Организация и проведение переговоров в строительстве

На сегодняшний день 40% глобального валового продукта производится совместными предприятиями, что является причиной появления трудности в определении национальной принадлежности товаров и услуг. Продукция может быть произведена в одном государстве по технологии второй с принятием участия специалистов из третьих, четвертых и продана во множестве прочих государствах мира. Интернационализация экономики, ее глобализация, перевоплощение в целостную взаимоувязанную систему — очевидные черты начала 21 века.

Международное сотрудничество — деятельность, чреватая затруднениями, в особенности, когда речь ведется об общих учреждениях или продолжительных деловых переговорах, и кросс-культурная грамотность значима для всех, кто желает избежать конфликтов и коллизий с партнерами остальных национальностей по причине своего невежества.

В политической, коммерческой, предпринимательской и прочих сферах деятельности значимую роль исполняют деловые переговоры. Умение вести общение с деловыми партнерами, понимать психологию других людей, интересов другого предприятия можно считать одним из предопределяющих факторов в ходе ведения деловых переговоров.

Правила переговоров от Стива Джобса // В чем секрет эффективных переговоров? 16+

Традиционно проблематика переговоров в сфере бизнеса рассматривается в связи с повышением эффективности продаж, представительскими переговорами с внешними агентами, управленческими коммуникациями. Однако, многообразие межфункциональных взаимодействий между подразделениями и работниками, проблема повышения эффективности делового общения ставят необходимость изучения внутрифирменных переговоров как предметной области социальной психологии и важной составляющей переговорной практики.

Проблема ведения деловых переговоров затронута в работах Г.В. Бороздиной, П.С. Завьялова, В.Л. Морозова и др.

Цель курсовой работы — провести анализ практики и разработать рекомендации по подготовке и проведению деловых переговоров на примере ООО «БЕКО».

Для достижения поставленной цели в рамках курсовой работы поставлены и решены следующие задачи:

• Проведен анализ основных этапов переговорного процесса;
• Исследованы коммуникативные технологии, которые могут быть применены в переговорном процессе;
• Рассмотрены национальные особенности проведения деловых переговоров;
• Рассмотреть особенности подготовки и проведения деловых переговоров;
• Рассмотреть особенности проведения переговоров на примере ООО «БЕКО».

Объект исследования – ООО «БЕКО».

Предмет исследования – организация и ведение деловых переговоров в организации.

При написании настоящей курсовой работы использовались такие методы научного исследования, как аналитический, сравнительный; обобщения; изучение нормативно-правового обеспечения.

Теоретической основой данной работы послужили учебники, учебные пособия, публицистические материалы периодической печати российских авторов, справочно-правовые системы «Консультант-Плюс» и «Гарант», а также информационные ресурсы, которые размещены в сети Интернет.

Как правильно вести переговоры: секреты и примеры эффективной коммуникации

1. Сущность и организация деловых переговоров

1.1. Сущность деловых переговоров

Переговоры являются видом совместной с партнерами по деятельности, которая, как правило, направлена на разрешение проблем. Они всегда подразумевает, по крайней мере, двух участников, интересы которых отчасти сходятся, а частично — совсем не совпадают [1] .

Обычно принято считать, что переговоры необходимы лишь для того, чтобы достичь договоренности. В общем, это утверждение является справедливым. Переговоры являются необходимыми для того, чтобы совместным образом с партнерами осуществить обсуждение проблемы, представляющей собой взаимный интерес, и произвести принятие общего решения.

Тем не менее, переговоры порой применяются и с другими целями. В данном значении переговоры могут исполнять разнообразные функции, что следует учитывать, общаясь с партнерами. К примеру, стороны заинтересованы в обмене мнения, точками зрения, взглядами, но не расположены по какой-либо причине на совместную деятельность или на принятие совместных решений, считая их, предположим, нерентабельными или преждевременными. В данном случае наблюдается информационная функция переговоров. В целом это еще и нельзя назвать переговорами, а точнее можно считать предпереговорами.

Близкой функцией к информационной является коммуникативная функция, которая связана с налаживанием новых связей и отношений. Здесь основной задачей является обмен мнениями и информацией. Потому можно говорить о целостной информационно-коммуникативной функции. Независимо от характера, типа и т.д. предназначенных переговоров данная функция непременно в той или прочей степени действует при ведении любых переговоров.

К числу прочих значительных функций переговоров относят контроль, регулирование, координацию действий. Как правило, данные функции, в отличие от информационной и коммуникативной функций, исполняются при наличии хорошо налаженных отношений между партнерами, обычно в тех случаях, когда уже существуют договоренности и переговоры ведут по предлогу исполнения достигнутых ранее общих решений [2] .

В практике переговоров являются возможными и такие ситуации, когда одна из сторон (или несколько) идут на переговоры, не намереваясь по факту не только принимать решения по какому-либо поводу, но и даже производить обмен мнениями. К примеру, переговоры той или другой стороне необходимы лишь только для отвлечения внимания партнеров. Так, если речь ведется о торговых переговорах, то один из участников может начать их лишь для того, чтобы возбудить интерес у других, наиболее выгодных, по его представлениям, лиц.

Результатом того, что переговоры являются совместной деятельностью, становится необходимость учитывать не только интересы партнеров, но и их видение проблем, их отношение к переговорам и многое прочее. Другими По-другому говоря, встает задача верно составить представление о противоположной стороне.

Формирование этого представления происходит еще до начала прямых переговорных процессов и уточняется в ходе ведения деловых переговоров. Но даже когда стороны приходят к совместным решениям и переговоры формально завершились, содействие продолжается. Оно взаимосвязано с исполнением достигнутых договоренностей. На данном этапе происходит формирование представлений о надежности партнеров, о том, насколько строго они соблюдают подписанные ими документы.

Существуют следующие способы ведения деловых переговоров:

• почтовая переписка;
• электронная почта;
• переговоры с использованием систем конференцсвязи;
• переговоры по телефону и личные переговоры.

Решение о способе ведения деловых переговоров находится в зависимости от множества факторов и конкретно от времени, которым обладают стороны. Деловая почтовая переписка является далеко не быстрым способом «наведения мостов» и достижения договоренности, в особенности с новыми партнерами [3] .

1.2. Виды деловых переговоров

Отечественные эксперты выделяют такие ключевые виды деловых переговоров.

Прежде всего, это коммуникации, когда проводится обсуждение нюансов, связанных с продлением действующих соглашений на настоящих условиях.

Второе, это переговоры, в ходе которых предполагается обсуждение условий продолжения сотрудничества на новых условиях.

Третье, это коммуникации между сторонами, ранее не заключавших каких-либо соглашений.

Четвертое, деловые переговоры могут предполагать продолжение когда-либо действовавших соглашений.

Пятое, тематика соответствующих коммуникаций может иметь связь с расторжением текущих соглашений на оптимальных условиях для обеих сторон. Разумеется, виды деловых переговоров можно классифицироваться и по прочим основаниям. Отдельные эксперты полагают, к примеру, что такие коммуникации могут делиться по степени важности основной темы.

Так, к примеру, переговоры классифицируются на стратегические, при которых проводится решение вопросов, определяющих последующее развитие всего бизнеса, а также ситуационные, где проводится обсуждение отдельных нюансов принятого совместного курса. Отдельными экспертами выделяются коллективные и индивидуальные переговоры.

Для первых предполагается общение отдельных должностных лиц (к примеру, генеральных директоров), в процессе вторых — коммуникации при участии коллегиальных органов управления предприятием либо же с подключением работников.

Термин «переговоры» является русским эквивалентом английского слова «negotiation» и французского слова «negotiation», имеющих происхождение от латинского языка «negotium: nec, ni», что означает в переводе на русский «нет» и «otium», что означает в переводе на русский «досуг». Самое раннее употребление данного термина связано с осуществлением торговой и купеческой деятельности (от франц. «negociant», англ. «negotiant» — негоциант, торговец) [4] .

Значимость переговоров в отношениях между государствами подмечалась множеством авторов с древнейших времен. Одним их самых выдающихся переговорщиков и пропагандистом переговоров являлся кардинал Ришелье. В его произведении «Политическое завещание» им было сказано: «Я осмеливаюсь решительно заявить, что вести переговоры — беспрестанно, открыто или тайно, в любом месте, даже если не получаешь какого-либо плода на данный момент, а тот, которого можно ждать в будущем, не слишком очевиден, — есть вещь, совершенно необходимая для блага государства».

Невзирая на то, что множество государственных деятелей, философов и политиков подмечали значимость переговоров в отношениях между государствами, вплоть до 18 века не имелось работ, которые изучали бы, как должны вестись переговоры. В 1714 году была опубликована книга французского исследователя Франсуа де Кальера «О способах ведения переговоров с государями». Вплоть до 20 века, больше 200 лет, данная книга являлась практически единственным научным исследованием по переговорным процессам [5] .

Перелом в изучении переговорных процессов произошел в 50-70-е годы 20 века. И только в последние 20 лет исследование переговоров было установлено на систематическую научную основу. Лидирующие позиции в данном процессе заняты американскими учеными (в одном из учебников американских авторов по переговорам они привели библиографию, насчитывающую больше 3000 наименований).

1.3. Теоретическая основа исследования переговорных процессов

В настоящее время наука обладает существенной теоретической основой исследования переговорных процессов.

Литературу по исследованию переговорных процессов можно условно поделить на четыре основных группы.

Первую группу составят исследования общетеоретического плана, авторы которых делают попытки раскрыть теоретические закономерности ведения переговоров в целом.

Вторую группу представляют работы, которые можно назвать «руководствами к действию», включающие определенные советы, сборники рецептов и приемов ведения деловых переговоров.

Третью группу представляют исследования в области теории игр. Это направление было разработано главным образом математиками и экономистами. Целью данного направления является попытка сформировать математические модели деловых переговоров и таким образом предугадать их итоги.

И, в конце концов, четвертую группу составляют психологические труды, изучающие принципы и психологические аспекты взаимоотношений участников деловых переговоров (психология общения).

Методы исследования переговоров находятся в зависимости от направления и задач исследования. Сам термин «метод» исследования традиционно употреблять в двух смыслах — в узком и обширном. В первом случае метод является совокупностью приемов, процедур и средств исследования наукой своего предмета.

С точки зрения методов исследования, изучение переговорных процессов, как и в целом исследование международных отношений, можно поделить на «традиционное» и «модернистское».

Традиционное (историко-описательное) направление представляют труды профессиональных дипломатов и политиков, которым по роду своей деятельности доводилось осуществлять ведение переговоров или наблюдение за их осуществлением, а также исследования историков и специалистов-международников [6] .

Модернистское (операционально-прикладное) направление образовалось на столкновении таких наук, как математика, экономика, социология, психология. Каждая их данных наук, естественно, применяет свои методы в исследовании переговорных процессов.

Традиционно принято разделять все методы исследования на три главных группы: аналитические, общенаучные и конкретно-эмпирические. Следует не забывать при этом, что подобная классификация является весьма условной и, безусловно, их нельзя жестко противополагать друг другу. В рамках конкретных исследований разнообразные методы осуществляют дополнение друг друга, перетекание друг в друга, а также присутствуют в разнообразных пропорциях.

Важнейшими методами исследования переговоров являются такие методы, как наблюдение, исследование документов, интервьюирование и анкетирование, ивент-анализ, контент-анализ, составление когнитивных карт, анализ мемуарной литературы, игровое моделирование.

Наблюдение как метод исследования подразумевает наличие субъектов наблюдения (участников переговоров), объектов наблюдения (процесс переговоров) и средств наблюдения. Наблюдение может быть непосредственным (наблюдающий — посредник на переговорах), внешним (посредством телевидения, радио, сети Интернет) и включенным (наблюдающий — участник переговоров) [7] .

Исследование документов остается самым популярным методом исследования переговоров. В первую очередность интерес у исследователей вызывают стенограммы переговоров, итоговые документы международных конференций.

Интервьюирование и анкетирование могут быть разновидностью косвенного наблюдения (получение информации осуществляется с помощью интервьюирования, анкетирования).

Значительный объем информации можно позаимствовать в таком источнике, как мемуарная литература, в первую очередность, разумеется, мемуары дипломатов. Значимость данного вида источников заключается в том, что порой в мемуарах содержится информация, которая отсутствует в прочих источниках, зачастую в мемуарах содержится описание тех или других тактических приемов, технологии осуществления ведения деловых переговоров.

2. Анализ основных особенностей организации и проведения деловых переговоров

2.1. Национальные особенности деловых переговоров

В каждом государстве и у каждого народа имеются собственные обычаи и традиции делового общения и деловой этики. Национальные особенности обладают значением в переговорных процессах, а уровень их важности различен в каждом определенном случае.

Шведским исследователем К. Йонссоном было подмечено, что как правило, при значительных совпадениях интересов сторон, то есть при сотрудничестве, национальные отличия не отмечаются, но стоит появиться конфликтам, как они начинают исполнять значимую роль. Национальные особенности оказывают влияние на деловые отношения не только при конфликтах сторон.

Приведем к примеру практику одной из фармацевтических фирм западной Европы. Она решила осуществить поставку партии новых болеутоляющих препаратах в арабские государства. Препарат хорошо покупался в странах Европы, что дало возможность фирме надеяться на успех.

Для рекламы в Европе были использованы три картинки: на первой была показана женщина, которая кричит от боли, на второй — как она же принимает данное лекарство, на третьей — после приема препаратов боль утихла, и женщина представлялась в расслабленном, безмятежном состоянии. Данную рекламу, не требующую разъяснений, было решено оставить. Через определенное время было обнаружено, что препараты вообще не покупаются в арабских государствах. О том, что там принято читать справа налево, несомненно, имели сведения, но о том, что это касается и картинок, просто не поразмыслили. Без учета специфики культуры смысл рекламы оказался прямо противоположным: женщина приняла предлагаемый препарат, после чего закричала от боли.

В таблице перечисляются более общие присущие характеристики моноактивных, полиактивных и реактивных культур.

Типичные характеристики различных культур

занят личными делами

является хорошим слушателем

в конкретное время занимается лишь одним делом

выполняет в одно и то же время сразу несколько дел

реагирует по ситуациям

работает в строго определенное время

работает в любое время

покоряется расписаниям и графикам

подстраивается под график партнеров

делит реализуемые проекты на некоторое количество этапов

«накладывает» проекты друг на друга

анализирует картину в общем

заимствует сведения из статистических источников, справочников, баз данных

приобретает сведения из первых уст (устным образом)

воспользуется и тем и иным

предпочитает твердо определенную повестку дня

увязывает все со всем

является внимательным ко всему происходящему

Таким образом, участники международного общения держатся единых правил и норм, при всем при том, культурные и национальные особенности могут оказаться чрезвычайно важными при деловых взаимоотношениях. Знание национальных особенностей может послужить оригинальным путеводителем, ориентиром допустимого поведения партнеров.

Американский стиль ведения переговоров характеризуется достаточно высоким уровнем профессионализма. В американских делегациях редко можно повстречать человека, который некомпетентен в тех вопросах, по которым осуществляется ведение деловых переговоры. При этом по сопоставлению с представителями остальных государств члены американских делегаций являются сравнительно самостоятельными в принятии решений.

При решении проблем они стремятся обсудить не только общие подходы, но и детали, которые связаны с осуществлением договоренностей. Для них характерными являются энергичность, открытость и дружелюбие. Подобным партнерам импонирует не излишне официальная атмосфера ведения деловых переговоров.

Наряду с этим американцы зачастую выражают эгоцентризм, полагая, что при ведении деловых переговоров их партнеры должны следовать тем же правилам, что и они.

На деловых переговорах с американской стороной следует разъяснить, кто вы, что делаете и почему вашим партнерам является выгодным осуществлять ведение деловых переговоров с вами, а не с прочими компаниями. Если вы того произвести не сумеете, то американцы не будут тратить время на обнаружение ваших преимуществ. Им проще и быстрее отыскать прочую фирму, которая знает все о себе [8] .

Английский стиль ведения деловых переговоров можно охарактеризовать тем, что английскими партнерами вопросам подготовки уделяется чрезвычайно малое количество времени. Они подходят к подобным переговорам с наибольшей долей прагматизма, считая, что в зависимости от позиции партнеров на самих деловых переговорах и может быть разыскано оптимальное решение. При этом они являются довольно гибкими и охотно отзываются на инициативу противоположной стороны. Английским партнерам присущи прагматический подход к делу, эмпиризм. Традиционным для них является умение сторониться острых углов.

Англичане являются одними из самых квалифицированных в деловом мире Запада. Они разработали предназначенный ритуал делового общения, которого необходимо строго держаться. Так, прежде чем приступать к деловым переговорам с ними, следует хотя бы в общих чертах осуществить выяснение фирменной структуры рынка тех или иных товаров, примерного уровня цен и тенденции их движения, а также приобрести информацию об особенностях необходимой вам компании и о людях, которые в ней работают. И лишь после того можно уславливаться о деловой встрече.

К переговорам с английскими партнерами лучше приступать не с предмета обсуждения, а с чисто жизненных проблем: спорт, погода, дети. Необходимо постараться расположить их к себе, показать им, что для вас общечеловеческие ценности если не больше коммерческих интересов, то, по крайней мере, равны им.

Следует подметить ваше хорошее расположение к английскому народу и идеалам, которые он разделяет. Все вопросы должны быть выдержанными и обходительными. Во время деловой беседы следует постараться разобрать наклонности и привычки ваших партнеров. Не менее значимо помнить проявлять внимание тем, кого вы когда-либо встречали или с кем уже вели ранее деловые переговоры.

Французский стиль ведения коммерческих переговоров выделяется тем, что французские коммерсанты пытаются избегать официальных обсуждений определенных вопросов «один на один» [9] .

На переговорах французские партнеры крайне внимательно наблюдают за тем, чтобы сохранить собственную независимость. Тем не менее, их поведение может кардинальным образом поменяться в зависимости от того, с кем они имеют дело.

Подобные партнеры значительное внимание обращают на предварительные договоренности и избирают по возможности заранее обсуждать те или прочие вопросы. По сопоставлению с представителями американской стороны французы являются наименее самостоятельными при принятии окончательных решений.

Французы при ведении деловых переговоров по традиции основываются на логических доказательствах и отталкиваются от «общих принципов». Они довольно жестко ведут деловые переговоры и, как правило, не обладают «запасными» позициями. Зачастую они избирают конфронтационный тип взаимодействия, хотя стремятся при этом сохранить традиционные для французской нации черты поведения: вежливость, учтивость, любезность и склонность к шуткам и непринужденности в общении.

Немецкий стиль ведения коммерческих переговоров в отличие от французского можно охарактеризовать наибольшей сухостью и педантичностью. Помимо этого, немецкие партнеры всегда являются крайне расчетливыми. Они входят в деловые переговоры лишь тогда, когда являются уверенными в возможности нахождения решения.

Подобные партнеры, как правило, крайне скрупулезно прорабатывают свою позицию еще до деловых переговоров, а на самих переговорах предпочитают обсуждать вопросы последовательным образом, один за вторым, также скрупулезно анализируя все их детали.

Осуществляя ведение деловых переговоров с немецкими коммерсантами, следует учитывать их страсть к пунктуальности, точности и строгой регламентации поведения. Необходимо также не забывать, что немцы придают высокое значение титулам. Потому еще до начала деловых переговоров необходимо уточнить все титулы каждого члена немецких делегаций.

В ходе обсуждения с подобными партнерами их и своих позиций необходимо стремиться к четкости, ясности и краткости и не использовать пустых, ничего не обозначающих слов и выражений. Все предложения и замечания должны обладать сугубо деловым и конкретным характером.

Японский стиль делового общения можно охарактеризовать тем, что японские представители, когда им делают значительные уступки, откликаются тем же. На всяких переговорах с ними угрозы дают крайне малую результативность, хотя сами японцы на деловых переговорах с наиболее слабыми партнерами могут употреблять угрозы как приём прессинга.

Во время проведения официальных переговоров японская сторона всегда стремится избежать столкновения точек зрения. Для нее не свойственны особенные подвижки в позициях или существенные изменения в тактике ведения деловых переговоров. Одновременно японскими бизнесменами уделяется большое количество внимания развитию личных взаимоотношений с партнерами. Потому не нужно рассматривать человеческие проблемы бездушно и равнодушно, ибо тем самым вы можете задеть эмоциональный настрой японских партнеров. Партнёры должны быть доброжелательны и искренни [10] .

Японцам свойственно предпочтение предельной скрупулезности в исследовании ситуации и стремление ознакомить со всей нужной информацией как можно большее количество работников соответственных подразделений. По такой же причине наибольшее раздражение вызывает продолжительное отсутствие хотя бы промежуточных ответов на письменные запросы, чем в особенности грешит множество иностранных организаций. Это взаимосвязано с традиционной системой принятия решений. Смысл ее заключается в передаче проблем на разбор обширного круга заинтересованных лиц и координировании способов ее решения не только с руководством компании, но и с рядовыми работниками компании, от которых можно приобрести полезные сведения или помощь в реализации предложенных мер.

Особенности национальной японской культуры и системы воспитания влияют и на ход ведения ими деловых переговоров. Так, если японец сказал вам, к примеру, что будет в предопределенном месте в назначенный час, то можно быть уверенным, что он придет туда за 2 минуты до определенного времени. Именно на подобной максимальной точности и обязательности выстраиваются деловые отношения японцев. Точность во всем является одной из самых важных черт японского стиля ведения деловых переговоров.

Японцы разнообразно демонстрируют внимание, выслушивая собеседников. Зачастую подобное поведение объясняется европейцами как выражение согласия с излагаемым мнением. На самом же деле он только побуждает собеседников к продолжению деловой беседы.

На деловых переговорах с японцами часто происходят недоразумения в результате того, что в японском языке слова «да» и «нет» несколько различаются от их использования в остальных языках. Японское «хай» («да») обозначает не столько согласие с мнением собеседников, сколько то, что данная информация воспринята адекватным образом, и доказывает о готовности выслушивать и понимать партнеров. То же причисляется и к выражениям отрицания. Японцы пытаются избежать непосредственных отказов на просьбы или предложения и отдают предпочтение иносказательным выражениям типа «это крайне сложно» или «это следует тщательно исследовать».

В японской практике общения огромным значением обладает применение визитных карточек. Они исполняют роль своеобразных удостоверений личности, в которых кроме имени, фамилии и занимаемой должности указывается самое основное для японцев — принадлежность к какой-либо компании или предприятию, что, в исходном счете, устанавливает его положение в обществе.

2.2. Организационные моменты подготовки деловых переговоров

Отталкиваясь от всего сказанного выше, в ходе ведения деловых переговоров можно выделить три основных стадии:

• подготовку к деловым переговорам;
• процесс ведения деловых переговоров;
• анализ итогов переговоров и исполнение достигнутых договоренностей.

При разработке общего решения в процессе ведения деловых переговоров почему-то подмечается необходимость нахождения единственного рационального решения. Это не всегда так, как и во всякой практической деятельности, на деловых переговорах не может быть единственно верного решения. Возможно несколько вариантов решений, и они все в той или другой мере будут соответствовать разнообразным интересам сторон и в данном значении будут верными. Потому, осуществляя подготовку к ведению деловых переговоров и ведя их, не надо заранее себя ограничивать одним располагаемым решением. Наоборот, лучше необходимо подумать о некотором наборе возможных вариантов разрешения проблем [11] .

Рассмотрим первый этап процесса ведения деловых переговоров — подготовку к переговорам.

Данный этап подразумевает работу по двум значительным взаимоувязанным направлениям:

• организационные вопросы;
• подготовка содержательной части переговоров.

К организационным моментам подготовки необходимо относить такие вопросы, как:

• создание делегации;
• предопределение места и времени встречи;
• установление повестки дня каждого заседания;
• координирование с заинтересованными компаниями и ведомствами затрагивающих их вопросов (к примеру, при ведении торговых переговоров — выяснение со смежными компаниями принципиальных возможностей доставки грузов и т.п.).

Невзирая на то, что организационные вопросы являются крайне значимыми и без их разрешения переговоры могут не осуществиться вовсе, все же центральное внимание на стадии подготовки должно уделяться содержательной стороне [12] .

Содержательная сторона подготовки к деловым переговорам содержит в себе:

• анализ проблем и интересов участников переговоров;
• создание общего подхода к переговорам и своей позиции на них;
• установление допустимых вариантов разрешения проблем;
• подготовка предлагаемых вариантов решений проблем и их аргументов;
• составление нужных материалов и документов.

Эксперты выделяют несколько функций, которые выполняют деловые переговоры. В частности информационную, которая подразумевает взаимное исследование мнений сторон по тому или иному вопросу. Выделяется также коммуникативная функция, в рамках которой предприниматели находят новые точки соприкосновения интересов или, если это их первая встреча, обнаруживают самые очевидные перспективы взаимодействия. Есть координационная функция, подразумевающая принятие вспомогательных решений в аспекте основной стратегии сотрудничества. Есть контролирующая, в рамках которой стороны выясняют, как обстоят дела с выполнением партнерами взятых обязательств по состоянию на определенный момент [13] .

Одним из важнейших правил ведения деловых переговоров является следующее: никогда первым не использовать разнообразного рода приемы, которые направлены на конфронтацию (или, как их по-другому называют «грязные методы» ведения переговоров, «dirty tricks»). Положительное воздействие на процессе ведения деловых переговоров зачастую оказывает привнесение конструктивных идей по решению возникших противоречий. Стремление к конструктивности, проявление доброй воли порождает обычно аналогичные поступки со стороны партнеров. Если того все же не случилось, не нужно торопиться с угрозами и «ответными мерами».

При ведении деловых переговоров следует внимательно прослушивать партнеров. Если что-либо является неясным, лучше переспросить, задав открытый вопрос, к примеру, «Что Вы имели в виду под …?», или переформулировать его высказывание, уточнив: «Правильно ли я Вас понял?». Нельзя выпускать из виду и детали, считая, что если они намеренно не обсуждались, то их можно истолковывать по собственному усмотрению. Лучше допустимые эффективные трактовки снять заранее, а не возвращаться к ним снова при исполнении возложенных на себя обязательств.

Ведение деловых переговоров подразумевает активность обеих сторон. Пассивность, как правило, свидетельствует о плохой проработке позиции, её слабости либо нежелании осуществлять ведение деловых переговоров. Но не следует отдаваться и другой крайности — принуждать партнеров к обсуждению только собственной позиции, собственных идей. Переговоры являются, прежде всего, диалогом равноправных участников.

Входя в деловые переговоры, стороны входят в деловые взаимоотношения. Межличностные симпатии и антипатии могут воспрепятствовать ведению совместных дел. Разумеется, это правило не нужно воспринимать чересчур буквальным образом.

В тех случаях, если деловые переговоры продолжаются сравнительно долговременно, а нахождение решения никак не происходит, полезным может стать осуществление перерыва. Во время перерыва допустимо проведение разнообразных консультаций, к примеру, внутри каждой делегации. Иным выходом из подобного тупика может быть предложение отсрочить обсуждаемый вопрос на наиболее позднее время, после того, как остальные проблемы будут разрешены [14] .

Во время обсуждения и аргументации собственной позиции не следует делать попыток убеждения партнеров в неправильности его взглядов. Подобное поведение может породить у партнеров раздражение. В данной связи небезынтересным является замечание пребывавшего на должности президента Франции Валери Жискар д’Эстена применительно к адвокатам, с которыми ему доводилось сталкиваться: «Тем, кого я принимал, хватало ума не пытаться переубедить меня. Они давали мне понять, что разделяют мои сомнения и лишь хотели обратить мое внимание на те моменты, которые, по их мнению, я мог упустить из виду».

При согласии партнеров пойти на уступки, не нужно рассматривать и в последующем применять это как проявление их слабостей. Наоборот, желательно продемонстрировать, что такие действия со стороны партнеров дают возможность выйти на соглашения и в данном значении усилить позиции обеих сторон.

2.3. Основные приемы подготовки деловых переговоров

К числу приемов, которые имеют обширное использование на всех этапах, причисляется тактический прием «ухода», который связан со способом закрытия позиции. Данный прием является очень близким к методу «отклонения от борьбы», который описан польским праксиологом Т. Котарбинским. Он используется в тех случаях, когда затрагиваются вопросы, которые являются нежелательными для обсуждения. Примером «ухода» может послужить просьба отсрочить рассмотрение тех или иных вопросов, перенести его на иное заседание и т.п. Если на данном этапе уточнения точек зрения «уход» применяется для того, чтобы не дать партнерам четкую и конкретную информацию по тем или другим пунктам своего взгляда, то при координировании точек зрения он является необходимым, к примеру, для отклонения от нежелательных предложений [15] .

К числу тактических приемов, которые носят общий характер и не зависят, в принципе, от этапа ведения деловых переговоров, причисляется и «выжидание», которое также связано с закрытием собственных взглядов. Применяется данный прием на разносторонних деловых переговорах, когда та или другая сторона стремится сначала прослушать мнения или предложения партнеров по переговорам, чтобы в последующем, в зависимости от приобретенной информации, осуществить формулирование собственной точки зрения.

Подготовка к деловым переговорам представляет собой первую стадию переговорных процессов, и от того, как она будет осуществлена, во многом находится в зависимости будущее, как самих деловых переговоров, так и принятых на них решений. Опытные менеджеры полагают, что собственно от этого, прежде всего, находится в зависимости успех всей последующей деятельности. На данной стадии необходимыми являются:

• проработка процедурных вопросов (выяснение, где и когда лучше осуществлять проведение деловых переговоров, какая атмосфера предвидится на переговорах, значимы ли в дальнейшем хорошие отношения с данными партнерами т.д.);
• сбор необходимой информации (проведение диагностики состояния дел, определение сильных и слабых сторон предполагаемых точек зрения, прогнозирование расстановки сил, выяснение, кто будет осуществлять ведение деловых переговоров и интересы какой группы они будут представлять);
• четкое формулирование цели принятия участия в данных деловых переговорах (действительно всякие переговоры осуществляются ради достижения итогов, которые были бы более желательными и допустимыми).

Следовательно, подготовка к деловым переговорам подразумевает работу в двух направлениях: подготовка организационных вопросов и содержательной части [16] .

К организационным моментам относят такие вопросы как создание делегации, установление места и времени встречи, выбор повестки дня каждого заседания, координирование с заинтересованными лицами и компаниями затрагивающих их вопросов.

Дата ведения деловых переговоров должна определяться заранее, с учетом их продолжительности. При этом необходимо обязательно учитывать планируемые командировки и отпуска, семейные события партнеров, а также дни недели (более удобные — вторник, среда, четверг). Заранее должно определяться и место встречи. Необходимо иметь в виду, что посещение апартаментов партнеров, ведение деловых переговоров на его территории — проявление уважения к нему. Однако выгоднее осуществлять ведение деловых переговоров на своей территории.

Уславливаясь о встрече (по телефону или в письменном виде), не нельзя проходить более 7 ступеней за 1 раз: приветствие, представление, благодарность, цель, дата и место, признательность.

Значимым является также определение состава делегации. На деловых переговорах должно присутствовать ответственное лицо, которое должно подписывать контракт. В группе обязательно должны присутствовать эксперты и специалисты по проблеме ведения деловых переговоров. Каждый из членов делегации исполняет свою роль в переговорных процессах.

Одни осуществляют ведение деловых переговоров, иные готовят разнообразные справки по предмету переговоров, третьи проводят анализ полученной в ходе ведения деловых переговоров информации, дают ей экспертную оценку, производят поиск путей выхода из сложных ситуаций, направляют последующий ход беседы. Залогом успеха деловых переговоров является слаженность и согласованность в работе группы, а замешательство или сбой в организации сразу же будут применены партнерами в своих целях.

Содержательная сторона подготовки к деловым переговорам начинается с прогностического этапа, который подразумевает:

а) проведение анализа проблемы и создание общего подхода к деловым переговорам;

б) установление допустимых вариантов разрешения и подготовка предложений, которые отвечают собственной позиции.

Прежде всего, при подготовке к деловым переговорам осуществляется анализ главной проблемы, которая составит собой основу деловых переговоров. В чем ее суть? Существуют ли другие пути ее разрешения, которые требуют наименьших расходов и усилий? Какой цели достигают обе стороны?

При этом основным элементом подготовки к деловым переговорам является нахождение допустимых вариантов разрешения обсуждаемых проблем. Найти и дать им оценку предстоит еще до начала самих процессов переговоров. Для того необходимо осуществить проведение предварительного «просмотра» предельно возможного числа вариантов решений: какой-то из них будет приемлемым для одной стороны, какой-то — для иной. Данный этап подготовки подразумевает оценку данных вариантов в зависимости от степени их приемлемости.

В ходе подготовки следует взвесить аргументацию потенциальных предложений, которые отвечают тому или другому варианту решения проблемы. Даже очень хорошая идея, не являясь облеченной в ясную, конструктивную форму, может погибнуть. Потому формулировки предложений должны быть довольно простыми и недвусмысленными.

На подготовительном этапе также важно «не потонуть» в тех проблемах, вопросах, фактах, с которыми встречаются участники переговоров. Выработан ряд методов, которые облегчают содержательную сторону подготовки к переговорам.

Одним из них является составление балансных листов. На листе бумаги записываются разнообразные варианты решения и против каждого из них — допустимые положительные и отрицательные моменты его принятия. При этом учитывается, как на данный момент партнеры воспринимают ситуацию, а также то, как желательно, чтобы они воспринимали и оценивали проблему. Это дает наглядное представление о допустимых вариантах решения проблемы и последствиях, которые связаны с их принятием [17] .

Можно выделить 3 типа совместных решений участников переговоров:

• компромиссное, или «серединное» решение;
• нахождение принципиально нового решения и «снятие» тем самым основных прежних противоречий;
• асимметрическое решение.

Как правило, наличие общих и разнообразных интересов подразумевает возможность нахождения компромисса, когда стороны идут на уступки друг другу. Это и является первым типом разрешения проблем на деловых переговорах.

Наиболее просто данный вопрос разрешается в тех случаях, если имеется некий достаточно объективный, общепринятый критерий, который определяет равенство уступок, и решение может быть выражено, к примеру, в числовых значениях. Тогда находится некое «серединное» решение — компромисс. Подметим, что в настоящем случае речь ведется о примерно равном удовлетворении интересов, и в данном смысле применяется понятие «середина» (но никак не «середина» с точки зрения тех позиций, которые были заняты участниками переговоров). Несомненно, это не обязательно должна быть арифметическая середина.

Второй тип решения заключается в том, что участники переговоров решают существующие противоречия путем нахождения принципиально нового решения, которое «снимает» их. В данном случае от сторон вообще не требуется уступок. Решение может быть найдено либо вследствие немаловажного пересмотра одной или обеими сторонами своих подходов к концепции и, соответственно, позиций на определенных переговорах (причины подобного пересмотра могут быть совершенно различными), либо путем обнаружения нового решения вследствие, предположим, выхода за рамки данной проблематики и включения её в наиболее обширный контекст, либо путем обращения к истинному анализу интересов, если стороны до этого неверно воспринимали интересы друг друга.

В любом случае старые позиции участников переговоров начинают недостаточно адекватно отображать новые интересы, новое понимание проблемы новые ценности. Так, возникновение глобальных проблем, усиление взаимозависимости мира совсем по-другому поставило перед членами мирового сообщества наиболее частные вопросы.

Третий тип решения, если стороны по каким-либо причинам не находят «серединного» или принципиально нового решения, состоит в асимметричности принимаемого решения. В данной ситуации уступки одной из сторон существенно превосходят уступки иной. Сторона, которая получает явно меньшие условной половины, сознательно идет на это, так как иначе, по её оценкам, она понесет еще большие потери. Асимметричность решения наблюдается, к примеру, на переговорах при подписании капитуляции. Степень асимметрии может быть разнообразной, вплоть почти до полного игнорирования интересов одной из сторон.

3. Особенности ведения деловых переговоров на примере ООО «БЕКО»

3.1. Краткая характеристика ООО «БЕКО»

Компания «БЕКО» — одпо из круннейших предприятий на рынке бытовой техники России. Входит в нятерку лидеров по производству и продажам крунногаба-ритной техники для дома.

Бренд «Веко» припадлежит комнании Ar elik А., которая является частью турецкой корпорации Кос Holding. Техника торговой марки «БЕКО» впервые появилась в России в 1997 году. Спустя два года, в 1999 году было зарегистрировано представительство компании, а в 2005 году при-нято решение об ипвестициях в строительство завода «БЕКО» в городе Киржач, Владимирской области.

Объем первоначальных инвестиций в строительство завода составлял более 90 миллионов Евро. Уже через год, в октябре 2006 года состоялось официальное открытие предприятия. На данный момент общая площадь нреднриятия составляет 546 000 м2. В настоящее время на заводе выпускаются две продуктовые категории: стиральные машины и холодильники.

В 2011 году объем производства составлял: 450 000 штук стиральных машин и 300 000 штук холодильников. В тестовом режиме начата сборка третьей категории товара-отдельпо стоящих плит со стекло-керамической поверхностью. Вся продукция, произведенная на заводе комнании «Беко» нроходит обязательный 100% компьютерный контроль. Ответственность за качество продукции является одной из приоритетных бизнес задач, которые ставит перед собой руководство комнании в России.

Полный список продукции состоит из широкого ассортимента отдельпо стоящей и встраиваемой техники, мелкой бытовой техники, климатического оборудования.

Компания «БЕКО» не останавливается на достигнутом. Напротив, согласно стратегическому плану развития компании, ежегодно инвестирует миллионы евро в постоянное обновление производственных мощностей завода и совершенствование технических параметров вынускаемого оборудования в соответствии с требованиями российского рынка.

Огромпое зпачение в своих технологических разработках компания «БЕКО» уделяет умным решепиям, которые помогают улучшить повседневную жизнь потребителя. Уникальные решения воплощены в функциональном дизайне, улучшенных технологических характеристиках продукции и высоком качестве предлагаемой техники.

Интеллектуальные технологии компании «Беко» — это результат философии развития бренда, подразумевающей внимательное общение с потребителями для вывода на рыпок продуктов-лиде-ров, которые будут пользоваться высоким снросом.

Особое внимапие уделяется вопросу экономии электроэнергии при пользовании продукцией Веко. В рамках данной программы была разработана специальная линейка техники, позволяющая экономить до 50% электроэнергии.

Одно из ведущих мест в разработках компании занимает экологическая концепция Веко. Забота об окружающей среде — одна из приоритетных задач. Комнания пацелена на максимальное сокращение негативного воздействия на окружающую среду при разработке и производстве техники для дома. Следуя своей экологической концепции, Веко создает наиболее энергосберегающие продукты из компонентов, максимально пригодных для вто-ричной переработки.

За время существования на российском рынке, комнания «БЕКО» была удостоена различных наград. Так в 2008 году компания стала победителем одного из самых значимых конкурсов в области российского бизнеса, нроводимого холдингом РБК «Компания года — 2008» в номинации «Наиболее динамично развивающаяся компания».

В 2009 году компания «БЕКО» получила премию «Лучшая компания года — 2009» в номинации «Социально-ответственное пред-приятие» за масштабную программу, в которую входит помощь детям с различными тяжелыми заболеваниями.

По результатам разработок, позволяющих значительпо сократить затраты потребления электроэнергии при использовании продукции Беко, компания была удостоена Премии в области эпергосбережения в номинации «Лучшая компания-производитель энергосберегающей продукции»,учрежденной Правительством г. Москвы при поддержке Министерства Энергетики РФ.

По итогам 2011 года, компапия «Беко» стала Лауреатом VI Всероссийской Премии «За вклад в экономическое развитие России» в номинации «Лидер Российского Бизнеса». Премия «За вклад в экономическое развитие» учреждена Межрегиональной Организацией Предпринимателей при участии Госдумы РФ, Совета Федерации Федерального Собрания РФ и Регионального Фонда поддержки героев Советского Союза и Героев РФ.

Помимо промышленных разработок в области производства и техпологического дизайна, компания «БЕКО» активно поддерживает спортивные мероприятия и считает, что спорт является важнейшей составляющей полноценного развития молодого поколения в современном мире. Особое внимание компания уделяет командным видам спорта, которые отвечают главным ценностям бренда — инновации, молодость и динамичность. Согласпо глобальным корпоративным целям и следуя положительному международному опыту Титульного Спонсорства национальных Лиг Турции и Германии, комнания «Беко» подписала соглашение о Титульном Спонсорстве с Профессиональной Баскетбольной Лигой России («БЕКО ПБЛ») в январе 2011 года.

Поддержка БЕКО Профессиональной Баскетбольной Лиги является продуманным и долговременным шагом, направленным на укрепление и развитие здорового российского общества. Особенное внимание бренд уделяет молодому поколению, справедливо подчеркивая, что активная, культурная и социально ориентированная молодежь — лучшая перспектива для стаповления благоприятной бизнес-атмосферы любого государства.

3.2. Анализ организации и проведения деловых переговоров в ООО «БЕКО»

От организационного уровня ведения деловых переговоров во многом находится в зависимости успех в достижении предопределенных целей, впечатление о солидности компании, то есть ее солидности в деловых кругах.

Ведение деловых переговоров в ООО «БЕКО» осуществляется специально созданной протокольной группой из 2-3 работников. Для деловых переговоров выделяют особенное свободное, хорошо обставленное помещение с большим, круглым столом. Рядом с переговорным помещением располагается отдельное помещение с холодильником для напитков и электроприборами для приготовления кофе и чая. Для протокольного приема гостей рабочие кабинеты снабжены угловыми диванами с низкими столиками.

В рассматриваемой ситуации организуются переговоры с представителем японской фирмы-поставщика материалов для реконструкции здания.

Рассмотрим тематику деловых переговоров, проведенных ООО «БЕКО» при реконструкции здания.

Источник: www.evkova.org

Организация и проведение деловых переговоров

Деловые переговоры — это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие, либо противоположные интересы.

Переговоры предназначены для того, чтобы с помощью взаимного обмена мнениями получить соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнёры могут договориться между собой без труда или с большим трудом, или вообще не прийти к согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения. Обобщённая схема их проведения имеет следующий вид: подготовка переговоров; проведение переговоров; завершение переговоров.

Подготовка деловых переговоров. Успех переговоров в значительной степени зависит от того, насколько хорошо вы к ним подготовились. До начала переговоров необходимо иметь разработанную модель:

— чётко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему, инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему;

— обязательно составить примерную программу, сценарий хода переговоров;

— наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно уступить, если неожиданно возникает тупик в переговорах;

— определить для себя верхний и нижний уровни компромиссов по вопросам, которые на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию.

Проведение переговоров. В практике менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы: вариационный метод, метод интеграции, метод уравновешивания, компромиссный метод.

Вариационный метод. При подготовке к сложным переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть негативную реакцию противной стороны), продумайте следу­ющие вопросы:

— в чем заключается идеальное решение поставленной проблемы в комплексе?

— от каких аспектов идеального решения можно отказаться?,

— какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом отреагировать на ожидаемые предложения партнера?

— какое вынужденное решение можно принять на переговорах на ограниченный срок?

— какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и с помощью каких аргументов?

Метод интеграции. Предназначен для того, чтобы убедить партнера оценивать проблематику переговоров с учетом их широких возможностей. Изложите партнеру свою позицию и подчеркните, каких действий в рамках совместной ответственности за результаты переговоров Вы от него ожидаете.

Метод уравновешивания. При использовании этого метода учитывайте приведенные ниже рекомендации. Определите, какие доказательства и аргументы (факты, результат расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять Ваше предложение. Вы должны на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами. Рассмотрите комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов «за» и доведите до сознания собеседника связанные, с этим преимущества.

Компромиссный метод. Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться согла­шения поэтапно. При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения).

Приведенные методы ведения переговоров носят общий характер кроме того, существует ряд приемов детализирующих и конкретизирующих их применение.

1. Встреча и вхождение в контакт. Даже если к вам приехала не делегация, а всего один партнер, его необходимо встретить на вокзале или в аэропорту и проводить в гостиницу. В зависимости от уровня руководителя прибывающей делегации ее может встречать либо сам глава нашей делегации, либо кто-то из участников намечающихся переговоров.

Разговор, предваряющий начало переговоров, должен носить характер необременительной беседы. На данном этапе происходит обмен визитными карточками, которые вручаются не во время приветствия, а за столом переговоров.

2. Привлечение внимания участников переговоров (начало деловой части переговоров). Когда ваш партнер уверен, что наша информация будет ему полезна, он станет с удовольствием Вас слушать. Поэтому Вы должны пробудить у партнеров заинтересованность.

3. Передача информации. Это действие состоит в том, чтобы на основе вызванного интереса убедить партнера по переговорам в том, что он поступит мудро согласившись с нашими идеями и предложениями, так как их реализация принесет ощутимую выгоду ему и его организации.

4. Детальное обоснование предложений (аргументация). Партнер может интересоваться нашими идеями и предложениями если он видит возможность применения этих идей и предложений в своей организации.. Поэтому следующий шаг в процедуре проведения деловых переговоров состоит в том, чтобы выявить интересы и устранить сомнения партнера (нейтрализация, опровержение замечаний).

5. Завершение переговоров. Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон.

Целесообразно, также основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч. При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный контакт с партнером по переговорам, т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно также найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания.

Протокольные мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров и несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач.

Деловой протокол при этом охватывает широкое поле деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обмен сувенирами, форма одежды, культурная программа и т.п. Для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу (2—3 чел.), которая будет заниматься прото­кольными формальностями.

Анализ итогов деловых переговоров. Переговоры можно считать завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, если приняты необхо­димые меры для их реализации и сделаны определенные выводы для подготовки следующих переговоров.

Условия эффективности переговоров. Предпосылки успешности деловых переговоров затрагивают ряд как объективных, так и субъективных факторов и условий. Прежде всего партнеры по переговорам должны выполнить следующие условия: обе стороны должны иметь интерес к предмету переговоров; они должны иметь достаточные полномочия в принятии окончательных решений (соответствующее право на ведение переговоров); партнеры должны иметь достаточную компетентность, необходимые знания в отношении предмета переговоров; уметь максимально полно учитывать субъективные и объективные интересы другой стороны и идти на компромиссы; партнеры по переговорам должны в определенной мере доверять друг другу.

Источник: studopedia.ru

Проведение переговоров с деловыми партнерами

Деловые переговоры представляют собой особый вид коммуникации между бизнесменами, который жестко регламентируется негласными правилами этики. Основная цель переговоров состоит в нахождении взаимовыгодного варианта сотрудничества для обеих сторон.

Удачное проведение переговоров – это гарантия заключения выгодной сделки и возможности долгосрочного сотрудничества. Как правило, деловые партнеры редко проводят переговоры в равных условиях: один из них более заинтересован в сотрудничестве и готов идти на уступки.

Особенности и правила проведения деловых переговоров с партнерами

Деловые встречи и коммуникации с партнерами по бизнесу бывают двух видов:

1. Официальные переговоры предполагают строгое соблюдение формальных требований обеих сторон. Такие встречи проводятся в офисе одного из участников, ход беседы тщательно фиксируется секретарем, время для обсуждения ограничено. Итогом официальных переговоров является подписание документов о партнерстве.
2. Неофициальные переговоры представляют собой встречи в неформальной обстановке, напоминающие дружеское общение близких знакомых. Стоит отметить, что специфика российского бизнеса предполагает решение стратегических вопросов в основном на неофициальных переговорах. Непринужденная обстановка помогает бизнес-партнерам расслабиться и проникнуться доверием друг к другу.

Организация проведения деловых переговоров

Перед началом переговоров необходимо выяснить интересы бизнес-партнера, его сильные и слабые места. В зависимости от этой информации выстраивается стратегия налаживания контакта с партнерами и план проведения переговоров.

Всех сотрудников, которые участвуют в будущей встрече, необходимо подготовить к позиции партнеров, снабдить информацией о спорных и запрещенных к обсуждению вопросах. Цель всесторонней подготовки всех участников переговоров состоит в налаживании доверительного и уважительного отношения к бизнес-партнеру.

В зависимости от специфики партнерства и целей будущей встречи, переговоры могут проводиться в конференц-зале офиса одной из сторон, или в нейтральной обстановке (ресторане, кафе).

Методы проведения деловых переговоров

В зависимости от целей встречи и отношений между бизнес-партнерами, выбирается метод ведения переговоров.

Вариационный метод предполагает моделирование идеальной ситуации для обеих сторон, которую затем дополняют реальными внешними факторами. После этого формируется оптимальный вариант, учитываются возражения и пожелания обеих сторон. Итогом переговоров является решение, которое включает интересы бизнес-партнеров.

Метод поиска компромисса предполагает «мозговой штурм» участников встречи для определения новых условий договора взамен уже сформулированных.

Методы уравновешивания и интеграции предполагают апелляцию к взаимной выгоде партнеров и активную работу с аргументацией собеседников. Стоит отметить, что в научно-популярной литературе именно эти два метода известны как «агрессивные переговоры» в силу эмоциональной вовлеченности обеих сторон в процесс.

Этапы проведения деловых переговоров, бесед, совещаний

Как правило, деловые переговоры разделяются на три основных этапа:

1. Подготовительный этап предполагает решение организационных вопросов, связанных со встречей, выбора места и времени, которое устроит всех участников. После этого между сторонами переговоров устанавливается первичный контакт и собирается необходимая информация.
2. Этап переговоров включает подробное обсуждение существующих требований и спорных вопросов, демонстрацию взаимного уважения сторон и формулировку взаимовыгодных предложений. Как правило, подготовленные варианты компромиссных решений изменяются после конструктивного общения сторон.
3. Этап достижения общего решения приводит стороны к формальному согласию и предполагает переход к активным действиям. Например, к поставке промышленного оборудования на выгодных для обеих сторон условиях.

Подготовка к проведению деловых переговоров и встреч

Основная задача подготовки к переговорам – это формирование эффективного подхода к встрече, который позволит извлечь максимальную выгоду из предлагаемых партнером условий.

Конфронтационный подход представляет собой жесткую позицию одной стороны «только так, и никак иначе». Этот метод работает при неравных условиях обеих сторон, когда партнер соглашается пойти на компромисс, чтобы продолжить сотрудничество.

Партнерский подход более распространен в современном бизнесе и предполагает чуткое отношение к потребностям другой стороны встречи.

Проведение деловых переговоров на выставках

Профессиональные выставки предполагают проведение неформальных переговоров в непринужденной обстановке. Любая форма общения на выставке позволяет решить сразу несколько задач:

• получить или передать необходимую информацию;
• найти новых деловых партнеров;
• рассказать о достижениях компании.

Современные выставочные комплексы оборудованы вместительными конференц-залами для комфортного ведения встреч.

Источник: www.expocentr.ru

Переговоры.

Каждому человеку приходится сталкиваться с тем, что принято называть деловым общением. Как правильно составить официальное письмо или приглашение, принять партнера и провести переговоры с ним, разрешить спорный вопрос и наладить взаимовыгодное сотрудничество? Всем этим вопросам во многих странах уделяется очень большое внимание.

Особое значение деловое общение имеет для людей, занятых бизнесом. Во многом от того, насколько они владеют наукой и искусством общения, зависит успех их деятельности. На Западе соответствующие учебные курсы есть практически в каждом университете и колледже, издается множество научной и популярной литературы.

К сожалению, в нашей стране в течение долгого времени той стороне делового общения, которая связана с психологией и технологией ведения деловых бесед и переговоров вообще не уделяли внимания, полагая, что здесь и учить-то нечему.

Времена изменились. Во-первых, значительно расширился круг лиц, связанных по роду своей деятельности с ведением переговоров. Чтобы успешно вести дела, им необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения, уметь вести переговоры и беседы.

Конечно ведение переговоров это творческий процесс, уйти от переговоров нельзя (даже процесс покупки хлеба — это тоже переговорный процесс). У кого-то это получается лучше, у кого-то хуже. Кто — то успешнее, кто — то не удачлив. Попытка систематизировать приёмы ведения переговоров — напоминает сказку о том, как разучилась ходить сороконожка, попытавшаяся проанализировать работу своих ног.

Что общего при ведении переговоров? Пожалуй, необходимость установления психологического контакта с собеседником. Это роднит переговорщика с актером.

Примерно 80% информации о человеке мы получаем, оценивая его манеру говорить, жестикулировать, обращая внимание на взгляд и позы. Слова дают нам всего лишь 20% всей информации.

Однако очень часто язык тела остается «за кадром» нашего восприятия, потому что мы не умеем его прочитывать и интерпретировать. А вот подсознание справляется с этим на отлично. Поэтому, если вы соглашаетесь с собеседником, качая при этом головой (жест отрицания), или улыбаетесь, скрестив руки на груди (оборонительная позиция), то рискуете быть неправильно понятым.

Какие правила помогут улучшить язык вашего тела?

1. Не скрещивайте руки или ноги.

Не скрещивайте ваши руки: складывается впечатление, что вы хотите закрыться от окружающих, защитить себя. Также это касается ваших ног. Будьте открытыми.

2. Настройте зрительный контакт.

Если вы ведете беседу сразу с несколькими людьми, поддерживайте зрительный контакт со всеми, чтобы создать связь и убедиться в том, что вас слушают. Не переусердствуйте: может сложиться впечатление, что вы пытаетесь подавить собеседника. Если же ваш зрительный контакт будет слишком слабым, вы будете казаться неуверенным.

3. Примите позу.

Примите позу уверенного, чувствующего себя в своей тарелке человека.

4. Расслабьте свои плечи.

Когда вы напряжены, напряжены также ваши плечи. Они приподняты и немного подаются вперед. Попытайтесь расслабиться, встряхните плечами и отведите их назад.

5. Кивайте головой, когда говорит собеседник.

Кивая время от времени, вы показываете, что слушаете. Но не перестарайтесь, а то так можно стать похожим на дятла.

6. Не сутультесь, сидите прямо.

Держите осанку, но не напрягайтесь.

7. В меру наклоняйтесь.

Если вы хотите показать, что вам интересно то, что кто-то говорит, немного наклонитесь в сторону говорящего. Если вы хотите показать, что вы уверены в себе и вам комфортно, наклонитесь немного назад. Но не наклоняйтесь слишком низко. Таким образом вы произведете впечатление человека, который крайне нуждается в поддержке. Или если вы сильно отклонитесь назад, вы можете показаться высокомерным и слишком отстраненным.

8. Улыбайтесь и смейтесь.

Относитесь ко всему легко, не воспринимайте все слишком серьезно. В меру расслабьтесь и, когда кто-то говорит что-то забавное, улыбайтесь и смейтесь. Люди готовы выслушать вас, если вы кажетесь им положительной личностью. Но не начинайте смеяться первым над своими собственными шутками — это указывает на то, что вы нервничаете и вам нужна посторонняя поддержка. Улыбнитесь, когда вас с кем-то знакомят, но не нужно приклеивать эту улыбку к лицу — вас заслуженно посчитают неискренним.

9. Не дотрагивайтесь до своего лица.

Это указывает на то, что вы нервничаете, и будет отвлекать внимание слушателей или собеседников.

10. Держите голову.

Опущенная голова — признак неуверенности и потерянности. Ваш взгляд должен быть прямым.

11. Не торопитесь.

Для чего это нужно: когда вы медленно идете, вы не только успокаиваетесь и становитесь более уверенным, но у вас понемногу проходит состояние стресса. Когда вы к кому-либо обращаетесь, не поворачивайтесь в этом направлении слишком быстро, а сделайте это как можно медленнее.

12. Не суетитесь.

Старайтесь избегать нервных движений, таких как покачивание ногой или быстрое постукивание пальцами по столу. Постепенно избавляйтесь от этих привычек или преобразуйте их. Суетливость указывает на то, что вы нервничаете, отвлекает слушателей и не дает вам возможности четко изложить идею. Упорядочьте свои движения, чтобы не мешать самому себе. Попытайтесь расслабиться, делайте все медленно и следите за своими движениями и жестами.

13. Жестикулируйте увереннее.

Используйте руки для описания чего-либо или для того, чтобы ваши аргументы казались более весомыми. Но не перестарайтесь: слишком много движений руками отвлекает внимание слушателей. И не повторяйте все время одни и те же движения, контролируйте их!

14. Держите бокал ниже.

Не держите напиток слишком близко к себе и на уровне груди, чтобы не выглядеть слишком закрытым и «в защите». Старайтесь держать что-либо (не только напитки) ниже уровня сердца и на уровне носков ступней во фронтальной плоскости.

15. Держите позвоночник прямым.

Многие люди могли бы сидеть и стоять ровно и красиво, однако они думают, что спина заканчивается там, где начинается шея, и поэтому вытягивают шею вперед, не понимая, что это часть их осанки. Ваша спина заканчивается там, где начинается голова. Нужно стараться держать ровно всю спину, и тогда ваша осанка будет действительно хорошей.

16. Держите дистанцию.

Не стойте слишком близко. Всем давно уже известно, что если стать слишком близко к собеседнику, он начнет беспокоиться. Позвольте людям иметь личное пространство, не старайтесь завоевывать его.

17. Зеркало.

Часто, когда у вас хорошие отношения с кем-либо, общаясь, вы бессознательно становитесь друг для друга зеркалом. Это значит, что вы в некоторой степени заимствуете чужой язык тела. Для того чтобы лучше общаться, вы можете сознательно использовать эффект зеркала. Если собеседник наклоняется вперед, вы тоже можете наклониться вперед.

Если собеседница протянула руку, чтобы что-то взять, вы тоже можете так поступить. Но не повторяйте все, не отражайте каждое движение тела. А то испуг будет обеспечен.

18. Будьте открыты и спокойны.

Как же вести переговоры? В от какие советы Аарон Харрис дает предпринимателям:

✓ Нужно иметь четкую цель. Удивительно, как часто стороны начинают переговоры, не имея четкого понимания того, что же они, собственно, хотят в результате получить. Если не иметь четкой цели, то невозможно и понять, от чего можно отказаться в процессе ее достижения, а на чем нужно, наоборот, стоять до последнего.

✓ Стоит внимательно вникать в условия соглашения. Вроде бы очевидная вещь, но очень часто ее игнорируют. Прежде чем подписывать документ, необходимо внимательно прочитать, что в нем написано, и полностью понять эту информацию. Если в соглашении фигурируют какие-то специализированные термины, то стоит заранее разобраться с их значением.

Это относится к финансовым терминам («контроль», «пропорциональность»), понятиям, возникающим при найме («вестинг», «клиф») и т.д. По словам Харриса, его жена работает адвокатом, поэтому он не понаслышке знает, как часто люди подписывают юридически обязывающие документы, даже их толком не прочитав и не поняв их смысл. Так и случаются неожиданные размытия долей и потери управления над компанией.

✓ Нельзя допускать неоднозначности. Это сложнее всего, особенно в ходе переговоров со знакомыми инвесторами или при найме на работу друзей. Не стоит надеяться на то, что понимание соглашения одной стороной, разделяют остальные участники обсуждения. Каждый пункт соглашения должен быть подробно расписан. Иными словами:

✓ Документируйте все. Если было достигнуто соглашение по какой-то теме, нужно это записать. Можно не усложнять ситуацию и ограничиться простым подтверждающим письмом по электронной почте («Спасибо за встречу! Мы очень рады, что вы приняли решение инвестировать в наш проект $100 тысяч в ходе текущего раунда при оценке бизнеса в $5 млн.»).

Если вторая сторона присылает подтверждение — отлично. Но необходимо отправлять такие письма сразу же после встречи, поскольку нет ничего хуже, чем обнаружить расхождение в позициях уже на поздних этапах перед совершением какой-либо сделки. И молчание — это не знак согласия.

✓ Переговоры между друзьями, ничего не облегчают. Даже если обсуждение идет между друзьями, это еще не значит, что каждый из них получит то, что хочет, или что одна сторона должна из симпатии уступать другой, добровольно ущемляя свои интересы. Нельзя забывать, что когда дело касается бизнеса, то дружба отходит на второй план. Более того, при переговорах с хорошими знакомыми и друзьями стоит быть еще более осторожным, чем обычно, поскольку в таких ситуациях многократно возрастает вероятность возникновения недосказанности и неопределенности, что может стать бомбой замедленного действия.

✓ Не стоит быть «плохим парнем». Бытует мнение, что лучшими переговорщиками являются люди, которые перегрызут горло за каждую мелочь. На самом деле это не так, и хороших результатов при заключении сделок могут добиваться и люди, которые стоят на своем в важных вещах, и могут уступить там, где это приемлемо.

Переговоры — это не игра, где начисляют очки за большее число отказов партнеру. Мир тесен и не стоит начинать отношения с негатива и споров (хотя если в конкретном случаи переговоры ведут представители бизнеса и корпоративных рейдеров, то можно сделать и исключение). Представители сторон, которые ведут переговоры сейчас, имеют все шансы неоднократно встретиться и в будущем, так что лучше и продуктивнее будет сохранить позитивное отношение друг к другу, хоть переговоры часто могут быть довольно жаркими.

✓ Всегда нужно держать слово. Пожалуй, самый важный пункт. Если соглашение достигнуто — его нужно соблюдать. Ни одна из сторон не должна позволить себе даже подумать о том, чтобы довести ситуацию до того, чтобы нарушить договоренности. Неважно, закреплено ли соглашение рукопожатием или подписями — уговор есть уговор.

Нарушение слова — это самый короткий путь к уничтожению репутации и доверия, которые зарабатывались годами.

Переговоры — это не та ситуация, когда важно быть милым или проницательным. Если возникает малейшее сомнение в том, что конкретно предлагает партнер — нужно незамедлительно расставлять все точки над «i». Задать уточняющий вопрос вполне простительно, но никогда нельзя нарушать заключенный договор.

При ведении переговоров (например об инвестициях) с более опытными бизнесменами, начинающий предприниматель должен отдавать себе отчет в том, что они в этом деле пока что лучше. Они знают, как добиваться своего и на какие рычаги и кнопки для этого нажать. В такой ситуации стоит обратиться за советом и поддержкой к кому-то, кто обладает большим опытом. Вести переговоры в любом случае придется самостоятельно, но взгляд со стороны никогда не помешает.

Какой может быть техника ведения деловых переговоров?

Техника ведения профессиональных деловых переговоров представляет собой процесс, состоящий из четырех последовательных этапов.

Уровень лиц, участвующих в переговорах, и их компетентность является решающим фактором при обсуждении принципиальных вопросов. До начала переговоров полезно выяснить организационную структуру фирмы, положения и компетентность представителей на переговорах.

Все виды деятельности подготовительного этапа ведения переговоров можно объединить в четыре группы.

Первая группа деятельности связана с инициативой проведения и составление плана переговоров.

• предварительный анализ участников переговоров, темы и ситуации;

• определение задач переговоров для удержания инициативы в их проведении;

• выбор стратегии и тактики ведения переговоров;

• подготовку подробного плана проведения переговоров с четкой программой действий для обеспечения взаимосвязи между видами деятельности, объемами работ, количеством и качеством необходимой информации;

• определение временных рамок, расходов на подготовку и реализацию планов с привлечением соответствующих сотрудников.

Вторая группа деятельности связана с оперативной подготовкой переговоров.

• сбор материалов, куда входит: поиск возможных источников информации (о личных контактов, аналитических исследований, публикаций и т. д.);

• определение предварительных критериев отбора материалов;

• формирование материалов и информации, которые могут быть использованы в подготовке переговоров;

• отбор и систематизацию материалов, имеющих существенное значение для подготовки и проведения переговоров;

• анализ собранного материала, который позволит определить взаимосвязь явлений, создать определенную систему, сделать выводы, подобрать аргументацию и свести все воедино;

• подготовку рабочего плана переговоров, где собран материал, идеи и соображения, выдвинутые задачи и требования (то есть стратегия и тактика), компоновка в единое логическое целое, что составляет окончательный вариант структуры ведения переговоров.

Третья группа деятельности связана с процессом редактирования.

• контроль подготовки переговоров, предусматривающий шлифование и последующую доработку деловой беседы, в первую очередь, заключительных положений;

• представления окончательной формы ведения переговоров, которая предусматривает, прежде всего, сжатость и четкость представленных предложений и выводов.

Четвертая группа деятельности связана с обработкой процесса ведения переговоров.

• репетицию ведения переговоров в форме диалога с собеседником.

Второй этап общего алгоритма профессиональных переговоров представляет собой собственно процесс ведения переговоров. Он состоит из пяти фаз, задача которых формировать соответствующие принципы.

Первая фаза — начало ведения переговоров.

Задачами данной фазы являются:

• установление контакта с партнерами;

• создание приятной атмосферы для ведения переговоров;

• «перехват», в случае необходимости, инициативы в процессе переговоров.

Для создания благоприятного климата в начале переговорного процесса необходимо не выпускать из виду некоторые важные мелочи, в частности, следует пользоваться ясными, сжатыми и содержательными вступительными словами и объяснениями; обращаться к собеседникам по имени; иметь соответствующий внешний вид; проявлять уважение к личности партнера и т.п.

Вторая фаза — передача информации.

Она должна выполнять следующие задачи:

• сбор специальной информации по проблемам, требованиям и пожеланиям партнера и его организации (фирмы);

• выявление мотивов и целей партнера;

• передача запланированной информации;

• формирование основ для аргументации или предварительной проверки правильности узловых пунктов собственной аргументации;

• анализ и проверка позиции партнера;

• предварительное определение направлений последующей деятельности, которое в конечном итоге упростит последнюю фазу — принятие решений.

Третья фаза — аргументация.

На этой фазе формируется предварительная мнение, определяется позиция по данной проблеме, которая устраивает обе стороны. Здесь можно попробовать изменить, в случае необходимости, уже сформированное мнение (позицию), закрепить то, что уже сформировалось, изменилось ли, на новую мысль. На этом этапе можно устранить или смягчить противоречия, которые были до переговоров или возникли в процессе их проведения, критически проверить собственные положения и факты, изложенные партнером.

Различают следующие виды аргументации:

1. доказательную аргументацию — необходимость проверки , точными ли являются собственные сводки, или правильными являются собственные выводы, нет ли в собственной аргументации противоречий, можно ли привести подходящие примеры и сравнения;

2. контраргументацию — необходимость проверки, не появляются ли противоречия; нет ли фактов или предложений партнера, которые можно оспорить, или не приведен ли неудачный пример (сравнение), или не сделал ли партнер ложного заключения; или не слишком ли просто представил партнер проблему, или не вытекает ли из этого необходимость показать другую сторону, или не дал ли партнер неправильную оценку и др.

Для достижения успеха в переговорах в аргументации необходимо использовать правила культуры и этики проведения:

• следует оперировать простыми, ясными, точными и убедительными понятиями;

• темп и способы аргументации следует выбирать с учетом особенностей характера и привычек партнера;

• аргументация должна быть корректной по отношению к партнеру;

• следует избегать неделовых выражений и формулировок, которые затрудняют восприятие сказанного, но в целом речь должна быть образной, а доводы — наглядными.

Четвертая фаза — опровержение аргументов партнера.

Важнейшими задачами данной фазы являются:

• разграничение отдельных возражений относительно субъектов, объектов, места, времени и последствий;

• приемлемое объяснение высказанных или невысказанных возражений, замечаний, сомнений;

• нейтрализация замечаний партнера, если для этого есть возможности, опровержение возражений партнера.

Во время решения указанных задач следует придерживаться логической структуры опровержения замечаний и аргументов партнера, в частности:

• локализовать каждое замечание или аргумент;

• проводить анализ замечаний;

• выявлять истинные причины;

• выбирать тактику опровержения;

• выбирать метод опровержения;

• проводить оперативное опровержение замечаний.

Пятая фаза — принятие решений.

К основным задачам данной фазы можно отнести:

• достижения основной, или, в худшем случае, запасной (альтернативной) цели;

• обеспечение благоприятной атмосферы в конце переговоров;

• стимулирование партнера к выполнению намеченных действий;

• составление всеобъемлющего резюме переговоров, понятного для всех участников, с четко выделенным основным выводом;

• подписание соглашения по результатам переговоров.

Деловая часть переговоров завершается превращением интересов партнера на окончательное решение (принимается на основе компромисса).

Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые рассматривались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто соглашение сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения , у всех складывается убеждение в том, что в процессе переговоров, достигнут определенный прогресс. Целесообразно обсудить перспективу новых встреч.

В случае отрицательного исхода переговоров необходимо сохранить субъективный контакт с партнером за переговорами. В данном случае акцентируется внимание не на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем.

Итак, следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто положительных результатов. Желательно найти такую тему, что представляет интерес для обеих сторон, что поможет разрядить ситуацию и создать дружественную, непринужденную атмосферу прощания.

Протокольные мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров, они несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, быть причиной неудачи.

Деловой протокол охватывает широкое поле своей деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа и т. п. Для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу (по 2-3 чел.) , которая будет заниматься протокольными формальностями.

Анализ итогов деловых переговоров. Переговоры можно считать завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, приняты необходимые меры для их реализации, сделаны соответствующие выводы для подготовки следующих переговоров.

Целями анализа итогов переговоров являются:

• сравнение целей переговоров с их результатами;

• определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров;

• деловые, личные и организационные выводы для будущих переговоров.

Анализ итогов деловых переговоров должен проходить по следующим трем направлениям:

1. анализ сразу после завершения переговоров. Такой анализ помогает оценить ход и результаты переговоров, обменяться впечатлениями и определить первоочередные мероприятия, связанные с итогами переговоров (назначить исполнителей и определить сроки выполнения достигнутого соглашения);

2. анализ на самом высоком уровне — руководителя организации. Этот анализ результатов переговоров имеет следующие цели: обсуждение отчета о результатах переговоров и выяснение отклонения от ранее установленных директив; оценка информации об уже принятых мерах и ответственность; определение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров; получения дополнительной информации о партнере по переговорам ;

3. индивидуальный анализ деловых переговоров — это выяснение ответственного отношения каждого участника к своим задачам и организации в целом. Это критический самоанализ с целью контроля и получения уроков из переговоров.

В процессе индивидуального анализа можно получить ответы на следующие вопросы:

• правильно ли были определены интересы и мотивы партнера по переговорами?

• отвечала подготовка к переговорам реальным условиям, в сложившейся ситуации и требованиям?

• насколько правильно определены аргументы или предложения о компромиссе?

• как повысить действенность аргументации в содержательной и методическом плане?

• что определило результат переговоров?

• как исключить в будущем негативные нюансы в процедуре проведения переговоров?

Источник: cons-systems.ru