Что такое документооборот в строительстве

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ к курсовому проекту «Проект производства работ на объекте» по «Организации, управлению и планированию строительства» для студентов дневного обучения специальности 270 102 «Промышленное и гражданское строительство» / А. М. Мордвинов . — 2-е изд., перераб. и доп. — Тюмень: ТюмГАСУ, 2006. — 22 с. Задачами данной производственной практике являлось освоение документооборота… Читать ещё >

Документооборот в строительстве ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

• Введение
• Организационная структура предприятия и его развитие
• Функции участников инвестиционного процесса
• Документооборот в строительстве
• Документация по организации строительства и производству работ
• Организация труда и заработной платы
• Охрана труда и техники безопасности
• Заключение
• Библиографический список

Производственная практика является важной составляющей образовательного процесса студента. Целью производственной практики является практическое освоение студентом навыков, полученных в университете. Кроме того, производственная практика позволяет почувствовать атмосферу реального трудового процесса, поучаствовать в деятельности трудового коллектива.

Russian BIM Days. Большая Стройка. Адепт

Задачами данной производственной практике являлось освоение документооборота в строительстве, знакомство со структурой строительной организации, изучение функций участников инвестиционного процесса, ознакомление с системой качества на предприятии и контролем за качеством выпускаемой продукции.

Данную производственную практику я проходила на предприятии ООО «СК — Новые технологии» с 01 июля 2013 г. по 09 августа 2013 г. в должности помощника сметчика.

ООО «СК — Новые технологии» организация, занимающаяся строительством проектированием зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с Госстандартом.

Длительность практики составляет 7−8 недель.

Организационная структура предприятия и его развитие

Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью

» СК — Новые технологии» .

Юридический адрес: 625 000, Российская Федерация, Тюменская область, г. Тюмень, ул. Пархоменко, д. 58.

Общество с ограниченной ответственностью «СК — Новые технологии» создано 26.10.2007 г. Предприятие является коммерческой организацией, созданной для осуществления финансово-хозяйственной деятельности, преследующей в качестве основной цели своей предпринимательской деятельности извлечение прибыли.

Устав предприятия был утвержден общим собранием учредителей (протокол № 1 от 20 октября 2007 г.) и зарегистрирован 26 октября 2007 г.

Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, печать со своим наименованием, штамп, бланки, фирменное наименование, товарный знак.

Профиль деятельности предприятия: выполнение проектно-сметной документации объектов промышленно-гражданского назначения, жилищно-коммунального хозяйства

Организация документооборота в строительной компании.

Предприятие действует на основе хозяйственного расчета, отвечает за результаты своей производственно-хозяйственной деятельности и выполнение обязательств перед бюджетом, поставщиками, потребителями продукции и кредиторами.

Предприятие от своего имени приобретает имущественные и неимущественные права и несет обязанности, выступает истцом и ответчиком в арбитражном суде, совершает любые сделки, как в стране, так и за рубежом в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

документооборот строительство качество продукция Предприятие отвечает по своим обязательствам в пределах имущества, находящегося в его собственности, стоимость которого отражена в бухгалтерском балансе предприятия.

На предприятии «СК — Новые технологии» один учредитель, физическое лицо.

Предприятие имеет право продавать принадлежащее ему на праве хозяйственного владения недвижимое имущество, сдавать в аренду, отдавать в залог, вносить в качестве вклада в уставный капитал хозяйственных обществ или иным способом распоряжаться этим имуществом только с согласия учредителя.

Источниками формирования имущества и финансовых ресурсов предприятия являются:

* прибыль, полученная в результате хозяйственной деятельности;

* капитальные вложения и дотации из бюджета;

* заемные средства, в том числе кредиты банков и других кредиторов;

* целевое бюджетное финансирование;

* Безвозмездные и благотворительные взносы, добровольные пожертвования физических и юридических лиц;

* иное имущество, переданное предприятию по решению учредителя;

* иные источники, не противоречащие действующему законодательству Российской Федерации.

Основные виды деятельности:

Основными видами деятельности согласно уставу являются:

* управление недвижимым имуществом;

* чистка и уборка производственных и жилых помещений, оборудования и транспортных средств;

* строительно-монтажные, ремонтно-монтажные работы, осуществление функций заказчика, генподрядчика;

* ремонтные, очистные, сервисные и строительные работы в сфере жилищно-коммунального хозяйства Численность сотрудников в ООО «СК — Новые технологии» составляет 27 человек

Функции участников инвестиционного процесса

Инвестиционная деятельность — это вложение инвестиций, т. е. инвестирование, а также совокупность практических действий по реализации инвестиций. Инвестирование в капитальное строительство как процесс создания и воспроизводства основных фондов осуществляется в форме капитальных вложений.

Субъектами инвестиционной деятельности, осуществляемой в форме капитальных вложений, являются инвесторы, заказчики, подрядчики, пользователи объектов капитальных вложений и другие лица.

Заказчик осуществляет закупки товаров или работ путем проведения открытого конкурса как наиболее предпочтительного способа закупок. При закупках товаров или работ заказчик вправе использовать иной конкурсный или внеконкурсный способ, помимо открытого конкурса: двухэтапный конкурс, закрытый и специализированный закрытый конкурсы. Внеконкурсными или простыми закупками являются способы запроса котировок и закупок у единственного источника.

Тендерная документация включает в себя: номер лота, наименование объекта, цену, срок исполнения. Тендерная комиссия рассматривает предложения и оценивает номинанта по двум критериям: по стоимости работ и по срокам их выполнения. Далее выигравшее торги предприятие — подрядчик заключает договор с предприятием — заказчиком администрации.

Участники инвестиционного процесса:

Заказчик — предприятие, организация или физическое лицо, для которого возводится объект и/или выполняются общестроительные и специализированные работы.

Обязанности: отвод площадки, обеспечение проектно-сметной документации, финансирование, контроль над качеством работ, поставка технического оборудования и материалов, технические характеристики которых определяются свойствами строящегося объекта.

Проектировщик — предприятие, организация или физическое лицо, осуществляющее разработку проектной документации.

Генподрядчик — общестроительная организация, несущая ответственность за выполнение всех работ на объекте и за сдачу работ с требуемыми технико-экономическими показателями. Генподрядчик привлекает субподрядные организации, подготавливает им фронт работ, производит приёмку и работу.

Субподрядчик — специализированная организация, выполняющая работы в соответствии со своим профилем, в сроки, установленные календарным планом и согласованные с генподрядчиком. Субподрядчик несёт ответственность за качество выполняемых им работ.

Предприятия по эксплуатации машин и транспорта — специализированные организации, обеспечивающие своевременные поставки на строительную площадку машин и механизмов, необходимых в использовании (18, «https://referat.bookap.info»).

Поставщики различных ресурсов — специализированные организации, обеспечивающие своевременные поставки на строительную площадку деталей, конструкций и материалов, в соответствии с ПОС.

Органы власти — осуществляют надзор за застройкой территорий города.

Банк — обеспечивает строительные организации займами и кредитами, а также осуществляет различного рода финансовые операции.

Взаимоотношения между участниками инвестиционного процесса регулируются договором подряда. Договор подряда содержит общие, дополнительные и особые условия сделок.

Общие:

— сроки выполнения работ;

— размер и порядок оплаты;

Дополнительные:

— предусматривают особенности сдачи подряда заказчиком и привычки подрядчика.

Особые:

— соглашение сторон о распределении ущерба от всевозможных форс-мажорных обстоятельств;

— условия разрешения споров между сторонами.

Взаимоотношения между сторонами характеризуются достигнутыми технико-экономическими показателями.

Документооборот в строительстве

Документооборот в строительстве представляет собой регистрацию входящих и исходящих документов и их дальнейшее хранение.

После проведения торгов и определения победителя заказчик заключает договор о производстве проектных и изыскательских работ с проектной организацией. Затем проектной организации выдается задание на проектирование, в соответствие с которым проектная организация осуществляет разработку проектной и рабочей документации. После этого весь проект проходит государственную экспертизу. Проектная документация выдается заказчику, а так же остается в архиве предприятия.

В настоящее время в организации «СК — Новые технологии» осуществляется переход на электронное хранение всех документов. Для этого была разработана программа «Рубин». В данной программе осуществляется хранение, просмотр, редактирование, передача всей проектной документации.

Программный продукт «Рубин» предназначен для решения задач автоматизации учета документов, улучшения взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

централизованное безопасное хранение документов;

оперативный доступ к документам;

учет прав пользователей при доступе к документам;

регистрация входящих и исходящих документов;

просмотр и редактирование документов;

контроль версий документов;

полнотекстовый поиск документов по содержанию;

работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д. ;

коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов.

Кроме того, данная организация уже несколько лет работает в системе менеджмента качества.

В чем заключаются задачи управления (менеджмента):

нести ответственность за рентабельность;

создать продуктивную производственную структуру;

сделать продуктивной работу сотрудников (через обучение и повышение квалификации).

В основных принципах СМК ISO 9001 заложено:

ориентация на потребителя;

процессный подход необходим, чтоб каждый непроверенный локальный процесс не испортил качество уже готовой на выдачу документации, а еще хуже, если по такому проекту успели построить объект;

системный подход к менеджменту;

принятие решений, основанных на фактах.

Документация по организации строительства и производству работ

Запрещается осуществление строительно-монтажных работ без утвержденных проекта организации строительства и проекта производства работ. Не допускаются отступления от решений проектов организации строительства и проектов производства работ без согласования с организациями, разработавшими и утвердившими их.

Проекты организации строительства и проекты производства работ при строительстве в сложных природных и геологических условиях, а также при возведении уникальных зданий и сооружений должны предусматривать в процессе строительства специальные меры по обеспечению прочности и устойчивости возводимых и существующих зданий, сооружений и конструкций.

В составе проектов производства работ на возведение уникальных объектов и объектов со сложными техническими решениями должны разрабатываться программы необходимых исследований, испытаний и режимных наблюдений, включая методы технического контроля и организацию станций, полигонов, измерительных постов и другие работы, обеспечивающие надежное проведение строительных работ и последующую эксплуатацию сооружений.

Организация труда и заработной платы

Рабочие места при выполнении строительных работ должны соответствовать санитарно-гигиеническим требованиям. Концентрации вредных веществ в воздухе рабочей зоны, а также уровни шума и вибрации на рабочих местах не должны превышать установленных санитарных норм и гигиенических нормативов.

Параметры микроклимата должны соответствовать санитарным правилам и нормам по гигиеническим требованиям к микроклимату производственных помещений.

Освещение рабочих мест должно соответствовать установленным требованиям санитарных правил.

надбавки за отработанные года;

надбавка за рейтинг надобности;

надбавки за профессиональное мастерство;

премия 1 раз в квартал;

Заработная плата выплачивается непосредственно работнику 10 и 25 числа следующего месяца перечисляется на счет в банке.

Охрана труда и техники безопасности

Контроль охраны труда и техники безопасности осуществляется соответствующим отделом в организации. Инструкции по технике безопасности проводятся в установленном законе порядке.

Противопожарный инструктаж проводится с целью доведения до работников организации основных требований пожарной безопасности. Противопожарный инструктаж проводится администрацией организации. Проводятся следующие виды инструктажа:

первичный на рабочем месте (индивидуально);

повторный (индивидуально или с группой) — не реже 1 раза в год;

Заключение

Во время прохождения практики я более детально изучила графики выполнения работ, составление сметной документации, актов о приемке выполненных работ (форма КС-2), составление отчетности по строительству. Замечаний по организации производственной практики не имею

Библиографический список

1. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ к курсовому проекту «Проект производства работ на объекте» по «Организации, управлению и планированию строительства» для студентов дневного обучения специальности 270 102 «Промышленное и гражданское строительство» / А. М. Мордвинов . — 2-е изд., перераб. и доп. — Тюмень: ТюмГАСУ, 2006. — 22 с.

2. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ к дипломному проекту, разрабатываемому на кафедре ТОС, для студентов дневного, вечернего и заочного обучения специальности 290 300 «Промышленное и гражданское строительство» / А. М. Мордвинов . — Тюмень: ТюмГАСА, 1999. — 15 с.

Источник: referat.bookap.info

Что такое ЭДО? — ТОП 10 сервисов электронного документооборота

В настоящее время хозяйствующие субъекты и физические лица отказываются от бумажного документооборота и переходят на электронный. Новая система позволяет значительно экономить время и увеличивает скорость принятия решений. Электронный документооборот можно ввести как внутри одной компании, так и при взаимодействии с другими.

Что такое система электронного документооборота?

ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.

Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:

• обмен документами внутри компании;
• передача документов между разными компаниями через интернет.

Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.

Какие документы можно отправлять?

Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:

1. УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
2. Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
3. Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.

Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:

• договора
• счета-фактуры
• акты
• первичные документы

Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.

Как выбрать систему?

Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:

1. Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
2. Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
3. Документооборот непрозрачен для руководства.
4. Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).

Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:

• возможности;
• надежность;
• функциональность;
• количество контрагентов;
• роуминг;
• опыт работы;
• качество обслуживания;
• стоимость продукта.

Возможен ли обмен документами между двумя системами?

Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.

Существует два способа подключения роуминга между фирмами-партнерами:

1. Автоматический. В 1С, работающей по ЭДО, в настройках нужно нажать кнопку «Создать». В открывшемся окне заполнить «Профиль настроек ЭДО», «Контрагент», «Договор контрагента» и кликнуть на «Отправить приглашение». Это действие отправит приглашение на ЭДО выбранному контрагенту. Партнер также должен заполнить соответствующие поля и направить встречное приглашение. После этого обе фирмы увидят у себя статус «Присоединён». С этого момента они могут начать пользоваться электронным документооборотом.
2. По требованию. Пользователи 1С, подключенные к ЭДО, запрашивают роуминг у оператора в тех случаях, когда автоматическое соединение недоступно. Для этого необходимо оставить заявку в «Личном кабинете», отправить письмо по электронной почте или позвонить в службу поддержки. Приняв заявку, оператор свяжется с контрагентом и запросит его согласие на обмен документами. Дальнейшие настройки роуминга делают сотрудники компаний. Пользователям ЭДО остается лишь обновить статусы, они должны измениться на «Присоединён».

Чтобы перейти на сервис, нажмите на заголовок. Ссылка вшита в название.

«Контур Диадок»

Система ЭДО «Контур Диадок» позволяет работать с документами дистанционно и решить любой рабочий вопрос не покидая кабинет. Все отправляемые документы обладают юридической силой, так как заверяются электронной подписью. Подписанные таким образом бумаги приравниваются к бумажным вариантам. Системой «Контур Диадок» пользуются более миллиона компаний.

Система ЭДО позволяет пользователям получать, отправлять и подписывать аналоги бумажной документации. Она взаимодействует не только с компаниями, подключенными к «Контур Диадок», но и с теми, которые работают в других программах. Сервис также отправляет отчеты в налоговый орган.

Для использования веб-версии не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение. Преимущества системы «Контур Диадок»:

1. Создание, передача и получение электронных документов.
2. Взаимодействие с 1С. Пользователям не придется вручную вводить данные, необходимые бланки формируются самостоятельно и связываются с бухгалтерской программой.
3. Интегрирование с разными информационными системами: API, SAP, MS Dynamics,Oracle.
4. Для доступа к расширенным функциям достаточно создать учетную запись.
5. Документами можно обмениваться не только с крупными компаниями, но и с государственными учреждениями РФ.
6. Система не требует дублирования информации.
7. Вносить изменения в электронные документы можно в дистанционном режиме.
8. Пользователи могут легко контролировать процесс отправки и получения данных, наблюдая за изменением статуса.
9. При помощи фильтров можно быстро найти нужный документ.
10. Войти в программу можно не только с персонального компьютера, но и с любого смартфона через мобильное приложение.
11. Имеется собственное хранилище данных.
12. Можно построить маршрут передачи каждой бумаги.
13. Легко взаимодействует с аналогичными сервисами.
14. Пользователи «Контур Диадок» могут отслеживать действия других контрагентов. Если кто-то из них захочет получить доступ к документам, система сообщит об этом.

«Контур Диадок» можно использовать бесплатно, если программа нужна только для получения входящих документов. Для их подписания потребуется подключить платную подписку стоимостью от 1000 до 3000 руб. в год. Итоговая цена тарифа зависит от количества исходящих документов.

СБИС

Платформу СБИС предприятия могут использовать одновременно в нескольких режимах, каждый из которых приспособлен к взаимодействию с другим. Самый популярный режим среди пользователей — использование электронного документооборота.

• проверка контрагентов;
• подготовка и отправка отчетов в государственные органы;
• поиск тендеров на разных площадках и аналитика закупок;
• сбор фискальных отчетов в дистанционном режиме;
• ведение бухгалтерской, кадровой и складской документации;
• управление бизнес-процессами;
• внедрение CRM-системы для качественной работы отдела продаж.

У система ЭДО СБИС есть бесплатная версия, позволяющая пользователям получать документы от контрагентов, работать с первичной бухгалтерской документацией и создавать отчеты для государственных органов. Для удобства использования были разработаны мобильные приложения, работающие на операционных системах iOS и Android.

Бесплатная версия СБИС не позволяет пользователям отправлять электронные документы. Для этого им нужно подключить платный пакет услуг. Минимальный тариф стоит всего 500 руб. в год. За эти деньги компании смогут получать: одну электронную подпись, возможность отправить нулевую отчетность, 50 исходящих пакетов за квартал, доступ к внутреннему чату и видеосвязи.

ELMA

Система ELMA отличается от других широкой линейкой бизнес-решений. Она состоит из набора приложений для управления организацией. Их можно использовать как вместе, так и по отдельности.

Линейка системы ELMA:

1. Электронный документооборот. Приложение позволяет наладить делопроизводство и вести электронный документооборот. Благодаря механизму WorkFlow система быстро настраивается под потребности организации.
2. Управление бизнес-процессами. ELMA строит гибкие информационные системы. Для создания эффективных бизнес-процессов программа использует международный стандарт BPMN.
3. Контроль показателей. Приложение позволяет правильно построить управление компанией. Его использование поможет наладить показатели эффективности.
4. CRM. Данную линейку не нужно покупать отдельно, она идет в качестве дополнения к любому стандартному пакету. CRM позволяет управлять продажами и отслеживать взаимоотношения с контрагентами.
5. Управление проектами. ELMA легко налаживает проектную деятельность в организации. Это дает возможность следить за стандартными бизнес-процессами и управлять бюджетным проектом.
6. Внутренний портал. Все составляющие ELMA базируются в едином внутреннем портале. Отдельно его купить невозможно, так как он дополнительно устанавливается к любому приложению. В портал входит: структура компании, задачи, календарь, общение с пользователями, хранилище данных.

Стоимость системы ELMA зависит от выбранного пакета. Цена стандартной платформы — 45 000 руб. В стоимость входит: 1 именная и 1 конкурентная лицензия, сервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM, и приложение ELMA ECM+. За дополнительную плату можно подключить расширенные функции.

Synerdocs

Система электронного документооборота Synerdocs в последнее время набирает большую популярность в России. Основные возможности:

1. Создание, редактирование, отправка и получение документов контрагентов и государственных органов.
2. Интеграция с 1С, DIRECTUM, SAP.
3. Составление актов сверки взаиморасчетов с контрагентами.

Стоимость подключения минимального пакета Synerdocs — 2500 руб. в год. За эти деньги организации получают возможность отправить 300 документов. Если необходима интеграция с программой 1С, рекомендуется выбирать тарифы, включающие 1000 и более документов, что будет стоить 6300 руб. в год. Каждый документ, отправленный сверх тарифа, будет стоить 7 руб.

«Сбербанк E-invoicing»

Сервис ЭДО от Сбербанка позволяет существенно сэкономить время, исключив обмен бумажными документами. Основные преимущества:

1. Сервис работает в любой точке мира и не закрепляется за конкретным компьютером.
2. Работать можно как с формализованными документами, так и с произвольными.
3. Пользователи получают возможность сдавать отчеты в государственные органы, эта функция включена в стоимость сервиса.

Подключив ЭДО «Сбербанк», организации смогут работать с любой маркированной продукцией: лекарства обувь, парфюмерия и т. д. Сервис:

• автоматически передает коды маркировки в «Честный знак»;
• принимает обязательные счета-фактуры с кодами маркировки от поставщиков;
• формирует закрывающие документы с кодами маркировки и направляет партнерам.

На выбор организациям доступно два тарифа:

1. Основной. Включает в себя возможность получения документов от контрагентов, обмена документами с ПАО «Сбербанк» и получения документов с кодами маркировки. Данный тариф подключается бесплатно.
2. Дополнительный. Помимо вышеописанных функций, пользователи также смогут отправлять документы контрагентам и сдавать отчетность в государственные органы. Стоимость тарифа — 295 руб. в месяц.

«Контур.Экстерн»

Сервис «Контур.Экстерн» разработан специально для отправки бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствующий государственный орган. Если организации не нужна полноценная система ЭДО — этот продукт ей идеально подойдет.

«Контурн.Экстерн» оснащен интерактивным календарем, оповещающим о необходимости подать документы, и функцией проверки отчетности на наличие ошибок. Через сервис также можно проверить счета-фактуры на НДС. Дополнительно можно подключить возможность соединения с 1С.

Минимальная стоимость подключения — 1200 руб. в год. В этот тариф входит только отправка счетов в пенсионный фонд и налоговую. Если нужно задействовать ФСС и Росстат, необходимо приобрести другой тариф за 7680 руб. в год. В него входят дополнительные опции:

• проверка контрагентов;
• составление актов сверок;
• финансовый анализ;
• получение выписок;
• доступ к видеоурокам и правовой базе.

Если организация работает с небольшим количеством отчетов — ей будет достаточно и бесплатной версии.

DocSpace

Сервис работает на базе MicrosoftSharePoint и открывает перед пользователями следующие возможности:

• отслеживать документооборот;
• создавать внутренние распорядительные документы;
• вести учет всей входящей и исходящей корреспонденции;
• выполнять потоковое сканирование, позволяющее ускорить процесс перехода на электронный документооборот.

DocSpace приобретается не по принципу ежемесячной или годовой оплаты, а устанавливается на конкретный компьютер. Подключение системы на 50 клиентских доступов стоит 450 000 руб. Дополнительные права приобретаются из расчета 1200 руб. на одно рабочее место. Исходя из потребностей бизнеса можно подключать дополнительные модули. Целевая аудитория DocSpace — крупный бизнес (крупные застройщики, энергетические компании и др.)

«ДЕЛО»

С системой «ДЕЛО» работают как крупные предприятия, так и малый бизнес. Основные преимущества:

• возможность отслеживать перемещение документов;
• удобство создания проектов документации;
• стабильная работа системы.

Стоимость системы «ДЕЛО» на одно рабочее место зависит от общего количества подключений — от 11 000 до 13 400 руб. Если организация работает с СУБД Microsoft SQL Server, цена снижается — от 7200 до 9500 руб.

«Логика»

До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:

• высокий уровень защиты данных;
• возможность построить сложные схемы согласования документов;
• простота использования.

Стоимость лицензии зависит от количества подключаемых сотрудников. 49 пользователей — 5900 руб. за место, от 50 до 199 — 5200. Если доступ открывают более чем для 200 сотрудников, лицензию продают по минимальной стоимости — 4900 руб.

«ЕВФРАТ»

Система «ЕВФРАТ» отличается от других наличием уникальных программных разработок, которых нет ни у одного конкурента. Преимущества:

• в комплекте с «ЕВФРАТ» идет СУБД «Ника», освобождающая компании от приобретения дополнительного программного обеспечения;
• приятный интерфейс;
• механизм для управления правами доступа.

Стандартная лицензия стоит от 5200 до 7300 руб. на одно рабочее место, чем больше подключают пользователей, тем ниже будет цена.

Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота

При помощи таблицы компании могут сравнить самые крупные системы ЭДО по основным параметрам.

Источник: gruzdevv.ru

Что такое электронный документооборот: термины и понятия

Примерно такой же квест ждет каждого, кто решится на внедрение Электронного Документооборота. Кажется, что новичку его подключить, заставить работать и не облажаться – невозможно. Но ЭДО необходим, чтобы работать по закону, вести учет, платить налоги и не иметь проблем. В первом посте мы разберемся, что такое документооборот в целом и ЭДО в частности, а также разберем ключевые понятия.

Если вам стало страшно и непонятно уже на первом абзаце – это нормально. В российском законодательстве, документоведении, налогообложении и прочих государственных играх сам черт ногу сломит. Если вам без ЭДО никак, проще всего уже на этом этапе взвалить все на плечи профессионалов, отдав бухгалтерию на аутсорс (например, автору поста Марине Денисовой, которая в бухгалтерском деле не одну собаку съела, а налоговиками закусила). Ну или все-таки разобраться самостоятельно.

Этот пост и все последующие – не для бухгалтеров, документоведов или юристов: они учились этому в институтах и подсматривают в шпаргалки гораздо сложнее, чем эта. Этот пост для обычных людей, кто работает по закону, платит налоги, открывает свое дело или любым другим способом взаимодействует с государством.

Начнем с терминов.

Содержание

Документ

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»

Что это значит в переводе с официального языка? В делопроизводстве документ – это достаточная, однозначная и подтвержденная информация о том, что, когда и с кем произошло. Например, магазинный чек (его еще называют кассовым) – это документ: он однозначно говорит, когда и кто поменял деньги на товар. А вот неподписанный договор – еще не документ.

Потому что он говорит, что стороны собиралисьсделать что-то. Сделали ли и на каких условиях – неизвестно: подписей нет. Другими словами, документ – это доказательство. Чтобы бумажка с текстом стала документом, она должна содержать однозначные и подробные ответы на вопросы:

• О чем речь?
• Когда?
• Кто говорит?
• Какие ваши доказательства?
• Сколько вешать в граммах?
• Тварь дрожащая или право имеет?
• За базар ответил!

В качестве последнего доводав документах обычно выступают подписи участников – рукописные, если документ физический, или электронные – если электронный. О последних ниже.

Документооборот

Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии (между предприятиями) с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Ну а если по-простому, документооборот — это создание документов, которые будут однозначно поняты другими участниками, работа с ними, их движениеи хранение, чтобы их можно было прочитать, использовать и найти, когда понадобится.

Электронный документ

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст.

2Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Аналогичное определение можно встретить в п. 3.1ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения»

Электронный документ можно определить также как документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью (ЭП) в соответствии с законодательством РФ (п. 1.4Приказа Судебного департамента при ВС РФ от 27.12.2016 N 251).

С точки зрения закона, электронный документ – это файл, содержащий такую же информацию, что и обычный бумажный. Важный признак электронного документа – это уникальная метка, однозначно определяющая создателя (создателей, если документ двухсторонний).

Такая уникальная метка иназывается Электронной подписью.

Электронная подпись

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2Федерального закона N 63-ФЗ).

Электронная подпись – это персонифицированная уникальная метка, которая «закреплена» за одним лицом и не может быть законным способом использована кем-то другим. Ее валидность и невозможность доступа к ней посторонним гарантируете или вы сами (никому не сообщая ваш логин-пароль, например) или удостоверяющий центр, выдавший ЭП (о них мы поговорим позднее).

Есть два основных типа ЭП: простая и усиленная. Усиленная ЭП бывает в свою очередь квалифицированной и неквалифицированной.

1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4. создается с использованием средств электронной подписи.

Для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Если за безопасность вашей ЭП отвечаете только вы сами, это простая ЭП. Ее проще всего получить (даже создать самим)и использовать, но такого уровня защиты недостаточно для многих документов.

Простая ЭПпосредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом. В силу ст. 9Федерального закона N 63-ФЗ электронный документ считается подписанным простой ЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий:

ее ключ применяется в соответствии с правилами, установленными оператором системы. С ее использованием осуществляются создание и отправка электронного документа. При этом в созданном и отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и отправлен электронный документ.

Если за безопасность вашей ЭП отвечает специальное ПО или удостоверяющий центр, то это усиленная ЭП. Ее сложнее получить и пользоваться, но многие государственные органы принимают документы только с ней. Кроме того, документы с усиленной квалифицированной ЭП можно использовать наравне с бумажными везде и без дополнительных договоров.

Принцип действия ЭП можно объяснить примерно так:

« — Я, Иван Лоханкин, хочу снять все деньги со своего счета.

— Чем вы докажете, что вы Иван Лоханкин?

— Ну я же точно знаю, что я – это я!

— Мы не знаем, точно ли вы Иван и говорите ли вы правду. (нет ЭП)

— У меня есть кодовое слово, которое знаю только я (простая ЭП, пароль)

— Да, это верное кодовое слово, но его недостаточно. Вдруг вы подслушали его у настоящего Ивана?

— У меня есть еще пропуск в офис, он выдан компанией, где я работаю. Они тоже подтверждают, что я – это я! (усиленная неквалифицированная ЭП)

— Хм. Вроде все верно, и фото совпадает. Но мы не знаем, можем ли мы доверять мнению вашей компании, мы о ней никогда не слышали.

— У меня есть еще паспорт. (усиленная квалифицированная ЭП)

— Да, все совпадает, паспорт выдан в нашей стране, значит, государство ручается, что вы – это вы. Мнению государства мы доверяем»

Ну и последний термин на сегодня, который объединяет все термины выше.

Электронный документооборот

Итак, электронный документооборот – это все, что происходит с электронными документами. Как и обычный, он нужен, чтобы правильно составить, обработать, понять и хранить документы на случай, если понадобится доказать, что вы не верблюд.

На сегодня на этом все. В следующих сериях:

• Где используют электронный документооборот и где без него никак
• Как происходит процесс обмена электронными документами и кто в нем участвует
• Как сделать себе ЭП и для чего
• Какие бывают операторы ЭДО и кого выбрать
• Документооборот в бизнесе: как не попасть на деньги или в тюрьму

Ну а проконсультироваться подробнее или вообще избавить себя от этой головной боли можно все так же у Марины. iXBT.com рекомендует!

Об авторе

Бухгалтер на аутсорсе. Помогаю вести бухгалтерию, все сдавать вовремя без штрафов, консультирую по финансовым операциям.

Пожаловаться на комментарий

16 комментариев

Добавить комментарий

Потому что договор без подписей это как вдвоем с девушкой мимо ЗАГСа пройти: вроде и локация соответствует, а штампы в паспортах отсутствуют.

Устный договор не является документом, но является фактом хозяйственной деятельности. Здесь же речь о документах.

Неудачно, что вы отвечаете не под комментарием, так бы я не пропустил ваш ответ.
Из приведенной вами же цитаты 77-ФЗ не следует, что к документу предъявляется требование иметь подписи на нем. Фотография может быть документом, например. И сами вы упоминаете, что чек из ККМ это вполне себе документ, несмотря на отсутствие подписей.
Так и не понял почему договору отказывают в праве быть документом, пока на нем нет подписей. Договор без подписи может быть недействительным именно как доказательство факта договоренности сторон, если этот факт ничем иным кроме договора не подтверждается, но почему он перестает быть документом?
Договор оферты это разве не пример договора без подписей сторон?

Надеюсь, что в следующих частях мне расскажут конкретнее, как подключить документооборот, какие тарифы бывают и нужно ли мне иметь несколько систем, потому как все сидят в разных.
Сейчас же мне надергали инфы из Консультанта или Гаранта, или чего-то типа этого, с прицелом, что я все равно не разберусь и обращусь к Марине Денисовой.

у нас электронный документооборот выражен следующими действиями:
1. набрать в ворде служебную записку
2. распечатать (принтер у каждого свой — не тянуться же мне через весь стол!). регулярно вместо термина «распечатать» используется «вынуть» или другие не менее забавные.
3. подписать у начальника, если надо
4. отсканировать (тупо 300 dpi в цвете, я в этих настройках ничего не понимаю, да и лень мне)
5. послать скан по электронке
Если речь идёт про документ больше и отвественней служебки, то алгоритм усложняется:
1. есть у кого-то похожий документ?
2. если да, то меняем даты, фамилии, вносим косметические изменения, переходим к пункту 9
3. давайте позвоним знакомым, может у них есть
4. если есть у знакомых, то они присылают, мы меняем даты… переходим к пункту 9
5. есть в интернете похожий документ?
6. если есть, то качаем, правим… пункт 9
7. блин! ни у кого ничего нет! что за фигня! сидим на месте, может быть, кто-то сделает
8. если никто ничего не сделал, то переходим к пункту 7. (тут часто получается application is not responding)
9. печатаем
10. перечитываем
11. если нужны правки, то вносим их и переходим к пункту 9
12. несём коллегам или начальнику
13. перечитываем коллективно
14. если нужны правки, то вносим их и переходим к пункту 9
15. печати, подписи
16. УРА, ВСЁ ГОТОВО!
17. сканируем тупо 300 dpi в цвете, лучше всего в один PDF, чтоб больше гемора было у всех потом при редактировании
18. шлём скан с подписями и печатями по электронке, если это чудо туда влезет.
а вы тут про какие-то подписи електронные толкуете, жизни вы не видели.

Боже, как вкусно выглядит! 🙂 И как знакомо… 🙁
Налицо признаки стихийно развивающегося (стихийно сложившегося) бизнеса. Такое так же характерно для небольших бюджетных организаций. Ваша беда в полном отсутствии скелета организации — структуры управления прежде всего, элементарной: сколько у нас отделов, кто в каждом начальник и какими ВНУТРЕННИМИ доками чаще всего они обмениваются между собой и с высшим руководством.

Затем надо как-то формализовать внутренний документооборот (далее — ДО), для этого пишут Локальные нормативные акты (ЛНА) — своего рода Законодательство государства по имени «Наша фирма». А уж потом пытаемся эту сову натянуть на глобус «Внутреннее ЭДО на основе некоего ПО». Но дьявол кроется в мелочах — если в организации менее 25 человек, причем все эти 25 — офисные работники, а не электрики на линии, то внутреннее ЭДО заводить не нужно: устные коммуникации всяко быстрее письменных. В этом случае надо ЖЕСТКО ограничить МИНИМУМ используемых документов и к каждому приложить блок-схему «кто пишет — кому передает». Впрочем, это тема для отдельной большой статьи — запланирую и ее, попробую обобщить опыт своих многолетних наблюдений.

На самом деле достаточно зайти практически в любую школу и любой ВУЗ. Количество работников там измеряется в среднем сотнями, равно как и количество компов. Если повезло, то есть нормальная сеть, а не сопли вдоль плинтусов, но это нечастое явление.
Что касается именно электронного документооборота, то многое упирается в массу тётушек около 50, которые тут были задолго до нашего рождения и всегда тут будут. И я прекрасно понимаю их трудности при работе с ЭЦП (без которых глупо говорить об ЭДО), ибо процесс этот даже для админов бывает весьма напряжным.

Вспомним хотя бы недавнюю историю про переход на ключи по 2012 ГОСТу — ключей наделали, приказами обязали, а софта, который с этими ключами просто работает, нет! Мне сильно повезло, что я этим занимался в сентябре. Все тематические форумы были завалены эмоциями в начале года. Процедура переделки ключей в новый формат при помощи наспех сделанных утилит, размещение только одного такого ключа на носителе, затыки с длинными названиями организаций… да там тот ещё омут с чертями был и до сих пор есть.
Пока не будет БЕСПЛАТНОЙ отечественной криптографии в виде «нажмите на одну кнопку и всё заработает», о нормальной и повсеместной практике ЭДО надо забыть. Пока это область геморроя и шаманизма. Плагин для Госуслуг, расширение браузера для Госуслуг, Континент АП, Крипто-Про, VipNet, непонятные сертификаты в потаенных уголках Java, постоянно перевыпускаемые сертификаты казначейства и министерств и прочее и прочее. И никогда не знаешь, что придумают завтра. И «инструкции по настройке рабочего места» под сотню страниц, где достаточно одной страницы с парой картинок.

А кто-то сомневался, что в бюджетных организациях «гораздо меньше порядка»? Государственная служба и ЭДО внутри нее и для взаимодействия с ней это отдельный лес чудес. И ошибка, естественно, системная — разработчики вообще не учитывают юзабилити и отказоустойчивость своих систем.

Разработчиков несколько команд — в зависимости кого прикормили, кто вылез рулить процессом, у каждого чиновника своя команда. Они не взаимодействуют. Их разработки часто конфликтуют друг с другом. И каждый хочет срубить дополнительных денег.

Так что — как в свое время учили в техникуме, в те времена «когда дискеты были большими» — сначала строим алгоритм, а уж потом делаем программу. Наскоком и лоскутным образом сляпанная система естественно будет вызывать только эмоции.

Странный пример проверки ЭП. Более корректный кейс может быть примерно таким:
пришел документ от ТОО «Рога и копыта» подписанный ЭП. Опишите мои действия по проверке того, что:
* подписано именно ТОО «Рога и копыта»
* после подписания документ не изменился

Существуют разные уровни ЭДО и разные уровни применимых там ЭЦП. В примере была попытка пройтись сразу по всем уровням от начального к итоговому.

— система ЭДО фирмы или ПО Криптоарм или аналоги, подтвердят Вам подписанный договор с Рогами и Копытами — отобразит сертификат подписанта(если реализовано в ЭДО, в Криптоарме есть);
— если договор подписанный ЭП, изменить, электронная подпись уничтожается, и система ЭДО или ПО Криптоарм, не подтвердят, Вам, что документ подписан электронной подписью, а значит изменён или не подписан.

Вы вперед забежали) У нас от простого к сложному:)
Пример проверки для тех, кто про ЭП только в научной фантастике и от говорящих голов по телику слышал

Источник: www.ixbt.com