Управление строительством это сбор информации

Информационно-управляющая система:
определение и экономическая сущность

В статье автор акцентирует внимание читателя на определении и экономической сущности информационно-управляющей системы (ИУС) в XXI веке. Статья содержит описание элементов структуры среднестатистической ИУС, ее места в едином информационном пространстве организации, а также наиболее распространенный функционал ИУС крупной российской организации, реализованный на базе платформы SAP ERP

Контроль и планирование – наиболее взаимосвязанные функции управления, которые непосредственно влияют на процесс принятия управленческих решений (ППУР) ворганизации. Современный менеджер в малой компании может справиться с потоком информации о бизнес-процессе, происходящем в ней. Однако те функции, которые требуют достаточно специфичных знаний и навыков, одновременно характеризующиеся большим объемом потока данных, требуют автоматизации – будь то малые магазины со своими системами логистики; либо аудиторские фирмы с системами бухгалтерского учета и отчетности; а также крупнейшие вертикально интегрированные холдинговые компании, вкоторых необходимо контролировать и планировать множество бизнес-процессов и выполнять множество управленческих функций своевременно и эффективно. Что уж говорить отаких компаниях, как Mitsubishi, Siemens и др., своего рода аналогах японских дзайбацу, включающих сотни тысяч сотрудников и ведущих несколько бизнесов в различных отраслях одновременно?

Рыжов Александр: «Дроны. Контроль и управление строительством. Опыт одной компании»

Конечно, огромный пласт информации, используемой в ППУР менеджерами компаний, добывается неформальным путем: общение с сотрудниками и клиентами организации, изСМИ, по личным каналам. Несомненно, информация, полученная из подобных источников, очень полезна, но ее недостаточно. То количество информации, которое выдает сама организация в процессе своей деятельности, а также скорость ее выдачи, обработки и анализа требуют формальных средств работы с ней.

Сбор, хранение, обработка, анализ, использование и защита информации – основные функции, которые выполняются информационно-управляющими системами в компаниях разных отраслей экономики. Данные системы призваны во многом упростить труд людей, исключить существенную часть возникающих на производстве ошибок (в том числе подвлиянием человеческого фактора), повысить качество продукции (услуг) и помочь менеджменту компании принимать решения на основании качественной и своевременно предоставленной информации о деятельности всей организации в целом.

Информационно-управляющая система «должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время» 1 . Одним из основных требований, предъявляемых информационно-управляющим системам, является обязательная ориентированность на пользователя системы, причем степень агрегации информации, выдаваемой системой, должна соответствовать уровню ответственности и роли сотрудника в компании, будь то администратор ИТ-службы или генеральный директор.

Exon – Управление строительством | Обзор платформы (09.2021)

Для того чтобы дать определение информационно-управляющей системе, стоит обратиться к международному стандарту ISA-95 2 (The International Standard for the Integration of Enterprise and Control Systems 3 ):

Информационно-управляющая система (Information Management System, IMS, или MIS – Management Information System, или Enterprise Resource Planning, ERP) – совокупность компонентов, подготавливающих и предоставляющих управленческую, производственную и финансовую информацию для принятия решений.

Многие теоретики и практики ИТ-сферы, естественно, дают свои определения, во многом детализируя и расширяя указанное понятие. Так, например, в учебниках по экономической информатике информационная система определяется как «система, предназначенная для сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации потребителям с помощью вычислительного и коммуникационного оборудования, средств программного обеспечения и обслуживающего персонала» 4 .

В свою очередь, структура современной ИУС выглядит следующим образом (см. рис. 1).

Рисунок 1. Сущность (структура) информационно-управляющей системы в ХХI веке

Во-первых, это системно-техническая инфраструктура (СТИ), которая с технологической точки зрения включает в себя следующие подклассы оборудования:

• Вычислительное оборудование – решает инфраструктурные и бизнес-задачи и выполняет операцию обработки данных.
• Системы хранения данных – решает инфраструктурные задачи и занимается хранением данных.
• Периферийное оборудование – занимается решением бизнес-задач и вводом/выводом данных.
• Телекоммуникационное оборудование – это связь между элементами ИУС, реализуемая с помощью телефонии, локальных сетей, интранета, интернета.

Во-вторых, это подсистема обеспечения информационной безопасности (ПОИБ) 5 . На практике – комплекс средств по защите информации.

Третьим из базовых составляющих является программное обеспечение (ПО), которое определяет ИУС в целом. ПО делится на общее (системное), инструментальное и прикладное (специальное). Общее программное обеспечение поддерживает функционирование оборудования (в том числе ПОИБ) и другого ПО.

Инструментальное предназначено дляразработки ПО, необходимого для обеспечения функционирования элементов системы. Прикладное, как и общее ПО, поддерживает функционирование оборудования, но на уровне интерфейса конечных пользователей. Естественно, в разных системах названия модулей, как и их функциональность, могут варьироваться. Также может быть разным их количество. Однако указанные являются основными в большинстве систем.

Три вышеперечисленных элемента информационной системы в литературе еще называют аппаратно-программной платформой.

И, естественно, основной элемент – множество ключевых и конечных пользователей (сотрудники компании и заинтересованные третьи лица с правом доступа в систему).

Часто выделяется еще один дополнительный элемент – ИТ-служба. Данная служба выполняет функции по поддержке работоспособности всей ИУС и сопровождению пользователей системы:

• функции Call-центра – сопровождение пользователей по вопросам организации доступа в систему, прием и обработка заявок по возникающим вопросам и проблемам идальнейшая их передача в службу технической поддержки;
• функции технической поддержки – ремонт и усовершенствование отдельных элементов системы, обеспечение системы дополнительными (новыми) разработками.

Многие ИУС сегодня являются открытыми системами. Интеграция со смежными и внешними системами – новый этап развития практики работы с ИУС. Благодаря интеграции ИУС с другими системами информация о деятельности организации стала носить более точный и качественный характер. А управленческие решения, принимаемые менеджментом компаний, приобрели большую обоснованность.

При выборе ИУС для предприятия менеджмент должен обращать внимание на ряд критериев. Для ПО – это соответствие бизнес-требованиям организации; доля рынка и успешный опыт внедрения в организациях отрасли, в мире и в России; производительность и масштабируемость; соответствие системно-техническим требованиям; доступность услуг повнедрению и технической поддержке. Для СТИ и ПОИБ – скорость выполнения операций с данными; статистика отказов системы; время отзыва. Наиболее же показательной характеристикой ИУС с экономической точки зрения является совокупная стоимость владения ССВ (Total Cost of Ownership – TCO).

В дополнение к рассмотренной технологической классификации информационной системы согласно ISA-95 ИУС можно рассматривать и с точки зрения функциональной классификации.

В теории часто говорят об информационной инфраструктуре компании, выделяя стратегический, тактический и операционный уровни управления. Каждому уровню управления соответствует своя степень агрегирования информации.

На практике общепринятым является понятие «единое информационное пространство» (ЕИП) организации. В свою очередь, ИУС – лишь часть ЕИП. Поэтому, чтобы сформировать представление о месте ИУС в едином информационном пространстве, необходимо описать общую структуру ЕИП организации (см. рис. 2).

Рисунок 2. Компоненты единого информационного пространства в контексте двухзвенной функционально-организационной классификации информационных систем

В мире широко применима двухзвенная функционально-организационная классификация информационных систем, которая включает в себя производственные системы и бизнес-системы. Первые отвечают на вопрос «где мои запасы и что с ними происходит?», вторые – «как эффективно используются мои запасы?» 6 .

Чтобы понять различие между этими классами систем, необходимо проанализировать их по ряду критериев. Так, с точки зрения временного интервала производственные системы (АСУ ТП как класс информационных систем предприятия) работают в режиме реального времени, а бизнес-системы (ИУС как класс) – периодично, имея временные лаги, как вполучении данных, так и в их обработке. По целям управления: производственные системы отвечают за физическое перемещение запасов (продукции, ресурсов) и его отслеживание, бизнес-системы призваны анализировать экономические составляющие производства (например, стоимость, доходность и т.д.). Утрируя, можно говорить, что АСУ ТП – это средство взгляда со стороны станка, ИУС – со стороны менеджмента (совета директоров) компании.

ИУС (информационно-управляющие системы) как класс информационных систем включает:

• ИАС (информационно-аналитические системы) – информационно-управляющие системы, с определенной периодичностью и по запросу осуществляющие сбор, обновление, обработку и предоставление аналитической информации, а также предоставляющие возможность планирования и управления корпоративными функциональными процессами руководству организации.
• ИУС П (информационно-управляющие системы предприятия):

• ИУС ПТП (информационно-управляющие системы производственными и технологическими процессами) – информационно-управляющие системы, с определенной периодичностью и по запросу осуществляющие сбор, обновление, обработку и предоставление данных по производственно-технологическим процессам, автоматизирующие комплекс производственно-технологических процессов, а также предоставляющие возможность управления комплексом технологических процессов руководству и ИТ-службе.
• ИУС Р (информационно-управляющие системы ресурсами) – информационно-управляющие системы, с определенной периодичностью и по запросу осуществляющие сбор, обновление, обработку и предоставление данных по производственным процессам, включая движение материальных, человеческих, финансовых ресурсов иинформации, а также предоставляющие возможность управления основными (производственными) процессами на предприятии для руководства.

АСУ ТП (автоматизированные системы управления технологическими процессами – системы, состоящие из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности иоказывающие управляющее воздействие на технологические процессы) как класс информационных систем включает:

• ИАСУ ТП (интегрированные автоматизированные системы управления технологическими процессами):

• АСУ ТП ТО (автоматизированные системы управления технологическими процессами технологических объектов) – автоматизированные системы управления технологическими процессами, в реальном времени осуществляющие сбор, обновление, обработку и предоставление данных по обособленным технологическим процессам предприятия, а также предоставляющие возможность обслуживающему персоналу непосредственно управлять технологическим процессом и отдельными функциональными процессами.
• СПБ (системы пожарной безопасности) – системы пожаротушения в режиме реального времени.
• СТМ (системы телемеханики) – компоненты автоматизированной системы управления технологическими процессами предприятия, в реальном времени осуществляющие сбор и предоставление единичных показаний по параметрам технологических процессов и функционирующие без управляющего воздействия человека.
• САУ (системы автоматического управления) – системы автоматического управления технологическими процессами предприятия, в реальном времени осуществляющие сбор, обновление, обработку данных и автоматическое управление по комплексу СТМ, функционирующие без управляющего воздействия человека.

Если рассматривать компанию в контексте теории «Организация как организм», то применительно к ЕИП можно сказать, что ИУС своего рода мозг и нервная система организации.

Рисунок 3. Перечень типовых функциональных модулей информационно-управляющей системы – на примере SAP R/3

Лицо любой информационной системы – это ее интерфейс. В ИУС это прежде всего функциональные (прикладные) модули, посредством которых пользователь входит ввиртуальный мир своей компании, отражающий ее реальное состояние в определенный момент времени. В современных ИУС, например, в самой популярной на сегодня системе SAP R/3, присутствуют следующие модули 7 (см. рис. 3):

• Materials Management (MM) – Управление материальными запасами (Снабжение). В модуле сгруппированы функции управления полным циклом материальных потоков начиная с их приобретения, внутреннего контроля складирования и заканчивая контролем и регистрацией действий всей организации по использованию материалов дляпроизводства конечной продукции.
• Sales and Distribution (SD) – Продажа и дистрибуция (Сбыт). Этот модуль используется для продажи и доставки продукции и сервисов компании покупателям и бизнес-партнерам. В модуле используется информация о продуктах и дебиторах.
• Production Planning (PP) – Планирование производства (Производство). Этот модуль предназначен для поддерживания функции общего объема промышленного производства идругих мероприятий с целью наилучшим образом удовлетворить текущие запланированные уровни продаж (план продаж и прогнозов) на стыке основных целей бизнеса вчасти рентабельности, конкурентоспособности, сроков обслуживания клиентов. Одной из главных целей является создание темпов производства, которые позволят достичь цели руководства по удовлетворению спроса клиентов, сохраняя повышение или снижение запасов, а соответственно и издержек организации.
• Plant Maintenance (PM) – Техническое обслуживание и ремонт оборудования (ТОРО). Поддерживает планирование, обработку и выполнение задач ТОРО. Позволяет оптимизировать график ремонтов, что, в свою очередь, снижает издержки от невыполнения плана производства и сбыта.
• Quality Management (QM) – Управление качеством. Предоставляет возможность проводить инспекции качества закупок, исследований, производства и продаж, отслеживать результаты тестов для покупателей и для персонала, занимающегося инспектированием.
• Financial Accounting (FI) – Бухгалтерский учет (Финансы). Модуль предназначен для автоматизированного управления и отчетности. Внешняя отчетность, отчетность оприбылях и убытках, балансовые отчеты. Потоки расходов и доходов представлены в рамках одной организации. Содержит внутреннюю отчетность по центрам затрат.
• Asset Accounting (AA) – Учет основных средств. Модуль предоставляет возможность для приобретения, обесценивания, оценки и списания активов. ИУС позволяет автоматизировать процесс контроля, в том числе и за амортизацией активов.
• Human Resources (HR) – Управление персоналом. Модуль предназначен для ведения учета заработной платы, контроля рабочего времени и организации данных о персонале. Поддерживается планирование и контроль деятельности персонала.
• Industry Solutions (IS) – Отраслевые решения. Сегодня ИУС является масштабируемой и гибкой и может быть адаптирована с учетом конкретных потребностей каждого бизнеса. Примеры: Аэрокосмическая сфера и оборона (Aerospace and Defense), Банкинг (Banking), Телекоммуникации (Telecommunication).
• Project System (PS) – Управление проектами. Предоставляет возможность планировать, управлять и определять стоимость проектов. Общие задачи решаются с помощью управления ресурсами, ответственными людьми и деньгами в рамках определенного графика проекта и отношения задач. Своего рода расширенный аналог российской системы Project Expert.

Естественно, модулей в современных ИУС может быть и больше. Здесь перечислены лишь основные.

Так в целом и выглядит информационно-управляющая система в XXI веке. Ее отличие от более старших вариаций заключается в том, что ее функционал более декомпозирован ипозволяет компании поддерживать высокую степень организации данных, характеризующих ее деятельность. С экономической точки зрения, ИУС – это актив компании, который создается строительством и поддерживается в эксплуатации в целях выполнения организацией хозяйственной деятельности. eof

Ключевые слова: информационно-управляющая система, система планирования ресурсов предприятия (ERP).

2 В настоящее время ISA-95 (www.isa-95.com) широко используется большинством компаний – лидеров в области разработки ИУС, их внедрения и использования. Стандарт аналогичен ISO/IEC-62246 и во многом раскрывает понятие ИУС более подробно и структурированно, чем ГОСТ 34.003-90 «Информационная технология. Автоматизированные системы. Термины и определения».

3 International Standardization Association – 95: международный стандарт по интеграции производственных (АСУ ТП) и бизнес-систем (ИУС) на предприятии.

4 Экономическая информатика: Введение в экономический анализ информационных систем: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 958 с. – (Учебники экономического факультета МГУ им. М.В. Ломоносова). С. 919.

5 Многие стандарты включают ПОИБ в СТИ, что тоже является верным. Однако сложившаяся практика внедрения ИУС на предприятиях показывает, что в современных условиях, когда частыми являются случаи торговли инсайдерской информацией, а также взлома корпоративных и государственных информационных систем хакерами, подсистеме обеспечения информационной безопасности стоит уделять значительное внимание, искусственно выводя ее за рамки совокупности подклассов системно-технической инфраструктуры. Подробнее о ПОИБ – глава 3.

7 По материалам коллективного блога специалистов SAP «Sap-ConsAlt», www.sap-consalt.ru.

Management Information System: Definition and Economic Essence

Summary: In this article the author stresses readers’ attention at the definition and the economic essence of a management information system (MIS) in XXI century. The article contains description of MIS structural elements, its position at a company’s integrated information space, and also the most distributed at Russia MIS functional, based on SAP ERP platform.

Keywords: management information system, enterprise resource planning (ERP).

Источник: samag.ru

Scope проекта: из чего состоит концепция и как ее разработать

Большое дело или проект начинаются с концепции — схемы, которая поможет управлять процессом и отслеживать качество работы. Когда команда составляет ее без знаний в менеджменте, появляется риск путаницы, срыва сроков и ухода от идеи. Чтобы этого не происходило, предлагаем познакомиться с моделью скоуп — гибкой методикой управления проектов в сферах маркетинга, IT, бизнеса.

Что такое scope проекта

Скоуп проекта — это не просто план действий, а целая система, анализ данных для распределения ресурсов, расчета времени, а также оценки возможных рисков. Концепцию составляют в несколько этапов — каждый из них раскрывает детали процесса, делает эффективным управление командой.

Задачи, которые решает scope проекта

Scope — это концепция управления проектом. Она задает единый вектор для всей команды — делает так, что действия участников согласуются с главными целями и задачами. Когда у проекта есть единая структура, снижается риск, что график пойдет не в том направлении, а качество работы окажется неудовлетворительным.

Через скоуп команда может:

• сформулировать суть проекта, основные цели, задачи;
• составить график и план действий каждого участника;
• структурировать действия, разбить их на этапы;
• рассчитать объем ресурсов;
• отслеживать каждое действие в проекте;
• рассчитать время, затраты на реализацию и управление;
• согласовать проект с инвесторами и организаторами;
• рассчитать риски;
• отсечь все лишнее;
• контролировать изменения;
• управлять всеми процессами;
• отслеживать качество работы;
• провести оценку своих действий;
• привлечь больше участников.

Главное — команда видит план и понимает, в каком направлении двигается. Это снижает риск, что работа превратится в хаос, позволяет объединить участников в достижении общей цели. С концепцией становится проще управлять проектом, отслеживать результат за счет декомпозиции, структуры и наглядности. Это универсальный инструмент проектного менеджмента, который применим в любом деле: от открытия бизнеса до строительства дома.

Где используют концепцию

Так как концепция контролирует все этапы управления проектом, она становится его физическим воплощением. Команда может использовать скоуп, чтобы управлять работой изнутри — составлять графики и рассчитывать риски. За счет гибкой структуры концепция поддается изменениям — его можно расширять и модифицировать.

Скоуп проекта — это инструмент управления, который создают на стороне команды для самоорганизации. Нет необходимости оформлять его по стандартам — достаточно представить данные в таком виде, чтобы каждый участник мог понять их без пояснений. Чтобы облегчить восприятие, структурируйте информацию в таблицах, планах, графиках, схемах.

Скоуп — это формат, который чаще применяют во внутреннем управлении и оценке, чем в отчетности перед клиентами. Многие данные оттуда могут быть не интересны инвесторам, поэтому лучше подготовить для них отдельный документ и прописать в нем время, бюджет, объем работ, риски.

Этапы управления scope

Концепция проекта включает несколько этапов — каждый из них оказывает свое влияние на качество результата. В начале команда собирает данные, потом составляет график и план работ, а руководитель управляет действиями участников, вносит свои изменения с учетом возможных рисков.

Модели скоуп меняются в зависимости от проекта. Одни концепции содержат больше информации, включают аналитику и нормативные документы, а другие описывают основные действия. В управлении небольшими проектами команда может пропускать шаги, объединять их, менять местами.

Шаг 1. Сбор информации о проекте

Перед тем, как сформировать концепцию и расписать план действий, необходимо оценить объем работы — для этого участники собирают как можно больше данных. Этот этап управления показывает, какие средства и ресурсы потребуются для реализации, сколько времени она займет, кто будет в ней участвовать, а также определяет риски.

Сначала обсуждаются общие параметры проекта: идея, цели и задачи. Команда

общается с заинтересованными сторонами — всеми, кто участвует в работе. Она готовит список всех лиц, которые оказывают влияние на проект: дают на него бюджет, ресурсы, управляют работой, отслеживают результат, покупают конечный продукт. Организаторы и участники могут включать: клиентов, партнеров, инвесторов, целевую аудиторию продукта, участников команды, руководителей.

На этом этапе команда узнает главные ожидания и требования заинтересованных сторон. Ожидание — это общее описание результата, которое позже переходит в требование — объяснение того, каким будет решение проблемы. Например, ожидание может выглядеть так: «Заинтересовать больше молодёжи в волонтерстве».

После определения ожидания клиента его перерабатывают в требование. Требование — это конкретный запрос, который можно оценить и измерить. Он может содержать ограничения, например: «Привлечь 5000 волонтеров в возрасте от 18 до 24 лет к участию в экологической акции».

Чем больше потребностей заинтересованных лиц вы учтете, тем выше вероятность, что качество работы удовлетворит вас и клиента. Используйте для сбора информации разные инструменты: опросы, интервью, фокус-группы, семинары, сравнительный анализ. Вы не сможете расписать план действий, учесть риски и оценить бюджет, если не поймете, чего ждет от вас потребитель.

По результатам первого этапа команда составляет несколько документов, которые будет использовать для управления концепцией: план управления требованиями, устав, план управления заинтересованными сторонами.

Не пропускайте этап сбора информации, даже если управляете проектом без участия спонсоров. Вы делаете его для других людей — сотрудников, покупателей или партнеров, поэтому учитывайте их потребности. Например, при запуске рекламной кампании своего продукта проведите опрос покупателей — узнайте, какие сообщения вдохновляют их на покупки, а какие отталкивают от общения с брендом.

Шаг 2. Определение содержания

Второй этап управления концепцией — определение содержания продукта и проекта. Их создают на основе данных от заинтересованных сторон после формулировки ожидания и требования. Содержание — это материал, которым управляет руководство проекта в течение всего жизненного цикла.

Содержание продукта — это описание конечного и промежуточного результата. Он включает качества, характеристики и состав продуктов и услуг, которые создает команда в ходе работы.

Для описания продукта можно использовать вопросы:

• какую проблему решает продукт;
• каким людям нужен продукт — их пол, возраст, семейное положение и другие параметры;
• какие изменения наступят с появлением продукта у покупателя;
• в чем сильные стороны, качества продукта;
• чем продукт отличается от аналогов.

Содержание — это описание и график работ, которые выполнит команда в ходе проекта. Он определяет границы проекта, исключает риск, что какие-то действия не будут соответствовать целям и задачам. Содержание нужно, чтобы дать оценку того, сколько времени и ресурсов отнимет процесс, учесть влияние разных факторов.

Содержание бывает разным — оно зависит от сложности проекта, количества участников, затрат. В небольшой команде оно может включать:

• цели и задачи — зачем нужен проект, какие проблемы он решает;
• план управления работой — как будет действовать команда, у кого какие обязанности;
• границы — какие условия создают рамки для проекта;
• параметры оценки качества — как заинтересованные лица поймут, что проект достиг целей;
• время на реализацию — в какой срок нужно завершить работу;
• расчет затрат: бюджеты, сметы — сколько денег нужно, на что, и кто их дает.

Например, вы делаете проект, который должен вызвать желание подростков заниматься спортом. У вас есть несколько решений для достижения этой цели: запустить блог или тематическое СМИ, провести акцию, организовать бесплатные тренировки. У этих идей разные концепции, риски, модели управления, а также участники — для одной нужны авторы текстов или видео, а для другой — фитнес-тренеры.

Шаг 3. Создание иерархической структуры работ

Например, если вы управляете командой, которая создает серию рекламных видео, ваша структура может выглядеть так:

В этой структуре есть три этапа: подготовка, процесс и завершение. Каждый из них состоит из шагов: съемки, монтажа, запуска рекламной кампании.

За счет иерархической структуры управление становится более понятным — команда видит влияние каждого этапа на результат и может вносить свои изменения. Схема отличается наглядностью, упрощает восприятие большого проекта за счет декомпозиции.

Вы можете рассматривать задачи в иерархической структуре работ с разных сторон: по периодам времени, обязанностям, результатам, процессам.

Например, в проекте по ремонту можно разделить этапы по отдельным комнатам: ремонт в ванной, в кухне и в комнате. Или составить отдельные планы по отделке пола, потолка, стен. Если проект большой и в него вовлечено много людей — корректно составлять несколько ИСР для разных команд и отделов.

На этапе построения иерархической структуры не учитываются затраты времени и ресурсов для реализации. Их команда расписывает позже в отдельном плане — графике, который содержит подробные сроки и объемы работ. Это более детальный материал, который управляет действиями участников — с момента его утверждения начинается основная работа над проектом.

Если вы замечаете, что какие-то действия вредят качеству работы и создают риски — корректируйте концепцию. Это спасет проект от лишних расходов бюджета, сэкономит время и ресурсы на управление.

Шаг 5. Подтверждение содержания

После реализации проекта команда подходит к заключительному этапу — анализу того, насколько результат соответствует запросу заинтересованных сторон. Подтверждение содержания определяет качество концепции — если ее составили верно, материал будет почти полностью отвечать тому, что получила команда.

При оценке важно отслеживать, верно ли команда рассчитала время на реализацию, достигли ли их действия поставленных целей, не вышел ли за рамки бюджет. На этом этапе выявляются ошибки в управлении процессами — если где-то находится несоответствие, возможно, участники отклонились от графика или задействовали не все ресурсы.

Подтверждение содержания влияет не только для оценку результата, но и на отчетность перед клиентом, подтверждение качества. Если вы верно рассчитали объем работ, учли влияние разных факторов в управлении, не допустили лишних затрат — вероятно, проект достиг целей и не отошел от графика.

Scope creep: что это такое и как избежать

В управлении концепцией есть риск столкнуться с таким явлением, как scope creep. Это когда проект неконтролируемо разрастается под влиянием разных факторов: его границы становятся все более размытыми, объем затрат увеличивается, а список заинтересованных сторон все больше растет. При таких обстоятельствах управлять командой становится сложно — слишком много второстепенных вещей перетягивают на себя внимание.

Если вы замечаете, что не можете прийти к единой концепции и постоянно вносите изменения в график, постарайтесь четко обозначить границы проекта, сосредоточиться на продукте. Возможно, стоит вернуться на этап составления иерархической структуры и пересмотреть управление — расписать действия в проекте по степени влияния. Например, вы запускаете рекламу, и клиент ставит задачу привлечь максимально дешевый трафик. В таком случае вы отодвигаете на второй план все, что не соответствует запросу: работу с репутацией, лояльность.

Когда происходит разрастание и размытие проекта, это создает риски для качества: время на реализацию растягивается, ресурсы истощаются, а бюджеты увеличиваются. Внимание команды смещается на незначительные факторы и руководство теряет контроль. В результате план терпит постоянные изменения, потому что участники не могут управляться друг с другом.

Источник: yagla.ru

Система мониторинга инженерных систем (СМИС)

Структурированная система мониторинга и управления инженерными системами зданий и сооружений (СМИС) — это программно-аппаратный комплекс, осуществляющий сбор, обработку информации о различных параметрах состояния систем инженерно-технического обеспечения объекта мониторинга с целью своевременного выявления дестабилизирующих факторов, автоматизации процессов эксплуатации, а также передачи сообщений об угрозах или фактах возникновения аварий или чрезвычайных ситуаций в соответствующие органы повседневного управления РСЧС — единая государственная система предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций — для принятия решений по их предупреждению или ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций.

Основной целью СМИС является минимизация человеческих и материальных потерь при ЧС и пожаре.

Это становится возможным за счёт более оперативного информирования сотрудников объекта, соответствующих служб и подразделений, органов управления силами и средствами пожарной безопасности и ликвидации последствий стихийных бедствий.

Согласно расчётам специалистов внедрение на объекте системы мониторинга инженерных систем зданий и сооружений снижает риск

возникновения ЧС и безвозвратных потерь населения

Когда требуется СМИС?

Внедрение СМИС предусматривается нормативными требованиями для потенциально опасных, особо опасных, технически сложных и уникальных объектов.

Сегодня комплексные ИТ-решения становятся повсеместно востребованы и финансово доступны на стадии эксплуатации для любых зданий и сооружений, а не только для сложных объектов.

Существует ряд объектов строительства, для которых внедрение СМИС напрямую предусматривается положениями нормативных документов. Регулируется данный перечень п. 4.9 ГОСТ Р 22.1.12-2005.

К таким объектам относятся:

высотные здания и сооружения

объекты атомной энергетики

подземные и надземные переходы

объекты традиционной энергетики

Комплексное решение SODIS Building FM

Из чего состоит СМИС.
Этапы создания.

СМИС включает в себя девять основных блоков (подсистем):

Подсистема приёма и обработки данных о работе систем инженерно-технического обеспечения объекта

Подсистема оценки рисков реализации угроз

Подсистема управления доступом и регистрации действий пользователя

Подсистема самодиагностики и резервирования

Подсистема контроля проведения планово-предупредительных работ по обслуживанию систем инженерно-технического обеспечения объекта

Автоматизированное рабочее место диспетчера СМИС

Подсистема взаимодействия с внешними службами и органами управления РСЧС

Этапы создания СМИС:

1. Проектная документация.
2. Рабочая документация.
3. СМР (строительно-монтажные работы).
4. ПНР (пусконаладочные работы).
5. Ввод в эксплуатацию.

Проектирование СМИС

Создание СМИС состоит из нескольких основных этапов. Каждый этап может быть скорректирован вследствие возникновения новых данных и условий.

В «СОДИС Лаб» мы осуществляем проектирование СМИС в соответствии с требованиями стандарта организации СТО 30226569.002-2015 «Структурированная система мониторинга и управления инженерными системами зданий и сооружений. Общие требования к построению и внедрению» и действующими нормативными документами. Наш стандарт разработан с учётом ГОСТ Р 22.1.12-2005 «Безопасность в чрезвычайных ситуациях. Структурированная система мониторинга и управления инженерными системами зданий и сооружений. Общие требования», но дополнительно включает в себя требования и положения, повышающие эффективность СМИС при решении поставленных перед ней задач.

Проектирование ООО «СОДИС Лаб» СМИС на основании СТО 30226569.002-2015 позволяет нашим клиентам получить положительное заключение органов государственной экспертизы (Главгосэкспертизы, Мосгосэкспертизы).

Разработка проектной документации стадии «П»

Необходимые исходные данные для разработки стадии «П» СМИС:

• задание на проектирование объекта;
• специальные технические условия (если есть);
• состав проектной документации;
• раздел проектной документации «Архитектурные решения»;
• разделы проектной документации с решениями по системам инженерно-технического обеспечения объекта.

На этапе проектирования стадии «П» СМИС

1. Производится анализ необходимых смежных разделов проектной документации.
2. Определяется перечень систем инженерно-технического обеспечения объекта, подлежащих мониторингу со стороны СМИС.
3. Определяется место размещения аппаратно-программных средств СМИС.
4. В зависимости от детальности проработки разделов проектной документации, формируется перечень сообщений, передаваемых данными системами в СМИС. Этот перечень уточняется на стадии рабочей документации.
5. Разрабатываются частные технические задания для обеспечения функционирования СМИС на объекте:
6. задания на проектирование архитектурных решений и инженерного обеспечения помещений с аппаратно-программными средствами СМИС;
7. задание на сопряжение систем инженерно-технического обеспечения объекта со СМИС.

Разработка рабочей документации

Необходимые исходные данные для разработки рабочей документации:

• Перечень основных комплектов рабочих чертежей.
• Раздел рабочей документации «Архитектурные решения».
• Разделы рабочей документации с решениями по системам инженерно-технического обеспечения объекта.

На этапе проектирования рабочей документации

1. Уточняются и детализируются основные технические решения, принятые в проектной документации СМИС.
2. Формируются перечни основных типов оборудования подлежащих мониторингу СМИС и сообщений, передаваемых в СМИС от систем инженерно-технического обеспечения объекта.
3. Формируется перечень выходных сообщений СМИС, передаваемых в органы РСЧС.
4. Разрабатываются рабочие чертежи и приложения с решениями:
5. по интеграции и сопряжению систем инженерного обеспечения объекта со СМИС;
6. по архитектуре и составу СМИС;
7. по организации охранной системы для стойки и помещения серверной СМИС;
8. по размещению оборудования СМИС на объекте.

Внедрение СМИС на объекте

После завершения работ по разработке проектной и рабочей документации СМИС осуществляются строительно-монтажные (СМР) и пусконаладочные работы (ПНР), а также проводятся необходимые испытания системы.

1. СМР

При выполнении СМР осуществляется оснащение объекта оборудованием СМИС в соответствии с рабочей документацией.

2. ПНР

При выполнении ПНР осуществляется интеграция СМИС с системами инженерно-технического обеспечения объекта, разрабатываются алгоритмы автоматизации процессов эксплуатации и оценки рисков возникновения ЧС для объекта.

3. Индивидуальные испытания СМИС

После завершения ПНР проводятся индивидуальные испытания СМИС, при проведении которых осуществляется проверка работоспособности СМИС в режиме передачи сообщений от систем инженерно-технического обеспечения объекта, с последующим осуществлением функции по автоматизации процессов эксплуатации и оценки рисков возникновения ЧС.

4. Комплексные испытания СМИС

Следующим этапом по внедрению СМИС являются комплексные испытания, при которых осуществляется проверка передачи сигнала от СМИС в органы РСЧС.

5. Опытная эксплуатация

По завершении индивидуальных и комплексных испытаний СМИС проходит опытную эксплуатацию на предмет выявления сбоев и ошибок.

6. Ввод в постоянную эксплуатацию

В случае успешного прохождения опытной эксплуатации осуществляется окончательный этап внедрения СМИС путём ввода в постоянную эксплуатацию.

Возможности СМИС

Автоматизация процессов эксплуатации

Помимо решения задач, предусмотренных «классической» СМИС в соответствии с требованиями ГОСТ Р 22.1.12-2005, СМИС, разработанная ООО «СОДИС Лаб» в рамках выполнения положений СТО 30226569.002-2015 предусматривает автоматизацию процессов эксплуатации. Помимо эффективного и существенного облегчения работы эксплуатирующей организации на объекте, это значительно «усиливает» функцию СМИС по оценке рисков возникновения ЧС.

Автоматизация процессов эксплуатации предназначена:

• для сокращения временных и трудовых издержек деятельности по сбору и получению сведений по объекту эксплуатации, состоянию его элементов, регламентным и текущим работам, формированию документации и отчётов;
• для повышения качества предупреждения неисправностей и аварий на объекте эксплуатации;
• для повышения оперативности устранения неисправностей и аварий на объекте эксплуатации;
• для улучшения качества обслуживания пользователей объекта;
• для обеспечения возможности эффективного контроля показателей деятельности службы эксплуатации.

Подсистема контроля проведения планово-предупредительных работ по обслуживанию систем инженерно-технического обеспечения объекта выполняет следующие функции:

• осуществляет учёт, контроль проведения регламентных и внеплановых работ по техническому обслуживанию;
• осуществляет ведение реестра эксплуатационной документации и работу с эксплуатационной информационной моделью объекта;
• проводит фиксацию и контроль выполнения внеплановых работ по ремонту и техническому обслуживанию;
• формирует перечень необходимых внеплановых работ при возникновении нештатной ситуации;
• осуществляет формирование отчётности для анализа эффективности работы службы эксплуатации и проверку работы на предмет соответствия требованиям по обеспечению безопасной эксплуатации объекта.

Оценка рисков возникновения ЧС на объекте

Для оценки рисков возникновения ЧС в СМИС закладывается модель развития различных негативных сценариев. Данная модель реализовывается в виде дерева отказов. Например, СМИС фиксирует возникновение неисправностей в системах, которые отвечают за предотвращение гибели людей при пожаре: неисправности систем дымоудаления, управления вертикальным транспортом, пожарного водоснабжения, пожарной сигнализации, блокирование людей в помещениях / лифтах, блокировки доступа пожарных подразделений к очагу пожара и др. СМИС анализирует, насколько эта неисправность влияет на развитие возможных негативных сценариев. При необходимости оповещает диспетчера о высокой степени вероятности возникновения ЧС, а также выдаёт рекомендации по её предупреждению.

СМИС от «СОДИС Лаб»

В чём отличие от конкурентов?

«СОДИС Лаб» оказывает весь спектр услуг по разработке СМИС, включая: проектирование, поставку, монтаж и пусконаладку, эксплуатацию и техническое обслуживание системы мониторинга.

Наша СМИС полностью соответствует требованиям нормативных документов, успешно проходит государственную экспертизу и сдачу государственным органам. Мы успешно реализовали более полусотни проектов по созданию СМИС.

Наша СМИС выполняет не только мониторинг, но и оценку рисков возникновения ЧС на объекте, что предусмотрено ГОСТ Р 22.1.12-2005, тем самым обеспечивая должный уровень безопасности на объектах и минимизируя неблагоприятные правовые риски и последствия для застройщиков и собственников.

СМИС от «СОДИС Лаб» позволяет автоматизировать и контролировать процессы технической эксплуатации, потому что мы понимаем, что своевременное и качественное обслуживание инженерных систем — это неотъемлемая часть безопасности.

В основе программного обеспечения SODIS Building FM лежит информационная модель здания, на которой отображается состояние инженерных систем и конструкций объекта. Данная информация, собранная в одном месте, является хорошей основой для создания автоматизированной системы эксплуатации.

Используемые технические решения и продукция ООО «СОДИС Лаб» по СМИС защищены патентом и имеют сертификат соответствия.

Патент на полезную модель № 82048

Патент РФ на полезную модель от 19.12.2008 № 82048 «Структурированная система мониторинга и управления инженерными системами зданий и сооружений — СМИС»

Cертификат соответствия требованиям № 12-0001-1828

Программное обеспечение SODIS Building FM имеет сертификат соответствия требованиям ГОСТ Р 22.1.12-2005

Источник: www.sodislab.com

ИСУП как основной инструмент управления. Базовый функционал

Елена Филипова, руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»

Внедрение и развитие информационной системы управления проектами – обязательный шаг для любой КСУП. Без комфортных условий для управления, которые повысят скорость, технологичность и прозрачность процессов создание КСУП теряет всякий смысл. Именно эти цели и преследует большинство проектов по внедрению программных продуктов.

Но, к сожалению, программное решение не может подойти всем сразу, требуется долгий период адаптации, тестирования функций, проб и ошибок. С чего начать? Как определить требования к такой системе так, чтобы удовлетворить широкий круг пользователей и, вместе с тем, обеспечить базу для долговременного развития?

Постоянные функции менеджера

Проектное управление в своей основе мало отличается от просто «управления». Поэтому для проектного менеджера, в первую очередь, необходимо обеспечить те же функции, что и для обычного руководителя. Особенностью систем управления проектами является более высокий уровень инструментов для планирования и контроля исполнения. Ведь проект отличается от операционной деятельности своей срочностью, уникальностью и рисками, что требует особого внимания.

Чтобы обеспечить комфортную работу участникам проектов и при этом поддержать процессы управления, выделим и покажем основные функции ИСУП, которые одинаково применимы как при старте проектного управления, так и при высокой зрелости КСУП.

Управление исполнением

Основа основ управления – делегирование ответственности, полномочий и контроль исполнения. Поэтому для любой системы управления базовым функционалом должны быть возможности по фиксации передачи ответственности за выполнение задачи и приемке результатов, а также богатый набор инструментов для получения отчетов об исполнении в различных ракурсах. Даже не являясь руководителем проекта, я использовала ИСУП ADVANTA для управления подразделением: проводила совещания, фиксировала поручения, отслеживала статус их исполнения, хранила необходимые документы и другие артефакты. Система помогала своевременно обращать внимание на выполнение задач, просрочку и опережение, обосновывать необходимые решения и выстраивать мотивацию.

Фиксация ответственности за задачу

Задачи по ответственным с индикаторами просрочки

Группировка задач по ответственным

Приемка выполненных работ в системе

Планирование

Поскольку мы говорим о старте КСУП и, соответственно, старте ИСУП, для некоторых областей важно определить не только базовые функции, но и последовательность их внедрения. Конечно, многое зависит от устоявшихся правил, стандартов и процессов компании. Но все-таки для большинства систем логична следующая этапность в автоматизации процессов планирования:

Первым и самым востребованным уровнем планирования являются сроки реализации проектов и выполнения задач. Время – наиболее ценный ресурс, его планируют и топ-менеджеры, и функциональные руководители, и просто специалисты. При выполнении проектов и задач с множеством взаимосвязей и ответственных сложно избежать ошибок, поэтому не обойтись без специальных инструментов. В первую очередь, важно уметь группировать задачи проекта, объединять их по смыслам, расставлять приоритеты и контрольные точки. В этом поможет представление проекта в виде иерархической структуры.

Другим незаменимым инструментом ИСУП для планирования сроков является диаграмма Ганта. С ее помощью каждая роль может создать собственный план: топ-менеджмент фиксирует дорожные карты развития, руководители бизнес-направлений намечают проекты, проектные менеджеры создают этапы и задачи в расписании своих инициатив.

Диаграмма связывает события по старту и завершению работ, отражает ответственных за задачи. Большинство систем для управления проектами имеет в своем функционале диаграмму Ганта, главное – уметь настроить необходимые элементы в ИСУП. В результате этой работы будет построена основа для создания отчетов всем уровням заинтересованных сторон. Исполнители примут назначенные им задачи, заказчики смогут получать информацию о продвижении проекта по его фазам, руководство сможет контролировать достижение важных результатов в рамках портфеля.

Пример иерархической структуры работ для функциональных руководителей

Планирование сроков менеджером проекта с использованием диаграммы Ганта

Пример визуализации плана по контрольным точкам для руководства

Следующий по важности уровень планирования – бюджет. Для работы с финансами, как правило, есть отдельные системы, но они не имеют задачи по управлению проектами. На низком уровне зрелости проектного управления распределение материальных ресурсов предприятия часто производится по подразделениям (центрам финансовой ответственности), без отдельного учета проектной деятельности. То есть бюджет проекта распределен по разным участкам, при этом в бюджете каждого подразделения могут быть средства нескольких проектов по одним и тем же статьям затрат. По сути, это означает, что управление бюджетом для проекта вовсе отсутствует.

Все это может привести к возникновению ошибок и кассовых потерь, утрате контроля на высоком уровне.

Полноценная ИСУП должна обладать инструментами по работе с финансами, благодаря которым пользователям доступен анализ бюджетов в контуре проектов на основе реально совершаемых платежей. В ходе анализа можно связать поступление и расходование средств с контрольными событиями проекта: контрактами, закупками, оплатой работ, завершением пилотных испытаний и получением прибыли. ИСУП обеспечивает возможности планирования бюджета проекта, анализ финансовой информации, а в идеале и интеграцию с другими учетными системами.

Возможности интеграции ИСУП дают основу для контроля финансов в оперативном режиме. То есть при совершении оплаты или поступлении платежа по проекту эта транзакция может сразу передаваться в систему управления проектами. Такие условия управления дают возможность немедленного выявления экономии и рисков недостатка средств по портфелю, в целом.

Не секрет, что бюджет проекта может несколько раз корректироваться – возникают дополнительные требования, принимаются решения о важных дополнениях и изменениях, отражается воздействие внешних факторов. Сложно удерживать во внимании, насколько изменение бюджета каждой задачи или проекта повлияет на выполнение сводного бюджета, и является ли такое изменение угрозой для достижения целей. Используя возможности ИСУП, можно регулярно отслеживать критичные отклонения бюджета, и на основании этих данных принимать решения о корректировке содержания проектов, снижении требований к качеству или остановке каких-либо работ.

Пример работы с бюджетом в ИСУП

Пример отчета доходов и расходов проекта по статьям затрат

Пример отчета по контролю расходования бюджета проекта

Еще одним востребованным инструментом управления является анализ загрузки исполнителей. Этот инструмент необходим при дефиците трудовых ресурсов, когда важно корректно распределить объем работ на исполнителей и спрогнозировать назначение задач на следующий период. Такие виды анализа используются на уровне проектов и задач и наиболее сложно реализуемы.

Дело в том, что в умении правильно рассчитывать нагрузку недостаточно иметь только инструмент для управления, требуется иной уровень культуры и самих исполнителей. Для распределения и подсчета загрузки персонала понадобится точное планирование работ, принятие ответственности исполнителя за соблюдение сроков, регулярный сбор фактически затраченного времени (таймшит) и соответствующая мотивация за просрочку.

Каждый день или еженедельно по всем задачам в контуре ИСУП каждый исполнитель должен передавать сведения о времени, затраченном на выполнение конкретных задач. Все руководители обязаны регулярно анализировать исполнение, находить возможности для оптимизации, проверять корректность данных от своих сотрудников.

На такой формат взаимодействий способна не всякая организация и на верхнем, и на нижнем уровне управления. Однако, если готовность реализовать такие функции все же есть, наличие в ИСУП инструментов для планирования трудозатрат и сбора фактических значений переводит управление компанией на новый этап. Тогда в системе появляются и планы загрузки, и регулярно собираются данные по фактически затраченному времени. А, значит, появляется возможность для точного планирования деятельности, снижаются риски недостатка ресурсов, сокращаются простои в работе.

Сбор фактически затраченного времени по работам в ИСУП

Примеры отчетов для контроля загрузки исполнителей

В последующей публикации мы подробно остановимся на таких незаменимых в проектной деятельности инструментах как коммуникации и документооборот, сбор и хранение информации, аналитика и отчетность.

Источник: www.advanta-group.ru