на работу, перевод работника на иную позицию (должность), увольнение сотрудника и другие задачи.

Распоряжение

Распоряжение представляет собой распорядительный документ, посредством которого руководящий работник (например, начальник подразделения) ставит конкретную задачу перед своим подчиненным.

Как правило, распоряжение касается оперативного (текущего) вопроса деятельности компании, действует на протяжении ограниченного промежутка времени.

Пример – распоряжение о порядке выполнения определенного производственного задания.

Указание

Указание считается распорядительным актом информационно-методического назначения.

Его функции – организовать надлежащее выполнение приказов и иных распорядительных актов, скоординировать работу персонала.

Зачастую такие указания издаются заместителями директора или начальниками отделов, получившими надлежащие полномочия от высшего руководителя компании (директора).

Постановление

Постановление представляет собой распорядительный акт, который издается соответствующим коллегиальным органом, обладающим управленческими полномочиями в организации.

Подобным органом в компании может являться какая-либо комиссия или определенный комитет, призванный решать важные задачи.

Решение

Решение считается распорядительным актом, издаваемым в организации либо коллегиально (то есть коллегиальным органом управления), либо конкретным лицом, выступающим как единоличный представитель коллегиального органа управления. Например, субъект, который является единственным участником ООО, единолично издает решение о назначении определенного гражданина на должность гендиректора.

Как оформляются — основные реквизиты

Оформление распорядительного документа осуществляется на предприятии в следующем порядке:

1. Четко формулируется задача. Нужно уточнить, с какой целью издается документ (например, приказ), что именно он должен урегулировать. Учитываются необходимые нормы законодательства, внутренние акты самого предприятия. Конкретизируется используемая терминология.
2. Разрабатывается проект распорядительного акта. Данный этап считается самым сложным.
3. Разработанный проект акта обсуждается, дополняется, редактируется, а затем утверждается. Специфика этого этапа зависит от того, как выносят конкретное управленческое решение – единолично или коллегиально.
4. Согласование проекта на всех уровнях – как внешних, так и внутренних. Для окончательного утверждения данного документа могут понадобиться согласующие визы начальников отделов, партнерских организаций, вышестоящих структур.
5. Подписание документа соответствующим руководителем (он ставит утверждающую подпись), а также иными заинтересованными лицами, упомянутыми в данном акте (они ставят подписи, подтверждая ознакомление с документом). С данного момента документ начинает действовать.

Содержательная часть любого распорядительного акта включает вступление (преамбулу) и распорядительную часть.

В преамбуле констатируется событие, обусловившее издание этого акта (например, вступление закона в силу, подача заявления сотрудником, другие возможные факты).

В распорядительной части отражается формулировка воли руководящего лица, издавшего данный акт (здесь перечисляются принятые решения, поставленные задачи, исполнители, сроки выполнения и ответственные лица).

При этом в приказе формулировка распорядительной части начинается со слова «приказываю» (в постановлении – «постановил»; в решении – «решил»; в распоряжении – «обязываю»).

Выводы

Распорядительная документация используется в компаниях для надлежащего оформления любых управленческих решений руководства – уполномоченных должностных лиц.

Издаются единоличными органами управления (например, директором компании, начальником отдела/цеха) или коллегиальными управленческими структурами (например, комиссией или комитетом).

К ним обычно относят приказы руководства, а также его распоряжения, указы, постановления, указания и решения.

Источник: dokuform.ru

Инструкция по организации делопроизводства и документооборота в организации.

Юридическая сила любого документа складывается из нескольких элементов. С начала 70-х годов (20 века) в СССР начал действовать государственный стандарт, который установил требования к оформлению документов.

Стандарт не распространяется на деятельность негосударственных организаций, но к его положению стоит приглядеться, так как он достаточно чётко отразил опыт ведения документооборота и практику работы с документами в учреждениях и организациях.

На некоторых предприятиях устанавливают единую систему документирования и организации работы с документами, обязательную для всех сотрудников компании.

• Целью делопроизводства в компании является учет и хранение документов, своевременность их доведения до исполнителей, систематизация документов и получение информации о них.

Для этого готовят инструкцию которая определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами в компании.

Данная работа выполнена в виде инструкции применимую для организации делопроизводства в организации.

Бизнес-процесс делопроизводства

Делопроизводство; документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Документирование – запись информации на бумаге или другом носителе, осуществляемая по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеющая юридическую силу.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Инструкция по организации документооборота.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в компании.

Процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющие:

• информационную поддержку решения (обеспечение решения достоверной и достаточной информацией);
• документирование решения (создание распорядительного документа);
• контроль за его выполнением (организация работы, выполнение задания, соблюдение сроков).

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

движение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;

• порядок прохождения и процесс обработки однотипных категорий документов должен быть максимально единообразным;
• однократность операций одинакового целевого назначения;
• исключение лишних инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью).

Все документы, обращающиеся в компании, можно разделить на три документопотока:

• входящий,
• исходящий
• и внутренний.

К входящим документам относятся документы, поступившие в компанию из внешних организаций.

К исходящим документам относятся документы, отправляемые во внешние организации.

К внутренним документам относятся документы, разработанные и имеющие хождение внутри компании: организационно-распорядительные документы (уставы, приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, решения, порядки, процедуры, руководства и т.д.), планы работ и мероприятий, служебная переписка, заявки, справочные материалы, договоры и изменениями к ним, акты приема-передачи, акты сверки и т.п.

Входящие документы могут поступить по почте, факсу, электронной почте либо доставляться нарочным. Входящие документы для руководства регистрируются в канцелярии.

При приеме почтовых отправлений канцелярия проверяет правильность доставки и целостность вложений, фиксирует факт поступления документов в компанию и проводит предварительное рассмотрение документов с целью распределения их для обязательного представления руководству или направления непосредственно в структурные подразделения.

• При получении документов с пометкой «Срочно» проставляется время получения. Не вскрываются пакеты с пометками «Лично» и «Конфиденциально».

Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, или когда дата почтового штемпеля на конверте необходима как доказательство времени отправки документа отправителем (как правило, для арбитражной и претензионной переписки). Рекомендуется оставлять конверты получаемые от поставщиков с договорами и дополнительными соглашениями.

Принятые документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

• Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения.

При регистрации на документе должна быть проставлена отметка о поступлении документа в компанию, состоящая из даты получения и регистрационного номера.

Входящие документы, адресованные руководству, регистрируются сотрудниками канцелярии и представляются руководству компании для рассмотрения и принятия решений по существу вопроса.

• Остальная корреспонденция, не требующая рассмотрения руководством компании, также регистрируется и направляется на исполнение непосредственно в структурные подразделения.

Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции.

Входящие документы, рассмотренные руководством компании, в соответствии с наложенными резолюциями перенаправляются ответственным исполнителям для совершения предписываемых действий.

Исполненные оригиналы документов группируются сотрудниками канцелярии в дела для текущего хранения и информационно-справочной работы.

Проект исходящего документа создается исполнителем на бумажном носителе.

Проверка правильности оформления документа и редактирование/корректировка текстов осуществляется сотрудниками канцелярии.

Проекты исходящих документов, требующие рассмотрения руководством компании, представляются на подпись или визирование руководству компании через канцелярию.

Руководство вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Документы составляются, как правило, по одному вопросу и оформляются на утвержденном бланке компании, в соответствии с нормами общероссийских стандартов.

Документы адресуют в организации или их структурные подразделения.

Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
• указание должности получателя (в дательном падеже);
• инициалы, фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией);
• почтовый адрес (при необходимости).

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки.

Текст документа не должен допускать различных толкований и состоит, как правило, из двух частей.

• В первой части указывают причины, основания, цели составления документа.
• Во второй части излагаются просьбы, предложения, рекомендации.

Приложения к документу должны иметь:

1. наименование вида документа,
2. заголовок к тексту,
3. подписи,
4. дату и т.п.

Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, отметка о наличии приложения делается по форме: Приложение: на _______ л.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, необходимо указать их наименования с указанием количества листов в каждом приложении.

Пример:

1. Накладные (копии) на 5 л.
2. Акты выполненных работ (оригиналы) на 5 л.

Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

Подготовленные исходящие документы за подписью руководства компании (на бланке регистрируются в канцелярии.

• Исходящие документы за подписью руководителей структурных подразделений регистрируются в соответствующих подразделениях компании.

Вместе с проектом исходящего письма могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).

1. Распорядительные документы (приказы, распоряжения)

Руководитель подразделения в пределах своей компетенции издает следующие распорядительные документы:

• приказы, которые подразделяются на две группы и подписываются генеральным директором компании:

• приказы по личному составу (1 группа);
• приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (2 группа);

Приказы регистрируются и хранятся в:

• отделе кадров (приказы первой группы);
• канцелярии компании (приказы второй группы).

Оформлению приказами по основной деятельности подлежат:

• решения и поручения руководства компании, связанные с организацией и правовым регулированием деятельности компании; совершенствованием структуры компании; вопросы проведения важных организационных мероприятий;
• утверждение и введение в действие положений, правил, инструкций и других нормативных документов, издаваемых компанией и, при необходимости, решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением указанных документов;
• отмена приказов, распоряжений, других нормативных документов компании;
• решение вопросов о контроле за исполнением функциональных обязанностей;
• итоги работы, результаты ревизий;
• введение в действие протокольных решений руководства компании;
• основные вопросы планирования, в том числе по размещению объемов закупок и доставок;
• основные вопросы в области кредита и финансов (по эффективному использованию основных фондов, оборотных средств, банковских кредитов, ассигнований и перераспределения денежных средств);
• основные вопросы капитального строительства;
• основные административно-хозяйственные вопросы и вопросы материально-технического снабжения;
• создание комиссий для решения основных задач и вопросов деятельности компании, за исключением мелких вопросов административно-хозяйственного значения.
  Все операции по подготовке, представлению на подпись руководству компании, доведению до исполнителей, учету и хранению приказов первой группы (по личному составу, по вопросам штатной и организационной структур, связанные с утверждением положений о структурных подразделениях и должностных инструкций) осуществляются отделом кадров.

Приказы 2 группы разрабатываются в следующем порядке:

Проекты приказов (распоряжений) в формате служебной записки готовят и вносят руководители структурных подразделений на основании поручений руководства компании, директора департамента, либо в инициативном порядке. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Проект приказа считается согласованным при наличии виз на служебной записке, необходимость которых (согласующих лиц) определяет исполнитель. Обеспечение правильности оформления проектов приказов осуществляет канцелярия.

При составлении проекта приказа или распоряжения необходимо:

• увязать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание противоречий и повторений;
• излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская двоякого его толкования;
• определять конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
• обеспечивать юридически правильные наименования организаций и предприятий, должностей, документов;
• указывать перечень отмененных или утративших силу приказов и распоряжений или их отдельных пунктов; если изданные распорядительные документы подлежат изменению частично, то в проекте дается новая редакция конкретного пункта (п. 2 приказа по компании от ________ № _____ изложить в следующей редакции: дается новый текст, заключенный в кавычки). Перечень документов, утративших силу с изданием данного документа, помещается в конце текста документа перед пунктом, определяющим ответственного за контроль исполнения распорядительного документа;
• указывать на кого возлагается контроль за исполнением данного приказа или распоряжения.

Повторные распорядительные документы по одним и тем же вопросам издаются только в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений.

Например: «О введении пропускного режима»; наименование приказов по личному составу должно содержать слова «По личному составу»). Заголовки располагаются над текстом посередине.

Текст приказа подразделяется на две части:

• преамбула (констатирующая часть) — излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или основание, послужившие причиной издания документа. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Преамбула должна заканчиваться словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле);
• основная часть (распорядительная) — делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте необходимо указать исполнителя (в дательном падеже), предписываемое действие (выраженное глаголом в неопределенной форме). Если проведение предусмотренных мероприятий поручается нескольким исполнителям, то ответственный исполнитель при перечислении указывается первым.
• Срок исполнения, который должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ, приводится в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий.
• Последним пунктом распорядительного документа, как правило, указывается структурное подразделение или конкретное лицо, на которое возложен контроль за выполнением распорядительного документа в целом.

Формулировки распорядительной части приказов и распоряжений должны быть конкретными, четкими, не допускающими различных толкований и не противоречить смыслу ранее изданных распорядительных документов.

Распорядительные документы могут быть подписаны лицом, официально исполняющим обязанности руководителя; при замене подписи руководителя на подпись другого ответственного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ.

Если к приказам (распоряжениям) имеются приложения, то их наличие должно обязательно оговариваться в тексте (например: приложение 2), они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте основных документов должны быть ссылки на них.

В случаях, когда приложение одно, номер ему не присваивается.

Приложения к распорядительному документу (приказу/распоряжению) должны содержать в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия вида распорядительного документа, его номера и даты по форме:

Пример: Приложение к приказу/распоряжению от _________
№ _____________

При наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый номер: «Приложение 1, Приложение 2» и т.п.

Текстовая схема распоряжений аналогична схеме приказов. Отличием является отсутствие в тексте слова «ПРИКАЗЫВАЮ» (приложение В).

Текст распоряжения начинается либо непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия, либо со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

2. Протоколы совещаний

Протоколы совещаний , проводимых руководством компании, оформляются секретарем, избранным из числа присутствующих на этом совещании.

Обязательные реквизиты протокола:

• наименование организации,
• наименование вида документа,
• дата заседания,
• регистрационный номер протокола,
• место составления,
• список присутствующих (по алфавиту),
• заголовок,
• текст,
• подписи.

Протоколы совещаний должны быть краткими, содержать конкретные решения по обсуждаемым вопросам с указанием сроков и ответственных исполнителей.

Датой протокола является день проведения совещания.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер совещания или заседания в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы собрания отдела, протоколы собрания департамента, протоколы еженедельного оперативного совещания, протоколы совета директоров и т.д.

Текст протокола состоит из двух частей:

1. первая содержит сведения о председательствующем, секретаре и присутствующих (в алфавитном порядке без указания должностей). На расширенных собраниях и заседаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав указывается количественно, а по-фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Пример: Присутствовали: 43 человека (список прилагается);
2. вторая фиксирует ход заседания или совещания и принятые на нем решения.

Протокол подписывается председательствующим лицом и секретарем собрания.

Подписанный протокол не подлежит исправлению.

3. Служебная переписка

Служебная переписка – это переписка между структурными подразделениями компании, касающаяся вопросов их деятельности, носящая информационно-справочный характер.

Служебные записки содержат информацию о фактическом положении дел в компании и носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам (приказам, распоряжениям и т.п.).

Служебная записка – документ, адресованный руководителю компании/подразделения и:

1) информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя;

Служебная записка готовится автором (исполнителем) по собственной инициативе или по указанию непосредственного руководителя.

Цель инициативной служебной записки – побудить руководство принять определенное решение.

Поэтому текст ее четко делится на 2 части:

• первая – констатирующая (описательная), где излагаются имеющие место факты или описывается ситуация,
• вторая — где излагаются предложения, просьбы, выводы.

Служебная записка, информирующая руководителя о ходе работ, может представляться регулярно.

Служебные записки, адресованные руководству компании, могут быть подписаны только руководителями структурных подразделений/начальниками отделов.

Служебная записка готовится на бланке компании с указанием департамента и структурного подразделения по установленной форме.

Регистрация и учет служебных записок в структурном подразделении обязательна.

Служебные записки, адресованные руководству компании, регистрируются.

Правила оформления документов

Документы в компании печатаются на бланках установленного образца.

Внутренние документы печатаются на бланке компании с указанием структурного подразделения, предназначенных для служебной переписки.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения генерального директора не могут передаваться другим организациям и лицам.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 7.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размер 12.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

• 20 мм – левое;
• 10 мм – правое;
• 20 мм – верхнее;
• 20 мм – нижнее.

1. Порядок оформления реквизитов документа

Документ должен иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения и оформления.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы:

• объективность и достоверность содержания,
• полнота информации, краткость изложения;
• структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение (причины, основания или цели составления документа), изложение (доказательство), заключение (выводы, просьбы, предложения, распоряжения, решения, рекомендации).

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов:

• нейтральный тон изложения;
• точность и ясность изложения;
• исключение повторов и излишних подробностей;
• употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (направляем на рассмотрение и утверждение…, проверкой установлено, что…);
• ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);
• использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);
• безличный характер изложения;
• употребление специальных терминов;
• использование сокращенных слов;
• исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);
• исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Используемые в тексте наименования юридических лиц (в том числе: полные, сокращенные и на английском языке, если это предусмотрено уставом) должны точно соответствовать учредительным документам. Например: Открытое акционерное общество «ВАША КОМПАНИЯ» либо ОАО «ВАША КОМПАНИЯ»; «VAHSA KOMPAHYA» Open Joint Stock Company либо «VAHSA KOMPAHYA» OJSC.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала, а при объемном тексте через один межстрочный интервал.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются

• Резолюция
  Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция оформляется руководителем на самом документе и состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты.

По своему характеру текст резолюции может быть двух видов:
— резолюции, содержащие решение вопроса (Пример: «Зачислить», «Отказать»);
— резолюции, содержащие указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции должен содержать фамилию исполнителя (исполнителей), конкретное поручение и срок его выполнения.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа в целом является лицо, указанное первым, или за кем определен созыв исполнителей.
Соисполнители документов представляют все необходимые материалы и в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

• Подпись
  Реквизит «подпись» располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала, а на договорах, актах и т.п. – ниже наименования организаций-участников сделки, их платежных реквизитов, указания юридических и фактических адресов сторон.
  Реквизит «Подпись» содержит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личную подпись и расшифровку подписи, например:

Генеральный директор
ОАО «ВАША КОМПАНИЯ» Иванов М.Ю. Иванов

Генеральный директор Иванов М.Ю. Иванов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Иванов М.Ю. Иванов

Главный бухгалтер Петров А.В. Петров

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Генеральный директор
ОАО «ВАША КОМПАНИЯ» ЗАО «Ваш партнер»
Иванов М.Ю.Иванов Семенов С.П. Семенов

Оттиск печати ставится либо на специально обозначенное грифом «МП» место печати, либо так, чтобы оттиском был захвачен край надписи наименования должности лица, подписывающего документ, и часть его личной подписи.

Пример:
Генеральный директор личная подпись М.Ю.Иванов

Генеральный директор Генеральный директор
личная подпись личная подпись
М.Ю. Иванов С.П. Семенов

2. Парафирование документов

Для усиления контроля за порядком оформления договоров (приложений к договорам), количество листов в которых более одного, на окончательном варианте документа каждый лист желательно подписать (запарафировать) лицами, на подписи которых проставляются печати.

3. Заверение документов

Для обеспечения сохранности и во избежание внесения изменений в уже подписанные и утвержденные документы (договоры), содержащие более чем один лист, листы документа должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляются на второй и последующие листы посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготовлен на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные — на обратной.

Желательно, чтобы перед подписанием и простановкой печати документ был прошит и заверен на оборотной стороне последнего листа заверительной надписью.

Заверительная надпись: «Всего прошито и пронумеровано количество (цифрами и прописью) листов» скрепляется подписью директора и печатью компании.

Источник: glx.su