Срок хранения журналов при строительстве

1.1. Процедура устанавливает единые требования к организации архивного дела в испытательной лаборатории.

1.2. Требования настоящей документированной процедуры распространяются на всех сотрудников лаборатории.

1.3. Процедура разработана с целью установления порядка комплектования, обеспечения учета и хранения, упорядочения и использования архивной документации для эффективной работы сотрудников в системе менеджмента качества.

2. Нормативные ссылки

2.1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2.2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело»;

2.3. ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий»;

2.4. ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Система менеджмента качества. Требования»;

3. Определения

Архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

СТРОИТЕЛЬНЫЕ БУДНИ/ КАКИЕ ЖУРНАЛЫ ВЕДУТСЯ НА СТРОЙКЕ?/ КОНТРОЛЬ СТРОИТЕЛЬНЫХ РАБОТ.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

Учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Электронное дело – совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации.

Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.

4. Сокращения и обозначения

ИЛ – испытательная лаборатория

5. Процедура

5.1. Общие положения

5.1.1. Система хранения и архивирования документов предусматривает хранение документов на бумажном носителе.

5.1.2. В лаборатории должен быть ответственный за организацию архивного дела, назначенный Распоряжением руководителя ИЛ.

5.1.3. В лаборатории определено место хранения архивных документов. Доступ к архивным документам ограничен. Архивные документы хранятся в шкафах с замком. Ключ от архива хранится у сотрудника ответственного за организацию архивного дела и у руководителя ИЛ.

5.1.4. В архиве лаборатории документы хранятся в папках, на которые наклеивается Этикетка с содержимым архивной папки. Архивные документы хранятся в лаборатории до истечения срока хранения дел в архиве.

5.1.5. Ведущие специалисты обеспечивают сбор, подготовку и передачу документов своих групп ответственному за организацию архивного дела. Порядок подготовки архивных документов определен разделом 5.4. настоящей процедуры.

5.1.6. Все документы архива должны быть учтены в Журнале учета архивных документов. Форма журнала установлена Альбомом форм записей.

5.1.8. Протоколы испытаний хранятся в архиве ИЛ 10 лет. Прочие документы хранятся в течение 5 лет, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность.

5.1.9. Состав документов, подлежащих передаче в архив, и сроки их хранения определены Номенклатурой дел.

5.2. Порядок сдачи документов в архив

5.2.1. Все документы ИЛ должны быть переданы в архив по истечению срока их хранения на рабочем месте, определенному Номенклатурой дел.

5.2.2. Сбор документов для передачи в архив осуществляется в течение года. Передача документов лицу, ответственному за организацию архивного дела, происходит один раз в год, на основании Распоряжения руководителя ИЛ.

5.2.3. Подготовку документов к сдаче в архив осуществляют сотрудники ИЛ ответственные за ведение документов в соответствии с Номенклатурой дел ИЛ. В процессе подготовки документов к сдаче в архив они хранятся на рабочем месте (в соответствии с Номенклатурой дел).

5.2.4. Перед сдачей журналов ответственному за организацию архивного дела в ИЛ, сотрудник ответственный за их подготовку должен проверить: наличие наименования журнала, наличие всех страниц, шнуровки, ненарушенной этикетки скрепления листов и печати на ней, даты окончания журнала.

5.2.5. Ответственный за организацию архивного дела принимает документы. Документы должны быть сформированы в Дела в соответствии с процедурой «Ведение и оформление рабочих журналов и папок».

5.2.6. Ответственный за организацию архивного дела составляет Акт сдачи документов в архив.

5.2.7. Архивные документы размещаются на месте хранятся, определенном Номенклатурой дел, в шкафах с ограниченным доступом.

5.2.8. Данные о движении архивных документов фиксируются в соответствующей графе Журнала учета архивных документов.

5.3. Порядок работы с документами по истечению их срока хранения в архиве ИЛ

5.3.1. По истечению срока хранения в архиве ИЛ документы передаются в архив Общества или подлежат уничтожению (в случае если данный документ не подлежит хранению) согласно Распоряжению руководителя ИЛ.

5.3.2. Сдача документов из архива ИЛ в архив Общества осуществляется в соответствии с установленными правилами Общества.

5.3.3. Уничтожение документов производится способом, обеспечивающим невозможность дальнейшего восстановления документа. При уничтожении документов составляется Акт о выделении к уничтожению документов временного срока хранения .

5.4. Требования к подготовке документов, подлежащих передаче в архив

5.4.1. Требования к подготовке документов на бумажном носителе:

• Рабочие журналы должны быть оформлены в соответствии с процедурой «Ведение и оформление рабочих журналов и папок».
• Документы одной формы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены печатью в соответствии с правилами, установленными в документированной процедуре «Управление документами и записями СМК».
• Документы могут быть прошиты в объеме не более 250 листов в хронологическом порядке. Документ с наименьшим порядковым номером должен быть расположен вверху стопки.

5.5. Выдача документов из архива

5.5.1. Из архива сотрудникам ИЛ по запросу выдаются копии документов. Выдачу документов осуществляет сотрудник ответственный за организацию архивного дела ИЛ.

5.5.2. Представителям сторонних организаций из архива выдаются по письменному обращению на имя руководителя Общества. Решение о выдаче или отказе в выдаче принимается директором совместно с руководителем ИЛ. Решение фиксируется на обращении формулировкой: «выдать в полном объеме», «отказать», «выдать в части…» ставится подпись и дата. Обращение передается ответственному за организацию архивного дела.

5.5.3. При необходимости на копии документа указывается «Копия верна», дата и подпись ответственного за ведение архива.

5.5.4. При выдаче копий документа ответственный за ведение архива регистрирует это в журнале «Учета архивных документов».

6. Ответственность

6.1. Ответственный за организацию архивного дела отвечает за:

• оформление Актов сдачи и Актов о выделении к уничтожению документов временного срока хранения;
• оформление архивных дел;
• хранение архивных дел;
• ведение журнала учета архивных дел;
• сдача и уничтожение документов из архива.

6.2. Ведущие инженеры групп несут ответственность за сбор документов и своевременную сдачу документов в архив.

6.3. Сотрудники ответственные за ведение документации несут ответственность за подготовку документов к сдаче в архив.

6.4. Контроль за соблюдением требований данной процедуры несет менеджер по качеству.

Источник: lincoplatform.ru

Номенклатура дел в 2022 году: сроки хранения документов и новые штрафы

В Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 указано, какой срок хранения у того или иного документа, образующегося в процессе деятельности организации. Выясним, могут ли компанию наказать за нарушение правил сохранности документации и каких размеров достигают штрафы.

Штрафы за нарушение правил хранения архивных документов вырастут

Нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение правил:

• хранения;
• комплектования;
• учета;
• использования архивных документов.

Размер штрафа составляет:

• для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
• для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Следите за изменениями бесплатно

Избежать неожиданных штрафов помогут обзоры КонсультантПлюс. Эксперты ежедневно обновляют все материалы, а система напоминает о нововведениях.

Нормативное регулирование

Порядок комплектования дел и сроки хранения документов со ссылками в номенклатуре дел бухгалтерии и иной документации компании определяет архивное законодательство:

1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
2. Закон «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22.10.2004, который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
3. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526.
4. Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, утвердивший Перечень типовых архивных документов с указанием времени хранения (далее — Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

18.02.2020 Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу. Взамен появился Перечень, утвержденный Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
2. наименование организации (в полном виде);
3. наименование структурного подразделения (в полном виде);
4. номер дела (в соответствии с номенклатурой);
5. заголовок дела;
6. номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню (при необходимости).
7. В дело подшиваются:
8. только оформленные и исполненные документы;
9. один оригинал, за исключением нескольких случаев;
10. изданные в одном календарном году.
11. Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Сроки хранения

В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 (ред. от 24.04.2020) «О персональных данных» ограничивает период обработки (в т.ч. хранения) персональных данных достижением цели их обработки. После того как задача, для которой они запрашивались, решена, ПД необходимо уничтожить. Конкретный срок определяется законодательством или специалистами организации, если таких норм не установлено.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 — задачи, решаемые экспертной комиссией.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе Приказа Росархива от 07.09.2018 № 108.

При установлении времени иногда используются пометки, выясним, что они обозначают:

• расшифровка ЭПК в номенклатуре дел — это экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения, документация с данной отметкой может быть выделена на постоянное хранение в зависимости от ее ценности;
• расшифровка ДЗН в номенклатуре дел — это означает «до замены новыми», то есть документацию хранят до тех пор, пока ее не заменят новой;
• расшифровка срока хранения ДМН — это значит хранение «до минования надобности».

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, то выбор делают в пользу большего.

Для наглядности приведем примерные перечни документов со сроками хранения:

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2022 году

Постоянное

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

Приказы по основной деятельности

Длительное

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания

Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

• 5;
• при вредных и опасных условиях труда — 75

Трудовые договоры, соглашения к ним

Ограниченное

Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда

Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или без сохранения заработной платы и др.)

Приказы о командировании, о дежурствах

Приказы о дисциплинарных взысканиях

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

ДЗН (до замены новыми)

Срок хранения исходящей и входящей корреспонденции

Видим, что в соответствии с перечнем кадровые бумаги не имеют пометки «до минования надобности».

Таблица сроков хранения договоров в организации в 2022 году

Наименование	Статья Перечня	Срок действия в номенклатуре дел
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг	301	50/75 лет
Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам	12	5 лет
Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества	29	Постоянно
Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд	224	5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту. Расшифровка в номенклатуре 5 лет ЭПК к конкретным видам архивных документов означает, что часть их после истечения установленного срока временного хранения в учреждении подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.
Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня, документы (акты, протоколы разногласий) к ним	11	5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору

Ниже представлена таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации.

• кроме актов по годовой отчетности;
• акты по годовой хранятся постоянно

Любая первичка, в частности:

• переписка с контрагентами по поводу контрактов;
• чеки и квитанции;
• банковская и кассовая;
• акты на списание имущества, ТМЦ;
• кассовые ордера;
• накладные и т.д.

Регистры бухучета, в том числе:

• с момента погашения долга, если он закрыт;
• если идет суд, то до вынесения решения

При отсутствии лицевых счетов:

• 50 лет, если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
• 75 лет, если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Выше указано, что что ДМН в номенклатуре — это «до минования надобности». Что касается бухгалтерских бумаг по учету и отчетности, в Перечне, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, они не встречаются.

Административная ответственность

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, которая ждет, если не соблюдать сроки хранения документов по личному составу и других: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации.

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части контроль направлен на выявление существующих нарушений. В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст.

13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот в отношении к коммерческим организациям действует ст. 13.25 КоАП РФ, предусматривающая штрафы намного выше — до 300 000 рублей.

Источник: clubtk.ru

Новые сроки хранения документов: таблица

Организации обязаны хранить большинство документов, образующихся по ходу деятельности — в бумажном виде, а некоторые можно и в электронном. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.

• Срок хранения документов в организации в 2022 гг.
• Сроки хранения бухгалтерских документов – таблица

• Новые сроки хранения бухгалтерских документов. Таблица 1

• Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2

• Сроки хранения кадровых документов. Таблица 3

• Как обеспечить хранение

• Требования к формату
• К носителям
• Итоги

Срок хранения документов в организации в 2022 гг.

Согласно ст. 17 закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.

Приказ Росархива № 236 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 и иными нормативными документами.

Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.

Приведем актуальные сроки хранения для ряда основных документов, образующихся в процессе деятельности предприятий.

Сроки хранения бухгалтерских документов – таблица

Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

Новые сроки хранения бухгалтерских документов. Таблица 1

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухучета

Минимум 5 лет после года, в котором они в последний раз применялись для составления бухотчетности

Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 2 ст. 29

Регистры бухучета (главная книга, журналы/ордера, оборотные ведомости, реестры, карточки, журналы операций и т.д.)

5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года

Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 276

Бухотчетность (балансы, ОФР, отчеты о целевом использовании, приложения к ним) и аудиторские заключения по ней

Промежуточная – 5 лет (постоянно — при отсутствии годовой отчетности)

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286

«Первичка» и связанные с ней оправдательные документы (кассовые, банковские документы, акты приема-сдачи и, списания имущества, материалов, авансовые отчеты, накладные, переписка)

5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года

Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 277

При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда:

50/75 лет (75 лет — законченные делопроизводством до 01.01.2003; 50 лет – после 01.01.2003)

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 553

Документы о получении зарплаты, матпомощи, гонораров, пособий и др. (платежные ведомости, расчетные листы)

При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298

Документы о выплате пособий, больничных, матпомощи (заявления, списки работников, заключения, выписки из протоколов, переписка)

Документы об инвентаризации активов и обязательств

5 лет при условии проведения ревизии

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА

5 лет после выбытия ОС и НМА

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 323

Договоры ГПХ с физлицами, акты сдачи-приемки работ, услуг

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301

Документы к договорам, соглашениям, контрактам

Учредительные договоры организации

Документы по проводимым валютным операциям в РФ

Минимум 3 года со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора

Закон № 173-ФЗ от 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24

О сроках хранения бухгалтерских документов подробнее вы можете прочитать в готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.

Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов

Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.

Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами

НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24

Налоговые декларации, расчеты по всем налогам

Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317

Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные)

Минимум 4 года с даты последней записи

Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13

Книги покупок/продаж (бумажные и электронные)

Минимум 4 года с даты последней записи

Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22

Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц

50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312

Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль)

В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет

НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283

Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль)

В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков

Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН)

В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов

НК РФ, п. 3.4 ст. 23

Расчеты по страховым взносам

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309

Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов

50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты

Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении

Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом

Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3

Кадры: сроки хранения документов 2022 — таблица

Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.

Для большинства документов по кадрам в 2022 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.

Сроки хранения кадровых документов. Таблица 3

Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения

Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1

Личные дела, личные карточки руководителей и работников

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445

Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним

Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454

Документы об обработке персональных данных

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441

Согласие на обработку персональных данных

3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное)

Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения)

До востребования работниками

Невостребованные документы хранятся 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453

Отчеты о командировках

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452

Больничные листы и журналы их регистрации

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619

Приказы, распоряжения и документы к ним

По основной деятельности – постоянно

По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19

Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним

50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты

5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434

Должностные инструкции (регламенты)

Типовые – 3 года после замены новыми

Инструкции работников – 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443

Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев

Правила внутреннего трудового распорядка

1 год после замены новыми

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386

Новые штрафы за нарушение правил хранения документации

С 26 октября 2020 г. вступили поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Они ущественно ужесточили наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов. Теперь нарушителям срока хранения документов в 2022 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:

• для граждан 1 – 3 тыс. руб. (или предупреждение);
• для должностных лиц – 3 – 5 тыс. руб.;
• для организации – 5 – 10 тыс. руб.

Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юрлиц санкция не была предусмотрена вовсе.

Как хранить электронные документы

Большинство нанимателей предпочитает электронный документооборот. Доступ к нему открыт для всех. Это удобно, экономит время, позволяет сократить бумажный документооборот и фактически исключает риск фальсификации. Как обеспечить сохранение электронных документов для их передачи в государственный (муниципальный) архив, нужно ли их распечатывать – об этом и о других требованиях и нормах расскажем далее.

Следует понимать, что хранимые кадровые документы могут потребоваться в любой момент. Например, при поступлении запроса из ИФНС либо ГИТ.

Электронные документы хранят в течение тех установленных законом сроков и по тем же правилам, что и бумажные, но с учетом свойств и характеристик электронных носителей. При большой потере документов, за нарушение хранения, учета, комплектования архивной документации оштрафовать могут по ст. 13.20 КоАП, а если речь идет о документах, не связанных с деятельностью нанимателя, то по ст. 13.25 КоАП.

Как обеспечить хранение

Таким образом, организация может создать архивы для хранения и использования электронной документации, руководствуясь Примерным положением об архиве, утв. Приказом Росархива № 42 от 11.04.2018. Электронный документооборот в трудовых отношениях – это формирование, подписание, хранение, использование электронных документов, касающихся работы, без их дублирования на бумаге нанимателем (работником, соискателем).

Оптимальным вариантом хранения считается гибрид. То есть когда документы хранят в облачном хранилище, а попутно еще и на локальном ПК. В этом случае если одна из версий «потеряется», утратит доступ, останется запасная – вторая.

Как выбрать систему для хранения электронных кадровых документов, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в материал.

1. Систематизировать, группировать электронные документы по папкам (файлам). Например, папка «Служебные записки», папка «Приказы по основной деятельности» и др.

2. Поместить сформированные папки с электронной документацией в номенклатуру дел стандартным общим порядком, указав соответствующие заголовки дела (т. е. название папки), например, так:

3. Подготовить внутреннюю опись электронных дел и документации по форме, предложенной в Приложении 24 к Правилам, утв. Приказом Минкультуры № 526:

Опись составляют в 2 экземплярах по электронным делам, которые хранят постоянно либо временно сроком от 10 лет. Опись в готовом виде нужно согласовать с начальником отдела делопроизводства (иной службы), экспертной комиссией (при наличии таковой) и подписать у руководителя подразделения.

4. К каждой описи следует оформить приложение (т. е. своего рода внутреннюю опись по каждому делу, см. продолжение формы описи из Приложения 24).

При передаче электронных дел в архив необходимо, чтобы у каждого дела было приложение, оформленное на бумаге как приложение к описи дел и документации, которую передают в архив.

Наниматели при ликвидации (прекращении деятельности, банкротстве) организации обязаны передавать в государственные (муниципальные) архивы кадровую документацию, в т. ч. по личному составу. На это указывает ч. 10 ст. 23 ФЗ № 125.

Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:

Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.

Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:

1. Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
2. При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.

Делая перезапись, важно обеспечивать полноту, подлинность, целостность, точность, неизменность сведений, которые содержат электронные документы. Перезаписанные документы должны отвечать требованиям, установленным Правилам.

Требования к формату

Согласно п. 2.31 Правил для целей архивного хранения установлен формат PDF/A. Он предназначен именно для долгосрочного хранения сведений. Кстати сказать, он же закреплен стандартом ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011. Данное требование особенно актуально для тех организаций, которые комплектуют госархивы.

Коммерческие структуры, у которых большая часть документов никуда не передается и остается в собственном хранилище, вправе использовать стандартный формат PDF, а для чертежей и схем – любой другой неизменный формат.

К носителям

Наиболее оптимальным носителем видится стандартный компакт-диск CD-R. Использовать его можно по-разному: например, записывать на каждый диск по одному делу либо записать на один диск сразу несколько дел, но за один год.

С учетом этого эксперты также рекомендуют записывать (перезаписывать) электронные архивы на последние, улучшенные носители. Что интересно: USB-flash–накопители в этом качестве используются реже, так как файлы с информацией с них легко удаляются и заменяются.

Выбранный носитель нужно подписывать (п. 4.34 Правил), заполняя вкладыш и указывая:

• название организации;
• № фонда, описи (дел, документации), дела по ней;
• статус экземпляра документов (основной либо рабочий);
• крайние даты документов в деле;
• прочие пометки, в т. ч. по ограничениям к доступу.

Обложку для носителя можно оформить следующим образом:

Итоги

1. Кадровые электронные документы нужно хранить согласно тем же срокам, которые установлены для их аналогов на бумажном носителе (Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019).
2. На хранении должно быть не меньше 2 экземпляров на разных устройствах – основной и рабочий. Должны также присутствовать специальные средства для воспроизведения, копирования перезаписи и для контроля над их состоянием.
3. Режим хранения должен исключать уничтожение, рассылку, потерю, искажение хранящейся информации.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник: spmag.ru

Срок хранения журнала производства работ в строительстве

Установлен ли срок хранения исполнительной документации?

Ответ :

Согласно п.3 РД-11-02-2006 «Требования к составу и порядку ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства и требований, предъявляемых к актам освидетельствования работ, конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения». Исполнительная документация представляет собой текстовые и графические материалы, отражающие фактическое исполнение проектных решений и фактическое положение объектов капитального строительства и их элементов в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства по мере завершения определенных в проектной документации работ.

Исполнительная документация, паспорта и сертификаты на материалы, подлежат хранению в архиве службы эксплуатации здания.

Срок постоянного хранения не должен быть менее 10 лет.

Документация на оборудование подлежит хранению на протяжении срока эксплуатации оборудования и в течение 5 лет после списания оборудования.

Согласно п. п. «г», «д» п. 6 РД-11-02-2006, в состав исполнительной документации включаются :

— результаты экспертиз, обследований, лабораторных и иных испытаний выполненных работ, проведенных в процессе строительного контроля;

— документы, подтверждающие проведение контроля за качеством применяемых строительных материалов (изделий).

Согласно п.4 РД-11-02-2006, после выдачи заключения о соответствии построенного, реконструированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов, иных нормативных правовых актов и проектной документации, исполнительная документация передается застройщику на постоянное хранение.

Согласно п.18.1 СП 255.1325800.2016 Здания и сооружения. Правила эксплуатации. Основные положения, п. 6.3.8 СП 347.1325800.2017 Внутренние системы отопления, горячего и холодного водоснабжения. Правила эксплуатации, п.14 СП 336.1325800.2017 Системы вентиляции и кондиционирования воздуха. Правила эксплуатации.

Техническая документация относится к документации длительного хранения.

Согалсно п.12.2 ПОТ Р О-14000-004-98, В техническом архиве cслужбы эксплуатации здания должна храниться следующая проектная и производственная техническая документация на здания и сооружения:

— акты на скрытые работы;

— заводские сертификаты на поставленные стальные конструкции;

— документы, удостоверяющие качество примененных конструкций, узлов, деталей, метизов, электродов и др.;

— акты на испытание отдельных узлов (видов) инженерных систем.

Соголасно п.6 Порядка ведения общего и (или) специального журнала учета выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства, утвержденного Приказом Ростехнадзора от 12.01.2007 N 7. После выдачи заключения о соответствии построенного, реконструированного, отремонтированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов и проектной документации, застройщику (заказчику) передаются на постоянное хранение также журналы работ

Согласно п. 10.2 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Паспорта на оборудование подлежат хранению в течение 5 лет после списания такого оборудования.

Общий журнал работ в строительстве по РД 11-05-2007

Ссылка: Приложение №1 к РД 11-05-2007

Актуальность: Действующая форма исполнительной документации

Изменения: без изменений (не вносились по состоянию на 2018 г.)

Область распространения: При строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства

Назначение: Освидетельствование работ, контроль за выполнением которых не может быть проведен после выполнения других работ

Ваш браузер не поддерживает фреймы

Общий журнал работ по приложению №1 к РД 11-05-2007 заполняется на всех строительных объектах и отражает всю последовательность выполнения строительно-монтажных работ начиная от геодезической разбивки и заканчивая приемо-сдаточными испытаниями. Он считается лицом практически любого строительного объекта.

Документ содержит всю информацию с самого первого дня и до окончания строительных работ. Журнал начинается с титульных листов, а за ними идут 7 основных разделов. Порядок ведения ОЖР отражен в руководящем документе РД 11-05-2007, хотя существует еще форма КС-6. Если на строительной площадке что-то происходит, первым изучают именно общий журнал работ. Он предназначен для учета выполнения всех работ, а также последующей проверки надежности здания.

Заполнение общего журнала работ

Первым на титульном листе указывается порядковый номер общего журнала работ, поскольку в процессе производства иногда бывает несколько экземпляров. Нумерация происходит по порядку, начиная с цифры 1. Инструкция по дальнейшему заполнению титульного листа:

Что еще указывают на титульных листах

На застройщике заполнение общего журнала работ не заканчивается. Оформляя титульный лист, необходимо пройти еще шагов:

Конец оформления титульных листов

Отдельно нужно вписать уполномоченных представителей застройщика или заказчика, которые осуществляют строительство и являются ответственными за строительный контроль. На следующем этапе последовательно вносятся:

Если застройщиком является физическое лицо, требуется только его подпись, если какая-либо организация – то еще и ее печать. В конце титульного листа есть специальная таблица, где при необходимости можно указывать изменения в данных каждого из листов.

Оформление общего журнала работ

Согласно п. 7 РД 11-05-2007, журнал должен быть выпущен в формате А4 типографическим способом. Это значит, что бланки печатаются с применением типографской техники, которая содержит соответствующую штемпельную краску и клише печати. Существует несколько нюансов оформления документа:

Разделы общего журнала работ

Разделы 1 и 2

Первый раздел предназначен для внесения всего инженерно-технического персонала, который был задействован в процессе работ на объекте. Обязательно указывается полно имя человека и его должность, а также даты начала и завершения нахождения на объекте. В этом разделе важно указать каждое лицо, связанное с возведением объекта, это могут быть и представители испытательных лабораторий, и представители строительного контроля, т.е. специалисты, которые каким-либо образом задействованные на время производства работ. За заполнение этой части журнала отвечает уполномоченное лицо, которое осуществляет строительство (Генподрядчик, Подрядчик, Субподрядчик).

Второй раздел общего журнала работ заполняется по мере заведения новых специальных журналов: на бетонные работы, на сварку, на забивки свай и пр. В столбце, где нужно указать лицо, осуществляющее строительство, указывают организацию, которой был передан конкретный процесс, т. е. субподрядчика.

Раздел 3

Правила заполнения раздела 3 указаны в п. 8.3 РД 11-05-2007. В эту часть журнала в хронологическом порядке вписывают все работы, которые выполняют для возведения или ремонта объекта. При заполнении обязательно указывают, где проводились работы: в каких осях, секциях, ярусах, помещениях и на каких этажах.

В первом столбце ставят дату проведения. Во втором записывают конкретно наименование работ, например, погружение свай, срубка их оголовков и пр. Последний столбец всегда содержит имя уполномоченного представителя лица, который строит или ремонтирует объект. Чаще им является сам производитель работ. Здесь же указывают информацию по поводу методов строительства и применяемых материалов.

Разделы 4 и 5

Четвертый и пятый разделы очень похожи между собой. Здесь указывают всю информацию по поводу строительного контроля. В разделе 4 записи делает сам заказчик или застройщик, а в разделе 5 – уполномоченное лицо, которое представляет организацию, занимающуюся непосредственно ремонтом или строительством. Что описывают в этих частях журнала:

Раздел 6

Скачать общий журнал работ можно на сайте. Некоторые предпочитают заказывать его с увеличенным шестым разделом. Причина в том, что его часто оказывается недостаточно для внесения всех записей. Другой вариант – делать две записи в одну строчку. Раздел 6 сложнее всех остальных, поскольку здесь указывают исполнительную документацию, которая использовалась на протяжении всего процесса строительства. В список входят:

В качестве примера можно привести акт освидетельствования скрытых работ, разбивки осей, геодезической разбивочной основы, устройства котлована или песчаной подушки.

Раздел 7

В разделе 7 при необходимости делают записи только должностные лица, который осуществляли строительный надзор. Здесь указываются следующие данные:

Хранение журнала производства работ ОЖР

Согласно пункту 6 РД 11-05-2007, уже заполненный общий журнал работ должен храниться до момента, пока не будет проведена итоговая проверка. Ею занимаются органы государственного строительного надзора. Документацию и им предоставляет заказчик или застройщик – тот, кто хранил журнал. Его подвергают тщательному изучению, чтобы подтвердить соответствие возведенного объекта требованиям норм и правил.

По окончании проверки орган надзора выдает заключение, проставляет регистрационную надпись и указывает на журнале номер дела. Затем его передают обратно на дальнейшее, уже постоянное хранение. Этим занимается опять же или заказчик, или застройщик.

Срок хранения журнала производства работ на кровельные работы в ЖЭУ?

Сроки хранения журнала учета обращений граждан в единой дежурно-диспетчерской службе муниципального образования.

Согласно информации, размещенной на сайте Российского архивного агентства, Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения включает требование к Книгам, карточкам (базы данных), реестрам, журналам регистрации и контроля, в том числе обращений граждан (строка 258, пункт е). Срок хранения такого документа установлен 5 лет.

В любом случае срок хранения интересующего Вас журнала не может быть менее 3-х лет (срок исковой давности).

Сроки хранения договора купли-продажи квартиры у нотариуса с 1994 года и указывается ли сумма сделки в договоре?

В договоре обязательно указывается стоимость сделки.

Нотариус и не обязан хранить данный договор

«Инструкция о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР» (утв. Приказом Минюста РСФСР от 06.01.1987 N 01/16-01)

«К сожалению, ни в законодательстве, ни в нормативных документах, регулирующих вопросы обращения ценных бумаг, не содержится указаний о сроках хранения договоров купли-продажи. Анализируем Перечни документов с указанием сроков хранения В перечнях документов, устанавливающих сроки хранения, существуют несколько статей, которые в той или иной степени можно отнести к договорам купли-продажи ценных бумаг.

Оговоримся сразу, что только «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации» может сейчас применяться официально, так как «Перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций» отменен почти полтора года назад, а перечень документов Сбербанка может быть использован только как ориентир, поскольку является внутренним нормативным документом этой организации. Данные всех этих перечней приводятся для того, чтобы сравнить установленные в них сроки хранения и попытаться проанализировать, соответствуют ли эти сроки интересам организации и особенностям использования договоров при обращении ценных бумаг.

Все ценные бумаги, которые могут появиться в организации, делятся на две большие группы: собственные ценные бумаги организации и приобретенные организацией ценные бумаги других эмитентов. Видно, что составители перечней наиболее трепетно относятся к сохранению договоров на приобретение ценных бумаг сторонних организаций — для них установлены сроки хранения не менее 10 лет.

Договоры на собственные ценные бумаги рассматриваются как менее значимые: так, Сбербанк для договоров по своим акциям даже установил срок хранения в 3 года «после перехода права собственности на акцию». Подтверждение права собственности Важно понимать, что в современных условиях установленные в перечнях сроки хранения не должны восприниматься как «истина в последней инстанции», особенно из-за того, что в перечнях не приводятся ссылки на законодательные и нормативные акты, на основании которых установлен соответствующий срок хранения.

Никто не может гарантировать, что срок хранения какого-либо конкретного документа в настоящее время не изменился. Пример 1 Федеральным законом от 21 июля 2005 года № 109-ФЗ в Гражданский кодекс были внесены изменения в статью 181 «Сроки исковой давности по недействительным сделкам».

В результате срок исковой давности по требованию о применении последствий недействительности ничтожной сделки составляет теперь три года вместо 10 лет. В таких случаях специалисты по управлению документацией для установления сроков хранения могут использовать функциональный подход.

Суть этого метода состоит в том, чтобы: определить, какую функцию в деловой деятельности организации выполняет данный документ; оценить риски, возникающие у организации при установлении тех или иных сроков хранения; определить, сколько лет следует хранить документ исходя из обеспечения интересов своей организации. Начнем с того, что разберемся, что именно регулируют договоры по операциям с ценными бумагами.

Согласно Гражданскому кодексу РФ ценные бумаги являются таким же имуществом организации, как и прочие активы (ст. 130 ГК РФ). В принципе, все договоры, касающиеся вопросов распоряжения имуществом организации, можно отнести к хозяйственным договорам, которые, согласно перечням, должны храниться 5 лет «после истечения действия договора».

Но достаточно ли такого срока хранения для договоров по ценным бумагам? Договор купли-продажи ценных бумаг фиксирует соглашение между продавцом ценных бумаг и покупателем, по которому продавец обязуется передать ценные бумаги в собственность покупателю, а покупатель обязуется принять ценные бумаги и уплатить за них определенную договором цену (п. 1 ст. 420, п. 1 ст.

454 Гражданского кодекса РФ). Именно договор начинает процедуру передачи права собственности, которая завершается либо актом приема-передачи ценных бумаг, либо (для акций) внесением изменений в реестр акционеров.

Как видно из приведенных выше выдержек из различных перечней, срок хранения договоров начинает отсчитываться при выполнении одного из условий — «после перехода права собственности на акцию» или же «после истечения срока действия договора». Что это означает для данного вида документов?

Фактически срок действия договора заканчивается тогда, когда стороны выполнили все условия договора. Для договора купли-продажи ценных бумаг это означает факт передачи прав собственности на ценные бумаги. Фрагмент документа Гражданский кодекс Российской Федерации, часть первая.

Статья 223 «Момент возникновения права собственности у приобретателя по договору» Право собственности у приобретателя вещи по договору возникает с момента ее передачи, если иное не предусмотрено законом или договором. В случаях, когда отчуждение имущества подлежит государственной регистрации, право собственности у приобретателя возникает с момента такой регистрации, если иное не установлено законом.

В законодательстве зафиксировано, когда осуществляется переход прав на различные виды ценных бумаг: Фрагмент документа Федеральный закон № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» от 22 апреля 1996 года. Статья 29 «Переход прав на ценные бумаги и реализации прав, закрепленных ценными бумагами» Право на предъявительскую документарную ценную бумагу переходит к приобретателю: в случае нахождения ее сертификата у владельца — в момент передачи этого сертификата приобретателю; в случае хранения сертификатов предъявительских документарных ценных бумаг и/или учета прав на такие ценные бумаги в депозитарии — в момент осуществления приходной записи по счету депо приобретателя.

Право на именную бездокументарную ценную бумагу переходит к приобретателю: в случае учета прав на ценные бумаги у лица, осуществляющего депозитарную деятельность, — с момента внесения приходной записи по счету депо приобретателя; в случае учета прав на ценные бумаги в системе ведения реестра — с момента внесения приходной записи по лицевому счету приобретателя. Получается, что срок действия договора очень короток, и можно четко определить дату «истечения срока действия договора» или «перехода прав собственности».

Если у собственника возникнут какие-либо разногласия с реестродержателем или покупателем и придется обращаться в суд, то будет крайне сложно что-либо доказать, если документы, подтверждающие приобретение собственности, особенно договор, будут уничтожены. Ценные бумаги приобретаются в собственность, и, как и в случае с другими видами собственности, можно рекомендовать следующее: пока организация или физическое лицо владеет данной собственностью, будет логичным не уничтожать какие-либо документы, связанные со всей процедурой передачи прав собственности из одних рук в другие, и особенно — договор покупки ценной бумаги.

Судебная практика показывает, что иски о признании договора купли-продажи ценных бумаг недействительным являются одним из вариантов борьбы за собственность. Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ, вынося решение по одному из подобных дел (№ 6712/97 от 30.11.1997), указал, что решение вопроса о внесении в реестр акционеров записи об истце зависит в полной мере от решения вопроса о действительности или недействительности договора купли-продажи акций, на котором основаны исковые требования.

Что может угрожать организации, если она не сможет доказать свои права на владение акциями? Прежде всего, организация несет финансовые потери — это и стоимость самих акций, и доходы, которые по ним можно получить; кроме этого, может быть полностью утрачен контроль над предприятием, акциями которого владеет организация, и над его активами.

При установлении сроков хранения нужно помнить также и о сроках исковой давности. Сроки исковой давности служат лишь определенным ориентиром — организация сама решает, нужно ли удлинять срок хранения документов свыше обязательного срока, установленного законодательством, и насколько.

Выбор срока хранения рекомендуется делать на основе сопоставления: возможного ущерба из-за отсутствия документов, возможного ущерба из-за чрезмерно длительного хранения документов и дополнительных затрат на хранение документов. В настоящее время общий срок исковой давности устанавливается в три года (ст. 196 ГК РФ).

Кроме того, законодательством могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком. Исковая давность связана с защитой интересов организации в судебных инстанциях, поэтому решать вопрос о сроках хранения необходимо в тесном контакте с юристами, т.к. только они могут и должны дать квалифицированные советы.

Правильность принятого решения можно еще раз оценить позднее, при проведении экспертизы ценности и при отборе документов на уничтожение. Документальное подтверждение расходов Теперь обратим ваше внимание еще на один аспект проблемы.

При реализации имущества (а ценные бумаги являются движимым имуществом организации) «налоговая база определяется как разница между ценой реализуемого имущества… и стоимостью реализуемого имущества» (ст. 154 НК РФ).

Это означает, что при отсутствии документов, подтверждающих цену, по которой было приобретено имущество, придется платить налог со всей суммы дохода от продажи ценных бумаг без учета расходов организации на их приобретение. Фрагмент документа Налоговый кодекс Российской Федерации. Статья 252 «Расходы.

Группировка расходов» 1. В целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов…. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты,… осуществленные… налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Именно в договоре купли-продажи указывается: вид приобретаемых ценных бумаг; эмитент (организация, которая выпустила эти ценные бумаги), количество ценных бумаг в штуках; цена за штуку, а также общая сумма, по которой приобретаются или продаются ценные бумаги. В данном случае мы встречаемся с явлением, когда документ на протяжении своего жизненного цикла может выполнять несколько функций.

Если первая функция договора начинается и заканчивается тогда, когда осуществляется переход прав на ценные бумаги, то вторая функция — документационное подтверждение расходов для снижения налоговой базы — начинается только тогда, когда собственник продает принадлежащие ему ценные бумаги. Произойти это может и через год после приобретения, и через пять лет, и через сорок.

Если не учесть это обстоятельство при установлении срока хранения договора, то организация может понести существенные финансовые потери, особенно, если в первичных бухгалтерских документах информация о сделке купли-продажи окажется не полной. Одновременно с возникновением второго назначения договора покупки на него начинают распространяться и требования к срокам хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Фрагмент документа Налоговый кодекс Российской Федерации. Пункт 8 статьи 23 «Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)» В течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. Итак, для договоров купли-продажи ценных бумаг предлагаем установить срок хранения в 4 года с момента продажи ценных бумаг. Такой срок позволит обеспечить сохранность договоров для выполнения как первой (подтверждение права собственности), так и второй функции (документальное подтверждение расходов в целях налогообложения). Это значительно снизит риски финансовых потерь и штрафов за нарушение налогового законодательства. Выводы:

Вопрос установления сроков хранения для подобных документов важен для любой организации, и такая работа должна проводиться совместно специалистами деловых подразделений, службой ДОУ и юридической службой. Юристы должны правильно оценить риски возникновения судебных разбирательств по вопросам права собственности, проверить, соответствуют ли предложенные сроки хранения действующему законодательству и нормативным требованиям. С учетом сказанного выше в качестве ориентира имеет смысл рассматривать срок хранения в 4 года с момента продажи ценных бумаг.

В 1996 г. рассматривались уголовное и гражданское дела в городском суде. В настоящее время наняли адвоката для ознакомления с материалами данных дел и снятия копий некоторых документов. Адвокат, после похода в суд, сообщил, что данным делам были назначены сроки хранения и в настоящее время дела уничтожены, остались только решения. В течение какого времени дела вообще хранятся в судах и в каких случаях им могут присвоить сроки хранения? И возможно ли уничтожение дел?

Источник: dom-srub-banya.ru