Совещания, собрания, заседания проводятся на предприятиях разных форм собственности и размера. Совещания бывают плановыми и срочными. Согласно Трудовому Кодексу, далеко не все подобные собрания протоколируются. Отсутствие этого документа не считается нарушением закона.
Руководитель фирмы сам решает, какие совещания нужно фиксировать на диктофон и протоколировать, какие можно проводить без оформления данного документа. В рамках данной статьи мы рассмотрим Протокол совещания: правила ведения этого документа и его хранения.
Внешний вид документа, форму его ведения определяет руководитель предприятия или председатель (лицо, проводящее совещание). Все документы и материалы, используемые во время совещания, готовят заранее и оформляют отдельными текстами в виде приложений. На данные приложения необходимо ссылаться во время ведения протокола.
Традиционный бланк протокола можно скачать и заполнить или разработать собственную форму документа.
Протокол совещания делят на три большие раздела:
Промышленный протокол передачи данных PROFINET: основы
- заголовочный;
- содержательный (текстовый);
- оформляющий (завершающий).
Правила написания каждого раздела имеет свои особенности.
Название организации пишут так, как указано в регистрационных документах.
Наименование и номер документа («Протокол №»).
Название документа пишут прописными буквами в одну строку под наименование предприятия.
Дата проведения совещания и город (указывается под названием документа).
При заполнении протокола совещания указывается дата проведения мероприятия, а не день его заполнения. Если совещания было длительным, указывают дату начала совещания, а затем через тире день окончания мероприятия.
Место проведения мероприятия
Указывается отдельной строкой, ниже даты.
ФИО председателя совещания и секретаря (указывается под датой с правой стороны документа).
Содержательный или текстовый раздел
Вводная часть строго формализована. Ее можно разделить на две части.
Список вопросов, рассматриваемых во время совещания. Вопросы нумеруют арабскими цифрами.
Сведения об участниках совещания
ФИО и должность.
Основная часть (состоит из двух или трех самостоятельных пунктов).
Ставится номер параграфа.
Слово «СЛУШАЛИ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие.
Указывается ФИО докладчика (слово «доклад» не пишется).
Описывается суть доклада.
Ставится номер параграфа.
Слово «ВЫСТУПИЛИ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие.
Далее указываются все вопросы, которые были адресованы докладчику.
Запись ведется в порядке поступления вопросов и комментариев.
Постановили или решили (решение)
Слово «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШЕНИЕ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие.
Пункты принятого решения нумеруются арабскими цифрами через точку (например, «1.1», «1.2»).
145 Луняков М.А. Государственный строительный надзор при строительстве и реконструкции объектов
Если для принятия решения было проведено голосование, в этом пункте указывают его результаты.
Завершающий раздел (оформление)
Подписи председателя собрания, руководителя совещания и секретаря.
Подписи и ФИО вносятся двумя или более строчками. В расшифровке подписей необходимо инициалы проставлять перед фамилией.
Протокол совещания — внутренний документ фирмы или предприятия, поэтому скреплять подписи ответственных лиц и руководителя в конце протокола не нужно.
Каждому заседанию и протоколу присваивают отдельный номер, совещания протоколируются обособленно (каждое отдельно).
- на основе стенограммы совещания;
- на основе аудиозаписи;
- во время ведения заседаний (онлайн).
Для протоколирования во время совещания в присутствии директора используют современные технологии, например, шаблон MindJet Mind Manager. Его можно заполнять на компьютере или ноутбуке постепенно в ходе совещания. Шаблон можно разработать самостоятельно. Он помогает организовать мысли и решения в наглядной форме. В этом случае вы заполняете графы и получаете протокол рабочего, оперативного или стратегического совещания автоматически.
Особенности составления
Протокол совещания может быть заполнен в форме:
- краткой (сокращенной);
- полной (развернутой).
При заполнении бланка краткого протокола полный ход собрания не фиксируется. В нем указана только информация о поднятых вопросах и решение. При заполнении краткой формы документа обязательно указывают фамилии лиц, выступающих во время совещания и лиц, ответственных за принятие решения.
В краткой форме обычно ведут:
- протокол рабочего совещания;
- протокол оперативного совещания.
Полная форма документа более информативна и содержит подробную информацию о ходе совещания:
- хронологическую запись выступлений сотрудников;
- полную запись выступлений или подробное изложение докладов и комментариев участников;
- позицию сотрудников и руководства.
Основной порядок ведения документа и параграфы сохраняются. В полной форме обычно протоколируются собрания с перспективой на год и заседания с участием сторонних лиц.
Протоколируются освещения, проводимые при участии директора и в его отсутствие. По решению руководства ведут протоколы рабочих совещаний, и конспектируют ход собраний, на которых рассматриваются годовые программы предприятия. Протокол совещания при директоре обычно подписывает он сам.
Для оформления данного документа используют бланк предприятия. Если бланка и индивидуально разработанной формы протокола совещаний нет, информацию записывают на листе формата А4 по стандартному образцу.
Срок, в течение которого оформляется и подписывается протокол совещания, законодательно не оговорен. Но лучше оформлять его по ходу совещания и сразу после завершения.
Изменения в протоколе
Законом запрет на исправления в протоколе совещания не оговорен. Интересно, что данный документ может быть изменен и переписан через несколько недель, месяцев и даже лет после подписания.
Но вносить изменения можно лишь при наличии серьезных оснований и руководствуясь двумя правилами:
- Все изменения должны быть задокументированы. Делать это нужно правильно.
- Вносить изменения могут только лица, его составившие и подписавшие.
Протокол совещания не переписывают и не перепечатывают. В старом протоколе делают отметку о том, что в документ внесены изменения, ставят номер нового документа и дату изменений. Если изменения вносятся в распорядительную часть документа, все участники совещания должны быть проинформированы о сути изменений в недельный срок.
За правильность ведения протокола и соответствие его содержания реалиям совещания отвечает секретарь.
Для чего необходим
Протокол совещания требуется, чтобы в письменной форме запечатлеть:
- все поставленные руководителем задачи;
- мнения совещающихся по озвученным руководством или поднятым сотрудниками вопросам;
- принятые коллективом решения.
Вести протокол рекомендуют, во-первых, на совещаниях, во время проведения которых решается вопрос о будущем компании, принимаются стратегические решения. Во-вторых, если совещание проходит с участием представителей сторонних фирм, партнеров, представителей госучреждений. Чаще всего ведутся протоколы совещаний при директоре на год.
Где используется
Протокол совещаний может вестись на деловой встрече, переговорах с поставщиками, клиентами, партнерами, на собраниях руководства компании и даже на оперативном совещании в любом отделе.
Примеры для скачивания
Предлагаем вам скачать образцы протоколов совещаний (краткую и полную формы):
Источник: delosmelo.ru
Технический совет предприятия.
На крупных предприятиях, которые набирают темпы развития, происходит модернизация производства, на многих заводах и фабриках руководители создают Технические Советы.
Для сведения. Крупнейшие корпорации мира в большинстве случаев, как раз и продвигают свои новации в сфере производства используя подобные органов. Они могут называться по-разному, например, Координационный Совет, экспертная комиссия и т.д. Суть дела не меняет. Содержание остается.
Возникает вопрос, а для чего нужен Технический Совет?
Отвечаем. Когда по какой-либо программе, направленной на улучшение производства задействуется максимальное количество служб и подразделений предприятия, вот здесь и необходим коллективный разум. К тому же, решения Технического Совета – это и повышенная ответственность руководителей перед собой и поставленными задачами.
Принципы формирования.
Технический Совет (ТС) создается на предприятии приказом Генерального директора, является постоянно действующим, в дальнейшем, с учетом замещения вакантных должностей, в приказ вносятся изменения и дополнения.
Председателем ТС является Генеральный директор предприятия, на период отсутствия руководителя обязанности исполняет один из его заместителей, являющийся членом ТС.
Состав ТС формируется по определенному принципу, а именно: одно из должностных лиц (руководитель) по каждому направлению производственной деятельности, назначает руководителей отделов.
Заседания ТС проводятся по мере необходимости с рассмотрением одного или нескольких вопросов по повестке дня.
Члены ТС в своих решениях руководствуются требованиями действующего законодательства РФ, нормами Международного права и внутренними локальными нормативными документами.
Решение ТС, за подписью всех членов, является внутренним локальным нормативным документом и обязательно для выполнения по должностным обязанностям.
Функции и задачи ТС.
По своим функциям ТС на своих заседаниях рассматривает следующие вопросы:
— оптимизация системы управления на предприятии;
— внесение изменений и дополнений в организационно-штатную структуру предприятия и перспективы кадровой политики;
— введение, изменение и передача производственных функций в отношении отдельных подразделений (отделы, бюро и т.п.), а также принятие решений по их ликвидации;
— введение в действие на предприятии Правил, Положений, Инструкций и иных внутренних нормативных документов;
— реорганизация производственных мощностей предприятия;
— модернизация имеющихся производственных сил предприятия;
— переоборудование производственных, складских и административных помещений, приобретение оборудования;
— рассмотрение новаторских и конструкторских идей в производственном цикле;
— принятие решений о защите авторских прав предприятия;
— организация архива на предприятии, определение порядка хранения, движения и уничтожения документов;
— вопросы физической и электронной защиты предприятия;
По правилам, при принятии решения по одному из вопросов члены ТС руководствуются:
— мерами по минимизации рисков в производственной деятельности;
— уменьшением финансовых потерь при решении тех или иных производственных задач;
— практической необходимостью для производства;
— опытом и практикой в производственной деятельности конкурирующих предприятий:
— изменениями и усовершенствованиями технологического процесса в производстве по сравнению с достижениями мирового рынка.
Важно! Проводить заседания ТС, на котором будут обсуждаться вопросы, содержащих коммерческую тайну, рекомендуется с теми руководителями, которые являются носителями секретов предприятия.
Организация и порядок проведения заседаний ТС.
Решение о проведении заседания членов ТС, с указанием необходимых участников, а также с назначением даты и времени, принимает председатель совета.
О дате и времени заседания члены ТС информируются в письменном виде и заблаговременно, но не позднее, чем за календарную неделю до начала заседания.
В повестке дня заседания, указываются докладчики и содокладчики по каждому обсуждаемому вопросу.
Для изучения вопросов, которые будут рассматриваться на заседании, докладчики своевременно направляют членам ТС необходимые документы и иные справочные материалы.
По каждому обсуждаемому вопросу члены ТС за своей подписью выносят решение, которое с этого момента является обязательным для исполнения сотрудниками в части касающейся этого решения.
По каждому рассматриваемому вопросу происходят прения участников заседания, которые вносятся в решение.
Протокол заседания ТС ведет его секретарь.
Решение ТС принимается простым большинством голосов.
В случае не согласия с принятыми решениями одного или нескольких членов ТС, выносится отдельное решение с указанием причин отказа поддержать решение.
По результатам заседания Технического Совета принятые решения для исполнения и контроля берет председатель.
Уважаемые руководители организаций и предприятий!
Считаем, что внедрение на любом предприятии указанной формы обсуждения насущных проблем и принятий управленческих решений будет полезно и практично в повседневной деятельности.
Источник: uni-uri.ru
Подготовка совещаний и оформление протокола
Как и о чем стоит уведомлять участников совещания? Какие материалы следует собирать еще до начала мероприятия? Как фиксировать ход совещания и когда необходимо оформить сам протокол? Чем его полная форма отличается от краткой и какие нововведения появились для федеральных органов исполнительной власти?
Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях? Как потом хранить протоколы? В статье подробно разобраны все реквизиты протокола с объяснением вариаций их оформления и образцами целых документов.
О каком протоколе пойдет речь?
В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.
Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций – протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.
Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия – собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.
В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:
- и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
- и распорядительным документом (фиксируется принятое в результате обсуждения решение).
В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. д.
Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.
Подготовка к проведению совещания
Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов
Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.
Выражается это в наличии:
- регламента работы;
- плана работы на ближайший год;
- собственного аппарата, возглавляемого секретарем.
Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа (программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.
В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.
Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления (т.е. распорядительного документа) данного коллегиального органа.
Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.
Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.), который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.
Подготовка собраний
Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.
В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.
Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.
Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.
В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании и приглашением участников.
Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый – более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.
В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.
Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря – своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.
В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13). Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума). Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным – данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что подтверждается, как правило, личной подписью в списке.
Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих – это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания.
Таким образом, еще до начала заседания / собрания секретарь должен иметь следующие документы: повестку дня, тезисы выступлений и проекты решений по каждому вопросу, список участников.
Типовые правила оформления протокола
Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.
Заголовочная часть протокола
- полное наименование организации;
- вид документа (ПРОТОКОЛ);
- номер и дату;
- место составления протокола;
- заголовок к тексту.
Наименование организации всегда указывается вместе с организационноправовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.
Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).
Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации – автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).
Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:
Открытое акционерное общество
Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»
(ОАО Агентство «Роспечать»)
Источник: delo-press.ru