Схема документооборот в строительстве

Процесс обмена документами в строительной компании сильно влияет на сроки завершения строительства, поэтому в его оптимизацию вкладывается немало средств и кадровых ресурсов. Основным инструментом оптимизации документооборота является автоматизация процессов. Рассказываем, почему внедрение ЭДО в строительной организации необходимо и какие оно даёт преимущества.

Почему строительной организации необходим ЭДО

В сфере строительства документы, связанные с выполнением работ, обычно сдают уже после того, как подрядчик выполнит свою часть условий договора. При этом в документацию постоянно вносятся различные исправления, из-за чего её приходится выставлять повторно. Это, в свою очередь, приводит к дополнительным расходам и загрузке персонала производственно-технического отдела. Заказчик не может оценить картины происходящего на строительной площадке, а у компании-подрядчика горят сроки, из-за чего она не может вовремя сдать закрывающую документацию и получить деньги.

Подобную ситуацию может исправить автоматизация делопроизводства за счёт внедрение ЭДО в компании. Это позволит быстро вносить в документы необходимые правки и обмениваться ими практически мгновенно. Внедрение ЭДО помогает сделать длительный процесс согласования прозрачным.

Документооборот в строительстве

Какие документы, используемые в строительстве, можно вести в электронном виде

Вести в электронном виде строительные организации могут документы, которые связаны с закрытием строительно-монтажных работ, а также с закупкой стройматериалов. Такие документы как, например, счёт-фактура или УПД, имеют утверждённые формы, и ими можно обмениваться с контрагентами через системы ЭДО без дополнительных соглашений. Другую первичную, договорную и отраслевую документацию также можно отправлять и получить через системы электронного документооборота.

Одни из самых распространённых документов в строительной отрасли — акт по форме КС-2 (акт о приёмке выполненных работ) и справка по форме КС-3 (справка о стоимости выполненных работ) КС-3. Автоматизация обработки и почти мгновенный обмен этими документами возможны благодаря внедрению ЭДО в организации. Кроме того, ЭДО поможет упростить работу со сметами, спецификациями, отчётами и заказами и др.

Плюсы организации ЭДО в строительстве

Преимущества от внедрения электронного документооборота в строительной организации в большинстве своём те же самые, что и у компаний, работающих в других отраслях:

• переход на ЭДО позволяет сэкономить время на ведении документооборота — больше не придётся оформлять отправление по почте или через курьера и ждать, когда документы доставят в офис или на стройплощадку;
• внутренний документооборот в организациях с удалёнными филиалами в регионах и дочерними компаниями становится мгновенным;
• персонал, задействованный на оформлении бумажных документов, может заняться другими, более важными задачами;
• в связи тем, что подписание электронных документов происходит буквально за пару кликов, ускоряются взаиморасчёты;
• внедрение ЭДО позволяет настроить маршруты согласования — документы будут автоматически переходить между работниками по заданным шагам, ответственные смогут прослеживать их статус;
• значительная минимизация возможных ошибок в документах — любую из них можно оперативно исправить, а в случае обнаружения несоответствий на стройплощадке (например, по количеству заказанных материалов), расхождения в документах можно сразу устранить;
• снижение расходов на бумагу и оргтехнику;
• возможность организации электронного архива — это не только обеспечивает оперативный доступ к необходимым документам, но и освобождает от необходимости хранить бумажные копии в специально отведённом помещении.

Организация ЭДО в строительной компании помогает сократить время, необходимое для сдачи объекта, а также позволяет быстро рассчитаться с подрядчиками. Таким образом, компания минимизирует финансовые риски и поддерживает хорошие партнёрские отношения с контрагентами.

Основные правила оформления исполнительных геодезических схем

Как организовать ЭДО в строительной компании

Обмен электронными документами чаще всего осуществляется через оператора ЭДО. Чтобы организовать электронный документооборот в вашей компании, необходимо оставить заявку оператору, оформить электронную подпись, чтобы визировать документы, и оплатить тариф.

Если организация работает в 1С, наиболее подходящим вариантом для неё будет подключение 1С-ЭДО — работа с электронными документами будет происходить в привычном интерфейсе, устанавливать дополнительное ПО не потребуется. Прочим подойдёт облачный сервис Астрал.ЭДО — для работы с ним тоже не нужно ничего устанавливать дополнительно. Оба сервиса поддерживают роуминг для обмена документами с контрагентами, которые подключены к другим операторам ЭДО.

Источник astral.ru

Документооборот

Документооборот любого предприятия – это создание, учёт, движение, визирование и хранение экземпляров документов. Но очень многие специалисты понимают под документооборотом ещё и учётные задачи: учёт договоров, учёт выполнения работ, учёт нарядов, взаиморасчёты по договорам. На самом деле это две совершенно разные задачи. На данной странице приведено описание программы, предназначенной именно для ведения документооборота.

Ознакомиться с описанием программы для ведения управленческого учёта в строительстве вы можете здесь.

Также вы можете ознакомиться с описанием программы для планирования и учёта материалов в строительстве здесь.

«АЛТИУС — Документооборот» — простая программа документооборота, не требующая глубоких знаний компьютера. Вся работа с документами ведётся в режиме одного окна, без какого-либо перемещения. На каждый документ заводится одна карточка. Программа позволяет вести документооборот быстро, просто, без лишних действий. Специализирована для строительных предприятий и любых других компаний.

Программа «АЛТИУС — Документооборот» предназначена для учета регистрации, визирования, движения и хранения документов организации.

Основное назначение программы — работа совместно с системой «АЛТИУС — Управление строительством». Однако программа может использоваться и отдельно, как независимая система документооборота.

Программа «АЛТИУС — Документооборот» позволяет для каждого типа документа, движение или визирование которого требуется регистрировать, создать описание, в соответствии с которым в дальнейшем будут создаваться карточки документов данного типа и происходить визирование.

Источник www.altius.ru

ЭДО в строительстве

Сроки завершения строительства напрямую зависят от отлаженного обмена документами, поэтому компании тратят на документооборот много кадровых и финансовых ресурсов. Автоматизировать этот процесс можно при помощи ЭДО. В статье рассказываем о внедрении электронного документооборота в отрасли и его преимуществах.

• Внедрение ЭДО в строительстве
• Преимущества ЭДО в строительстве

Согласуйте и подписывайте документы быстрее, чтобы сдавать объекты без задержек

Внедрение ЭДО в строительстве

Ведение документации в строительстве связано с правками, часто ее сдают уже после выполнения работ. По статистике клиента Диадока, Группы компаний «А101», четыре из пяти входящих КС-2 и КС-3 в бумажном виде выставлялись повторно из-за исправлений. Такая ситуация приводит к загрузке сотрудников производственно-технического отдела и дополнительным расходам. Заказчик теряет представление о ситуации на стройплощадке, а подрядчик не успевает сдать закрывающую документацию и получить деньги.

Переход к ЭДО помогает привести документы к единому виду, работать с ними сразу в учетной системе, быстро исправлять ошибки. Длительный процесс согласования становится прозрачным.

Популярные документы для строительства

В электронный вид организации переводят документы, связанные с закупкой стройматериалов и закрытием строительно-монтажных работ. В системах электронного документооборота можно отправлять и получать любые документы: счета-фактуры, УПД, первичные, договорные и отраслевые.

Акт о приемке выполненных работ КС-2 и справка о стоимости выполненных работ КС-3 — одни из самых распространенных документов в строительстве и объемных по количеству страниц. Диадок позволяет обмениваться ими в электронном виде и автоматически обрабатывать их в учетной системе. Также вы можете упростить с помощью ЭДО работу со сметами, спецификациями, протоколами разногласий, претензиями, отчетами, заказами. Команда Диадока готова дополнять этот список согласно потребностям клиентов.

Подключитесь к Диадоку, переведите в электронный вид отраслевые документы

Как происходит внедрение ЭДО

Внедрением электронного документооборота занимается оператор ЭДО. Достаточно оставить заявку, получить электронную подпись и оплатить тариф.

В маленькой компании за переход к электронному документообороту часто отвечает один бухгалтер, в крупных — в процессе участвуют финансовый директор, руководитель, IT-специалисты.

Команда Диадока начнет внедрять ЭДО с анализа бизнес-процессов. Если в организации отлажена цепочка документооборота, менять ее не придется, только обмен документами с контрагентами будет переведен в электронный вид. В остальных случаях специалисты помогут оптимизировать схемы документооборота.

Интеграция с учетной системой

Диадок интегрируется с большинством учетных систем. Сотрудники продолжают работать в привычной программе, им не нужно долго обучаться. Работа над проектом интеграции занимает в среднем от двух недель до шести месяцев.

Варианты интеграции Диадока

Устанавливается на компьютер. Работать можно из 1С, переключаться между вкладками сервиса ЭДО и учетной системы не придется

Диадок предлагает интеграцию разных информационных систем. Благодаря этому автоматизация документооборота происходит быстрее и вызывает меньше сложностей у сотрудников.

Получайте, подписывайте и отправляйте документы в привычной учетной системе с Диадоком

Подключение контрагентов

Документооборот — двусторонний процесс, поэтому нужно будет пригласить партнеров к обмену электронными документами.

СКБ Контур — один из крупнейших операторов ЭДО в России. К Контур.Диадоку подключено 1,5 млн организаций, среди них вы обязательно найдете своих партнеров.

Чтобы начать обмен документами, достаточно найти контрагентов по ИНН и отправить приглашения. Если они работают через других операторов ЭДО, специалисты Диадока бесплатно настроят роуминг.

Преимущества ЭДО в строительстве

• Экономия времени на ведении документооборота: не нужно отвозить документы в офис или на стройплощадку, оформлять отправления по почте.
• Удобно работать с удаленными филиалами в регионах, дочерними компаниями. С Диадоком разница во времени незаметна.
• Работники освобождены от рутинных операций, поэтому сфокусируются на выполнении главных профессиональных задач.
• Если выпустить персональные квалифицированные электронные подписи для ключевых сотрудников, снизится нагрузка руководителя. Эти работники смогут подписывать документы от лица компании.
• Подписание документов с контрагентами занимает минуты вместо нескольких дней, в результате ускоряются взаиморасчеты. Нет простоев на объектах и конфликтов с подрядчиками.
• ЭДО позволяет настроить маршруты согласования. С ними документы будут автоматически переходить между сотрудниками по заданным шагам. Ответственные лица будут просматривать документ онлайн. Не нужно обзванивать коллег, чтобы напоминать о необходимости подписать его.
• Уменьшение количества ошибок и возможность оперативно исправить их. Если на стройплощадку привезли меньше материалов, чем было заказано, расхождения в накладных устранят сразу.
• Снижение затрат на бумагу и оргтехнику, аренду помещения под архив. С ЭДО не нужно тратить целую пачку бумаги на акты КС-2 и справки КС-3.
• Документ можно распечатать в любое время, а не искать в бумажном архиве.
• ЭДО используют как со сторонними контрагентами, так и внутри группы компаний. Диадок успешно внедрила девелоперская компания ПИК, которая включает больше двухсот юридических лиц.

Результаты перехода на ЭДО в строительном бизнесе

Срок согласования бухгалтерских документов сократился до трех дней, строительных актов — до семи

Подготовка и подписание актов ускорились в два раза.

Снижение издержек на строительный документооборот — 75 %

Срок доставки документов контрагентам сократился с двух недель до нескольких секунд

Обработка документов занимает в два раза меньше времени.

95 % входящих КС-2 выставляются электронно

ЭДО помогает сократить сроки сдачи объектов и оперативно рассчитываться с подрядчиками. Когда компания вовремя получает и передает документы, оплата материалов и работ происходит быстрее. В результате организация снижает финансовые риски и улучшает отношения с партнерами.

Источник kontur.ru