Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.
Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.
ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»
№ нового перечня
№ старого перечня
Вид документа
Было
Стало
Ценообразование
Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения
10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки
Топографирование. Оборудование для хранения документов | Мария Алхутова. РУНО
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Финансирование, кредитование деятельности
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Бухгалтерский учет и отчетность
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:
а) сводные годовые, годовые;
б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);
Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):
Постоянно (на усмотрение архива)
а) до ликвидации организации;
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)
5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Образцы подписей материально ответственных лиц
До минования надобности, но не менее 5 лет
5 лет после смены материально ответственного лица
Техническая документация. Виды технической документации
Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг
5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:
а) у аудируемого лица;
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)
5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:
— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;
— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Журналы, базы данных учета:
б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей
а) постоянно (на усмотрение архива);
б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
а) до ликвидации организации;
Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств
5 лет после ликвидации основных средств
До ликвидации организации
Книги, журналы, карточки учета поступления валюты
5 лет при условии
Учет оплаты труда
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат
При отсутствии лицевых счетов – 75 лет
При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Налогообложение
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом
Расчеты по страховым взносам
Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.
При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
Налоговые декларации ИП
Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней
5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности
Источник: www.klerk.ru
Срок хранения технической документации в строительстве
Является ли для проектной организации применение ГОСТ Р 21.1003 «Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации» обязательным? Подразумевает ли применение ГОСТ Р 21.1003 обязательное наличие архива в организации? Необходимо ли в проектной организации иметь архив?
В соответствии со статьей 15, часть 1, 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.
В соответствии со статьей 13, часть 2, 125-ФЗ организации всего лишь вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
Если хранение проектной, рабочей и иной технической документации осуществляется в проектном кабинете сотрудниками отдела выпуска (архив как таковой не предусмотрен), необходимо ли вести регистрацию и учет в соответствии с п.5.2 ГОСТ Р 21.1003?
В случае отсутствия в проектной организации архива является ли обязательным заполнение граф с инвентарным номером, подписью и датой приемки на листах проектной и рабочей документации в соответствии с ГОСТ Р 21.1101, Приложение Ж (графы 20-22)?
1. Обязательность хранения документов, образующихся в результате деятельности акционерных обществ (АО) или обществ с ограниченной ответственностью (ООО), в том числе и документов, вошедших в Приказ Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», установлена следующими руководящими документами:
- АО — «Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утверждённое постановлением Федеральной комиссией по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс (доступно по адресу: http://www.nalogi.ru/doc_base/document.php?ID=1515691)
- ООО — Федеральным законом от 08.02.1998г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (пункт 1 статья 50).
Необходимость применения «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», при организации хранения проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений, прямо либо косвенно подтверждается арбитражными судами (например, постановлением Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.07.2016 № 13АП-11575/16, постановлением Арбитражного суда Уральского округа от 25.11.2014 № Ф09-10588/13 по делу № А50-9813/2013, постановлением ФАС Северо-Кавказского округа от 19.11.2013 № Ф08-6580/13 по делу № А53-24273/2012).
2. Порядок организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, в том числе в АО и ООО, установлен Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.
3. Порядок учета и хранения проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций-разработчиков регламентирован ГОСТ Р 21.1003-2009 «Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации».
ГОСТ Р 21.1003-2009 включён в «Перечень документов в области стандартизации, в результате применения которых на добровольной основе обеспечивается соблюдение требований Федерального закона «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений». В случае выявления отсутствия нормативного архивного учёта и хранения документации, предусмотренного ГОСТ Р 21.1003-2009, заказчиком и надзорными органами с большой вероятностью будет поставлен вопрос о несоответствии условий хранения разработанной документации требованиям «Технического регламента о безопасности зданий и сооружений».
Учитывая изложенное, наличие архива в проектной организации является обязательным требованиям правовых актов, его отсутствие будет нарушением действующего законодательства. Работу технического архива (проектной документации) необходимо осуществлять в соответствии с ГОСТ Р 21.1003-2009.
Источник: www.normacs.info