Все этапы строительства работа с документами

Внутренние документы (приказы, инструкции, правила, докладные и объяснительные записки и др.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации. Порядок их прохождения включает следующие стадии:

• • составление проекта документа;
• • согласование (визирование) документа;
• • подписание документа руководителем;
• • регистрация документа;
• • размножение и доставка копии документа исполнителям;
• • контроль исполнения документа;
• • подшивка исполненного документа в дело.

На этапе исполнения документа работа с внутренними документами ведется по схеме работы с входящими документами, включая:

• • передачу документа исполнителю;
• • контроль исполнения;
• • исполнение документа;
• • подшивку исполненного документа в дело.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству. После подписания документы регистрируются. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов рассылаются в соответствующие структурные подразделения.

Product-менеджмент: этапы создания продукта

Прием и передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении, с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме. Наиболее важные документы (в том числе поставленные на контроль) передаются под расписку через подразделение, контролирующее исполнение данного документа, или секретаря организации.

Особенности организации работы с кадровыми документами. Важнейшей функцией кадровой службы являются учет и ведение справочного аппарата кадровой документации. Поскольку все документы по личному составу имеют особую социальную значимость, они подлежат строгому учету и регистрации.

В кадровом делопроизводстве используются разные формы регистрации:

• • журнальная;
• • карточная;
• • автоматизированная электронная.

Журнальная форма используется для регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, движения и выдачи трудовых книжек. Вместе с документами по личному составу эти журналы сдаются в архив, где хранятся 75 лет.

Для учета движения кадров могут также использоваться журналы регистрации приема па работу, переводов работников, увольнения с работы. Однако при внедрении автоматизированных систем в работу кадровых служб необходимость в ведении таких журналов отпадает.

Главным справочным массивом, к которому сотрудники кадровой службы обращаются постоянно, являются личные учетные карточки работников. Для работников, на которых в организациях не ведется личное дело, личная карточка является единственным заменяющим его учетным документом.

Работа «ниже плинтуса»)) Этапы строительства

В небольших организациях (фирмах) личные карточки стоят по алфавиту фамилий, в крупных — систематизируются по структурным подразделениям, а внутри них — по алфавиту фамилий. При увольнении работника его личная карточка вынимается из картотеки и после дооформления перемещается в картотеку уволенных работников, где она хранится до подготовки к сдаче в архив.

Особенности работы с кадровыми документами проявляются в процессе осуществления основных кадровых процедур приема на работу, перевода, увольнения работника, каждая из которых оформляется цепочкой документов. Эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами (например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром при заключении трудового договора с лицами, не достигшими возраста 18 лет, а также иными лицами в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

При переводе на другую постоянную работу работник пишет заявление о переводе, на основании которого вносятся изменения в трудовой договор и составляется приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5, который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник знакомится с текстом приказа под расписку. На основании приказа соответствующие записи вносятся в трудовую книжку и личную карточку работника.

Поощрения документируются приказом, изданным на основании докладной записки (представления) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие сведения в трудовую книжку и личную карточку работника.

Увольнение работника также отражается в цепочке документов, начиная с заявления или служебной записки, на основании кото- рых составляется приказ с указанием причины увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. После подписания руководителем приказ регистрируется, соответствующая запись производится в трудовой книжке, личной карточке и лицевом счете (рис. 5.3).

Рис. 5.5. Пошаговая процедура увольнения работника по собственному желанию

Все записи о работе, награждениях, поощрениях, внесенные в трудовую книжку в период работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или кадровой службы и печатью организации.

Работник знакомится с текстом приказа и ставит свою роспись. Копия приказа об увольнении и заявление работника (служебная записка) помещаются в личное дело, после чего оно закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение. Личная карточка перемещается в картотеку уволенных работников и ставится по алфавиту фамилий. Трудовая книжка выдается на руки уволенному в день увольнения под роспись в журнале регистрации трудовых книжек.

Организация работы с обращениями граждан. Порядок работы с устными и письменными обращениями граждан в государственную организацию определяется Законом о порядке обращений граждан.

В соответствии с данным Законом устанавливается следующий порядок работы с обращениями граждан (рис. 5.4):

• • регистрация письменного обращения;
• • принятие к рассмотрению и рассмотрение обращения;
• • организация личного приема граждан;
• • контроль за соблюдением установленного порядка рассмотрения обращений граждан.

Обращение гражданина, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению. Государственному органу, органу местного самоуправления или должностному лицу вменяется в обязанность:

• • обеспечивать объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (в случае необходимости — с участием гражданина, направившего обращение);
• • запрашивать необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
• • принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
• • давать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
• • сообщать гражданину о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией 1 .

Рис. 5.4. Пошаговая процедура работы с обращениями граждан

Все письменные обращения принимаются централизованно. В правом нижнсаМ углу документа проставляется штамп организации-адресата с указанием даты его поступления в организацию и регистрационный номер, состоящий из начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера поступившего обращения.

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Регистрацию рекомендуется вести на компьютере или на карточ- [1]

ках. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с порядком, установленным Законом о порядке обращений граждан.

Если в письменном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, его направляют в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. При этом в случае необходимости Законом о порядке обращений граждан предусмотрено направление в указанные органы или должностным лицам запроса по поводу результатов рассмотрения письменного обращения.

Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо, рассматривающие обращение, обязаны в тече- ние 15 дней предоставлять по направленному запросу документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Ответ на обращение подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.

Ответ на обращение по существу поставленных в нем вопросов может не даваться, если:

• • в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и его почтовый адрес;
• • в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
• • текст письменного обращения не поддается прочтению;
• • в письменном обращении гражданина нс приводятся новые доводы или обстоятельства по вопросу, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями;
• • ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

При этом авторам обращений сообщается о причинах отказа в рассмотрении по существу поставленных в них вопросов. Если эти причины в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.

Законом о порядке обращений граждан установлен срок рассмотрения письменного обращения гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу — 30 дней со дня его регистрации. В исключительных случаях должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Обращения граждан считаются исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан ответ в устной или письменной форме.

О результатах рассмотрения письма составляется справка за подписью исполнителя или ставится отметка об исполнении и делается запись в регистрационно-контрольной карточке.

Исполненные письма вместе с материалами, относящимися к работе по ним, копиями ответов заявителям сдаются в службу документационного обеспечения, где они формируются в дела.

Источник: studme.org

Как организовать делопроизводство и документооборот с нуля

Максимум возможностей для электронного документооборота вашей компании. Бесплатная оценка внедрения!

Экспертное обследование, карта целевых процессов, методологическая основа для внедрения 1С:ДО

Бесшовная интеграция за пару дней! Сократим время на обработку документов, доступ прямо из интерфейса 1С

В статье раскрываем все этапы организации делопроизводства и документооборота в любой компании независимо от сферы деятельности. В основе лежит экспертный опыт построения бизнес-процессов среднего и крупного бизнеса с их дальнейшей автоматизацией на базе российского программного решения «1С:Документооборот».

Я не случайно выбрал обзор программного продукта «1С:Документооборот 8» с позиции системы управления контентом, поскольку на начальном этапе он многими рассматривается, как «решение для удобной работы с документами», «решение для упорядочивания, систематизации, категоризации документов и файлов, удобного поиска» и т.д. Но возможностей, которыми располагает система, гораздо больше

На сегодняшний день можно найти множество публикаций, посвященных построению процессов делопроизводства и документооборота в государственных учреждениях, органах исполнительной власти, а также в коммерческих предприятиях различных по своим организационно-правовым формам, направлениям деятельности и отраслевым спецификам.

Основная масса этих публикаций направлена в основном на проблематику построения системы управления бумажным и электронным документооборотом. Авторы, имеющие большой опыт по систематизации бумажного делопроизводства и дальнейшей автоматизации в предлагаемых на рынке системах электронного документооборота (СЭД), ограничиваются рассмотрением только методологической стороны вопроса. Методика построения системы управления документами с использованием программы «1С:Документооборот 8» представляет собой некую общую последовательность этапов, которая применяется практически во всех организациях. В качестве примера выделим самые основные этапы:

• аудит существующего документооборота в организации;
• организация работы с бумажными документами;
• организация работы с электронными документами;
• автоматизация работы с корреспонденцией;
• автоматизация договорной работы;
• автоматизация распорядительной деятельности;
• автоматизация деятельности подразделений по заявкам;
• автоматизация прохождения служебных записок;
• автоматизация прохождения документов по кадровой работе, хозяйственной деятельности и т.д.;
• организация мониторинга работы с документами и контроля их исполнения.

Для того, чтобы организовать делопроизводство и документооборот с нуля, представленных выше этапов недостаточно, поскольку они не предполагают решения технических вопросов, которые должны быть рассмотрены и проработаны еще до внедрения СЭД. Качественная проработка и решение именно технических вопросов на первоначальном этапе является главным залогом успеха дальнейшего внедрения системы управления контентом (ECM), которой и является «1С:Документооборот 8».

1С:ДО становится неким «ядром», «кровеносной системой» всей организации, и от того, насколько качественно решен вопрос оптимизации системы документооборота, настолько эффективно будет работать организация. Объем документов, видов документов компании увеличивается, растет количество маршрутов обработки документов, непрерывно требуя совершенствования и улучшения внутренних бизнес-процессов. Все это должна и может обеспечивать ECM-система от 1С.

Если изначально автоматизируется работа с входящими, исходящими и внутренними документами, то дальше уже идет автоматизация бизнес-процессов, регламентированной отправки отчетов сотрудникам. Пользователи делятся новостями, проводимыми акциями организации, ведут переписку с контрагентами. Таким образом, продолжается раскрытие потенциала программного решения в условиях конкретной организации. И для полного его раскрытия необходимо проработать технические вопросы еще до внедрения системы. Нужно как бы заглянуть вперед, чтобы в нужный момент не испытывать технических ограничений, связанных с вопросами оптимизации системы в целом.

Далее в привычном нам понимании методики построения делопроизводства и внедрения документооборота мы не будем отходить от общепринятой и всем понятной последовательности работ, а сделаем следующее: каждый рассматриваемый этап мы дополним анализом технических вопросов и их решением.

Подготовительные работы по технической части

К подготовительным техническим работам относятся те, которые затрагивают важные аспекты внедрения информационной системы.

Уровень Hardware

Анализ рабочих мест ключевых пользователей. При данном вопросе необходимо учитывать специфику работы отдельно взятого пользователя, используемое им основное и периферийное оборудование. Например, у пользователя, ответственного за регистрацию входящих документов в бумажном и электронном виде, установлены сканер и принтер, которые работают только с 32-битной версией тонкого клиента «1С:Предприятие», и если мы установим 64-битную версию, то полноценно выполнять работу он не сможет. В таком случае мы можем получить обратный эффект от внедрения новой СЭД в виде негативного отзыва. В аналогичных случаях лучше подготовиться и предусмотреть подобные ситуации заблаговременно.

Анализ конфигурации сервера:

• сведения о необходимой и имеющейся процессорной мощности отвечают на главный вопрос: «Хватит ли вычислительной мощности сервера?». Если, например, в организации используется несколько информационных систем на одном сервере такие как «1С:ERP», «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом» и все системы являются требовательны к процессорной мощности, то анализ нагрузки процессора будет не лишним;
• сведения о необходимом и имеющимся устройстве дисковой подсистемы. Анализ включает в себя описание и основные характеристики моделей дисковых устройств, используемый способ объединения нескольких физических дисковых устройств в логический модуль, RAID-массив, для повышения отказоустойчивости;
• сведения о необходимом и имеющемся объеме дискового пространства для информационной базы (ИБ), который необходимо выделить в необходимом количестве с запасом в соответствии с возможным прогнозным увеличением размера базы;
• сведения о необходимом и имеющемся объеме дискового пространства для файлового тома ИБ, который необходимо выделить с учетом понимания примерного объема документов за год или месяц. Как правило, измеряется объем электронного архива всех документов за год и закладывается запас в процентном соотношении;
• сведения о необходимом и имеющемся объеме дискового пространства для копий ИБ и файлового тома ИБ выбираются, исходя из того, с какой частотой будут создаваться копии: ежедневно один раз, ежедневно каждый час. При высоком объеме документов и интенсивной изменчивости данных в некоторых организациях резервирование может осуществляться ежедневно каждые 30 минут;
• сведения о необходимом и имеющимся объеме оперативной памяти дадут ответ на вопрос очень близкий по смыслу к самому первому нашему вопросу: «Насколько оперативно можно будет работать в программе, в нескольких программах одновременно и в многопользовательском режиме, например, при количестве одновременно работающих пользователей более 100 человек?»

Оптимизация ресурсов сервера и рабочих мест пользователей – это заключительная немаловажная техническая работа, которая проводится после получения результатов проработки первых двух пунктов. Необходимо ли выполнить апгрейд аппаратной части сервера и что именно нужно сделать? Необходимо ли выполнить апгрейд рабочих мест пользователей, закупить необходимые периферийные устройства, комплектующие? Примерно такие вопросы мы решим в этом разделе.

Уровень Software

Система СЭД взаимодействует с сопутствующими программными компонентами на клиентском и серверном уровне: совместимым с «1С:Документооборот 8» пакетом офисных программ, совместимыми компонентами для работы и распознавания текстовых образов, например, ImageMagic, CuneiForm, электронно-цифровыми подписями, сервисами электронной отчетности, такими как «1С:ЭДО», «Такском».

Есть в компании пользователи, работающие в офисе и им удобно работать через тонкий клиент, а есть и те, кто работает дистанционно, то в таком случае больше всего подходит использование web-клиента. В этом разделе мы берем во внимание вопросы удобства пользователей, эргономики и производительности при работе с СЭД.

В соответствии с вышеизложенным, мы можем сделать следующий вывод: после планомерно проведенных работ по данному этапу мы можем приступать к методологической части построения автоматизированной информационной системы делопроизводства и документооборота.

Мы подготовили качественную платформу для дальнейшего раскрытия потенциала данного программного решения, предназначенного не только для основных задач: управления бумажным документооборотом, управления электронным документооборотом, автоматизации бизнес-процессов и контроля исполнительской дисциплины, но и для задач, свойственных системе управления контентом, учитывая дальнейшие перспективы развития в искусстве организационного управления.

Подготовка информационной базы и общие настройки 1С:Документооборота

Мы перешли к самому ответственному этапу, который лежит в основе функционирования СЭД, он является «скелетом» всей механики работы системы. Первоначально необходимо выполнить настройки информационной базы по следующим разделам.

Установка методики документооборота

Главное: устанавливаем типовую методику документооборота. Обращаем внимание на то, что методика предназначена для установки в пустую базу. При установке в заполненную базу уже имеющиеся данные будут дополнены новыми.

Рис.1 Установка типовой методики документооборота

Общие настройки

Устанавливаем общие настройки программы, выполняем публикацию информационной базы на web-сервере для использования web-клиента.

Данные предприятия

Заполняем справочник «Должности», регистрируем руководителей подразделений, заполняем организационную структуру предприятия, создаем и регистрируем остальных пользователей. В данном разделе можно создать организации, входящие в состав предприятия, если предприятие состоит из нескольких юридических лиц. Создаем корневые папки справочников «Входящие, исходящие и внутренние документы», «Файлы», при необходимости, папки справочников «Проекты», «Мероприятия», «Форум», «Вопросы деятельности».

Работа с документами и файлами

На данном этапе необходимо собрать достаточный объем информации с качественной степенью детализации для дальнейшего анализа и усовершенствования процедур обработки документов. Помимо основного инструмента — методики сбора информации путем анкетирования подразделений, вовлеченных в процедуры обработки документов, — далее на основе собранной информации можно подготовить маршрутные карты движения документа отдельно для каждого вида документа, заранее подготовив их макеты в табличном редакторе, например, Microsoft Excel.

Рис.2 Маршрутная карта движения исходящих документов в Excel

Для создания видов документов и построения шаблонов процессов по ним желательно использовать базу-прототип для тестирования и корректировок. Алгоритм работы следующий:

• настраиваем хранение файлов в томах,
• устанавливаем на сервере программное обеспечение для работы с файлами,
• вводим и настраиваем виды документов,
• назначаем видам документов соответствующие шаблоны документов,
• добавляем к шаблонам документов шаблоны файлов,
• настраиваем автозаполнение шаблонов файлов,
• выполняем настройку нумераторов и индексов нумерации,
• при необходимости создаем наборы дополнительных реквизитов и сведений.

Тестируем виды документов и процессы к ним, уточняем дополнительные требования, дорабатываем макеты, распечатываем готовый результат в виде полученного шаблона документа, блок-схемы процесса и таблицы этапов с исполнителями и утвержденными сроками, далее согласовываем в каждом отдельно взятом подразделении.

Внедрение СЭД

Комплексная автоматизация документооборота. Обработка документов в 2 раза быстрее! +45% к трудовой дисциплине

Консультация по автоматизации документооборота

Бесплатно от экспертов 1С:ДО. Рекомендуем ПО, сориентируем по цене и срокам внедрения

Права доступа

Здесь необходимо настроить систему прав, которая определяется справочниками: «Полномочия», «Грифы доступа», «Рабочие группы», «Права к папкам» и др. Настройка прав ведется параллельно с заполнением информационной базы данными.

Рис.3 Настройка системы прав доступа в 1С:Документообороте

Совместная работа

Создаем шаблоны процессов, которые позволяют регламентировать процедуры согласования, исполнения, регистрации и прочие для документов тех или иных видов.

Рис.4 Шаблоны процессов в 1С:ДО

1) Настраиваем ролевую маршрутизацию. Задачи могут быть адресованы персонально или рабочей группе исполнителей, так и с использованием механизма ролевой адресации.

Рис.5 Настройка ролей по маршрутам

2) Настраиваем условия маршрутизации. На практике внедрения в большинстве случаев необходимо написать некоторое условие или обработчик бизнес-события, в алгоритмах которого далее, например, использовать данные внутреннего документа – это могут быть значения дополнительных реквизитов, типовых реквизитов и т.д. Также при настройке последовательности выполнения действий комплексного бизнес-процесса или настройке состава исполнителей в процессах с несколькими исполнителями возникает необходимость включить/исключить действие или исполнителя при выполнении процесса. Для этого в программе есть так называемые условия маршрутизации, которые могут настраиваться ответственным за работу процессов и задач.

3) Назначаем шаблоны процессов видам документов. Шаблоны процессов используются для обеспечения соблюдения регламента процедур обработки документов тех или иных видов. Для создания нового шаблона на панели действий списка шаблонов предусмотрена кнопка Создать. При этом открывается карточка нового шаблона, в которой необходимо:

• указать сведения о шаблоне;
• ввести список согласующих лиц;
• добавить предметы;
• настроить ручной или автоматический запуск процесса по шаблону;
• перейти по гиперссылке «Назначить шаблон видам документов» и т. д.

Настройки процесса. На закладке заполняется список исполнителей, срок исполнения, настраивается отложенный старт процесса и порядок формирования наименования процесса.

Предметы процесса. Закладка служит для управления предметами шаблона процесса. Доступно добавление основных, вспомогательных и заполняемых предметов, настройка видимости, изменение ролей и порядка отображения.

Пользователи могут самостоятельно заполнить процесс данными по шаблону, выбрав его из списка помощника создания процесса. Но удобнее настроить автоматический или ручной запуск процесса по шаблону. Для этого шаблон нужно назначить видам документов с помощью гиперссылки Назначен видам документов в карточке шаблона. Гиперссылка открывает список настроек шаблона процесса для видов документов, которым он назначен. Для создания новой настройки на панели действий предусмотрена кнопка Создать.

В карточке настройки шаблона процесса есть возможность:

• указать вид или группу видов документов, к которым будет автоматически применен шаблон процесса;
• настроить ручной или автоматический запуск процесса.

Вид документа. В поле необходимо указать вид или группу видов документов, которым будет назначен шаблон процесса. Например, при настройке шаблона процесса Согласование договора поставки необходимо выбрать вид документа Договор поставки. В этом случае при создании процесса на основании документа указанного вида данный шаблон будет отображаться в списке Рекомендованные шаблоны.

Или, например, виды документов Договор аренды, Договор подряда и Договор строительства можно объединить в группу Договорная документация и назначить им шаблон процесса.

Действует для организации. В качестве дополнительных настроек можно выбрать организацию, для которой будет действовать шаблон.

Запрет на изменение процесса по шаблону. Для того чтобы поля карточки процесса, заполненные из шаблона, были недоступны для изменения пользователями, необходимо установить флажок «Запретить изменение процессов», созданных по этому шаблону для этого вида документа. В этом случае пользователи смогут поменять только название и описание процесса. Остальные ключевые данные, такие как исполнители, сроки и другие, останутся недоступными для редактирования.

Ручной запуск. Ручной запуск означает, что после указанного в настройках действия программа предложит пользователю запустить процесс по шаблону. Например, после закрытия только что созданного договора поставки программа предложит запустить процесс согласования.

Выбор действия станет доступен после установки флажка «Предлагать запуск при выполнении действия»:

• Закрытие карточки только что созданного внутреннего документа – помощник автоматического запуска процесса появится после того как пользователь закроет карточку документа указанного вида;
• Ручная регистрация внутреннего документа – помощник автоматического запуска процесса появится, после того как пользователь вручную проставит регистрационный номер в карточке документа указанного вида.

Автоматический запуск. После наступления событий, указанных в настройках, процесс запустится автоматически. Например, после регистрации договора аренды оборудования процесс согласования запустится автоматически.

4) Создаем мероприятия в справочнике «Виды мероприятий». Среди мероприятий можно выделить довольно крупный класс мероприятий – протокольное мероприятие. Для протокольных мероприятий доступны некоторые возможности, недоступные для обычных:

• указание секретаря;
• указание председателя;
• ведение протокола;
• установка состояний протокола;
• использование операций протокола.

Секретарь и председатель протокольного мероприятия обладают такими же правами, как и организатор. Они играют особую роль в операциях протокольного мероприятия. Например, задача подготовки протокола направляется секретарю мероприятия.

Для протокола доступна команда заполнения протокола по программе или по предыдущему мероприятию.

Состав протокола мероприятия хранится в табличной части Протокол элемента справочника Мероприятия – хранится номер пункта программы, к которому относится пункт протокола, ссылка на пункт протокола, порядок пунктов протокола.

Для мероприятий предусмотрен определенный набор операций. Операции мероприятия отличаются от обычных процессов по мероприятиям. Доступны следующие операции мероприятия:

• Утвердить программу – направляет программу на утверждение председателю, влияет состояние программы;
• Отправить приглашения – отправляет приглашения участникам мероприятия, влияет на состояние приглашения участников и состояние приглашения на мероприятие. При изменении места проведения или времени в процессе направления приглашений изменяет место и время в мероприятии;
• Запросить материалы – запрашивает материалы у ответственных за пункты программы, влияет на состояние материалов;
• Ознакомить с материалами – отправляет материалы на ознакомление всем участникам, влияет на состояние материалов;
• Провести мероприятие – направляет задачу провести мероприятие председателю, влияет на состояние мероприятия;
• Подготовить протокол – направляет задачу подготовить протокол секретарю, влияет на состояние протокола;
• Согласовать протокол – направляет протокол на согласование всем участникам мероприятия, влияет на состояние протокола;
• Утвердить протокол – направляет протокол на утверждение председателю, влияет на состояние протокола;
• Исполнить протокол – направляет протокол на исполнение, влияет на состояние протокола.

Учет трудозатрат

Ход действий: настроить справочник Виды работ, заполнить Календарь, составить Графики работ, заполнить справочник Виды отсутствий. В «1С:Документообороте» ведется учет отсутствий сотрудников на рабочем месте по любым причинам: в связи с удаленной работой, болезнью, командировкой, отпуском, отгулом и т. п. Информация об отсутствии отображается в карточке сотрудника, адресной книге и календаре. При попытке взаимодействия с отсутствующим вы получите уведомление о датах, причине его отсутствия и имени заместителя (если он указан).

Хранение

Нужно настроить номенклатуру дел, места хранения дел, дела. Номенклатура дел представляет заводимый и используемый по определенному регламенту перечень дел, хранящих документы. Использование номенклатуры дел значительно снижает издержки делопроизводства. Автоматизация учета номенклатуры дел дает возможность еще больше снизить трудозатраты применения делопроизводства и позволяет значительно ускорить доступ к документам номенклатуры дел. Далее надо заполнить справочник Помещения и территории.

Загрузка классификаторов

Загрузите классификаторы: Валюты, Банки, Адресный.

Заполнение справочников

Заполните справочники: Типы связей, Товары и услуги, Виды документов физических лиц, Способы доставки, Виды контактной информации, Контрагенты.

Категории

В конце нужно заполнить справочник Категории, создать правила автоматической категоризации. Понятие категорий в «1С:Документооборот КОРП» аналогично понятию тегов в блоге. Это ярлыки, которые могут быть в произвольном количестве прикреплены к документам, файлам и некоторым другим элементам системы для облегчения их поиска. То есть документу или файлу могут быть присвоены определенные теги, по которым и будут работать дополнительные отборы.

Рис.6 Справочник Категории

Категории включаются соответствующей функциональной опцией в разделе Делопроизводство. Тут же включается автокатегоризация и опция проверки категорий.

Рис.7 Включение Категорий для документов и файлов в 1С:Документообороте

После этого в сам список категорий и связанные с ними функции системы можно зайти через раздел НСИ:

Рис.8 Категории в разделе НСИ

В самой категории можно задать список пользователей, которым данная категория будет видна.

Рис.9 Список пользователей для просмотра Категории

Если выставить галку «Это личная категория», то список пользователей виден не будет — категория будет доступна лишь автору. В рабочем месте категорий можно задавать сложные отборы и тем самым выбирать документы «на пересечении» нескольких различных категорий. Также при включенном категорийном учете сами списки документов и файлов можно показывать в представлении категорий.

Рис.10 Списки по категориям

Личные категории отображаются в списке синим цветом. Категории могут быть установлены файлу или документу вручную по команде Установить категории. Далее нужно будет отметить выбранные категории в отдельном окошке, либо просто перетащить мышкой документ в нужную категорию.

Рис.11 Выбранные категории

Либо для категории можно настроить правила, по которым файлы и документы будут в нее автоматически попадать. В правилах можно задавать достаточно сложные условия категоризации, например, поиск по ключевым словам наименования.

На случай, когда отдельные файлы или документы не могут быть корректно обработаны по правилам (или, напротив, это исключение из правила), существует механизм проверки категорий. В нем категории можно установить вручную, а также указать необходимость использования для данного документа/файла автоприсвоение категорий. Заметим, что категоризироваться могут не только все виды документов и файлы, но и Контрагенты, Мероприятия, Проекты и Проектные задачи.

Внедрение системы

Когда позади подготовительные работы по техническим вопросам, подготовлена информационная база и произведены общие настройки «1С:Документооборота», можно смело приступать к внедрению системы и начинать пользоваться ее широкими возможностями.

Источник: wiseadvice-it.ru

⬆️ Достиг потолка в профессии: как устроиться в международную компанию

Расскажем о том, как оценить свой уровень английского, грамотно оформить резюме и успешно пройти собеседование в международную команду.

Когда взбираешься на верхушку лестницы, самая трудная задача — пробиться через толпу у первой ступени.

Искать работу за рубежом непросто: там все по-другому, начиная от способов поиска вакансий и заканчивая общением на собеседованиях. Никто не говорил, что будет легко, но если подойти вопросу со знанием дела и набраться терпения, у вас все получится. Сосредоточьтесь на поставленной цели, а «Библиотека программиста» поможет разобраться в процессе. Вместе выясним, какие этапы вам надо пройти, чтобы попасть в штат одной из международных компаний. Поехали!

Переделываем резюме

Перед началом поисковой деятельности необходимо грамотно составить резюме. То, что привыкли видеть зарубежные HR-ы, отличается от привычного нам документа, поэтому резюме для иностранных компаний придется переделать. В идеале — не один раз.

Вот основные правила:

1. Одно резюме — одна вакансия. Не используйте один и тот же шаблон для всех откликов. Адаптируйте CV под каждую вакансию.

2. Размер документа должен быть не более 2-х страниц, а лучше уместить весь свой опыт на одной странице. Так у него больше шансов быть прочитанным.

3. Быть лаконичным, но убедительным поможет особая структура документа. Англоязычное резюме должно состоять из разделов в такой последовательности:

• В шапке укажите имя фамилию, email и ссылку на ваш Linkedin. Практика показывает, что зарубежные работодатели предпочитают вести диалог именно в этой соцсети.
• Фотография. Опциональна, а для ряда стран в принципе не требуется.
• Summary или Profile. В верхней части резюме напишите 4-5 предложений о вас как о профессионале, опишите стаж, стек и прочие ключевые моменты. На этот раздел HR смотрит в первую очередь, и чем больше совпадений по ключевым словам будет с текстом из вакансии, тем лучше.
• Key competences. Перечислите в этом блоке через запятую основные инструменты, которыми вы владеете.
• Experience. В этом разделе нужно описать релевантный рабочий опыт. Уделите меньше места обязанностям, а больше — результатам, желательно, с цифрами. Наверняка все, что вы сделали, можно измерить с точки зрения эффективности и влияния на бизнес.
• Education and courses. В самом конце резюме можно перечислить образование, пройденные курсы и полученные сертификаты.
• Hobbies and Languages. Здесь можете рассказать о своих увлечениях, а ниже — перечислить языки, которыми владеете.

Создавайте резюме в строгом, минималистичном стиле. Заранее подготовьте шаблон для сопроводительного письма (cover letter). Его, скорее всего, понадобится заполнять для каждой вакансии. Не пренебрегайте им, потому что ректуреты обязательно его смотрят, и отфильтровывают кандидатов, которые не потрудились объяснить свою мотивацию.

Ищем вакансии

Теперь разберемся, куда обратить взор специалисту для поиска вакантных мест у иностранных нанимателей.

1. LinkedIn — профессиональная соцсеть, в которой можно подписаться на профили интересующих компаний, «зафрендиться» с рекрутерами и потенциальными лидами и привлечь к себе внимание как к опытному специалисту.

«Я советую начинать поиски работы именно здесь, потому что для зарубежных рекрутеров LinkedIn — это основной инструмент, — подсказывает Иван Доронин, карьерный консультант и опытный продакт-менеджер , который в этом году устроился в международную компанию. — Чтобы ваш профиль реально работал, его нужно максимально подробно заполнить, добавить в друзья рекрутеров и людей, которые могут стать вашими рекомендателями, и периодически делать посты о профессиональных достижениях. Чем больше ваша активность, тем выше ваша кандидатура будет подниматься в поиске у рекрутеров».

2. Международные и зарубежные сайты по поиску работы, такие как Indeed.com, GlassDoor.com, Remote.com, тоже работают, правда, хуже. На одних придется зарегистрироваться и оформить профиль, тогда как другие можно использовать как агрегаторы для рассылки резюме в компании.

3. Еще один способ — связываться с рекрутерами напрямую. Найти их можно в упомянутом нами ранее Linkedin, в других социальных сетях и мессенджерах или, в редком случае, в разделе с вакансиями на самом сайте.

«Поиск вакансий, переоформление резюме под каждую jop opportunity, написание сопроводительных писем, рассылка откликов, общение с рекрутерами в соцсетях и другие процессы занимают много времени, — предупреждает Иван Доронин. — Сразу отнеситесь к этому как ко второй работе и не рассчитывайте на легкий результат. Лично мне пришлось отправить 750 откликов, чтобы получить 65 приглашений на интервью и, как следствие, 3 оффера. Как видите, конверсия каждого этапа не превышает 10%. Для зарубежного рынка это нормально, потому что конкуренция на нем бешеная. Если вы занимаетесь поисками в таком режиме больше месяца, но не побывали ни на одном собеседовании, значит, что-то не так, и нужно менять стратегию».

Проходим собеседования

Как видите, получить приглашение на интервью — уже большое достижение. И самый непростой этап, потому что презентовать себя как профессионала вам придется на английском языке и с учетом культурного кода международной компании.

Весь процесс собеседований, как правило, состоит из трех этапов:

• Первичное интервью. Проводится рекрутером, чаще всего по телефону, чтобы оценить вашу адекватность как кандидата и знание английского языка. Этот чекпойнт вы пройдете легко, если будете без смущения отвечать на простые вопросы о себе и своем опыте.
• Второй этап — это разговор с техническим специалистом о навыках и технологиях, которыми вы владеете. Здесь вас ждет небольшое тестирование, демонстрирующее интервьюеру вашу способность применить знания на практике. Вопросы тут могут быть разные и зависят от должности, на которую вы претендуете. Где-то придется решать задачи или лайв-кодить, а где-то просто расспросят про инструменты, которые вы чаще других используете в работе.
• Третий этап — поведенческое интервью. Проводится оно для того, чтобы оценить софт-скилы кандидата, проверить его соответствие корпоративной культуре, и убедиться, что он вольется в команду.

Техническое интервью может идти вслед за поведенческим, но в любом случае даже на нем вам придется помнить про важность «мягких» навыков. «На техническом интервью, помимо знаний в предметной области, также оценивается умение кандидата справляться со сложностями и грамотно подходить к решению поставленных задач в реальном времени, — подсказывает Маруся Горина, руководитель команды методистов курса английского для разработчиков от Яндекс Практикума . — Стоит иметь в виду, что для зарубежных работодателей успешным считается кандидат, который хорошо проявил себя на всех этапах собеседования, а не только на одном, и отнестись ко всем этапам с должным вниманием».

Что же и как проверяют на техническом и поведенческом интервью, когда хотят оценить вас как человека? Вопросы могут быть самые разные: от навыков технического английского до уровня стрессоустойчивости и умения обходить конфликтные ситуации. Сложность поведенческого собеседования, которое, как правило, проходит при участии вашего потенциального руководителя, заключается в неопределенности хода разговора. Поэтому абсолютно все предусмотреть не получится, придется полагаться на интуицию и здравый смысл.

Начать интервью необходимо с грамотной самопрезентации. Не стоит преуменьшать свои заслуги, ведь то, что у нас считается скромностью, за рубежом примут за неуверенность. Также не бойтесь задавать вопросы. Такой подход поможет вам детальнее разобраться с тем, что от вас требуется, покажет уровень вовлеченности и умение принимать задачи. Старайтесь придерживаться связанной структуры повествования и отдельное внимание уделяйте мимике, жестам и невербальным сигналам интервьюера.

Подтягиваем английский

Если ваш английский далек от fluent, который чаще всего указан во всех вакансиях, получить работу будет сложно. Во-первых, из-за дополнительного стресса на интервью вам вряд ли удастся презентовать свой опыт в лучшем виде. Во-вторых, рекрутер здраво решит, что вам может быть сложно общаться с командой и выполнять рабочие задачи. В-третьих, на международном рынке труда кандидатов со свободным английским очень много, поэтому у работодателя есть возможность выбирать между одинаково сильными специалистами еще и по этому фактору.

Учить английский придется заранее и хотя бы до уровня B2, чтобы иметь возможность свободно общаться на рабочие темы. А в процессе поиска работы нужно будет освежить навык. Егор Середа, выпускник Яндекс Практикума, весной устроился Golang-инженером в израильскую компанию Scribe Security.

Вот что он говорит: «Советую заранее почитать профессиональную литературу по вашей специальности, составить англоязычный список всех нужных терминов, названия инструментов и процессов. Еще будет полезным посмотреть видео местных IT-блогеров. Так вы не только попрактикуете английский на слух, но и поймете, к каким особенностям менталитета нужно быть готовыми. Если у вас давно не было языковой практики, то за пару часов до собеседования можно посмотреть сериал или послушать аудиокнигу. Это поможет настроиться на живую речь».

Подготовиться к собеседованиям и работе в международной команде можно на курсах английского для работы в IT от Яндекс Практикума . Эти курсы рассчитаны на студентов с уровнем от А2, длятся 6 месяцев и созданы специально для тех, кто хочет развиваться в международной команде и нуждается в интенсивной подготовке для работы в определенной профессиональной среде.

Курс английского для разработчиков рассчитан на технических специалистов различного стека и тех, кто ежедневно с ними работает. Здесь на практике отрабатываются типичные рабочие ситуации, связанные с программированием. А именно:

1. Общение в процессе работы над кодом. Код-ревью, парное программирование, комментирование алгоритмических задач на собеседовании.
2. Общение с заказчиками. Уточнение технического задания, решение спорных ситуаций.
3. Работа в команде. Стендапы, планирование спринтов, демонстрация навыков командной работы на собеседовании.
4. Самопрезентация. Рассказ о своей роли, задачах, сфере ответственности на поведенческом интервью и в неформальной беседе.
5. Нетворкинг. Выступление на митапах, неформальное общение с коллегами из отрасли.
6. Рефлексия и самоанализ. Ретроспектива, ревью, ответы на сложные вопросы.

Курс английского для аналитиков частично пересекается с программой курса для разработчиков, но содержит материалы, нужные именно специалистам по анализу данных. В частности, вы будете учиться собирать задачи на английском от заказчика, обсуждать данные и их визуализацию.

Оба курса устроены по такой структуре:

• Индивидуальные онлайн-занятия с преподавателем — 2 раза в неделю по 45 минут
• Самостоятельное закрепление знаний в интерактивном тренажере
• Регулярные встречи с англоговорящими IT-специалистами, на которых вы воспроизводите рабочую ситуацию и отрабатываете языковой навык в условиях, максимально приближенных к реальным.

В результате благодаря курсу вы отработаете языковой навык и навыки «мягкой» коммуникации, которые необходимы для успешной работе в международной команде.

«Я получила оффер от немецкой компании, пока училась на курсе, и все пройденное помогло мне «бесшовно» перейти с работы на русском на работу на английском языке, — говорит Ольга Бухарева, инженер по автоматизации тестирования, студентка курса «Английский для разработчиков» от Яндекс Практикума. — Этот предварительный опыт языковой практики стал для меня очень ценным. Я заранее проработала ситуации, которые потом один-в-один встречались в работе, но мне уже не приходилось задумываться, что и как сказать. Это избавило от дополнительного стресса, связанного с переходом в англоязычную команду».

Чтобы попасть на курс, запишитесь на бесплатную консультацию. Преподаватель оценит уровень языка и предложит план действий, ориентируясь на те задачи, которые предстоит решать.

Источник: proglib.io