Наверное, вы уже составляете списки дел, чтобы не забыть ничего важного. Но всегда ли у вас хватает времени на то, чтобы выполнить все дела из списка?
Мы собрали для вас 12 советов, как правильно планировать свой день, тем самым увеличивая продуктивность и используя свое время по максимуму.
1) Пользуйтесь приложением
Хотя некоторые из нас предпочитают по старинке пользоваться ежедневником или клеить записки на монитор, такой список сложно все время держать под рукой. К тому же, ежедневник можно случайно оставить дома и из-за этого забыть что-то важное.
Большинство приложений-менеджеров задач могут синхронизироваться на всех ваших устройствах, так что у вас всегда будет доступ к списку дел: не только на рабочем месте, но и во время командировки, или на совещании.
На рынке приложений есть множество менеджеров задач с разным набором функций и интерфейсом, так что вы можете выбрать приложение по вкусу. Возможно, вам приглянется что-то из списка 9 лучших менеджеров задач по версии Forbes . Среди них есть как платные, так и бесплатные приложения, так что обратите внимание на описания и скриншоты.
Список дел — Javascript. Часть 1
Лично нам нравится Todoist из-за его простого и понятного интерфейса.
2) Планируйте свой день заранее
Планы на следующий день лучше всего составлять накануне вечером. Благодаря этому вы прямо с утра можете приступить к выполнению задач, не тратя лишнее время на размышления и расстановку приоритетов, и так список невыполненных задач будет сокращаться быстрее.
Попробуйте каждый вечер выделять 10 минут на то, чтобы распланировать завтрашний день. Используйте календарь или планировщик и выделите достаточно времени на каждую задачу. Если времени на все задачи не хватает, пересмотрите ваш список и расставьте приоритеты заново.
Не лишним будет в течение дня делать пометки о том, что вы хотите сделать завтра. Вечером рассортируйте эти заметки и добавьте их в календарь.
3) Разделяйте работу и личную жизнь.
В мире современных технологий разделять работу и личную жизнь бывает сложно, так что очень важно найти баланс. Не очень-то полезно во время работы волноваться о том, что нужно отвезти кота к ветеринару или забрать пуховик из химчистки, равно как и во время ужина с семьей или друзьями не совсем уместно думать о маркетинговых кампаниях или той презентации, которую вам нужно провести в понедельник. Из-за этого ваша производительность и сосредоточенность может снижаться, а уровень стресса — повышаться.
Разделяйте личные и рабочие задачи в вашем списке дел. Во многих менеджерах задач можно создавать отдельные списки, но если вы продолжаете невольно заглядывать в рабочий список дома или в личный список на работе, можете попробовать разные приложения.
Есть и другие варианты установления баланса между работой и личной жизнью. Интересные идеи можно почерпнуть в материале «Как соблюдать режим дня: 20 правил от гениев»
4) Составьте список того, чего делать не нужно
Если вам часто не хватает времени на выполнение всех задач из списка дел, попробуйте составить список того, чего делать не нужно. Проанализируйте всё то, чем вы занимаетесь, и попробуйте отказаться от вещей, которые не приносят особой пользы.
Список дел в системе управления строительством Stteam
Задайте себе несколько вопросов о том, как вы проводите время на работе. На что вы тратите больше всего времени? Как определенные вещи меняют вашу жизнь? Полезны ли эти вещи для вашей карьеры? А для личной жизни?
Составьте список вещей, которые не приносят пользы, не реализуемы или просто зря отнимают ваше время.
— Не назначайте встречи с каждым, кто об этом просит
— Не делайте вручную то, что можно автоматизировать
— Не тратьте много времени на мелочи (вроде выбора подходящего шрифта для заголовка)
Создание такого списка — это хорошее психологическое упражнение, которое поможет вам избавиться от вещей, расходующих ваше время и отвлекающих ваше внимание. Конечно, такой список не нужно составлять регулярно — достаточно обновлять его пару раз в год.
Если у вас пока нет вдохновения, можете переписать в свой список несколько пунктов отсюда или отсюда .
5) Сделайте ваш список дел доступным для других
Для этого есть несколько причин. Во-первых, так вы будете более ответственны. Если вы знаете, что у ваших коллег или знакомых есть доступ к списку ваших дел, вы, скорее всего, будете стараться лучше расставлять приоритеты и ставить реалистичные цели. Также это будет мотивировать вас на выполнение планов в обещанный срок.
Во-вторых, это необходимо в случае, если вы работаете над одной задачей с вашим деловым партнером или командой. Некоторые приложения (мы в Чатре используем Asana , но Basecamp тоже отличный инструмент) позволяют вам разделять задачи на подзадачи, и каждую подзадачу назначать нужному человеку. Благодаря таким приложениям вы можете держать коллег в курсе вашего прогресса, а также оставлять комментарии, если вам нужно что-то обсудить или уточнить.
6) Резервируйте время в календаре
Если вы пользуетесь приложением, которое позволяет вашим коллегам или клиентам получать доступ к вашему календарю, а также дает им возможность добавлять в него задачи или назначать встречи, вам стоит резервировать блоки времени, во время которых вы сможете заняться делами, не отвлекаясь ни на что другое.
Нужно набросать план речи? Зарезервируйте несколько часов после обеда или с утра. Предстоит встреча с важным клиентом, и хотите заранее уточнить некоторую информацию? Зарезервируйте полчаса перед встречей.
Крейг Джарроу, автор Time Management Ninja , однажды зарезервировал почти половину времени в своем календаре в Outlook и в каждый блок поставил задачу, которую ему нужно было выполнить. В результате неделя оказалась невероятно продуктивной. Благодаря резервированию времени он избежал приглашений на спонтанные совещания, смог выполнить свои обязательства и не позволил другим его отвлекать.
Совет от Time Management Ninja: используйте только один календарь. Можно использовать разные цвета для личных и рабочих задач, но календарь должен быть только один, если вы не хотите упустить что-нибудь важное.
7) Группируйте задачи
Мультизадачность — это миф . Даже если вам кажется, что вы легко справляетесь с несколькими задачами одновременно, исследование показывает, что наш мозг на это неспособен. Он не выполняет задачи одновременно, а просто быстро переключается между ними.
Предположим, вы отвечаете на письма, слушая музыку. Попробуйте одновременно печатать ответ и осознавать слова песни — скорее всего, это окажется довольно сложно. И каждый раз, когда вы переключаетесь между осознанием музыки и обдумыванием ответа, в вашем мозгу останавливается один процесс и запускается другой. Это влияет на нас негативно: из-за такого переключения мы тратим время (пусть и микросекунды) и энергию, работаем менее эффективно и рискуем допустить больше ошибок.
Возможно, во время рабочего дня вы часто отвлекаетесь — помимо работы над основной приоритетной задачей, вы проверяете почту, отвечаете на звонки и сообщения, слушаете голосовую почту, и т.д. Чтобы увеличить продуктивность, попробуйте группировать похожие задачи.
Несколько примеров того, что стоит сгруппировать:
- Электронная почта. Проверяйте почту и отвечайте на письма один или два раза в день вместо того, чтобы отвечать на них сразу (если вы, конечно, не работаете в поддержке). Например, выделите на это время перед обедом и вечером.
- Телефонные звонки. Записывайте куда-нибудь контакты всех людей, которым вам нужно позвонить, и раз в день совершайте все необходимые звонки за один заход. Время можете выбрать сами, но лучше исключить обеденные часы.
- Задачи. Когда у вас есть важные задачи, которые тем или иным образом между собой связаны, лучше выполнять их разом, одну за другой.
- Планирование. Выделите несколько часов на то, чтобы обдумать и спланировать вашу следующую крупную цель или идею.
- Отслеживание информации. Можно легко «подсесть» на проверку данных и постоянно проверять статистику вашего сайта или показатели по месячной выручке. Выделите на это отдельное время и проверяйте данные раз в неделю или месяц.
8) Назначайте срок исполнения задачи
У вас бывало такое, что у какой-то важной задачи не было конкретных временных рамок, и вы откладывали ее «на потом» до тех пор, пока задача не стала срочной?
Ставьте сроки исполнения для каждой задачи в вашем списке дел, особенно для важных задач. Постарайтесь назначать конкретные даты, потому что, продлив время исполнения однажды, вы, скорее всего, продлите его снова. Все сроки лучше сохранять в одном месте. Здесь вам пригодятся менеджеры задач — почти у всех подобных приложений есть возможность сортировки по срокам исполнения, благодаря чему вам будет легче расставлять приоритеты.
Разбивка задач на подзадачи тут тоже пригодится, потому что вы сможете обозначить сроки исполнения для каждой подзадачи, и благодаря этому вы более четко сможете осознавать, какие шаги вам нужно предпринять для достижения цели. Даже если у вас и не получится исполнить задачу в срок, учитесь на своих ошибках и избегайте подобного в будущем.
9) Избавьтесь от вещей, которые вас отвлекают, и боритесь с прокрастинацией
Современные технологии позволяют нам (а иногда даже и поощряют) постоянно быть онлайн, так что отвлечься от работы довольно легко. Вы начинаете работу над задачей, и вдруг вам приходит уведомление, что ваш друг отметил вас на фото, вы ненадолго открываете страничку в соцсети, и внезапно осознаете, что прошло уже пять часов, а вы смотрите ещё одно видео с котиками.
Мы все периодически становимся жертвами прокрастинации. Для борьбы с ней есть специальные приложения, которые не дадут вам отвлекаться от работы. Вы сами можете решить, насколько строгим оно должно быть — некоторые приложения просто подсчитывают время, которое вы проводите в соцсетях или на других «непродуктивных» сайтах, а некоторые приложения могут полностью блокировать доступ к таким сайтам. Вот несколько приложений, которые вы можете попробовать:
RescueTime — это условно бесплатное приложение для Windows, которое может подсчитывать, сколько времени вы тратите на разные действия, и показывать вам статистику. Вы можете ставить личные цели и указывать, какие действия являются для вас «продуктивными». Например, если вы работаете в сфере дизайна, то посещение Behance и работа в фоторедакторах — это часть рабочего процесса, а не отвлекающий элемент. Если у вас Mac, можете попробовать таймер Thyme .
Go F*cking Work — это бесплатное расширение для Chrome, которое будет материться каждый раз, когда вы заходите на сайты, которые вас отвлекают.
Freedom — это приложение для iPhone, iPad, Mac и Windows, которое позволяет вам блокировать определенные сайты или полностью блокировать интернет-соединение в течение определенного времени. Подписка стоит от 2.42 долларов в месяц, но у них есть бесплатный 7-дневный пробный период
Productivity Owl — еще одно бесплатное расширение для Chrome, которое позволяет вам заходить на сайты, которые вы укажете в настройках, но только на определенное время, так что вы сможете быстро найти нужную вам информацию и вернуться к работе. Вы также можете указать «свободное время», во время которого отключаются все ограничения.
Если вы не хотите использовать приложения, попробуйте просто перевести телефон в авиарежим.
10) Попробуйте технику помидора
Технику помидора (Pomodoro) придумал Франческо Чирилло в начале 90х. Техника получила такое название из-за того, что Франческо, на тот момент студент итальянского университета, пользовался таймером в виде помидора для отслеживания своей работы. Метод довольно прост: когда у вас есть задача или серия задач, вам нужно разбить работу на короткие отрезки времени (25 минут), разделенные небольшими паузами (5 минут). Такие отрезки называются «помидорами».
Запустите таймер или используйте специальное приложение и на 25 минут полностью погрузитесь в работу над задачей. Постарайтесь не отвлекаться на звонки или оповещения. Если вы вдруг вспомните, что вам нужно сделать что-то еще, запишите это на листке бумаги и продолжите работать.
Когда таймер отсчитает 25 минут и подаст сигнал, сделайте паузу — разомнитесь, заварите себе чашечку кофе, помедитируйте или сделайте еще что-нибудь расслабляющее, не связанное с работой. И начните новый «помидор». После каждых 4 «помидоров» делайте большую паузу в 20-30 минут.
Нам нравится приложение Pomotodo , но вы можете использовать другое приложение, которое вам больше понравится. Их довольно много — от простых таймеров для браузера или телефона до специализированных инструментов.
У этой техники есть много преимуществ. Во-первых, она наглядно демонстрирует, сколько времени и усилий требуется на определенную задачу, так что вы сможете примерно представлять, сколько «помидоров» займет похожая задача. Во-вторых, так вы будете меньше отвлекаться — редкое сообщение бывает настолько важным, что не может подождать 25 минут.
Также благодаря технике помидора повышается качество вашей работы — обычно во время одного «помидора» вы работаете над одной задачей, и у вас, скорее всего, останется дополнительное время на то, чтобы проверить ошибки и «прилизать» работу. К тому же, если вы регулярно будете разделять свое рабочее время на «помидоры», это войдет в привычку, и вам гораздо легче будет придерживаться сроков и выполнять всё вовремя.
11) Награждайте себя за выполнение задач
Конечно, вычеркивание очередной задачи из вашего списка дел может доставлять удовольствие само по себе, но иногда нам нужна дополнительная мотивация для того, чтобы сосредоточиться на работе. Особенно, если вы делаете что-то, что вам не нравится. Тогда самое время придумать систему наград!
Например, после выполнения каждой задачи, вы можете позволить себе зайти на любимый сайт, съесть или выпить что-нибудь вкусное, или посмотреть интересное видео. Можете даже попробовать платить самому себе каждый раз, когда вы завершаете работу над особо сложным проектом. Например, вы можете завести сберегательный счет в банке, или класть деньги на аккаунт в Steam, или покупать подарочные карты в любимом магазине. В зависимости от неприятности и сложности выполнения задачи вы можете решать, сколько денег вы сами себе заплатите.
Когда вы завершаете работу над совсем уж крупным и важным проектом, наградите себя соответствующе — отправьтесь в небольшое путешествие, отведите семью или друзей в модный ресторан, или займитесь чем-нибудь, чем вы хотели заняться уже давно — например, запишитесь на мастер-класс по кулинарии, отправьтесь на дегустацию вин, или побалуйте себя походом в спа-центр. Вскоре вы даже начнете радоваться сложным задачам, так как они будут ассоциироваться у вас с вознаграждением.
12) Контролируйте температуру в помещении
Исследование показывает, что температура воздуха в офисе влияет на нашу продуктивность. Работники, которым приходилось работать в холодном помещении, делали на 44% больше ошибок, а их продуктивность сократилась почти вдвое.
К тому же, мерзнущие работники постоянно отвлекались, а их производительность каждый час снижалась на дополнительные 10%. Когда нам холодно, мы тратим энергию на обогрев тела, так что на концентрацию, понимание и вдохновение энергии остается меньше.
Негативно влияет на продуктивность и жара, ведь тогда организм задействует дополнительные ресурсы на поддержание теплового баланса.
Если у вас есть такая возможность, постарайтесь поддерживать в офисе температуру в районе 22 градусов, ну и не забывайте про хорошую вентиляцию и уровень влажности.
А как вы справляетесь со списками дел? Может, вы можете поделиться советом или ссылкой на хорошее приложение? Оставляйте комментарии!
Источник: chatra.com
Гид по составлению списков дел и сделанного
Вы когда-нибудь чувствовали себя виноватым, потому что вам не удалось сделать практически ничего из того, что вы запланировали?
Вам кажется, что вы весь день крутитесь как белка в колесе и вам не хватает времени на что-то очень важное? Например, вы не успеваете пообщаться с родными и близкими или заняться творчеством. Или просто воплотить в жизнь планы, которые вечно откладываете в долгий ящик.
Если вы будете постоянно концентрироваться на заданиях, до которых у вас не доходят руки, или на том, что сегодня вам снова ничего не удалось сделать, вы можете попасть в порочный круг, из которого очень тяжело выбраться. Всё это постепенно приведёт к стрессу и эмоциональному выгоранию. Картина окажется довольно печальной: задания в вашем списке дел никогда не закончатся, а работы будет только прибавляться.
Но есть способ вырваться из этого круга. Если вы на минутку остановитесь, посмотрите на ваш список дел и признаете, что сделали много действительно стоящих вещей, у вас появится достаточно мотивации, силы воли и целеустремлённости для дальнейшей работы. Вы увидите, в каком направлении вам двигаться дальше.
Когда вы научитесь грамотно составлять списки дел, то будете эффективнее работать и выкраивать достаточно времени на другие важные аспекты жизни, не теряя при этом сил и вдохновения.
Каждый из нас когда-то составлял список дел. Это распространённый метод повышения продуктивности. Мы составляем списки дел в попытке внести порядок в беспорядочное течение жизни. Это чисто человеческая черта. Однако эффект от составления списка дел иногда расстраивает и откровенно разочаровывает.
Из списков, созданных пользователями приложения iDoneThis, 41% пунктов не был выполнен вообще, 50% завершённых пунктов было выполнено в течение одного дня, 18% завершённых пунктов — в течение часа, 10% — за минуту.
- У вас всегда будут оставаться незаконченные дела.
- Задания, которые мы доводим до конца, делаются быстро.
- То, что вам удаётся сделать, часто не связано с тем, что вы запланировали.
Так мы только перегружаем списки дел. В книге «Сила воли: открывая заново самую мощную способность человека» социальный психолог Рой Баумайстер и журналист Джон Тирни говорят о том, что один человек обычно ставит перед собой около 200 различных задач одновременно. На выполнение такого количества дел, запланированных на один день, понадобится как минимум неделя.
И это ещё не всё. Исследование, проведённое учёными Эми Далтон и Стивеном Спиллером, показывает, что чем длиннее ваш список задач и целей, тем менее действенным он становится.
Забивание списка дел чрезмерным количеством пунктов вызывает беспокойство, которое отвлекает нас от выполнения важных заданий. Психологи Роберт Эммонс и Лора Кинг обнаружили, что тревога от наличия чрезмерного количества конфликтующих друг с другом целей приводит к тому, что страдают продуктивность и духовное и физическое здоровье.
Списки дел помогают удержать в памяти всё, что предстоит сделать. В то же самое время использование этого метода может спровоцировать тревожность.
Вы понимаете, как на самом деле работают списки дел? Кажется, всё довольно просто. Мы составляем список дел, чтобы зафиксировать определённые задачи. Это как своеобразное устройство внешней памяти, напоминающее о том, что нужно сделать.
В чём же проблема? Надоедливые мысли о незавершённных задачах и невыполненных планах порождают эффект Зейгарник. Он проявляется в том, что мы лучше запоминаем незаконченные действия. Может показаться, что логичным решением будет довести дела до конца и осуществить планируемое. Однако психологи обнаружили, что этот эффект проявляется так: ваше бессознательное просит сознание составить план, а не заставляет вас немедленно засесть за выполнение дел.
Был проведён эксперимент: одна группа студентов думала о предстоящем важном экзамене, а другая составляла подробный план подготовки, описывающий, что, где и когда они будут делать. Затем всех студентов попросили закончить определённые фразы. Первая группа по большей части использовала слова, связанные с экзаменами, чего не было замечено за второй. Но несмотря на то, что последняя не продвинулась в подготовке, студентам всё же удалось навести в голове порядок, составляя план.
Списки дел только вредят, когда мы не обдумываем деталей. Когда же они становятся слишком большими, планирование с их помощью становится неэффективным. Неудивительно, что мы не выполняем все пункты из такого списка.
Большой план нужно разбивать на несколько частей. Нам требуется меньше усилий, энергии и времени на то, чтобы выполнить более мелкие задания и вычеркнуть их из списка.
Однако мы часто ставим себе слишком щадящие дедлайны, увеличивая шансы на то, что задание не будет сделано вообще. Профессор поведенческой экономики Дэн Ариэли обнаружил, что студенты, которым дали больше времени на выполнение заданий, справились хуже, чем студенты, которым установили более жёсткие дедлайны.
Прокрастинаторам хорошо известно: чем больше времени ты себе даёшь, тем ниже вероятность того, что ты закончишь работу к нужному сроку.
Когда составление списка дел становится постоянным упражнением по откладыванию заданий на завтра или на следующий день, он не очень-то эффективен.
Мы часто активно работаем целый день, но так и не доходим до большинства заданий, включённых в список дел.
Выполненные дела никогда не будут соответствовать планируемым задачам, если вы не научитесь грамотно формулировать пункты списка. Когда вы не указываете конкретные действия в отношении каждой своей цели, но предпринимаете какие-то шаги на пути к её достижению, ваш прогресс трудно соотнести с изначальным планом. Вы не сможете поставить галочку рядом с каким-то пунктом.
Также мы не можем учесть перерывы при выполнении заданий, которые придётся сделать. Чаще всего нам не удаётся пройтись по всему списку из-за того, что в ходе работы появляются новые незапланированные дела (срочно позвонить, отправить письмо, поучаствовать в мероприятии). Кроме того, всегда могут возникнуть отвлекающие факторы, не связанные с работой: у подруги проблемы, а вы должны её утешить, или разговорчивый коллега никак не отстанет от вас со своими историями.
Мы не можем предсказывать будущее, поэтому наши списки дел часто не выдерживают испытания временем.
Наше сознание часто бывает перегружено до такой степени, что мы не можем не отвлекаться. Простите себя за то, что вам не удалось выполнить все дела. Вместо этого честно оцените, сколько вы успеваете сделать за день, и напомните себе, что реальные свершения не всегда можно запланировать.
Вероятно, вы просто не отслеживаете, как много разных вещей вам удаётся сделать. Попробуйте регулярно записывать, что вы успели за день. Это очень вдохновляющая и полезная практика, которая поможет компенсировать недостатки списков дел.
Облегчите себе продвижение к желаемым результатам, потратив чуть больше времени на планирование того, как будет проходить этот процесс. Если сформулировать задачу общими словами, то вероятность достижения цели будет гораздо меньше.
В части «если» вам нужно описать конкретную ситуацию, а в части «то» — детали относительно того, как в ней действовать. Если вы хотите регулярно заниматься спортом, правильная формулировка будет звучать так: «Если я заканчиваю работать в шесть часов вечера, то я направляюсь в спортзал как минимум на полчаса». Так будет гораздо легче придерживаться плана.
Списки дел — всего лишь подборка разных пунктов. Попробуйте установить сроки выполнения для каждого задания или внести все дела в календарь. Затем просто возьмите и переставьте дедлайны на более раннее время.
Посмотрите на все задания, которые вы запланировали, и выберите из них три наиболее важных, срочных или интересных, чтобы заняться ими в течение дня. Гораздо легче сосредоточиться на трёх пунктах и расправиться с ними.
«Если чего-то нет в моём календаре, это не будет сделано. Но если дело попало в календарь, оно будет сделано. В моём графике расписаны каждые 15 минут каждого дня, чтобы проводить встречи, анонсировать материалы, писать или делать что-то ещё. Несмотря на то, что я устраиваю встречи со всеми, кто этого хочет, для этого занятия я оставляю всего час в неделю»
Списки дел полезны для упорядочивания текущих задач. Но их составление не избавит от проблем, связанных с продуктивностью. Чувство удовлетворения от вычёркивания выполненных пунктов достаточно мимолётно: не так важно, сколько задач удалось выполнить, ведь впереди ждут новые.
Если вы рассматриваете выполнение дел как постоянное мучение, вы будете всегда страдать от чувства тревоги и подорвёте мотивацию.
Когда вы не уделяете достаточно внимания тому, что вам реально удаётся, вы перестаёте видеть перспективы, поддаётесь чувству вины, ощущаете себя неудачником и выгораете. Совсем иначе обстоят дела, когда вы даёте себе передышку и уделяете больше внимания своим достижениям, составляя список уже сделанного. Для вдохновения и мотивации достаточно просто записывать всё, что вы смогли сделать за день, и делать это регулярно.
Если вы сделали что-то, что считаете полезным для себя, запишите это в список. В конце дня оцените этот список. Подумайте обо всём, что вам удалось успеть, и похвалите себя за это.
Составляя список сделанного, вы сможете воздать должное всем своим достижениям, ничего не упустив. Этот список охватывает и то, что вы изначально не планировали сделать и не включили в список дел.
С помощью списка сделанного вы сможете по достоинству оценить свои усилия. Если вы найдёте время на его составление, то получите заряд мотивации и вдохновения, который улучшит вашу самооценку. Как обнаружили профессор Гарвардской школы бизнеса Тереза Эмебайл и психолог Стивен Крамер, даже маленькие победы вносят вклад в будущий прогресс.
Когда вы записываете, что сделали, вы легко можете отследить свой прогресс. Кроме того, фокус вашего внимания смещается с тягостных незаконченных дел на реальные достижения. Мотивация гораздо полезнее бесполезных переживаний.
Списки сделанного развивают рефлексию и повышают осознанность. С их помощью вы понимаете, как и почему вы добрались туда, где вы сейчас находитесь, что даёт вам силы и терпение двигаться вперёд.
Многие продуктивные люди не замечают своей продуктивности. Иногда эта ловушка мышления действует обратным образом: чем более вы продуктивны, тем выше вероятность того, что в конце дня вы не будете довольны своими достижениями. Амбициозные люди измеряют свой успех тем, насколько они приблизились к своим целям. Поэтому порой они не могут оценить маленькие ежедневные победы.
Кроме того, чем больше вы успеваете сделать за день, тем сложнее отследить все конкретные занятия. Задолго до того, как основать Netscape Communications, Марк Андриссен сделал значительный рывок в своей карьере, но и он не избежал этой ловушки.
«Вам знакомы эти дни, когда вы весь день бегаете как белка в колесе, чем-то занимаетесь, разговаривайте с людьми, звоните, отвечаете на письма, выполняете всю эту бумажную работу, а потом совершенно измотанным добираетесь домой и говорите себе: „Что я, чёрт возьми, вообще сделал за сегодня?»»
Чтобы справиться с этой пагубной тенденцией, Марк решил составлять список сделанного, который он иронично назвал своим антисписком дел. Каждый раз, когда в течение дня ему удавалось сделать что-то полезное, он записывал это в список, который располагался на пронумерованных карточках.
«Каждый раз, когда вам удаётся что-то сделать, вы записываете это и получаете маленький всплеск эндорфинов, как та мышка, которая получает еду, нажимая на кнопку в своей клетке. В конце дня просмотрите антисписок дел и восхититесь тем, сколько всего вы успели сделать за день»
Для Марка составление списка сделанного — возможность сделать зарубки и почувствовать себя максимально продуктивным. Проверьте этот метод на себе.
Исполнительный директор компании по видеомаркетингу Wistia Крис Саваж выразил похожий принцип в следующих графиках:
Достигать крупные и далёкие цели нелегко. Если вы слишком устаёте, чтобы каждый день оценивать свои успехи, вы рано или поздно впадёте в уныние.
Список сделанного даст вам необходимую энергию. Не нужно ждать великих свершений. Радуйтесь маленьким достижениям, цените эти крошечные ежедневные моменты триумфа. Пусть они станут для вас источником вдохновения и восстановления сил после тяжёлого рабочего дня.
Ежедневно или раз в неделю выделять время на размышления о прогрессе — это хороший лайфхак для повышения продуктивности. Казалось бы, так вы тратите время ещё на одно задание, но отслеживание достижений даст вам достаточно энергии на все остальные дела.
Тереза Эмебайл и Стивен Крамер доказали, что даже небольшие достижения в работе, которая много для вас значит, сильно мотивируют. Поощрение себя за ежедневный прогресс — это позитивная внутренняя работа. Люди, выполняющие такую работу, вовлечены в то, чем занимаются. Негативная внутренняя работа отрицательно сказывается на продуктивности и ощущении себя в настоящем моменте.
Ведение списков сделанного и записывание ваших наблюдений и мыслей по мере выполнения заданий повышают осознанность и помогают добиться прогресса.
Профессор психологии и поведенческой экономики Дэн Ариэли провёл исследование, доказывающее, насколько сильно люди, чьи достижения получили признание, обогнали по продуктивности остальных, даже при условии, что их работа была не очень важной.
Три группы участников должны были выполнить простое задание на листе бумаги и получить за это 55 центов. После каждой исписанной страницы они могли продолжить задание, получая за следующую страницу на 5 центов меньше, или же перестать его выполнять.
Участники в группе, которая должна была получить признание, записали свои имена на листочках, перед тем как сдать их ведущему эксперимента, который посмотрел на них, кивнул и сложил в специальную папку. Работы группы игнорируемых участников ведущий сложил в общую кучу без какой-либо реакции. Участники из этой группы не написали на листочках свои имена. Испытуемые из третьей группы также не подписали свои работы, которые ведущий поместил прямо в шредер.
Каков же был итог? Первая группа выполнила больший объём работ и получила больше денег, чем остальные. Продуктивность группы игнорируемых была очень близка к продуктивности третьей группы. Это показывает, что отсутствие признания практически равносильно уничтожению результатов труда. Поэтому так важно ценить то, что вы делаете.
Проблема заключается в том, что иногда прогресс очень сложно отследить. Другое исследование Ариэли показывает, как планирование рабочего процесса важно для того, чтобы заметить все свои достижения.
Студентам платили за то, что они собирали фигурки из конструктора LEGO Bionicle. За каждую новую фигурку студенты получали меньшее количество денег. Первая группа видела, как их творения разбирали сразу после того, как они были построены. Участники другой группы ставили каждую игрушку на отдельный стол, прежде чем приступать к следующей.
Им сказали, что фигурки разберут после окончания работы. В итоге вторая группа сделала больше.
Возможность отслеживать свой прогресс позволила второй группе и дальше делать фигурки, даже несмотря на уменьшающийся заработок и перспективу их скорой разборки.
Вы тоже можете отследить свой прогресс. Для этого нужно лишь сделать паузу и оценить собственные достижения.
Групповое признание прогресса положительно сказывается на коллективах и организациях. Групповые списки сделанного составляют целую систему повышения продуктивности, которой пользуется множество успешных компаний, начиная с Google и заканчивая Buzzfeed.
Когда появился Google, Ларри Швиммер, один из первых разработчиков компании, обнаружил простое, но эффективное решение проблемы продуктивности, используемое по сей день на просторах Кремниевой долины.
В рамках этой системы под названием Snippets работники еженедельно получают на почту сообщение. В нём содержится напоминание о том, что сотрудники должны записать, что они делали на прошлой неделе и что планируют сделать на следующей. Ответы собирались в одном общедоступном месте и на следующий день автоматически распределялись в нужные отделы.
Snippets — мощное решение для повышения и отслеживания продуктивности, им воспользовалось множество компаний. Этот казалось бы рутинный процесс помогает работникам прикинуть и набросать план будущих действий. В то же время это требует минимальных затрат времени и не мешает рабочему процессу.
Каждую неделю сотрудники Buzzfeed присылают сообщения президенту и главному операционному директору Джону Стейнбергу. В этих сообщениях они описывают, над чем работали и какая им требуется помощь. Любой сотрудник также может подписаться на чьи-либо сниппеты. Что касается Джона, на выходных он ознакамливается с подборкой сниппетов, а затем присылает отправителю свои вопросы и отзывы.
Эта система помогает увидеть общую картину того, что происходит в компании, и в то же время оценить вклад каждого работника в её развитие. Она заставляет сотрудника отслеживать свой прогресс, чтобы поделиться им со всеми коллегами. Да, иногда работники довольны собой, а иногда они разочарованы своей продуктивностью, но это ещё больше мотивирует их правильно расставлять приоритеты и распределять усилия. Такая прозрачность может показать, что действительно работает, а что — нет.
«Если вы не выделяете время на планирование проактивности, вы всё больше и больше будете замечать, что не меняете обстоятельства, а подстраиваетесь под них»
На работе мы часто выделяем мало времени на рефлексию и самоорганизацию. Мы боимся, что это будет выглядеть так, будто мы ничего не делаем. Возможно, поэтому люди никак не могут взять здоровую рефлексию в привычку. Однако это мнимое безделье развивает продуктивность и креативность.
Как объясняет профессор психиатрии Бирам Карасу, оно необходимо для того, чтобы связать между собой мысли и чувства, навести в них порядок и добиться гармонии сознания. Отчёты перед коллективом помогают выстроить связи, лучше спланировать свою деятельность, повысить креативность и получить достаточно вдохновения для работы.
Эмоции сильно влияют на то, как мы думаем и решаем проблемы. Как вы представляете себе свою реакцию, которая идеально сказалась бы на вашей продуктивности? Большинство полагает, что в плане работоспособности лучшие эмоции — это их отсутствие. Всем нам советуют сохранять холодный рассудок, мыслить рационально и не позволять чувствам управлять нами. Однако эмоции оказывают воздействие на уровень вашей продуктивности и мотивированности.
Части мозга, которые отвечают за эмоции, также связаны с восприятием и познанием. Считалось, что определённые части лимбической системы мозга — это обособленные эмоциональные центры. Однако на самом деле они также связаны с формированием воспоминаний, обучаемостью и концентрацией внимания.
В книге «Ошибка Декарта: эмоции, разум и человеческий мозг» нейробиолог Антонио Дамасио описывает своего пациента Эллиота. У него была повреждена префронтальная кора головного мозга, поэтому он не мог испытывать эмоции. Он также потерял способность принимать решения.
Наш мозг работает таким образом, что мы не можем помешать эмоциям влиять на нашу оценку происходящего. Все эти чувства необходимы нам, чтобы размышлять и принимать решения.
Если вы испытываете негативные эмоции, ваша мотивация может пойти на спад. Страх, тревога, печаль влияют на нашу продуктивность и творческие способности. Они заставляют нас мыслить ограниченно и ослабляют нашу память, способность к планированию и принятию решений. Кроме того, стресс не помогает лучше работать. Благодаря исследованиям Тереза Эмебайл и Стивен Крамер также доказали, что страдания не помогают добиться лучшего результата.
Эмебайл и Крамер проанализировали дневники, в которых около 12 000 сотрудников записывали о своём прогрессе и регрессе в работе. Эти работники также описали, какие эмоции они испытывали в ходе эксперимента. Учёные соотнесли уровни их счастья или фрустрации с данными о прогрессе и регрессе. Результаты заставили их задуматься.
Оказалось, негативное влияние регресса на то, что происходит в вашем внутреннем мире, действует на мотивацию в три раза сильнее, чем позитивная сила прогресса. Вероятно, из собственного жизненного опыта вы знаете, что плохие события запоминаются гораздо легче и удерживаются в голове дольше, чем радостные.
Почему так происходит? Это естественный механизм, сформировавшийся у человека в ходе эволюции. Мы по-прежнему сканируем окружающую действительность на наличие угрозы, что было необходимо для защиты. В связи с этим наш мозг хорошо работает в ситуациях кратковременного стресса.
Что же касается долговременного стресса, то он негативно сказывается на мозге, снижает умственные способности и ухудшает когнитивные функции. Это влияет на скорость обработки информации, память, внимание, способность усваивать языки и выполнять математические операции. В то же время начинает сильнее работать негативное эмоциональное подкрепление, мы становимся подвержены страху.
Доктор Эми Эрнстен, профессор нейробиологии в Йельском университете, назвала это «перенастройкой мозга с медленной осмысленной регуляции на неустойчивые эмоциональные реакции». Другими словами, из разумных существ мы превращаемся в беспокойных кошек, гоняющихся за огоньком лазерной указки. Вы не можете сосредоточиться на задании, которое необходимо выполнить. Вы легко отвлекаетесь на малейшие раздражители, а беспокойство мешает сосредоточиться.
Стресс, который мы испытываем из-за концентрации на неудачах и постоянного давления извне, убивает в нас продуктивность, творческое начало и возможность принимать здравые решения. И только осознание того, что происходит с нашими эмоциями, что воздействует на нашу мотивацию, может помочь выйти из этого порочного круга.
Позитивные эмоции, наоборот, оказывают положительное воздействие на наши умственные способности. Они упрощают процесс принятия решений, делают ум более гибким, повышают мотивацию. Кроме того, позитивные эмоции имеют долговременный эффект.
«Чем более позитивный настрой у человека сегодня, тем больше он задействует творческое мышление завтра, возможно, и послезавтра, даже если учесть смену его настроения в последующие дни»
Когда, используя список сделанного, вы сосредотачиваетесь на своих достижениях и уделяете достаточно внимания своему внутреннему состоянию, вы замечаете закономерности и находите нетривиальные решения задач, возникающих в вашей профессиональной и личной жизни. Это позволяет вам не только более осознанно подходить к работе, которую вы выполняете, но и регулировать своё эмоциональное состояние.
Если ваш день прошёл удачно, вы ощутите всплеск мотивации. Но как насчёт не самых удачных дней? Как не попасть в порочный круг, в который нас загоняют негативные эмоции? Неудачи и препятствия демотивируют и лишают энергии даже самых уверенных в себе людей. Особенно если они не получают никакой позитивной обратной связи.
Если вы ложитесь спать с негативными мыслями, вероятно, проснётесь вы с ними же. Так вы загоните себя в тупик. Чтобы этого избежать, выделите время и сосредоточьтесь на позитивном. В итоге вы станете более мотивированным, готовым работать продуктивно и справляться со всеми сложностями.
Выделите время на то, чтобы проанализировать свои неудачи
Негативные эмоции действуют на нас разрушительно, но это не значит, что мы должны всеми силами избегать плохих мыслей и не задаваться вопросом, что пошло не так. Размышляйте о своих ошибках и неудачах, не забывая при этом о своём прогрессе.
Ошибки — это следствия неправильных решений, которые вы бы изменили, будь у вас второй шанс. Кроме того, бывают ситуации, когда верные решения и конструктивные действия приводят к разочаровывающим результатам. В таких случаях, если бы вам дали второй шанс, вы бы, скорее всего, поступили также. Но наш мозг всё равно оценивает подобные неудачи как ошибки.
Если вы потерпели неудачу, дайте себе передышку, чтобы справиться со стрессом, а затем сосредоточьтесь на позитивном.
Создайте позитивное подкрепление
Вы можете извлечь пользу из своих неудач, изменив своё отношение к ним. Так вы создадите эффективное позитивное подкрепление.
Отдайте должное негативным событиям, которые происходят с вами. Отдайте должное своим ошибкам, потому что они помогают вам учиться и двигаться вперёд. Проанализировав их причину, в будущем вы сможете добиться лучших результатов.
Будьте благодарны за то, что происходит в вашей жизни. Вы можете каждый день записывать слова благодарности. Это помогает чувствовать себя счастливее, расти как личность и справляться с жизненными невзгодами.
Исследование, проведённое психологом Мартином Селигманом, показало: те, кто ежедневно в течение недели записывал по три хороших момента, которые произошли с ними за день, чувствовали себя более счастливыми и испытывали меньше негативных эмоций даже через месяц после окончания эксперимента. А через полгода самыми счастливыми оказались те, кто продолжил использовать этот метод.
Создавая позитивное подкрепление, вы также развиваете в себе терпение и стрессоустойчивость. Используя списки сделанного, вы всегда можете заглянуть в прошлое и убедиться, что у вас были и дни похуже, которые вы, впрочем, успешно пережили. А воспоминания об удачных днях дадут вам вдохновение и силы.
Если вы переносите неудачи из сегодняшнего дня в следующий, вы затягиваете себя в трясину непродуктивности. Поэтому в конце дня убедитесь в том, что не считаете его потраченным зря. Выделите время на то, чтобы поблагодарить себя за выученные уроки, которые помогут достичь большего.
Источник: lifehacker.ru
Список задач
Список состоит из инструментов для планирования текущей деятельности. Продукты позволяют организовать совместную работу над проектом, спланировать деятельность в календарях, расставить приоритеты, разбить задачи на этапы и вести мониторинг их исполнения. Инструменты работают в разных операционных системах на персональных компьютерах и мобильных гаджетах. Их можно развернуть, как в облаке, так и на сервере, либо локальном персональном компьютере.
Подбор по параметрам
Service Inspector Профессиональный аккаунт Актуальная информация
Платформа автоматизированного аудита на основе электронных чек-листов: контроль на рабочих местах, библиотека готовых чек-листов, улучшение показателей эффективности, единые стандарты.
Platrum Есть бесплатный тариф Актуальная информация
Сервис автоматизации менеджмента. 11 инструментов для бизнеса: структура компании, метрики, финансовый учёт, планирование задач, платформа обучения сотрудников и другое.
Webasyst Задачи Есть бесплатный тариф Актуальная информация
Российский трекер задач для команд и бизнеса (таск-менеджер)
Аспро.Agile Есть бесплатный тариф
Облачная система для управления проектами и командой по принципам Agile.
WEEEK Есть бесплатный тариф
Российский сервис для управления проектами и задачами. Как в одиночку, так и в команде.
SingularityApp Есть бесплатный тариф
Планировщик задач с настройкой их иерархии.
СБИС Есть бесплатный тариф
Единое пространство и удобные инструменты для совместной работы и коммуникаций.
Evernote Есть бесплатный тариф
Онлайн-сервис для сбора заметок, и одновременно рабочее пространство для записей, блокнотов, задач, проектов и напоминаний
Todoist Есть бесплатный тариф
Менеджер задач для управления проектами с упрощённым пользовательским интерфейсом.
Хаос-контроль Есть бесплатный тариф
Органайзер личных и рабочих дел для деловых людей, основанный на принципах управления временем (GTD).
Чек-лист | Эксперт Есть бесплатный тариф
Бесплатный сервис для создания и хранения чек-листов. Приватные и публичные чек-листы. Экспорт в PDF и возможность встроить на свой сайт.
Microsoft To Do Есть бесплатный тариф
Сервис для создания списков задач и их организации.
PlanNote Есть бесплатный тариф
Электронный ежедневник, призванный заменить пользователям классический.
Mahoweek
Веб-приложение по ведению краткосрочного плана дел
WorkFlowSoft Есть бесплатный тариф
Система для заявок и задач.
Taskmenizer Есть бесплатный тариф
Система управления задачами для небольших групп (рабочий коллектив, семья, друзья).
PuduLand Есть бесплатный тариф
Менеджер задач, система управления проектами, контроль рабочих групп и планировщик — всё внутри одного инструмента, и бесплатно.
SimpleWeek Есть бесплатный тариф
Мощный менеджер задач с интересным рабочим процессом и дизайном.
Microsoft Project Moca
Рабочее пространство для корпоративных пользователей сервиса Outlook for the Web.
wspace Есть бесплатный тариф
Бесплатный онлайн органайзер для хранения задач, заметок и важных материалов.
Мобифорс Есть бесплатный тариф
Простая CRM-система для эффективного управления выездными специалистами из разных сфер: сервис-инженеры, аварийные бригады, монтажники, аварийные комиссары, курьеры, экспедиторы, коллекторы.
ЛидерТаск Есть бесплатный тариф
Программа для составления списков дел и почасового расписания, а также управления своей компанией.
CheckOffice Есть бесплатный тариф
Сервис мобильного аудита полного цикла на основе чек-листов
Intasker Есть бесплатный тариф
Инструментарий для управления задачами и проектами, ориентированный на увеличение продуктивности команды
Cerebro
Cerebro — система для управления проектами и совместной работы. Она специально разработана для использования в маркетинговых отделах, строительных компаниях, студиях компьютерной графики и анимации, архитектурных бюро.
ProofHub Есть бесплатный тариф
Онлайн-сервис для управления проектом и совместной работой с поддержкой обсуждений, задач, календарём, отслеживанием временем, заметками и др.
Jobbix
Сервис для планирования и учета задач для бэк-офиса сервисных компаний. Обеспечивает контроль выполнения и учет рабочего времени для выездных сотрудников в мобильном приложении.
Brite Есть бесплатный тариф
Менеджер задач, где пользователь может вести рабочие, личные дела, хранить заметки, следить за здоровьем и развивать привычки в одной среде, на смартфоне, компьютере, планшете.
АрендаСофт
Удобная автоматизация всех процессов по учету аренды недвижимости, складов, объектов и площадей
Big Ben CRM
Отраслевая CRM система для языковых школ, а также для учебных центров. С личными кабинетами для родителями, ученика и преподавателя.
HelpAdvisor
CRM-система для консультантов, коучей, психологов
CRM «Эфир»
Облачная CRM для малого бизнеса
EdiAgent
Решение для управления мобильными сотрудниками: торговыми представителями и агентами, мерчандайзерами и сервисменами
OnBoard
Сервис для управления встречами и звонками. Система учёта работы менеджеров по продажам и записи клиентов.
Trello Есть бесплатный тариф
Инструмент для совместной работы, который поможет с организацией и управлением ваших проектов в виде карт
Google Keep Есть бесплатный тариф
Инструмент для создания и хранения заметок. Он позволяет сохранять их и делиться с друзьями, коллегами и сотрудниками.
TickTick Есть бесплатный тариф
Решение для создания списка задач в облегчённом интерфейсе.
Any.DO Есть бесплатный тариф
Онлайн-инструмент для создания задач и планирования времени.
Maxdone Есть бесплатный тариф
Сервис для всех личных и деловых задач, с поддержкой коллективной работы по достижению общих целей.
Remember The Milk Есть бесплатный тариф
Один из способов управления задачами, который можно подключить к множеству популярных сервисов и синхронизировать с облаком.
Habitica Есть бесплатный тариф
Онлайн-менеджер задач с игровой механикой. Он позволяет конкурировать среди друзей и получать награды, чтобы увеличивать продуктивность.
Doit.im Есть бесплатный тариф
Онлайн-сервис для ведения списка задач с элементами интерфейсов от Flow, Producteev и Wunderlist. В нём собраны стандартные функции для такого рода программ.
Checkvist Есть бесплатный тариф
Онлайн-планировщик и менеджер задач для групп и отдельных пользователей. Полезен для фиксации идей, создания контрольных списков и планов.
Things
Менеджер задач для заведения и организации всех списков дел. Он призван увеличить продуктивность, скорость достижения целей и хранения всех дел в одном месте.
MyLifeOrganized Есть бесплатный тариф
Приложение для планирования задач, управления делами и достижения целей. Сервис прост в использовании и очень гибкий в настройке.
Toodledo Есть бесплатный тариф
Веб-сервис для ведения списков дел, планирования, с поддержкой контекстов, многоуровневых проектов и др.
TeuxDeux Есть бесплатный тариф
Сервис для составления списка дел. Его мобильное приложение для iPhone предоставляет возможность работать в автономном режиме и синхронизироваться с облаком.
Plan Есть бесплатный тариф
Онлайн-органайзер для быстрой работы с задачами и событиями, планирования дел и замены привычного календаря.
Moo.do Есть бесплатный тариф
Веб-сервис для организации своих планов, проектов, списков задач, целей, контактов, напоминаний, событий и др.
PrettyTasks Есть бесплатный тариф
Онлайн-органайзер с функциями создания задач, списков, дневников, заметок и, естественно, гибким календарём для планирования.
Источник: startpack.ru
Как составить список дел
Города – большие муравейники, их жители – постоянно спешащие и занятые люди. С другой стороны – рутина, монотонность которой гнетуща. Нет, это не очередная голливудская драма о жизни в Нью-Йорке или другом мегаполисе. Эту пессимистичную картину мы нарисовали, чтоб показать состояние дел у большинства современных людей. Работа, дом, отдых и тотальная нехватка времени.
Из позитивного – изменить это под силу практически каждому. Организованность – важное качество, позволяющее контролировать свою жизнь. В этой статье мы поговорим о том, как составить список рабочих и домашних дел на день, неделю; что для этого нужно сделать; как спланировать свои ежедневные дела, чтоб вести их более эффективно и жить полноценно.
После прочтения первого абзаца у вас может возникнуть скептическое ощущение, порождающее вопрос по типу: «Зачем планировать рутину и тем самым делать ее еще скучнее?». Но это не так. Составление списка дел на день и в долгосрочной перспективе на неделю нужно для того, чтоб не допустить потери времени, быть более организованным и собранным, действовать и работать эффективно. Приведенные ниже рекомендации о том, как составить список дел, применимы в жизни и тем, у кого львиная доля ее проходит в офисе, и домохозяйке, и студенту.
Как составить список дел и эффективно ему следовать
Список дел – один из эффективных инструментов планирования и организации занятости. У. Эко говорил, что списки помогают нам лучше разбираться в окружающем мире. Мы создаем списки дел, продуктовые списки, списки достопримечательностей, которые хотим посетить во время отпуска. Эта простая привычка увеличивает нашу дневную производительность, позволяет чувствовать себя менее перегруженными. Итак, как составить список и следовать ему?
1. Проведите полевое исследование. В социологии используется такое понятие как «полевой этап». Он подразумевает всестороннее широкое исследование предмета или явления в реальных условиях с целью сбора данных для дальнейшего анализа. Чтобы составить список дел, в первую очередь нужно провести оценку затрачиваемого времени на то или иное действие.
Наблюдайте некоторое время за собой. Перед тем как спланировать свой день, уточните сколько в среднем времени занимает, например, деловая переписка, совещания, подготовка к семинарам, одним словом всё, чем вы обычно занимаетесь. Это позволит составить реальный список дел, которые вы успеете сделать за свой обычный день.
2. Планируйте заранее. Единого мнения здесь нет – одни утверждают, что писать список дел лучше с утра, на свежую голову, другие, что лучше это делать вечером. Каждому предстоит решить самостоятельно, когда ему приниматься за составление списка дел, с учетом занятости и многих личных факторов. Но способствовать эффективности это будет однозначно.
Истории известен интересный случай. Сталелитейная компания «Bethlehem Steel Company» в начале прошлого века решила повысить производительность своих сотрудников. С этой целью был нанят известный в то время журналист и эксперт в связях с общественностью Айви Ли.
Он поручил всему руководству компании, вплоть до руководителей отделов, в конце каждого рабочего дня составлять список дел на завтра и строго ему следовать (браться за следующее задание лишь выполнив предыдущее). Спустя 3 месяца были подведены итоги, и результат всех удивил. Работники стали лучше справляться со своими обязанностями, более того, они существенно повысили объемы выполняемой работы. Ли получил заслуженный чек с внушительной по меркам начала ХХ века суммой – 25 тыс. долларов.
3. Пишите конкретные пункты. Если вам нужно зайти в продуктовый магазин после работы, то к пункту «Зайти в магазин» в ежедневнике сразу приложите и список покупок. В таком случае вы не потеряете время на ходьбу по всем отделам с целью вспомнить, за чем вы пришли. Также важно включать в свой список дел только то, чем вы реально занимаетесь.
Если в ваших планах на будущее начать писать статьи в блог, заняться декоративной лепкой или научиться делать яйца Фаберже из бисера – запишите это в отдельный список. А после того, как реализуете свою задумку, перенесёте и пункт в ежедневник.
4. Планируйте не только работу, но и весь свой день. Для этого нужно следовать принципам режима дня. Соответствующие корректировки нужно вносить во время отпуска, выходных, праздников. Если вы сильно устаете на работе, не нужно сильно наполнять список дел на вечер, лучше предоставьте свободное время отдыху.
Вне работы старайтесь ставить задачи реальные и обязательно их выполнять. Пункт «купить молоко по дороге домой» нужно реализовать, несмотря на то, что он незначительный, а вам не хочется стоять в очереди в супермаркете. В противном случае – не вносите его в список дел.
5. Ранжируйте задачи по степени важности. Психологи рекомендуют начинать день с выполнения нескольких легких дел, которые вы запланировали. Это может быть, например, зарядка. Суть приёма в том, что выполнив несколько пунктов и зачеркнув их в своем ежедневнике / списке дел / поставив галочку «сделано» в специальной программе на компьютере, вы увидите, что следовать плану не так тяжело и взбодритесь.
Важные или неприятные задачи нужно решать в несколько этапов. Для этого можно воспользоваться методом «разделки слона» («разрезания бифштекса»). Согласно этой технике вся проблема – это слон, или, если угодно, бифштекс. Справиться с большим слоном самому сложно, так же как и проглотить бифштекс за раз. Для решения мы делим «слона» на несколько частей – хобот, ноги, туловище, и каждый день решаем по отдельно взятому аспекту.
Поможет также знакомство с основными методами тайм-менеджмента. Так, в книгах Брайана Трейси и Дэвида Аллена собрано много полезной информации с детальным описанием техник решения задач, составления эффективных списков дел и многого другого.
6. Некоторые психологические нюансы, которые помогут следовать списку дел:
- Список должен быть на виду, в таком случае вы точно ничего не забудете. Лучше записывать задания на день цветным карандашом, например, красным, а не обычным или ручкой. Восприимчивость человеческого мозга к ярким цветам выше, следовательно, такой список будет лучше привлекать внимание.
- Не ставьте в свой список больше 7 приоритетных пунктов на один день. У вас просто не хватит времени, чтоб сделать все. И что еще хуже – вы начнете волноваться, что не успеваете справиться со всем, и разочаруетесь в своей способности вести список дел.
- Многие люди, особенно творческих профессий, и домохозяйки, воспитывающие детей, страдают рассеянностью, могут отвлекаться от основного занятия. Для них рекомендуют дублировать список дел и размещать его в нескольких местах – возле компьютера, на двери холодильника.
- Даже если предыдущие попытки вести список дел не увенчались успехом, попробуйте его вести хотя бы несколько дней. Это позволит избежать лишнего стресса и ничего не забыть. Кроме того, вы убедитесь, что составление не сложно, главное – записывать свои дела систематично и использовать при этом приведенные выше рекомендации.
- Некоторые тренеры утверждают, что следуя списку дел, человек повышает свою эффективность и производительность. Также если вы не выполните что-то из запланированного это будет служить укором и мотивировать на действие в будущем.
- Следуя требованиям объективности и справедливости, отметим, что есть мнение, согласно которому постоянное использование списков дел может привести к некоторой атрофированности функции запоминания. Это чревато тем, что человек, отправившийся в магазин и при этом оставивший список покупок дома, может многое из него забыть купить. Чтоб такого не происходило, рекомендуем пройти тренинг по развитию памяти, а также тренировать память и другие способности человеческого мозга.
Полезные инструменты планирования
Для того чтоб ничего не забывать, рекомендуется постоянно держать лист бумаги под рукой. Если же вы отдаете предпочтение современным гаджетам и электронным ежедневникам, то помимо стандартных органайзеров и текстовых редакторов, вам могут быть полезны следующие приложения:
Самый известный инструмент для планирования и ведения списка дел. Популярен во многих странах, многофункционален, удобен. Есть возможность загрузки клиента для разных платформ.
Многоплатформенный электронный список дел. Бесплатная версия имеет почти весь функционал платной. Возможность создания коллективного списка.
Известный электронный планировщик. Обладает всем необходимым для такого рода программ функционалом. На сайте доступны версии для Android и iOs платформ, для браузера Google Chrome.
Отзывы и комментарии
Если эта статья вам помогла, вы хотите поблагодарить авторов, высказать несогласие с описанными методами и приёмами или просто поделиться своими соображениями, оставьте комментарий ниже.
Источник: 4brain.ru