C 18 февраля 2020 года изменились сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов.
Вступает в силу новый Перечень, утвержденный Приказом Федерального архивного агенства от 20.12.2019 г. № 236.
Наиболее важные изменения:
- Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов — 5 лет;
- Счета-фактуры — 5 лет;
- Реестр сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами — 5 лет;
- Документы о получении заработной платы и других выплат (при наличии лицевых счетов) — 6 лет;
- Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) – 75/50 лет (до 01.01.2003 – хранить 75 лет, после 01.01.2003 – хранить 50 лет);
- Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения — 5 лет;
- Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении – 75/50 лет;
- График отпусков — 3 года;
- Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы — 5 лет;
- Бухгалтерская отчетность: годовая — постоянно, промежуточная — 5 лет.
Более подробные изменения сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов приведены в таблице:
Хранение документов. Как организовать, сколько хранить, от чего избавиться. Мотивация на уборку.
Источник: kancler22.ru
Сроки хранения документации по кадрам и бухучету в 2022 году
При ведении деятельности в средних и крупных компаниях ежедневно создается большое количество документов. Их необходимо хранить в архивах компании. Этот момент относится также и к небольшим организациям и ИП, которые также осуществляют документооборот. При этом нужно ориентироваться на сроки, которые установлены для хранения конкретной документации.
Кто устанавливает сроки хранения документации
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить.
СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.
Сроки хранения документов по бухучету
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.
К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).
Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).
Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.
Сроки хранения документов по кадрам
Документация по личному составу, которая закончена делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Этот срок касается трудовых договоров и допсоглашений к ним, в т.ч. соглашений о расторжении, а также личных дел и личных карточек работников (ст. 435, 444, 445 Перечня по Приказу № 236).
Такой же срок хранения касается и договоров ГПХ с физлицами, и актов по ним (ст. 301 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! С 1 сентября 2021 года разрешили не заполнять личные карточки и не знакомить работников с записями в них. Если компания отказалась от ведения личных карточек, она все равно должна хранить те карточки, которые были заполнены ранее — в течение 50 (75) лет.
Кроме того, в течение 50-ти лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним, например, докладные записки, справки или заявления. К таким приказам относятся документы о приеме, переводе, перемещении, совместительстве, совмещении, увольнении, аттестации, повышении квалификации, поощрении, отпусках без оплаты и др. (ст. 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок касается и оригиналов личных документов, не востребованных работниками при увольнении, к примеру, трудовых книжек, аттестатов, удостоверений, свидетельств (ст. 449 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Роструд полагает, что работодатель может не хранить копию трудовой книжки, если сотрудник перешел на электронную трудовую. Когда сотрудник получает на руки оригинал этого бумажного документа, с работодателя снимается обязанность его хранить.
Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации. Правда, для согласий срок в 3 года отсчитывается после окончания срока их действий или их отзыва (ст.
441 Перечня по Приказу № 236).
Это исключение не касается основных документов, например, положений или инструкций, по обработке персональной информации. Они хранятся постоянно (ст. 440 Перечня по Приказу № 236). Кроме того, постоянно нужно хранить приказы, распоряжения и иную кадровую документацию по основной деятельности (ст. 19 Перечня по Приказу № 236), к примеру, приказы об утверждении структуры компании, создании подразделений или филиалов, вступлении в должность директора, назначении ответственных, вводе в действие локальных нормативных актов и т.д.
Срок хранения 5 лет касается табелей учета рабочего времени (исключение — 50 лет, когда условия труда опасные или вредные), приказов, распоряжений и иной документации по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня по Приказу № 236).
Кроме того, в течение 5-ти лет нужно хранить приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, приказов о направлении в командировку сотрудников, которые не трудятся во вредных или опасных условиях. А если же работают в таких условиях, то приказы о командировках хранятся 50 лет (ст. 434 Перечня по Приказу № 236).
Также 5 лет нужно хранить копии отчетов, заявления, списки сотрудников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписку и иную документацию о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи (ст. 298 Перечня по Приказу № 236). Что касается платежных ведомостей и документации к ним, расчетных листков, пособий, матпомощи и иных выплат, документы нужно хранить 6 лет (ст.
295 Перечня по Приказу № 236). По платежным ведомостям и расчетным листкам это касается случая, когда работодатель ведет лицевые счета работников. Если не ведет — документы хранятся 50 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Документация, сформированная при кадровом ЭДО, хранится в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле (ст. 22.3 ТК). Соответственно, при переходе на кадровый ЭДО работодатели должны обеспечить сохранность этих документов в течение указанных выше сроков.
Сроки хранения документов по налогам
Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК).
Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).
Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).
4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).
5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).
Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.
Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).
Переход на новую номенклатуру дел
Для организации текущего процесса делопроизводства и последующей передачи документации на хранение требуется оформить номенклатуру дел. Она представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые заводятся в делопроизводстве в течение года, и при этом указываются сроки их хранения. Этот список нужен для того, чтобы правильно формировать документы, организовать их учет и сохранность и иметь возможность их быстро находить.
Желательно, чтобы в номенклатуре дел отражались все функции и направления работы компании или ИП. В противном случае при делопроизводстве будут появляться документы, которые не включены в номенклатуру дел, а это приведет к нарушению порядка хранения документов и их утрате.
На основании формы номенклатуры дел, регламентированной Приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. № 526, процедура перехода на новую номенклатуру дел может быть следующей.
На первом этапе вводится нумерация структурных подразделений компании. Данные номера будут нужны для формирования индекса дел, поскольку он включает порядковые номера дел и номер структурного подразделения.
Важно! Если в компании многоуровневая структура, разрешается использовать сложные индексы, которые состоят из групп цифр, разделенных между собой дефисом. Например, отдельные номера присваиваются департаментам, отделам внутри департамента и рабочим группам внутри отдела.
Важно! В заголовке дела не нужно указывать неконкретные формулировки, к примеру, «Общая переписка», «Разное» и т.д.
На третьем этапе все дела распределяются по срокам хранения, вводится порядок делопроизводства, при котором документы формируются по делам на основании срока их хранения. Когда затруднительно распределить документы по срокам их хранения, используется двоичная система — сначала вся документация относится к делам или постоянного, или временного хранения. Затем распределение дел временного хранения по конкретным срокам производится на следующем этапе.
Внимание! На основании п. 96 ГОСТ Р 7.0.8-2013 установлено, что электронное дело — это электронный документ или их совокупность, а также метаданные к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел. Таким образом, электронные дела также включаются в номенклатуру дел, как и бумажные дела. При этом используются те же правила, что и в отношении бумажной документации.
Ответственность за нарушение правил хранения документации
Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.
Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).
Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст.
120 НК).
Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.
Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).
При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).
При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).
Новые сроки хранения документации
Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.
Источник: www.1cbit.ru
Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
В деятельности организаций образуются документы, которые имеют различные сроки хранения: постоянный, долговременный (свыше 10 лет) и временный (до 10 лет включительно). Срок хранения документа зависит от того, насколько важна информация, содержащаяся в нем.
Сроки хранения определяются по перечням документов со сроками хранения.
Различают два вида перечней: типовые и ведомственные.
Типовые перечни содержат документы, типичные для всех организаций.
Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций определенной отрасли.
Перечни используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.
Перечни используются также при составлении номенклатур дел и формирования документов в дела.
Типовые перечни и их применение
В настоящее время действует два типовых перечня:
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003; далее – Перечень 2000). Содержит типовые документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями.
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; далее – Перечень 2007). Включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.
Сроки хранения документов, указанные в перечнях, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в архивные учреждения или нет.
Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение.
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения по перечням следующим образом.
Государственные, муниципальные организации хранят документы не менее 10 лет, после чего организация сама принимает решение о необходимости их дальнейшего хранения или уничтожения. Дальнейший срок хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. Определенные категории документов (учредительные, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития) следует хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и их практическим значением.
В случае ликвидации организации документы по личному составу, имеющие срок хранения 75 лет, 45 лет, в упорядоченном состоянии передаются в государственные или муниципальные архивы, как правило, расположенные по месту нахождения организации.
При отборе документов на дальнейшее хранение или уничтожение по заголовку дела следует найти соответствующую статью перечня, провести полистный просмотр документов дела, с тем чтобы определить дальнейшую судьбу этих документов: хранить их или уничтожить. Уничтожать документы по заголовкам, указанным на обложках дел, не допускается, т.к. заголовок дела не всегда соответствует содержанию документов или же не полностью раскрывает его.
Отметка «ЭПК», проставленная в перечне к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.
Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года).
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.
Обратите внимание
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2003 г., срок хранения которого 5 лет, должно быть уничтожено в 2009 г. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше. Так, нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 г., срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2008 г., оно может быть уничтожено только 1 января 2009 года.
Снижение сроков хранения, установленных перечнями, запрещается. В случае если срок хранения документов по перечню истек, а практическая надобность в них не отпала, организация сама решает, когда следует уничтожить документы.
При определении сроков хранения документов по перечню особое внимание следует обратить на графу «Примечание» перечня, так как указанные в ней сноски и примечания содержат пояснения о применении соответствующей статьи перечня, а значит, и об определении срока хранения тех или иных документов. Приведем примеры.
Предположим, заголовок дела звучат так: «Протоколы, решения и документы (справки, доклады, выписки и др.) к ним правления акционерного общества «Синтез». К данным документам в Перечне 2000 (ст. 5а) проставлен срок хранения «Постоянно», но в графе «Примечание» имеется сноска: «Присланные для сведения – до минования надобности».
Это означает, что в акционерном обществе они должны храниться постоянно, а в его филиалах (присланные для сведения) – до минования надобности. Срок хранения «До минования надобности», как правило, означает не менее одного года. Поэтому филиалы акционерного общества вправе произвести уничтожение этих документов или по истечении одного года после завершения их в делопроизводстве, или после утраты их практического значения.
Для оборотных ведомостей Перечнем 2000 (ст. 168) предусмотрен 5-летний срок хранения, но со ссылкой: «при условии завершения (проверки) ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения». Для договоров, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) предусмотрен 5-летний срок хранения с отметкой «ЭПК» и со ссылкой «После истечения срока действия договора, соглашения».
Следует также обратить внимание на такое примечание, как «После замены новыми» (ст. 10б, 13б Перечня 2000 и др.). К отдельным документам, имеющим в Перечне срок хранения «До минования надобности», в графе «Примечание» указывается «Не менее 5 лет» (ст. 162, 165 Перечня 2000).
К перечням прилагаются указатели видов и разновидностей документов, расположенных в алфавитном порядке. Напротив каждого вида, разновидности проставляется статья перечня. Указатель значительно облегчает поиск нужного документа и определение его срока хранения.
Структура Перечня 2000
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организации независимо от формы собственности.
Перечень состоит из следующих разделов и подразделов:
1.Организация системы управления
1.1. Распорядительная деятельность
1.2. Организационные основы управления
1.4. Правовое обеспечение деятельности
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
2.Планирование деятельности
2.2. Текущее планирование
3.Финансирование деятельности
3.1. Финансирование, кредитование
4.Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
4.2. Статистический учет и отчетность
5.Экономические, научные, культурные связи
5.1. Организация связей
5.2. Осуществление связей
6.Информационное обслуживание
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
6.2. Распространение информации (реклама)
7.Трудовые отношения
7.2. Организация труда
7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
7.4. Охрана труда
8.Кадровое обеспечение
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
8.2. Установление квалификации работников
8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников
9.Материально-техническое обеспечение деятельности
9.1. Снабжение деятельности
9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей
10. Административно-хозяйственные вопросы
10.1 Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
10.2. Эксплуатация зданий, помещений
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
11. Социально-бытовые вопросы
11.1. Социальное страхование
11.2. Жилищно-бытовые вопросы
11.3. Организация досуга
12. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)
12.1. Организация деятельности
12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)
Документы в разделах и подразделах Перечня 2000 расположены по степени значимости вопросов, содержащихся в документах, и видов документов в логической последовательности.
Статьям в Перечне присвоена единая сквозная (валовая) нумерация.
Структура Перечня 2007
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения имеет другую схему построения. Перечень 2007 состоит из следующих разделов:
1. Научно-исследовательская деятельность
2. Разработка технологических процессов
3. Конструирование изделий промышленного производства
4. Проектирование объектов недвижимости
5. Разработка, учет и охрана объектов интеллектуальной собственности
6. Учет и мониторинг природных ресурсов
7. Строительство, реконструкция, реставрация и ремонт объектов недвижимости
9. Технический надзор за промышленной безопасностью производственных объектов и установок
10. Качество и безопасность продукции
11. Техническая регламентация, сертификация, метрологическое обеспечение производства
12. Охрана окружающей природной среды
13. Автоматизированные системы
Сроки хранения типовых архивных документов указаны по четырем звеньям (группам) организаций.
В первом звене (графа 3) представлены организации, утверждающие (или согласовывающие) документы. При этом для организаций, согласовывающих документы, в разделах 1–3, 5–8, 10–13 (звено 1/графа 3) установлен в основном срок хранения «До минования надобности»; сроки хранения для согласовывающих организаций по разделам 4 и 9 (звено 1/графа 3) установлены в примечаниях (графа 7).
Во втором звене (графа 4) представлены организации-разработчики (авторы документов), функциями которых являются проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.
В третьем звене (графа 5) представлены организации-заказчики.
В четвертом звене (графа 6) представлены эксплуатационные и иные хозяйствующие организации (управления по эксплуатации зданий и сооружений, предприятий, путей сообщения, пунктов, станций контроля, наблюдений, измерений и т.п.), изначально не являвшиеся заказчиками документации.
Ведомственные перечни
Из ведомственных перечней, разработанных в последнее время, следует отметить перечни Центробанка России, Минфина России, Министерства по налогам и сборам Российской Федерации и др.
Источник: eos.ru