В течение какого времени хранится проектная документация по капитальному строительству

Содержание

Подборка наиболее важных документов по вопросу Срок хранения проектной документации нормативно-правовые акты формы статьи консультации экспертов и многое другое.

ГОСТ Р 21.1003-2009
Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации

Распространяем нормативную документацию с 1999 года. Пробиваем чеки, платим налоги, принимаем к оплате все законные формы платежей без дополнительных процентов. Наши клиенты защищены Законом. ООО «ЦНТИ Нормоконтроль»

Наши цены ниже, чем в других местах, потому что мы работаем напрямую с поставщиками документов.

Способы доставки

Срочная курьерская доставка (1-3 дня)
Курьерская доставка (7 дней)
Самовывоз из московского офиса
Почта РФ

Устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций-разработчиков. Стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на строительство зданий и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения. Стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны. На основе стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота организации.

Рекомендуется использовать вместо ГОСТ 21.203-78 (ИУС 3-2010)

Дата введения	01.03.2010
Добавлен в базу	01.09.2013
Актуализация	01.01.2021

30.11.2009	Утвержден	Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии	526-ст
Разработан	ОАО Ленморниипроект
Разработан	ОАО ЦНС
Издан	Стандартинформ	2010 г.

ГОСТ 2.001-93Единая система конструкторской документации. Общие положения. Заменен на ГОСТ 2.001-2013.
ГОСТ 2.004-88Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.102-68Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов. Заменен на ГОСТ 2.102-2013.
ГОСТ 2.301-68Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ 2.501-88Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения. Заменен на ГОСТ 2.501-2013.
ГОСТ 2.503-90Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений. Заменен на ГОСТ 2.503-2013.
Федеральный закон 184-ФЗО техническом регулировании
ГОСТ 28388-89Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения
ГОСТ Р 51141-98Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Заменен на ГОСТ Р 7.0.8-2013.
ГОСТ Р 1.0-2004Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения. Заменен на ГОСТ Р 1.0-2012.
ГОСТ 2.051-2006Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения. Заменен на ГОСТ 2.051-2013.
ГОСТ Р 21.1002-2008Система проектной документации для строительства. Нормоконтроль проектной и рабочей документации
ГОСТ Р 21.1101-2009Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации. Заменен на ГОСТ Р 21.1101-2013.
ГОСТ Р 21.1001-2009Система проектной документации для строительства. Общие положения
Федеральный закон 125-ФЗОб архивном деле в Российской Федерации
Показать все

Чтобы бесплатно скачать этот документ в формате PDF, поддержите наш сайт и нажмите кнопку:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

НАЦИОНАЛЬНЫЙ
СТАНДАРТ
РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ

ГОСТ Р
21.1003-
2009

Система проектной документации
для строительства

УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПРОЕКТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ

Москва
Стандартинформ
2010

Предисловие

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов Российской Федерации — ГОСТ Р 1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»

Сведения о стандарте

1. РАЗРАБОТАН Открытым Акционерным обществом «Центр методологии нормирования и стандартизации в строительстве» (ОАО «ЦНС») и Открытым акционерным обществом «ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ» по проектированию, изысканиям и научным исследованиям в области морского транспорта (ОАО «ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ») при участии специалистов других организаций

2. ВНЕСЕН Управлением технического регулирования и стандартизации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

3. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30 ноября 2009 г. № 526-ст

4. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок — в ежемесячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет

1. Область применения. 2

2. Нормативные ссылки. 2

3. Термины и определения. 3

4. Общие положения. 4

5. Учет и хранение подлинников. 5

5.1. Прием подлинников. 5

5.2. Регистрация и учет подлинников. 5

5.3. Хранение подлинников. 7

5.4. Порядок выдачи подлинников. 8

6. Восстановление подлинников. 8

7. Учет и хранение копий документов. 9

Приложение А. Карточки учета документации. 10

Приложение Б. Пример заполнения граф карточки учета по форме 1. 13

Приложение В. Журнал регистрации разрешений на внесение изменений. 13

Приложение Г. Образцы штампов по учету и обращению документов, выполненных в бумажной форме. 14

Приложение Д. Форма 4 — Акт о списании проектных документов. 15

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система проектной документации для строительства

УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

System of design documents for construction.
Registration and storage rules of design documentation

Дата введения — 2010-03-01

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций-разработчиков.

Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на строительство зданий и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения.

Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота организации.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 21.1101-2009 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации

ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.051-2006 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.102-68 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения

ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и/или по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения

3.1 В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 21.1001, ГОСТ Р 21.1101, ГОСТ 2.051, а также следующие термины с соответствующими определениями:

электронный документ: Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством.

проектный документ: Составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение.

В бумажной форме — документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль. В электронной форме — электронные документы, оформленные установленными электронными цифровыми подписями и предназначенные для получения с них копий.

3.1.4 единица хранения документации: Учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько проектных или иных технических документов, имеющих разные обозначения.

Примечание — К иным техническим документам, не входящим в состав проектной и рабочей документации, отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, предпроектная документация, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений; расчеты, полученные от заказчика исходные данные, другие виды документации, подлежащей учету и хранению.

единица учета архивных документов: Единица измерения количества зарегистрированных документов в архивной службе.

инвентарный номер: Номер регистрации документа в службе хранения.

4. Общие положения

4.1. В соответствии с Федеральным законом [1] организации должны обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание архивов в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Право собственника архива независимо от форм собственности охраняется в соответствии с Федеральным законом [1].

4.2. Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учетом подлинников документов, находящихся на временном хранении в архивах организаций, а также их отбор на постоянное хранение осуществляется в соответствии с Федеральным законом [1].

4.3. Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии со сроками хранения, установленными федеральным органом исполнительной власти в перечне [2].

4.4. Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее — подлинники) подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) документации.

4.5. В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:

— подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами;

— копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение;

— копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями;

— разрешения на внесение изменений;

— документацию повторного применения (типовую).

4.6. В соответствии с ГОСТ 2.102 бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии.

Учет и хранение документов в бумажной и/или электронной форме является частью процесса управления документацией организации. Перечень функций, организационную структуру, порядок и условия документооборота устанавливает организация.

Учет и хранение подлинников документов, выполненных в бумажной и/или электронной формах, ведется в соответствии с требованиями раздела 5.

4.7. В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил:

— проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;

— документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004;

— снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);

— документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц;

— преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);

— документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

— документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;

— взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.

Примечание — Порядок оформления электронных документов электронно-цифровыми подписями (ЭЦП), информационно-удостоверяющими листами или иными аналогами собственноручных подписей устанавливает организация-разработчик.

4.8. При выпуске новых подлинников и передаче их другой организации следует учитывать требования новых, пересмотренных и измененных стандартов Системы проектной документации для строительства (СПДС) и Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

5. Учет и хранение подлинников

5.1. Прием подлинников

5.1.1. Принимаемые на хранение подлинники документов, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест; нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.

Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.

5.1.2. При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:

— наличие установленных подписей и дат, в том числе подписей специалистов, осуществляющих нормоконтроль проектной и рабочей документации;

— правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов по ГОСТ Р 21.1101;

— правильность заполнения информационно-удостоверяющих листов одного или нескольких электронных документов, наличие электронных цифровых подписей или иных аналогов собственноручных подписей.

Примечание — Решение по выбору вида носителя документа, характера его использования, оформления и удостоверения подлинными подписями, электронно-цифровыми подписями, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей принимает разработчик документации.

5.2. Регистрация и учет подлинников

5.2.1. Все подлинники документов, принятые на хранение, регистрируют (учитывают) автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную).

5.2.2. При регистрации заполняют следующие реквизиты:

— инвентарный номер документа;

— число листов в документе;

— формат документа по ГОСТ 2.301, приведенный к формату А1;

— кем выпущен документ;

— подпись о приемке документа на хранение;

— примечание (при необходимости).

При ручной регистрации подлинников перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге, выполняемой на бумажном носителе по форме 1 приложения 3 ГОСТ 2.501. При автоматизированной регистрации инвентарную книгу выполняют в электронной форме.

5.2.3. Для регистрации подлинников проектной, рабочей и иной технической документации ведут, как правило, отдельные инвентарные книги. При этом инвентарные номера не должны повторяться. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников проектной и рабочей документации.

5.2.4. Инвентарный номер присваивают подлиннику каждого проектного документа, являющегося единицей учета документации, независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.

1. За единицу учета документации, как правило, принимают:

— для проектной документации — текстовые и графические документы, сброшюрованные в том (папку);

— для рабочей документации — графические и текстовые документы, имеющие самостоятельное обозначение;

— для иной технической документации — сброшюрованный том текстовых и/или графических материалов, имеющих свое наименование, шифр или обозначение.

2. При регистрации документов в электронной форме в графе «Примечание» инвентарной книги указывают формат файла.

3. При регистрации документов в бумажной форме в графе «Примечание» указывают сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника.

4. Подпись о приемке на хранение текстового документа, содержащего, в основном, сплошной текст, приводится только на следующем после титульного листе, в соответствующей графе на поле для подшивки (для документов с основными надписями) или в другом установленном организацией месте (для документов, выполненных без основных надписей).

5.2.5. В подлиннике документа, состоящего из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. Изменения, вносимые в подлинники электронных документов, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа согласно ГОСТ 2.503.

5.2.6. Если подлинники нескольких документов скомплектованы в том (альбом) или папку, инвентарный номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение.

5.2.7. Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, папку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные обозначения. В этом случае тому, альбому или папке (как архивному документу) присваивают один инвентарный номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки. Для регистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга.

5.2.8. Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику.

При замене всех листов подлиннику документа присваивают новый инвентарный номер.

5.2.9. Для текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей, дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и наименование файла документа указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа.

5.2.10. Одновременно с регистрацией подлинников документов должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме, или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.

Примечание — При автоматизированной регистрации инвентарные номера могут быть присвоены до приемки подлинника в архив.

5.2.11. По каждому подлиннику, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет выданных заказчику копий, внесение изменений).

Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 1, 1а, 2 приложения А. Карточки учета, как правило, имеют лицевую и оборотную стороны, графы которых заполняют в порядке, приведенном в приложении А.

5.2.12. На карточках учета документации по формам 1, 1а регистрируют подлинники документов на строительство зданий и сооружений.

5.2.13. На карточках учета по форме 2 регистрируют подлинники типовой проектной (повторно применяемой рабочей) документации на изготовление строительных конструкций, изделий и узлов, не относящихся к конкретному зданию или сооружению. Допускается использовать форму 3 для учета подлинников документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей.

5.2.14. Пример заполнения граф карточки учета по форме 1 приведен в приложении Б.

5.3. Хранение подлинников

5.3.1. Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации могут храниться в бумажной и электронной форме.

Подлинники текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и несброшюрованном виде (полистно) — в папках.

Комплектование и брошюровку документации, сдаваемой и принимаемой на хранение, осуществляют согласно требованиям ГОСТ Р 21.1101.

Подлинники графических документов в бумажной форме на листах формата А1 и менее хранят в развернутом виде. Подлинники формата более А1 рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

5.3.2. Допускается хранить подлинники документов в сложенном на формат А4 или A3 виде (в жестких папках) в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501. На папке указывают инвентарные номера содержащихся в ней документов.

5.3.3. Подлинники документов в бумажной форме допускается хранить:

— в порядке возрастания их инвентарных номеров. Внутри папки с одним инвентарным номером чертежи располагают и хранят в порядке возрастания номеров листов, без учета форматов;

— по объектам — в порядке возрастания обозначений документов (по основным комплектам рабочих чертежей (маркам) и прилагаемым к ним документам);

— в другом установленном организацией порядке.

5.3.4. Подлинники документов в электронной форме хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях — по возрастанию обозначений документов в пределах объекта проектирования. Условия хранения документов на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию.

Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование. Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация-разработчик.

5.3.5. Подлинники аннулированных и замененных документов в бумажной форме хранят отдельно от действующих документов сложенными на формат А4 или A3 в специально отведенных папках. Подлинники аннулированных и замененных электронных документов хранят отдельно от применяемых подлинников.

5.4. Порядок выдачи подлинников

5.4.1. Подлинники документов выдают для внесения изменений или восстановления подлинников, пришедших в негодность.

Выдачу подлинников для внесения в них изменений проводят на основании разрешения на внесение изменений, под расписку и/или по абонентской карточке (применительно к формам 3 и 3а приложения 3 ГОСТ 2.501).

Журнал регистрации разрешений на внесение изменений выполняют по форме 3 приложения В.

5.4.2. Выдачу подлинников для восстановления проводят по распоряжению руководителя (или его заместителя) организации — держателя подлинника.

5.4.3. Перед внесением изменений или восстановлением подлинника документа в бумажной форме с него выполняют архивную копию, на которой ставят штамп «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» в соответствии с рисунком Г.7 (приложение Г). Ниже штампа указывают причину и ставят дату принятия на хранение архивной копии документа.

В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают. Их хранят отдельно от других копий в папках (альбомах) или на электронном носителе (жестком диске).

В случае если документы выполнены автоматизированным способом и подлинники документов в электронной форме хранятся в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях, архивную копию не выполняют.

Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (букву «К», цифру или др.)

5.4.4. При аннулировании подлинника документа на всех аннулированных листах этого подлинника ставят штамп «АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН . РАЗРЕШЕНИЕ № . от . » в соответствии с рисунком Г.2 (приложение Г). Если аннулирование проводится без замены, слово «заменен» в штампе зачеркивают.

5.4.5. Если взамен подлинника на хранение поступает другой вид документа, оформленный подлинными установленными подписями, например, копия, оригинал и т.д., то этот документ хранят на правах подлинника. На первом листе такого документа должен быть поставлен штамп «ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА» в соответствии с рисунком Г.3 (приложение Г).

5.4.6. Подлинники аннулированных и замененных документов хранят отдельно от действующих документов, уложенными по возрастанию обозначений.

6. Восстановление подлинников

6.1. Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника по форме 4 приложения Д. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.

6.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

6.3. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:

— размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;

— порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

6.4. В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

6.5. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».

6.6. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного бумажного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

«Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

«Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

6.7. Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.

6.8. Восстановленный бумажный подлинник документа должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника документа должна быть надпись тушью или штамп: «Восстановленный подлинник № . » с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

6.9. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ № . » в соответствии с рисунком Г.1 (приложение Г) с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

7. Учет и хранение копий документов

7.1. В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организацией и субподрядными организациями в бумажной и электронной формах.

7.2. Копии проектных документов, выполненных субподрядными и другими организациями, хранят уложенными в папки или переплетенными в тома — отдельно по каждому зданию (сооружению) или по каждой организации.

В каждую папку (том, альбом), а также в каждую единицу учета электронного документа включают лист (листы) «Содержание», которое выполняют в соответствии с ГОСТ Р 21.1101, с перечислением находящихся документов в последовательности их расположения.

7.4. Складывание копий документов в бумажной форме на формат А4 производят в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501.

7.5. Копии документов в бумажной форме, сдаваемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон, не затрудняющий чтение документа. На копиях документов должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате и оригинале линии, буквы, цифры и т.п.

Рабочие копии документов предназначены для обслуживания производственных подразделений. Число рабочих учтенных копий и места их хранения (выдачи — приемки) устанавливает организация.

7.6. При приемке копий документов в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.

При приемке копий документов в электронной форме проверяют соответствие объема копии документа заявленному объему этой копии в байтах/килобайтах и наличие в реквизитной части соответствующего признака (буква, цифра и др.).

7.7. Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 5.2.

7.8. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий документов) в бумажной форме ставят штамп в соответствии с рисунками Г.6 и Г.7 (приложение Г) с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации. Указанный штамп ставят на видном месте листа содержания папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа.

На копиях документов, хранящихся в несброшюрованном виде (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа.

7.9. Копии документов учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета, составляемых по форме 2 приложения А.

Приложение А

(рекомендуемое)

Карточки учета документации

Форма 1 — Карточка учета (лицевая сторона)

Форма 1а — Карточка учета (оборотная сторона)

Форма 2 — Карточка учета

На карточках учета документации указывают:

— в графе 1 — инвентарный номер подлинника документа;

— в графе 2 — дату поступления подлинника документа на хранение;

— в графе 3 — обозначение подлинника документа по основной надписи и имя файла подлинника электронного документа по ведомости проектных электронных документов;

— в графе 4 — наименование подлинника документа;

— в графе 5 — количество листов;

— в графе 6 — отметку об аннулировании, замене подлинника документа, внесении изменений в листы и о восстановлении подлинника документа;

— в графе 7 — шифр предприятия (комплекса), здания или сооружения;

— в графе 8 — наименование здания или сооружения и место строительства;

— в графе 9 — условное обозначение вида документации: П — для проектной документации; Р — для рабочей документации; И — для иной технической документации;

— в графе 10 — условное обозначение формы носителя информации документации: Б — для документов в бумажной форме; Э — для электронных документов.

Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение . Статья 22. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение . Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы … в) проектной документации по капитальному строительству — 20 лет; г) технологической и конструкторской документации — 20 лет; д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет; е) научной документации — 15 лет; ж) кино- и фотодокументов — 5 лет

Срок хранения проектной документации

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения проектной документации (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения проектной документации

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
«Комментарий к Федеральному закону от 30 декабря 2004 г. N 214-ФЗ «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации»
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Трапезников В.А.)
(«Проспект», 2020) Вместе с тем, согласно Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», документы первичных проектных проработок, в том числе инженерные расчеты, хранятся 5 лет после окончания проектирования.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: К вопросу о сроках хранения документов по личному составу
(Герасимова Е.С.)
(«Делопроизводство», 2022, N 1) В 2014 г. Министерство культуры РФ совместно с Федеральным архивным агентством (Росархивом) подготовило и представило в Правительство РФ Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года (далее — Концепция). Раздел 4 Концепции «Основные направления реализации» предполагает уменьшение сроков хранения документов по личному составу: «предлагается, в частности, подготовить проекты нормативных правовых актов по сокращению сроков хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет».

Нормативные акты: Срок хранения проектной документации

Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций»
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс) — после выдачи органом государственного строительного надзора заключения о соответствии построенного, реконструированного, отремонтированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов и проектной документации

Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны. На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации , вида носителя и условий документооборота организации. 2 Нормативные ссылки. В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты: ГОСТ Р 21.1101-2009 Система проектной документации для строительства . Основные требования к проектной и рабочей документации .

Каковы сроки хранения проектно- сметной документации в заводском архиве, т. е. предприятия, которое эксплуатирует построенный объект?

Каковы сроки хранения проектно- сметной документации в заводском архиве, т. е. предприятия, которое эксплуатирует построенный объект?
Имеются в архиве сметы на строительство промышленных зданий и сооружений, которым уже по 60 лет.

Документы не подскажу. На днях коллега разбиралась в дебрях. Нашла противоречия в требованиях. В одних — до конца жизни объекта, в других 25 лет.

идущий по граблям

Есть ГОСТ Р 21.1003-2009, который ссылается на приказ министерства культуры от 31 июля 2007 года N 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
Дальше можно обсудить, в какие перечни обязательных и добровольно-принудительных нормативов входят или не входят эти документы, насколько они обязательны к исполнению на предприятиях разных форм собственности, но стоит ли.
Если конечная цель вопроса — можно ли отправить старую документацию в макулатуру/в мусор/фтопку по истечении нормативного срока хранения, то мое непросвещенное мнение — только после сканирования или хотя бы фотографирования, благо сейчас для этого полно быстрых и недорогих средств, хранить данные тоже есть где и не всякая документация требует сверхвысокого качества изображения.
Offtop: Потому что любая выброшенная документация, независимо от содержания, становится критически необходимой на второй день после отправки в мусорник (почему на второй — потому что в первый день ее, как правило, еще можно достать из мусорника, который вывозится рано утром на следующий день )

Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны. На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации , вида носителя и условий документооборота организации. 2 Нормативные ссылки. В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты

Источники

https://standartgost.ru/g/%D0%93%D0%9E%D0%A1%D0%A2_%D0%A0_21.1003-2009
http://www.consultant.ru/law/podborki/srok_hraneniya_proektnoj_dokumentacii/
https://forum.dwg.ru/showthread.php?t=162757

В течение какого времени хранится проектная документация по капитальному строительству

ГОСТ Р 21.1003-2009
Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации

Способы доставки

Оглавление

Этот ГОСТ находится в:

Организации:

System of design documents for construction. Registration and storage rules design documentation

1. Область применения

2. Нормативные ссылки

3. Термины и определения

4. Общие положения

5. Учет и хранение подлинников

5.1. Прием подлинников

5.2. Регистрация и учет подлинников

5.3. Хранение подлинников

5.4. Порядок выдачи подлинников

6. Восстановление подлинников

7. Учет и хранение копий документов

Приложение А

Срок хранения проектной документации

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения проектной документации

Нормативные акты: Срок хранения проектной документации

Каковы сроки хранения проектно- сметной документации в заводском архиве, т. е. предприятия, которое эксплуатирует построенный объект?

ГОСТ Р 21.1003-2009 Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации

Способы доставки

Оглавление

Этот ГОСТ находится в:

Организации:

System of design documents for construction. Registration and storage rules design documentation

1. Область применения

2. Нормативные ссылки

3. Термины и определения

4. Общие положения

5. Учет и хранение подлинников

5.1. Прием подлинников

5.2. Регистрация и учет подлинников

5.3. Хранение подлинников

5.4. Порядок выдачи подлинников

6. Восстановление подлинников

7. Учет и хранение копий документов

Приложение А

Срок хранения проектной документации

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения проектной документации

Нормативные акты: Срок хранения проектной документации

Каковы сроки хранения проектно- сметной документации в заводском архиве, т. е. предприятия, которое эксплуатирует построенный объект?

Требования к наименованию объекта капитального строительства требования нормативов

Должностная инструкция инженера капитального строительства

Должностная инструкция инженера по строительству и капитальному ремонту

Требования к обеспечению безопасной эксплуатации объектов капитального строительства номер раздела

Определение государственной экспертизы проектной документации объектов капитального строительства

Хозблок является объектом капитального строительства

Определение капитального ремонта в строительстве

Разрешение на строительство при капитальном ремонте здания

ГОСТ Р 21.1003-2009
Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации