Устав проекта в строительстве это

Не спешите запускать проект, когда имеете лишь общее представление, что вас ждет впереди и как к этому двигаться. Потратьте время на создание документа, который станет и верным компасом, и бесценной шпаргалкой!

Устав проекта (УП) разъясняет,
в каком направлении будет идти ваша компания и зачем,
что изменится и какие риски при этом возникнут.

Этот документ не только содержит базовую информацию, но и отражает общее видение стейкхолдеров.

УП обычно создается на самой ранней стадии проекта, еще до формирования проектной команды (ПК). Обычно он составляется совместно с другими участниками проекта и передается на финальное рассмотрение стейкхолдерам. В большинстве случаев устав подписывается спонсорами.

Что такое устав проекта

Можно написать документ на несколько десятков страниц, наполнив его всевозможными деталями, однако вряд ли вы захотите потом это перечитывать. Поэтому лучше все вместить максимум в 3-5 страниц, идеально — 1-2 страницы.

Как пример, устав проекта может выглядеть как текстовый документ, Google-документ или презентация. Также он может выглядеть как задача с метками «Документы» и «Стратегическая» в программе управления проектами Worksection:

Создание устава проекта

Что проясняет УП?

• Какой специалист становится проектным менеджером (ПМ) и какой его круг полномочий
• Цель проекта и его связь с деловыми показателями
• Кем одобрен проект и кто будет его финансировать
• Состав проектной команды, требования и ожидания от проекта, ответственность каждого из его участников
• Критерии успеха

Когда создается УП?

Перед запуском проекта. В это же время с ним должны ознакомиться стейкхолдеры.

Кто разрабатывает и одобряет УП?

Разработкой УП обычно занимаются опытные ПМ. Документ одобряется спонсором проекта.

Что должно содержаться в УП?

• Обзор и обоснование
• Требования и цели
• Имена ПМ, спонсоров, стейкхолдеров
• Состав ПК
• Информация о вовлеченных сторонах
• Риски, ограничения, сильные и слабые стороны, возможности и угрозы
• Ожидаемые показатели
• Распределение обязанностей между каждым участником
• Все доступные и требуемые ресурсы
• Методологии, которые будут использоваться
• Стратегии коммуникации
• Бюджет и сроки
• Расписание
• Ключевые показатели эффективность (KPI) для измерения успешности

Разработка устава проекта

Шаг 1. Определите конечную цель.

Составьте список от 3 до 5 целей поменьше, которые нужно достигнуть в ходе проекта. Убедитесь, что они конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные во время — то есть соответствуют критериям SMART.

Проанализируйте, как проект может повлиять на бизнес-показатели организации.

Устав проекта. Содержание и пример

Шаг 2. Создать организационную структуру.

Определите конечных пользователей, стейкхолдеров, спонсоров, проектного менеджера, участников проектного комитета и проектной команды. Теперь вы сможете создать организационную структуру для проекта.

В Worksection всех их можно внести учасниками или гостями (статус, удобный для заказчиков, спонсоров и стейкхолдеров) в проект.

Шаг 3. Подготовить план имплементации УП.

Перечислите этапы и процессы во время жизненного цикла проекта. Отметьте ключевые точки и зависимости между процессами. Составьте список с необходимыми ресурсами: оборудованием, ПО, материалами.

Шаг 4. Предусмотрите риски и проблемные моменты.

Если они возникнут, вы уже будете готовы и будете знать, как минимизировать их влияние.

3 главные причины, почему без устава ваш проект рискует провалиться

8 вопросов для создания более эффективного УП

1. Было ли потрачено достаточно времени и сил, чтобы понять необходимость запуска проекта? Иначе вы не определите ключевые элементы и цели при составлении УП.
2. Имеется ли четкая связь со стратегическими целями компании? Проект принесет пользу, если он имеет логику в глобальной миссии организации.
3. Какую ценность проект принесет для собственников и руководства? Как он вписывается в бизнес-цели компании?
4. Было ли описание проекта понятно составлено? Когда есть точные показатели для бюджета, сроков, качества, то будет намного легче отобразить более развернутую картину для стейкхолдеров, спонсоров проекта и ПК.
5. Цели реалистичные и досягаемые? В обратном случае нет смысла дарить ложные надежды стейкхолдерам и спонсорам.
6. Каковы риски для организации, если не запускать проект? Если они минимальные, тогда нужно проанализировать, стоит ли реализовать новую идею. Либо существующие внутренние и внешние риски напротив подталкивают быстрее начать проект.
7. Доступны ли требуемые ресурсы? Если нет, то планирование проекта было неудачным. Даже если необходимые ресурсы имеются у компании, нужно предусмотреть нежелательные ситуации при анализе рисков.
8. Как реалистично измерить успешность проекта? KPI должны быть пересмотрены, если необъективно отражают прогресс проекта.

Как в Worksection создать устав?

Сперва создайте проект , придумайте для него название соответственно целям. С помощью меню « Пригласить в проект » пригласите пользователей , которые помогут вам создать устав. Заполните поля с информацией об участниках проекта: имя, фамилия, e-mail, отдел.

Теперь создавайте задачи , которые соответствуют 3-5 целям вашего проекта, упомянутым в уставе. Выбирайте меню «Поставить новую задачу», добавьте ее подробное описание : к чему вы стремитесь, какие критерии успешности, есть ли привязка к другим целям.

Далее установите приоритет задачи, назначьте ответственного за выполнение, укажите сроки и затраты.

Определите круг подписчиков для каждой из задач — кого-то она касается прежде всего, а кого-то наоборот мало интересует. При необходимости прикрепляйте файлы и устанавливайте метки для отслеживания выполнения.

Чтобы завершить создание задачи, нажмите «Создать задачу». Если нужно разбить задачу на несколько подзадач, вы можете сразу добавить в режиме «Пакетного добавления задач».

Вы можете настраивать вид задач в Worksection, сортировать их по приоритетности, ответственным лицам, меткам и др. Также удобно отслеживать, как продвигается выполнение задач в целом и какую часть из запланированного бюджета уже потрачено.

Источник: worksection.com

Процесс проектной деятельности: документ Устав проекта

В данной статье разберем такой важный документ для проектного управления, как Устав проекта. Рассмотрим, что это за документ. Кто и для чего его создает? На каких проектах он необходим? А на каких можно без него обойтись?

1. Запуск нового проекта. Что такое устав проекта и для чего он нужен

Понятия и определения

Прежде всего давайте определимся с терминологией, что значит слово – «устав». Словарь Ожегова дает нам следующее определение: установленный государством или каким-нибудь органом свод правил, регулирующих какую-нибудь деятельность

Применительно к проектной деятельности Устав проекта (Project charter) – это документ официально санкционирующий проект, дающий полномочия проектному менеджеру использовать организационные ресурсы и фиксирующий основные процедуры управления проектом. Также по Уставу проекта происходит оценка успешности проекта.

Для чего создается

Руководство PMBOK разъясняет, что процесс реализации проектов начинается с создания Устава. В данном документе дано четкое определение начала проекта и границ проекта, создание формальной записи о проекте и прямой способ для высшего руководства формально принять проект и приступить к нему. В российских условиях к Уставу проекта прилагается Приказ о начале проекта, который формально его запускает в работу.

Разработка и утверждение документа

Устав проекта могут разрабатывать: менеджер проекта или команда проекта; инициатор проекта; спонсор проекта; представитель внешней стороны (подрядчик проекта).

Устав проекта может утверждать: инициатор проекта; спонсор проекта; представитель внешней стороны, связанной с проектом. В любом случае это должно быть лицо, имеющее полномочия по принятию основных решений по проекту, включая его финансирование. Подписание Устава у заинтересованных сторон – это индикатор того, действительно ли они заинтересованные в данном проекте.

2. 1С Проектное управление: из чего состоит устав проекта

Типовой устав проекта содержит следующие пункты:

· Термины и определения

· Вводная часть: назначение документа, область действия, порядок внесения изменений, контрольные процедуры

· Краткое резюме проекта: наименование и участники проекта, ответственность сторон, сроки начала и окончания проекта

· Содержание проекта: цели, задачи и результат проекта

· Заинтересованные стороны проекта

· Параметры проекта: оценка стоимости и сроков

· Допущения и ограничения: функциональный, организационный и методологический объем проекта

· Организационная структура проекта: орг. структура, роли и обязанности сторон; выделение ресурсов (сотрудников) на проект

· Управление качеством: процедура рецензирования документов; процедура утверждения результатов проекта

· Ключевые документы проекта: план-график работ по проекту; формат протокола интервью (встречи); протокол сдачи-приемки результатов работ; статус-отчет о проекте

· Условия выполнения проекта

· Проектные процедуры: организационные процедуры; процедура управления изменениями; процедура управления рисками; процедура урегулирования спорных вопросов

3. Когда для реализации проекта необходимо создавать Устав

В каких случаях не нужен Устав проекта

Четких критериев наличия или отсутствия Устава проектов в руководстве PMBOK® нет, поэтому организации должны этот момент определить самостоятельно. Если следовать формальному определению проектной деятельности, то значительный объем различных действий сотрудников предприятия можно отнести к проектной деятельности, т.к. это мероприятия, ограниченные во времени, с четким планируемым результатом. Однако для приема нового сотрудника, или закупки нового авто для директора компании Уставы обычно не сочиняются.

Для начала нужно отметить, что Устав проекта — это достаточно сложный документ, на создание и утверждение которого тратится от 2 до 5 рабочих дней. Соответственно, если у Вас проект длительностью 1-2 человеко-месяца, то вряд ли имеет смысл тратить время сотрудников для создания Устава проекта.

Подобные мини-проекты проще оформить приказом по предприятию, изложив там: участников, цели, задачи и результаты проекта, а также сроки и размер выделяемых средств. Процедурные моменты могут решаться на предприятии в ходе обычных совещаний. При этом вероятность наступления рисковых событий незначительна на коротком промежутке времени.

Однако, если короткий проект стоит для компании значимых средств, то управление риском имеет смысл продумать. При этом документ Устав проекта не создавать, а подготовить отдельный План управления риском проекта.

Также обычно Устав проекта не создается для строительных проектов, поскольку эта деятельность регламентирована именно с точки зрения проектного управления. При этом используется своя отраслевая терминология, имеющая глубокие исторические корни.

Нет смысла готовить Устав проекта, если у компании-заказчика имеется единственный внешний исполнитель, он же подрядчик и сотрудники компании заказчика слабо задействованы в данном проекте. В этом случае все значимые моменты, указанные в пункте Содержание Устава проекта (см. выше) находят отражение в договорных документах, подписываемых с Подрядчиком.

В каких случаях нужен Устав проекта

В случае, если в проекте участвует значительное (более 3 человек) количество сотрудников, как со стороны Заказчика, так и со стороны Подрядчика, технологии управления проектами определяют необходимость создания Устава проекта, хотя бы для того, как все эти люди должны взаимодействовать друг с другом в ходе осуществления проекта (см. Проектные процедуры и Орг. структура проекта).

При этом следует иметь в виду, что договор с подрядчиком написан юридическим языком, а Устав обычно пишется на языке, понятном участникам проекта. Таким образом Устав может дополнять договор и служить внутренним документом для команды и заказчика, понятном сотрудникам, участвующим в проекте. При этом Устав проекта не может заменить договор (в случае привлечения внешней стороны к проекту), поскольку при его создании не предлагаются вознаграждение или деньги, и не происходит обмен.

Еще одним плюсом создания документа Устав проекта является то, что в многих крупных компаниях без наличия Устава проекта проект не считается официально признанным в компании (когда имеется много внутренних проектов). В этом случае можно говорить о сложившейся корпоративной культуре управления проектами.

Дополнительно следует отметить, что Устав проекта составляется совместно с другими участниками проекта и передается на финальное рассмотрение и утверждение стейкхолдерам. Таким образом, работа над составлением Устава проекта приводит к тому, что:

· У менеджера проекта достаточно полномочий, а проекта — ресурсов;

· По всем участникам проекта зафиксированы ожидания от проекта;

· Четко описаны цели и задачи проекта, с учетом долгосрочных целей компании.

Подводя итоги, нужно отметить, что Устав, как отдельный документ, нужен для проектов:

· Длительных (от 2-3 месяцев) – вероятность наступления рисковых событий становится более 50%. В этом случае нужно описать риски проекта, а также процедуры управления риском.

· С большим количеством заинтересованных лиц, преследующих свои цели в рамках одного предприятия. Например, есть Спонсор проекта (собственник, управляющая компания или один из совладельцев компании), Заказчик проекта (Операционный/Финансовый директор), Владельцы ресурсов (руководители подразделений, делегирующих в проект свой персонал) – интересы всех групп нужно учесть, цели и задачи по каждому описать в Уставе.

· С большим количеством задействованных специалистов (внутренних и внешних) – нужно описать процедуры их взаимодействия между собой.

· Сложных по содержанию (как правило многие IT-проекты), значительно меняющих бизнес-процессы компании-заказчика – возникают особые требования к контролю качества работ (получаемых результатов), соответственно есть необходимость в описании данных процедур, что не всегда можно сделать в рамках договора (если он вообще есть).

· Дорогих по стоимости (критерий субъективный) – нужна оценка стоимости и сроков проекта, а также прозрачные процедуры управления изменениями и урегулирования спорных моментов. Чтобы компания не понесла убытков от проекта или вовремя его прекратила.

В заключение хотелось бы сказать, что практика управления проектами активно развивается в нашей стране. Наши сотрудники активно адаптируют различные методики в своей работе.

4. Комментарии по содержанию Устава проекта

Вводная часть

Обычно есть прямое указание, что данный документ является обязательным к использованию в рамках данного проекта, и имеет более высокий приоритет, чем другие внутренние нормативные документы предприятия — «исполнение положений Устава обязательно всеми членами Рабочей группы Заказчика и рабочей группы Исполнителя».

«Изменения в документ вносятся в соответствии с процедурой управления изменениями». «Изменения могут быть вызваны изменением целей, масштаба проекта, методики работы, организационной структуры проекта…».

Краткое резюме проекта

· юридические реквизиты и наименования участников проекта;

· основания для привлечения сторонних подрядчиков – юридических лиц (ссылка на договора подряда/оказания услуг).

Также в этом пункте подробно расписывается ответственность Заказчика, Исполнителя и других выделенных участников проекта – «Заказчик отвечает за …», «Исполнитель отвечает за . »

Сроки начала и окончания проекта указываются с точностью до календарного дня. Соответственно к этому моменту у рабочей группы занимающейся разработкой Устава проекта должен быть хотя бы черновик календарно-ресурсного плана проекта, возможно сделанный по крупным блокам работ.

Содержание проекта

Обычно цели, задачи и результат (выход) проекта переносятся один в один из договора с внешним подрядчиком (если привлекается на данном проекте). В любом случае проекты в компании не появляются спонтанно. И данные моменты, как правило, неоднократно проработаны на совещаниях разного уровня.

При этом понятно, что в ходе подготовки Устава проекта цели/задачи/результат могут меняться, т.к. к работе привлекается подрядчик со своим видением и опытом работ в данной области.

Заинтересованные стороны

«Заинтересованная сторона — лицо, группа или организация, которая может влиять, на которую могут повлиять или которая может воспринимать себя подвергнутой влиянию решения, операции или результата проекта».

«Выявление заинтересованных сторон, понимание относительной степени их влияния на проект и уравновешивание их требований, потребностей и ожиданий является критически важной задачей для успеха проекта». «Важной составляющей обязанностей руководителя проекта является управление ожиданиями заинтересованных сторон»

Под заинтересованными сторонами обычно подразумеваются сотрудники со стороны Заказчика, Исполнителя. Информация обычно представляется в таблице (см. Таблица 1)

Таблица 1 — Заинтересованные стороны проекта

Параметры проекта: оценка стоимости и сроков

Оценка по стоимости проекта обычно берется из договора с подрядчиком и указывается в виде фиксированной суммы.

Оценка по срокам (см. Таблица 2) указывается на основании календарно-ресурсного плана проекта, который может быть оформлен в виде приложения к договору оказания услуг. Важно для целей проекта указать – вехи проекта

Таблица 2 — Пример оценки по срокам

Допущения и ограничения: функциональный, организационный и методологический объем проекта

Данный пункт очень важен для успешного завершения проекта, т.к. все стороны проекта должны понимать границы проекта, что исполнитель точно делает, что точно не делает.

В одном из первых моих договоров на внедрение информационный системы, заключенном 15 лет назад, была такая фраза «и другие работы по требованию Главного бухгалтера Заказчика». Как Вы понимаете, совершенствовать программный продукт, бизнес-процессы можно бесконечно. Поэтому мне сильно повезло, что руководство Заказчика согласилось закрыть контракт, после выполнения оговоренного объема работ.

Также в данном пункте прописывается на какой территории будут производится работы, описываются требования к помещению и инфраструктуре, которые должен предоставить Заказчик.

Риски проекта

Важный и сложный пункт Устава проекта, требующих рассмотрения в отдельной статье.

Управление качеством

В общем виде управление качеством проекта включает в себя процессы и действия, для того чтобы проект удовлетворял те потребности, ради которых он был предпринят.

В данном пункте стороны описывают процедуры:

1. Планирования управления качеством (до начала проекта) — определение требований для проекта и представляемых результатов, документирование демонстрации соответствия стандартам качества.

2. Обеспечения качества (по ходу проекта) – процедуры проверки соблюдения требований к качеству для обеспечения использования соответствующих стандартов качества.

3. Контроль качества (по ходу проекта) – «мониторинг и документирования результатов действий в области качества для оценки исполнения и вынесения рекомендаций относительно необходимых изменений».

Проектные процедуры: организационные процедуры; процедура управления изменениями; процедура управления рисками; процедура урегулирования спорных вопросов

Данные пункты Устава проекта важны, т.к. позволяют значительно снизить риски неуспешного завершения проекта из-за изменений:

· Состава работ, либо перечня услуг;

· Сроков Проекта, отраженных в Договоре;

Подробно расписываются процедуры, которые должны сделать сотрудники Заказчика и Исполнителя в случае наступления тех или иных событий. Четкое соблюдение установленных правил позволяет получить запланированный результат проекта в установленные сроки и с заявленной стоимостью.

Специалист компании ООО «Кодерлайн»

Вас могут заинтересовать следующие статьи:

94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) —> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) —>

Вас могут заинтересовать следующие вебинары:

Планирование [1] => Управление проектами [2] => Закрытие месяца [3] => Продажи [4] => 1С: CRM [5] => Отчеты в 1С [6] => 1С:Управление производственным предприятием [7] => Моделирование [8] => 1С:Комплексная автоматизация [9] => Интеграция 1С [10] => Налоги [11] => Внедрение ERP [12] => Сравнение конфигураций [13] => Лизинг [14] => Оптимизация [15] => 1С:Зарплата и Управление Персоналом [16] => 1С: ERP [17] => Внедрение [18] => 1С:Бухгалтерия [19] => Производство [20] => Бюджетирование [21] => Оценка задач [22] => Программные права [23] => МСФО [24] => 1С: Конвертация данных [25] => Перенос данных [26] => Финансовый учет [27] => Конвертация данных [28] => Обмен между базами [29] => Лицензии 1С [30] => Бесшовная интеграция [31] => Бурение скважин [32] => Отчетность [33] => 1С: Розница [34] => 1С: Управление торговлей [35] => HTTP [36] => 1С: Университет [37] => Отпуск [38] => 1С:Управление холдингом [39] => БУ [40] => com-объекты [41] => Как сделать в 1С [42] => Корпоративное сопровождение [43] => РСБУ [44] => 1С:Управление корпоративными финансами [45] => Администрирование 1С [46] => 1С: Договорчики [47] => 1С:Управление ремонтами и обслуживанием оборудования [48] => 1С: Колледж [49] => Правила обмена [50] => 1С: Интеграция [51] => LINUX [52] => WEB [53] => 1С: Документооборот [54] => Excel [55] => ADO [56] => Техническое задание [57] => Ценообразование [58] => Битрикс24 [59] => MS SQL Server [60] => Блокировки в 1С [61] => БСП [62] => Расширение конфигурации [63] => СКД [64] => Word [65] => WEB-сервисы 1С [66] => Программирование в 1С [67] => Проводки 1С [68] => 1С: WMS Управление складом [69] => 1С:Управление нашей фирмой [70] => 1С: Сценарное тестирование [71] => 1С: Аренда и управление недвижимостью [72] => 1С:Управление автотранспортом [73] => 1С: Платформа ) —>

Источник: www.koderline.ru