Срок хранения сметной документации в строительстве

Настоящий стандарт устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций — разработчиков.

Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на строительство зданий и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения.

Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота организации.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ГОСТ Р 21.1101-2009 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации

ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.051-2006 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.102-68 Единая система конструкторской документации. Виды и комп­лектность конструкторских документов

ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения

ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и/или по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

3.1 В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 21.1001, ГОСТ Р 21.1101 , ГОСТ 2.051 , а также следующие термины с соответствующими определениями:

электронный документ : Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством.

проектный документ : Составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение.

Особые отметки сроков хранения документов — Елена А. Пономарева

В бумажной форме — документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.

В электронной форме — электронные документы, оформленные установленными электронными цифровыми подписями и предназначенные для получения с них копий.

3.1.4 единица хранения документации: Учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько проектных или иных технических документов, имеющих разные обозначения.

Примечание — К иным техническим документам, не входящим в состав проектной и рабочей документации, отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, предпроектная документация, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений; расчеты, полученные от заказчика исходные данные, другие виды документации, подлежащей учету и хранению.

единица учета архивных документов: Единица измерения количества зарегистрированных документов в архивной службе.

инвентарный номер: Номер регистрации документа в службе хранения.

4 Общие положения

4.1 В соответствии с Федеральным законом [ 1 ] организации должны обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание архивов в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Право собственника архива независимо от форм собственности охраняется в соответствии с Федеральным законом [ 1 ].

4.2 Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учетом подлинников документов, находящихся на временном хранении в архивах организаций, а также их отбор на постоянное хранение осуществляется в соответствии с [ 1 ].

4.3 Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии со сроками хранения, установленными федеральным органом исполнительной влас ти в перечне [2].

4.4 Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее — подлинники) подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) документации.

4.5 В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:

— подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами;

— копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение;

— копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями ;

— разрешения на внесение изменений;

— документацию повторного применения (типовую).

4.6 В соответствии с ГОСТ 2.102 бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии.

Учет и хранение документов в бумажной и/или электронной форме является частью процесса управления документацией организации. Перечень функций, организационную структуру, порядок и условия документооборота устанавливает организация.

Учет и хранение подлинников документов, выполненных в бумажной и/или электронной формах, ведется в соответствии с требованиями раздела 5.

4.7 В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил:

— проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;

— документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004;

— снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);

— документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц;

— преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);

— документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

— документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;

— взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.

Примечание — Порядок оформления электронных документов электронно-цифровыми подписями (ЭЦП), информационно-удостоверяющими листами или иными аналогами собственноручных подписей устанавливает организация разработчик.

4.8 При выпуске новых подлинников и передаче их другой организации следует учитывать требования новых, пересмотренных и измененных стандартов Системы проектной документации для строительства (СПДС) и Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

5 Учет и хранение подлинников

5.1 Прием подлинников

5.1.1 Принимаемые на хранение подлинники документов, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.

Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.

5.1.2 При приемке подлинников для учета и хранения, проверяют:

— наличие установленных подписей и дат, в том числе подписей специалистов, осуществляющих нормоконтроль проектной и рабочей документации;

— правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов по ГОСТ Р 21.1101;

— правильность заполнения информационно- удостоверяющих листов одного или нескольких электронных документов, наличие электронных цифровых подписей или иных аналогов собственноручных подписей.

Примечание — Решение по выбору вида носителя документа, характера его использования, оформления и удостоверения подлинными подписями, электронно-цифровыми подписями, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей принимает разработчик документации.

5.2 Регистрация и учет подлинников

5.2.1 Все подлинники документов, принятые на хранение, регистрируют (учитывают) автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную).

5.2.2 При регистрации заполняют следующие реквизиты:

— инвентарный номер документа;

— число листов в документе;

— формат документа по ГОСТ 2.301, приведенный к формату А1;

— кем выпущен документ;

— подпись о приемке документа на хранение;

— примечание (при необходимости).

При ручной регистрации подлинников перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге, выполняемой на бумажном носителе по форме 1 приложения 3 ГОСТ 2.501 . При автоматизированной регистрации инвентарную книгу выполняют в электронной форме.

5.2.3 Для регистрации подлинников проектной, рабочей и иной технической документации ведут, как правило, отдельные инвентарные книги. При этом инвентарные номера не должны повторяться. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников проектной и рабочей документации.

5.2.4 Инвентарный номер присваивают подлиннику каждого проектного документа, являющегося единицей учета документации независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.

Читайте также:  Имидж в строительстве это

1 За единицу учета документации, как правило, принимают:

— для проектной документации — текстовые и графические документы, сброшюрованные в том (папку);

— для рабочей документации — графические и текстовые документы, имеющие самостоятельное обозначение;

— для иной технической документации — сброшюрованный том текстовых и/или графических материалов, имеющих свое наименование, шифр или обозначение.

2 При регистрации документов в электронной форме, в графе «Примечание» инвентарной книги указывают формат файла.

3 При регистрации документов в бумажной форме в графе «Примечание» указывают сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника.

4 Подпись о приемке на хранение текстового документа, содержащего, в основном, сплошной текст, приводится только на следующем после титульного листе, в соответствующей графе на поле для подшивки (для документов с основными надписями) или в другом установленном организацией месте (для документов, выполненных без основных надписей ).

5.2.5 Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит. В подлиннике документа, состоящего из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист. Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. Изменения, вносимые в подлинники электронных документов, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа согласно ГОСТ 2.503.

5.2.6 Если подлинники нескольких документов скомплектованы в том (альбом) или папку, инвентарный номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение.

5.2.7 Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, папку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные обозначения. В этом случае тому, альбому или папке присваивают один инвентарный (архивный) номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки. Для регистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга.

5.2.8 Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику.

При замене всех листов подлиннику документа присваивают новый инвентарный номер.

5.2.9 Для текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей, дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и наименование файла документа указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа.

5.2.10 Одновременно с регистрацией подлинников документов должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме, или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.

Примечание — При автоматизированной регистрации инвентарные номера могут быть присвоены до приемки подлинника в архив.

5.2.11 По каждому подлиннику, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет выданных заказчику копий, внесение изменений).

Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 1, 1а, 2 приложения А. Карточки учета, как правило, имеют лицевую и оборотную стороны, графы которых заполняют в порядке, приведенном в приложении А.

5.2.12 На карточках учета документации по формам 1, 1а регистрируют подлинники документов на строительство зданий и сооружений.

5.2.13 На карточках учета по форме 2 регистрируют подлинники типовой проектной (повторно применяемой рабочей) документации на изготовление строительных конструкций, изделий и узлов, не относящихся к конкретному зданию или сооружению. Допускается использовать форму 3 для учета подлинников документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей.

5.2.14 Пример заполнения граф карточки учета по форме 1 приведен в приложении Б.

5.3 Хранение подлинников

5.3.1 Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации могут храниться в бумажной и электронной форме.

Подлинники текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и несброшюрованном виде (полистно) — в папках.

Комплектование и брошюровку документации, сдаваемой и принимаемой на хранение, осуществляют согласно требованиям ГОСТ Р 21.1101.

Подлинники графических документов в бумажной форме на листах формата А1 и менее хранят в развернутом виде. Подлинники формата более А1 рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

5.3.2 Допускается хранить подлинники документов в сложенном на формат А4 или А3 виде (в жестких папках) в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501. На папке указывают инвентарные номера содержащихся в ней документов.

5.3.3 Подлинники документов в бумажной форме допускается хранить:

— в порядке возрастания их инвентарных номеров. Внутри папки с одним инвентарным номером чертежи располагают и хранят в порядке возрастания номеров листов, без учета форматов;

— по объектам — в порядке возрастания обозначений документов (по основным комплектам рабочих чертежей (маркам) и прилагаемым к ним документам);

— в другом установленном организацией порядке.

5.3.4 Подлинники документов в электронной форме хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях — по возрастанию обозначений документов в пределах объекта проектирования. Условия хранения документов на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию.

Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование. Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация — разработчик.

5.3.5 Подлинники аннулированных и замененных документов в бумажной форме хранят отдельно от действующих документов сложенными на формат А4 или A3 в специально отведенных папках. Подлинники аннулированных и замененных электронных документов хранят отдельно от применяемых подлинников.

5.4 Порядок выдачи подлинников

5.4.1 Подлинники документов выдают для внесения изменений или восстановления подлинников, пришедших в негодность.

Выдачу подлинников для внесения в них изменений проводят на основании разрешения на внесение изменений, под расписку и/или по абонентской карточке (применительно к формам 3 и 3а приложения 3 ГОСТ 2.501).

Журнал регистрации разрешений на внесение изменений выполняют по форме 3 приложения В.

5.4.2 Выдачу подлинников для восстановления проводят по распоряжению руководителя (или его заместителя) организации — держателя подлинника.

5.4.3 Перед внесением изменений или восстановлением подлинника документа в бумажной форме с него выполняют архивную копию, на которой ставят штамп «Архивный экземпляр» в соответствии с рисунком Г.7 (приложение Г) . Ниже штампа указывают причину и ставят дату принятия на хранение архивной копии документа.

В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают. Их хранят отдельно от других копий в папках (альбомах) или на электронном носителе (жестком диске).

В случае если документы выполнены автоматизированным способом и подлинники документов в электронной форме хранятся в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях, архивную копию не выполняют.

Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (букву «К», цифру или др.)

5.4.4 При аннулировании подлинника документа на всех аннулированных листах этого подлинника ставят штамп «Аннулирован, заменен . разрешение № . от . » в соответствии с рисунком Г.2 (приложение Г) . Если аннулирование проводится без замены, слово «заменен» в штампе зачеркивают.

5.4.5 Если взамен подлинника на хранение поступает другой вид документа, оформленный подлинными установленными подписями, например, копия, оригинал и т.д., то этот документ хранят на правах подлинника. На первом листе такого документа должен быть поставлен штамп «Взамен подлинника» в соответствии с рисунком Г.3 (приложение Г) .

5.4.6 Подлинники аннулированных и замененных документов хранят отдельно от действующих документов, уложенными по возрастанию обозначений.

6 Восстановление подлинников

6.1 Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника по форме 4 приложения Д. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.

6.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

6.3 В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:

— размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;

— порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

6.4 В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена запись только о последнем изменении .

6.5 Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».

6.6 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного бумажного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

« Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

« Восстановлен с копии.

Верно : (подпись, фамилия и дата)».

6.7 Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.

6.8 Восстановленный бумажный подлинник документа должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника документа должна быть надпись тушью или штамп: «Восстановленный подлинник № …» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

Читайте также:  Кто такой ГАП и гип в строительстве

6.9 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: « заменен восстановленным подлинником № . » в соответствии с рисунком Г.1 (приложение Г) с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

7 Учет и хранение копий документов

7.1 В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организацией и субподрядными организациями в бумажной и электронной формах.

7.2 Копии проектных документов, выполненных субподрядными и другими организациями, хранят уложенными в папки или переплетенными в тома — отдельно по каждому зданию (сооружению) или по каждой организации.

В каждую папку (том, альбом), а также в каждую единицу учета электронного документа включают «Содержание», которое выполняют в соответствии с ГОСТ Р 21.1101 , с перечислением находящиеся документов в последовательности их расположения.

7.4 Складывание копий документов в бумажной форме на формат А4 производят в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501 .

7.5 Копии документов в бумажной форме, сдаваемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон, не затрудняющий чтение документа. На копиях документов должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате и оригинале линии, буквы, цифры и т.п.

Рабочие копии документов предназначены для обслуживания производственных подразделений. Число рабочих учтенных копий и места их хранения (выдачи — приемки) устанавливает организация.

7.6 При приемке копий документов в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.

При приемке копий документов в электронной форме проверяют соответствие объема копии документа заявленному объему этой копии в байтах/килобайтах и наличие в реквизитной части соответствующего признака (буква, цифра и др.).

7.7 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 5.2.

7.8 На каждую регистрируемую копию (или комплект копий документов) в бумажной форме ставят штамп в соответствии с рисунками Г.6 и Г.7 (приложение Г) с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации . Указанный штамп ставят на видном месте листа содержания папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа.

На копиях документов, хранящихся в несброшюрованном виде (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа.

7.9 Копии документов учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета, составляемых по форме 2 приложения А.

Приложение А
(рекомендуемое)

Карточки учета документации

Форма 1 — Карточка учета (лицевая сторона)

Форма 1а — Карточка учета (оборотная сторона)

Форма 2 — Карточка учета

На карточках учета документации указывают:

— в графе 1 — инвентарный номер подлинника документа ;

— в графе 2 — дату поступления подлинника документа на хранение;

— в графе 3 — обозначение подлинника документа по основной надписи и имя файла подлинника электронного документа по ведомости проектных электронных документов;

— в графе 4 — наименование подлинника документа;

— в графе 5 — количество листов;

— в графе 6 — отметку об аннулировании, замене подлинника документа, внесении изменений в листы и о восстановлении подлинника документа;

— в графе 7 — шифр предприятия (комплекса), здания или сооружения;

— в графе 8 — наименование здания или сооружения и место строительства;

— в графе 9 — условное обозначение вида документации: П — для проектной документации;
Р — для рабочей документации; И — для иной технической документации;

— в графе 10 — условное обозначение формы носителя информации документации: Б — для документов в бумажной форме; Э — для электронных документов.

Источник: files.stroyinf.ru

Какие сроки хранения документов в 2021-2022 году

В деятельности любой компании документы образуются ежедневно. Это документы бухгалтерские, кадровые, налоговые, организационные. Сколько времени нужно их хранить?Ответ можно найти в Законе о бухгалтерском учете, Законе об архивном деле, Налоговом кодексе и в некоторых ведомственных документах.

Также есть специальный Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Все основные сроки мы собрали в одну таблицу.

Бухгалтерские документы

  • Первичные учетные документы
  • Кассовые документы и книги
  • Банковские документы
  • Корешки чековых книжек
  • Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
  • Авансовые отчеты
  • Переписка

Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу

Пункт 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Статья 29 Закона N 402-ФЗ

Кассовый чек и бланк строгой отчетности

6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе

Пункт 8 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ

Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями

Часть 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ

Документы учетной политики

Пункт 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним

Промежуточная — 5 лет

Пункт 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Расчет и уплата налогов и взносов

Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ

Пункты 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом

Пункты 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ

Документы, необходимые для исчисления налогов, и документы, подтверждающие расходы

Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Статья 29 Закона N 402-ФЗ

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка

Весь период, по которому уменьшен налог

Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы

Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки

Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронных подписей, которыми завизированы документы

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные):

Пункт 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Стр. 395 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— если делопроизводство закончено до конца 2002 года;

5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

— если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года

Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов

Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним

4 года с момента последней записи

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов

Пункт 3 ст. 89.2 НК РФ

Документы по зарплате

Положения об оплате труда и премировании работников

Пункт 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов

Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Реестры сведений о доходах физлиц

Пункт 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Лицевые счета работников: для документов, по которым:

Пункт 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— делопроизводство закончено до конца 2002 года;

— делопроизводство закончено после 1 января 2003 года

Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат

В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50 (75) лет

Пункт 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Табели учета рабочего времени

Пункт 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи

Пункты 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов

Подпункт 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ

Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников

Пункты 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Расходные ордера на санаторно-курортные путевки

Пункт 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Кадровые документы

Приказы и распоряжения по основной деятельности: о вступлении в должность, возложении на руководителя обязанностей главбуха, досрочном сложении полномочий, назначении ответственных

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок

Пункт 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Положения или инструкции по обработке персональных данных

Пункт 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Согласие на обработку персональных данных

3 года после того, как истечет срок действия согласия, или после отзыва

Пункт 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы о дисциплинарных взысканиях

Пункт 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Заявки о потребности в иностранцах

Читайте также:  Проект организации строительства и проект производства d

Пункт 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда

Пункт 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

Пункт 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы о направлении в командировку

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков

Пункты 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей

Пункты 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров

Пункт 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним

Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет

Пункт 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы. А также докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении

Пункт 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним

Пункт 301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Личные дела и личные карточки работников

Пункты 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы об изменении анкетно-биографических данных

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Уведомления, предупреждения работников

Пункт 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии

Пункт 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)

Пункт 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда, — табели учета рабочего времени и приказы на командировки

Пункты 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Основные средства

Документы о переоценке основных фондов и амортизации

5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов

Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы о списании основных средств

5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов

Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс

5 лет после выбытия имущества

Пункт 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

УСН

Книги учета доходов и расходов на УСН

Пункт 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Экспертно-аналитические документы

Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов

Пункт 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

План финансово-хозяйственной деятельности

План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету

— по месту утверждения

Пункт 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— по месту разработки

Отчеты о выполнении планов ФХД

Пункт 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договоры и соглашения

Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества

По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет

Пункт 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор дарения (пожертвования) имущества

До ликвидации организации

Пункт 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу

Пункт 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы по залогу недвижимости

10 лет с момента истечения срока действия договора

В случае спора документы хранят до принятия решения по делу

Пункт 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор мены недвижимости; движимого имущества

До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнении обязательств

Пункт 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу

Пункт 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор кредита или займа с условием о залоге имущества

Пункт 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

«Клерк.Разборы» — эксклюзивные и полезные статьи от редакции

Эксклюзивные статьи про изменения в учете и налогах. Вышел новый закон или письмо ФНС? Не ищите в инете, мы все разберем для вас.

Источник: www.klerk.ru

Сколько лет должны храниться книги ПСД и марки для рабочей документации?

В Перечнях типовых архивных документов с указанием сроков хранения не нашла конкретных документов. Меня интересуют документы проектные, рабочая документация, исполнительная документация. Состав ПСД определен 87-м Постановлением, в котором документация разделяется на разделы: ИОС, АР, КР и т.п. Сколько лет должны храниться эти книги ПСД (ПОСы, ИОСы, КР, АР и другие)?

Сколько лет хранятся марки (КМ, КЖ, ПР, ТХ) для рабочей документации в организации-заказчике работ? Наша организация не является источником комплектования.

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Проектная документация, сформированная в дела по этапам капитального строительства, — актив организации-заказчика. Потому что на основании документов ПСД (проектно-сметная документация) не только производятся работы, но и подтверждается факт материального существования объекта строительства, его класс, а в последующем — оценка стоимости, правильная эксплуатация объекта строительства, предотвращение и ликвидация чрезвычайных ситуаций и т.п.

Постановление Правительства РФ от 16.02.2008 № 87 «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию» предусматривает, что проектная документация на объекты капитального строительства производственного и непроизводственного назначения формируется по разделам в рамках проекта организации строительства (ПОС) и по стадиям проекта (задание на проектирование — рабочий проект — рабочая документация). Организация-заказчик самостоятельно определяет необходимость разработки ПД (проектной документации) на объект и этапность разработки.

В процессе проектирования объекта капительного строительства разрабатывается важнейшая часть проекта — ИОС (инженерные объекты и сети), который может быть отдельным томом (томами или книгами, т.к. документация по проекту обычно переплетается), в проект включаются как научно-технические (текстовые, графические и фотодокументы) об АР и КР (архитектурные, конструктивные и объемно-планировочные решения), так и важнейшие распорядительные текстовые документы об их рассмотрении, согласовании и утверждении.

Поскольку ПОС и ПСД относятся к научно-технической документации, то при определении сроков хранения проектов необходимо использовать Перечень НТД (он очень обширный, потому хотя бы продемонстрируем его структуру):

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.07.2007 № 1182)

Обратите внимание на раздел 4 «Проектирование объектов недвижимости» и подраздел 4.4 с таким же названием. Если организация заказывает индивидуальный проект, то сроки хранения определяются по ст. 462, а если предполагает использование типового проекта, то сроки хранения определяются по ст. 482 Перечня НТД.

Организация-заказчик хранит рабочую документацию по проекту в течение сроков, установленных в графе 5. Если организация-заказчик строит объект для себя и будет его эксплуатировать самостоятельно, то сроки хранения проектов целесообразно определять по графе 6. Необходимо учитывать также пояснения к срокам хранения из графы «Примечания», потому что, например, эксплуатирующая организация должна хранить документы проекта (ПСД; стадия — рабочая документация) вплоть до окончания функционирования объекта.

Теперь проясним вопрос про марки КМ, КЖ (конструкции металлические и конструкции железобетонные) и ТХ (технические характеристики). В состав рабочей документации должны включаться расчеты строительных конструкций и инженерного оборудования, которые производятся на основе нормативно-технических документов, закрепляющих характеристики материалов, которые предполагается использовать при строительстве объекта недвижимости.

Если это регламентные общедоступные и опубликованные технические условия, то в состав рабочей документации по проекту они не включаются, а только упоминаются в списке нормативных актов. В составе проекта обязательны лишь расчеты конструкций, сделанные проектировщиками в соответствии с техническими условиями и стандартами на марки и типы строительных материалов, конструкций. Срок хранения расчетов определяется по ст. 470 Перечня НТД, но если они вошли в состав проекта, то их срок хранения обусловлен «старшим» сроком хранения всего проекта по данному объекту — всей рабочей документации.

Установление сроков хранения документов НТД — квалифицированная аналитическая работа, к которой необходимо привлечь специалистов отрасли, а самых авторитетных из них рекомендуем включить в состав экспертной комиссии организации.

Источник: delo-press.ru

Рейтинг
Загрузка ...