Прошу предоставить информацию по вопросу обязанности и сроков хранения проектной технической документации на многоквартирный жилой дом. Обязан ли Застройщик хранить экземпляр проектной документации. А также интересует судебная практика, касающаяся споров с застройщиком об устранении недостатков, обнаруженных из-за отступления застройщика от проектной документации, но по истечении гарантийного срока и срока исковой давности. И еще интересует вопрос, первоначально договор заключался с ОМП «ФИРМА», которая впоследствии много раз переименовывалась и реорганизовывалась, и теперь АО «ФИРМА». Кто должен доказывать взаимосвязь в судебном процессе, а именно то, что АО является правопреемником ОМП, если истцом является инвестор — физ.лицо, которое заключало договор с ОМП.
В силу п.3.6 СНиП 3.01.04-87 «Приемка в эксплуатацию законченных строительством объектов. Основные положения», утв. постановлением Госстроя СССР от 21.04.1987 № 84, предусмотрено, что техническая и иная необходимая для эксплуатации объектов документация, после приемки объекта должна храниться у застройщика. Суды применяют данные нормы и в настоящее время, если застройщик не докажет, что передал проект третьему лицу (инвестору, эксплуатирующей организации и т.д.) – см. например, Постановление АС ВВО от 19.05.2015 № А79-3186/2014.
Исполнительная документация. Как должна выглядеть? Какой состав альбома ИД? Отвечаю на вопросы.
Согласно ст. 22 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ до поступления в государственные и муниципальные архивы срок хранения проектной документации по капитальному строительству составляет 20 лет.
Предъявить застройщику требования в связи с ненадлежащим качеством объекта можно при условии, если недостатки были выявлены и предъявлены застройщику в течении гарантийного срока (см. Апелляционное определение Вологодского областного суда от 25.04.2014 № 33-1588/2014, Апелляционное определение Иркутского областного суда от 18.06.2014 № 33-4343/2014).
Обязанность по доказыванию, что надлежащим ответчиком выступает акционерное общество, возлагается на истца – см. «Что истцу и ответчику нужно доказывать при рассмотрении гражданского дела в суде».
Дополнительно Вы можете ознакомиться:
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист»
Постановление АС ВВО от 19.05.2015 № А79-3186/2014
«Сославшись на наличие у ответчика обязанности по передаче проектной документации, которую он не исполнил добровольно, истец обратился в арбитражный суд с настоящим иском.
В силу пункта 2 статьи 161 Жилищного кодекса Российской Федерации собственниками помещений многоквартирного дома может быть избран способ управления в виде управления товариществом собственников жилья.
В пункте 3.6 СНиП 3.01.04-87 «Приемка в эксплуатацию законченных строительством объектов. Основные положения», утвержденных постановлением Госстроя СССР от 21.04.1987 № 84 с изменениями от 18.11.1987, предусмотрено, что техническая и иная необходимая для эксплуатации дома документация, представляемая подрядчиком и заказчиком в государственные приемочные комиссии, после приемки объекта должна храниться у эксплуатационной организации.
Министерство регионального развития Российской Федерации в письме от 20.12.2006 № 14313-РМ/07 «О передаче технической документации на многоквартирный дом» указало, что на основании части 10 статьи 162 Жилищного кодекса Российской Федерации управляющая организация, товарищество собственников жилья, жилищный кооператив или иной специализированный потребительский кооператив обязаны осуществлять хранение и ведение технической документации на многоквартирный дом и иных документов, связанных с управлением таким домом. Техническая документация принадлежит собственникам помещений в многоквартирном доме.
В пунктах 24 и 26 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.2006 № 491 (далее – Правила № 491), названы документы, которые включаются в техническую документацию на многоквартирный дом, а также документы, связанные с управлением многоквартирным домом.
Перечень технической документации долговременного хранения на жилищный фонд установлен в пункте 1.5 постановления Госстроя Российской Федерации от 27.09.2003 № 170 «Об утверждении Правил и норм технической эксплуатации жилищного фонда».
В подпункте «д» пункта 26 Правил № 491 предусмотрено, что в состав иных документов, связанных с управлением многоквартирным домом, включаются: проектная документация (копия проектной документации) на многоквартирный дом, в соответствии с которой осуществлено строительство (реконструкция) многоквартирного дома (при наличии).
Нормативное регулирование технической эксплуатации жилищного фонда предусматривает, что ответственные лица обязаны в установленном законодательством порядке принимать, хранить и передавать техническую документацию (пункт 27 Правил № 491).
Отсутствие или утрата указанной документации не может являться основанием для прекращения данной обязанности. В этом случае техническая документация подлежит восстановлению за счет обязанного лица.
Как верно отмечено судом апелляционной инстанции, обязанность застройщика (истца) передать после приемки дома в эксплуатацию проектную документацию на жилой дом собственнику (владельцу) объекта недвижимости, представителем которых в силу статьи 158 Жилищного кодекса Российской Федерации является Товарищество, возникает в силу прямого указания закона*».
Вопрос — ответ
Подскажите, пожалуйста, где можно запросить копию проектной документации на нежилое здание (институт и т.п.) в случае утери ее собственником. Можно ли это сделать он-лайн?
(Анна, Ханты-Мансийск)
Материалы проектной документации являются одними из ключевых документов, предоставляемых для получения разрешения на строительство объекта в орган, уполномоченный на выдачу такого разрешения (в случаях, когда законом предусмотрена необходимость получения такого разрешения (ст. 51 Градостроительного кодекса РФ).
Согласно законодательству об архивном деле, уполномоченные органы обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов и должны обеспечивать сохранность архивных документов, в течение сроков их хранения (в отношении проектной документации, относящейся к архивному фонду (прим.: документ архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению), такой срок составляет 20 (двадцать) лет). По истечении установленного срока временного хранения архивная документация подлежит уничтожению либо передаче на постоянное хранение в предусмотренных законом случаях в государственные и муниципальные архивы.
Таким образом, соответствующая документация должна храниться в органе, уполномоченном на выдачу разрешения на строительство и ввод в эксплуатацию объекта капитального строительства.
Уполномоченные органы, в свою очередь, обязаны передавать определенные сведения об объекте капитального строительства в единую информационную систему обеспечения градостроительной деятельности (далее – ИСОГД), которую ведут органы местного самоуправления городского округа или муниципального района.
ИСОГД представляет собой систематизированный свод документированных сведений, материалов, карт, схем и чертежей и иных документов, содержащих информацию, в том числе об объектах капитального строительства, и иные сведения, необходимые для градостроительной деятельности.
В частности, в ИСОГД размещаются копии разделов проектной документации, предусмотренных пунктами 2, 8 — 10 и 11.1 части 12 статьи 48 Градостроительного кодекса Российской Федерации, предоставляемые застройщиками (ч. 5 ст. 56 Градостроительного кодекса Российской Федерации).
На территории г. Ханты-Мансийска положение о соответствующей системе ИСОГД утверждено Постановлением Администрации города Ханты-Мансийска от 17.05.2013 № 506.
В случае безвозвратной утери собственником объекта недвижимости проектной документации на здание, на территории г. Ханты-Мансийска соответствующие материалы, предоставленные ранее в уполномоченные органы, либо разъяснения о наличии такой документации возможно запросить, обратившись за предоставлением сведений, содержащихся в ИСОГД.
Порядок обращения и предоставления муниципальной услуги предоставления сведений из ИСОГД предусмотрен Административным регламентом, утвержденным Постановлением Администрации города Ханты-Мансийска от 08.08.2014 № 754. Подача обращения предусмотрена в том числе и в электронном форме посредством электронной почты, либо единого и регионального порталов при наличии такой технической возможности (прим.: в заявлении заявитель должен указать способ выдачи (направления) ему документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги).
Услуга предоставляется Департаментом градостроительства и архитектуры Администрации города Ханты-Мансийска (далее – Департамент). Общий срок предоставления муниципальной услуги – 14 (четырнадцать) календарных дней с даты получения в рамках межведомственного взаимодействия либо представления заявителем документа, подтверждающего внесение платы за предоставление сведений, а в случаях, когда предоставление муниципальной услуги предусмотрено бесплатно – 14 (четырнадцати) календарных дней со дня поступления в Департамент заявления.
При консультировании в письменной форме, в том числе электронной форме, ответ на обращение заявителя направляется на указанный им адрес (по письменному запросу заявителей на почтовый адрес или адрес электронной почты, указанный в запросе) в срок, не превышающий 30 (тридцати) календарных дней с даты поступления (регистрации) обращения в Департамент.
Результатом предоставления услуги является выдача содержащихся в ИСОГД сведений, материалов на бумажном и (или) электронном носителе в текстовой и (или) графической форме содержащихся в ИСОГД об объекте (при наличии), либо выдача отказа в предоставлении сведений с мотивировкой, по какой причине данные документы не могут быть предоставлены.
Необходимо также учитывать, что соответствующие сведения содержатся в ИСОГД (при наличии) не полном объеме, а только определенные разделы проектной документации.
В случае отсутствия соответствующих сведений, материалов в ИСОГД за выдачей копии проектной документации возможно обратиться в организацию, которая осуществляла проектирование здания (при наличии сведений о проектной организации и при условии, что она прежнему существует, и соответствующие сведения сохранены), либо в государственный или муниципальный архив.
Где можно найти проектную документацию на многоквартирный дом.
Добрый день.
Если у вас ситуация, которую вы описали. то налицо нарушение ваших прав как старой УК , так и новой .
Старая должна была передать, если утрачено, то восстановить. А новая вообще не имеет право выполнять работы по содержанию МКД без технической документации. Потому что МКД это не шалаш на опушке, а техническое сооружение, которое обеспечивает комфортное и безопасное жилье
Более того, судебная практика исходит из того, что техническая документация на МКД является общим имуществом всех собственников помещений дома и находится у управляющей организации (ТСЖ, кооператива) лишь на хранении и ведении в соответствии с условиями договора управления домом.
Указанное положение отражено также и в Письме Министерства регионального развития РФ от 20 декабря 2006 г. № 14313-РМ/07 «О передаче технической документации на многоквартирный дом».
Основной перечень документов, включаемых в состав технической документации на многоквартирный дом, установлен пунктами 24 и 26 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме (утв. постановлением Правительства РФ от 13 августа 2006 г. № 491).
К ним относятся:
Кроме того, перечень технической документации определен также в Правилах и нормах технической эксплуатации жилищного фонда (утв. постановлением Госстроя России от 27 сентября 2003 г. № 170), согласно которым в состав технической документации длительного хранения входит:
- план участка в масштабе 1:1000 — 1:2000 с жилыми зданиями и сооружениями, расположенными на нем;
- проектно-сметная документация и исполнительные чертежи на каждый дом;
- акты приемки жилых домов от строительных организаций;
- акты технического состояния жилого дома на передачу жилищного фонда другому собственнику;
- схемы внутридомовых сетей водоснабжения, канализации, центрального отопления, тепло-, газо-, электроснабжения и др.;
- паспорта котельного хозяйства, котловые книги; — паспорта лифтового хозяйства;
- паспорта на каждый жилой дом, квартиру и земельный участок;
- исполнительные чертежи контуров заземления (для зданий, имеющих заземление);
- сметы, описи работ на текущий и капитальный ремонт;
- акты технических осмотров;
- журналы заявок жителей;
- протоколы измерения сопротивления электросетей;
- протоколы измерения вентиляции.
Управляющая организация, утратившая полномочия по управлению МКД и, как следствие, функции должностного лица, ответственного за регистрацию граждан в данном доме в соответствии с Правилами регистрации и снятия граждан РФ с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 N 713 с последующими изменениями,
обязана передать новой управляющей организации (ТСЖ, кооперативу) по их требованию все документы по ведению регистрационного учета.
Утрата документов регистрационного учета, содержащие персональные данные собственников помещений в конкретном доме (фамилию, имя, отчество, год, месяц, дату и место рождения, адрес, семейное и иное социальное положение, а также сведения о документах, удостоверяющих личность, и правах на помещения), создает возможность их распространения без законных на то оснований.
Значит, управляющую организацию могут не только обязать передать документы регистрационного учета, но и оштрафовать за нарушение Закона о персональных данных, например, по ст. 13.11 или 13.14 КоАП РФ.
Скопируйте этот текст и направьте жалобу Прокурору об утере общего имущества в виде документации и об угрозе несанкционированного использования персональных данных, он должен вставит обоим УК перо для скорости.
Источник: gkh-rf.ru
ГОСТ Р 21.1003-2009 Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации
Цели и принципы стандартизации е Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов Российской Федерации — ГОСТ Р 1.0—2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»
Сведения о стандарте
1 РАЗРАБОТАН Открытым Акционерным обществом «Центр методологии нормирования и стан* дартиэации в строительстве» (ОАО «ЦНС») и Открытым акционерным обществом «ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ» по проектированию. изысканиям и научным исследованиям в области морского транспорта (ОАО «ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ») при участии специалистов других организаций
2 ВНЕСЕН Управлением технического регулирования и стандартизации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30 ноября 2009 г. № 526-ст
4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок — в ежемесячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет
Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства ло техническому регулированию и метрологии
ГОСТ Р 21.1003—2009
Содержание
1 Область применения……………………………………..1
2 Нормативные ссылки……………………………………..1
3 Термины и определения……………………………………2
5 Учет и хранение подлинников………………………………..3
5.1 Прием подлинников…………………………………….3
5.2 Регистрация и учет подлинников………………………………4
5.3 Хранение подлинников……………………………………5
5.4 Порядок выдачи подлинников………………………………..6
6 Восстановление подлинников…………………………………6
7 Учет и хранение копий документов………………………………7
Приложение А (рекомендуемое) Карточки учета документации…………………9
Приложение Б (справочное) Пример заполнения граф карточки учета по форме 1……….12
Приложение В (рекомендуемое) Форма 3 — Журнал регистрации разрешений на внесение
Приложение Г (рекомендуемое) Образцы штампов по учету и обращению документов.
выполненных в бумажной форме………………………..14
Приложение Д (рекомендуемое) Форма 4 — Акт о списании проектных документов………16
ГОСТ Р 21.1003—2009
НАЦИОНАЛЬНЫЙ стандарт российской федерации
Система проектной документации для строительства УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
System of design documents for construction. Registration end storage rules of design documentabon
Дате введения — 2010—03—01
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организа-ций-разработчиков.
Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на строительство зданий и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения.
Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны.
На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота организации.
2 Нормативные ссылки
8 настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 21.1101—2009 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации
ГОСТ 2.004—88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.051—2006 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения
ГОСТ 2.102—68 Единая система конструкторской документации. 8иаы и комплектность конструкторских документов
ГОСТ 2.301—68 Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ 2.501—88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения
ГОСТ 2.503—90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию не 1 января текущего годе, и/или по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение. в котором дане ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
ГОСТ Р 21.1003—2009
3 Термины и определения
3.1 6 настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 21.1001. ГОСТ Р 21.1101. ГОСТ 2.051. а также следующие термины с соответствующими определениями:
электронный документ: Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством.
[ГОСТ 2.001—93, статья А.З)_
проектный документ: Составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение.
[ГОСТ Р 21.1002, статья 3.1.3)_
6 бумажной форме — документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.
8 электронной форме — электронные документы, оформленные установленными электронными цифровыми подписями и предназначенные для получения с них копий.
[ГОСТ 2.102—68, таблица 2]_
3.1.4 единица хранения документации: Учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько проектных или иных технических документов, имеющих разные обозначения.
Примечание — К иным техническим документам, не входящим в состав проектной и рабочей документации. отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, предлроектнвя документация, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений: расчеты, полученные от заказчика исходные данные, другие виды документации, подлежащей учету и хранению.
единица учета архивных документов: Единица измерения количества зарегистрированных документов в архивной службе.
[ГОСТ Р 51141—98. статья 118)_
инвентарный номер: Номер регистрации документа в службе хранения.
(ГОСТ 28388—89. таблица 2. статья 1)
4 Общие положения
4.1 6 соответствии с Федеральным законом [1) организации должны обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.
Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание архивов в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Право собственника архива независимо от форм собственности охраняется в соответствии с Федеральным законом [1].
4.2 Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учетом подлинников документов, находящихся на временном хранении в архивах организаций, а также их отбор на постоянное хранение осуществляется в соответствии с Федеральным законом [1].
ГОСТ Р 21.1003—2009
4.3 Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии со сроками хранения, установленными федеральным органом исполнительной власти в перечне
4.4 Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее — подлинники)лодлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) документации.
4.5 В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:
• подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами:
• копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение:
• копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями:
• разрешения на внесение изменений;
• документацию повторного применения (типовую).
4.6 В соответствии с ГОСТ 2.102 бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии.
Учет и хранение документов в бумажной и/или электронной форме является частью процесса управления документацией организации. Перечень функций, организационную структуру, порядок и условия документооборота устанавливает организация.
Учет и хранение подлинников документов, выполненных в бумажной и/или электронной формах, ведется в соответствии с требованиями раздела 5.
4.7 В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил:
• проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
• документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004;
• снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
• документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц;
• преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);
• документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга:
• документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;
• взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.
Примечание — Порядок оформления электронных документов электронно-цифровыми подписями (ЭЦП), информеционно-удостоееряюшими листами или иными аналогами собственноручных подписей устанавливает организация-разработчик.
4.8 При выпуске новых подлинников и передаче их другой организации следует учитывать требования новых, пересмотренных и измененных стандартов Системы проектной документации для строительства (СПДС) и Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).
5 Учет и хранение подлинников
5.1 Прием подлинников
5.1.1 Принимаемые на хранение подлинники документов, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест: нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.
ГОСТ Р 21.1003—2009
Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.
5.1.2 При приемке подлинников для умета и хранения проверяют:
• наличие установленных подписей и дат, в том числе подписей специалистов, осуществляющих нормоконтроль проектной и рабочей документации:
• правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов по ГОСТ Р 21.1101:
— правильность заполнения информационно-удостоверяющих листов одного или нескольких электронных документов, наличие электронных цифровых подписей или иных аналогов собственноручных подписей.
Примечание — Решение по выбору вида носителя документа, характера его использования, оформления и удостоверения подлинными подписями, электронно-цифровыми подписями, информационно-удостоверяю-щим листом или иными аналогами собственноручных подписей принимает разработчик документации.
5.2 Регистрация и учет подлинников
5.2.1 Все подлинники документов, принятые на хранение, регистрируют (учитывают) автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную).
5.2.2 При регистрации заполняют следующие реквизиты:
— инвентарный номер документа:
— число листов в документе;
— формат документа по ГОСТ 2.301. приведенный к формату А1:
• кем выпущен документ;
— подпись о приемке документа на хранение;
• примечание (при необходимости).
При ручной регистрации подлинников перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге, выполняемой на бумажном носителе по форме 1 приложения 3 ГОСТ 2.501. При автоматизированной регистрации инвентарную книгу выполняют в электронной форме.
5.2.3 Для регистрации подлинников проектной, рабочей и иной технической документации ведут, как правило, отдельные инвентарные книги. При этом инвентарные номера не должны повторяться. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников проектной и рабочей документации.
5.2.4 Инвентарный номер присваивают подлиннику каждого проектного документа, являющегося единицей учета документации, независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.
1 За единицу учета документации, как правило, принимают.
• для проектной документации — текстовые и графические документы, сброшюрованные в том (папку);
• для рабочей документации — графические и текстовые документы, имеюшие самостоятельное обозначение:
•для иной технической документации — сброшюрованный том текстовых и/или графических материалов, имеющих свое наименование, шифр или обозначение.
2 При регистрации документов в электронной форме в графе «Примечание» инвентарной книги указывают формат файла.
3 При регистрации документов в бумажной форме е графе «Примечание» указывают сведения о внесенных изменениях, аннулировании или аосстаноалении подлинника
4 Подпись о приемке на хранение текстового документа, содержащего, в основном, сплошной текст, приводится только на следующем после титульного листе, в соответствующей графе на поле для подшивки (для документов с основными надписями) или в другом установленном организацией месте (для документов, выполненных без основных надписей).
ГОСТ Р 21.1003—2009
5.2.5 В подлиннике документа, состоящего из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.
Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. Изменения, вносимые в подлинники электронных документов, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа согласно ГОСТ 2.503.
5.2.6 Если подлинники нескольких документов скомплектованы в том (альбом) или папку, инвентарный номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение.
5.2.7 Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, лапку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные обозначения. В этом случае тому, альбому или палке (как архивному документу) присваивают один инвентарный номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки. Для регистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга.
5.2.8 Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику.
При замене всех листов подлиннику документа присваивают новый инвентарный номер.
5.2.9 Для текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей, дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и наименование файла документа указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа.
5.2.10 Одновременно с регистрацией подлинников документов должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме, или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.
Примечание — При автоматизированной регистрации инвентарные номера могут быть присвоены до приемки подлинника в архив.
5.2.11 По каждому подлиннику, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет выданных заказчику копий, внесение изменений).
Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 1. 1а. 2 приложения А. Карточки учета, как правило, имеют лицевую и оборотную стороны, графы которых заполняют в порядке, приведенном в приложении А.
5.2.12 На карточках учета документации по формам 1,1а регистрируют подлинники документов на строительство зданий и сооружений.
5.2.13 На карточках учета по форме 2 регистрируют подлинники типовой проектной (повторно применяемой рабочей) документации на изготовление строительных конструкций, изделий и узлов, не относящихся к конкретному зданию или сооружению. Допускается использовать форму 3 для учета подлинников документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей.
5.2.14 Пример заполнения граф карточки учета по форме 1 приведен в приложении Б.
5.3 Хранение подлинников
5.3.1 Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации могут храниться в бумажной и электронной форме.
Подлинники текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и нв-сброшюрованном виде (полистно) — в папках.
Комплектование и брошюровку документации, сдаваемой и принимаемой на хранение, осуществляют согласно требованиям ГОСТ Р 21.1101.
Подлинники графических документов в бумажной форме на листах формата А1 и менее хранят в развернутом виде. Подлинники формата более А1 рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.
5.3.2 Допускается хранить подлинники документов в сложенном на формат А4 или АЗ виде (в жестких папках) в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501. На папке указывают инвентарные номера содержащихся в ней документов.
5.3.3 Подлинники документов в бумажной форме допускается хранить:
• в порядке возрастания их инвентарных номеров. Внутри папки с одним инвентарным номером чертежи располагают и хранят в порядке возрастания номеров листов, без учета форматов;
ГОСТ Р 21.1003—2009
• по объектам — в порядке возрастания обозначений документов (по основным комплектам рабочих чертежей (маркам) и прилагаемым к ним документам);
• в другом установленном организацией порядке.
5.3.4 Подлинники документов в электронной форме хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях — по возрастанию обозначений документов в пределах объекта проектирования. Условия хранения документов на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию.
Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование. Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация-разработчик.
5.3.5 Подлинники аннулированных и замененных документов в бумажной форме хранят отдельно от действующих документов сложенными на формат А4 или АЗ в специально отведенных папках. Подлинники аннулированных и замененных электронных документов хранят отдельно от применяемых подлинников.
5.4 Порядок выдачи подлинников
5.4.1 Подлинники документов выдают для внесения изменений или восстановления подлинников, пришедших в негодность.
Выдачу подлинников для внесения в них изменений проводят на основании разрешения на внесение изменений, под расписку и/или по абонентской карточке (применительно к формам 3 и За приложения 3 ГОСТ 2.501).
Журнал регистрации разрешений на внесение изменений выполняют по форме 3 приложения В.
5.4.2 Выдачу подлинников для восстановления проводят по распоряжению руководителя (или его заместителя) организации — держателя подлинника.
5.4.3 Перед внесением изменений или восстановлением подлинника документа в бумажной форме с него выполняют архивную копию, на которой ставят штамп «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» в соответствии с рисунком Г.7 (приложение Г). Ниже штампа указывают причину и ставят дату принятия на хранение архивной копии документа.
В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают. Их хранят отдельно от других копий в папках (альбомах) или на электронном носителе (жестком диске).
В случае если документы выполнены автоматизированным способом и подлинники документов в электронной форме хранятся в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях, архивную копию не выполняют.
Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (букву «К», цифру или др.)
5.4.4 При аннулировании подлинника документа на всех аннулированных листах этого подлинника ставят штамп «АННУЛИРОВАН. ЗАМЕНЕН … РАЗРЕШЕНИЕ Ne … от …» в соответствии с рисунком Г.2 (приложение Г). Если аннулирование проводится без замены, слово «заменен» в штампе зачеркивают.
5.4.5 Если взамен подлинника на хранение поступает другой вид документа, оформленный подлинными установленными подписями, например, копия, оригинал и тд., то этот документ хранят на правах подлинника. На первом листе такого документа должен быть поставлен штамп «ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА» в соответствии с рисунком Г.З (приложение Г).
5.4.6 Подлинники аннулированных и замененных документов хранят отдельно от действующих документов, уложенными по возрастанию обозначений.
6 Восстановление подлинников
6.1 Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника по форме 4 приложения Д. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.
6.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.
ГОСТ Р 21.1003—2009
6.3 В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:
• размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;
• порядковые номера изменений и выносные линии к ним. нанесенные ранее в связи с произведен* кыми изменениями.
6.4 В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена за* пись только о последнем изменении.
6.5 Взамен подлинных подписей, виз и дат. имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».
6.6 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники.
Надпись, подтверждающую правильность восстановленного бумажного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:
«Восстановлен с подлинника.
Верно: (подпись, фамилия и дата)».
«Восстановлен с копии.
Верно: (подпись, фамилия и дата)».
6.7 Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.
6.8 Восстановленный бумажный подлинник документа должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.
8 верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника документа должна быть надпись тушью или штамп: «Восстановленный подлинник № …» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.
6.9 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ Nb …» в соответствии с рисунком Г.1 (приложение Г) с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.
7 Учет и хранение копий документов
7.1 В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организацией и субподрядными организациями в бумажной и электронной формах.
7.2 Копии проектных документе», выполненных субподрядными и другими организациями, хранят уложенными в папки или переплетенными в тома — отдельно по каждому зданию (сооружению) или по каждой организации.
8 каждую папку (том. альбом), а также е каждую единицу учета электронного документа включают лист (листы) «Содержание», которое выполняют в соответствии с ГОСТ Р 21.1101. с перечислением находящихся документов в последовательности их расположения.
7.4 Складывание копий документов в бумажной форме на формат А 4 производят в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501.
7.5 Копии документов в бумажной форме, сдаваемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон. не затрудняющий чтение документа. На копиях документов должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате и оригинале линии, буквы, цифры и т.п.
Рабочие копии документов предназначены для обслуживания производственных подразделений. Число рабочих учтенных копий и места их хранения (выдачи — приемки) устанавливает организация.
ГОСТ Р 21.1003—2009
7.6 При приемке копий документов в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.
При приемке копий документов в электронной форме проверяют соответствие объема копии документа заявленному объему этой копии в байтах/килобайтах и наличие в реквизитной части соответствующего признака (буква, цифра и др.).
7.7 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 5.2.
7.8 На каждую регистрируемую копию (или комплект копий документов) в бумажной форме ставят штамп в соответствии с рисунками Г.6 и Г.7 (приложение Г) с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации. Указанный штамп ставят на видном месте листа содержания папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа.
На копиях документов, хранящихся в несброшюрованном виде (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа.
7.9 Копии документов учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета, составляемых по форме 2 приложения А.
Источник: all-gosts.ru
Проект 2 редакции Система проектной документации для строительства
Предисловие
Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов Российской Федерации — ГОСТ Р 1.0 -2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»
Сведения о стандарте
РАЗРАБОТАН Рабочей группой, состоящей из представителей организаций: Открытого акционерного общества «Центр методологии нормирования и стандартизации в строительстве» (ОАО «ЦНС») и Открытого акционерного общества «УРАЛГИПРОМЕЗ» (ОАО «УРАЛГИПРОМЕЗ»).
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 465 «Строительство» и Управлением технического регулирования и стандартизации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от №
4 В настоящем стандарте учтена терминология и положения Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании», Федерального закона от 29.12.2004 №190-ФЗ «Градостроительный кодекс Российской Федерации», Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Постановления Правительства Российской Федерации от 16.02.2008 № 87 «Положение о составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию»
5 ВВЕДЕН ВЗАМЕН межгосударственного ГОСТ 21. 203-78, действие которого на территории Российской Федерации прекращено в одностороннем порядке.
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок — в ежемесячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте национального органа Российской Федерации по стандартизации в сети Интернет.
2 Нормативные ссылки .
3 Термины и определения .
4 Общие положения.
5 Учет и хранение подлинников……………………………………………………
5.2 Регистрация и учет подлинников……………………………………..…
5.4 Порядок выдачи подлинников …………………………………………..
6 Восстановление подлинников .
7 Учет и хранение копий документов, разработанных в т.ч. другими организациями
Приложение А (рекомендуемое) : Форма 1 — Инвентарная книга регистрации разрешений на внесение изменений……………………………………
Приложение Б (рекомендуемое) : Формы 2, 2а, 3 — Карточки учета документации …………………………………………………………………………….
Приложение В (рекомендуемое): Форма 4 — Акт о списании документов
Приложение Г (рекомендуемое): Образцы штампов по учету и обращению документов, выполненных в бумажной форме .
Приложение Д (справочное) — Пример заполнения граф карточки
Н А Ц И О Н А Л Ь Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т Р О С С И Й С К О Й Ф Е Д Е Р А Ц И И
Система проектной документации
для строительства
УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ
ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
System of design documents for construction.
Registration and storage rules design and working documentation
Дата введения
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций–разработчиков.
Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации для строительства зданий и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения.
Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения документации на строительство закрытых объектов.
На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения документов в организации, с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие национальные стандарты:
ГОСТ Р 7.0.2–2006 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов на компакт-дисках. Общие требования
ГОСТ Р 21.1001– 2009 Система проектной документации для строительства. Общие положения;
ГОСТ Р 21.1002– 2008 Система проектной документации для строительства. Нормоконтроль проектной и рабочей документации;
ГОСТ Р 21.1101– 2009 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации;
ГОСТ Р 51141–98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
ГОСТ 2.001–93 Единая система конструкторской документации. Общие положения;
ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.051–2006 Единая система конструкторской документации. Электронные документы;
ГОСТ 2.102–68 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов;
ГОСТ 2.301– 68 Единая система конструкторской документации. Форматы;
ГОСТ 2.501–88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения.
ГОСТ 28388–89 ГОСТ Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения.
ГОСТ Р 51141–98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте национального органа Российской Федерации по стандартизации в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться замененным (измененным) документом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
3 Термины и определения
3.1 В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 21.1001, ГОСТ Р 21.1101, ГОСТ 2.001–93, ГОСТ 2.102–68 и ГОСТ 2.051, а также следующие термины с соответствующими определениями:
электронный документ: Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством.
[ ГОСТ 2.001–93, статья А.3]
проектный документ: Составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение
[ ГОСТ Р 21.1002, статья 3.1.3]
– В бумажной форме – документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль;
– В электронной форме – электронные документы, оформленные установленными электронными цифровыми подписями и предназначенные для получения с них копий.
[ ГОСТ 2.102–68, таблица 2]
3.1.4 единица хранения документации: Учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько проектных, рабочих или иных технических документов, имеющих разные обозначения.
Примечание – К иным техническим документам, не входящим в состав проектной и рабочей документации, отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, предпроектная документация, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений; расчеты, полученные от заказчика исходные данные, другие виды документации, подлежащие учету и хранению.
единица учета архивных документов: Единица измерения количества зарегистрированных документов в архивной службе.
[ГОСТ Р 51141–98, статья 118]
инвентарный номер: Номер регистрации документа в службе хранения
[ГОСТ 28388–89, таблица 2, статья 1]
3.1.7 полный комплект проектной документации: Совокупность текстовых и графических документов, отвечающих по составу, содержанию и оформлению установленным требованиям, которые определены заданием на проектирование, законодательными и нормативными правовыми актами; градостроительными и техническими регламентами; документами, действующими в области стандартизации; правилами землепользования и застройки, техническими условиями и др. нормативными документами.
4 Общие положения
4.1 В соответствии с действующим законодательством [1] организации обеспечивают учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.
Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание архивов в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности [1, статья 13]. Право собственника архива независимо от форм собственности охраняется законодательством Российской Федерации [1, статья 12].
Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии с установленными [2], [3], [4] для каждого вида документации сроками хранения.
4.2 Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учетом подлинников документов, находящихся на временном хранении в архивах организаций, а также отбор их на постоянное хранение, осуществляется в соответствии с правилами, утвержденными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами. [1, статья 14].
Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы, находящихся в их владении архивных документов, которые отнесены к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности; с правом возмещения затрат на эти цели за счет средств федерального бюджета, бюджета субъекта РФ, муниципального образования, в порядке, установленном местным органом самоуправления. [1, статья 23]
4.3 Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее – подлинники) подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) проектной продукции.
4.4 В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:
- подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами,
- копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями,
- разрешения на внесение изменений,
- документацию повторного применения (типовую),
- другие виды технической документации.
4.5 В соответствии с ГОСТ 2.102, таблица 2 бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии.
Учет и хранение бумажных и электронных документов в организации является частью процесса управления документацией. Перечень функций, организационную структуру, порядок и условия документооборота устанавливает организация.
Учет и хранение подлинников, выполненных в бумажной и/или электронной формах, ведется в соответствии с требованиями раздела 5.
- проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
- электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они были получены;
- преобразование не должно изменять наименование документа и его вида принятого по ГОСТ 2.102 – в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);
- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
- документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ, выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004;
- взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной форме обеспечивает разработчик;
Примечание — Порядок оформления электронных документов электронно-цифровыми подписями (ЭЦП), информационно-удостоверяющими листами или иными аналогами собственноручных подписей, устанавливает организация-разработчик.
4.7 При выпуске новых подлинников и передаче их другой организации следует учитывать требования новых, пересмотренных и измененных стандартов СПДС.
5 Учет и хранение подлинников
5.1 П р и е м п о д л и н н и к о в
5.1.1 Принимаемые на хранение подлинники документов, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.
Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.
5.1.2 При приемке подлинников для учета и хранения, проверяют:
– наличие установленных подписей и дат, в т.ч. подписей специалистов, осуществляющих нормоконтроль проектной и рабочей документации;
– в) правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов по ГОСТ Р 21.1101;
– правильность заполнения удостоверяющих листов одного или нескольких электронных документов, наличие электронных цифровых подписей или иных аналогов собственноручных подписей.
Примечание – Решение по выбору вида носителя документа, характера его использования, оформления и удостоверения подлинными подписями, электронно-цифровыми, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей принимает разработчик документации.
5.2 Р е г и с т р а ц и я и учет п о д л и н н и к о в
5.2.1 Для регистрации подлинников проектной, рабочей и иной технической документации ведут, как правило, раздельные инвентарные книги. При этом инвентарные номера в разных книгах не должны повторяться.
Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников проектной и рабочей документации.
5.2.2 Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают) в инвентарной книге.
- инвентарный номер документа;
- дату регистрации;
- обозначение документа;
- наименование;
- число листов в документе;
- формат документа по ГОСТ 2.301, приведенный к формату А1;
- кем выпущен документ;
- подпись о приемке документа на хранение;
- примечание (при необходимости).
П р и м е ч а н и я
1 При регистрации электронных документов в графе «Примечание» инвентарной книги указывают формат файла.
2 При регистрации документов в бумажной форме графе «Примечание» указывают сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника.
5.2.3 Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или вручную. При ручной регистрации указанные реквизиты оформляют в инвентарной книге подлинников по форме 1 – в соответствии с приложением 3 ГОСТ 2.501.
При автоматизированной регистрации инвентарные книги выполняют в электронной форме.
Книгу регистрации разрешений на внесение изменений выполняют по форме 1 приложения В.
5.2.4 Каждой подлиннику документа присваивают один инвентарный номер, независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит,
На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер ставят на титульном и первом листе сброшюрованного документа и на каждом листе рабочей документации, которая комплектуется по маркам полистно.
Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части.
5.2.5 Если несколько подлинников документов, сброшюрованы в том (альбом) или уложены в папку инвентарный номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение, и указывают на первом листе этого документа.
Допускается каждой сброшюрованной единице хранения документации (тому альбому или папке) присваивать один номер, который указывают на обложке и титульном листе тома, папки, альбома.
5.2.6 Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику.
При замене всех листов подлиннику присваивают новый инвентарный номер.
5.2.7 При регистрации текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей, дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и имя файла указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа.
5.2.8 Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.
5.2.9 По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет копий, выданных заказчику).
Учет подлинников документов осуществляют вручную или автоматизированным способом на карточках учета документации, выполняемых по формам 2, 2а, 3 приложения Б.
Карточки учета имеют лицевую и оборотную стороны, которые заполняют в порядке, установленном 5.2.11 и 5.2.12.
5.2.10 На карточках учета документации по формам 2, 2а регистрируют подлинники документов на строительство зданий и сооружений, на которых по мере поступления документов группируется полный комплект проектной или рабочей документации.
На карточках учета по форме 3 регистрируют подлинники типовой или повторно применяемой рабочей документации на изготовление строительных конструкций, изделий и узлов, не относящихся к конкретному зданию или сооружению. Допускается использовать форму 3 для учета подлинники документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей.
5.2.11 Если подлинник выполнен с учетом возможности изготовления с него двусторонних копий, то в инвентарной книге и карточках учета указывают количество сдвоенных листов (в числителе) и количество страниц (в знаменателе).
5.2.12 На карточках учета документации указывают:
а) в графе 1 — инвентарный номер подлинника документа;
б) в графе 2 — дату поступления подлинника документа на хранение;
в) в графе 3 — обозначение подлинника документа по основной надписи и имя
файла подлинника электронного документа по ведомости проектных электронных документов;
г) в графе 4 — наименование подлинника документа;
д) в графе 5 — количество листов;
е) в графе 6 — отметку об аннулировании, замене подлинника документа, внесении изменений в листы и о восстановлении подлинника документа;
ж) в графе 7 — шифр предприятия (комплекса), здания или сооружения;
и) в графе 8 — наименование здания или сооружения и место строительства;
- П — для проектной документации;
- Р — для рабочей документации;
- И — для иной технической документации.
- Б — для документации в бумажной форме;
- Э — для документации в электронной форме.
5.3 Х р а н е н и е п о д л и н н и к о в
5.3.1 Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации могут выполняться и храниться как в бумажной, так и электронной форме.
Подлинники текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и не сброшюрованном виде (полистно) – в папках.
Комплектование и брошюровку документации, сдаваемой и принимаемой на хранение осуществляют согласно ГОСТ Р 21.1101.
Подлинники графических документов в бумажной форме на листах формата меньше А1 хранят в развернутом виде. Подлинники формата А1 и более рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.
В соответствии с общими требованиями ГОСТ Р 7.0.2 к консервации документов на компакт-дисках, подлинники графических документов в электронной форме хранит организация-разработчик. Дубликаты графических документов могут быть изданы как заказчиком, так и разработчиком, в необходимом количестве экземпляров.
5.3.2 Допускается, хранить подлинники документов в сложенном виде (в жестких папках), в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501 на формат А4 или А3. На папке указывают инвентарные номера содержащихся в ней документов.
5.3.4 Подлинники документов в бумажной форме допускается хранить:
– в порядке возрастания их инвентарных номеров. Внутри документа с одним инвентарным номером чертежи располагают и хранят в порядке возрастания номеров листов, без учета форматов.
– по объектам – в порядке возрастания обозначений документов ( по основным комплектам рабочих чертежей (маркам) и прилагаемым к ним документам);
– в другом, установленном организацией порядке.
5.3.5 Подлинники документов в электронной форме хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях — по возрастанию обозначений документов в пределах объекта проектирования. Условия хранения документов на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию.
Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование. Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация.
5.3.6 Подлинники аннулированных и замененных документов хранят отдельно от действующих документов в специально отведенных папках.
5.4 П о р я д о к в ы д а ч и п о д л и н н и к о в
5.4.1 Подлинники документов для использования в структурные подразделения не выдаются.
5.4.2 Подлинники выдаются – для внесения изменений или для восстановления подлинников, пришедших в негодность. При необходимости, допускается выдача подлинников для внесения изменений (при необходимости) по разрешению уполномоченного должностного лица.
Выдача подлинников документов для внесения в них изменений производится на основании Разрешения на внесение изменений, под расписку и/или по абонентской карточке (применительно к формам 3 и 3а приложения 3 ГОСТ 2.501).
Выдача подлинников для восстановления документов производится по распоряжению руководителя (или его заместителя) организации – держателя подлинника.
5.4.3 Перед внесением изменений или восстановлением подлинника в бумажной форме, с него выполняют архивную копию, на которой ставят штамп «Архивный экземпляр». Ниже штампа указывают причину и ставят дату принятия на хранение архивной копии.
В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают. Их хранят отдельно от других копий в папках (альбомах) или на электронном носителе (жестком диске).
Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (буква «К», цифра и др.)
5.4.4 При аннулировании подлинника документа на всех аннулированных листах этого подлинника ставят штамп «Аннулирован, заменен . разрешение № . от . .». Если аннулирование производится без замены, слово «заменен» в штампе зачеркивают.
5.4.5 Если взамен подлинника на хранение поступает другой вид документа, оформленный подлинными установленными подписями, например, копия, оригинал и т.д., то этот документ хранят на правах подлинника. На первом листе такого документа должен быть поставлен штамп «Взамен подлинника».
5.4.6 Подлинники аннулированных и замененных документов хранят отдельно от действующих документов, уложенными по возрастанию обозначений.
6 Восстановление подлинников
6.1 Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт (по форме 4 приложения В) о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника. Акт должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.
6.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних изменений, внесенных в соответствии со всеми разрешениями на внесение изменений, выпущенными до момента его восстановления.
В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:
– размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;
– порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.
6.4 В таблицу изменений восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении.
На листе с таблицей регистрации изменения (по форме 11 приложения Н ГОСТ 21.1101) восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения).
6.5 Восстановление подлинника документа производят автоматизированным способом, вручную или другими методами, обеспечивающими его полную идентичность с заменяемым подлинником.
Дальнейшее оформление восстановленного подлинника документа производят в соответствии с требованиями 6.8.
6.7 Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений) в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и («Дата)».
6.8 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники.
Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:
«Восстановлен с подлинника.
Верно: (подпись, фамилия и дата)».
«Восстановлен с копии.
Верно: (подпись, фамилия и дата)».
6.9 Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.
6.10 Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.
В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или штамп: ²Восстановленный подлинник № …» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.
6.11 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: « заменен восстановленным подлинником №. » с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.
7. Учет и хранение копий документов, в том числе разработанных другими организациями
7.1 В архиве организации, при необходимости, могут храниться копии документов: (архивные и рабочие), разработанных силами организации и других предприятий.
Складывание копий документов в бумажной форме на формат А4 производят в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501.
7.2 Рабочие копии предназначены для обслуживания производственных подразделений. Число рабочих учтенных копий и места их хранения (выдачи–приемки) устанавливает организация.
7.3 Копии документов в бумажной форме, сдаваемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон, не затрудняющий чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате и оригинале линии, буквы, цифры и т.п.
При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.
7.4 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями подраздела 5.2.
Копии документов, выполненных субподрядными и другими организациями, хранят уложенными в папки или переплетенными в тома (альбомы) отдельно по каждому зданию, сооружению или — по каждой организации.
7.5 На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.
Указанный штамп ставят на видном месте листа содержания папки (тома) или в левом верхнем углу обложки.
На копиях документов, хранящихся в несброшюрованном виде (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа.
7.6 Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета, составляемых по форме 3 приложения Б.
Приложение А
(рекомендуемое)
Ф о р м а 1 – Лист регистрации разрешений на внесение изменений
Источник: dereksiz.org