К составлению учетной политики на 2023 год нужно подойти с особой ответственностью. Положения данного документа нередко становятся решающим аргументом в арбитражных спорах. Учетная политика в зависимости от ее содержания может либо защитить компанию от непредвиденных расходов, либо привести к ним. Воспользуйтесь готовыми образцами для учетной политики на 2023 год из нашей статьи, чтобы избежать лишних финансовых рисков.
Формировать учетную политику организации требует законодательство РФ. Поэтому разработать и принять учетную политику для целей бухучета обязана каждая компания, которая ведет записи хозяйственных операций, независимо от организационно-правовой формы. То же самое касается налоговой учетной политики.
К слову, индивидуальный предприниматель тоже должен составить такой документ, чтобы не было претензий со стороны налоговиков (ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 167, 313 НК РФ).
Цель учетной политики – прописать в положениях данного документа все способы и методы учета, которые в законе четко не определены или есть возможность выбора. Формирование учетной политики заключается в том, чтобы своевременно изменять и дополнять документ актуальными поправками чиновников, которые касаются деятельности именно вашей компании.
Документы строительной организации
Организация вправе оформить одну учетную политику для бухгалтерского или налогового учета либо утвердить две учетные политики: для налогового и для бухгалтерского учета.
Принятую учетную политику организация должна применять последовательно из года в год. Тем не менее этот документ можно изменять и дополнять. При этом правила корректировки документа для целей бухгалтерского и налогового учета разнятся.
Учетную политику для целей бухучета можно изменять в трех случаях.
Во-первых, если меняются требования законодательства, которые регулируют порядок ведения бухучета, федеральные или отраслевые стандарты.
Во-вторых, если организация внедряет новые способы бухучета, которые повысят качество информации об объекте бухучета. Например, переходит на компьютерную обработку данных.
В-третьих, если существенно меняются условия деятельности организации: смена собственников, реорганизация, отказ от какой-либо деятельности и т. д. Такие правила – в части 6 ст. 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и п. 10 ПБУ 1/2008.
Изменения в учетной политике для целей бухучета вступают в силу с 1 января года, следующего за годом утверждения, если нет оснований применять их в течение текущего года (ч. 7 ст. 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 12 ПБУ 1/2008).
Корректировки, которые обусловлены изменениями в законодательстве, вступают в силу в порядке, указанном в нормативном правовом акте (п. 14 ПБУ 1/2008). Изменения, которые могут существенно повлиять на финансовые результаты или движение денег организации, раскройте в бухгалтерской отчетности (п. 16 ПБУ 1/2008).
Учетную политику для целей бухучета дополняют, когда в работе компании впервые возникает новая операция или факт хозяйственной жизни (п. 10 ПБУ 1/2008). Дополнения вносите на основании приказа или распоряжения руководителя организации (п. 8 ПБУ 1/2008).
Занятие № 6. Первичные документы
В свою очередь, учетную политику для целей налогообложения можно изменить только в двух случаях. Первый – организация или ИП меняет выбранный метод учета, второй – изменилось законодательство. В течение календарного года нельзя скорректировать учетную политику на иных основаниях, кроме изменения законодательства. Допустим, поправки вступают в силу задним числом с начала текущего года. Тогда изменения в учетную политику также могут действовать с начала года (письмо Минфина РФ от 14.04.2009 № 03-03-06/1/240).
В зависимости от причины, по которой пришлось менять налоговую учетную политику для целей налогообложения, новые положения такого документа вступают в силу в разное время на основании абз. 6 ст. 313 НК РФ:
• при смене метода учета – с начала нового налогового периода (с 1 января года, следующего за внесением изменений);
• изменении законодательства – не ранее даты вступления изменений в силу.
Дополнения в учетную политику для целей налогообложения нужно внести, если появятся новые виды деятельности, в отношении которых будет применяться «упрощенка» (абз. 7 ст. 313 НК РФ). Дополнения вступят в силу с того отчетного периода, в котором налогоплательщик начнет вести новую деятельность или получит лицензию на новый вид деятельности (письма Минфина РФ от 14.04.2009 № 03-03-06/1/240, от 03.10.2008 № 03-03-06/2/136).
Для утверждения изменений потребуется оформить приказ в свободной форме, который содержит поправки, и подписать его у руководителя.
Организациям предоставлено право самостоятельно разрабатывать учетную политику бухгалтерского учета. Однако в пункте 5 ПБУ 1/98 перечислены элементы учетной политики, наличие которых обязательно:
• рабочий план счетов бухгалтерского учета. Он должен содержать синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета;
• формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности. Утверждаются только те используемые в работе первичные документы, по которым не предусмотрены типовые (унифицированные) формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
• порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
• методы оценки активов и обязательств;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственными операциями (система внутреннего контроля в организации), другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
Аналогичный список закреплен также в пункте 3 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ.
С первого января прошлого года вступили в силу ряд новых стандартов: ФСБУ 25/2018, ФСБУ 6/2020 и ФСБУ 26/2020. У бухгалтеров было время разобраться в порядке применения новых требований и изучить сложившуюся практику применения стандартов. Поэтому при составлении учетной политики 2023 года важно учесть ошибки при применении новых ФСБУ и в случае их наличия корректно внести изменения в ученую политику.
Основной перечень изменений в работе бухгалтера на 2023 год уже известен. Конечно, чиновники могут дополнить его в любой момент — время еще есть. Речь идет не только о поправках, которые законодатели внесли в кодекс из-за санкций недружественных стран, но и об изменениях внутри организации. Если проигнорируете новшества и не отразите их в учетной политике, рискуете потерять расходы и вычеты.
Учетная политика для целей налогообложения – это выбранная организацией совокупность способов учета доходов и расходов, их признания, оценки и распределения (п. 2 ст. 11 НК РФ). В то же время учетная политика основана только на допускаемых налоговым законодательством РФ методах учета доходов и расходов.
Основная часть решений, которые необходимо принять при формировании учетной политики в целях налогообложения, связана с ведением налогового учета для расчета налога на прибыль (ст. 313 НК РФ). Этот раздел должен содержать:
• элементы налогового учета, выбор которых прямо указан в законодательстве;
• самостоятельно разработанные методы учета, если их разработка возложена на организацию, обоснование используемого метода (то есть ссылки на законодательство, позволяющее его использовать).
В частности, нужно определить:
• порядок признания доходов и расходов (метод кассовый, метод начислений);
• состав и порядок создания резервов;
• способ начисления амортизации по основным средствам;
• условия применения амортизационной премии, способ оценки покупных товаров при их реализации, способ оценки материалов при отпуске в производство;
• перечень прямых расходов, порядок перечисления авансового платежа и формирования регистров налогового учета.
В разделе учетной политики про НДС следует, в частности, определить:
• порядок ведения раздельного учета операций, облагаемых НДС и освобожденных от налогообложения;
• порядок ведения раздельного учета входного НДС по товарам (работам, услугам), предназначенным для реализации на внутреннем рынке и для поставок на экспорт;
• особенности нумерации счетов-фактур (если, например, организация реализует товары (работы, услуги, имущественные права) через обособленные подразделения).
Избрав конкретный вариант учетной политики, использовать другой механизм налогообложения нельзя (Определение Конституционного Суда РФ от 12.05.2005 № 167-О).
Учетная политика организации формируется ее главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. Об этом говорится в пункте 3 ст. 6 закона № 129-ФЗ и п. 5 ПБУ 1/98. При этом учетная политика либо включается в приказ, либо оформляется в виде отдельного приложения (или нескольких приложений) к нему.
Учетную политику утверждают заблаговременно: до налогового периода, начиная с которого будут применять ее положения. Разработанную учетную политику применяйте последовательно из года в год с момента создания организации и до ее ликвидации. Либо до тех пор, пока в учетную политику не будут внесены изменения. Составлять новую учетную политику ежегодно не нужно.
Приказ об утверждении учетной политики можно составить в произвольной форме. При этом в приказе об учетной политике необязательно фиксировать, на какой год она утверждена. Достаточно упомянуть, с какого момента она применяется.
Вновь созданная организация и те, которые появились в результате реорганизации, должны утвердить учетную политику в течение 90 дней с момента госрегистрации. Применять этот документ нужно с создания новой организации или организации-правопреемника (абз. 2 п. 9 ПБУ 1/2008). При этом штрафные санкции за нарушение сроков утверждения учетной политики не предусмотрены.
Чтобы внести изменения в учетную политику, подготовьте приказ с перечнем поправок и утвердите документ у руководителя. Применять положения, которые внесли в учетную политику, можно только со следующего года после их утверждения. Значит, чтобы обновленная политика заработала уже в 2023 году, дата приказа о ее утверждении должна быть не позднее 31 декабря 2022 года.
Образцы приказов можно скачать по ссылке:
Учетная политика помогает компаниям отстоять свои интересы в спорах с налоговиками. По общим правилам организация должна обновить ее положения на начало года. Но этот период совпадает со стартом отчетной кампании за год, что мешает бухгалтерии детально перепроверить учетную политику и с выгодой перенастроить ее с учетом всех изменений и особенностей в деятельности.
Если при проверке инспекторы обнаружат, что у компании нет учетной политики, это даст им возможность пересчитать налоги не самым выгодным для компании методом. В результате придется доплачивать налог вместе со штрафом и пенями (ст. 120 НК РФ).
Типовые формы или готовые примеры учетной политики законодательство не предлагает. Поэтому организации часто включают в учетную политику лишние сведения. Например, цитаты из нормативно-правовых документов, установленные законами однозначные правила и положения для ситуаций, которых не бывает в данной конкретной компании. Вся эта информация точно не пригодится бухгалтеру и руководителю. Скорее, лишние сведения собьют с толку в самый неподходящий момент.
Таким образом, важно своевременно изменять и дополнять учетную политику актуальными и достоверными сведениями, которые касаются деятельности именно вашей компании.
Чтобы не терять время на формирование учетной политики, воспользуйтесь готовыми образцами учетной политики на 2023 год для компаний на ОСНО и УСН.
Источник: www.v2b.ru
Первичные учетные документы в свете нового стандарта: от составления до хранения
Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н был утвержден новый стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Новый стандарт обязателен нужно будет применять с 1 января 2022 г., но организации могут принять решение о применении данного стандарта до указанного срока.
Рассмотрим общий порядок работы с первичными учетными документами, а также нововведения, установленные ФСБУ 27/2021.
Какие требования законодательство предъявляет к первичным учетным документам
Первичные учетные документы подтверждают факт совершения первичных операций. Именно на их основе отражаются все разнообразные операции, совершаемые в компании. Именно они подтверждают обоснованность формирования бухгалтерских результатов и налоговых обязательств. При таких обстоятельствах считать требования законодательства к оформлению первичных документов несущественными будет большой ошибкой. Некоторые недочеты, действительно, не приведут к серьезным последствиям, а вот при наличии других документ могут признать недействительным, а хозяйственную операцию — нереальной.
Таким образом, правильность оформления первичных документов может существенное повлиять на конечный финансовый результат компании. Чтобы не допустить сомнений в обоснованности учетных данных, не нарваться на налоговые доначисления и штрафы, необходимо тщательно выполнять требования законодательства в отношении оформления первичных документов.
ФСБУ 27/2021 устанавливает требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов, за исключением организаций бюджетной сферы.
Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. При этом документы бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 26.07.2019; далее — Федеральный закон № 402-ФЗ).
Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (п. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).
Первичный учетный документ следует составлять при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания.
Компания «Металлторг» занимается реализацией металлопродукции.
При выдаче денежных средств под отчет через кассу в компании оформляется расходный кассовый ордер — он выписывается непосредственно в момент совершения операции.
А вот при отгрузке металлопродукции накладная выписывается после совершения операции. Это связано с тем, что заранее точный вес отпускаемой продукции предугадать невозможно. И сначала реализуемые наименования взвешиваются, а затем уже бухгалтерия выписывает отпускные документы.
Выписанные первичные документы должны быть своевременно сданы в бухгалтерию для отражения в системе бухгалтерского учета. При этом ответственность за объективность и корректность данных, содержащихся в выписанных документах, несут не бухгалтеры, которые лишь проверяют и фиксируют хозяйственные операции, а лица, оформившие первичные документы.
При отпуске товаров со склада фактически было отпущено 172 позиции на сумму 481 120 руб., в то время как в накладной на отпуск было отражено 170 позиций на сумму 459 800 руб.
Бухгалтер принял сданные экземпляры накладных и провел их в учете.
Неожиданно проведенная на следующий день инвентаризация выявила допущенную недостачу в сумме 21 320 руб. (481 120 руб. – 459 800 руб.).
Виновным лицом в такой ситуации является только кладовщик, отпустивший товар и допустивший злоупотребления, а не бухгалтер, который по представленным документам не мог выявить нарушения.
Первичный учетный документ составляется на русском языке, в противном случае он должен иметь подстрочный перевод. А в письме Минфина России от 19.11.2018 № 03-08-05/83170 установлено еще и требование о нотариальном заверении перевода документа.
На каждом предприятии главный бухгалтер или иное должностное лицо в письменной форме может установить свои особенности в отношении порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений). Если такие требования есть, все работники компании обязаны их выполнять.
Первичный учетный документ может составляться на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если документ составлен в виде электронного документа, но требуется бумажная копия документа, то хозяйствующий субъект, выписавший документ, должен предоставить бумажный экземпляр.
Обратите внимание!
К бухгалтерскому учету первичный учетный документ должен приниматься один раз.
Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку[1].
Новый ФСБУ 27/2021 разрешает при составлении первичных учетных документов:
• оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом;
• оформлять длящиеся факты хозяйственной жизни (начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств), а также повторяющиеся факты хозяйственной жизни (поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) первичными учетными документами, составляемыми с периодичностью, определяемой экономическим субъектом исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности.
• использовать в качестве первичных учетных документов документы, составленные или полученные в процессе деятельности экономического субъекта, в частности, для оформления его гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками, государственными органами, для управления экономическим субъектом (в частности, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, авансовый отчет, судебный акт, торговый товарный счет) при условии, что указанные документы содержат все установленные Федеральным законом № 402-ФЗ обязательные реквизиты первичного учетного документа.
Какие реквизиты обязательно должны быть в первичном учетном документе
Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
Так, первичный документ должен содержать:
• дату составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию, и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
К сведению
В качестве даты составления первичного учетного документа указывается дата его подписания лицом (лицами), совершившим (совершившими) сделку, операцию, и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события (п. 8 ФСБУ 27/2021).
Если дата составления первичного учетного документа отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни.
ООО «Креатив» отгрузило товары в адрес ООО «Виконт». Дата отгрузки — 06.09.2021.
В связи с этим был выписан первичный учетный документ — универсальный передаточный документ (УПД) СФ, заполнены все необходимые реквизиты.
Согласно ФСБУ 27/2021 в случае, если в первичном учетном документе указаны обязательные реквизиты другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни, следует указать и информацию, которая позволит идентифицировать соответствующий оправдательный документ.
Первичный документ составлен с нарушением, содержит не все обязательные реквизиты. Он недействителен?
Если информация, содержащаяся в строках документа, не позволяет достоверно и полно определить значения обязательных показателей первичного учетного документа, то вывод о несоответствии документа требованиям законодательства необходимо делать с учетом возможного наличия в документе дополнительной информации в полях, введенных налогоплательщиком самостоятельно.
[1] Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (действует до 01.01.2022).
Д. В. Кислов,
канд. экон. наук
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Справочник экономиста» № 9, 2021.
Источник: www.profiz.ru
Документы при строительстве бухучет
Первичные документы бухгалтерского отчета – важнейшее звено в документообороте любой компании. Без них не получится не только правильно посчитать все приходы-расходы и поступления, но и правильно посчитать (а тем более – подтвердить налоговой) отчисления в налоговую инспекцию. Какой бывает «первичка» и какие требования к ней предъявляются? Давайте разбираться.
Что такое первичные документы бухгалтерского учета
Необходимо разобраться, что вообще понимают под этим определением. Итак, первичные документы бухгалтерского учёта – это подтверждение проведенных хозяйственных сделок на предприятии, принесших какой-либо экономический эффект. Это подтверждающий документ – например, какая-нибудь накладная.
Эти документы важны не только для учета в сфере бухгалтерии. Они необходимы для соблюдения налогового законодательства и подтверждения всех проводимых операций. С помощью первичных документов можно определить объем обязательств компании перед государством. Налоговая будет требовать эти справки, чтобы проверить правильность подсчетов.
Первичные документы должны оформляться непосредственно в момент проведения операции, либо же сразу после ее окончания. Но последнее – только в том случае, если нет возможности заниматься оформлением документов в процессе.
И стоит помнить, что такие оттягивания очень не рекомендуются и позволяются только в исключительных ситуациях.
Что такое «первичка»
Таким типом документов называются те, которые подтверждают уже осуществленные действия хозяйственного характера. Например, покупку нового токарного станка. Без первичной документации, способной подтвердить то или иное действие, невозможно занести расход/доход или поступление чего-либо в книгу учета.
Первичные документы могут быть и электронными, и бумажными – разницы нет. Единственная особенность такого электронного документооборота: для подтверждения необходима электронная подпись. Впрочем, некоторые предприятия могут ограничивать использование цифровых возможностей. По условию договора или в некоторых случаях, регулируемых законом, можно требовать предоставления только бумажной «первички».
В первичном документе бухгалтерского учета обязательно должна быть вся необходимая информация для учета хозяйственной деятельности. В противном случае могут возникнуть проблемы, связанные с налоговой. Если не получится подтвердить какой-либо расход или доход – сумма вычетов может увеличиться.
Такой документ – доказательство того факта, что в хозяйстве организации было совершено какое-либо действие, повлиявшее на экономическое состояние.
Перечень документов бухгалтерского учета
Интересно, что законодательством не регламентируются конкретные документы, поэтому можно выбирать из множества приемлемых вариантов. Это позволит отрегулировать удобство ведения отчетности. Но какая «первичка» вообще бывает?
- Договор. Содержит конкретные условия хозяйственной сделки. В нем перечислены все финансовые нюансы и ответственность всех задействованных сторон за выполнение.
- Товарная накладная. Перечисление всех оказанных услуг или передаваемых товаров. Сохраняется у каждого участника сделки – нужно будет сделать копии.
- Акт приема-передачи. Подтверждает, что услуга была выполнена в полном объеме, а ее качество удовлетворяет оговоренному. Этот акт подтверждает прием выполненной работы и, соответственно, полное одобрение заказчика.
- Акт приема-передачи № ОС-1. В отличие от предыдущего документа, используется в фиксации мероприятий с вводом-выводом основных средств.
- Счет. Подтверждение готовности оплатить товар или услугу. В счете могут быть перечислены дополнительные условия и прайс на предоставляемые услуги. Также этот документ позволяет вернуть деньги.
- Расчетная ведомость. Используется при решении хозяйственных задач, связанных с персоналом. То есть в этих ведомостях учитываются все ситуации по оплате труда. В расчетную ведомость необходимо включать не только, собственно, зарплату. Но и все премии, сверхурочные, стимулирующие и прочие денежные «вливания» в работника.
- Кассовые документы. Необходимы для учета финансовых сделок по реализации товара или услуги. В эту категорию входит не только кассовая книга, но и ордеры прихода-расхода.
Естественно, все эти документы оформляются по-разному в зависимости от установленных правил и порядков. Основные правила определены, и их необходимо придерживаться при создании первички.
Классификация документов «первички»
Существует несколько способов разделения бухгалтерской документации по категориям. Это заметно упрощает определение и непосредственно документооборот Группировка происходит по определенным принципам и особенностям.
Итак, первичные документы подразделяются:
- По назначению. Выделяются распорядительные – доверенности и платежные поручения; исполнительные/оправдательные – платежные ведомости и акты выполненных работ; документы бухгалтерского оформления – ведомости, расчеты и справки; комбинированные – кассовые ордеры, авансовые отчеты и требования; и бланки строгой отчетности – абонементы, квитанционные книжки и так далее.
- По объему содержания данных. Включены собственно первичные документы – кассовые ордеры и чеки; и сводные первичные документы – кассовые отчеты за определенный период и ведомости.
- По способу отражения хозяйственных операций. Выделяются разовые – кассовые отчеты; и накопительные – ведомости и лимитно-заборные карты.
- По месту составления. Разделены на внутренние (все, оформляемые организацией) и внешние (полученные от поставщиков, аутсорсеров и так далее).
Эта исчерпывающая классификация отражает практически все первичные документы, с которыми может столкнуться бухгалтерия при оформлении отчетности.
Учетные регистры для первички
Каждый поступивший в бухгалтерию первичный документ должен быть поставлен на учет. Поэтому существуют специальные учетные регистры. Это специальные счетные таблицы, сделанные по определенной форме. Они необходимы, чтобы собрать информацию о хозяйственных операциях на счетах и не запутаться в куче справок, накладных и так далее.
Учетные регистры бывают разные. Как правило, их подразделяют на следующие категории:
- По назначению. Сюда входят хронологические (записываются документы по мере их появления), систематические (первичка записывается с учетом ее группировочных признаков). Комбинация этих двух типов называется синхронистическими регистрами – в идеале именно их и должна делать бухгалтерия.
- По обобщению данных. В эту категорию попадают интегрированные (от частного к общему) и дифференцированные (от общего к частному) регистры.
- По внешнему виду. Все очень просто – разделяются по физической форме регистра. Он может быть в виде карточки, книжки, электронного носителя и так далее.
Правильное ведение учетных регистров заметно упростит задачу и предохранит от множества проблем.
Требования к первичной документации
Поскольку первичка является важной частью бухгалтерского документооборота, необходимо внимательнейшим образом относиться к ее ведению и заполнению. Существуют определенные требования, нормы и стандарты, которых придется придерживаться.
Что должно быть в первичке
Первичные бухгалтерские документы должны создаваться по определенным стандартам, чтобы налоговая без проблем приняла их, и в дальнейшем ни у кого не возникало проблем. Поэтому в первичке обязательно нужно указать следующую информацию:
- Название конкретного документа.
- Дата составления.
- Название субъекта, который (или от имени которого) проводится то или иное действие.
- В чем суть хозяйственной операции.
- Измерители хозяйственной операции. Бывают денежные либо натуральные. Если натуральные – надо указать, чем измеряется.
- Лица, ответственные за правильное проведение операции и подготовку документов по ней. Обязательно указывать должности.
- Подписи фигурантов, их ФИО и другой информации, которая поможет идентифицировать их.
Наличие всех этих данных необходимо не только для подтверждения, что операция действительно проводилась. Информация, указанная в документе, позволит в случае необходимости сверить все показатели, обратиться к действующим лицам и уточнить некоторые моменты.
Правила оформления первичной документации
Важно помнить, что при создании подобных документов недостаточно просто учесть данные, которые она должна нести. Нормами установлены определенные правила ведения и создания таких бумаг. Если они будут нарушены, или у налоговых инспекторов возникнут сомнения – придется не просто переделать документ, но и заплатить крупный штраф. Особенно если нарушение – не первое.
Итак, каких рекомендаций необходимо придерживаться, чтобы не вызвать гнев налоговой:
- Писать строго без ошибок (в том числе и пунктуационных) и помарок. Не допускать опечатки в электронных документах.
- Использовать можно любые ручки. Но желательно подобрать такие, которые не будут мазать при написании – это разведет грязь на бумаге, что недопустимо.
- Составлять документы нужно уже в случае предположений, что какая-то хозяйственная операция будет произведена. В крайнем случае (что очень не рекомендуется) можно составить и оформить первичку сразу после операции.
- Абсолютно все расчетные данные, представленные в цифровой форме, необходимо дублировать прописью.
- Если каких-то данных для заполнения реквизитов в бланке первички нет, необходимо поставить там прочерк. Пустые строки оставлять категорически запрещено.
Важно помнить, что чем ответственней бухгалтер будет относиться к заполнению первичных документов, тем меньше в будущем у организации будет проблем.
Что делать, если ошибка уже допущена?
В ситуации, когда необходимо подправить тот или иной первичный документ, необходимо знать, что можно и нельзя делать. Итак, при исправлении ошибок можно:
- Зачеркнуть неверные данные и указать правильные рядом. Обязательно поставить подпись человека, который поправил информацию, а также указание «Исправленному верить» и конкретная дата, когда была внесена правка.
- Сделать дополнительные записи. Применяется, если суммарные значения сделок были оформлены, но в результате оказались несколько выше. В таком случае необходимо остатки записать в новый документ и учесть их в текущем либо следующем отчетном периоде.
- Провести сторнирование. То есть исправить запись с применением отрицательных значений: прописать неверные данные красной пастой, после чего указать рядом правильные.
Ни в коем случае не используйте корректор! Он запрещен, и за его применение налоговая будет жестко наказывать нарушителя.
Также недопустимы заметные исправления, «грязь» и мажущие ручки. Вся документация должна быть оформлена предельно аккуратно.
Длительность хранения первички
Согласно статье 29 402-ФЗ, все необходимые документы должны храниться у экономического субъекта. Он обязан обеспечивать их сохранность в течение минимум пяти лет после окончания отчетного года. Это же подтверждается приказом Минкультуры РФ №558 (от 25.08.2010).
Налоговые инспекторы могут в любой момент запросить документы за указанный период. И организация будет обязана их предоставить. Кроме того, можно хранить документацию и дольше – в случае определенных обстоятельств она станет хорошим доказательством в суде.
Источник: bankstoday.net